Elittävlingar i Synkro

Svenska Konståkningsförbundet 1 (17) ARRANGÖRSANVISNINGAR Elittävlingar i Synkro Säsongen 2014-2015

Svenska Konståkningsförbundet 2 (17) INLEDNING... 3 FÖRUTSÄTTNINGAR... 3 LÄGGA UPP TÄVLINGEN I IndTA... 3 1. PLANERING AV TÄVLINGEN... 3 1.1 Boka istid... 3 1.2 Tillsätt tävlingsledning och övrig personal... 3 1.3 Marknadsföring och reklam... 4 1.4 Tekniska funktionärer... 5 1.5 Inbjudan till tävling... 6 1.6 Information om att tävlingen är öppen för anmälan... 6 1.7 Logi... 6 1.8 Träning... 6 1.9 Tävlingsinbjudan till de tekniska funktionärerna... 7 1.10 Hantera de anmälningar som kommit in... 7 1.11 Information till deltagande föreningar och de tekniska funktionärerna... 7 2. STRAX INNAN OCH UNDER TÄVLINGEN... 8 2.1 Tävlingsutrustningen... 8 2.2 Domarordningen... 8 2.3 Databasen... 8 2.4 Fastställande av startordning och registrering... 8 2.5 Utskrift av dokument (förteckningar, delresultat, resultat m.m.)... 9 2.6 Rum till de tekniska funktionärerna... 9 2.7 Domarnas och den tekniska panelens placering... 9 2.8 Transporter...11 2.9 Arenan...11 2.10 Utrustning under tävlingen...12 2.11 Publicering av resultat m.m....13 2.12 Medaljceremoni och minnesgåva...13 3. EFTER AVSLUTAD TÄVLING...13 3.1 Resultatrapportering på webben...13 3.2 Resultatprotokoll...13 3.3 Betalning av arvoden till de tekniska funktionärerna...13 3.4 Återbetalning av anmälningsavgifter...13 3.5 Ekonomi...14 3.6 Utrustningen...14 APPENDIX I...15 Vad arrangören behöver ordna i samband med en elittävling i synkro...15 Tidsåtgång...15 APPENDIX 2...17 Lathund filmare...17

Svenska Konståkningsförbundet 3 (17) INLEDNING Denna anvisning ska ses som en guide som beskriver hur en Elittävling i synkro ska anordnas. Det fullständiga regelverket hittar ni på Svenska Konståkningsförbundets hemsida http://www.svenskkonstakning.se/tavla/svenskaregler/ samt i länkarna i detta dokument. Det är viktigt att ni som arrangör tar del av den länkade informationen. FÖRUTSÄTTNINGAR Elittävlingar i synkro kan arrangeras: - Endast om Svenska Konståkningsförbundet sanktionerat tävlingen - För Ungdoms-, Junior- och Seniorlag (Arrangören kan välja att parallellt med Elittävlingen genomföra en klubbtävling för debutant- och mixedlag). - Av förening som genomgått SKF:s arrangörsutbildning i tävlingsledning år 2011eller senare. Elittävlingar genomförs med IJS utrustning och ISUCalcFS som har videoreplay för tekniska panelen och domare Tävlingarna bemannas med: - Komplett domarlag (3-6 poängdomare + en skiljedomare) - Teknisk panel (teknisk kontrollant, teknisk specialist, assisterande teknisk specialist, dataoperatör och videooperatör) - Kameraoperatör (tillsätts av arrangören) - Tidtagare (tillsätts av arrangören) - Assistent till skiljedomaren vid is (tillsätts av arrangören) LÄGGA UPP TÄVLINGEN I IndTA Senast den 15 augusti ska tävlingen läggas upp i IndTA. På SKF:s hemsida hittar ni den manual som beskriver hur man gör. http://www.svenskkonstakning.se/tavla/forarrangorer/tavlingssystemetindta/manualerindta/ 1. PLANERING AV TÄVLINGEN 1.1 Boka istid Redan vid ansökningstillfället måste arrangören säkerställa att det finns tillgång till den istid som behövs för att genomföra tävlingen. Tänk på att det behövs tid för att plocka upp och ned utrustningen före och efter tävlingen. För Elittävling i synkro behövs istider enligt följande: Fredag kl.15:00 22:00 (om träning ska erbjudas) Fredag kl.17:00 22:00 för uppsättning av utrustningen Lördag kl. 07:00 22:00 Söndag kl. 07:00 17:00 Inga ishockeymatcher får vara inbokade fredag- och lördagskväll. Om ishockeyträning förekommer ska utrustningen kunna sättas upp alt. kunna lämnas i spelarbåset. Efter tävlingen ska ges tillräcklig tid för nedplockning av utrustningen. 1.2 Tillsätt tävlingsledning och övrig personal Arrangören ansvarar för att följande personer ingår i personalstaben och att dessa är uppdaterade angående sina uppgifter under tävlingsdagarna. Tävlingsledaren och eventuell assisterande tävlingsledare

Svenska Konståkningsförbundet 4 (17) Assistent till skiljedomaren Viktigt är att assistenten har kunskap i och förståelse för synkroniserad konståkning dock behövs inga som helst tekniska kunskaper (ska alltså inte kunna identifiera element eller göra bedömningar). Assistenten ska under tävling befinna sig vid lagens ingång till isen. Viktigt att denna person i god tid innan tävlingsstart söker upp skiljedomaren för att få instruktioner om dess uppgifter. Se även bilagan Anvisningar assistent vid is. Kameraoperatör Kameraoperatören följer instruktionerna av tekniska kontrollanten alt VO. Kameraoperatören bör vara van att filma människor i rörelse. Det kan vara väldigt ansträngande att filma en hel tävling därför är det fördelaktigt att ha fler kameraoperatörer som kan lösa av varandra. Även kameraoperatören får instruktioner på plats och bör utnyttja träningspassen för att öva. Tidtagaren Arrangören ansvarar för att tidtagare finns på plats under samtliga tävlingsklasser. Tidtagaren ska vara försedd med tidtagningsur (mobiltelefonens tidtagningsfunktion är inte tillåten). Tidtagarens uppgift är att noggrant bestämma programmets längd. Tidtagaren instrueras av skiljedomaren och sitter bakom denna. Speakern Det är viktigt att ha en speaker med gott ordningssinne och som talar tydligt. Separata speakerinstruktioner för träning och tävling finns på www.skatesweden.se. Speakern följer instruktionernas innehåll, men kan variera ordföljd och använda andra begrepp med samma innebörd (sätta sin prägel på texten). Utvikningar från den ska inte göras. Tävlingens tidschema är beräknat efter instruktionerna. Det är viktigt att speakern driver på och påannonserar nästa lag etc. i bra tempo, samt är observant på skiljedomaren. Speakern tar också tiden när uppvärmningen startar, annonserar när en (1) minut av uppvärmningen återstår och meddelar när uppvärmningstiden är slut. Speakern behöver ha komradio eller liknande (mobiltelefon får inte användas) för kommunikation med skiljedomaren samt ett tidtagarur för att tid på uppvärmningen. Intercom med radioapparater mellan speaker och skiljedomare anordnas av arrangören. Musikspelare Bredvid speakern sitter en person som spelar lagens musik. Musikspelaren får aldrig stoppa musiken under pågående åkning på eget initiativ. Om skiljedomaren bedömer att musiken ska stoppas kommunicerar denne det med speakern. Transport, upp- och nedmontering av teknisk utrustning Två (2) personer från arrangören ska med tekniska supporten som vägledare transportera, packa upp och packa ned den tunga utrustningen. Arrangören får inte börja sätta upp utrustningen innan teknisk support är närvarande alt. har gett klartecken. Grindvakt Denna person har dels and om eventuella paljettflickor samt förflyttar skydden när laget gått på isen och föregående lag gått från närliggande bås samt tar bort eventuella tröjor och liknande som åkarna kan ha glömt på sargen. Sjukvårdsansvariga (HLR- och ABC-utbildad) med grundläggande sjukvårdsutrustning (första hjälpen). Ska vara tillgänglig intill isrinken under officiella träningar och tävlingar. En sjukvårdsorganisation måste ordnas för att kunna ta hand om de eventuella skador som kan uppkomma under officiell träning och tävling. En läkare och/eller en sjuksköterska eller akutsjukvårdare ska finnas på plats under träning och tävling. Bår ska finnas vid sargkanten under officiell träning och tävling. Tänk på att informera sjukhuset om tävlingen. Skada som lätt kan uppstå vid konståkningstävlingar är djup skärskada. Sjukvårdaren ska finnas tillgänglig vid rinkside under alla officiella träningspass och tävlingar. Om möjligt kan sjukvårdaren kombinera sin uppgift med att vara grindvakt. Utöver dessa personer behövs personal som kopierar, transporterar domarna, ansvara för domarrummet, anslår resultatlistor på anslagstavlor och på internet m.m. Observera att all tävlingspersonal ska vara på plats senast 15 minuter före tävlingsstart. För filmare och assistent till skiljedomare gäller minst 30 minuter. Personer som utför icke-licensierade uppdrag enligt ovan tillhör tävlingspersonalen och omfattas därför inte av förbundets Code of Ethics. Dock uppmanas dessa personer att uppträda med diskretion och inte diskutera panelens konversation med utomstående. 1.3 Marknadsföring och reklam

Svenska Konståkningsförbundet 5 (17) Marknadsföring av tävling Svenska Konståkningsförbundet rekommenderar och uppskattar att arrangerande förening informerar och marknadsför tävlingen brett i sitt distrikt. Programblad och publik tävlingsinformation För tävlingen framtaget material t.ex. tidsscheman till publik, anslag på tavlor runt ishall/arena, gäller att Svenska Konståkningsförbundet logotyp alltid finnas med. På programblad och tidsschema och andra skrifter som delas ut ska SKFs logotype finnas på framsida. På material som anslås på väggar eller tavlor ska logotyp finnas i anslutning till anslaget tävlingsinformationsmaterial. Riksidrottsförbundet och Svenska Konståkningsförbundets normer för etik och moral, samt reglerna för upphovsrättsskyddat material ska givetvis beaktas. Sponsorer och marknadsföring av lokala sponsorer För säsongen 2014-2015 har Svenska Konståkningsförbundet ännu inte knutit centrala sponsorkontrakt till Elittävlingarna. Arrangerande förening har alltid rätt att skriva egna samarbets-/sponsoravtal lokalt och erbjuda reklamplatser i egna medier, på egen hemsida, i ishallen inklusive möjligheter att erbjuda kringaktiviteter i form av olika representations och VIP-arrangemang. TV- och webbtvrättigheter (inspelningar) Svenska Konståkningsförbundet äger rätten till samtliga inspelningar som är avsedda att produceras för TV och/eller webb. Arrangören och/eller arenaägaren har ej rätt att förvägra Svenska Konståkningsförbundet, eller annan uppdragsgivare som förbundsstyrelsen utser, sådana sändningar för Elittävlingarna i synkro. Det är viktigt att arrangerande förening rådgör med Svenska Konståkningsförbundet innan lokala inspelningar kontrakteras eller erbjuds. Ensamrätt till tv- eller webbtvproduktion får aldrig göras, som skulle utesluta Svenska Konståkningsförbundet. Reklam och PR Svenska Konståkningsförbundet ska ha rätt att disponera utrymme motsvarande upp till en tredjedel av reklamutrymmet på sargen. En huvudsponsor för hela serien skall äga rätt att exponera sin logotyp på klubbens hemsida och i lokalt marknadsföringsmaterial (så som affischer, programblad, annonser) i samband med att Elittävling marknadsförs. Svenska Konståkningsförbundet ska ha rätt att disponera upp till 5 utställarplatser i ishallen för centrala partners och förbundets egna behov och ha rätt till produktförsäljning. Representation Svenska Konståkningsförbundet SKF ska ha rätt att kostnadsfritt disponera upp till 100 entrébiljetter, inklusive VIP-kort och liknande, per tävlingsdag. Förbundets VIP-kort, som gäller för entré till bl a elittävlingar ska arrangerande förening acceptera. SKF har rätt att närvara med representanter vid invigning, avslutning och prisutdelning, samt ska ha möjlighet att framträda, efter samråd med arrangerande förening. 1.4 Tekniska funktionärer Kommittén för Tekniska funktionärer ansvarar för uttagning av samtliga funktionärerna. Teknisk panel - Teknisk kontrollant [Technical Controller (TC)] - Teknisk Specialist [Technical Specialist (TS)] - Assisterande Teknisk Specialist [Assistant Technical Specialist (ATS)] - Dataoperatör [Data Operator (DO)] - Videooperatör [Video Operator (VO)] Domarpanel

Svenska Konståkningsförbundet 6 (17) - Skiljedomare [Referee (REF)] - Domare [3-6 st.] Teknisk Support - En person som ansvarar för uppsättning och nedplockning av ISU utrustningen, samt operatör av ISUCalcFS. Kan vara aktuellt med ytterligare person som auskulterar, men i så fall ges information om detta. Domarpanelen har datorskärmar med videoreplay. Tekniska panelen har skärmar med videoreplay. 1.5 Inbjudan till tävling Arbetet med att färdigställa tävlingsinbjudan till tävlingen bör starta 7-8 veckor före tävlingen. Svenska Konståkningsförbundet och skiljedomaren ska alltid godkänna inbjudan innan den publicerar. Förslag till inbjudan skickas med e-post till caroline.andersson@skatesweden.se senast 6 veckor före tävlingsstart. Mall för inbjudan finns på Svenska Konståkningsförbundet hemsida och ska användas, http://www.svenskkonstakning.se/tavla/forarrangorer/tavlingarforsynkro/. Dessutom bör följande information finnas med i inbjudan: Hotell (adress, telefonnummer, priser m.m.) Transporter (vad ordnar arrangören, vilka transport möjligheter finns från exempelvis flygplats, tågstation m.m.) Måltider (luncher m.m.) Musikåtergivning ska ske med CD eller digitalt i MP3-format. Arrangören ska ange i inbjudan vilket/vilka alternativ som kommer att användas under tävlingen. Om träning erbjuds. Övrig information som ni som arrangör vill ha med. Inbjudan till tävlingen ska publiceras på arrangörens hemsida och länkas till aktuell tävling i IndTA senast 30 dagar före första tävlingsdagen. I samband med detta ska tävlingen öppnas för anmälan i IndTA. 1.6 Information om att tävlingen är öppen för anmälan Information om att tävlingsinbjudan har publicerats i IndTA och att tävlingen är öppen för anmälan ska skickas med e-post till alla SDF och föreningar. Sändlistan till Sveriges föreningar finns på www.skatesweden.se. 1.7 Logi Arrangören bokar och står för kostnaden för logi för de tekniska funktionärer som bor på annan ort och har anmält att de önskar logi. Arrangören ska även preliminärboka logi motsvarande förväntat antal långväga deltagare. Arrangören ska göra sitt bästa för att erbjuda deltagande lag så bra priser på login som möjligt. Undersök alltid förhandlingsmöjligheter. Det är den logi som arrangören väljer att rekommendera i inbjudan som blir officiell logi. Det är bra om det finns möjlighet att anslå tävlingsinformation på den officiella login. Det förenklar för alla om det är möjligt att hitta logi på gångavstånd från ishallen. 1.8 Träning Vid tävling för seniorer och juniorer måste arrangören bereda varje deltagande lag träning på tävlingsdagen; tio (10) minuter för kortprogram och tolv (12) minuter för friåkningsprogram, på den is där tävlingen skall hållas. Träning inför friåkningen ska ske efter del av tävling med kortprogram. Samma musikanläggning som kommer att användas vid tävlingen, måste användas vid denna träning. Lagets programmusik för respektive

Svenska Konståkningsförbundet 7 (17) program ska spelas två (2) gånger utan avbrott. Ingen annan musik än programmusik får spelas under träningen. Träningsplanering görs i samarbete med skiljedomaren. 1.9 Tävlingsinbjudan till de tekniska funktionärerna Senast 30 dagar före den första tävlingsdagen ska tävlingsinbjudan, brev till tekniska funktionärer samt svarsblankett skickas ut till alla tekniska funktionärer (inklusive teknisk support), mallar finns på http://www.svenskkonstakning.se/tavla/forarrangorer/tavlingarforsynkro/. Brevet innehåller information om boende, måltider, transporter m.m. och blanketten innehåller uppgifter om respektive funktionärs resor, exempelvis färdsätt, ankomsttid, önskemål om lunch. Tekniska funktionärerna bokar sina resor efter samråd med arrangerande förening. Svenska Konståkningsförbundets resebyrå Scan World ska användas vid bokning av resor. Observera att arrangören ska anpassa informationen i brevet till sin tävling och säkerställa att den tekniska funktionären får så mycket information som möjligt för att kunna planera sitt uppdrag och sin resa. Även svarsblanketten ska redigeras efter aktuell tävling. Vilka måltider som erbjuds är endast ett exempel i svarsblanketten. De tekniska funktionärerna betalar sina luncher via avdrag i traktamentet eller direkt till arrangören (självkostnadspris). Funktionärerna ska alltid bli tillfrågade (via brevet och svarsblanketten) om de vill köpa dessa måltider. För mer information om ersättningar vid test och tävling; http://www.svenskkonstakning.se/tavla/forarrangorer/gemensammadokument/. Om arrangören anordnar en bankett/kamratmåltid i samband med tävlingen, är det brukligt att de tekniska funktionärerna bjuds på denna. 1.10 Hantera de anmälningar som kommit in Anmälningar till tävlingen tas emot via IndTA Samtidigt med anmälan ska deltagande föreningar betala anmälningsavgiften. Anmälan skall fortfarande innehålla uppgift om: a) Lagets namn b) För- och efternamn samt födelsedatum på anmälda åkare c) Tävlingsklass d) Föreningens namn e) Planned program content (skickas in på Word-formulär till Svenska Konståkningsförbundet caroline.andersson@skatesweden.se) Anmälan betraktas som efteranmälan om den inkommer efter anmälningstidens utgång, om den inte är komplett enligt ovan vid anmälningstidens utgång eller om anmälningsavgift inte betalats senast på inbjudan angivet datum. Efteranmälan är i mån av plats tillåten fram till tidpunkten för fastställande av startordning mot dubbel anmälningsavgift. Efter anmälningstidens utgång sammanställer förbundet deltagarförteckning och översänder till kontaktperson hos arrangerande förening. Detaljerat tidsschema sätts ihop av arrangerande förening för godkännande av skiljedomare. Tävlingsdatabas sammanställs av förbundet. Om anmälande förening skickar in Planned Program Content till arrangören ska denna snarast skickas vidare till caroline.andersson@skatesweden.se 1.11 Information till deltagande föreningar och de tekniska funktionärerna Arrangören ska senast 10 dagar före första tävlingsdagen skicka information till deltagande föreningar, domarpanel och teknisk panel, innehållande deltagarförteckning och tidsschema som godkänts av

Svenska Konståkningsförbundet 8 (17) skiljedomaren. Publicering av anmälningar får ej göras. Dock får preliminär deltagarförteckning publiceras efter anmälningstidens utgång. Publicering av domarpanel och teknisk panel får ske tidigast två dagar före första tävlingsdagen. 2. STRAX INNAN OCH UNDER TÄVLINGEN 2.1 Tävlingsutrustningen En person från arrangörsföreningens ska stå som kontaktperson vid leverans av tävlingsutrustningen. Ordna torr, uppvärmd och säker förvaring åt utrustningen inför, under och efter tävlingen Arrangören ansvarar för att utrustningen skickas vidare till nästa destination inom angiven tidsram samt att kontakt tas med Svenska Konståkningsförbundets kansli: caroline.andersson@skatesweden.se för bokning av frakt och instruktioner. Vid behov ska arrangören kunna hjälpa till med kortare förvaring av utrustningen före och/eller efter tävlingen för att minimera antalet frakter (och därmed hålla kostnaderna för utrustningshyran nere) Två (2) personer från arrangören ska med tekniska supporten som vägledare transportera, packa upp och packa ned den tunga utrustningen. Dessa personer ska även finnas till hands vid uppsättningar och nedplockningar av utrustningen. Arrangören får inte börja sätt upp utrustningen innan teknisk support är närvarande alternativt har gett klartecken. 2.2 Domarordningen Det är skiljedomarens ansvar att fastställa domarordningen. För att underlätta tävlingsadministrationen lottas domarordningen några dagar före tävling (i samband med att tävlingsdatabasen ställs i ordning) och ordningen meddelas arrangören. Det är lämpligt att dömande skiljedomare är poängdomare ett (1). 2.3 Databasen Svenska Konståkningsförbundet färdigställer och skickar databasen till arrangören och uttagen teknisk support några dagar innan tävlingen börjar. Databasen innehåller: - Slutgiltigt tidsschema (endast tävlingstider) - Alla deltagande lag - Lagens planned program content (inlagda eller uppdaterade) - Funktionärernas namn och ev. deras föreningstillhörighet Ändringar som tillkommer efter att DB har skickats, görs av teknisk support innan lottningen För tekniska panelen och skiljedomare anges SKF (Svenska Konståkningsförbundet) som föreningstillhörighet, för poängdomare anges deras föreningsnamn med 3 bokstäver. Endast SKF:s förkortningar för föreningar får användas i databasen. 2.4 Fastställande av startordning och registrering Lagen ska registreras hos arrangören. Arrangören ska alltså förbereda för dessa registreringar. Lämplig plats kan vara lottningslokalen. I samband med registreringen kan lagledarna lämna in ändringar i laguppställningarna på blanketter för lagets sammansättning. Ändringar kan inte göras efter lottning utan skiljedomarens godkännande. Arrangören ska kopiera upp aktuella laguppställningar och tillhanda ett ex av varje laguppställning till skiljedomaren Fastställande av startordning görs traditionellt med lottbrickor och lottpåse, som tillhandahålls av arrangören. Lottning får göras tidigast kl. 17 före första tävlingsdag. För juniorer och seniorer fastställs startordningen i andra segmentet (friåkning) till omvänd ordning från resultatet i första segmentet (kortprogram).

Svenska Konståkningsförbundet 9 (17) Så snart startordningen är fastställd ska de tekniska funktionärernas papper skrivas ut. Arrangörens ska sortera dessa i buntar: En för varje teknisk funktionär samt gem dem (alternativt en plastficka per klass). Tidsscheman och startordningar ska anslås på väl synliga ställen i ishallen (både publikt och i omklädningsrum.). Såväl översiktligt schema som detaljerat schema (dvs. deltagarlista med time schedule) ska anslås. Säkerställ att tidsschema även finns tillgängliga i domarrum. På konståkningstävlingar i Sverige har åkarna/lagen rätt att få veta av vilka personer de har blivit bedömda. Därför ska man alltid anslå namnen på de tekniska funktionärerna och deras ansvarsområden. I samband med att startordningen fastställs är det även lämpligt att vissa andra funktioner ur arrangörsstaben finns på plats och har möte med skiljedomare. Viktigt att speaker och skiljedomare talas vid om hur man ska kommunicera under tävlingsdagarna. Skiljedomaren bör instruera musikspelaren t.ex. om vad som gäller vid avbrott i musiken m.m. Om ingen handbok tillhandahålls är det viktigt att arrangören i samband med fastställande av startordning framför praktisk information, t.ex. om vad som gäller vid avbrott i musiken m.m. 2.5 Utskrift av dokument (förteckningar, delresultat, resultat m.m.) I dokument Lathund Utskrifter hittar ni en beskrivning av vilka utskrifter som ska göras och vad de ska användas till http://www.svenskkonstakning.se/tavla/forarrangorer/tavlingarforsynkro/. Det är teknisk support som ansvarar för utskrifterna från och med fastställande av startordning. Arrangörerna ordnar utskrifterna till TS och TC när dessa ska vara närvarande vid träningarna. Reseräkningar till alla tekniska funktionärer ska skrivas ut och läggas i domarrummet. De ifyllda reseräkningarna samlas in för granskning och påskrift av arrangerande förening. Reseräkningen kopieras och kopian lämnas sedan till de tekniska funktionärerna innan dessa lämnar tävlingen. 2.6 Rum till de tekniska funktionärerna Domarrum Domarrummet ska vara stort nog för minst 12 personer, med utrymme även för ytterkläder, väskor mm. Där ska även finnas ett bord med plats för minst 12 personer. Domarrummet ska vara uppvärmt och det ska finnas toaletter. Tänk på att spolpauserna är korta och att det är därför viktigt att det finns varma och kalla drycker samt något att äta (t.ex. smörgåsar) i domarrummet när spolpausen börjar. I domarrummet är det viktigt att det finns ett uppdaterat tidsschema, reseräkningar och annan viktig information. Rum till tekniska panelen Ett rum ska avsättas för Tekniska Panelen och teknisk support. Sex (6) personer bör kunna vistas obehindrat i rummet. Rummet ska även vara i iordningsställt under träningstiderna. Detta rum behövs endast under träningar, för det inledande mötet på lördag morgon samt avslutande möte på söndag eftermiddag. Tekniska panelen kan fika och äta lunch i samma rum som domarna. Vid de tillfällen teknisk support inte hinner ta paus är det nödvändigt att någon ur tävlingsorganisationen serverar en kopp kaffe och smörgås, samt måltiderna om det skulle behövas. Teknisk support har intensiva dagar vid tävlingar. 2.7 Domarnas och den tekniska panelens placering Placering av domare och teknisk panel ska vara på lämplig långsida vid rinken. Panelerna bör sitta upphöjt. Tekniska panelen kan sitta på samma nivå eller något högre bakom domarna. När detta inte är möjligt placeras de där det är möjligt, dock på samma sida. Assistenten till skiljedomaren vid is placeras, som namnet beskriver, vid isen och där lagen kliver på.

Svenska Konståkningsförbundet 10 (17) Nedan visas tre alternativa placeringar av bord och funktionärer. Observera att dessa exempel har 6 poängdomare. Vid fler eller färre domare fördelas domarna jämt, på var sin sida om skiljedomaren. Tänk även på att eventuella provdomare måste beredas plats i anslutning till de ordinarie domarna, strax framför, under, eller vid sidan om. Ev. saknar provdomare datorutrustning. Borden bör inte vara för djupa då risk finns för att sikten försämras och lämplig bordshöjd är ca 70 cm. Till varje funktionärsplats skall finnas sittriktiga stolar. Om plattformar byggts upp för panelerna skall skydd finnas så att risk för att stolarna glider över kanten till plattformen elimineras. En extra stol skall även finnas för tidtagaren som hjälper skiljedomaren. Mellanrummet mellan domarna ska vara ca 2 meter. Filtar ska också finnas. Om ishallen är mycket kall bör om möjligt ordnas med värmefläktar. Alt. 1 Tekniska panelen placeras på en upphöjd plattform bakom domarna. Videokamera & kameraoperatör ska också få plats utmed samma rinksida och i anslutning till panelerna, för att repriserna skall ses från samma håll som realiteten. Teknisk Support, med Calc- & backup-datorerna, samt Referee placeras mellan domare 3 & 4 i detta exempel.

Svenska Konståkningsförbundet 11 (17) I mitten placeras den tekniska panelen, på en upphöjd plattform, från vänster: - Assisterande Teknisk Specialist (ATS) - Teknisk Specialist (TS) - En bildskärm kopplad till Expertdatorn - Teknisk kontrollant (TC) - Dataoperatör för Expert-datorn (DO) - Videooperatör för Cutter-datorn (VO) - Kameraoperatör - Framför den tekniska panelen placeras domare 1-6. Mellan domare 3 och 4 placeras calcoperatör och skiljedomare (referee), Calcoperatör för Calc- och backupdatorerna samt systemets skrivare Alt. 2 Alla ishallar erbjuder inte utrymme för en plattform bakom domarna. Då kan samtliga funktionärer placeras längs i en lång rad. Kameraoperatören ska också få plats utmed långsidan. Alt. 3 En alternativ placering med samtliga funktionärer längst banans långsida. Kameraoperatören ska också få plats utmed långsidan. 2.8 Transporter För de tekniska funktionärerna ordnas transport till och från hotell och tågstation, flygplats alt. flygbuss, vid ankomst och avresa. Transport förlagen, dess tränare och lagledare vid ankomst och avresa bör också erbjudas om lagen ej kommer med egen buss, men det är tillåtet att ta en avgift. 2.9 Arenan

Svenska Konståkningsförbundet 12 (17) Publikplatser Arenan ska vara stor nog att kunna erbjuda en publik om minst 200 personer sittplats (detta utöver de sittplatser som krävs för lagen). Det åligger arrangören att säkerställa att arenan är städad till tävlingen. Det får inte ligga skräp synligt runt rinken eller på läktarna. Publiken skall inte ha tillträde till området för den tekniska utrustningen i samband med pauser och efter avslutad tävling. Tydlig avspärrning måste ordnas om placeringen är på ett attraktivt ställe för fotografering m.m. Observera att detta gäller under hela den tid som utrustningen finns på plats (alltså även under uppsättning och nedplockning). Omklädningsrum och värdar Det krävs minst 5 omklädningsrum för en Elittävling. Vid behov ska tidsschema för omklädningsrummen upprättas. Anslå tidscheman på omklädningsrummens dörrar. I omklädningsrummen ska det finnas vatten till lagen. För varje omklädningsrum måste det finnas en värd. Personens ansvar är att se till att man kommer ut till isen i tid och lotsar lagen rätt väg. Omklädningsrummen och dess toaletter ska vara städade och på toaletterna ska det finnas tillgång till speglar, tvål, pappershanddukar och papperskorg. Det är alltid nödvändigt att se över omklädningsrummen och toaletterna mellan varje lag. Endast lag och tränare samt arrangörens funktionärer som har arbetsuppgift i omklädningsrum har tillträde till dessa. Föräldrar, media och funktionärer som inte har uppgift i omklädningsrum har inte tillträde till dessa. Det åligger arrangören att skylta omklädningsrum samt informera obehöriga om att de inte har rätt att vistas i omklädningsrummen. Omklädningsrummen är lagens fredade zon alla lag har rätt till lugn och ro där. Isrinken Om det är plexiglas runt övriga delen av banan måste tillräckligt mycket tas bort så att plexiglas och dess stolpar inte skymmer domarnas sikt. Se till att ha en vakt som sköter in- och utsläpp på isen tillsammans med skiljedomarens assistent. Vid av och påsläpp måste det finnas grindvakter. Obs att man måste ha en dörr för in-åk och en för ut-åk, för att få smidiga entréer, utan krockar. En person ur arrangörsstaben ansvarar för lådor med skridskoskydd som ska förflyttas från dörren för inåk till dörren för ut-åk. Uppvärmningsyta Om möjlighet finns är det bra att styra lagens uppvärmning till en anvisad (större) uppvärmningsyta som inte ligger alltför publikt. Observera att det kan vara aktuellt att göra tidsschema för tillgång till uppvärmningsytan. Media Om media kommer till tävlingen bör det finnas viss förberedelser. Förbered var det är lämpligt att fotografer står så att de kan få bra bilder utan att störa lagen och utan att inverka på domarnas sikt. Media ska inte ha tillträde till omklädningsrummen dessa är åkarnas privata utrymmen för förberedelser och återhämtning. Om media kommer ska de erhålla information om startordningar, resultat m.m. 2.10 Utrustning under tävlingen Dator med skrivare för tävlingsledaren/sekretariat Tillgång till Internet Kopieringsmaskin Komradio för kommunikation mellan speakern och skiljedomaren (skiljedomaren ska ha en egen kanal, men kunna byta till allmän kanal om de behöver kontakt med grindvakt/sjukvård/tävlingsledare) Komradio för kommunikation med sjukvård/grindvakt Komradio för kommunikation med tävlingsledaren Tidtagarur till speakern för att ta tid på uppvärmningarna Tidtagarur till tidtagaren som sitter bakom skiljedomaren Toner till tävlingsutrustningens skrivare ska köpas in TN 3330 till skrivare Brother HL 5450DN Papper för samtliga utskrifter

Svenska Konståkningsförbundet 13 (17) 2.11 Publicering av resultat m.m. Snarast efter avslutad tävling för en klass ska resultat och judges scores anslås i arenan på en synlig och lätt åtkomlig anslagstavla. Skiljedomaren signerar del- och slutresultat. Originalen sparas och arkiveras. Rekommenderas att fler anslagsplatser används. Dels i lagens utrymmen (t.ex. omklädningskorridor eller liknande) och dels i ett publikt utrymme där publiken kan se resultat m.m. Teknisk support gör utskrifter och lämnar över till arrangörsstaben för kopiering och distribution. 2.12 Medaljceremoni och minnesgåva Arrangerande förening ansvarar för att ta fram priser och minnesgåvortill deltagande lag. Medalj- /prisceremonin bör i möjligaste mån äga rum på isen. 3. EFTER AVSLUTAD TÄVLING 3.1 Resultatrapportering på webben Teknisk support lägger ut resultat på en gemensam resultatsida: http://www.skatesweden.wehost.se/14-15// 3.2 Resultatprotokoll Efter avhållen tävling sammanställer förbundet ett fullständigt resultatprotokoll och publicerar på www.skatesweden.se samt skickar med e-post till arrangören. Arrangören ansvarar för att protokollet distribueras till: Samtliga i tävlingen representerade föreningar Samtliga i tävlingen tjänstgörande tekniska funktionärer Sitt eget SDF Resultatprotokoll ska tillhandahållas på något av följande sätt: E-post (PDF-fil) Webbsidan IndTA (PDF-fil) 3.3 Betalning av arvoden till de tekniska funktionärerna Inom 3 dagar efter tävlingen ska arrangören sammanställa reseräkningarna, redovisa dem till Svenska Konståkningsförbundet. Svenska Konståkningsförbundet ska inom 15 dagar efter avslutad tävling betala ut ersättning till de tekniska funktionärerna genom insättning på bankkonto. För utländska tekniska funktionärer får kontant betalning ske. En mer utförlig information finns i dokumentet Rutin utbetalning arvode och ersättningar http://www.svenskkonstakning.se/tavla/forarrangorer/gemensammadokument/. 3.4 Återbetalning av anmälningsavgifter Om ett lag avanmäler sig innan anmälningstiden har gått ut återbetalas hela anmälningsavgiften. Vid avanmälan efter det att anmälningstiden har gått ut och fram till kl 15.00 dagen före första tävlingsdagen återbetalas halva anmälningsavgiften. Därefter sker ingen återbetalning.

Svenska Konståkningsförbundet 14 (17) 3.5 Ekonomi Arrangören betalar en avgift på 8500 kr till SKF för frakt och slitage av utrustning. I avgiften för utrustningen ingår även resekostnaden för teknisk support. Avgiften faktureras arrangören tillsammans med ev. fakturor från resebyrå för domarnas resor. Arrangören ska efter genomförd tävling inom tre arbetsdagar tillsända Svenska Konståkningsförbundet domarnas och tekniska panelens reseräkningar samt inbetala summan för dessa till anvisat konto hos Svenska Konståkningsförbundet (se vidare anvisningar om rutin för arvoden och ersättningar till tekniska funktionärer på www.skatesweden.se). Efter tävlingen sammanställer arrangören en ekonomisk rapport (ingår i arrangörsrapporten). 3.6 Utrustningen Utrustningen ska skickas vidare till nästa destination. Håll kontakt med caroline.andersson@skatesweden.se för information om bokning m.m. Lycka till!

Svenska Konståkningsförbundet 15 (17) APPENDIX I Vad arrangören behöver ordna i samband med en elittävling i synkro - I samband med ansökan till tävling: boka tillräcklig med istid och biutrymmen - Kontakta skiljedomaren med förslag till inbjudan - Senast 1 månad innan tävling publicera inbjudan och öppna anmälan till tävlingen samt skicka notifiering till berörda föreningar och samtliga tekniska funktionärer (inkl. teknisk support) - En person från arrangerande förening som står som kontaktperson vid leverans av tävlingsutrustningen - Ordna torr, uppvärmd och säker förvaring åt utrustningen inför under och efter tävlingen - Ansvara för att utrustningen skickas vidare till nästa destination inom angiven tidsram samt att kontakt tas med ansvarig person på nästa arrangörsort - Omedelbart efter anmälningstidens utgång, kontakta skiljedomare för tidsschemat - Senast 10 dagar innan tävlingsstart maila tidsschema och deltagarlista till deltagande föreningar och till samtliga tekniska funktionärer - Utrymme för säker förvaring av utrustningen - 2 personer som ska transportera de tunga lådorna (vid uppsättning och nerplockning av utrustning eller delar av utrustningen) - Bord och stolar (räkna med lika många som antalet tekniska funktionärer + 2) - Podium för tekniska panelen (om så behövs). - Total längd som krävs utmed långsidan för kameraman, 6 domare och fullständig teknisk panel är ca 20 m. - El-anslutning till datorsystemet: - en distributionsenhet med minst 3 kontakter, >10A - Rak IP-kabel mellan systemets huvudenhet och speakerbåset, alt. trådlöst system - Sidavbitare för att nypa sönder buntbanden - Silvertejp ca 50 mm bred; ca 100 metallgem - Buntband (ganska smala) för att försluta lådorna innan vidaretransport - Beställa toner till skrivaren som ingår i utrustningen. Svenska Konståkningsförbundet meddelar vilken skrivartyp som ingår i utrustningen som ska användas på tävlingen - Papper: ca 4000-5000 ark (beroende på antalet deltagare) - 2 tidtagarur: till tidtagare respektive speaker - Walkie-talkie mellan skiljedomaren och speakern. - Tidtagare - Assistent till skiljedomaren - Kameraoperatör (minst två vid långa dagar) - 1 person som hämtar resultatutskrifter vid calc-operator för kopiering, arkivering och distribution, ytterligare minst 1 person på sekretariatet. Tidsåtgång Personal från arrangören ska vara närvarande i ishallen - Dagen innan tävlingen: Sätta upp utrustningen + test: 2 3 timmar under förutsättning att podiet/borden finns. Inga tränare får vara i båsen. - Efter varje tävlingsdag: framtagning av nästa dags papper mm: 1 2 timmar - På morgonen, innan ny tävlingsdag: 1,5 timmar före tävlingsstart - Plocka ihop utrustningen: 1 2 timmar Calc-operator

Svenska Konståkningsförbundet 16 (17) - Utses av SKF och är oftast också tekniska support - Färdigställer databasen och överför den till calc-dator - Ansvarar för utskriften av papper tillsammans med arrangören - Framställer PDF-filerna till kopiering på CD (om så är avtalat) - Gör html-filen för tävlingen (om så är avtalat) och överför denna till ett USB-minne som arrangören tillhandahåller och mailar den till Tekniska Kommittén, RU

Svenska Konståkningsförbundet 17 (17) APPENDIX 2 Lathund filmare Arrangör bör utse en filmare (kameraoperatör) för hela tävlingen. Om fler filmare, ska antalet hållas till ett minimum och samma kompetenskrav gäller för samtliga filmare. Det ska alltid finnas en huvudansvarig kameraoperatör, som ska ha löpande kontakt med videooperatören, VO. Operatör av kameran ska ha god vana att hantera en videokamera och disponera bild i sökaren. Operatör ska ha genomfört träningsfilmning på exempelvis träningstillfälle. Detta vilar på tävlingsledningen att försäkra. Vid tävlingssituationen gäller: o Operatören ska finnas på plats vid isen 30 minuter innan första tävlingsklassen startar. o Ta kontakt med VO genast när den är på plats och etablera kontakt. o Byte av kameraoperatör får inte ske under samma klass. o I början av tävlingen söker kameraoperatör återkoppling på filmning från VO. o VO visar på senast tillgängliga åk (vid behov) i Cutterdatorn och lämnar feedback. o Inga ändringar i inställningar i kameran får göras utan tillstånd från teknisk support.