TRA2000, v 2.0, 2011-06-08 Vår ref: Anette Nordberg Informationssamordnare Datum: 2012-06-11 Informations- och kommunikationspolicy för Tranemo kommun 1. Inledning All kommunal verksamhet i Tranemo kommun är till för dess invånare, de företag som verkar i kommunen och de föreningar som finns här. För att alla ska kunna ta del av den kommunala servicen och utöva sin grundlagsstadgade rätt att påverka kommunala beslut och den kommunala verksamheten måste de få veta vad kommunen erbjuder för service och vilka beslut man har fattat eller är på väg att fatta. De måste få information från Tranemo kommun och de måste kunna kommunicera med Tranemo kommun på olika sätt. Syftet med denna policy är att sätta upp ramar för hur information ska spridas inom och utom organisationen Tranemo kommun och hur organisationen ska kommunicera med invånare, företag, föreningar osv. 2. Förhållningssätt i informations- och kommunikationsarbetet 2.1 Sakligt, korrekt och väl underbyggt Den som sprider information om eller kommunicerar med enskilda personer eller grupper om kommunala angelägenheter ska vara saklig och presentera alla kända fakta. Genom att inte dölja negativa fakta skapar vi förtroende för kommunens verksamhet. Eventuella felaktigheter och missförhållanden ska förklaras, inte bortförklaras. Öppenhet är väsentligt i allt informations- och kommunikationsarbete. Den information som ges ska vara väl underbyggd, spekulationer och eget tyckande hör inte hemma i Tranemo kommuns informations- och kommunikationsarbete. Vid händelser som berör flera verksamheter måste de verksamhetsansvariga rådgöra med varandra innan de går ut med information eller kommunicerar med enskilda personer eller grupper. Vid stora olyckor, svåra väderförhållanden eller andra kriser är allt informations- och kommunikationsarbete centraliserat till medborgarservice och processtöd och ofta också samordnat med andra aktörer utanför den kommunala organisationen. 2.2 Lättillgängligt Det ska vara lätt att söka och få information om Tranemo kommun och att kunna kommunicera med någon anställd eller politiker. Efterfrågad information ska utan onödiga fördröjningar lämnas ut. Undantag görs bland annat för uppgifter som rör Medborgarservice och processtöd Postadress: 514 80 Tranemo Besöksadress: Storgatan 26 Telefon: 0325-57 60 00 Telefax: 0325-771 32 Direkt: 0325-57 60 33 Mobil: 070-556 61 93 E-post: anette.nordberg@tranemo.se www.tranemo.se
personliga förhållanden och annat som regleras i Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) samt för vissa typer av arbetsmaterial. 2.3 Målgruppsanpassat Språket och budskapet ska utgå från mottagarens behov och förkunskaper. Beakta också den rätt som personer med olika funktionsnedsättningar och personer med bristande kunskaper i svenska har att få del av den kommunala informationen och att kunna kommunicera med kommunen. Ord- och bildval ska göras så att inte någon mottagare känner sig diskriminerad på grund av kön, ras, hudfärg, etniskt ursprung, religion eller trosuppfattning, ålder eller sexuell läggning. Mottagare av informationen ska uppfatta den som lättförståelig och tydlig och kommunikation ska genomföras så att den eller de berörda har lätt att förstå budskapet. 2.4 Enhetligt utformat All skriftlig information ska utformas på ett enhetligt sätt för att det tydligt ska synas att Tranemo kommun är avsändare. Varje producent av skriftlig kommunal information, såväl tryckt som elektronisk, är skyldig att följa Tranemo kommuns grafiska profil. Undantag kan bara göras när Tranemo kommun producerar skriftligt material ihop med andra kommuner eller samarbetspartners. 2.5 Snabbt och förutseende Information är en färskvara och ska därför ges så snabbt som möjligt, i synnerhet i krissituationer. När vi informerar om en fråga ska vi också vara beredda på att kommunicera om den. För att den kommunala verksamheten ska fungera väl är det viktigt att anställda känner till planer och beslut. Anställda ska om möjligt få information innan den ges till allmänheten. Vid kommunala beslut som rör personliga förhållanden ska den eller de berörda om möjligt få informationen innan den eventuellt lämnas ut till allmänheten. 2.6 Offensivt Behovet av information ska beaktas i all kommunal verksamhet. Ju tidigare information ges, desto större möjligheter får invånarna att utnyttja sina demokratiska rättigheter och genom kommunikation med Tranemo kommun att påverka beslut och verksamhet. Genom ett offensivt informations- och kommunikationsarbete kan missförstånd och ryktesspridning undvikas. Det går en viktig skiljelinje mellan partipolitisk information och information och kommunikation om en pågående politisk beslutsprocess. Partipolitisk information och politiska ställningstaganden i olika frågor är en uppgift för de enskilda politiska partierna. Information om en pågående beslutsprocess kan komma från kommunen, till exempel i form av beslutsunderlag, förslag till beslut och
protokoll. Strategiska frågor kommuniceras med allmänheten, i form av utställningar, medborgardialoger mm. 3. Informationsansvar Den som har ansvar för en verksamhet har också ansvar för att informera och kommunicera om verksamheten, både internt och externt. Varje verksamhet ska planera sin egen informationsverksamhet. Kommunstyrelsen och medborgarservice och processtöd har ansvar för den kommungemensamma och övergripande informationen och kan också fungera som stöd för enskilda verksamheter i olika informationsfrågor. 4. Intern information I varje chefsuppdrag ingår ett informationsansvar gentemot medarbetarna. En väl informerad personal känner delaktighet, motivation och ansvar i sitt uppdrag. Berörda anställda ska om möjligt informeras innan information ges till allmänheten. Det ingår i varje anställds uppdrag att hålla sig informerad, att ta del av den information som ges och att söka den information man saknar. Det ingår också i varje anställds uppdrag att aktivt dela med sig av den information man själv har och som berör andra anställda. Den grundläggande kanalen för interninformation är det personliga mötet mellan chefen och medarbetaren och mellan kollegor. Därutöver finns ett flertal olika kanaler för intern information, till exempel arbetsplatsträffar/avdelningsmöten, Bladet (det månatliga e-postbrevet till alla anställda) samt intranätet. Tranemo kommuns hemsida och kommunens officiella kanaler på sociala medier kan också fungera som informationskälla för anställda. 5. Extern information och kommunikation Extern information och kommunikation med allmänheten om Tranemo kommun ska bidra till att förstärka och utveckla den kommunala demokratin, skapa förståelse för de beslut som har fattats samt ge kunskap om Tranemo kommuns verksamheter och service. Tranemo kommun ska vara generös med information och kommunicera med allmänheten i många olika kanaler. Information är i många sammanhang också marknadsföring av Tranemo kommun. Snabb och korrekt information och kommunikation ger ett positivt intryck av Tranemo kommun, vilket är mycket viktigt för kommunens framtida utveckling.
5.1 Målgrupper Den primära målgruppen är invånarna i Tranemo kommun. Andra målgrupper är företag och föreningar som är verksamma i Tranemo kommun, grannkommuner, organisationer och myndigheter, turister och andra besökande samt massmedierna. 5.2 Kanaler Tranemo kommun ska möta sina målgrupper på de arenor där mottagarna finns. Därför är en mångfald av kanaler viktigt att använda, ofta parallellt med likartade budskap. På direkta frågor från enskilda personer är muntlig information och kommunikation via personliga möten eller telefon samt skriftlig information och kommunikation via e-post eller brev de bästa kanalerna. Andra kanaler för extern information och kommunikation är Tranemo kommuns hemsida, olika sociala medier, annonsering, broschyrer och andra trycksaker, utställningar, allmänna informationsmöten, medborgardialoger, mässdeltagande, kallelser och protokoll, diariet samt massmedias bevakning. 6. Massmedierelationer 6.1 Massmediernas roll Massmedierna kan vara både en målgrupp för Tranemo kommuns information men också en kanal för den information vi vill nå ut med. Massmedierna har en viktig roll i vårt demokratiskt uppbyggda land. Deras uppdrag innebär bland annat kritisk granskning av hur landet styrs, även på kommunal nivå. Vi ska respektera massmediernas roll och bidra till att de kan granska kommunens verksamhet genom att tillhandahålla efterfrågade dokument, såvida de inte är sekretessbelagda, samt ställa upp och svara på frågor från massmedierna. 6.2 Förhållandet till massmedierna Den bild av Tranemo kommun som förmedlas via massmedierna har stor betydelse för hur Tranemo kommun uppfattas av allmänheten. Därför är det viktigt att Tranemo kommun har goda relationer med de massmedier som väljer att bevaka Tranemo kommun. Målet är att ge en så korrekt bild av Tranemo kommuns beslut och verksamheter som möjligt. Det är viktigt att respektera massmediernas arbetsförhållanden, många gånger är det bråttom med att få fram material och uttalanden. Den som har lovat att ringa
upp eller vara anträffbar en viss tidpunkt ska hålla detta. Oftast kan uppgiftslämnaren få höra/läsa hur de egna citaten återges men man kan inte räkna med att få höra/läsa hela inslaget/artikeln. I varje chefsuppdrag ingår att besvara frågor från massmedierna. Varje anställd person har också rätt att uttala sig i massmedierna. Meddelarfriheten är grundlagsskyddad. Det innebär dock inte ett tvång att uttala sig. Den som vill kan alltid hänvisa till sin chef eller till verksamhetsansvarig. Den som uttalar sig i massmedia ska alltid noga klargöra om man gör det i egenskap av företrädare för en kommunal verksamhet eller om man gör det som privatperson, allt för att minska risken för missförstånd. Bilagor: Vad säger lagen Tipslista för massmediekontakter