Beslut Diarienr 2014-05-07 579-2013 Äldre- och handikappnämnden Lidingö stad Äldre- och handikappförvaltningen 181 82 Lidingö Beslut efter tillsyn behörighetsstyrning och loggkontroll inom kommunal hälso- och sjukvård Datainspektionens beslut Äldre- och handikappnämnden, Lidingö stad (nämnden) föreläggs att genomföra en dokumenterad behovs- och riskanalys enligt 2 kap.6 andra stycket andra meningen SOSFS 2008:14 1 för Treserva. Datainspektionen förutsätter att nämnden ser till att det finns loggar i enlighet med 2 kap. 11 SOSFS 2008:14 att det finns en dokumenterad rutin för logguppföljning som används i verksamheterna att de skriftliga riktlinjerna till befattningshavare som utför loggkontroller utvecklas, så att dessa befattningshavare på ett systematiskt sätt kan kontrollera om någon har kommit åt patientuppgifter obehörigen enligt 4 kap. 3 första stycket andra meningen patientdatalagen. Ärendet avslutas, men kan komma att följas upp. Redogörelse för tillsynen Datainspektionen inledde under 2013 tillsyn för att granska om man inom den kommunala hälso-och sjukvården skyddar patientuppgifter genom att dels begränsa den elektroniska åtkomsten till patientuppgifter genom 1 Socialstyrelsens föreskrifter Informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården. Postadress: Box 8114, 104 20 Stockholm E-post: datainspektionen@datainspektionen.se Besöksadress: Drottninggatan 29, plan 5 Telefon: 08-657 61 00 Webbplats: www.datainspektionen.se Telefax: 08-652 86 52
behörighetsstyrning, dels genom loggar kontrollera om någon anställd obehörigen kommit åt patientuppgifter. Tillsynen genomfördes genom att 18 slumpvis utvalda Socialnämnder eller motsvarande (vårdgivare) skriftligen fått besvara frågor om det ovanstående. Nämnden svar inkom den 20 juni 2013. Nämnden beskriver i korthet sin verksamhet enligt följande. Nämnden bedriver hälso- och sjukvård genom vård- och omsorgsboenden för äldre, korttidsboenden, hospice (palliativ vård), servicehus, dagverksamhet, bostad med särskild service och sysselsättning inom socialpsykiatrin. I den hälso-och sjukvårdsverksamhet som nämnden bedriver används verksamhetssystemet Treserva. I Treserva har 100 anställda åtkomst till uppgifter om 486 patienter. Under 2014 kommer nära 1000 personer arbeta i systemet. De kategorier av anställda som har åtkomst till patientuppgifter i Treserva är Leg. Sjuksköterskor: 70, Leg. Sjukgymnaster:5, Leg Arbetsterapeuter:6, Medicinskt ansvarig sjuksköterska, MAS: 1, Enhetschef:14, Områdeschef 4. Skäl för beslutet Behovs- och riskanalys inför tilldelning av behörighet Vårdgivarens skyldigheter som rör behörighetsstyrning framgår av 4 kap. 2 patientdatalagen och 2 kap. 6 SOSFS 2008:14. Bestämmelserna kompletterar bestämmelsen om inre sekretess i 4 kap. 1 patientdatalagen samt omfattar även uppgifter om avlidna enligt 1 kap. 1 andra stycket. Datainspektionen har när det gäller behörighetsstyrning begränsat bedömningen till frågan om vårdgivaren har gjort en behovs- och riskanalys enligt 2 kap. 6 SOSFS andra stycket andra meningen som kan läggas till grund för tilldelningen av behörigheter enligt 4 kap. 2 patientdatalagen. På frågan om tilldelningen av behörigheter har föregåtts av en behovs- och riskanalys har nämnden inte svarat tydligt utan i huvudsak uppgett att utifrån behovet har det skapats roller i systemet som begränsar vad man får åtkomst till. Systemet är uppbyggt utifrån organisation och roll. Legitimerad sjuksköterska är en roll. Eftersom den legitimerade personalen har ett hälsooch sjukvårdsansvar för samtliga verksamheter har de tilldelats åtkomst till Sida 2 av 6
samtliga patienters uppgifter. Enhetschefer och områdeschefer har tillgång till de enheter som de har ansvar för när det gäller delar av patientjournalen. Datainspektionen gör följande bedömning En vårdgivare är enligt nu aktuella bestämmelser skyldig att begränsa en användares behörigheter till vad som behövs för att användaren ska kunna fullgöra sina arbetsuppgifter inom hälso- och sjukvården och till vad som är nödvändigt för att ge en god och säker vård. Vårdgivarens beslut om tilldelning av behörighet ska föregås av en behovs- och riskanalys. I propositionen 2007/08:126 Patientdatalag m.m. uttalar regeringen (s 148 f) att syftet med 4 kap. 2 patientdatalagen är att inpränta skyldigheten för den ansvariga vårdgivaren att göra aktiva och individuella behörighetstilldelningar utifrån analyser av vilken information olika personalkategorier och olika slags verksamheter behöver. Det framgår också att riskanalyser måste göras där man tar hänsyn till olika slags risker som kan vara förknippade med en alltför vid tillgänglighet avseende vissa slags uppgifter. Regeringen uttalar vidare att en mer vidsträckt eller grovmaskig behörighetstilldelning bör även om den skulle ha poänger utifrån effektivitetssynpunkt anses som en obefogad spridning av journaluppgifter inom en verksamhet och bör som sådan inte accepteras. Det har inte framkommit att nämnden har genomfört en dokumenterad behovs- och riskanalys för Treserva. Nämnden har inte heller uppgett om en sådan analys planeras. Nämnden har gjort vissa analyser utifrån behovet men det har inte framkommit i vilken omfattning nämnden analyserat vilken information olika personalkategorier och olika slags verksamheter behöver. Nämnden har inte närmare motiverat varför den legitimerade personalen behöver ha åtkomst till samtliga patienters uppgifter, mer än att de har ett hälso- och sjukvårdsansvar för samtliga verksamheter. Det är oklart om nämnden därmed menar att all legitimerad personal arbetar i alla verksamheter, eller i vilken omfattning som det i så fall görs. Enligt Datainspektionens mening kan det förhållandet att man kan komma att arbeta inom alla verksamheter inte i sig motivera att alla ska ha åtkomst till alla patientjournaler. Det har inte heller framkommit att nämnden har gjort riskanalyser och exempelvis beaktat riskerna med att låta den legitimerade personalen ha åtkomst till samtliga patienters uppgifter. En generös behörighetstilldelning innebär ofta en obefogad spridning av personuppgifter (aa s. 240). Datainspektionen konstaterar därför att behovsoch riskanalyser har en avgörande betydelse för en väl avvägd behörighetstilldelning. Mot bakgrund av det ovanstående förelägger Sida 3 av 6
Datainspektionen nämnden att genomföra en dokumenterad behovs- och riskanalys enligt 2 kap. 6 andra stycket andra meningen SOSFS 2008:14 för Treserva. Loggkontroll Vårdgivarens skyldigheter som rör kontroll av elektronisk åtkomst till patientuppgifter framgår av 4 kap. 3 patientdatalagen och 2 kap. 11 SOSFS 2008:14. Bestämmelserna kompletterar bestämmelsen om inre sekretess i 4 kap. 1 patientdatalagen och omfattar även uppgifter om avlidna enligt 1 kap. 1 andra stycket. På frågan om det finns dokumentation om åtkomst (loggar) i Treserva har nämnden svarat ja. Nämnden har inte svarat på frågan om vilken information som framgår av loggarna, utan endast hänvisat till ett loggutdrag som getts in i ärendet. Av loggutdraget framgår dock inte att vårdenhet loggas. Det framgår inte heller att andra åtgärder än läser anteckningar, skapar nya anteckningar och startar journal loggas. Enligt 4 kap. 3 första stycket patientdatalagen ska en vårdgivare se till att åtkomst till sådana uppgifter om patienter som förs helt eller delvis automatiserat dokumenteras och kan kontrolleras. Av loggarna ska framgå vilka åtgärder som har vidtagits med patientuppgifterna, vid vilken vårdenhet och vid vilken tidpunkt åtgärderna har vidtagits, samt användarens och patientens identitet. Detta framgår av 2 kap. 11 SOSFS 2008:14. Av loggen ska alltså framgå om anställda till exempel har läst, ändrat, kopierat, upprättat eller skrivit ut vårddokumentation. Det har inte framkommit att det finns sådana loggar i Treserva som föreskrivs ovan. Datainspektionen förutsätter därför att nämnden ser till att det finns sådana loggar. När det gäller rutinerna för loggkontroll har Datainspektionen begränsat bedömningen till om nämnden har en dokumenterad rutin för logguppföljning samt om rutinen innebär att nämnden vägleder de befattningshavare som utför loggkontrollerna om vad som kan utgöra obehörig åtkomst enligt 4 kap. 3 första stycket andra meningen patientdatalagen. På frågan om det finns rutiner för logguppföljning har nämnden svarat att en Sida 4 av 6
ny rutin för Treserva håller på att tas fram, samt gett in säkerhetsrutinen för det tidigare systemet. Enligt 4 kap. 3 första stycket andra meningen patientdatalagen ska vårdgivare göra systematiska och återkommande kontroller av om någon obehörigen kommer åt patientuppgifter. Regeringen har uttalat att vårdgivarna för att främja patientsäkerheten bör åläggas att systematiskt och fortlöpande företa kontroller av om obehörig åtkomst till uppgifter om patienter förekommer. Vidare uttalar regeringen att en sådan bestämmelse inte bara innebär att faktiska dataintrång med större säkerhet kommer att beivras, utan också bör få en starkt avhållande verkan på personal som, om risken för upptäckt är liten, kan frestas att olovligen läsa uppgifter (aa s. 149 f). Datainspektionen förutsätter att det finns en dokumenterad rutin för logguppföljning som används i verksamheterna. Av dokumentet som avser det tidigare systemet finns det vägledning till befattningshavare som utför loggkontroller. Det framgår dock inte att befattningshavare som utför loggkontroller har fått vägledning om i vilka situationer som fortsatta utredningar ska vidtas utifrån att de inte borde ha tittat på den här informationen. Datainspektionen anser att loggkontrollerna inte blir verkningsfulla om det saknas riktlinjer till befattningshavare som utför loggkontroller om vad som kan utgöra obehörig elektronisk åtkomst. I sådant fall riskerar en vårdgivare att åsidosätta den inre sekretessen. Datainspektionen förutsätter därför att nämnden ser till att de skriftliga riktlinjerna till befattningshavare som utför loggkontroller utvecklas, så att dessa befattningshavare på ett systematiskt sätt kan kontrollera om någon har kommit åt patientuppgifter obehörigen enligt 4 kap. 3 första stycket andra meningen patientdatalagen. Ärendet avslutas, men kan komma att följas upp. Sida 5 av 6
Hur man överklagar Om ni vill överklaga beslutet skall ni skriva till Datainspektionen. Ange i skrivelsen vilket beslut som överklagas och den ändring som ni begär. Överklagandet skall ha kommit in till Datainspektionen senast tre veckor från den dag beslutet meddelades för att kunna prövas. Datainspektionen sänder överklagandet vidare till Förvaltningsrätten i Stockholm för prövning om inspektionen inte själv ändrar beslutet på det sätt ni har begärt. Detta beslut har fattats av tf enhetschefen Anna Hörnlund efter föredragning av juristen Katarina Högquist. Vid den slutliga handläggningen har även IT-säkerhetsspecialisten Magnus Bergström deltagit. Anna Hörnlund Katarina Högquist Kopia till: Personuppgiftsombudet Sida 6 av 6