Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 144 Dnr KS/2017:294. Redovisning av kommungemensamma kontrollmoment

Relevanta dokument
Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 48 KS/2017:335. Redovisning av internkontroll för KSF

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 166 Dnr KS/2018:311. Beslutsunderlag Riskbedömning samt föreslagna kontrollmoment

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG. 98 Dnr KS/2017:294. Internkontroll 2018, kommungemensam - redovisning till KF

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG 5 KS/2015:420. Internkontroll 2016 för kommunstyrelseförvaltningen - uppföljning

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG 30 KS/2014:537. Redovisning internkontroll 2015, kommungemensam

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 73 Dnr KS/2018:41. Organisation med anledning av ny dataskyddsförordning

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (2) 92 Dnr KS/2018:20

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 38 KS/2015:207. Beslutsunderlag Beslutsunderlag med förslag till avtal

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG. 33 Dnr KS/2018:41. GDPR - utse ombud

Reglemente för internkontroll

Samverkansavtal mellan Mjölby kommun och Region Östergötland gällande hälsokommunikatörer

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 21 KS/2013:161 Sociala investeringsfonden - delrapport

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (2) 154 Dnr KS/2018:263. KS integrationsråd 14 em

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 120 KS/2017:230. Förslag angående lokalisering av nytt äldreboende i Mjölby

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 28 Dnr KS/2016:389. Slutredovisningen av internkontroll 2017, KSF

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (2) 147 Dnr KS/2018:245. Dagvattenpolicy - beslut om remiss

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 173 KS/2018:274. Redovisning av ej verkställda beslut 2018

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 34 Dnr KS/2017:128


Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG 94 KS/2017:267, KS/2019:72. Nämndernas eposthantering svar på revisionens uppföljande granskningsrapport

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 172 KS/2018:174. Medborgarförslag bowlinghall i Gallerian - svar

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG. 54 Dnr KS/2015:306. Detaljplan del av Fall 1:1 i Mantorp

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 17 Dnr KS/2017:262. Arbetsutskottets föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (2) 89 Dnr KS/2018:139. Borgensramar för Bostadsbolaget

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 171 KS/2018:228. Medborgarförslag affärsverksamhet i Gallerian - svar

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 38 Dnr KS/2018:60. Beslutsunderlag - Missiv PM RUS Underlag RUS-processen

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 153 Dnr KS/2018:273. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 160 Dnr KS/2017:261. Beslut om åtagande KSF förvaltning 2018

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG. 125 Dnr KS/2017:316. Svar på medborgarförslag angående samordning av hedersrelaterat våld

Godkännande av överenskommelse om samverkan mellan Region Östergötland och kommunerna.

Revisionsrapport - Granskning av korthantering och representation

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG. 8 Dnr KS/2016:338. Uppdragsbeskrivning för Tjänsteman i beredskap i Mjölby kommun

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 100 Dnr KS/2018:137. Program för privata utförare

Turistväg förlängning Väderstad-Mantorp - svar på medborgarförslag

Svar på medborgarförslag

Svar på medborgarförslag om scen med tak i Skänninge.

Yttrande till kommunstyrelsen rörande motion om integrerad beroendemottagning i västra länsdelen från Moderaterna

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (2) 53 Dnr KS/2018:55. Motion om strategi för öppna data - svar

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (2) 90 Dnr KS/2014:552. Beslutsunderlag Missiv daterad Tjänsteskrivelse daterad

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG. 91 Dnr KS/2018:142. Finansiering av projekt Jobblabb - kompetensförsörjning i Östergötland

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (3) 19 KS/2013:654. Tolkning av arvodesregler - revidering

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG. Drogförebyggande aktivitet i samband med skolavslutningen 2019 och framåt 27 KS/2018:66

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 135 Dnr KS/2017:90. Redovisning av obesvarade motioner/medborgarförslag

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (5) 77 Dnr KS/2017:323. Justering av målvärden kommunstyrelsens åtaganden 2018

Medborgarförslag gällande att göra om telefonkiosken i Skänninge till en bokkiosk

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 142 Dnr KS/2016:389. Redovisning interkontrollplan KSF

Utökade investeringsmedel för Skogssjöområdet

PROTOKOLLSUTDRAG. 153 Dnr KS/2018:273. Avgifter för tobaksförsäljning- till KF. Kommunstyrelsen förslag till kommunfullmäktiges beslut

Sammanträdesdatum Trygghets- och säkerhetsutskott (1) 14 KS/2017:63

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG. 41 Dnr KS/2018:66. Särskild satsning skolavslutning 2018

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 88 KS/2015:261. Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen föreslås besluta

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (2) 3 KS/2018:353. Yttrande naturvårdsprogram Ödeshög. Beslutsunderlag Remiss från Ödeshögs kommun

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG. Information från Johan Forsgren

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 176 Dnr KS/2017:298. Konstpolicy i Mjölby kommun

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG. 80 Dnr KS/2017:60. Extratjänster, äskande om medel från kommunstyrelsen

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 26 Dnr KS/2017:301. Svar på motion om Fairtrade City

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 193 Dnr KS/2017:103. Arbetsutskottets föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige

Bokslutsprognos

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG. 91 Dnr KS/2018:142. Finansiering av projekt Jobblabb - kompetensförsörjning i Östergötland

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG. 114 Dnr KS/2018:213. Bolagsordning för Gallerian

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG. Kommunstyrelsens åtaganden med mått för år 2019 Sammanfattning

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 136 Dnr KS/2017:248. Uppdragsbeskrivning kommundirektör

Intern kontroll-resultat av genomförd granskning 2010 samt intern kontrollplan 2011

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG. 158 Dnr KS/2018:221. Förvärv av fastigheten Näcken 7 i Mjölby kommun (Norrgården)

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 149 Dnr KS/2018:132

Fritidsförvaltningen 1 (4) BESLUTSFÖRSLAG Vår re fer ens. Bo Sjöström. Internkontrollplan 2013 FRN-FRI

Tilläggsavtal om samverkan i gemensam överförmyndarnämnd och avtalsförslag förlängning av genomgång av akter, missiv

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG. 168 Dnr KS/2018:142. Finansiering av projekt Jobblabb - kompetensförsörjning i Östergötland

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG. 56 Dnr KS/2017:332. Förvaltande stiftelser 2017

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG. 78 Dnr KS/2018:122. Wifi 4 EU - surfpunkter i Mjölby kommun

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (2) 17 KS/2017:20. Viby byalag - ansökan om återinvestering av belysning stolpar

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (2) 183 KS/2018:115. Kommunstyrelsen tackar för medborgarförslaget.


Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 122 Dnr KS/2017:27

Systematiskt effektiviseringsarbete - svar på motion

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG. 115 Dnr KS/2018:213. Ägardirektiv för Gallerian

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG. Energiplanen - information 182 KS/2018:101

288 Motion om att inrätta ett integrationsråd. Miljöpartiet de gröna

Ärende 22. Redovisning av internkontroll kommunstyrelsen 2015 avseende fakturor för representation, kurser, resor och hotell

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (2) 13 KS/2016:373. Bredband landsbygd vid Bockarp. Flytt av ÖP utförs av Utsikt Bredband AB.

Svar på motion om införande av huskurage

Svar på medborgarförslag angående byggande av växthus vid Lundbybadet

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG 1 KS/2016:350. Kunskapstrailer

Familje- och friskvårdscentral i Måndalen - svar på medborgarförslag

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 138 Dnr KS/2018:202. Riktlinjer för Mjölby kommuns webbplatser och sociala medier

Yrkeshögskoleutbildning för undersköterskor - svar på motion

Kommunstyrelsesalen, kl 09:00 11:45. Patrik Hjalmarsson. Ordförande Cecilia Vilhelmsson. Justerande Monika Gideskog

Uppföljning av plan för intern kontroll per augusti 2018

ARBOGA KOMMUN. Rapport - ej verkställda gynnande biståndsbeslut, kvartal 4, år Dnr 263/

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG. 187 Dnr KS/2017:320. Förening i samverkan

Kommunrevisionen: Granskning av intern kontroll 2016

Yttrande över revisionsrapport - granskning av kommunens IT-verksamhet

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG. 5 Dnr KS/2017:337. Gemensam måltidsorganisation och måltidsbudget

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 162 KS/2016:271. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar. att informationen noteras till protokollet.

Medborgarförslag om byggande av en multisporthall

Åstorps kommuns revisorer

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 97 Dnr KS/2018:114. Uppföljning av beviljade medborgarförslag och motioner

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG 130 KS/2018:227. Kvalitetspaketering - information Sammanfattning

Nytt ärende till kommunstyrelsen

Transkript:

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Arbetsutskott 2018-10-01 1 (1) Sida 144 Dnr KS/2017:294 Redovisning av kommungemensamma kontrollmoment Bakgrund Kommunstyrelsen fastställde vid sitt sammanträde 229/2017-10-18 de kommungemensamma internkontrollmomenten för år 2018. Sammanfattning Nämnderna ska rapportera de gemensamma internkontrollmomenten till kommunstyrelsen två gånger per år. Första tillfället sker i samband med delårsbokslutet. Sedan i årsredovisningen bedöms resultatet av internkontrollarbetet och då ska både de kommungemensamma kontrollmomenten och nämndens egna kontrollmoment redovisas. Sammanställningen för första kontrollmomentet; har nämnden rutiner så att fakturor betalas före förfallodag? Kommunen har sju nämnder och åtta förvaltningar. Fyra av kommunens förvaltningar svarar att de lever upp till kontrollmomentet och fyra förvaltningar arbetar på att förbättra rutinerna så att internkontrollmomentet uppfylls. Sammanställning av andra kontrollmomentet; har nämnden manuella reservrutiner för de mest kritiska digitala verksamhetssystemen? Nämndernas svar på frågan om det finns manuella reservrutiner för de mest kritiska digitala verksamhetssystemen anger att sex förvaltningar till delar har det, två förvaltningar att det inte finns alls. Ett par av de förvaltningarna tillägger att det inte finns behov av manuella reservrutiner. Beslutsunderlag Missiv Uppföljning av kommungemensamma internkontrollmoment per 31 augusti 2018. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen 1. Arbetsutskottet överlämnar ärendet till kommunstyrelsen för beslut. Beslutet skickas till Samtliga nämnder Akten Justerandes sign Utdragsbestyrkande

Missiv 1(2) 2018-09-27 KS/2017:294 Handläggare Carina Åsman Tfn 0142-853 73 Kommunstyrelsen Uppföljning av kommungemensamma internkontrollmoment per 31 augusti 2018 - missiv Bakgrund Kommunstyrelsen fastställde vid sitt sammanträde 229/2017-10-18 de kommungemensamma internkontrollmomenten för år 2018. Sammanfattning Nämnderna ska rapportera de gemensamma internkontrollmomenten till kommunstyrelsen två gånger per år. Första tillfället sker i samband med delårsbokslutet. Sedan i årsredovisningen bedöms resultatet av internkontrollarbetet och då ska både de kommungemensamma kontrollmomenten och nämndens egna kontrollmoment redovisas. Sammanställningen för första kontrollmomentet; har nämnden rutiner så att fakturor betalas före förfallodag? Kommunen har sju nämnder och åtta förvaltningar. Fyra av kommunens förvaltningar svarar att de lever upp till kontrollmomentet och fyra förvaltningar arbetar på att förbättra rutinerna så att internkontrollmomentet uppfylls. Sammanställning av andra kontrollmomentet; har nämnden manuella reservrutiner för de mest kritiska digitala verksamhetssystemen? Nämndernas svar på frågan om det finns manuella reservrutiner för de mest kritiska digitala verksamhetssystemen anger att sex förvaltningar till delar har det, två förvaltningar att det inte finns alls. Ett par av de förvaltningarna tillägger att det inte finns behov av manuella reservrutiner. Beslutsunderlag Missiv Uppföljning av kommungemensamma internkontrollmoment per 31 augusti 2018. Telefax e-postadress

Missiv 2(2) 2018-09-27 KS/2017:294 s förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen godkänner uppföljningen av de kommungemensamma internkontrollmomenten för samtliga nämnden för år 2018. Beslutet skickas till: Samtliga nämnder Akten Carina Brofeldt Bitr. kommundirektör Telefax e-postadress

Uppföljning 1(3) Handläggare Carina Brofeldt Tfn 0142-851 56 2018-09-26 KS/2017:294 Till kommunstyrelsen Uppföljning av kommungemensamma interkontrollmoment per den 31 augusti 2018. Aktuell fråga Varje år fastställer kommunstyrelsen gemensamma kontrollmoment som gäller för samtliga nämnder. Det ger en mer samlad bild över hur vissa kommungemensamma processer fungerar och hanteras hos olika nämnder. Processerna och kontrollmomenten väljs ut utifrån en väsentlighet- och riskanalys. De gemensamma processerna rapporteras till kommunstyrelsen två gånger per år. I delårsbokslutet redovisar resp nämnd svar på de kontrollfrågor som ställs avseende utvalda processer. I årsredovisningen bedöms sedan resultatet av internkontrollarbetet. Då redovisas både de gemensamma kontrollmomenten och nämndens egna fastslagna kontrollmoment. Eftersom huvuddelen av projektgruppens arbete med ny energiplan förlagts till hösten 2018 ställs ingen kontrollfråga i samband med denna delårsuppföljning. 1. Kommunens fakturahantering Kontrollfråga; har nämnden rutiner så att fakturor betalas före förfallodag? Nämnd Status 180831 Kommentar Byggnads- och räddningsnämnden Byggnadskontoret Ja Rutin finns. Alla fakturor hamnar i en och samma inkorg och stäms skyndsamt av, konteras, mottagningsgranskas och beslutattesteras. Byggnads- och räddningsnämnden Räddningstjänst Delvis Rutiner finns för att minska antalet förseningar. Anledningarna till att antalet fortfarande är något högt kan bero på kort förfallotid på fakturor samt skifttjänstgöring hos personal med attesteringsrätt. Kommunstyrelsen Delvis Senaste uppföljningen visar för KS-förvaltnings del i snitt 8% försent betalda fakturor vilket är en försämring och ligger över det uppsatta målet om 5%. En analys av orsaker pågår. Nuvarande rutiner kommer att revideras. Kultur- och fritidsnämnden Ja Vi har säkerställt att varje enhet med ekonomiskt ansvar alltid är bemannat med attestanter, så att fakturor kan betalas i tid. Varje uppföljning av obetalda fakturor tas upp på ledningsgrupp. Vår uppfattning är att de få fakturor som betalas efter förfallodag, är vi till övervägande del "oskyldiga" till. Telefax e-postadress

2(3) Miljönämnden Ja Miljökontoret har rutiner för betalning av fakturor, inom administration finns rutin att gå in och täcka upp för varandra vid frånvaro. Omsorgs- och socialnämnden Ja Sedan år 2013 har omsorgs- och socialnämnden jobbat med att alla fakturor ska betalas innan förfallodag. Bokslut görs för varje månad. Påminnelse skickas till attestanter i ekonomisystemet och det ska vara grönt i fakturaportalen vid stängning av månaden. Varje faktura ska också vara registrerad i korrekt period. Det ger nämnden ett bra underlag för att göra en så korrekt helårsprognos som möjligt. Under våren och sommaren har det varit fem vakanser på chefsnivå vilket kan ha påverkat antalet ej betalda fakturor i tid. Nämnden inväntar den övergripande rapporten från KS-förvaltning som visar vilka attestanter som avviker från rutinen. Tekniska nämnden Delvis Service- och teknikförvaltningen införde nya rutiner avseende fakturahantering januari 2018. Dessa har ännu inte fått genomslag fullt ut. Utbildningsnämnden Delvis I praktiken genomförs denna kontroll i samband med att kommunstyrelsens förvaltning presenterar statistik om för sent betalda fakturor kommunövergripande, men någon formell rutin finns ej i dagsläget. Detta är planerat att inrättas. 2. Systemprioritering uppstart Kontrollfråga; Har nämnden manuella reservrutiner för de mest kritiska digitala verksamhetssystemen? Nämnd Status 180831 Kommentar Byggnads- och räddningsnämnden Byggnadskontoret Byggnads- och räddningsnämnden Räddningstjänst Nej Delvis Byggnadskontoret har inga egna reservrutiner förutom den backup som IT har på våra ärendehanteringssystem. Till exempel bygglovhanteringen sker helt digitalt. Idag finns reservsystem för vår utalarmeringsutrustning, dock inte manuella. Övriga verksamhetssystem är inte nödvändiga för att kunna bedriva vår kärnverksamhet vad gäller operativa uppdrag. Kommunstyrelsen Delvis Under våren har IT-rådet uppdaterat listan över prioritering av system vid uppstart efter driftstopp. IT avdelningen utreder hur man lämpligast ska kunna simulera driftstopp för att kunna genomföra kontrollmomentet under hösten. Kultur och fritidsnämnden Nej Vår bedömning är att inget av våra digitala verksamhetssystem är så kritiska att manuella reservrutiner behövs. Miljönämnden Delvis För en effektiv handläggning är miljökontoret beroende av att verksamhetssystemet Vision fungerar. Handläggning av akuta frågor kan göras manuellt. Omsorgs- och socialnämnden Delvis Förvaltningens ledningsgrupp har uppdaterat listan över prioritering av system vid uppstart efter driftstopp. Där finns dokumentation om var reservrutinen finns och hur den ska fungera. Förvaltningen har testat att en av reservrutinerna fungerar, vid ett nationellt driftstopp Telefax e-postadress

3(3) på larm i ordinärt boende. IT-avdelningen utreder hur man lämpligast ska kunna simulera driftstopp för att kunna genomföra kontrollmomentet under hösten, vilket nämnden inväntar för att testa de andra rutinerna också. Tekniska nämnden Delvis Listan av kritiska system är genomgången och manuella reservrutiner finns på plats. Dessa är däremot inte testade. Hösten 2018 planerastester att påbörjas. Utbildningsnämnden Delvis En riskbedömning och sårbarhetsanalys har påbörjats gällande förvaltningens verksamhetssystem. Sammanfattning Av de sju nämnderna med tillsammans åtta förvaltningar har fyra förvaltningar tillfredsställande rutiner så att fakturor betalas före förfallodag. Övriga fyra förvaltningar har endast delvis tillfredsställande rutiner. Nämndernas svar på frågan om det finns manuella reservrutiner för de mest kritiska digitala verksamhetssystemen anger sex förvaltningar att det till delar har det och två förvaltningar att det inte finns alls. Ett par av de förvaltningarna tillägger att det inte finns behov av manuella reservrutiner. Beslut Kommunstyrelsen beslutar att fastställa uppföljning av kommungemensamma kontrollmoment för samtliga nämnder för år 2018. Carina Brofeldt Biträdande kommundirektör Telefax e-postadress

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen 2017-10-18 1 (2) Sida 229 Dnr KS/2017:261 Kommungemensamma internkontrollmoment 2018 Sammanfattning Varje år, i oktober månad, fastställer kommunstyrelsen två gemensamma kontrollmoment som gäller för samtliga nämnder. Det ger en mer samlad bild över hur vissa kommungemensamma processer fungerar och hanteras hos olika förvaltningar. Processerna och kontrollmomenten väljs ut utifrån en väsentlighet- och riskanalys. Nämnderna får anvisningar för hur kontrollarbetet ska gå till. Vissa kontroller genomförs av kommunstyrelsens förvaltning. De gemensamma processerna rapporteras till kommunstyrelsen två gånger per år. Gemensamma kontrollmoment för år 2018 Utifrån en risk och väsentlighetsanalys föreslås följande två processer till kommungemensamma kontrollmoment för samtliga nämnder år 2018; 1. kommunens fakturahantering 2. systemprioritering uppstart Beslutsunderlag Missiv 2017-10-04 Förslag på åtaganden Yrkande Ordförande Cecilia V Burenby (S): Ytterligare ett kommungemensamt kontrollmoment ska läggas till enligt följande: Process, rutin Väsentlighet Påverkan Risk Sannolikt Kontrollmoment Kontrollmetod Omfattning Kontrollansvar Rapporter ing till Framtagande av ny energiplan Att alla förvaltningar aktivt deltar i framtagandet av ny energiplan 4 4 Avstämning av det löpande arbetet 2 gånger per år Hållbarhetsstrategen KS Justerandes sign Utdragsbestyrkande

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen 2017-10-18 2 (2) Sida fortsättning 229 Beslut Kommunstyrelsen beslutar att fastställa föreslagna gemensamma kontrollmoment för samtliga nämnder för år 2018 med tillägg om åtagandet av en ny energiplan. Beslutet skickas till: Akten Justerandes sign Utdragsbestyrkande