Antagen av: kommunfullmäktige Datum: 2015-09-07 86 Ersätter: reglemente antaget 2006-12-04 och komplettering gjord 2010-06-07 för byggnadsnämnden 1 Uppdrag och verksamhet Nämnden ska inom sitt verksamhetsområde följa vad som anges i lag eller annan författning. Nämnden ska följa det fullmäktige har bestämt att nämnden ska fullgöra, samt verka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och angivna riktlinjer. Nämnden ansvarar för att dess organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till av fullmäktige fastställda mål och styrning samt lagar och andra författningar för verksamheten. Nämnden ansvarar för: - Fullgör kommunens uppgifter inom plan- och byggnadsväsendet - Fullgör de trafikuppgifter som avses i 1 Lagen om nämnder för vissa trafikfrågor. - Beslutar i ärenden om fastställande av belägenhetsadress enligt 10 lagen (2006:378) om lägenhetsregister och lägenhetsnummer enligt 11 lagen (2006:378) om lägenhetsregister. - Medger dispens inom strandskyddsområde enligt 7 kap 18MB. - Fullgör de övriga uppgifter som enligt lag ska fullgöras av den kommunala nämnden inom ovanstående områden. Nämnden ansvarar vidare för: - Informera om rättigheter och skyldigheter som anges i Plan- och Bygglagen - Verka för att en god byggnadskultur, en god stads- och landskapsmiljö, samt en god trafikmiljö skapas och upprätthålls - Vid planläggningen ska särskild omsorg läggas vid att skapa en ur ekologisk, social- och samhällsekonomisk synpunkt, god miljö - Förutom allmänna (kommunala och regionala intressen) ska även enskilda intressen beaktas. Nämnden ska vidare: - Uppmärksamt följa den allmänna utvecklingen inom kommunen och dess närmaste omgivning samt ta de initiativ som behövs i frågor om planärende byggande, trafik, och fastighetsbildning - Samarbeta med myndigheter, organisationer och enskilda vilkas arbete och intressen berör nämndens verksamhet - Uppmärksamt följa, samt tillämpa intentionerna i ändrade lagar och föreskrifter samt anpassa verksamheten därefter
- övervaka efterlevnaden av lagen och med stöd av lagen meddela föreskrifter och beslut - tillvarata de möjligheter lagen ger att förenkla och underlätta för enskilda och bör därvid verka för att lagens föreskrifter om begränsning av lovplikten tillämpas - till nämnden inkomna ärenden som inte är av ringa betydelse ska registreras, samt löpande anteckningar föras om remisser, delgivningar och beslut 2 Personuppgifter Byggnadsnämnden är personuppgiftsansvarig för de register och andra behandlingar av personuppgifter som sker i nämndens verksamhet. 3 Information och samråd Styrelsen, nämnderna och kommunalråd respektive oppositionsledare ska i möjligaste mån från nämnd erhålla den information och det underlag de behöver i sin verksamhet. Rätten till information och underlag omfattar inte uppgift för vilken sekretess råder. Nämnden ska samråda när deras verksamhet och ärenden berör styrelsens eller annan nämnds verksamhet. Samråd bör även ske med föreningar och organisationer när dessa är särskilt berörda. Nämnden beslutar om formerna för samrådet. Nämnden ges möjlighet att inom sitt verksamhetsområde i den omfattning man finner lämpligt inrätta externa råd. 4 Medborgarförslag Medborgarförslag, där fullmäktige överlåtit till nämnden att fatta beslut, ska om möjligt beredas så att nämnden kan fatta beslut inom ett år från det att förslaget väcktes i fullmäktige. Nämnden ska fortlöpande informera fullmäktige om de beslut som fattats i anledning av ett medborgarförslag. Nämnden får besluta att den eller de som har väckt ett ärende genom medborgarförslag får närvara när nämnden behandlar ärendet och delta i överläggningarna men inte när beslut fattas. 5 Upphandling Upphandling av varor och tjänster sker på kommunstyrelsens vägnar. Upphandling över 1.000 tkr beslutas av kommunstyrelsens arbetsutskott. Övrig upphandling beslutas av utsedd delegat med beaktande av att samråd alltid ska ske med förvaltningschef vid upphandlingar mellan fem prisbasbelopp och 1 000 tkr.
Nämndens arbetsform 6 Sammansättning Byggnadsnämnden består av 9 ledamöter och 9 ersättare. Nämndens mandattid räknas från och med den 1 januari året efter att ett kommunval ägt rum. 7 Tidpunkt Nämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer. Sammanträde ska hållas också om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det eller om ordföranden anser att det behövs. En begäran om extra sammanträde ska göras skriftligen hos ordföranden och innehålla uppgift om det eller de ärenden som önskas bli behandlade på det extra sammanträdet. Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde. Om det föreligger särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om möjligt ska samråd ske med vice ordförandena. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast underrättas om beslutet. 8 Kallelse Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska på ett lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast fem dagar före sammanträdesdagen. Till sammanträde ska även två ersättare kallas enligt rullande turordning. Kallelsen bör åtföljas av en föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. När varken ordförande eller vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den till tjänsteåldern äldste ledamoten göra detta. 9 Ersättarnas tjänstgöring Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om ersättare har trätt in i ledamotens ställe. Om inte ersättarna väljs proportionellt ska ersättarna tjänstgöra enligt den av kommunfullmäktige bestämda ordningen. En ersättare som har börjat tjänstgöra har dock alltid företräde oberoende av turordningen, om denne tjänstgör inom sitt eget parti. En icke tjänstgörande ersättare har rätt att delta i överläggningarna
10 Offentliga sammanträden Nämnden får besluta om offentliga sammanträden. 11 Sammanträde på distans Nämnden får, om särskilda skäl föreligger, sammanträda med ledamöter närvarande på distans. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljudoch bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Lokalen ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamot som önskar delta på distans ska senast 20 dagar i förväg anmäla detta till nämndens kansli. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans. Nämnden får bestämma vad som närmare ska gälla om deltagande på distans i nämnden. 12 Närvarorätt Kommunstyrelsens ordförande har rätt att närvara vid nämndens sammanträden och delta i överläggningarna. Nämnd får därutöver, om särskilda skäl föreligger för detta, medge ledamot av styrelsen denna rätt. Den förtroendevalde har i den utsträckning nämnden beslutar rätt att få sin mening antecknad i protokollet. Närvarorätten gäller inte ärenden som rör myndighetsutövning mot enskild. Härutöver får nämnden medge förtroendevald som inte är ledamot eller ersättare i nämnden att närvara vid sammanträde med nämnden för att lämna upplysningar. Även anställd i kommunen och särskilt sakkunnig kan medges denna rätt. Om nämnden beslutar det, får den som kallats delta i överläggningarna. Nämnden får härutöver bestämma att annan ska ha rätt att närvara vid nämndens sammanträden. 13 Ordföranden Det åligger ordföranden att 1. leda nämndens arbete och sammanträden, 2. kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente, 3. kalla ersättare, 4. inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i nämnden vid behov är beredda, 5. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i nämnden, 6. bevaka att nämndens beslut verkställs, 7. ha uppsikt över nämndens förvaltning, 8. främja samverkan mellan byggnadsnämnden och kommunens övriga styrelser och nämnder,
9. representera byggnadsnämnden vid uppvaktningar, konferenser och sammanträden om inte nämnden bestämt annat i ett särskilt fall. 14 Presidium Nämndens presidium ska bestå av ordförande, förste vice ordförande och andre vice ordförande. Viceordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs. 15 Ersättare för ordföranden och vice ordföranden Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får nämnden utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, fullgörs ordförandens uppgifter av den som varit ledamot i nämnden längst tid. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid fullgörs ordförandens uppgifter av den äldste av dem. Motsvarande gäller om ordföranden eller annan i presidiet inte kan fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren ska fullgöra samtliga ordförandens/övriga presidiets uppgifter. 16 Förhinder En ledamot eller kallad ersättare som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, ska snarast anmäla detta till nämndens sekreterare eller någon annan anställd vid aktuellt kansli. Kansliet ska underrätta den ersättare som står i tur om att denne ska tjänstgöra. 17 Jäv, avbruten tjänstgöring Ledamoten ansvarar för att anmäla eventuellt jäv till nämnden. Jävig ledamot ska lämna sammanträdet under den tid som aktuellt ärende handläggs. En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får åter tjänstgöra, sedan ärendet har handlagts. Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får tjänstgöra igen endast om inplacerad tjänstgörande ersättare tillhör annat parti. 18 Reservation Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering. 19 Justering av protokoll Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot inom 14 dagar.
Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot. 20 Kungörelser och tillkännagivanden av föreskrifter m.m. Nämnden ansvarar för att beslut och föreskrifter inom det egna ansvarsområdet kungörs enligt gällande bestämmelser. Nämnden ska underrätta kommunstyrelsen så snart en uppdatering av den kommunala författningssamlingen bedöms nödvändig. 21 Delgivning Delgivning med byggnadsnämnden sker med ordföranden, kommunchefen eller annan anställd som nämnden bestämmer. 22 Undertecknande av handlingar Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av nämnden ska undertecknas av ordförande eller vid förfall för denna av vice ordförande och kontrasigneras av anställd som nämnden bestämmer. l övrigt bestämmer nämnden vem som ska underteckna handlingar. 23 Anmälningsskyldighet Beslut som fattas med stöd av vidaredelegation från förvaltningschef ska anmälas till chefen. Samtliga beslut som fattas på nämndens vägnar, inklusive vidaredelegation, ska anmälas till nämnden.