Landstingsstyrelsens finans- och regionalutvecklingsutskott PROTOKOLLSUTDRAG SID 1(2) 2016-08-30 LS-LED16-1248-2 48/16 Mälarsjukhuset, hus E35, plan 4, ombyggnad av lokaler för FM-enheten, Inköp och delar av VLS-stab - Projekt G6157 Diarienummer: LS-LED16-1248 Behandlat av Mötesdatum Ärendenr 1 Landstingsstyrelsens finans- och 2016-08-30 48/16 regionalutvecklingsutskott 2 Landstingsstyrelsen Finans- och regionalutvecklingsutskottets förslag Landstingsstyrelsens beslut 1. Ombyggnad av lokaler för FM-enheten, Inköp samt delar av VLS-stab på plan 4 i hus E35 på Mälarsjukhuset i enlighet med skisshandling daterad 2016-07-05, godkänns. 2. Landstingsdirektören får i uppdrag att genomföra projektering och infodra anbud, och om inkomna anbud ryms inom plan, genomföra ombyggnaden. 3. Kostnaderna för projektet beräknas till ca 22 mnkr, varav hela beloppet utgör investeringar. Kostnaderna finansieras genom ianspråktagande av medel ur 2016, 2017 och 2018 års investeringsramar. 4. Den ökade hyreskostnaden för FM-enheten på ca 258 000 kr/år, för Inköp på ca 113 000 kr/år och för del av VLS-stab på ca 112 000 kr/år godkänns och finansieras inom ram. Yrkande Monica Johansson (S) yrkar bifall till förvaltningens förslag. Proposition Ordföranden Monica Johansson (S) ställer förvaltningens förslag under proposition och finner att det bifalls. Landstinget Sörmland Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping Fax 0155-28 91 15 Tfn 0155-24 50 00 E-post landstinget.sormland@dll.se SID 1(2)
Landstingsstyrelsens finans- och regionalutvecklingsutskott PROTOKOLLSUTDRAG SID 2(2) 2016-08-30 LS-LED16-1248-2 Sammanfattning Genomförande av Framtidens hälso- och sjukvård innebär att många verksamheter måste flytta från sina lokaler. Ett led i genomförandet av Framtidens hälso- och sjukvård innebär att hus E17 och E18 måste rivas för att ge plats för ny vårdbyggnad, hus E62. När den nya byggnaden, hus E62, uppförs kommer hus E12 att hamna mitt i stråket för logistik i området. Därför bör hus E12 rivas och verksamheten flyttas. FM-enheten har idag sina lokaler på två plan i hus E12. Lokalerna är inte helt ändamålsenliga för verksamheten och byggnaden har dålig energieffektivitet. I samma hus sitter delar av VLS-stab som av samma orsak som FM-enheten behöver flytta. Enheten för Inköp sitter idag i externt förhyrda lokaler centralt i Eskilstuna. Nuvarande förslag att bygga om lokalerna på plan 4 i hus E35 för FMenheten, Inköp och delar av VLS-stab möjliggör bättre samband mellan verksamheterna samt att landstinget för bort kostnader för externa lokaler. Vissa lokaler kan dessutom samutnyttjas av alla verksamheterna. Hus E35 blir efter hela ombyggnaden mer energieffektiv än hus E12, då man i samband med ombyggnaden kommer tilläggsisolera fasaderna och fönstren kommer bytas ut samt att ny ventilationsanläggning installeras. Ekonomistaben tillstyrker ombyggnad av lokaler för FM- enheten, Inköp och delar av VLS-stab vid Mälarsjukhuset. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande 2016-07-12 Skisshandling daterad 2016-07-05. Beslutet expedieras till Landstingsdirektör, Jan Grönlund Verksamhets- och ledningsservice, Helena Söderquist Inköp, Teemu Lehtimäki FM-enheten, Magnus Andersson och Sölvi Johansson (LS-FM16-0104) Enheten för investerings- och bolagsstyrning, Tony Engström Akten Landstinget Sörmland Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping Fax 0155-28 91 15 Tfn 0155-24 50 00 E-post landstinget.sormland@dll.se SID 2(2)
TJÄNSTEUTLÅTANDE SID 1(4) H A N D L Ä G G A R E Sölvi Johansson Administrativt stöd (FM-enheten) +46155245826 2016-07-12 LS-LED16-1248-1 Ä R E N D E G Å N G M Ö T E S Landstingsstyrelsen 2016-09-20 Landstingsstyrelsens finans- och 2016-08-30 regionalutvecklingsutskott Mälarsjukhuset, hus E35, plan 4, ombyggnad av lokaler för FM-enheten, Inköp och delar av VLS-stab - Projekt G6157 Förslag till beslut Finans- och regionalutvecklingsutskottets förslag till landstingsstyrelsens beslut 1. Ombyggnad av lokaler för FM-enheten, Inköp samt delar av VLS-stab på plan 4 i hus E35 på Mälarsjukhuset i enlighet med skisshandling daterad 2016-07-05, godkänns. 2. Landstingsdirektören får i uppdrag att genomföra projektering och infodra anbud, och om inkomna anbud ryms inom plan, genomföra ombyggnaden. 3. Kostnaderna för projektet beräknas till ca 22 mnkr, varav hela beloppet utgör investeringar. Kostnaderna finansieras genom ianspråktagande av medel ur 2016, 2017 och 2018 års investeringsramar. 4. Den ökade hyreskostnaden för FM-enheten på ca 258 000 kr/år, för Inköp på ca 113 000 kr/år och för del av VLS-stab på ca 112 000 kr/år godkänns och finansieras inom ram. Sammanfattning Genomförande av Framtidens hälso- och sjukvård innebär att många verksamheter måste flytta från sina lokaler. Ett led i genomförandet av Framtidens hälso- och sjukvård innebär att hus E17 och E18 måste rivas för att ge plats för ny vårdbyggnad, hus E62. När den nya byggnaden, hus E62, uppförs kommer hus E12 att hamna mitt i stråket för logistik i området. Därför bör hus E12 rivas och verksamheten flyttas. Landstinget Sörmland Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping Fax 0155-28 91 15 Tfn 0155-24 50 00 E-post landstinget.sormland@dll.se ORG NR 232100-0032 C:\Docserver\c9cdc927-5473-4bbd-bd8c-29d59d351900\Working\0173fbf4-14bf-4161-93c3-6f0d87ca935f\323396_10_0.DOCX Utskriftsdatum: SID 1(4) 2016-08-23 11:21
har idag sina lokaler på två plan i hus E12. Lokalerna är inte helt ändamålsenliga för verksamheten och byggnaden har dålig energieffektivitet. I samma hus sitter delar av VLS-stab som av samma orsak som FM-enheten behöver flytta. Enheten för Inköp sitter idag i externt förhyrda lokaler centralt i Eskilstuna. Nuvarande förslag att bygga om lokalerna på plan 4 i hus E35 för FMenheten, Inköp och delar av VLS-stab möjliggör bättre samband mellan verksamheterna samt att landstinget för bort kostnader för externa lokaler. Vissa lokaler kan dessutom samutnyttjas av alla verksamheterna. Hus E35 blir efter hela ombyggnaden mer energieffektiv än hus E12, då man i samband med ombyggnaden kommer tilläggsisolera fasaderna och fönstren kommer bytas ut samt att ny ventilationsanläggning installeras. Ekonomistaben tillstyrker ombyggnad av lokaler för FM- enheten, Inköp och delar av VLS-stab vid Mälarsjukhuset. Bakgrund Hösten 2012 fastställdes inriktningsdokumntet Framtidens Hälso- och sjukvård. Baserat på detta har en tioårig investeringsplan för utveckling av våra sjukhusområdenarbetats fram av landstingsfullmäktige. Planeringen för Mälarsjukhuset har pågått sedan dess tillsammans med verksamheten där genomförandet av helheten planterats. Genomförande av Framtidens hälso-och sjukvård innebär att många verksamheter måste flyttas. Även projekt som inte tillhör de strategiska investeringarna blir berörda av den stora omstruktureringen av sjukhusområdena. FM-enheten och delar av VLS-stab berörs eftersom hus E12 sannolikt behöver rivas för att möjliggöra en fungerande logistik kring hus E62 som kommer att uppföras efter rivningen av hus E17 och E18. Ärendebeskrivning FM-enheten sitter idag på två plan i hus E12. Lokalerna är inte helt ändamålsenliga för verksamheten. Byggnaden har dålig energieffektivitet. När nya hus E62 kommer byggas är det sannorlikt att hus E12 kommer behöva rivas. I samma hus sitter delar av VLS-stab som av samma orsak som FM-enheten behöver flytta. Enheten för Inköp sitter idag i externt förhyrda lokaler centralt i Eskilstuna. Sambandet mellan verksamheterna skulle bli bättre med lokaler inne på Mälarsjukhuset samt att landstinget för bort externa lokalkostnader. ORG NR 232100-0032 C:\Docserver\c9cdc927-5473-4bbd-bd8c-29d59d351900\Working\0173fbf4-14bf-4161-93c3-6f0d87ca935f\323396_10_0.DOCX Utskriftsdatum: SID 2(4) 2016-08-23 11:21
Ett ungefärligt behov av arbetsplatser är 20 stycken för FM-enheten, 17 för Inköp och 5 för VLS-stab. Dessutom behöver alla tre verksamheterna arbetsplatser för tillresande medarbetare. Då det i alla expeditioner blir fler arbetsplatser måste ett antal tysta rum finnas där t.ex. enskilda telefonsamtal kan föras. Ett större och några få mindre konferensrum kommer även finnas tillgängliga på planet. Tysta rum, arbetsplatser för tillresta samt konferensrum kan med fördel samutnyttjas. Inköp har även ett behov av ett mindre närarkiv om ca 15-20 kvm samt ett utrymme för öppnande av inkomna anbud. De nya anpassade kontorslokalerna i hus E35 kommer vara mer energieffektiva än de i hus E12. Hus E35 kommer bland annat att tilläggsisoleras samt att utbyte av fönsterpartier kommer ske. Konsekvenser Den totala kostnaden för projektet beräknas till ca 22 mnkr, varav hela kostnaden utgör investering. Kostnaderna finansieras genom ianspråktagande av medel ur 2016, 2017 och 2018 års investeringsramar. Kostnadsfördelning över åren: 2016: 2 mnkr. 2017: 6 mnkr. 2018: 14 mnkr. När det gäller energibesparingar och positiva miljöaspekter är FM-enhetens strävan och ambition att nå upp till nivå Guld, med vilket menas att byggnationen uppnår den högsta möjliga effektiviseringen gällande miljö och energibesparingar. Hus E35 blir efter hela ombyggnaden mer energieffektiv då man kommer tilläggsisolera fasaderna och de gamla fönstren byts ut mot nya samt att ny ventilationsanläggning installeras. Nuvarande förslag att bygga om lokalerna på plan 4 i hus E35 för FMenheten, Inköp och delar av VLS-stab möjliggör bättre samband mellan verksamheterna samt att landstinget för bort kostnader för externa lokaler. Vissa lokaler kan dessutom samutnyttjas av alla verksamheterna. FM-enhetens hyra är idag 593 000 kr/år. I den hyran ingår lokaler för del av VLS-stab. För FM-enheten blir hyran 851 000 kr/år (410 kvm). Efter ombyggnad av lokalerna beräknas verksamheten få en hyresökning på ca 258 000 kr/år. Inköps hyra är idag 627 000 kr/år. Inköp får en hyra på 740 000 kr/år (360kvm). Efter ombyggnad av lokalerna beräknas verksamheten få en hyresökning på ca 113 000 kr/år. ORG NR 232100-0032 C:\Docserver\c9cdc927-5473-4bbd-bd8c-29d59d351900\Working\0173fbf4-14bf-4161-93c3-6f0d87ca935f\323396_10_0.DOCX Utskriftsdatum: SID 3(4) 2016-08-23 11:21
Delar av VLS-stab betalar ingen hyra idag då de ingår i FM-enhetens hyra. Delar av VLS-stabs hyra blir efter ombyggnad ca 112 000 kr/år (50 kvm). Ekonomistaben tillstyrker ombyggnationen som är en del i den 10- åriga investeringsplanen. Perspektivbelysning Ärendet är inte perspektivbelyst. Ärendets beredning Ärendet har beretts av FM-enheten tillsammans med representanter från FM-enheten, Inköp och VLS-stab. FM-enhetens handläggare: förvaltare Rebecca Juslin, enhetschef Magnus Andersson samt funktionsplanerare Camilla Jonsson. Beslutsunderlag Skisshandling daterad 2016-07-05. Beslutet expedieras till Landstingsdirektör, Jan Grönlund Verksamhets- och ledningsservice, Helena Söderquist Inköp, Teemu Lehtimäki FM-enheten, Magnus Andersson och Sölvi Johansson (LS-FM16-0104) Enheten för investerings- och bolagsstyrning, Tony Engström Akten ORG NR 232100-0032 C:\Docserver\c9cdc927-5473-4bbd-bd8c-29d59d351900\Working\0173fbf4-14bf-4161-93c3-6f0d87ca935f\323396_10_0.DOCX Utskriftsdatum: SID 4(4) 2016-08-23 11:21
1(7) LANDSTINGET SÖRMLAND FM-enheten Mälarsjukhuset, hus E35, plan 4, ombyggnad av lokaler för FM-enheten, Inköp och delar av VLS-stab - projekt G6157 PRESENTATIONSBESKRIVNING 2016-07-05
2(7) Innehållsförteckning 1 Förord... 3 2 Situationsplan... 3 3 Personuppgifter... 3 3.1 Beställare... 3 3.2 Huvudentreprenör... 3 4 Skisshandling... 3 5 Funktionsprogram... 4 6 Programförutsättningar... 4 7 Objektet... 5 7.1 Innehåll... 5 8 Försörjningar... 4 9 Myndighetskontakter... 4 10 Beskrivningar... 4 11 Konsekvensbeskrivningar... 6 11.1 Miljökonsekvensbeskrivningar (MKB)... 6 12 Areor och volymer... 6 13 Tidplan... 5 14 Kostnader... 5 14.1 Sammandrag av investeringskostnader... 5 15 Ritningsförteckning... 7
3(7) 1 FÖRORD Hösten 2012 fastställdes inriktningsdokumentet Framtidens Hälso- och sjukvård. Baserat på detta har en tioårig investeringsplan för utveckling av våra sjukhusområden arbetats fram och fastställts av Landstingsfullmäktige. Planeringen för Mälarsjukhuset har pågått sedan dess tillsammans med verksamheten där genomförandet av helheten planerats. Ett led i genomförandet av Framtidens hälso- och sjukvård innebär att hus E17 och E18 måste rivas för att ge plats för ny vårdbyggnad, hus E62. När den nya byggnaden, hus E62, kommer att byggas kommer hus E12 att hamna mitt i stråket för logistik i området. Därför bör hus E12 rivas och verksamheten flyttas. Förvaltarorganisationen måste därför tillsammans med medarbetare på FMenheten planera för nya lokaler på Mälarsjukhuset. I samma hus (E12) sitter delar av VLS-stab som av samma orsak som FM-enheten behöver flytta. Enheten för Inköp sitter idag i externt förhyrda lokaler centralt i Eskilstuna. Sambandet mellan verksamheterna skulle bli bättre med lokaler inne på Mälarsjukhuset samt att landstinget för bort externa lokalkostnader. 2 SITUATIONSPLAN
4(7) 3 PERSONUPPGIFTER 3.1 Beställare Verksamhets- och ledningsservice/fm-enheten, Magnus Andersson. 3.2 Uppdragstagare Landstinget Sörmland, FM-enheten, genom förvaltare Rebecca Juslin. 3.2 Konsult - 4 Skisshandlingen består av denna presentationsskrift daterad 2016-07-05. 5 FUNKTIONSPROGRAM Arbete med upprättande av rumsfunktionsprogram (RFP) pågår. 6 PROGRAMFÖRUTSÄTTNINGAR Hösten 2012 fastställdes inriktningsdokumentet Framtidens Hälso- och sjukvård. Baserat på detta har en tioårig investeringsplan för utveckling av våra sjukhusområden arbetats fram och fastställts av Landstingsfullmäktige. Planeringen för Mälarsjukhuset har pågått sedan dess tillsammans med verksamheten där genomförandet av helheten planerats. Även projekt som inte tillhör de strategiska investeringarna blir berörda av den stora omstruktureringen av sjukhusområdena, såsom ombyggnad av lokaler för FM-enheten, Inköp och av delar av Verksamhets- och ledningsservice stab (VLSstab).
5(7) 7 OBJEKTET 7.1 Innehåll Genomförandet av Framtidens hälso- och sjukvård innebär att många verksamheter måste flytta från sina lokaler. När den nya byggnaden, hus E62, kommer att byggas kommer hus E12 att hamna mitt i stråket för logistik i området. Därför bör byggnaden rivas och verksamheten flyttas. FM-enheten sitter idag på två plan i hus E12. Lokalerna är inte helt ändamålsenliga för verksamheten och byggnaden har dålig energieffektivitet. I samma hus sitter delar av VLS-stab som av samma orsak som FM-enheten behöver flytta. Enheten för Inköp sitter idag i externt förhyrda lokaler centralt i Eskilstuna. Sambandet mellan verksamheterna skulle bli bättre med gemensamma lokaler inne på Mälarsjukhuset samt att landstinget för bort externa lokalkostnader. Ett ungefärligt behov av arbetsplatser är 20 stycken för FM-enheten, 17 för Inköp och 5 för VLS-stab. Dessutom behöver alla tre verksamheterna arbetsplatser för tillresande medarbetare. Då det i alla expeditioner kommer fler arbetsplatser måste ett antal tysta rum till där t.ex. enskilda telefonsamtal kan föras. Ett större och några få mindre konferensrum kommer även finnas tillgängliga på planet. Tysta rum, arbetsplatser för tillresta samt konferensrum kan med fördel samutnyttjas. Inköp har även ett behov av ett mindre närarkiv om ca 15-20 kvm samt ett utrymme för öppnande av inkomna anbud. De nya anpassade kontorslokalerna i E35 blir mer energieffektiva än de i hus E12, då man i samband med ombyggnaden kommer tilläggsisolera fasaderna och fönstren kommer bytas ut. Ny ventilationsanläggning installeras. 8 FÖRSÖRJNINGAR - 9 MYNDIGHETSKONTAKTER Erforderliga myndighetskontakter kommer att tas i samband med projektets genomförande.
6(7) 10 BESKRIVNINGAR Efter projektering kommer förfrågningsunderlag att ligga till grund för entreprenaden. 11 KONSEKVENSBESKRIVNINGAR 11.1 Miljökonsekvensbeskrivningar (MKB) - 12 AREOR OCH VOLYMER 1 095 m². 13 TIDPLAN Tidplan för byggprocessens huvuddelar: Projekteringsskedet Under 2016. Upphandling Hösten 2016/ vintern 2016. Entreprenaden beräknas starta under 2017 och färdigställas under 2018. 14 KOSTNADER 14.1 Sammandrag av investeringskostnader Den totala kostnaden för projektet beräknas till ca 22,0 mnkr där hela beloppet utgör investering. Kostnaden finansieras genom ianspråktagande av medel ur 2016, 2017 och 2018 års investeringsramar. Kostnadsfördelning över åren: 2016: 2 mnkr. 2017: 6 mnkr 2018: 14 mnkr.
7(7) I redovisad kostnad ingår inte: Mervärdesskatt. Omställningskostnader för berörd verksamhet samt kostnader för eventuella störningar. Kostnad för en eventuell evakueringslokal kan tillkomma och är i dagsläget inte känd. FM-enhetens hyra är idag 593 000 kr/år. I den hyran ingår lokaler för del av VLS-stab. För FM-enheten blir hyran 851 000 kr/år (410 kvm). Efter ombyggnad av lokalerna beräknas verksamheten få en hyresökning på ca 258 000 kr/år. Inköps hyra är idag 627 000 kr/år. Inköp får en hyra på 740 000 kr/år (360kvm). Efter ombyggnad av lokalerna beräknas verksamheten få en hyresökning på ca 113 000 kr/år. Del av VLS-stab betalar ingen hyra idag då de ingår i FM-enhetens hyra. Del av VLS-stabs hyra blir efter ombyggnad 112 000 kr/år (50 kvm). Hyran är beräknad med en avskrivning på 30 år. 15 RITNINGSFÖRTECKNING Inga ritningar finns upprättade i dagsläget.