1 Revisionsplan för 2016 års förvaltningsrevision i Region Skåne (beslutad av revisorskollegiet 2015-12-17)
2 Innehåll 1 INLEDNING... 3 2 UPPDRAG... 3 3 REVISORERNAS ORGANISATION... 4 4 RISK- OCH VÄSENTLIGHETSANALYS... 4 5 REVISIONSPLAN... 4 5.1 Granskningar i 2016 års revisionsplan... 4 (1) Investeringar i Framtidens Sjukhus... 4 (2) IT-system övergripande... 5 (3) Kompetensförsörjning... 5 (4) Psykiatrin... 5 (5) Bisysslor... 6 (6) Vårdvalet Effekter på jämlikhet och kompetensförsörjningen... 6 (7) Primärvårdens organisation och ekonomi... 6 (8) Legitimationskontroll uppföljande granskning... 6 (9) Ledtider i cancervården... 6 (10) HR-Fönster tillförlitlighet och rutiner... 7 (11) Effektivitet och produktivitet inom hälso- och sjukvården... 7 (12) Budgetprocessen... 7 (13) God ekonomisk hushållning... 7 (14) Intern kontroll... 8 (15) Regionstyrelsens uppsiktsplikt... 8 5.2 Förstudier i 2016 års revisionsplan... 8 (F1) Migration Effekter och beredskap... 8 (F2) Tidsbokning kartläggning av området... 8 (F3) Funktionshinderspolitiskt program... 8 (F4) Ledarskapsutbildning... 8 (F5) Regionservice... 9 5.3 Granskningar i samarbete med andra organisationer... 9 5.3.1 Granskning i samarbete med primärkommuner i Skåne... 9 5.3.2 Granskning i samarbete med revisorerna i andra landsting/regioner... 9 5.4 Redovisningsrevision... 9 5.5 Bolag och stiftelser... 9 5.6 Speciell uppföljning och särskilda granskningar... 10
3 1 Inledning Detta dokument har som syfte att beskriva 2016 års revisionsplan för förvaltningsrevisionen i Region Skåne. Nedan redogörs kortfattat för revisorernas uppdrag och organisation. Mer information om detta samt arbetsformer mm finns på revisionens hemsida www.skane.se/revisionen. 2 Uppdrag Region Skånes revisorer väljs av regionfullmäktige för att självständigt granska all verksamhet i organisationen så att regionfullmäktiges beslut genomförs på ett effektivt sätt. De av fullmäktige valda tretton revisorerna utgör tillsammans revisorskollegiet, som är revisorernas beslutande organ. Revisorskollegiet granskar regionstyrelsen, nämnder och fullmäktigeberedningar, de av regionen ägda bolagen, de stiftelser som enligt kommunallagen är att betrakta som kommunala företag och finansiella samordningsförbund. Är verksamheten effektiv, utförs, redovisas och kontrolleras den på det sätt som föreskrivs i lag och av fullmäktige? Detta ska regionens revisorer söka svaren på. Uppgiften uttrycks på följande vis i kommunallagen: "Revisorerna granskar årligen, i den omfattning som följer av god revisionssed, all verksamhet som bedrivs inom nämndernas verksamhetsområden." Revisorerna prövar om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt sätt ttvisande inom styrelsen och nämnderna är tillräcklig De förtroendevalda revisorerna väljs också som revisorer i de bolag och stiftelser som Region Skåne har ett dominerande inflytande i samt i de finansiella samordningsförbunden. På det sättet samordnas revisionen för regionens hela verksamhet. I revisionsberättelsen lämnar revisorerna årligen en redogörelse över revisionens resultat till sin uppdragsgivare - regionfullmäktige. Revisorerna ska i revisionsberättelsen uttala om de anser att ansvarsfrihet bör tillstyrkas eller inte för ledamöterna i de styrelser, nämnder och fullmäktigeberedningar som revisorerna utsetts att granska. Utöver bedömningen i ansvarsfrågan kan revisorerna, i enlighet med kommunallagen kapitel 9:17, välja att rikta anmärkning. Vid revisorernas ansvarsprövning i revisionsberättelsen kommer utgångspunkten att vara de kriterier för ansvarsprövning som finns utarbetade av Sveriges Kommuner och Landsting i skriften God revisionssed i kommuner och landsting. Kriterierna är bland annat följande: Bristande måluppfyllelse, ohörsamhet till mål och riktlinjer fastlagda av fullmäktige eller i föreskrifter Bristande styrning, ledning, uppföljning och kontroll Förtroendeskada eller annan immateriell skada
4 Ekonomisk skada Obehörigt beslutsfattande Icke lagenlig verksamhet, brottslig gärning Otillräcklig beredning av ärenden Ej rättvisande redovisning 3 Revisorernas organisation Revisionen är organiserad som en samlad revision av hela verksamheten. Det innebär att alla tretton revisorer granskar hela verksamheten i regionen. För att underlätta i det praktiska arbetet har revisorerna delat in sig i tre revisorsgrupper med vardera en sammankallande revisor. Med beaktande av aktuellt riskområde medverkar revisorskollegiets presidium, liksom revisionsdirektören, i de olika grupperna. Förutom denna uppdelning av Region Skånes organisation i tre delar har speciella granskningsuppdrag lämnats till två grupper av revisorer att särskilt bevaka regionstyrelsens respektive hälso- och sjukvårdsnämndens arbete. Handlingar och protokoll från respektive granskningsobjekt skickas till samtliga revisorer och till revisionskontoret. 4 Risk- och väsentlighetsanalys Revisorerna har under november 2015 genomfört en risk- och väsentlighetsanalys för förvaltningsrevisionen. Risk- och väsentlighetsanalysen har baserats i tre huvudsakliga riskområden nämligen; ekonomi, produktivitet och effektivitet och har lett fram till nedanstående revisionsplan för 2016 års förvaltningsrevision. 5 Revisionsplan En del av nedanstående granskningar kommer att inledas med förstudier innan ställning tas till den vidare hanteringen. Innan en granskning påbörjas ska övervägas vilken insats som är nödvändig. I detta sammanhang ska skiljas på vilka frågeställningar som kan och bör hanteras genom bättre information och förbättrade kunskaper om något sakförhållande, och vad som bör belysas i en fullskalig granskning. 5.1 Granskningar i 2016 års revisionsplan (1) Investeringar i Framtidens Sjukhus Region Skåne har flera stora byggprojekt på gång för att modernisera sjukhusen i Helsingborg, Lund, och Malmö. Under 2014 beslöts att investera 10 miljarder kronor i dessa sjukhus (Framtidens sjukvård). Satsningen omfattar ett antal om- och nybyggnadsprocesser på sjukhusområdena i Malmö och Helsingborg och sträcker sig minst 10 år framåt i tiden. Dessutom kommer sjukhusområdet i Lund att ses över ingående och den laboratoriemedicinska verksamheten anpassas till framtidens behov. Även i Ängelholm sker omfattande byggnadsinvesteringar. Ansvaret för projekten ligger direkt under Regionstyrelsen i enheten för Strategisk Fastighetsutveckling. Regionservice har samtidigt inrättat divisionen Stora Bygg bland annat för arbetet med Framtidens Sjukhus.
5 Då det är stora investeringar som kommer att påverka Region Skånes ekonomi under många år framöver vill revisorerna granska projekten ur ett antal olika aspekter såsom beslutsprocess, projektledning, hantering av ändrings- och tilläggsarbeten samt organisation av verksamheten. (2) IT-system övergripande Region Skånes Revisorer har tidigare granskat IT utifrån ett patientperspektiv och funnit brister i verksamheten. Inom Region Skåne förekommer ett antal föråldrade IT-system som inte är helt ändamålsenliga längre och att det tar lång tid att förnya systemen. Ett projekt pågår tillsammans med Västra Götalandsregionen och Stockholms Läns Landsting gällande framtidens vårdinformationsmiljösystem (3R). Då resultatet av detta samarbete beräknas ligga långt fram i tiden har Region Skåne beslutat att uppgradera det befintliga journalsystemet Melior till M+. Revisorerna vill därför granska den övergripande IT-strategin inom Region Skåne samt beslutsprocessen för nya IT-system generellt. En kartläggning ska också genomföras av de väsentligare systemen som används idag med fokus på ändamålsenlighet och förmåga att möta framtidens behov. (3) Kompetensförsörjning Ett av målen i Region Skånes strategikarta 2016-2017 är Kompetenta, stolta och motiverade medarbetare där ambitionen är att bli Sveriges ledande arbetsgivare. Region Skånes övergripande mål i detta sammanhang, på kort och lång sikt, är att Region Skåne har den kompetens som krävs för att klara verksamhetens mål och uppdrag. Rätt kompetens är en av grundförutsättningarna för att verksamheterna, både nu och i framtiden, ska kunna möta medborgarnas krav och behov. Chefer på alla nivåer ska arbeta aktivt med kompetensförsörjning genom att utifrån verksamhetsuppdraget definiera befintlig kompetens och eventuella kommande bristområden. Revisorerna har tidigare granskat kompetensförsörjning uppföljning (rapport nr 7-2015). Granskningen visade bland annat på att det råder personalbrist inom vissa kategorier och försämrad arbetsmiljö inom flera områden. Då Region Skåne inte hade full kontroll på frågan om hur den kortsiktiga personalproblematiken ska lösas vill revisorerna granska detta område igen 2016. I det nuvarande läget (2015) finns risker för att arbetsmiljö- och bemanningsproblematiken leder till ett sämre patientomhändertagande. De identifierade bristyrkena från föregående granskning samt bemanningssituationen inom ögonsjukvården ska ingå i granskningen. Granskningen ska även belysa orsakerna till rekryteringsproblemen samt varför personal och specialister lämnar Region Skåne. (4) Psykiatrin Under 2009 bildades förvaltningen Psykiatri Skåne. Sommaren 2013 blev den en division i Skånevård Sund, en av tre sjukvårdsförvaltningar i Region Skåne. Psykiatri Skåne har ungefär 3 000 anställda och en budget på cirka 2,3 miljarder kronor. Genom att samla verksamheterna har avsikten varit att erbjuda likvärdig vård till invånarna i Skånes alla delar. Psykiatri Skåne har bland annat till uppgift att behandla psykisk ohälsa som är så pass allvarlig att specialistkompetens krävs. Bra specialistpsykiatrisk vård ska vara tillgänglig och säker. Den ska utföras av kunnig och engagerad personal och patienterna och närstående ska kunna känna sig trygga och delaktiga. Enligt en aktuell utvärdering har det förekommit missförhållanden inom psykiatrin i Skåne det senaste året och revisorerna avser att genomföra en bred granskning av den psykiatriska verksamheten i Skåne.
6 Under 2015 genomfördes en förstudie avseende uteblivna besök vilken bland annat påvisade att uteblivna besök var vanligt förekommande inom psykiatrin. Uteblivna besök medför en hel del problem för Region Skåne och revisorerna vill därför att även denna frågeställning omfattas av granskningen. (5) Bisysslor Revisorerna har tidigare granskat huruvida regionens riktlinjer beträffande bisysslor efterlevs ute i verksamheterna. Anställda och chefer har ansvar att anmäla bisysslor men hur väl fungerar dessa rutiner. Genom en granskning vill nu revisorerna veta hur rutinerna kring bisysslor ser ut och vilken uppföljning och vilka kontroller som omgärdar området samt dessas effektivitet. (6) Vårdvalet Effekter på jämlikhet och kompetensförsörjningen Vårdvalet har sedan det infördes i Skåne granskats från några olika synvinklar. Revisorerna ska under 2016 granska vilka effekter införandet av vårdval har haft på vården i Skåne samt på Region Skånes egen verksamhet. Hur har jämlikheten i vården utvecklats efter införandet av vårdval i Skåne? Riksrevisionen har genomfört en granskning Mindre jämlik primärvård efter vårdval och vårdgaranti (nov 2014) som indikerar att vårdvalet har lett till en mindre jämlik vård i Sverige. Revisorerna vill veta hur det förhåller sig i den skånska vården. Ökar tillgängligheten för alla grupper i samhället? Region Skåne har problem med kompetensförsörjningen och det är angeläget att den kvalificerade vården som bedrivs i Region Skånes regi har tillgång till de specialister som är nödvändiga för denna verksamhet. Hur har vårdvalet påverkat möjligheterna att rekrytera läkare och andra personalkategorier? (7) Primärvårdens organisation och ekonomi Under 2016 avser revisorerna att göra en granskning av Primärvårdens organisation och vilka effekter uppdelningen av verksamheten på tre olika förvaltningar har haft. I granskningen ska även ingå att närmare undersöka de vårdcentraler som under flera år har haft underskott i ekonomin. Vilka incitament har de för att hålla sin budget? Granskningen ska även kartlägga ersättningssystemet och intern kontroll av ersättningar för Region Skånes egna vårdcentraler. Revisorerna avser också att undersöka regionens strategi avseende huruvida vårdcentraler med underskott läggs ned eller ej. (8) Legitimationskontroll uppföljande granskning Revisorerna har tidigare granskat Legitimationskontroll - uppföljning (rapport nr 20/2013). I rapporten konstaterades att rekryteringen av hälso- och sjukvårdspersonal inte fungerade ändamålsenligt. Under 2016 avser revisorerna att återigen genomföra en ny uppföljning med fokus på vidtagna och planerade åtgärder inom området. (9) Ledtider i cancervården Alla patienter ska få den vård de är i behov av och de som är medicinskt högst prioriterade ska alltid komma först. Sammanhållna vårdprocesser är viktiga för att bland annat minimera onödiga väntetider. Revisorerna har tidigare granskat Ledtider i vården uppföljning (rapport nr 13-2015). Under 2016 har revisorerna för avsikt att göra en ny granskning med fokus på tre nya diagnoser. Denna gång riktar sig granskningen mot lungcancer, tarmcancer och
7 bukspottskörtelscancer. Finns det skillnader vad gäller unga respektive äldre? Revisorerna avser även att närmare undersöka hur processerna har förbättrats efter tillskott av resurser till cancervården (tillgänglighetssatsningen). I granskningen ska också ingå en kartläggning över hur man använder de nya operationsrobotarna i vården och vilka flöden och flaskhalsar det finns i vården vad gäller standardiserade vårdförlopp. En uppföljning av utvecklingen av ledtider avseende 2015 års granskning ingår också i granskningen. (10) HR-Fönster tillförlitlighet och rutiner Region Skåne har ett personalsystem benämnt HR-Fönster och som är tillgängligt på intranätet. I HR-Fönstret rapporterar personalen flextid, ansöker om ledighet, rapporterar övertid, mertid och turbyte mm. I HR-Fönster kontrolleras även lönebesked och bemanning på avdelningarna. Under 2016 avser revisorerna att undersöka hur ändamålsenligt och tillförlitligt systemet är och vilken problematik som uppstår då personal arbetar på olika avdelningar eller enheter. I granskningen ska även ingå en kartläggning över vad som händer när personal blir långtidssjukskrivna och hur sjukskrivningsperioder över ett årsskifte fungerar samt hur rättning av eventuella felaktigheter hanteras. Det är således inte bara ITsystemet som ska granskas utan även organisation av funktionen samt rutiner och kontroller som omgärdar detta. (11) Effektivitet och produktivitet inom hälso- och sjukvården Under 2015 har många av de väsentligaste indikatorerna inom Region Skåne pekat på fel håll. Sjukvården klarar inte att hantera ekonomin, vårdorganisationen har fått mer än 700 fler medarbetare men de förväntade resultaten av detta har uteblivit. Situationen med vårdköer har för många diagnoser försämrats under året. Det förefaller som om verksamheterna bedriver mindre vård för mer pengar. Är denna bild rättvisande eller är det så att verksamheterna trots allt åstadkommer mer kvalificerad vård inom andra områden som inte framkommer? Revisorerna granskar därför under 2016 hur hälso- och sjukvården inom Region Skåne arbetar med effektivitet och produktivitet. Granskningen ska kartlägga hur Region Skåne centralt och lokalt mäter och följer upp väsentliga indikatorer som rör begreppen effektivitet och produktivitet. Granskningen ska även omfatta hur styrningen av resurser sker inom vården och därvid omfatta ersättningssystemen. Är vården anpassad efter vårduppdraget och patienternas behov eller efter tillgängliga resurser i termer av vårdpersonal, byggnader och utrustningar? Granskningen bör även beröra frågan om schemaläggning av läkare. (12) Budgetprocessen Under 2015 uppstår, om inget oförutsett inträffar, väsentliga avvikelser mellan utfall och budgeterat ekonomiskt resultat inom vårdsektorn. Beloppen är av sådan storlek att revisorerna anser att området måste granskas. Vad är orsakerna till avvikelserna? Var budgeten inte realistisk eller har det inträffat oförutsedda händelser längs vägen? Hur ser budgetprocessen ut och behöver denna förändras. Granskningen ska även beröra hur arbetet med att ta fram 2016 års budget har gått till. (13) God ekonomisk hushållning Region Skånes planering för att uppnå det av lagstiftaren angivna målet om god ekonomisk hushållning är av fundamental betydelse för både ekonomi och verksamhet. En årlig granskning har skett av området under ett antal år. 2016 är avsikten, liksom tidigare, att genomföra en granskning. Den övergripande frågan är vad som har gjorts och vad som planeras inom det aktuella området med särskilt fokus på det ekonomiska läget och budget i balans.
8 (14) Intern kontroll I enlighet med tidigare beslut ska den interna kontrollen granskas i särskild ordning. Detta innebär att förvaltningar och bolag riskbedöms utifrån hur väl arbetet med den interna kontrollen fungerar. Detta är en fortsättning på ett initiativ som påbörjades för ett antal år sedan. (15) Regionstyrelsens uppsiktsplikt Väsentliga delar av Region Skånes verksamhet bedrivs under olika nämnder eller i aktiebolag som därmed också har ansvar för den bedrivna verksamheten. Enligt kommunallagen har dock regionstyrelsen ett övergripande ansvar i form av uppsiktsplikt. Revisorerna avser att granska hur väl regionstyrelsen utövar sin uppsiktsplikt. 5.2 Förstudier i 2016 års revisionsplan (F1) Migration Effekter och beredskap Sverige och Skåne har tagit emot många flyktinginvandrare de senaste åren, i synnerhet under 2015 och strömmen är fortsatt stark. Revisorerna vill få kartlagt vilka effekter migrationen har på Region Skånes verksamhet. Vilka verksamheter påverkas primärt och hur klarar dessa av tillströmningen? Har Region Skåne beredskap för mottagandet? Hur har antalet papperslösa vårdsökande utvecklats och vilka effekter har detta lett till? (F2) Tidsbokning kartläggning av området Revisorerna har för avsikt att under 2016 göra en förstudie över området för att kartlägga hur tidsbokning i vården ser ut. I förstudien ska bland annat följande frågeställningar ingå: I vilken utsträckning utnyttjas modern teknologi, hur ser resursåtgången ut och hur många tider bokas om? (F3) Funktionshinderspolitiskt program Region Skåne har antagit ett styrande funktionshinderspolitiskt program för perioden 2015-2017. Programmet tar sin utgångspunkt i internationella (FN) och nationella mål vilket innebär att alla personer oavsett fysisk, psykisk eller intellektuell funktionsnedsättning ska kunna utföra sina mänskliga och demokratiska rättigheter. Ingen ska ej heller behöva hänvisas till särlösningar som uppfattas som diskriminerande. Funktionshinderspolitikens övergripande målsättning är att undanröja de hinder som finns i samhället så att alla kan ta del av samhällets olika utbud. Region Skånes revisorer avser att i en förstudie kartlägga det arbete som bedrivs inom regionen för att tillse att målen i programmet nås. Kartläggningen ska inkludera styrande dokument och åtgärder, kontroll- och uppföljningssystem samt huruvida så kallad brukarrevision utförs. (F4) Ledarskapsutbildning Revisorerna avser att göra en förstudie i ämnet ledarskapsutbildning med syfte att kartlägga om det är ett område för en fördjupad granskning. Frågeställningar är bland andra hur ledarskapsutbildning inom Region Skåne är utformad och vilken omfattning den bedrivs i. Vad finns det för rutiner för nya chefer och finns det någon strategisk ledarutveckling?
9 (F5) Regionservice Regionservice levererar varje dag tjänster inom en mängd olika områden såsom; måltider, tvätt- och textiltjänster, administrativa tjänster inom ekonomi och HR, exempelvis löneservice och pensionsservice, fastighetstekniska tjänster och lokalvård. Regionservice utför också patienttransporter inom våra sjukhusområden och transporter av en mängd olika sorters gods och material genom hela Skåne. Regionservice levererar därutöver fastighetstjänster. Regionservice verksamheter påverkar Region Skånes samtliga verksamheter och det är av stor betydelse att tjänsterna utförs effektivt och med god kvalitet. Revisorerna avser därför att genom en förstudie kartlägga hur Regionservice mäter kundnöjdheten inom organisationen. 5.3 Granskningar i samarbete med andra organisationer 5.3.1 Granskning i samarbete med primärkommuner i Skåne Revisorerna i Region Skåne har i samarbete med revisorerna i ett antal Skånekommuner under en längre period genomfört ett antal gemensamma granskningar. Senast, under 2015, riktades fokus mot Utskrivningsklara patienter. Genom en särskild styrgrupp för revisionssamverkan, där revisorskollegiets presidium ingår, har revisorerna för avsikt att även under 2016 och framåt diskutera samverkan med kommunerna på områden där det kan vara motiverat utifrån en risk- och väsentlighetsanalys. 5.3.2 Granskning i samarbete med revisorerna i andra landsting/regioner Revisorerna i Stockholms läns landsting, Västra Götalandsregionen och Region Skåne har tidigare samarbetat kring de stora utvecklingsprojekt som bedrivs inom hälso- och sjukvården hos landets tre stora sjukvårdshuvudmän. Samarbetet har förutom att möjliggöra jämförelser mellan organisationerna också inneburit ett samarbete kring metodfrågor. Gemensamma insatser har gjorts vad avser miljöarbete och jämförelser av finansiella nyckeltal. Avsikten är att även under 2016 och framåt göra finansiella jämförelser samt därutöver diskutera samverkan och samarbete på områden där det kan vara motiverat, och eventuellt kommer något gemensamt projekt att initieras under 2016. 5.4 Redovisningsrevision En revisionsplan för redovisningsrevisionen år 2016 kommer att fastställas under juni månad. 5.5 Bolag och stiftelser Lekmannarevision och bolagsstyrning Revisorerna har tidigare år genomfört granskningar inom området som bland annat syftat till att undersöka hur de av regionen ägda företagen lever upp till ägardirektiv och utfärdade styrdokument, hur bolagen arbetar med sin interna styrning och kommunikation med och rapportering till ägaren, hur upphandlingar och affärsöverenskommelser hanteras samt bolagsstrukturen och intern kontroll. Under 2016 blir några av ovanstående granskningar aktuella för bolagen. Stiftelser Revisorerna har tidigare år undersökt hur regionen utövar ledning, styrning, insyn och kontroll av de stiftelser som är aktuella inom regionens ansvarsområde samt hur
10 upphandlingar hanteras inom berörda stiftelser. Ytterligare specifika insatser kan bli aktuella under 2016. 5.6 Speciell uppföljning och särskilda granskningar Utöver de under respektive rubrik ovan angivna granskningarna och uppföljningarna av tidigare granskningar kan ytterligare insatser bli aktuella även inom andra områden, om behov därav anses föreligga. Mindre omfattande granskningsinsatser kan, efter samråd med revisorskollegiets presidium, initieras av revisionskontoret.