Processkartläggning Ansökan/Åtagandeplan/Kontroll Västra Götaland

Håkan Lindgren Sida: 1 (26) Processkartläggning Ansökan/Åtagandeplan/Kontroll Västra Götaland Ändringshantering Datum Ändringsnotering Ansvarig 2010-10-18 Dokumentet skapat Håkan Lindgren 2010-10-21 Uppdaterat lagt in ny process för Genomföra Fjärranalys. Håkan Lindgren 2010-11-17 Kompletteringar efter inkomna kommentarer Håkan Lindgren 2010-12-01 Komplettering efter inkomna kommenterar 2010-11-30. Håkan Lindgren PROCESSKARTLÄGGNING ANSÖKAN/ÅTAGANDEPLAN/KONTROLL VÄSTRA GÖTALAND... 1 1 INLEDNING... 3 1.1 SYFTE... 3 1.2 BAKGRUND... 3 1.3 UPPLÄGG... 3 2 ÖVERGRIPANDE... 4 3 HANDLÄGGNING ANSÖKAN SAM/ÅTAGANDE... 4 3.1 ANKOMSTHANTERA SAM/ÅTAGANDE ANSÖKAN... 4 3.2 UTREDA ANSÖKAN... 6 3.3 BESLUT OM DELUTBETALNING... 7 3.4 HANDLÄGGA OCH BESLUTA TVÄRVILLKOR... 8 3.5 BESLUTA OM SLUTUTBETALNING... 10 4 GENOMFÖRA ÅTAGANDEPLAN I FÄLT... 12 5 BLOCKREDIGERING... 13 5.1 HANTERA BLOCKKARTOR... 13

Håkan Lindgren Sida: 2 (26) 5.2 GENOMFÖRA BLOCKREDIGERING... 14 5.3 BLOCKREDIGERING EFTER ÅTP/KONTROLL... 15 5.4 KOPPLA ELLER TA BORT PLOTTYTOR TILL KUNDNUMMER... 16 5.5 GRANSKNING AV KLARA BLOCK OCH REKVIRERING AV ERSÄTTNING... 17 6 KONTROLLER (FJÄRR, FÄLT OCH CDB)... 18 6.1 FJÄRRANALYS... 18 6.1.1 Göra urval Fjärrgårdar... 18 6.1.2 Genomföra Fjärranalys... 19 6.2 FÄLTKONTROLLER... 20 6.2.1 Göra urval Fältkontroller... 20 6.2.2 Genomföra tidiga kontroller... 21 6.2.3 Genomföra vanliga Fältkontroller... 21 6.3 CDB-KONTROLLER... 23 7 BEROENDE MELLAN PROCESSER... 24 8 KOMMENTARER... 25

Håkan Lindgren Sida: 3 (26) 1 Inledning 1.1 Syfte Syftet är att presentera resultatet av workshop Processkartläggning med verksamhetsledare för Handläggning, Åtagandeplaner och Kontroller på länsstyrelsen i Västra Götaland. 1.2 Bakgrund Bakgrunden med arbetet var att ta fram ett underlag för en översyn av arbetet med handläggning av ansökan från SAM och Åtaganden, framtagandet av Åtagandeplaner samt processen för Fältkontroller och Fjärranalys. 1.3 Upplägg Arbetet genomfördes under 2 dagar med följande deltagare: Dan Nygren VL-kontroll Anna Gubanska BVL-kontroll Ann-Sofie Josefsson VL-SAM Torbjörn Johnsson VL-ÅTP Arne Lysell Lansbygdsenheten Henrik Johansson SYSteam Utvecklingspartner Håkan Lindgren SYSteam Utvecklingspartner

Håkan Lindgren Sida: 4 (26) 2 Övergripande 3 Handläggning ansökan SAM/Åtagande 3.1 Ankomsthantera SAM/Åtagande ansökan

Håkan Lindgren Sida: 5 (26) Ankomsthanteringen syftar till att ansökningarna ska registreras i systemet antingen direkt via SAM-internet, Fil eller via ankomstregistrering och scanning. I Ankomstgranskningen registreras fel som datasystemet inte fångar, t.ex. underskrift av fel person, kartredigering och upplysningar på eget papper. Ankomstfel (Grundläggande fel) omfattar fel som ligger på ärendet SAM respektive åtaganden. I samband med ankomsthanteringen identifieras 00-block (nya block) och brukarkommentarer och blockdelning. När det gäller SAM-internet kan informationen om dessa block skickas till blockredigeringen direkt men för blanketter sker detta efter scanning. Resultatet av processen följande: 1. Ansökningar klara för utredning som går vidare till processen Utreda ansökan. 2. 00-block, Block med brukarkommentarer och blockdelningar till Blockredigering

Håkan Lindgren Sida: 6 (26) 3.2 Utreda Ansökan Utredningen sker för att verifiera brukarens ansökningsuppgifter stämmer med regelverket för de olika stöden. Aktiviteten Utföra ändringsregistrering sker löpande under utredningen. Ärenden som utreds prioriterings enligt nedanstående: 1. Brukare som ska bli föremål för Fjärranalys (hämtas från preliminärt urval). a. Brukare med Åtagandeplan b. Övriga Brukare 2. Brukare som ska bli föremål för Fältkontroll (hämtas från preliminärt urval). a. Brukare med Åtagandeplan b. Övriga Brukare 3. Övriga Brukare a. Brukare med Åtagandeplan b. Övriga Brukare För varje utredningsprocess ingår följande aktiviteter: Utöka åtagandet Brukarskifte

Håkan Lindgren Sida: 7 (26) Utreda felkoder (åtgärdskoder) Upplysningar i ansökan Blockiduppdatering Återkrav ingår i handläggningen men sker senare på året. För brukare där det ska tas fram en Åtagandeplan görs en överlämning till processen Genomföra åtagandeplan i fält. Efter denna process registreras uppgifterna i systemet och sedan sker kommunicering. Resultatet av utredningsprocessen är: Ansökningar/Ärenden som är klara i utredning och kan gå vidare till Beslut. Ansökningar/Ärenden som är klara i utredning men där företaget uttaget till Fjärranalys. Ansökningar/Ärenden som är klara i utredning men där företaget tuttaget till Fjärrkontroll. 3.3 Beslut om delutbetalning Delutbetalning görs för Miljöersättningar och Regionala stöd. I processen för att Göra administrativa kontroller sker nedanstående aktiviteter: - Dubbelredovisning - Korskontroller Korskontroller och dubbelredovisningar utreds men registreras inte i systemet förrän Automatisk Administrativ Kontroll av översökta block körs. Brukare med stora fel i ovanstående kontroller stoppas för delutbetalning.

Håkan Lindgren Sida: 8 (26) I processen för Fatta Beslut ingår aktiviteterna: - Granskning enligt checklista - Framtagande av granskningslistor - Framtagande av underlag till SJV - Framtagande av Verifikationsunderlag och jämförelse mot granskningslistor. - Framtagande av beslutslistor och jämförelse mot granskningslistor. - Rapport till SJV Resultatet av processen för delutbetalning är utbetalning till Brukaren. 3.4 Handlägga och besluta Tvärvillkor

Håkan Lindgren Sida: 9 (26) Avvikelse mot Tvärvillkoren identifieras vid Kontroller på företagen. Dessa kontroller sker i alla kontroller som sker på plats och i vissa fall är det kommunerna som rapporterat avvikelsen. Tvärvillkorsbeslutet är en avdragsprocent och avdraget sker i utbetalningsbesluten. Det stora problemet med tvärvillkoren är att rapporterna om avvikelser kan rapporterats löpande under hela året och rapporter som inkommer efter det att utbetalningsbesluten är fattade och utbetalade gör att brukaren får ett nytt utbetalningsbeslut. Avvikelse mot tvärvillkoren rapporteras från: - Fältkontroller - CDB-Kontroller - Djurskydd - Tillsyn - Foder och Livsmedel - Miljö och växtskydd - Tvär Alla - Får/Get Resultatet av processen är en avdragsprocent som används i utbetalningsbesluten.

Håkan Lindgren Sida: 10 (26) 3.5 Besluta om Slututbetalning Processen för Handläggning av ansökan SAM/Åtagande avslutas med att slututbetalning görs till Brukaren. Det som initierar är följande: Brukare klara i Fjärranalys. Brukare klara efter utredning. Brukare klara i Fältkontroll. Hanteringen startar med att eventuella förändringar av blockidentiteter uppdateras i underlaget och hanteringen går sedan vidare med administrativa kontroller som innehåller aktiviteterna: Identifiera dubbelredovisning. Automatiskt uttag och registrering av Översökta block (gäller inte brukare som blivit fältkontrollerade). Genomföra korskontroller. Registrering av avvikelser identifierade i administrativa kontroller för dubbelredovisning och korskontroller.

Håkan Lindgren Sida: 11 (26) Processen går vidare och för Brukare där ansökningarna registrerats manuellt eller där det skett ändringar under handläggningen sker registreringskontroll. Brukare som fältkontrollerats blir föremål för efterarbete i vilket ingår nedanstående aktiviteter: Genomföra villkorsavdrag. Uppdatera åtagande med kontrollresultat. Genomföra sanktionsberäkningar. Genomföra eventuella återkrav. I beslutsprocessen ingår också att hantera tvärvillkor, en process som beskrivs i eget avsnitt. Vidare sker granskning av besluten där aktiviteterna är: Kontrollera att åtagandet är beräknat före utbetalning. Granskning av manuella avdrag. Plocka bort ej utrapporterade djur. Beräkna släpande sanktioner. Hantera kontroller tidigare år (Brukaren ska inte få sanktion om ansökningen skett på tidigare kontrollresultat). Processen avslutas med att beslut fattas i ärende och underlagen tas fram och skickas till jordbruksverket: Granskningslistor Beslutslistor och formellt beslut. Verifikationsunderlag Rapport till SJV. Resultatet av processen för slututbetalning är underrättelse och utbetalning till Brukaren.

Håkan Lindgren Sida: 12 (26) 4 Genomföra åtagandeplan i fält Processen för att genomföra åtagandeplan i fält tillhör handläggningsprocessen men utförs ofta av annan personal. Handläggningen prioriterar brukare där åtagandeplan ska tas fram i utredningen och när den är klar kan fältarbetet påbörjas. Det som sker först är en prioritering av ärenden/brukare enligt: Fjärranalysföretag Fältkontrollföretag Övriga Företag I förberedelserna inför fältbesök ingår att block som ska redigeras eller att blockets kategori ska förändras skickas till blockredigeringen. Åtagandeplanhandläggare genomför sedan åtagandeplan där det ingår följande aktiviteter: Förbereda fältbesök. Genomföra fältbesök. Överenskommelse med brukare. Registrera Markklasser i MK. Registrera Åtagandeplan i Ararat. Förutom åtagandeplaner kan fastställande av 00-block eller utredningar av block som ligger till grund för ansökningar från Nationella reserven utföras i ett fältbesökt om de sammanfaller med brukare som ska ha åtagandplaner. Processen avslutas med överlämning till handläggningen (via ÅTP-handboken) och i handläggningen sker registreringskontroll och kommunicering till Brukaren (se process Utreda Ansökan ). Resultatet av processen är åtgandeplan som är klar efter fältbesök samt eventuella block där omfattningen ska redigeras efter genomförd åtagandeplan.

Håkan Lindgren Sida: 13 (26) 5 Blockredigering Blockredigering kan ses som en stödjande process till handläggningen. Blocken är centrala i alla processerna 5.1 Hantera Blockkartor Processen pågår oftast från årsskiftet fram till ansökningstidens slut. Den startas av en beställning från brukaren, antingen via uppgifter om aktuella fastigheter eller via aktuella blockid. Det är oftast en handläggare, som bemannar vår telefonslinga, som tar emot beställningen och skickar den vidare med hjälp av SAM-boken eller ett direkt mail. Blockredigeraren får beställningen i den resursbrevlådan som skapats för dessa beställningar.

Håkan Lindgren Sida: 14 (26) 5.2 Genomföra blockredigering Det som startar processen för redigering av block är, förutom block som ska hanteras inför åtagandeplan, nya block som brukaren ansöker på, förändringar som brukare begärt eller block som ska delas enligt principen för brukarblock. Processen får information tidigt från ansökningar som kommer in via SAMI och Fil via listor, information från brukare som använder blankett sker efter det att ansökan scannats (eller registrerats manuellt). I vissa fall får 00-block en preliminär yta och ett blockid detta gäller om det ska ske ajourhållning. Blockredigering innebär att blockets yta ska ritas eller ändras i blockdatabasen detta sker på skärm men i vissa fall krävs det fältbesök för att bestämma omfattningen. Efter det att blocket klarmarkerats i MK sker en snabbgranskning av redigeringen och lista över granskade block skickas till SJV. Resultatet av blockredigeringen är block som är klarmarkerade i MK och som kan gå in i årets handläggning samt lista över granskade block till SJV.

Håkan Lindgren Sida: 15 (26) 5.3 Blockredigering efter ÅTP/Kontroll Samtliga block som är besökta av en ÅTP-handläggare eller fältkontrollerats av en kontrollant ska redigeras. Även i de fall blocket är riktigt geometriskt så ska det få nya attribut som visa att arbetet är utfört och klart. Allt ska vara klart samma år som fältarbetet är utfört.

Håkan Lindgren Sida: 16 (26) 5.4 Koppla eller ta bort plottytor till kundnummer Processen att koppla eller ta bort plottyta/or till ett kundnummer grundar sig på en GIS-analys som utförs av SJV. Länet får underlaget på ett antal listor som ska åtgärdas innan årsrullningen.

Håkan Lindgren Sida: 17 (26) 5.5 Granskning av klara block och rekvirering av ersättning Processen är ett absolut krav för att få ersättning för allt arbete med redigering i blockdatabasen. Utbetalningen från SJV bygger på de listor son Lst skickar in.

Håkan Lindgren Sida: 18 (26) 6 Kontroller (Fjärr, Fält och CDB) 6.1 Fjärranalys Fjärranalys sker för på satellitfoto för brukare inom utvalda områden. Analysen genomförs av extern entreprenör. 6.1.1 Göra urval Fjärrgårdar Urvalet av brukare som ska bli uttagna till fjärranalys startar under hösten för ansökningsåret där länsstyrelsen skickar förslag på fjärrområde till SJV som bestämmer vilka områden som ska ingå för det aktuella stödåret. För fjärranalysområden görs ett preliminärt urval på brukare för att handläggningen ska kunna prioritera dessa i sitt arbete. När ansökningarna är upplagd i systemet kan det definitiva urvalet genomföras. Resultatet av processen är Preliminärt urval av fjärrgårdar som skickas till handläggningen för prioritering samt definitiv urval av fjärrgårdar som går vidare till processen för att genomföra fjärranalys.

Håkan Lindgren Sida: 19 (26) 6.1.2 Genomföra Fjärranalys Processen för att genomföra fjärranalys startar när handläggningen är klar med utredningen av fjärrgårdarna och det definitiva urvalet. Länsstyrelsens ansvar är att ta fram underlaget för fjärranalysen vilket är kartor och ansökningsuppgifter på uttagna brukare som skickas till en extern entreprenör som genomför analysen. Ändringar som sker efter det att underlagen tagits ut skickas också till entreprenören. När analysen är klar läses resultatet in i kontrollsystemet och efterbehandlas på länsstyrelsen. Brukare där som inte har miljöstöd och där det inte har identifierats fel som kräver fältkontroll kommuniceras och är klara för vidare handläggning, övriga brukare tas ut till fältkontroll där hela brukaren eller delar av brukaren kontrolleras i fält. Resultatet av processen är Brukare som är klara i fjärranalys och som går vidare i handläggningen eller brukare som ska fältkontrolleras.

Håkan Lindgren Sida: 20 (26) 6.2 Fältkontroller Eu har som krav att en viss andel av Brukare/Ärenden ska fältkontrolleras varje år vilket innebär att dessa får ett fältbesök av en kontrollant. 6.2.1 Göra urval Fältkontroller Urvalet av brukare som ska fältkontrolleras sker i flera steg där det första är ett automatiskt urval som görs på SJV baserat på föregående års ansökningar. När ansökningarna är registrerade och 95 % av SAM-ansökan är utredda och klara sker ännu ett urval resterande urval sker manuell at kontrollansvarig på länsstyrelsen. Resultatet av processen är ett preliminärt urval som går till handläggningen för att hanteras prioriterat samt urvalet av fältgårdar som går vidare till kontrollprocessen för uttag och fördelning.

Håkan Lindgren Sida: 21 (26) 6.2.2 Genomföra tidiga kontroller För att sprida ut arbetet med fältkontroller under året sker tidiga fältkontroller på uttagna brukare. De stöd där tidiga kontroller kan ske är de där kontrollen sker på åtagandet exempel på dessa är Kult, Bete och Misk. Resultatet av processen är brukaren som är klara i fältkontrollen för aktuella stöd och som sedan går vidare i vanliga fältkontroller. 6.2.3 Genomföra vanliga Fältkontroller

Håkan Lindgren Sida: 22 (26) Det som startar processen är brukare som är klara i utredningen och brukare som efter fjärranalysen ska kontrolleras i fält. Det första som sker är att kontrollansvarig gör uttag och fördelning till kontrollant. Kontrollanten ansvarar för att genomföra kontrollerna i vilket ingår Förberedelser inför fältkontroll. Genomföra fältkontroll. Efterarbete (Inläsning/registrering av kontrollresultat). Processen fortsätter med eventuella justeringar av åtagandplaner eller kultåtagande, efterkontroller och kontroller av vårbearbetning. Fältkontrollerna avslutas med att brukaren klarmarkeras. Resultatet av processen är: Brukare med avvikelse mot tvärvillkoren som går vidare i tvärvillkorsprocessen. Brukare klara i kontroll som går vidare i handläggningen för beslut. Block som kräver redigering efter kontroll som går vidare till blockredigering.

Håkan Lindgren Sida: 23 (26) 6.3 CDB-kontroller Detta rör djurkontroller som sker löpande under året när djuren inte är ute på bete. Den som står ansvarig för produktionsplatsen (PPN), djurhållaren tas ut till CDBkontroll och fördelas av kontrollansvarig på kontrollant. Det som ingår i processen för att genomföra CDB-kontroll är: Förbereda Genomföra Registrera Granska Kommunicera När kontrollen genomförd ske klarmarkering i systemet. Resultatet av kontrollerna är avvikelser som hanteras i handläggningen amt avvikelser mot tvärvillkoren.

Håkan Lindgren Sida: 24 (26) 7 Beroende mellan processer Ankomsthantera Ansökan Utreda Ansökan Administrativ kontroll Efterarbete Kontroll Beslutshantering Utökning åtagande Blockid uppdateringar Ankomstregistrering Utreda åtgärdskoder Brukarskifte Dubbelredovisning Villorsavvikelse Sanktionsberäkning villkor Registreringskontroll Ankomst granskning Verifiering/Scanning Utreda Återkrav Korskontroller Återkrav efter kontroll Tvärvillkor Översökta block Granskning Utreda ankomstfel Upplysningar i ansökan Blockiduppdatering Kommunicering Fatta beslut Beslut Klarmarkering Kommunicering Registrera åtagandepan Uttag till Fält Fältbesök Hantera Blockdelning Kommunicering Fjärranalys Läsa in fil Kommunicering Registrera resultat Hantera brukarekommentarer Genomföra åtagandeplan Skicka ändringar Genomföra fältbesök Förbereda fältbesök Identifiera 00-block Blockredigering Fördela Skicka underlag Uttag/Fördelning Blockredigering Åtagandeplan Fjärranalys Fältkontroll Ovanstående bild visar hur de olika processerna utförs i förhållande till varandra. Bilden visar vilka processer och aktiviteter som ett ärende beroende på sina förutsättningar kommer att gå igenom det är alltså inte så att alla ärenden kommer att behandlas i alla aktiviteter. Huvudprincipen är att de processer som redovisa på ovansidan är obligatoriska däremot är det så att ingående aktiviteter är beroende på det specifika ärendet t.ex. är inte alla ärendet inblandade i brukarskiften.

Håkan Lindgren Sida: 25 (26) 8 Kommentarer Under denna rubrik samlas kommentarer som kom fram under workshopparna. Kategorisering Handläggning - Kontroll Handläggning - Kontroll Handläggning - Kontroll Handläggning - Kontroll Handläggning - Kontroll Kontroll Kontroll Åtagandeplan Åtagandeplaner Blockredigering - Kontroll Handläggning -Blockredigering Handläggning -Blockredigering Handläggning -Blockredigering Handläggning -Blockredigering Handläggning -Blockredigering Handläggning -Blockredigering Handläggning -Blockredigering Kommentar Signal till kontroll att kommunicering av administrativa kontroller om dubbelbrukning som pågår. Viktigt att handläggning och kontroll har koll på varandras arbete. Rutiner för samverkan mellan handläggning och kontroll är viktiga. Ändring blockid allvarlig kontroll måste veta om ny data måste hämtas. Handläggning kan skicka brukare tillbaka till kontroll för lösa problem. Handläggarna får ingen signal om data i kontrollresultatet ändras efter att det är klart. Omkontroll/utbildning kontrollanter sker under kontrollsäsongen. Omkontroller är kvalitetsgranskning av enskilda kontroller av kontrollansvariga Tid för ÅTP vanligtvis på en vecka. Ska kontrollera tidsramar. Flera besök på samma brukare (inte optimalt) 00-block, brukarkommentarer, ÅTP, kontroller. Problem med vilka som gör vilka 00-block. Saker föll mellan "stolarna". Nya block-kartor skrivs ut i Uddevalla, Blockredigeringsbehörigheten är begränsad, speciell skrivare i Uddevalla samt handläggare med blockred behörighet. Problem att identifiera 00 block efter att de fått preliminär identitet. Hantera 00-block i multikuben så att kopplingen till Brukare finns. Redigering av block efter kontroll till nästa års ansökan är viktig? Redigering av block efter arealkontroll som byter blockid innebär att handläggning måste be om inaktivering av nytt blockid. Måste diskutera om block redigeringar som påverkar handläggningen aktuellt år ska få förtur före blockredigeringar efter kontrollresultat Redigeringar av block för handläggning ska ske innan kontroll påbörjas?

Håkan Lindgren Sida: 26 (26)