Informations- och kommunikationspolicy för Ånge kommun med Riktlinjer för information och kommunikation All information och kommunikation ska vara: korrekt tydlig och begriplig trovärdig lättillgänglig snabb målgruppsanpassad enhetlig professionellt hanterad samordnad Antagen i kommunfullmäktige 2007-05-21, 28 Dnr KS 07/168 841 81 Ånge tel 0690-250 100, fax 0690-127 78 e-post: ange@ange.se www.ange.se
tinnehållsförteckning 1 Syfte...3 2 Mål...3 3 Policyns omfattning...3 4 Policyns status...3 5 Riktlinjer för information och kommunikation...4 5.1 Allmänt om information och kommunikation...4 5.2 Ledning och samordning...4 5.3 24-timmarsmyndigheten...4 6 Extern information...5 6.1 Målgrupper...5 6.2 Externa kanaler...5 6.3 Massmedier...5 6.4 Information under extraordinär händelse...5 6.5 Information i ansträngda situationer...6 7 Intern information...6 7.1 Målgrupper och kanaler...6 8 Grafisk profil och gemensamma mallar...6 9 Övriga dokument om information och media...6 2(6)
1 Syfte Informations- och kommunikationspolicyn är koncernövergripande och talar om hur vi ska förhålla oss till information och kommunikation inom Ånge kommun. För att medborgarna ska få en positiv bild av Ånge kommun krävs att alla inom organisationen arbetar långsiktigt och konsekvent utifrån informations- och kommunikationspolicyn och fokuserar på en enhetlig bild av kommunen. Information som hanteras på rätt sätt förstärker demokratiprocessen, ökar förståelsen och höjer kvalitén på beslut 2 Mål Målet är att ge en tydlig och korrekt bild av kommunens verksamhet samt att kunna möta och tillfredsställa målgruppernas behov av information och kommunikation. Vi ska sträva efter att vara den som ger förstahandsinformation om vår verksamhet. 3 Policyns omfattning Denna policy är styrande både för intern och extern information och kommunikation och omfattar alla anställda och förtroendevalda inom Ånge kommunkoncern. 4 Policyns status Denna policy är ett koncernövergripande styrdokument för allt arbete med information och kommunikation inom Ånge kommunkoncern. Policyn är fastställd av kommunfullmäktige 2007-05-21, 28. Informationssekreteraren är ansvarig för att policyn är aktuell samt för uppföljning av hur policyn följs i kommunkoncernen. 3(6)
5 Riktlinjer för information och kommunikation. 5.1 Allmänt om information och kommunikation Ånge kommun omfattas av offentlighetsprincipen där öppenhet är den grundläggande regeln. Allmänna handlingar ska lämnas ut såvida inte sekretesslagens bestämmelser innebär annat. Meddelarfriheten är grundlagsskyddad och får inte ifrågasättas. All information och kommunikation skall vara: korrekt tydlig och begriplig trovärdig lättillgänglig snabb målgruppsanpassad enhetlig professionellt hanterad samordnad Det är viktigt att alla fakta kontrolleras noga innan de lämnas ut. 5.2 Ledning och samordning Informations- och kommunikationsansvaret följer med verksamhetsansvaret. Verksamhetschef ansvarar för att efterfrågad information kan ges om verksamheten, ledande politiker ska vara beredda på att på samma sätt svara upp till medias behov. Informationsenheten på kommunledningskontoret svarar för samordningen av kommunens övergripande informations- och kommunikationsverksamhet. 5.3 24-timmarsmyndigheten Ånge kommuns ambition är att följa med i utvecklingen på 24- timmarsområdet. Det innebär att så mycket information som möjligt ska finnas på hemsidan www.ange.se. Målet är att medborgarna ska kunna utföra så många ärenden som möjligt via hemsidan. Även andra kontaktvägar som bygger på modern teknik ska användas. 4(6)
6 Extern information Den externa informationen och kommunikationen ska uppfylla omvärldens behov samt präglas av vår vilja att skapa en positiv attityd till Ånge kommun hos medborgarna. 6.1 Målgrupper Kommunens informations- och kommunikationsverksamhet vänder sig till olika målgrupper som medborgare, näringsliv, besökare, anställda och förtroendevalda samt medier och studenter. Dessutom finns organisationer, myndigheter och instanser som är intresserade och berörda av kommunens verksamhet. Grupper med särskilda informationsbehov, exempelvis funktionshindrade och personer med annat språk än svenska som sitt första språk, måste uppmärksammas så att deras behov tillgodoses i möjligaste mån. 6.2 Externa kanaler Ånge kommun ska skapa goda förutsättningar för att alla som är intresserade själva ska kunna söka och ta del av kommunal information via kommunens hemsida. Fler kanaler för extern information och kommunikation är annonsering i dagspress, broschyrer och annat informationsmaterial, seminarier, mässor, utställningar och utbildningar, personliga kontakter samt kontakter med massmedierna. Personliga kontakter och nätverk är effektiva kanaler när det gäller att förmedla information, sprida kunskap och påverka attityder. 6.3 Massmedier Massmedierna spelar en viktig roll i ett demokratiskt samhälle, som förmedlare av information, men även som kritiska granskare av den kommunala verksamheten. Det ligger i kommunens och medborgarnas intresse att massmedierna får tillgång till korrekt och saklig information om kommunens verksamhet. Alla kontakter med massmedierna ska präglas av öppenhet, service och lättillgänglighet för att få till stånd en förtroendeskapande dialog med massmedierna vilket bidrar till en rättvis bild av Ånge kommun. 6.4 Information under extraordinär händelse Vid extraordinär händelse (kris) är det kommunens informationssekreterare som har det yttersta ansvaret för informationen och kommunikationen. Då gäller en övergripande informationsplan för extraordinär händelse i Ånge kommun. Allt informationsarbete planeras och utförs centralt enligt planen. 5(6)
6.5 Information i ansträngda situationer Ibland uppstår en situation som kräver informations- och kommunikationsinsatser utöver det vanliga, men som ändå inte klassas som extraordinär händelse. Dessa situationer kräver fler och snabbare åtgärder än vad som är brukligt i det vardagliga informations- och kommunikationsarbetet. Också här är det viktigt att vi agerar snabbt för att ta och behålla informationsinitiativet. 7 Intern information Alla anställda och förtroendevalda har rätt till information om kommunens verksamhet. Det interna informationsarbetet ska präglas av öppenhet, tydlighet och snabbhet. Hög och jämn nivå på den interna informationen skapar ordning och ger en känsla av samhörighet och engagemang. Varje chef har ett informationsansvar emot sina medarbetare. Medarbetarna har i sin tur informationsansvar gentemot sin närmaste chef om verksamheten och sina arbetsuppgifter. 7.1 Målgrupper och kanaler Målgrupperna för den interna informationen är anställda och förtroendevalda. De kanaler som kan användas för intern information är intranätet, Kommunbrevet, muntlig kommunikation, personalträffar, personliga kontakter och e-post. 8 Grafisk profil och gemensamma mallar Vid all framställning av informationsmaterial och annonser ska Ånge kommun framgå som tydlig avsändare. Kommunens logotyp består av kommunvapnet i kombination med texten Ånge kommun. Rätt logotyp för rätt tillfälle finns i intranätet. De dokumentmallar som finns för brev, kallelser och liknande ska användas både när det gäller intern och extern information och kommunikation. 9 Övriga dokument om information och media Ånge kommuns och de kommunala bolagens riktlinjer för kontakter med massmedia, antagen av chefsgruppen juni 2000, reviderad september 2006 Krisinformationsplan vid extraordinär händelse, uppdaterad 2006 6(6)