Informationspolicy för Salems kommun Antagen av kommunfullmäktige 2000-10-26 Förvaltningarnas arbete skall utvecklas och ge resultat i en högre effektivitet och bättre kommunikation med Salemsborna. Den lilla kommunens fördelar skall tas tillvara. Övergripande mål 16, fastlagt av kommunfullmäktige 1 Sju informationsbud a b c d e Möt invånarna som medborgare Invånarna i Salems kommun har en självklar rätt att få kunskap, vägledning och råd i frågor som rör kommunens angelägenheter. Kommunen har en självklar skyldighet att informera invånarna om rättigheter, skyldigheter och möjligheter av olika slag. Det är varje kommunanställds skyldighet att inom lagar och förordningars råmärken besvara frågor och ge information om eget verksamhetsområde. Information är ett demokratiskt ansvar För att invånarnas önskemål, synpunkter och krav skall kunna återföras till beslutsfattarna krävs kommunikation, ett samspel mellan kommunens organisation och medborgarna. God information förutsätter rätt budskap i rätt tid till rätt målgrupp via rätt kanal. Skall medborgarna kunna engagera sig och påverka före beslut krävs att information ges i tidigt skede. Informationen skall vara lättillgänglig och lätt att förstå. Målgrupp och syfte med informationen avgör valet av kanal. Personligt möte med kommuninvånarna Den kommunala organisationen skall föra en dialog med invånarna och underlätta deras kontakt med kommunen. Information är öppen och ärlig All information skall alltid vara snabb, öppen, saklig, ärlig och aktiv. Innan uppgifter förmedlas skall den därför granskas kritiskt för att undvika vilseledande och otydlig information. Kommunen skall vidare i sin förmedling av information respektera mottagarna av den, vare sig detta är enskilda personer, massmedier eller institutioner/företag. Information är ett medel för att nå kommunens mål Intern information ger kommunens anställda förutsättningar att lösa sina arbetsuppgifter och är ett led i den vidare informationen till invånarna för att vinna förståelse för kommunala beslut. Kommunens medarbetare måste vara väl informerade för att kunna svara på frågor, fånga upp synpunkter och ge god service.
2 Genom information och kommunikation blir medarbetarna kunniga om och delaktiga i verksamhetens mål och syften. Informationen skall förmedlas internt i den kommunala organisationen innan den riktas utåt till invånarna. Extern information hjälper kommuninvånarna att utnyttja de tjänster som kommunen utför på deras uppdrag. f g Information om allas ansvar Innan beslut fattas utarbetas tydliga beslutsunderlag och det är viktigt att all relevant kunskap inom kommunen förmedlas till den/de som tar fram beslutsunderlag. Detta är ett gemensamt ansvar för alla kommunanställda. När väl beslut är fattat skall hela den kommunala organisationen rätta sig efter dessa i en gemensam strävan att förverkliga dem. Den information som ges om besluten skall vara tydliga och konsistent. Förvaltningscheferna har det ansvaret för förvaltningens information inåt och utåt och kommunikationen/samspelet med invånarna. Till deras hjälp finns i kommunen en informatör. Alla med ansvar för en verksamhet har ett ansvar för att såväl internt som externt informera om den. Lyckad information kräver oftast förberedelse För all verksamhet måste informationsinsatser planeras och i förekommande fall även budgeteras från början för att kunna utformas rätt och komma vid rätt tidpunkt. Informationen skall vara integrerad i verksamheten och utgöra ett aktivt stöd i arbetet. 2 Nyckelbegrepp i kommunens informationsarbete Informationen i Salems kommun skall vara: Planerad - Planerad och integrerad i beslutsprocessen - Ha god framförhållning och beredskap för oväntade händelser - Ges i rätt tid Informationen är ett strategiskt instrument för att uppnå fastställda mål i en decentraliserad organisation. Information är även en förutsättning för att organisationen skall kunna genomföra fattade beslut. Informationen skall därför integreras i kommunens verksamheter och diskuteras och planeras samtidigt med andra åtgärder. Det är även viktigt att informationen är snabb och kommer i rätt tid för att vara effektiv, därför skall det finnas upparbetade snabba kanaler till prioriterade målgrupper. Informationsplanen är ett samlat dokument för kommunen. Den upprättas av kommunstyrelsen och varje nämnd fyller på med sitt avsnitt. Informationsplanen beskriver de informationsinsatser som skall göras.
3 Planen uppdateras och revideras på initiativ av kommunstyrelsekontoret. Målgruppsanpassad - Vända sig till rätt målgrupp - Vara anpassad innehållsmässigt Det är viktigt att tänka efter vem informationen vänder sig till. Att informera rätt målgrupp och anpassa informationen till denna innebär att informationen blir effektiv, begriplig och motiverande. Det stora informationsflödet i organisationen innebär att informationen dessutom skall presenteras i en lättillgänglig form för att nå fram. Trovärdig - Saklig och ärlig Information som ett strategiskt styrinstrument förutsätter att mottagarna inte känner sig manipulerade utan kan lita på att det som sägs och skrivs är sant och ärligt menat. 3 Det demokratiska samtalet Huvudansvaret för att den demokratiska dialogen hålls vid liv ligger på de politiska partierna, de idébärande organisationerna, de enskilda medborgarna och på de fria massmedierna. Kommunens (tjänstemannaproducerade) information skall ge fakta och kunskaper, beskriva åtgärder, förslag och beslut i sitt sammanhang. Informationen skall vara lätt tillgänglig. Informationen skall hjälpa medborgare och massmedia till rätt instans inom eller utom kommunen och bemötandet skall vara serviceinriktat. Informationen skall vidare stimulera medborgarna till delaktighet i den kommunala beredningsprocessen och därmed medverka till att kommunens instanser fattar väl förankrade beslut. 4 Informationsansvaret inom kommunen Helhetsansvaret för kommunens information vilar på kommunstyrelsen. Inom denna ram är informationsansvaret i Salems kommun delegerat. Det innebär att varje nämnd ansvarar för att informationen fungerar inom sitt verksamhetsområde. Ansvaret innefattar information till den egna förvaltningens medarbetare samt till övriga berörda målgrupper såväl externt som internt. Informationsarbetet bedrivs dels centralt på kommunstyrelsekontoret, dels hos övriga förvaltningar.
4 Styrande för informationsarbetet är dels kommunens informationspolicy, dels informationsplanen. Informationsplanen skall visa hur man planerar att informera berörda målgrupper internt och externt. 5 Intern information * De som är närmast berörda informeras före andra. * I ärenden som skall informeras såväl internt som externt, är det viktigt att den interna informationen först når ut. a Informationen skall stötta ledarskapet I en decentraliserad organisation måste varje medarbetare förstå sin roll i helheten och ges större kunskaper om omvärlden, ha kännedom om verksamhetspåverkande händelser, beslut och målsättningar, såväl den egna organisationens som de övergripande kommunmålen. Genom en saklig information i rätt tid, undanröjs ryktesspridning. Tvärkommunikationen mellan medarbetare vid olika enheter underlättas. Vidare utgör en väl fungerande kommunikation en förutsättning för den enskildes motivation i arbetet. En fortlöpande, korrekt och öppen information är viktig för att öka den anställdes engagemang och delaktighet. Varje medarbetare skall få information om Salems kommun och den egna verksamheten direkt från kommunen. Därför har informationen en viktig uppgift i att stötta chefer i rollen som arbetsgivarens representant i viktiga frågor, förklara bakgrunden till ledningens agerande för personalen och motivera varför. Informationsansvaret i Salems kommun är delegerat. Det innebär att varje chef ansvarar för informationen till de egna medarbetarna. Målet med varje chefs information är att den anställde - känner till och förstår verksamhetens och den egna enhetens mål och planer samt kommunens övergripande mål, - känner till de resultat som uppnås i verksamheten och på den egna enheten, - har tillgång till den information som behövs för att sköta sina arbetsuppgifter väl, - har kunskap om hur han eller hon själv aktivt kan söka information.
5 b Informationen skall förmedla organisationskulturen och skapa gemenskap Informationen i en organisation har även den viktiga uppgiften att uppmärksamma lovvärda insatser och därigenom uppmuntra handlingar och värderingar som bidrar till verksamhetsmålen. Insatser som visar nytänkande och förändringsvilja bör uppmärksammas. Även värden som kamratskap och gemenskap skall finnas med bland sådant som skall uppmuntras. 6 Extern information * De som är närmast berörda informeras före andra. a Profilerande information Kommunens planerade informationsinsatser är betydelsefulla för hur kommunen uppfattas av allmänheten. Kommunens profilerande information skall därför inte utföras splittrat och tvetydigt, utan vara enhetlig, professionell och genomtänkt. De profilerande insatserna skall ge en samlad bild av kommunens verksamheter och möjligheter. Händelser och frågor av kommunövergripande natur samt profil- och mediefrågor samordnas därför centralt av informatören vid kommunstyrelsens kansli. b Information om kommunens tjänster Kommuninvånarna är användare av kommunens tjänster. De skall därför ges en övergripande och samlad bild av kommunens utbud av tjänster och service. Kommuninvånarna skall i rätt tid och i begriplig form löpande få information om beslut och förändringar beträffande kommunens service och tjänster. I grunden bedrivs detta informationsarbete delegerat av förvaltningarna. I de fall kommunen samlat presenterar sitt utbud, exempelvis över Internet, samordnas informationsarbetet av kommunens informatör. c Information till invånarna såsom medborgare i kommunen Kommuninvånarna skall oavsett om de utnyttjar en viss service eller ej få redovisning av kommunens ekonomi, hur de kommunala skatteintäkterna och avgifterna används och övergripande om den kommunala servicen. I övrigt har kommuninvånarna sin självklara rätt att ta del av kommunens verksamheter, t ex genom att följa massmedier och att vid behov använda sig av offentlighetsprincipen.
6 Särskild information skall ges till grupper som har svårt att tillgodogöra sig den vanliga kommunala informationen och som dessutom är särskilt beroende av den kommunala servicen, exempelvis synskadade. I huvudsak ansvarar kommunens informatör för detta arbete. d Dialog med medborgarna Den information kommunen förmedlar skall stimulera till en dialog med medborgarna om kommunens utveckling. Den kommunala organisationen skall därför hålla en hög servicenivå med hög tillgänglighet. Invånarnas frågor skall besvaras skyndsamt. e Information vid konflikt och i krig och kris En särskild informationspolicy för kris och krig är upprättad. Information vid konflikt hanteras i särskild ordning. 7 Kontakt med massmedia Det som kommunen beslutar berör direkt eller indirekt alla som bor i kommunen. Det ligger därför i massmedias intresse att bevaka kommunen och granska dess företrädare. Och tvärtom, kommunen har starkt intresse av att förmedla nyheter til media. Massmedia påverkar allmänhetens uppfattning om kommunen. Varje kontakt med massmedia är därför en möjlighet att påverka bilden av kommunen i positiv riktning. Det är därför inte bara en skyldighet enligt offentlighetsprincipen utan ligger även i den kommunala organisationens eget intresse att samarbeta med massmedia på ett aktivt sätt. Salems kommun skall ha aktiva och etablerade kontakter med massmedias företrädare. Kommunen skall aktivt arbeta för att tillvarata möjligheterna att få korrekt och positiv publicitet. Varje medarbetare har som privatperson en grundlagsfäst rätt att uttala sig för media utan att meddela någon i kommunen detta. Arbetsgivaren har ingen rätt att efterforska vem som gjort uttalandet. Det är viktigt för kommunen att kommunledningens syn på vissa frågor kommer fram till media och därmed till Salems invånare. Kommunledningen kan som framgår ovan inte ställa krav på att bli informerad när någon av kommunens anställda blir kontaktad av media, men det är en fördel om kommunens informatör kan bli informerad när så skett.