Informations- och kommunikationspolicy Antagen av kommunstyrelsen den 29 augusti 2006
INFORMATIONS- OCH KOMMUNIKATIONSPOLICY Bakgrund Det behöver tydliggöras att kommunens verksamhet bedrivs på uppdrag av dess medborgare enligt beslut i riksdagen eller av kommunfullmäktige. Som anställd sker vår tjänsteutövning alltid mot bakgrund av politiska beslut. Våra tjänster och vår service utförs därför både genom rättigheter och skydligheter gentemot våra brukare/medborgare. Bilden av Hallsbergs kommun skapas av de upplevelser och möten som människor får av kommunens tjänster och service. Det är medborgarnas behov och förutsättningar vi ska se och möta varje dag. Vi ska kommunicera med dem, vara lyhörda, ta tillvara deras synpunkter och ge dem en stor roll i utvecklingen av våra verksamheter. Hur vi utför och informerar om kommunens verksamhet, både i stort och i litet, är därför avgörande för vilken bild som ges av vår kommun. Varför en kommunikationspolicy? Policyn ska fungera som: - ett hjälpmedel för samtliga kommunala verksamheter. - ett internt uppslagsverk där våra medarbetare får tydliga riktlinjer för hur vi ska arbeta med externa och interna kommunikationsfrågor samt profilering. Information från kommunen ska vara lätt att förstå och ta del av. En bra och aktiv information ökar kunskapen hos mottagaren. Genom fler naturliga mötesplatser, tillfällen till dialog och möjlighet att påverka, utvecklar vi demokratin. Detta gäller inte bara vid möten med kommuninvånare utan är lika viktigt i vårt interna kommunikationsarbete. En bra dialog mellan medarbetare och olika delar av vår organisation är en förutsättning för en lyckad extern kommunikation. Kommunikationspolicyn är också ett verktyg för att nå de politiska visioner och mål som kommunfullmäktige antagit. Ansvar och organisation Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för kommunens information. Detta gäller främst policyfrågor, övergripande politiska beslut och frågor som rör hela organisationen. Nämnderna och förvaltningarna är alla ansvariga för kommunikationen inom sina respektive områden. De medarbetare som inom förvaltningen har verksamhetsansvar, har även kommunikationsansvar. Kommunens chefsgrupp har ett särskilt ansvar för att policyn tillämpas och efterlevs. Sid 2 (5)
Varje chef har kommunikationsansvar gentemot sina medarbetare, då de har rätt att få den information som behövs för att kunna sköta sitt arbete på bästa sätt. Varje enskild medarbetare ansvarar ytterst själv för att ta del av den information som krävs för att kunna genomföra ett bra arbete. Det är varje medarbetares skyldighet att aktivt söka och sprida information. Kommunikationens grunder Kommunikation ger kunskap, engagemang och skapar dialog. Med hjälp av ett strukturerat kommunikationsarbete inom samtliga verksamheter kan vi nå de mål och strategier vi sätter upp både övergripande och/eller på förvaltningsnivå. Här följer nio grundregler som vi alltid utgår ifrån inför varje planerad kommunikationsinsats. 1. Klarspråk Vi ska använda klarspråk. Vi ska alltså anpassa språk och innehåll i budskapet till mottagarens behov, förkunskaper, värderingar och andra förutsättningar. 2. Lättillgänglighet Över 20 procent av Sveriges befolkning har svårt att ta till sig en vanlig Nio grundregler 1. Klarspråk 2. Lättillgänglighet 3. Professionalitet 4. Informera snabbt och korrekt 5. Var öppen, ärlig och saklig 6. Visa på en tydlig identitet 7. Det är viktigt att informera inåt 8. Följ alltid kommunens grafiska profilhandbok 9. Samordnad information ger större tyngd text i en dagstidning. Skriv korrekt och i vänlig ton, gärna enkelt - korta meningar, undvik om möjligt fackspråkstermer och förkortningar. Fackuttryck ska i huvdsak användas endast då kommunikationen sker med fackmän. 3. Professionalitet Informationsarbetet ska vara aktivt och offensivt och bygga på egna initiativ och ett förutseende arbetssätt med kunskap om omvärlden och kommunen. Vårt informationsmaterial ska ha en tydlig avsändare, vara professionellt utformat och följa reglerna för kommunens grafiska profil. 4. Informera snabbt och korrekt Information är en färskvara som snabbt ska spridas till alla berörda. Detta är särskilt viktigt vid krissituationer då vi måste agera direkt och visa på konstruktiva lösningar. Medarbetare och invånare ska kunna lita på att kommunens information är sann. Därför ska vi alltid kontrollera fakta innan vi går ut med information. Sid 3 (5)
5. Var öppen, ärlig och saklig Det ska vara lätt att komma i kontakt med kommunens anställda och politiker. Genom en öppen, serviceinriktad och ärlig attityd ska vi inbjuda till dialog. Genom att informera och föra dialog i god tid före beslut och genomförande ges människor större möjlighet att ha synpunkter, engagera sig och påverka. Vi ska därför uppmuntra till synpunkter både av positiv och negativ karaktär. 6. Visa på en tydlig identitet En tydlig identitet ger en klar bild av vad vi gör och vad vi vill med vår verksamhet, nu och i framtiden. En förutsättning för detta är att den interna bilden av Hallsbergs kommun stämmer med den bild som omgivningen har av oss. En tydlig identitet skapar samhörighet och helhet inom den egna organisationen och stärker förtroendet för kommunen. 7. Det är viktigt att informera inåt Det är oftast möjlighet att informera dina medarbetare om vad som kommunen planerar att göra. Med fler informerade medarbetare, får vi fler informatörer och faktabärare gentemot våra invånare. Tänk därför på att informera dina medarbetare. Med fler informerade medarbetare, får vi fler informatörer och faktabärare gentemot våra invånare. 8. Följ alltid kommunens grafiska profilhandbok Genom att alla alltid följer kommunens grafiska profil visar vi vem som är avsändare, skapar en tydlig helhetsbild av Hallsbergs kommun samt stärker vi-känslan bland anställda och medborgare. 9. Samordnad information ger större tyngd Genom att samordna budskap, informationskanal och aktiviteter kan intern och extern kommunikation få större tyngd och genomslagskraft. Vi bör även aktivt leta efter olika former av samordning mellan våra verksamheter. På så sätt kan både tid och pengar sparas. Tänk brett! Sid 4 (5)
Vem vänder vi oss till? Genom att alltid ha en tydlig målgrupp i fokus ökar chanserna för en lyckad informationsinsats. Målgruppen blir också avgörande för vilken informationskanal vi väljer att använda, såsom broschyr, dialog med brukargrupper, stormöten, annonser m fl kanaler. Interna målgrupper Intern information är ofta grunden för en god extern kommunikation. Hallsbergs kommun har många anställda med olika bakgrund och vitt skilda arbetsuppgifter. Tillsammans och uppdelat i olika grupper utgör de anställda målet för den interna informationen. Som anställda ska vi vara en del av helheten. Vi ska vara kunniga om kommunen och ha insyn och delaktighet att påverka vårt arbete. Då ökar möjligheterna för Hallsbergs kommuns verksamheter ökar att nå de uppsatta målen. En kanal som vi i största möjliga mån ska använda vid intern informationsspridning är vårt intranät. Externa målgrupper Kommuninvånarna, näringslivet och besökarna Hallsbergs kommun har ett stort antal målgrupper för kommunikation. Betänk att vi har drygt 15.000 invånare och ca 1.400 företag, dessa är inte EN homogen grupp, utan kan identifiera sig som t ex; Sköllerstabo, gammal/ung, hyrestagare/villaägare mm. Av den anledningen är vi behöver vi använda en mängd olika kanaler för att nå ut med vårt budskap/dialog. En kanal som vi alltid ska använda vid extern information är vår webbplats www.hallsberg.se. All information som riktar sig till de externa målgrupperna ska publiceras på webbplatsen; - Dels för att den är ett arbetsverktyg och faktabas för vår front desk / ansiktet-utåt - personal i kommunen och som får många olika frågor att besvara från allmänheten. - Dels för att såväl allmänhet som anställda ska veta att all kommunal information alltid ska finns tillgänglig på webbplatsen. Massmedia Vi använder ofta massmedia i form av TV, radio och tidningar genom annonsering eller genom pressmeddelanden/intervjuer i syfte att sprida information. Massmedia är också en granskare av kommunen. I deras arbete är meddelarfriheten och offentlighetsprincipen centrala begrepp. Det innebär att vi alltid ska lämna ut allmänna offentliga handlingar och använda saklighet i bemötande med korrekt bakgrundsinformation. Genom ett aktivt mediaarbete med regelbunden pressinformation och genom aktiv bevakning och analys av den bild som massmedia ger, står vi bättre rustade att snabbt och sakligt bemöta artiklar, debattinlägg och insändare. Sid 5 (5)