Program Strategi Policy Riktlinje Riktlinjer för politiska styrdokument
Dokumentnamn: Riktlinjer för politiska styrdokument Berörd verksamhet: Alla nämnder och förvaltningar Fastställd av: 2017-12-19 242 Dokumentansvarig: Område Styrning Gäller från: 2018-01-01 Gäller till: Tillsvidare Inledning Verksamheten i Östersunds kommun styrs av en rad dokument som fastställs av förtroendevalda ledamöter i kommunens beslutande organ. Dessa styrdokument är verktyg för att förverkliga kommunens politiska mål och beslut. Exempel på sådana politiska styrdokument är program, strategier och policys. Detta dokument innehåller riktlinjer för politiska styrdokument och ska underlätta för dem som ska skriva dokumenten men också dem som ska förstå och använda styrdokumenten i verksamheten. Det är angeläget att styrdokumenten samordnas och är så konkreta och få som möjligt för att underlätta styrning och uppföljning av kommunens verksamhet. Några grundläggande förutsättningar för att styrdokument ska medföra förbättrad styrning är att: de är kända av dem som arbetar i och för kommunen, de är lättillgängliga (elektroniskt och/eller fysiskt), de är lätta att förstå och använda samt det är tydligt vilket styrdokument som styr vad Alla politiska styrdokument ska regelbundet och enligt planerat intervall utvärderas och följas upp. Syfte Syftet med denna riktlinje är att skapa en enhetlig hantering av politiska styrdokument. Riktlinjen fastställer vilka typer av politiska styrdokument som finns i Östersunds kommun, vem som beslutar om dem och hur de förhåller sig till varandra. Riktlinjen visar också arbetsgången för ett styrdokument. Avgränsningar/förtydliganden Dokument som återfinns inom verksamheternas interna styrning omfattas inte av dessa riktlinjer. Exempel på sådana dokument kan vara rutiner, handledningar och lathundar. Dessa verksamhetsspecifika styrdokument kan antingen utformas för att underlätta för den anställde att nå målen i de politiska styrdokumenten eller för att säkerställa att verksamheten följer gällande lagar och föreskrifter. 2 Riktlinjer för politiska styrdokument
Olika typer av politiska styrdokument I Östersund finns fyra olika typer av politiska styrdokument: organiserande aktiverande normerande regler för de som bor och verkar i kommunen Under detta avsnitt ges en beskrivning av dessa styrdokument och vem som fattar beslut om respektive dokument. Samtliga styrdokument utgår från gällande lagstiftning eller kommunens politiska vision. Östersunds kommun har en övergripande vision, som beslutats av kommunfullmäktige. Ett demokratiskt, socialt, ekologiskt och ekonomiskt hållbart Östersund är den gemensamma, grundläggande visionen för Östersunds utveckling och utgångspunkten för det långsiktiga politiska arbetet Organiserande Vem ansvarar för vad? Aktiverande Vad är det vi vill uppnå? Normerande Hur ska vi tänka och göra? Regler för de som bor och verkar i kommunen Arbetsordning för fullmäktige och reglemente för nämnder Översiktsplan Program Policy Riktlinjer (Samtliga instanser) Avgifter/Taxor Regler (KF, nämnder i vissa fall) Ägarstyrning Delegationsbestämmelser (Nämnder) Mål, budget- och ägardirektiv Strategier (KF, KS, nämnder i vissa fall) Politiska handlingsplaner (Samtliga instanser) Utöver ovanstående finns Servicedeklarationer som beskriver vad medborgare kan förvänta sig när de nyttjar kommunala tjänster men också vad som förväntas av medborgaren för att tjänsten ska kunna utföras. Servicedeklarationer är ingen egen dokumenttyp utan är en kombination av information från redan befintliga politiska styrdokument (och eventuellt förtydligande av lagstiftning). Servicedeklarationer ska således inte tillföra någon ny information. 3 Riktlinjer för politiska styrdokument
Organiserande styrdokument Organiserande styrdokument ska tydligt visa hur roll- och ansvarsfördelningen ser ut inom kommunen. Dokumenten i den här gruppen är: Arbetsordning för fullmäktige och reglementen för nämnder Arbetsordning för fullmäktige utgår ifrån de regler som återfinns i kommunallagen. Reglementen beskriver vilka ansvar och kompetensområden nämnderna/styrelserna har, men innehåller också regler och bestämmelser som de ska följa i sin verksamhet. Ägarstyrning Delegationsbestämmelser Ägarstyrning avser bestämmelser för styrning av kommunägda bolag, bolagsordningar och förbundsordningar. De visar exempelvis vad bolaget ska göra för kommunen, hur styrelseledamöter utses och vilken roll fullmäktige spelar för bolaget. Delegationsbestämmelser visar hur kommunstyrelsen, en nämnd eller styrelse delegerar rätten att besluta i vissa frågor till någon annan, exempelvis ett utskott, nämndens ordförande, förvaltningschef eller annan tjänsteman inom en förvaltning. Kommunstyrelse, nämnder och styrelser Aktiverande styrdokument Aktiverande styrdokument tydliggör vad kommunen vill förändra och uppnå. Dokumenten i den här gruppen är: Översiktsplan Kommunens översiktsplan, Östersund 2040, är kommunens viljeinriktning om hur marken, vattnet och den bebyggda miljön ska användas och bevaras. Den ska också visa hur kommunen ställer sig till olika allmänna intressen. Tillsammans med detaljerade bilagor/fördjupningar fungerar översiktsplanen som vägledning för nya detaljplaner och bygglov men också för program samt mål i budget. Program Mål, budget- och ägardirektiv Ett program ger en fördjupad bild av vad politiken vill uppnå inom ett utvalt område. Utgångspunkt för ett program kan vara översiktsplanen men det kan också vara en önskad utveckling inom ett specifikt område. Ett program berör oftast flera nämnder och i vissa fall även andra organisationer. Tidsperspektiv på ett program är långsiktigt, 10-20 år. Det innehåller problembeskrivning, övergripande inriktning och målbild, men tar inte i detalj ställning till utförande eller metoder. Ett program fungerar som underlag till mål och strategier. Mål, budget- och ägardirektiv innehåller fullmäktiges kommunövergripande mål och uppdrag till nämnder/ styrelser och bolag och fungerar på kommunövergripande nivå som utgångspunkt för framtagande av strategier. 4 Riktlinjer för politiska styrdokument
Strategier Politiska handlingsplaner I denna kategori ingår också kommunallagens krav att fullmäktige för varje mandatperiod ska anta ett styrdokument som reglerar kommunala angelägenheter som utförs av privata utförare. Ett strategidokument innehåller prioriterade utvecklingsområden som beskriver hur kommunen ska förverkliga de kommunövergripande målen. De strategiska utvecklingsområdena är utgångspunkt för nämndernas framtagande av mål och förvaltningarnas framtagande av aktiviteter. Vanligtvis finns också en tydlig koppling mellan program (som visar politikens fördjupade målbilder på längre sikt) och strategier (som visar de prioriterade/beslutade utvecklingsområdena inom tidsramen för de kommunövergripande målen, dvs i normalfallet 3-5 år). Handlingsplaner omfattar de aktiviteter som ska genomföras för att uppnå strategier och mål i budget. Vanligtvis planerar förvaltningarna aktiviteter direkt kopplat till exempelvis mål och strategier och dessa behandlas inte politiskt. I särskilda fall kan dock politiken välja att fastställa konkreta åtgärder (i vissa fall ska man göra det) och detta görs då i form av politiska handlingsplaner., kommunstyrelsen och i vissa fall nämnder Samtliga instanser Normerande styrdokument Normerande styrdokument tydliggör kommunens förhållningssätt och arbetssätt och har därför ett fokus på hur kommunen ska fungera internt. Dokumenten i den här gruppen är: Policy Policys visar vilka principer som ska prägla kommunen och vad kommunen är positiv eller negativ till. Riktlinjer Riktlinjer är förtydligande anvisningar som stödjer organisationen så att den bedriver sin verksamhet på rätt sätt. De utgår oftast från policys. Samtliga instanser Regler för invånare, företag och organisationer Regler för invånare och företag tydliggör villkoren för kommunal service. Dokumenten i den här gruppen brukar benämnas kommunens författningssamling och är: Avgifter/taxor Avgifter och taxor visar vad kommunens invånare, företag eller organisationer ska betala för att få del av kommunens service. Regler (inklusive lokala föreskrifter) Regler beskriver hur kommunens invånare, företag eller organisationer förväntas bete sig i vardagen eller för att få del av kommunens service., nämnder/styrelser 5 Riktlinjer för politiska styrdokument
Arbetsgång styrdokument Vid framtagande av ett nytt styrdokument, eller vid revidering, gäller följande arbetsgång: 1. Innan ett styrdokument skapas ska nedanstående frågor gås igenom: a) Vilket behov ska styrdokumentet uppfylla? Om frågan är reglerad genom lagstiftning ska verksamheten utforma rutiner för att säkerställa att medarbetaren följer gällande lagstiftning och då behövs inget nytt politiskt styrdokument. Fundera i så fall hur du behöver kommunicera på ett bättre sätt. b) Är styrdokument den bästa lösningen? Finns det andra sätt att styra verksamheterna så att de gör rätt? c) Vilken typ av styrdokument är aktuellt? d) Finns det befintliga styrdokument som ska upphävas eller revideras på grund av det nya dokumentet? e) Hur samspelar styrdokumentet med befintliga styrdokument inom närliggande områden? f) Stödjer styrdokumentet processen för mål och budget i Östersunds kommun? 2. Utforma styrdokumentet Formulera styrdokumentet på ett kort och tydligt sätt i klarspråk. Det är viktigt att styrdokumentets språkbruk passar väl ihop med dokumentets avsikt och roll. Det gäller särskilt för strategier och riktlinjer som ska vara så konkreta att utrymmet för tolkning minimeras. För samtliga styrdokument som ska beslutas av fullmäktige eller kommunstyrelsen gäller att dessa ska klarspråksgranskas av Område Kommunikation. De ska också formaliagranskas av Område Styrning för att t ex säkerställa att denna Riktlinje för politiska styrdokument följs. Alla politiska styrdokument ska regelbundet och enligt planerat intervall utvärderas och följas upp. Långsiktiga styrdokument ska revideras/aktualiseras minst vart fjärde år. I alla styrdokument ska finnas uppgift om; vem som har fastställt dokumentet, när dokumentet har fastställts, vem som är dokumentansvarig (se nedan), vem dokumentet gäller för och hur länge dokumentet gäller. Det finns mallar för politiska styrdokument på Insidan. Det är viktigt att dessa används för att det ska bli tydligt för den som läser dokumentet. Av mallarna framgår hur respektive dokumenttyp ska utformas. 3. Registrera styrdokumentet Ansvarig handläggare ansvarar för att det antagna styrdokumentet registreras enligt kommunens rutiner och hålls tillgängligt. Observera också att vissa styrdokument ska kungöras på särskilt sätt. 4. Säkerställ rollen som dokumentansvarig För varje styrdokument ska det finnas en dokumentansvarig tjänstemannafunktion som har det yttersta ansvaret för dokumentet. Den dokumentansvarige ansvarar för att styrdokumentet kommuniceras och hålls tillgängligt. Vidare ansvarar den dokumentansvarige för att hålla styrdokumentet aktuellt genom att löpande se till att det följs upp samt revideras enligt beslut eller om behov uppstår. Den dokumentansvarige ansvarar även för att det sker uppföljningar till den instans som har beslutat om det styrande dokumentet. Ansvarig Denna riktlinje beslutas av. Kommunledningsförvaltningen, Område Styrning, är dokumentansvarig och har ansvaret för att förvalta riktlinjen vilket innebär att säkerställa tillämpning, följa upp och revidera vid behov. Varje chef inom den verksamhet som berörs av riktlinjen ansvarar för att dess innehåll är känt och används bland medarbetarna. Uppföljning Kommunledningsförvaltningen, Område Styrning ser till att riktlinjen följs upp varje år och revideras vid behov. Resultat av uppföljning samt förbättringsförslag rapporteras till Kommunstyrelsen. Relaterade dokument Mall för att ta fram ett program, Mall för att ta fram en strategi, Mall för att ta fram en policy, Mall för att ta fram en riktlinje. 6 Riktlinjer för politiska styrdokument