Ägardirektiv Helsinge Vatten AB (556768-2777) Ägardirektiv för Helsinge Vatten AB (nedan kallat bolaget) antagna av kommunfullmäktige i Bollnäs kommun den 2016-12-19, 257 och kommunfullmäktige i Ovanåkers kommun den 2016-05-02, 31 och fastställda av bolagsstämma i bolaget den 2017-03-30, 12. Direktivrätt Det ankommer på bolagets styrelse och verkställande direktör att följa detta ägardirektiv om det inte strider mot bolagsordningen, mot tvingande bestämmelser i lag eller annan författning, exempelvis aktiebolagslagen och offentlighets- och sekretesslagen, eller strider mot bolagets intresse. Detta ägardirektiv är ett komplement till bolagsordningen. De policys kommunfullmäktige i Ovanåkers kommun antar och som även omfattar bolagen, ska tillämpas snarast efter det att delgivande skett. Ägardirektivet, konsortialavtal samt förvaltningsavtal mellan bolaget och respektive ägarkommun är samverkande och kompletterande dokument som gemensamt utgör huvuddelen av ägarstyrningen av bolaget. Bolaget som en del av den kommunala organisationen Helsinge Vatten AB ägs till 60 % av Bollnäs Stadshus AB och till 40 % av Ovanåkers kommun. Bolaget ingår som organ i de kommunala organisationerna. Bolaget ska därför utföra sin verksamhet så att den långsiktigt bidrar till kommunernas arbete för att främja tillväxt i kommunerna. Kommunens ledningsfunktion Bolaget står i sin verksamhet under ledning av Bollnäs Stadshus AB och Ovanåkers kommunstyrelse i deras egenskap av ägare och av Bollnäs kommunstyrelse och Ovanåkers kommunstyrelse enligt 6 kap 1 i kommunallagen. Förutom gällande lag och författning regleras bolagets verksamhet och bolagets förhållande till kommunerna genom - bolagsordning - konsortialavtal - ägardirektiv - förvaltningsavtal I händelse av bristande överensstämmelse mellan de i föregående stycke angivna dokumenten, ska dokumenten tillämpas med företräde i angiven ordning. Huvudmannaskapet för vatten- och avloppshanteringen ligger på Bollnäs kommuns Teknik- och fritidsnämnd respektive Ovanåkers kommuns Tekniska nämnd. I dessa nämnders reglementen ska det tydligt anges vad som ska hanteras av dessa nämnder och vad som ska styras av Bollnäs Stadshus AB respektive Ovanåkers kommunstyrelse.
Ägarnas styrfunktion Ägarna utövar kommunernas styrfunktion över bolaget i de avseenden som följer av lag och utfärdade ägardirektiv. Styrfunktionen avseende bolaget ska till alla delar vara avstämda med samtliga delägare. Styrfunktionen ska i första hand utövas i samförstånd och bygga på acceptans från dotterbolagets sida. Ägarna har regelbundna träffar, sk ägarsamråd, med bolagets VD, styrelseordförande och andra nyckelpersoner minst 2 gånger per år. Därutöver arangerar ägarna seminarie-/utbildningsdagar som är den del av arbetet med att åstadkomma gemensamma referensramar. Bolagets ledning Arbetsordning för styrelsen Styrelsen ska enligt 8 kap 5 aktiebolagslagen årligen utarbeta och anta en arbetsordning för sitt eget arbete vari bland annat ska redovisas arbetsfördelningen mellan styrelsen och eventuellt inrättade andra organ. Instruktion för verkställande direktör Styrelsen ska enligt 8 kap 5 aktiebolagslagen årligen utarbeta och anta riktlinjer och anvisningar för verkställande direktörens handhavande av den löpande förvaltningen. Styrelsen ska vidare enligt 8 kap 5 aktiebolagslagen ange arbetsfördelningen mellan styrelsen och verkställande direktören i skriftliga instruktioner. Styrelsen har ansvaret för omprövningen av instruktionerna. Grundläggande principer för bolagets verksamhet Ansvaret för bolagets organisation vilar enligt aktiebolagslagen på bolagets styrelse. Styrelsen ska utforma organisationen så att förutsättningarna för att uppfylla bolagets ändamål och mål är de bästa möjliga. Bolaget får inte driva verksamhet eller vidta åtgärder som inte är förenliga med kommunala kompetensregler. Bolaget skall med beaktande av den speciella lagstiftning som gäller för allmän va-verksamhet tillämpa grundläggande kommunalrättsliga principer som kommit till uttryck i kommunallagen. Bolaget ska på ett affärsmässigt sätt och utan eget vinstsyfte enligt god praxis och med optimalt resursutnyttjande svara för drift av den kommunala va-verksamheten inom Bollnäs och Ovanåkers kommuner med särskilt beaktande av abonnenternas behov av driftssäkerhet och service. Ägaridé Syfte Ägarnas syfte med Helsinge Vatten AB är att genom bolaget driva och utveckla vatten- och avloppshanteringen så att den tillgodoser brukarnas behov av och högt ställda krav på va-tjänster samt att bidra till en långsiktig hållbar utveckling.
Syftet med att driva kommunal verksamhet i företagsform är att åstadkomma effektivitetsvinster till gagn för de som nyttjar bolagets tjänster utan att detta negativt påverkar den totala kommunala organisationen. Bolaget skall därför eftersträva att söka lösningar som tillgodoser samtliga parters intressen dvs bolaget och ägarkommunerna. Självkostnadsprincipen Bolaget ska bedriva verksamheten enligt självkostnadsprincipen, fastslagen både i kommunallagen och i lagen om allmänna vattentjänster. Ett koncernföretag kan inte tillåtas att optimera effektiviteten i sin verksamhet om det medför nackdelar för de enskilda koncernerna. Koncernnyttan är en överordnad princip. Verksamhetens inriktning Bolaget ska ombesörja kommunens verksamhet med avseende på distribution och rening av vatten samt drift, skötsel och underhåll av de av kommunens fastigheter och anläggningar som används för VA-verksamheten. Bolaget ska ansvara för sin del av det som är kommunernas beredskapsansvar enligt lag. Inom bolaget ska dygnet runt-beredskap organiseras. Bolaget ska samarbeta med övriga kommunala bolag och förvaltningar för att möjliggöra att kommunernas mål och visioner uppnås. Hållbart samhälle Bolaget ska aktivt bidra till en hållbar utveckling av Bollnäs och Ovanåkers kommuner, samt följa och medverka till att de lokala miljömålen uppfylls. ha en verksamhet som bygger på en miljömässig och socialt hållbar utveckling vid investeringar och reinvesteringar beakta miljöaspekterna i syfte att uppnå ett miljömässigt hållbart samhälle. genom egen utveckling och i samverkan med forskning bevaka miljö- och kretsloppsanpassning av verksamhet och tjänster. arbeta för energieffektivisering inom verksamheten Då Helsinge Vatten AB är verksam inom området infrastruktur, som är avgörande för det fortsatta samhällsbyggandet, är det av stor vikt att bolagets verksamhet och planer koordineras med övriga kommunala funktioner såsom: - Näringslivskontoret eller motsvarande kommunal funktion
- Samhällsbyggnadskontoret eller motsvarande kommunal funktion - Teknik-, service- och fritidsförvaltningen eller motsvarande kommunal funktion - Kommunala bolag Ekonomi Bolaget ska bedriva sin verksamhet på ett sådant sätt att kostnaderna för verksamheten täcks genom taxor, enligt självkostnadsprincipen som är fastslagen både i kommunallagen och i lagen om allmänna vattentjänster. Bolaget ska uppnå verksamhetskrav och verksamhetsmål inom ramen för dessa långsiktiga krav. Finansiering Bolagets verksamhet finansieras via taxor. Va-taxa ska antas av respektive ägarkommuns kommunfullmäktige. Styrelsen för bolaget ska inför varje nytt kalenderår upprätta en plan för investeringar enligt kommunernas anvisningar. Underlag för fullmäktiges beslut sammanställs av Bollnäs Stadshus AB respektive Ovanåker kommun. Information Ägarna ska fortlöpande hållas informerad av bolaget om dess verksamhet. Bolaget ska initiera möten med kommunen om omständigheterna så påkallar. Bolaget ska till Bollnäs Stadshus AB och Ovanåkers kommuns kommunstyrelse redovisa bolagets ställning och resultat per den 30/4, 31/8 och 31/12. Bolaget ska därvid uppmärksamma ägarkommunerna på viktigare omständigheter och förändringar som kan inverka på bolagets verksamhet. Bolaget ska hålla båda kommunerna väl informerad om sin verksamhet. Ovanåkers kommun, Bollnäs kommun och Bollnäs Stadshus AB ska ges den information och tillställas de handlingar de begär med den begränsning som framgår av bolagsordningen. Bolaget ska hålla Bollnäs Stadshus AB och Ovanåkers kommunstyrelse väl underrättad om sin verksamhet. Informationsskyldigheten omfattar följande: - Protokoll från bolagsstämma - Bolagets hel- och delårsredovisning - Revisionsberättelse - Lekmannarevisorernas granskningsrapport Härutöver ska löpande ekonomisk och verksamhetsmässig rapportering ske till Bollnäs Stadshus AB och Ovanåkers kommunstyrelse. Händelser av större vikt för bolagets verksamhet ska rapporteras omgående. Innehåller protokoll som ska översändas uppgift av sådant slag att bolaget inte är skyldig att
tillhandahålla allmänheten handling vari uppgiften återfinns kan bolaget utesluta uppgiften. Av översänt material ska framgå att sådan åtgärd vidtagits. Bolaget ska senast i juni, eller annars vid den tidpunkt som överenskommes, varje år anordna information till ledamöterna i respektive kommuns fullmäktige. Informationen ska behandla såväl det gångna året som framtiden. Bolaget ska samråda med fullmäktiges ordförande om innehåll och tidpunkt m.m. för informationen. Fullmäktiges ställningstagande Bolaget ansvarar för att kommunfullmäktige i Bollnäs och Ovanåkers kommuner får ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas. Skulle olika meningar uppkomma i styrelsen om fråga är av sådant slag att den ska underställas fullmäktige ska frågan hänskjutas till Bollnäs Stadshus AB och Ovanåkers kommunstyrelse Budget och handlingsprogram Bolaget ska årligen fastställa handlingsprogram för de närmaste fyra verksamhetsåren, varav det första detaljplaneras och budgeteras. Handlingsprogram och budget ska delges Bollnäs stadshus AB och kommunstyrelsen i Ovanåkers kommun varje år inom den tid ägarna fastställer. Bolaget ska till kommunen lämna de uppgifter som av kommunen bedöms nödvändiga för upprättande av kommunens budget. Årsredovisning/Koncernredovisning Bolaget ska årligen tillhandahålla Ovanåkers kommun, Bollnäs kommun och Bollnäs Stadshus AB det underlag som erfordras för upprättande av ägarnas årsredovisning enligt den kommunala redovisningslagen respektive aktiebolagslagen. Underlaget ska lämnas senast vid den tidpunkt som Ovanåkers kommunstyrelse och Bollnäs Stadshus AB fastställer. Förvaltningsberättelsen Bolagets styrelse ska årligen i förvaltningsberättelsen, utöver vad aktiebolagslagen stadgar, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats mot bakgrund av det i bolagsordningen och dessa direktiv angivna syftet och ramarna med densamma. Uttalandet ska vara så utformat att det kan läggas till grund för kommunstyrelsens uppsikt och beslut enligt 6 kap. 1 och 1 a kommunallagen samt till lekmannarevisorns granskning. Granskningsrapporten Bolagets lekmannarevisorer ska årligen i sin granskningsrapport yttra sig om huruvida bolaget bedrivits på ett ändamålsenligt sätt utifrån det syfte som angivits i bolags-ordningen och i detta ägardirektiv, samt de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten. Om lekmannarevisorerna inom ramen för sin granskning finner brister i de avseenden som anges i första stycket ska lekmannarevisorerna löpande kommunicera sina iakttagelser med
kommunstyrelsen. Taxa för utlämnande av allmänna handlingar Bolaget ska tillämpa den för Ovanåkers kommun enligt gällande taxan för utlämnande av allmänna handlingar. Arkivreglemente Ovanåkers kommuns arkivreglemente ska tillämpas i bolaget. Arkivmyndighet är kommunstyrelsen i Ovanåkers kommun. Bolagsstämma Bolaget ska årligen senast före utgången av april månad hålla bolagsstämma/årsstämma. Av bolagsordningen framgår hur kallelse till bolagsstämma ska ske. Information om bolagsstämman med angivande av tid och plats samt dagordning ska publiceras på bolagets hemsida senast två veckor i förväg. Samma information ska inom samma tid tillställas kommunen för möjliggörande av publicering på kommunernas hemsida.