Kommunstyrelsen Ärende 29
Turism, information och administration Anna Bryntesson, 0571-28106 anna.bryntesson@eda.se TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2018-11-27 1(2) Revidering av instruktion för kommunfullmäktiges beredningar Beredning Kommunstyrelsen 2018-12-04 Beslut Kommunfullmäktige 2018-12-19 Sammanfattning Efter diskussioner inom kommunfullmäktiges presidium och vid kommunfullmäktiges gruppledarmöte har önskemål framkommit om att revidera instruktion för kommunfullmäktiges beredningar så att utvecklingsberedningen stryks som en fast beredning. Möjligheten att tillsätta en fullmäktigeberedning är fortsatt möjlig genom att inrätta en tillfällig beredning. Kommunledningsstaben har skrivit fram detta ärende för beslut enligt förslag. Beslutsunderlag Förslag till instruktion för kommunfullmäktiges beredningar Kommunledningsstabens tjänsteskrivelse 2018-11-27 Förslag till beslut Kommunfullmäktige antar reviderat styrdokument instruktioner för kommunfullmäktiges beredningar, med förändringen att utvecklingsberedningen stryks som fast beredning. Beskrivning av ärendet - Ekonomisk konsekvens/finansiering - Anders Andersson Kommunchef Anna Bryntesson Kommunsekreterare Eda kommun Postadress Box 66 673 22 Charlottenberg Hemsida www.eda.se Besöksadress Torget 1 673 32 Charlottenberg E-post kommun@eda.se Telefon 0571-281 00 Fax 0571-281 03 Organisationsnr 212000-1769 Bankgiro 560-9912
Datum 2017-11-27 2(2) Beslutet expedieras till Personalavdelningen Kommunsekreteraren
1(7) Styrdokument
2(7) Styrdokument Dokumenttyp Instruktion Beslutad av Kommunfullmäktige 2017-06-14 97 Dokumentansvarig Kommunchefen Reviderad av Kommunfullmäktige 2018-10-24, 103 Kommunfullmäktige 2018-12-19,
3(7) Innehållsförteckning Inledning...4 Tillfälliga beredningar...4 Valberedningen...4 Presidieberedningen...5 Utvecklingsberedningen...6 Arvoden...6 Bilaga: Handläggningsrutin fullmäktigeberedning...7
4(7) Inledning Fullmäktigeberedningar hör organisatoriskt till kommunfullmäktige och är ett redskap för politiska uppgifter. Beredningar inrättas för behandling av komplexa ärenden av brett allmänt intresse, t ex i vägvals- och utvecklingsfrågor där kommunen har att göra strategiska överväganden. I Eda kommun finns också två beredningar för mer interna frågor, valberedningen och presidieberedningen. Beredningar kan vara fasta eller tillfälliga och tillsätts proportionellt eller parlamentariskt. Ledamöter i beredningarna väljs inom eller utom kommunfullmäktige. De politiska partierna i kommunfullmäktige nominerar ledamöter och eventuella ersättare. Kommunfullmäktige väljer en ordförande och en vice ordförande till varje beredning. Beredningarna bestämmer själva sina arbetsformer utöver det som finns i arbetsordningen för kommunfullmäktige. En tillfällig beredning får adjungera ledamöter. Tillfälliga beredningar Om behov finns kan en tillfällig beredning inrättas. Uppdrag lämnas av kommunfullmäktige efter förslag från kommunfullmäktiges presidieberedning med tydliga ramar som formuleras i en uppdragsplan. Valberedningen Valberedningen är en fast beredning. På det första sammanträdet med nyvalda fullmäktige väljer fullmäktige en valberedning för den löpande mandatperioden. Bland ledamöterna väljer fullmäktige vid samma tillfälle en ordförande och en vice ordförande för den löpande mandatperioden. Valberedningen består av en ledamot från varje parti som är representerat i kommunfullmäktige samt en ersättare från detsamma. Valberedningens ansvar är att lägga fram förslag i alla valärenden som fullmäktige ska behandla med undantag av valen av fullmäktiges presidium, valberedning eller fyllnadsval som inte är ordförandeval. Valberedningen sammanträder på tid och plats som ordföranden bestämmer, då valärenden ska lyftas i kommunfullmäktige. Sammanträdena är inte öppna. Fullmäktige kan dock besluta att förrätta även ett annat val utan föregående beredning.
5(7) Presidieberedningen Presidieberedningen är en fast beredning. Kommunfullmäktiges presidium utgör tillika presidieberedning och består av 3 ledamöter, de väljs för samma mandatperiod som för respektive uppdrag i presidiet. Kommunfullmäktiges ordförande är ordförande i presidieberedningen och 1:e vice ordförande i kommunfullmäktige är 1:e vice ordförande i presidieberedningen. Presidieberedningen sammanträder på tid och plats som beredningen bestämmer. Sammanträdena är inte öppna. Beredningen kallar de politiker och tjänstemän som erfordras för mötets genomförande. Presidieberedningens uppdrag är att: planera och kungöra kommunfullmäktiges sammanträden samt svarar för det praktiska genomförandet av kommunfullmäktiges sammanträden. kontrollera att ärenden vilka överlämnas till kommunfullmäktige för behandling är tillräckligt beredda. kalla anställda hos kommunen, eller andra sakkunniga, att lämna upplysningar vid kommunfullmäktiges sammanträden. besluta om lokaler för sammanträden med kommunfullmäktige. svara för fullmäktiges årsplanering i årshjulet. bereda frågor om ansvarsfrihet och anmärkning i anslutning till revisionsberättelsen. bereda ärenden avseende kommunfullmäktiges arbetsordning, partistöd, reglementen, bolagens ägardirektiv och bolagsordningar samt styrdokument kring ersättningar till förtroendevalda om dessa ärenden ej bereds av andra organ, t ex tillfällig fullmäktigeberedning. föreslår fördelning av anslagen till den politiska organisationen i fullmäktige, beredningar, kommunstyrelsen, utskott, råd, nämnder och revisorerna vid antagande av nästkommande års budget. ansvara för uppföljning och utvärdering av kommunfullmäktiges verksamhet. bereda motioner och medborgarförslag i ärenden som avser kommunfullmäktiges verksamhet och den politiska organisationen. initiera och genomföra överläggningar med partiernas gruppledare i kommunfullmäktige, kommunstyrelsens presidium, kommunens revisorer, fullmäktigeberedningarnas presidier, nämndernas presidier, kommunchefens ledningsgrupp och företrädare för bolagen. minst två gånger per mandatperiod arrangera en rundtur i kommunen för ledamöter och ersättare i kommunfullmäktige för att informera om pågående och kommande projekt.
6(7) svarar för uppvaktningar och representation i den mån detta ej tillkommer annan. ansvara för genomförandet av medborgarskapsceremonin varje år. Presidieberedningens uppdrag kring de övriga beredningarna är att: lämna förslag till uppdrag, vilka kan tilldelas fullmäktigeberedning. samordna och följa fullmäktigeberedningarnas verksamhet. lämna förslag till entledigande av tillfällig fullmäktigeberedning. Utvecklingsberedningen Utvecklingsberedningen är en fast beredning och har följande fokusområden: Utveckling Framtid Demokrati Medborgardialog Utvecklingsberedningen tillsätts parlamentariskt med en representant från varje parti. Beredningen ska sträva efter hög grad av medborgardialog. Sammanträdena är öppna. Beredningen förutsätts ta kontakt med organisationer, intressegrupper och liknande för att öka sin kunskap inom området, men också för att fånga upp medborgarnas synpunkter inom ramen för beredningens uppdrag. Genom ledamöternas kontakter med medborgarna kan debatterna i fullmäktige fördjupas. Beredningarna ska regelbundet rapportera till presidieberedningen under uppdragets gång. Beredningen sammanträder endast när beredningen har ett aktuellt uppdrag från kommunfullmäktige. Uppdrag till beredningen ska avslutas med en skriftlig rapport som lämnas till fullmäktige vid uppdragets slut. Om beredningen inte enas om ett förslag ska samtliga förslag som behandlas i beredningen lämnas till fullmäktige. Arvoden Arvodesreglementet reglerar ordförande, ledamöter och ersättares arvoden.
7(7) Bilaga: Handläggningsrutin fullmäktigeberedning Denna rutin gäller för utvecklingsberedningen och tillfälliga beredningar. 1. Kommunfullmäktiges presidieberedning föreslår att ett ärende ska hänskjutas till en fullmäktigeberedning. Avgörande faktorer är: - Är ärendet strategiskt? - Vinner ärendet på att medborgardialog genomförs? - Tillåter tidplanen att ärendet överlämnas? 2. Förslag till uppdragsplan utformas med ett tydligt uppdrag, tidsplan, tjänstemannaresurs/er, samt ekonomiska ramar. 3. Fullmäktige beslutar om uppdragsplanen för beredningens uppdrag. 4. Beredningen går igenom och kompletterar det överlämnade uppdraget samt stämmer av med presidieberedningen. 5. Beredningen upprättar detaljerad arbets- och tidplan över vilka moment i utredningen som ska behandlas vid fullmäktigesammanträden, t ex tidpunkt för vägledningsdebatt och slutdebatt. 6. Vägledningsdebatt hålls i kommunfullmäktige. 7. Beredningen skriver minnesanteckningar under arbetets gång. Dessa signeras av beredningens ordförande och representant från oppositionsparti. Resultatet av beredningens arbete redovisas i rapport till kommunfullmäktige. I rapporten redovisas både majoritetens förslag och eventuella reservationer från minoriteten. 8. Slutdebatt hålls i kommunfullmäktige med beredningens rapport som underlag. 9. Beredningen överlämnar slutlig rapport till kommunfullmäktige. 10. Kommunfullmäktige bedömer om uppdraget är fullgjort och remitterar rapporten till kommunstyrelsen för beredning enligt kommunallagen. 11. Kommunstyrelsen bereder ärendet 12. Kommunstyrelsen lägger fram förslag till kommunfullmäktige för avgörande. 13. Kommunstyrelsen verkställer/genomför kommunfullmäktiges beslut.