Beslutad av Sidas styrelse 11 december 2015 Sidas verksamhetsplan 2016 1
Omslagsbild: Fatma Wallet Ibba, Asseytou Wallet Otkel och Makato Wallet Alhader i flyktinglägret Goudebo i norra Burkina Faso. Foto: Sida/Susanna Wasielewski Ahlfors 2
INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Inledning... 4 2. Uppdrag och styrning... 4 3. Förutsättningar för planering... 6 4. sidé, målbild 2018 och mål 2016... 8 4.1 Mål 2016 fokusområde verksamhet... 9 4.2 Mål 2016 fokusområde processeffektivitet... 10 4.3 Mål 2016 fokusområde kultur, medarbetare och ledarskap... 11 5. Riskanalys 2016...11 6. Budget 2016...12 Bilaga 1. Riskanalys 2016...13 Bilaga 2. Uppföljningsbilaga 2016...16 3
1. Inledning Vi strävar efter att leda utvecklingen som utrotar fattigdom. Det är ett ambitiöst motto. Men vi är en av världens ledande aktörer för utveckling och har en lång historia att luta oss mot. Vi har trovärdigheten och kunnandet att ta ledningen. splanen för 2016 tar första steget mot Sidas nya målbild 2018. Inriktningen kommer att skapa förutsättningar för att just leda utvecklingen för att utrota fattigdomen. Sida behöver ständigt utveckla arbetssätt och metoder för att fortsätta vara en relevant, efterfrågad och uppskattad aktör. splanen ger oss ramarna för hur vi ska ta oss an den uppgiften. De nya globala målen för hållbar utveckling är på plats. Sida ska spela en central roll för att bidra till Sveriges internationella ledarskap för att implementera målen. Regeringens ambition att införliva målen i den nya politiken för global utveckling är hög och innehållet kommer sannolikt att avspeglas i ett nytt policyramverk för utvecklingssamarbetet. Sida har en nyckelroll för att bidra till att det nya ramverket blir bra och för att genomföra den svenska politiken. Hösten 2015 präglades av en intensiv diskussion om avräkningar från biståndsramen för flyktingmottagande. Budgeten för 2016 är lägre än vad vi räknade med tidigare och vi kommer att behöva lägga energi på att justera verksamheten efter det. Konsekvenserna är av den omfattningen att de påverkar vissa insatser, men inte den övergripande inriktningen på verksamheten. Vår verksamhetsidé och målbild ger oss en riktning att utgå ifrån och tillsammans med styrningen från regeringen har vi goda förutsättningar att planera och agera för framtiden. Målbilden och de strategiska prioriteringarna för 2016 avspeglar väl den nya styrningen från regeringen och situationen i vår omvärld. Konflikter, miljö- och klimatfrågor, jämställdhet och mänskliga rättigheter präglar vår inriktning. Den speglar väl det ökade behovet av humanitärt stöd i världen, de ökade konsekvenserna av klimatförändringarna och de trender vi ser vad det gäller demokrati, mänskliga rättigheter och jämställdhet. Samverkan med andra aktörer har alltid varit en självklarhet. Det finns dock alltid utrymme för förbättringar och för att hitta nya sätt att jobba tillsammans med andra. Sida ska vara en proaktiv och innovativ myndighet som väljer aktörer och metoder för att nå bästa möjliga resultat. Det kräver mod och målmedvetenhet. 2016 tar vi initiativ till nya typer av samverkan med andra myndigheter, med akademin, aktörer i det civila samhället med flera för att stärka effektiviteten i det svenska utvecklingssamarbetet ytterligare i kampen mot fattigdom och förtryck. 2. Uppdrag och styrning Sida styrs förutom av instruktion och regleringsbrev av ett antal strategier. De uppdrag och mandat som regeringen ger myndigheten är utgångspunkten för Sidas styrmodell. I Sidas verksamhetsidé sätts Sidas uppdrag in i ett större perspektiv och tydliggör varför och för vem 4
vi finns till. sidén tydliggör också våra värderingar och tar sin utgångspunkt i de grundläggande värdena demokrati, rättsäkerhet och effektivitet som omfattar hela statsförvaltningen. Målbilden beskriver ett tillstånd som ska ha uppnåtts inom några fokusområden vid slutet av planeringsperioden, samtidigt som den ger utrymme för förändrad tonvikt i prioriteringarna från år till år. Planeringsförutsättningar kan ändras kontinuerligt och därför präglas denna verksamhetsplan av flexibilitet. Information i form av indikatorer är avgörande för styrning därför inför Sida ett gemensamt scorecard med systemgenererad data. Målbilden konkretiseras genom strategiska prioriteringar som tydliggör vad myndigheten kommer att lägga särskilt fokus på under 2016. Sidas verksamhet delas in i och styrs genom tre fokusområden:, Processeffektivitet samt Kultur, medarbetare och ledarskap. 1 För respektive fokusområde har Sida preciserat strategiska prioriteringar. De strategiska prioriteringarna hjälper oss att formulera årliga mål, göra prioriteringar av resurser samt skapa genomförandeplaner för verksamhetsplanen. Den årliga verksamhetsplanen innehåller en uppföljningbilaga, analys och förvaltningsbudget på en övergripande nivå. Målbild, årliga mål, indikatorer och analys följs upp regelbundet av styrelsen och verksledningen. Finansiell uppföljning och prognostisering sker regelbundet i syfte att säkerställa att myndigheten håller sig inom givna finansiella ramar samt villkor och restriktioner knutna till dessa. Uppföljning av strategierna sker inom processen Utarbeta strategirapporter och vid de årliga samrådet mellan Sida och Regeringskansliet. Den årliga samlade återrapporteringen till regeringen sker i Sidas årsredovisning. Sidas styrmodell visar hur de olika delarna hänger ihop och samspelar: 1 avser att Sida gör rätt saker. Fokusområdet innefattar även relationer till såväl uppdragsgivare som intressenter. Processeffektivitet innefattar mål vars huvudsyfte är att säkerställa att vi gör saker på rätt sätt. Kultur, medarbetare och ledarskap avser att skapa goda förutsättningar för medarbetare och chefer vid Sida att göra rätt sak på rätt sätt. 5
Sidas styrmodell 3. Förutsättningar för planering Under 2015 beslutade regeringen om en ny instruktion för Sida. Styrningen har omsatts i den målbild som formulerats för 2018 och utifrån det har verksamhetsplanering konkretiserats genom strategiska prioriteringar, mål för 2016 och indikatorer. Sidas verksamhetsidé har sedan ett par år tillbaka präglat hur vi tagit oss an vårt uppdrag. Den är fortfarande helt central för hur vi ska jobba. Vi ska visa mod, målmedvetenhet och öppenhet när vi fortsätter att utveckla verksamheten. Sidas styrmodell och målbilden utgår förutom från uppdraget i instruktionen också från Sidas verksamhetsidé och erfarenheterna från att ha jobbat med en treårig verksamhetsinriktning 2013 2015. Det fleråriga perspektivet har bidragit till att Sida konsekvent har arbetat med givna prioriteringar och utvecklingsåtgärder, men samtidigt inte haft så stort utrymme för flexibilitet och möjlighet att styra om. Detta har vi tagit med som lärdomar i formandet av styrmodell och målbild. Mot bakgrund av vad vi lärt oss de senaste tre åren och givet den nya styrningen och förutsättningar säger vår analys att vi ska stärka vår förmåga att arbeta med olika aktörer med kompletterande kompetenser för att skapa ny kunskap om vad som fungerar både för att 6
leda utvecklingen som utrotar fattigdom och för att stimulera en organisationskultur som främjar nya arbetssätt och samverkansformer. Vi kommer att bidra till att uppfylla de biståndspolitiska målen genom att bygga kunskap, relationer och skapa kapacitet och förutsättningar för en hållbar och inkluderande utveckling. De strategiska prioriteringarna är en naturlig fortsättning på den inriktning som lades fast genom sinriktningen 2013 2015. Ett antal prioriteringar framträder särskilt tydligt i 2016 års verksamhetsplan: Kunskap. I den nya målbilden är kunskap ett nyckelbegrepp. Vi ska stärka vår analytiska förmåga och bli bättre på att använda analys och lärande för att styra mot uppsatta mål. Det gäller såväl Sidas egna resultat, de tematiska områden vi verkar inom som analys av utvecklingen i samhällen där vi verkar. Utvecklade arbetssätt för en ytterligare förstärkt fattigdomsanalys är en central del i årets verksamhetsplan. Vi ska också utveckla ännu mer några väl valda tematiska områden och metoder jämställdhet, miljö och klimat samt konfliktkänslighet. Samverkan. Vårt analytiska förhållningssätt och vår förmåga att välja såväl metoder som aktörer har förstärkts de senaste åren tack vare ett systematiskt arbete i hela myndigheten. Det har gjort att myndigheten har flyttat fram positionerna och att vi fått gehör för hur vi tycker att utvecklingssamarbetet bör bedrivas för att vara effektivt. Under året ska vi etablera nya arbetssätt och plattformar för strategisk samverkan med flera olika aktörer för att förstärka effekterna av en god samverkan ytterligare. Projektet SLSD kommer att integreras i linjeverksamheten. Förenkling. För att vara en effektiv, ändamålsenlig och modern myndighet behöver vi förenkla vissa av våra arbetssätt och processer. Vi ska identifiera möjliga förenklingar på alla nivåer i organisationen för att frigöra tid och energi till kärnverksamhet. Det ska vara tydligt för alla vad syftet är med system och processer hur vi alla bidrar till att skapa värde. Vår gedigna satsning på processutveckling har gett oss betydligt bättre förutsättningar att nu ta nya steg för att förenkla våra arbetssätt så att de blir ett tryggt och effektivt stöd för vår kärnverksamhet. Den viktigaste delen av Sidas processutveckling och förenkling ska ske som en integrerad del av det löpande arbetet i förvaltningen genom ett tydligt och modigt ledarskap och ansvarstagande medarbetarskap. Medarbetarskap och ledarskap. Vi ska säkerställa att vi delar kunskap och erfarenheter från vårt arbete. För det krävs ledare som ständigt söker bästa sätt att utveckla verksamheten och personalen, och det krävs medarbetare som får utrymme att ta initiativ och har rätt kompetens. Även på detta område har utvecklingen gått snabbt framåt de senaste åren och vi är redo för ytterligare ett steg mot att vara en kunnig och attraktiv myndighet med ett väl fungerande och tydligt ledarskap. 7
4. sidé, målbild 2018 och mål 2016 Vi ska i linje med vårt uppdrag stimulera hållbar utveckling och att rädda liv. Vi strävar efter att leda förändringen som utrotar fattigdom. Därför ska vi, genom att vara målmedvetna, öppna och modiga i genomförandet, gemensamt åstadkomma en förflyttning som gör att vi 2018 är stolta över att: Vi har hög tematisk kunskap och kompetens och är ledande inom jämställdhet, miljö och klimat i utvecklingssamarbetet. Vi väljer aktörer och insatser utifrån relevanta analyser av vad vi ska åstadkomma. Vi har väl fungerande mötesfora/samverkansformer där viktiga förändringsaktörer för hållbar utveckling odlar relationer med varandra och med Sida för att utvecklingssamarbetet ska bli så effektivt och katalytiskt som möjligt. Vi är kända för vårt ledarskap när det gäller innovativa lösningar, samverkansformer i våra insatser och finansieringslösningar. Vi har effektiva former för ett fungerande samspel mellan humanitärt och långsiktigt utvecklingssamarbete för hållbar utveckling. Vi är en modern och effektiv myndighet med interna processer, system och arbetssätt som stödjer och förenklar för verksamheten. Vi är en kunnig och attraktiv myndighet med ett hållbart ledarskap och stark kultur grundad i våra värderingar. De resultat som Sida skall åstadkomma under 2016 och som kopplar till målbilden finns sammanställda enligt nedan. Varje avdelning har i sin planering återspeglat dessa mål där så är relevant. I bilaga 2 finns därutöver en uppföljningsmatris för 2016. 8
4.1 Mål 2016 fokusområde verksamhet Mål 2016: Vi har stärkt vår förmåga att tillämpa det multidimensionella fattigdomsperspektivet inklusive miljö- och klimat, konflikt och jämställdhet Innovationsarbete och partnerskap har givit värdefulla erfarenheter, instrument, metoder och nätverk som alla avdelningar kan utnyttja och vidareutveckla. Strategiska prioriteringar - Förstärka fattigdomsanalys - Integrera miljö- och klimatperspektiv samt förstärka kompetens - Integrera konfliktkänslighetsperspektivet samt förstärka kompetens - Jämställdhetsintegrering - Stärka och utveckla ledarskap, kultur och arbetssätt Under 2016 ska vi göra en satsning på att revidera, utveckla och säkerställa kapacitet att integrera fattigdomsanalys, miljö och kilmat, konflikt samt jämställdhet med ökat fokus på kvinnnors ekonomiska egenmakt i verksamheten. Kapacitet handlar både om att se till att verktyg (systemstöd) och kompetens finns på plats. Genomförandeplaner med detaljering av målgrupper och sekvensering av aktiviteter finns för att stärka den interna kapaciteten. Uppdraget för fattigdomsanalys förutsätter att genomförare av strategierna har kapacitet och är organiserade för att genomföra analys och säkerställa genomslag för analys. Vi ska utbyta, använda och vidareutveckla erfarenheter och lärdomar från pågående och nya partnerskap och samverkansformer, innovativa insatser och finansieringsformer. Vid behov ska vi dokumentera lärdomar och erfarenheter i form av exempelvis metodstöd. Detta är en väsentlig del av att utveckla ledarskap, kultur och arbetssätt som främjar partnerskap och innovativt tänkande i hela organisationen. Mål 2016: Vi har etablerat fora för strategisk samverkan med det svenska civilsamhället, myndigheterna och akademin. Vi har utvecklat vår förmåga att samverka strategiskt med centrala förändringsaktörer. Strategiska prioriteringar - Strategiska mötesfora/samverkansformer för att stärka utvecklingssamarbetets effektivitet. De senaste tre år har Sida drivit samarbete med näringsliv inom projektet SLSD. Erfarenheter bildar grundplåten för att etablera liknande fora med andra viktiga aktörer under 2016. Vi vill utveckla samverkansformer med förändringsaktörer (enskilda och grupper) för att effektivt tillvarata vår egen och andras kompetens, exemelvis genom samskapande och gemensam analys för att hitta lösningar på utvecklingsutmaningar. Detta arbetssätt ska på lång sikt vara ett viktigt karaktärsdrag för Sida. 9
Mål 2016: Vi har integrerat relevanta lärdomar från utvecklingsfinansieringsprogrammet, inklusive det arbete som görs inom projektet SLSD, i Sidas linjeorganisation Vi har under 2016 genom samverkan med näringsliv och institutionellt kapital mobiliserat kapital i storleksordningen 1:5 Strategiska prioriteringar - Utvecklingsfinansieringsprogrammet integrerat. Utvecklingsfinansieringsprogrammets syfte är att utveckla metoder för att än mer effektivt ta tillvara innovativa lösningar i finansiering och samverkansformer. Flera av delprojketen har nu leverarat resultat och lärdomar som kan integreras i linjeverksamheten. Mål 2016: Vi tillämpar erfarenheter från lyckade exempel på samverkan mellan humanitärt och långsiktigt utvecklingssamarbete brett inom Sida och i relation till parter. Strategiska prioriteringar - Effektivare samverkan mellan humanitärt och långsiktigt utvecklingssamarbete. Sida vill säkerställa en helhetssyn i analys mellan humanitära insatser och långsiktigt uvecklingssamarbete så att samspelet blir så utvecklgingseffektivt som möjligt. Nuläget visar goda erfarenheter som vi kan dra lärdom av och som kan bidra till att på sikt stärka den internationella dialogen och åstadkomma hållbara resultat. 4.2 Mål 2016 fokusområde processeffektivitet Mål 2016: Vi har förenklat och effektiviserat Sidas verksamhet Stärkt resultatstyrning genom en strukturerad resultatuppföljning i insats- och strategiprocesserna i kombination med en utvecklad och förstärkt utvärderingsverksamhet Strategiska prioriteringar - Ändamålsenliga processer och stöd för operativ verksamhet - Utveckla och förstärka utvärderingsverksamheten. Sida ska vara en modern och effektiv myndighet med interna processer, system och arbetssätt som stödjer verksamheten med utgångspunkt i målbilden. Siktet mot 2018 är att det ska vara lätt att göra rätt och för att nå dit kommer inriktningen 2016 vara ökat arbete för förenkling och ändamålsenlighet. Samtidigt som viss processutveckling fortskrider skiftas nu fokus till att skapa så goda förutsättningar som möjligt för verksamheten att använda och ständigt förbättra processer. Detta görs genom ett ökat aktivt förvaltarskap av Sidas processer och stärkt samverkan mellan Sidas operativa verksamhet och stödavdelningar för att säkerställa att hinder för förenkling och ökad ändamålsenlighet undanröjs i så stor utsträckning som möjligt. 10
I det löpande arbetet med att förbättra processer kommer verksamheten även ha behov av att förnya system och vidareutveckla arbetssätt så att Sidas processer fortsätter att vara effektiva och håller god kvalitet. Bland dessa interna utvecklingsprojekt införs under 2016 nya system för ekonomi, planering och beställnings- och fakturahanteringssystem. Vi kommer att utveckla och förstärka utvärderingsverksamheten, med särskilt fokus på lärande och att omsätta utvärderingsresultat i verksamheten. 4.3 Mål 2016 fokusområde kultur, medarbetare och ledarskap Mål 2016: Vi har en utvecklad och strategisk kompetensförsörjning. Vi har stärkt chefsnätverket och enats om en definition av hållbart ledarskap. Chefer och medarbetare har identifierat och tagit ställning till möjliga förenklingar av verksamheten inom sina respektive mandat. Vi har lagt grunden till hållbarhetsredovisning. Strategiska prioriteringar - Stärka och utveckla ledarskap, kultur och arbetssätt - Stärka den strategiska kompetensförsörjningen - Öka helhetssyn, förbättra samverkan och realisera synergier. - Hållbarhetsredovisning i komplement med årsredovisningen för 2017. Under 2016 ska vi modernisera och stärka myndighetens HR-arbete genom att påbörja en långsiktig utvecklingsprocess som syftar till att stärka och utveckla ledarskap, kultur och arbetssätt. Vi ska utveckla mätmetdoder och indikatorer för HR-området. Vi ska öka ambitionen i vårt interna jämställdhets- och mångfaldsarbete därför tar vi fram en ny mångfalds- och jämställdhetsplan. Arbetet med att stärka Sidas strategiska kompetensförsörjning ska också prioriteras, liksom att genomföra en serie kreativa möten med hög grad av samskapande för såväl chefer som medarbetare. Utvecklingsprocessen kommer också att omfatta ett arbete med att vidareutveckla chefsnätverket i riktning mot att bli ett strategiskt ledarforum. En viktig del av utvecklingsprocessen är att arbeta med Sidas värderingar och hur vi med utgångspunkt i dessa vill utveckla vår kultur. Vi kommer under 2016 utveckla arbetet med hållbarhet på olika sätt bl a genom en hållbarhetsredovisning som ska finnas klar att använda i årsredovisningen för 2017. 5. Riskanalys 2016 Riskanalysen görs i enlighet med förordningen (2007:603) om intern styrning och kontroll och i enlighet med Sidas interna process Utarbeta verksamhetsplaner (inkl budget). Sidas analys 2016 har tagits fram i relation till målbild 2018 och i dialog med avdelningar och GD-staben. Bilaga om analys innehåller strategiska er på en övergripandenivå, avdelningar och GD-staben identifierar och hanterar konkreta er i relation till mål 2016. 11
Sidas ambition är att arbeta mer dynamiskt med analys, vilket kommer att kräva kontinuerlig uppföljning och dialog om analys på ledningsnivå. Sidas analys framgår av bilaga 1. 6. Budget 2016 I tabell 1 redovisas Sidas indikativa budget för förvaltningsanslaget 2016. Tabell 1. Indikativ budget för förvaltningsanslaget 2016 (tkr) Kostnadsslag Budgeterade kostnader Ordinarie verksamhet (avdelningsramar) 522 415 Kostnadsdelning utlandsmyndigheter (UM) inkl utlandsförmåner 349 680 Gemensamma kostnader 190 000 Utvecklingskostnader 10 000 Summa budgeterade kostnader 1 072 095 Anvisat anslag till Sida i BP 2016 är 1 050 445 tkr, beräknad prognos för valutakursförluster 2015 är 40 000 tkr 2016 vilket ger att beräknade disponibla medel är 1 083 945 tkr. Årets planerade investeringar uppgår till ca 29 000 tkr var av ca 26 000 tkr är för nytt ekonomi- och planeringssystem. 12
Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Bilaga 1. Riskanalys 2016 Mål/uppdrag (anges om möjligt) Risk Hantering Risknr Åtgärdsansvarig Åtgärd R1 Risk för att utvecklingssamarbetet i kris- och konfliktdrabbade länder inte kan genomföras fullt ut på grund av osäkerhet och begränsningar för personalen att hantera och följa upp insatser på plats. 3 3 9 HUMASIEN AFRIKA EUROLATIN Aktiv dialog med UD och samarbetspartner kring hantering av krissituationer. Använda utvecklings- och konfliktanalys. Sida ska snabbt kunna ställa om strategigenomförandet med hjälp av alternativa planer. R2 Risk för att Sida inte på ett effektivt och ändamålsenligt sätt kan anpassa verksamheten om stora nedskärningar av sakanslaget genomförs på kort tid och den externa styrningen förändras snabbt. 4 3 12 AFRIKA INTEM PARTNER EUROLATIN HUMASIEN Tillämpning av framtagna principer för omställning av portföljer. Fortlöpande uppföljning av verksamheten som inkluderar alternativa planer för att snabbt ställa om verksamheten. Skapa utrymme för flexibilitet i avtal och genomförande. R3 Risk för att Sida publicerar hemlig/känslig information på grund av bristande informationshantering eller avsaknad av individuell prövning, vilket kan leda till sämre transparens, minskat förtroende för Sida eller till och med att Sida begår ett lagbrott. 3 3 9 KOM Ändamålsenliga strukturer och förbättrad användarbarhet i det nya intranätet. Systematiskt informationssäkerhetsarbete enligt MSB FS 2009:10, med informationsklassningen som grund. R4 Risk för att Sida hanterar nya samarbets- och finansieringsformer på ett sätt som inte är förenligt med gällande regler på grund av felaktiga tolkningar av regelverk eller otillräckligbristfällig kompetens. 3 3 9 EKOADM PARTNER Inför beslut ska EKOADM/Redo kvalitetssäkra att garantin hanteras korrekt i Sidas redovisning. Kvalitetssäkring av controller. 13
R5 Risk för att Sida inte lyckas uppnå samspelet mellan det humanitära biståndet och det långsiktiga utvecklingssamarbetet på grund av olika strukturer för analys, budgetplanering och genomförande. 3 3 9 HUMASIEN Integrering av och resiliens i våra centrala processer: strategi, insatshantering, rapportering. R6 Risk för att förväntade resultat i strategigenomförandet inte uppnås och minskat förtroende hos allmänheten på grund av ekonomiska oegentligheter och korruption i utvecklingssamarbetet. 3 4 12 INTEM GD-STABEN Genomföra en sårbarhetsanalys för att arbeta mer strategiskt med anti-korruption. Hantera korruptionsärende på ett proaktivt, effektivt, skyndsamt och rättssäkert sätt. R7 Processeffektivitet Risk för att Sida inte lyckas genomföra effektivisering/"förenkling" i verksamheten i praktiken eller att medarbetare inte upplever att effektivisering har skett på grund av att organisationen genomför initiativet på ett komplicerat sätt eller att medarbetare har olika uppfattning om vad "förenkling" innebär. 3 3 9 GD-STABEN Förenklingsarbete genomförs i enlighet med genomförandeplan 2016. R8 R9 R10 Processeffektivitet Kultur, medarbetare och ledarskap Kultur, medarbetare och ledarskap Risk för att implementeringen och integreringen av Sidas nya ekonomi- och planeringssystemen inte uppnår satta effektmål eller ej levereras som förväntat, vilket gör att verksamheten inte kan bedrivas effektivt. Risk för att allvarliga personskador i samarbetsländerna, framför allt i konflikt- och postkonfliktdrabbade länder, inte hanteras effektivt på grund av otydlighet i ansvarsfördelning och bristande kapacitet/resurs på Sida samt brister i samordningen mellan UD och Sida. Risk för att Sida inte kan rekrytera och behålla nyckelpersoner på grund av svårigheter att konkurrera med näringslivet och andra organisationer avseende förmåner och karriärmöjligheter. 3 3 9 2 4 8 3 3 9 EKOADM HR-avd HR-avd Kontinuerlig dialog med projekten för resursplanering, löpande (om)prioriteringar i förvaltning och övriga ambitionshöjningar. Cheferna ser till att medarbetare går på alla obligatoa utbildningar. Översyn och utveckling av vår säkerhetsorganisation. Beredskapen för att hantera kriser ut ett psykosocialt perspektiv. Utvecklat och förstärkt bemannings- och rekryteringsarbete. Bemanning och rekrytering utgår ifrån starkare helhetssyn och mer långsiktig planering. 14
Konsekvens Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Risk- ID Risk R1 R2 R3 R4 R5 R6 R7 R8 R9 R10 Risk för att utvecklingssamarbetet i kris- och konfliktdrabbade länder inte kan genomföras fullt ut på grund av osäkerhet och begränsningar för personalen att hantera och följa upp insatser på plats. 3 3 9 Risk för att Sida inte på ett effektivt och ändamålsenligt sätt kan anpassa verksamheten om stora nedskärningar av sakanslaget genomförs på kort tid och den externa styrningen förändras snabbt. 4 3 12 Risk för att Sida publicerar hemlig/känslig information på grund av bristande informationshantering eller avsaknad av individuell prövning, vilket kan leda till sämre transparens, minskat förtroende för Sida eller till och med att Sida begår ett lagbrott. 3 3 9 Risk för att Sida hanterar nya samarbets- och finansieringsformer på ett sätt som inte är förenligt med gällande regler på grund av felaktiga tolkningar av regelverk eller otillräckligbristfällig kompetens. 3 3 9 Risk för att Sida inte lyckas uppnå samspelet mellan det humanitära biståndet och det långsiktiga utvecklingssamarbetet på grund av olika strukturer för analys, budgetplanering och genomförande. 3 3 9 Risk för att förväntade resultat i strategigenomförandet inte uppnås och minskat förtroende hos allmänheten på grund av ekonomiska oegentligheter och korruption i utvecklingssamarbetet. 3 4 12 Risk för att Sida inte lyckas genomföra effektivisering/"förenkling" i verksamheten i praktiken eller att medarbetare inte upplever att effektivisering har skett på grund av att organisationen genomför initiativet på ett komplicerat sätt eller att medarbetare har olika uppfattning om vad "förenkling" innebär. 3 3 9 Risk för att implementeringen och integreringen av Sidas nya ekonomi- och planeringssystemen inte uppnår satta effektmål eller ej levereras som förväntat, vilket gör att verksamheten inte kan bedrivas effektivt. 3 3 9 Risk för att allvarliga personskador i samarbetsländerna, framför allt i konflikt- och postkonfliktdrabbade länder, inte hanteras effektivt på grund av otydlighet i ansvarsfördelning och bristande kapacitet/resurs på Sida samt brister i samordningen mellan UD och Sida. 2 4 8 Risk för att Sida inte kan rekrytera och behålla nyckelpersoner på grund av svårigheter att konkurrera med näringslivet och andra organisationer avseende förmåner och karriärmöjligheter. 3 3 9 Obetydlig Måttlig Betydande Allvarlig R9 R6 R5 R8 R10 R1 R4 R2 R3 R7 Osannolik Möjlig Sannolik Nästan säker Sannolikhet 15
Bilaga 2. Uppföljningsbilaga 2016 Tabell 2. Sidas uppföljningsbilaga 2016 Fokusområde Målbild 2018 Förväntade resultat /MÅL 2016 Strategiska prioriteringar Indikator Källa Ansvarig Vi har hög tematisk kunskap och kompetens och är ledande inom jämställdhet, miljö och klimat i utvecklingssamarbetet Vi väljer aktörer och insatser utifrån relevanta analyser av vad vi ska åstadkomma. Vi har stärkt vår förmåga att tillämpa det multidimensionella fattigdomsperspektivet inklusive miljö- och klimat, konflikt och jämställdhet. Innovationsarbete och partnerskap har givit värdefulla erfarenheter, instrument, metoder och nätverk som alla avdelningar kan utnyttja och vidareutveckla. - Förstärka fattigdomsanalys - Integrera miljö- och klimatperspektiv samt förstärka kompetens - Integrera konfliktkänslighetsperspektivet samt förstärka kompetens - Jämställdhetsintegrering - Stärka och utveckla ledarskap, kultur och arbetssätt Antal insatser och utbetalade medel inom miljö och klimat Antal insatser och utbetalade medel med jämställdhet som huvudsyfte Konfliktperspektiv integrerat i insatser. Kompetensutveckling (antal kurser/nätverk) Sida rankas högre vad gäller miljöpåverkan enligt Naturvårdsverkets rapport TRAC,PlanIT TRAC, PlanIT Kartläggning genomförd 2016 Genomförda kurser (SPF, HRavdelningen, KOM) rapport från hubbar Naturvårdsverkets rapport INTEM HUMASIEN HR-avdelningen Etablerad metod för fattigdomsanalys på plats (Q2) Genomförandeplan Utvecklat metodmaterial tex vägledningar, erfarenhetssammanställningar. PARTNER Vi har väl fungerande mötesfora/samverkansformer där viktiga förändringsaktörer för hållbar utveckling odlar relationer med varandra och med Sida för att utvecklingssamarbetet ska bli så effektivt och katalytiskt som möjligt. Vi har etablerat fora för strategisk samverkan med det svenska civilsamhället, myndigheterna och akademin. Vi har utvecklat vår förmåga att samverka strategiskt med centrala förändringsaktörer. - Strategiska mötesfora/samverkansformer för att stärka utvecklingssamarbetets effektivitet Modell etablerad 2016 Q3 Antal strategiska mötesfora/samverkansformer. Genomförandeplan PlanIT GD-STABEN 16
Fokusområde Målbild 2018 Förväntade resultat /MÅL 2016 Strategiska prioriteringar Indikator Källa Ansvarig Vi är kända för vårt ledarskap när det gäller innovativa lösningar, samverkansformer i våra insatser och finansieringslösningar. Vi har integrerat relevanta lärdomar från utvecklingsfinansieringsprogrammet, inklusive det arbete som görs inom projektet SLSD, i Sidas linjeorganisation Vi har under 2016 genom samverkan med näringsliv och institutionellt kapital mobiliserat kapital i storleksordningen 1:5 - Utvecklingsfinansieringsprogrammet integrerat Andelen mobiliserat privat kapital Antal garantier Antal aktiviteter som avdelningar genomför inom SLSD TRAC, PlanIT, TRAC, PlanIT Projektrapport GD-STABEN PARTNER AFRIKA EUROLATIN HUMASIEN INTEM Vi har effektiva former för ett fungerande samspel mellan humanitärt och långsiktigt utvecklingssamarbete för hållbar utveckling. Vi tillämpar erfarenheter från lyckade exempel på samverkan mellan humanitärt och långsiktigt utvecklingssamarbete brett inom Sida och i relation till parter - Effektivare samverkan mellan humanitärt och långsiktigt utvecklingssamarbete Antal insatser med utgångspunkt att förebygga och hantera kriser (både miljö- och konfliktrelaterade) Antal insatser som visar samspelet RB-uppdrag om resiliens (ref mål om integrerad e perspektiv ovan) HUMASIEN HUMASIEN Processeffektivitet Vi är en modern och effektiv myndighet med interna processer, system och arbetssätt som stödjer och förenklar för verksamheten. Vi har förenklat och effektiviserat Sidas verksamhet Starkt resultatstyrningen genom en strukturerad resultatuppföljning i insatsoch strategiprocesserna i kombination med en utvecklad och förstärkt utvärderingsverksamhet. - Ändamålsenliga processer och stöd för operativ verksamhet - Utveckla och förstärka utvärderingsverksamheten Volym per insats (medelvärde) Avtalslängd i mån (medelvärde) Antal insatser (A) Antal avtal Avtalsgrad (% av tilldelade medel) Utfallsgrad (% av tilldelade medel) Antal förfallna avtal/förhållande till antal avtal Antal förfallna avtalsvillkor utan kommentar/förhållande till antal avtal Antal insatser som gått igenom kvalitetssäkringskommitté inför beslut Avslutad insats med levererad slutrapport Insats per handläggare Conclusions of performance BISI Genomförandeplan GD-STABEN VU 17
Fokusområde Målbild 2018 Förväntade resultat /MÅL 2016 Strategiska prioriteringar Indikator Källa Ansvarig Kultur, medarbetare och ledarskap Vi är en kunnig och attraktiv myndighet med ett hållbart ledarskap och stark kultur grundad i våra värderingar. Vi har en utvecklad och strategisk kompetensförsörjning. Vi har stärkt chefsnätverket och enats om en definition av hållbart ledarskap. Chefer och medarbetare har identifierat och tagit ställning till möjliga förenklingar av verksamheten inom sina respektive mandat. Vi har lagt grunden till hållbarhetsredovisning. - Stärka och utveckla ledarskap, kultur och arbetssätt - Stärka den strategiska kompetensförsörjningen - Öka helhetssyn, förbättra samverkan och realisera synergier - Hållbarhetsredovisning i komplement med årsredovisningen för 2017. Medarbetarundersökning Organisationsmätning sjukfrånvaro/hälsotal (Obs. alla dessa indikatorer kommer att utvecklas nästa år) Hållbarhetsredovisning klar (Q2) och testad (Q4) Rapport Rapport Rapport HR- Avdelningen EKOADM 18
19