Regler för lån av festlokaler i V-huset Allmänt I V-huset är V-café och V-supé anpassat för att vara uppehållslokal för studenter som läser på LTH. V-husets foajé är en allmän kommunikationsyta för studenter, anställda och besökare. Lokalerna är alltså i huvudsak inte avsedda för fester, sittningar eller andra motsvarande aktiviteter. Just festverksamhet finns reglerat i ett rektorsbeslut IC 35 2907/1999 Festverksamhet i universitetets lokaler samt tillhörande PM. Det råder således ett generellt festförbud i lokalerna men husprefekten kan bevilja undantag från detta under förutsättning att reglerna i detta dokument följs. Ansvaret för bl a arbetsmiljö och brandskydd kan inte delegeras till den som beviljats undantag från det generella festförbudet. Tillstånd att anordna fest i V-café innebär inte automatiskt att alkohol får serveras. Separat alkoholtillstånd (innehavs av v-sektionen) är en förutsättning för att alkohol ska få serveras. Var och när Tillstånd att anordna en fest, sittning eller motsvarande i V-café eller V-supé kan sökas genom Husprefekten i V-huset. Festtillstånd för foajén beviljas normalt inte. Foajén, inklusive toaletterna bakom foajén, får vid fest i V-café användas för den normala funktionen. Några andra lokaler tillhörande LTH Gemensamt får inte användas för festverksamhet. Arrangemang får inte vara offentliga utan ska vara i ett slutet sällskap. V-café eller V-supé kan bara bokas efter kl 17.00 på vardagar samt på helger. Normalt ska aktiviteter vara avslutade senast kl 03.00. Vem kan använda V-café och V-supé? För studentarrangemang gäller att v-sektionen eller en godkänd studentförening är sökande. Tillstånd kan även sökas av en avdelning i V-huset för avdelningsarrangemang. Privatperson kan inte vara sökande. Grundprincipen vid bedömning är att det ska finnas en tydlig koppling mellan arrangemanget och verksamhet vid LTH, primärt till V-huset. Den sökande ska representeras av en AnsVarIG person (AVIG). AVIG ska finnas närvarande under hela arrangemanget. V-café får användas för arrangemang upp till 130 personer. V-supé har bordsplatser för 80 personer. Privata arrangemang är inte tillåtna. Säkerhet och organisation Fester kan innebära en större risk för personskada eller brand. Särskilda regler för brandskydd finns framtagna i V-husets regler för Systematiskt brandskyddsarbete och dessa ska följas. I dessa regler beskrivs bl a uppgifterna för AVIG. För att tillgodose bl a brandsäkerhetskraven ska det normalt finnas ytterligare en person som kan biträda AVIG vid t ex en utrymning. För mindre arrangemang och sådana där alkoholförtäring inte utgör något problem räcker det med att AVIG finns närvarande. För vissa fester kan det finnas risk att deltagande personer lämnar V-café, V-supé eller foajén för andra lokaler i V-huset t ex ritsalar, datorsalar, studieplatser eller andra annars publika delar. Om sådan risk finns ska AVIG ha en lämplig organisation som förhindrar att festdeltagare befinner sig på fel ställen. Personer som ingår i en sådan organisation ska vara nyktra under arrangemanget. Fest eller motsvarande som inte kan genomföras på ett för säkerheten acceptabelt sätt kan tvingas att avbrytas. Beslut kan fattas av husprefekt eller bevakningsföretagets personal.
Innan arrangemanget ska genomföras ska den som söker tillstånd göra en enkel riskbedömning och beskriva sin säkerhetsorganisation. Detta material ska lämnas till husprefekten som informerar universitetets säkerhetsavdelning, bevakningsföretaget, vaktmästaren och huset städpersonal. Beroende på arrangemangets karaktär och omfattning ställs olika krav på organisationens omfattning. En mindre ganska stillsam fest kan arrangeras med enbart AVIG och hans/hennes biträdande närvarande. Fester där alkoholintaget inte är obetydligt bör organiseras med minst ytterligare ca fem personer som kan bevaka trappor, ingångar etc. Eventuell avlösning ingår inte i dessa fem personer. Personer som ingår i säkerhetsorganisationen bör inte ha andra uppgifter. Den festsökandes AVIGe ska se till att reglerna för verksamheten följs. Om reglerna inte följs under pågående fest kan arrangemanget tvingas att avbrytas eller så måste åtgärder vidtas för att uppfylla reglerna. Om den sökande eller någon som behövs för att uppfylla reglerna inte är nykter kommer arrangemanget att avbrytas omedelbart utan möjlighet att kunna åtgärda problemet. Nykterhet kan komma att kontrolleras och vägran till kontroll leder också till att arrangemanget avbryts. Med onykter avses person som har mer än 0,2 promille alkohol i blodet. Nykterhetskontroll kan normalt utföras av husprefekt, bevakningsföretag eller V- husets vaktmästare. Städning När festverksamheten eller motsvarande är avslutad ska lokalerna omedelbar städas. Detta får inte skjutas upp till följande dag. Avfall ska sorteras och slängas på avsedda platser, miljöhus samt containrar. Otillfredsställande städning kommer att leda till att städningen får göras om eller så hyrs extern personal in vilket sker på v-sektionens bekostnad. Om städningen inte utförs på ett tillfredsställande sätt kommer förnyat festtillstånd inte att ges. Vardag efter genomförd fest sker en granskning av städningen av husets städpersonal. AVIG är ansvarig för att utrustning och inventarier återställs. Inträffade skador Om det sker någon skada på egendom eller person ska denna meddelas till husprefekten. V- sektionen ersätter uppkomna skador på LTHs egendom. Ansökan om tillstånd att anordna en fest mm i V-café eller V-supé. Ansökan om att få låna V-café sker i elektronisk form. Ansökningsblankett finns hos v- sektionen eller husprefekten i V-huset. Då ska uppgifter lämnas om vem som står som arrangör (ej person), vem som är AVIG, vad lånet gäller och när lokalen ska användas. V- sektionen ser till att evenemanget inte krockar med annan aktivitet. Utifrån dessa uppgifter beviljar husprefekten undantag från det generella festförbudet. V-sektionen informerar om städrutiner, hur nyckel ska hanteras samt överlämnar regler för aktiviteten dvs detta dokument samt brandskyddsrutinen. Senast två dagar före arrangemanget ska den som söker tillståndet lämna en ifylld version av bilaga A till husprefekten. Bilagan innehåller en enkel riskbedömning samt information om arrangemangets organisation. Husprefekten informerar städpersonalen, vaktmästaren samt bevakningsföretaget om arrangemanget.
Tegeltorget Förutom de ovan nämnda lokaler finns det sk Tegeltorget, med grillplats, som kan användas av studenter och anställda i V-huset och är normalt inte bokningsbart. Torget är tillgängligt via V-supé eller via cykelparkeringen på framsidan av V-huset. Observera att det är absolut förbjudet att hålla dörren öppen in till V-supé genom att kila upp denna. Om dörren skall vara öppen skall detta ske med hjälp av en tyngd som håller upp dörren. V-sektionen bestämmer själva om de behöver boka torget för större aktiviteter. Avdelningar har också möjlighet att utnyttja torget för tex en grillfest under förutsättning att det inte kolliderar med någon studentaktivitet. Avdelningar som vill boka platsen gör detta via husprefekten som kontrollerar med v- sektionen att det inte kolliderar med annan aktivitet.
Brandsäkerhet i samband med festverksamhet i V-huset Det skall alltid finnas en person som är ansvarig för brandsäkerheten i samband med att fester genomförs i V-husets lokaler (V-café eller V-supé). Denne person skall alltid finnas i lokalerna under fester och personen skall vara nykter. Den ansvarige personen skall vara den som lämnar lokalerna sist av alla. Fester i allmänna delar av V-huset får endast ske efter tillstånd från husprefekten. Inför fester i övriga delar (som tillhör någon avdelning eller motsvarande) ska husprefekten informeras. Ytterligare information om festverksamhet finns i speciell festinstruktion. Före festverksamheten börjar skall den ansvarige se till att alla utrymningsvägar är upplåsta och är fria från hinder. Den ansvarige skall dessutom prova att gå alla vägar ut för att förvissa sig om att de fungerar. Under festen får inga utrymningsvägar blockeras. Den ansvarige skall dessutom kontrollera var brandredskap är placerade och var larmknappar till brand- och utrymningslarmet finns. Larmknapparna aktiverar utrymningslarm och larmar brandkåren. Ring även brandkåren via 112 om brand uppstår. Under festen finns några regler som måste följas: Rökning får inte ske inomhus. Egna elektriska arbeten får inte förekomma. Var observant på halogenlampor som blir väldigt varma. Pyrotekniska eller andra brandeffekter får inte förekomma inomhus. Brandlarm får inte stängas av. Efter genomförd fest skall den ansvarige se till att alla levande ljus är släckta och att spisar, ugnar etc är avstängda. Om brand uppstår skall brandkåren larmas och lokalen utrymmas. Rädda personer som är i uppenbar fara. Släck branden och/eller stäng in den om detta är möjligt. Utrym samtliga personer och larma brandkåren via 112. Aktivera utrymningslarmet i byggnaden. Larma också universitetets bevakning via telefon 046-2220700 eller bevakning@bygg.lu.se. Inträffad brand rapporteras till husprefekten. Information Husprefekt: Christina Glans, 0703827421, 046-2227421, christina.glans@construction.lth.se Sexmästare: v-6m@tlth.se
BLANKETT - Husstyrelsen i V-huset, LTH 2018-02-07 Bilaga A. Lån av i V-café eller V-supé, V-huset, LTH riskbedömning Rektorsbeslut IC 35 2907/1999 Festverksamhet i universitetets lokaler. Det råder ett generellt festförbud i lokalerna, men husprefekten kan bevilja undantag från detta under förutsättning att reglerna i detta dokument följs. Ansvaret för bl a arbetsmiljö och brandskydd kan inte delegeras till den som beviljats undantag från det generella festförbudet. Tillstånd att anordna fest i V-café innebär inte automatiskt att alkohol får serveras. Separat alkoholtillstånd (innehavs av V-sektionen) är en förutsättning för att alkohol ska få serveras. Efterfester är inte godkända med detta beslut (t ex i styrelserummen). Aktiviteten avser: Datum: Starttid: Sluttid: Aktiviteten omfattar ca personer. Av dessa kommer personer att vara inomhus. Sökande organisation: Ansvarig person (AVIG): Mobilnummer: Biträdande till ovanst: Mobilnummer: Alkohol kommer att serveras inte alls (arrangemanget är alkoholfritt) i liten omfattning (öl eller vin till mat) i lite större omfattning (öl eller vin till mat samt starksprit) i större omfattning (öl, vin eller starksprit utan mat eller med enkel mat) Alkoholpåverkan jag tror inte att alkoholpåverkan utgör ett problem jag tror att flertalet kommer att vara lätt påverkade jag tror att några kommer att vara ganska berusade Ordning jag tror att det blir ganska stillsamt jag tror inte att det uppstår några större ordningsproblem jag tror att det kan bli ordningsproblem (du ska nog inte ha festen i V-café)
BLANKETT - Husstyrelsen i V-huset, LTH 2018-02-07 Min säkerhetsorganisation kommer att ha följande struktur (ange antal personer och ev arbetsuppgifter): Jag har tagit del av reglerna för tillfälliga arrangemang i V-husets café, supé och brandskyddsrutinen för användning av nämnda lokaler. Blanketten lämnas till husprefekt, Christina Glans, Byggproduktion, 5:e vån, senast 7 arbetsdagar före arrangemanget. Datum och underskrift av ansvarig person (AVIG). Godkänd av husprefekten Kommentar: Begäran avslagen av husprefekten Christina Glans Lunds Universitet Bygg- och miljöteknologi/byggproduktion Husprefekt V-huset Utb och persadministratör Box 118, 221 00 LUND John Ericssons väg 1, V-huset +46 46 2227421 +46 70 3827421