Beslut Diarienr 2014-05-07 580-2013 Vård- och omsorgsnämnden Lunds kommun Vård- och omsorgsförvaltningen Box 41 221 00 Lund Beslut efter tillsyn behörighetsstyrning och loggkontroll inom kommunal hälso- och sjukvård Datainspektionens beslut Datainspektionen förelägger Vård- och omsorgsnämnden, Lunds kommun (nämnden) att ta fram fram en dokumenterad rutin för logguppföljning för att användas i verksamheterna. Datainspektionen förutsätter att (nämnden) också ser till att det finns skriftliga riktlinjer till befattningshavare som utför loggkontroller, så att dessa befattningshavare på ett systematiskt sätt kan kontrollera om någon har kommit åt patientuppgifter obehörigen enligt 4 kap. 3 första stycket andra meningen patientdatalagen att det finns loggar i Procapita i enlighet med 2 kap. 11 SOSFS 2008:14 1 att de anställda får information om att loggning och logguppföljning görs att det finns en dokumenterad behovs- och riskanalys enligt 2 kap. 6 andra stycket andra meningen SOSFS 2008:14 för Procapita. Ärendet avslutas, men kan komma att följas upp. 1 Socialstyrelsens föreskrifter Informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården. Postadress: Box 8114, 104 20 Stockholm E-post: datainspektionen@datainspektionen.se Besöksadress: Drottninggatan 29, plan 5 Telefon: 08-657 61 00 Webbplats: www.datainspektionen.se Telefax: 08-652 86 52
Redogörelse för tillsynen Datainspektionen inledde under 2013 tillsyn för att granska om man inom den kommunala hälso-och sjukvården skyddar patientuppgifter genom att dels begränsa den elektroniska åtkomsten till patientuppgifter genom behörighetsstyrning, dels genom loggar kontrollera om någon anställd obehörigen kommit åt patientuppgifter. Tillsynen genomfördes genom att 18 slumpvis utvalda Socialnämnder eller motsvarande (vårdgivare) skriftligen fått besvara frågor om det ovanstående. Nämnden svar inkom den 31 maj 2013. Nämnden beskriver i korthet sin verksamhet enligt följande. Nämnden bedriver hälso- och sjukvård genom hemsjukvård, särskilt boende respektive boende med särskild service och dagverksamhet. I den hälso-och sjukvårdsverksamhet som nämnden bedriver används verksamhetssystemet Procapita. I Procapita har cirka 350 anställda åtkomst till uppgifter om 8157 patienter. Härutöver har cirka 2800 baspersonal behörighet att ta del av enstaka rubriker i patientjournaler inom sin enhet. De kategorier av anställda som har åtkomst till patientuppgifter i Procapita är legitimerad arbetsterapeut, sjukgymnast och sjuksköterska, medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS), biståndshandläggare i vårdplaneringsteam, baspersonal (undersköterska/handledare/vårdbiträde), verksamhetschef och enhetschef. Skäl för beslutet Loggkontroll Vårdgivarens skyldigheter som rör kontroll av elektronisk åtkomst till patientuppgifter framgår av 4 kap. 3 patientdatalagen och 2 kap. 11 SOSFS 2008:14. Bestämmelserna kompletterar bestämmelsen om inre sekretess i 4 kap. 1 patientdatalagen och omfattar även uppgifter om avlidna enligt 1 kap. 1 andra stycket. På frågan om det finns dokumentation om åtkomst (loggar) i Procapita har Nämnden svarat ja. På frågan om vilken information som framgår av loggarna, har Nämnden svarat personnummer, namn, användare, åtgärd, datum, klockslag, organisation etc. samt gett in ett loggutdrag i ärendet. Av loggutdraget framgår dock inte att andra åtgärder än läst och sparat loggas. Sida 2 av 6
Enligt 4 kap. 3 första stycket patientdatalagen ska en vårdgivare se till att åtkomst till sådana uppgifter om patienter som förs helt eller delvis automatiserat dokumenteras och kan kontrolleras. Av loggarna ska framgå vilka åtgärder som har vidtagits med patientuppgifterna, vid vilken vårdenhet och vid vilken tidpunkt åtgärderna har vidtagits, samt användarens och patientens identitet. Detta framgår av 2 kap. 11 SOSFS 2008:14. Av loggen ska alltså framgå om anställda till exempel har läst, ändrat, kopierat, upprättat eller skrivit ut vårddokumentation. Det har inte framkommit att det finns sådana loggar i Procapita som föreskrivs ovan. Datainspektionen förutsätter därför att nämnden ser till att det finns sådana loggar. När det gäller rutinerna för loggkontroll har Datainspektionen begränsat bedömningen till om nämnden har en dokumenterad rutin för logguppföljning samt om rutinen innebär att nämnden vägleder de befattningshavare som utför loggkontrollerna om vad som kan utgöra obehörig åtkomst enligt 4 kap. 3 första stycket andra meningen patientdatalagen. På frågan om det finns rutiner för logguppföljning har Nämnden svarat att verksamheter i intern regi saknar rutiner för logguppföljning. Enligt 4 kap. 3 första stycket andra meningen patientdatalagen ska vårdgivare göra systematiska och återkommande kontroller av om någon obehörigen kommer åt patientuppgifter. Regeringen har uttalat att vårdgivarna för att främja patientsäkerheten bör åläggas att systematiskt och fortlöpande företa kontroller av om obehörig åtkomst till uppgifter om patienter förekommer. Vidare uttalar regeringen att en sådan bestämmelse inte bara innebär att faktiska dataintrång med större säkerhet kommer att beivras, utan också bör få en starkt avhållande verkan på personal som, om risken för upptäckt är liten, kan frestas att olovligen läsa uppgifter (aa s. 149 f). Det saknas rutiner för logguppföljning. Det framgår inte heller om det finns några riktlinjer till befattningshavare som utför loggkontroller. Datainspektionen anser att loggkontrollerna inte blir verkningsfulla om det saknas en dokumenterad rutin för logguppföljning samt riktlinjer till Sida 3 av 6
befattningshavare som utför loggkontroller om vad som kan utgöra obehörig elektronisk åtkomst. I sådant fall riskerar en vårdgivare att åsidosätta den inre sekretessen. Datainspektionen förelägger därför nämnden att ta fram en dokumenterad rutin för logguppföljning som används i verksamheterna. Datainspektionen förutsätter att nämnden också ser till att det finns skriftliga riktlinjer till befattningshavare som utför loggkontroller, så att dessa befattningshavare på ett systematiskt sätt kan kontrollera om någon har kommit åt patientuppgifter obehörigen enligt 4 kap. 3 första stycket andra meningen patientdatalagen. På fråga om de anställda har fått information om vilka personuppgifter som de får ta del av samt att loggning och logguppföljning görs, har nämnden hänvisat till skriftliga rutiner respektive sekretessförbindelse, men uppgett att loggning och logguppföljning inte nämns där. För att uppnå den preventiva effekten av logguppföljning behöver de anställda få information om att loggning och logguppföljning görs. Datainspektionen förutsätter därför att nämnden ser till att de anställda får sådan information. Behovs- och riskanalys inför tilldelning av behörighet Vårdgivarens skyldigheter som rör behörighetsstyrning framgår av 4 kap. 2 patientdatalagen och 2 kap. 6 SOSFS 2008:14. Bestämmelserna kompletterar bestämmelsen om inre sekretess i 4 kap. 1 patientdatalagen samt omfattar även uppgifter om avlidna enligt 1 kap. 1 andra stycket. Datainspektionen har när det gäller behörighetsstyrning begränsat bedömningen till frågan om vårdgivaren har gjort en behovs- och riskanalys enligt 2 kap. 6 SOSFS andra stycket andra meningen som kan läggas till grund för tilldelningen av behörigheter enligt 4 kap. 2 patientdatalagen. På frågan om tilldelningen av behörigheter har föregåtts av en behovs- och riskanalys har nämnden svarat att man inte har någon dokumenterad behovsoch riskanalys. Muntligen diskuterades att man såg ett behov av att analysera behörigheterna, vilket mynnade ut i en beskrivning av behörigheter som framgår av dokumentet Behörigheter Procapita. Nämnden har uppgett att utgångspunkten är att personal enbart ska ha tillgång till den information man behöver för att kunna utföra sina arbetsuppgifter inom den enhet man arbetar. Sida 4 av 6
Datainspektionen gör följande bedömning En vårdgivare är enligt nu aktuella bestämmelser skyldig att begränsa en användares behörigheter till vad som behövs för att användaren ska kunna fullgöra sina arbetsuppgifter inom hälso- och sjukvården och till vad som är nödvändigt för att ge en god och säker vård. Vårdgivarens beslut om tilldelning av behörighet ska föregås av en behovs- och riskanalys. I propositionen 2007/08:126 Patientdatalag m.m. uttalar regeringen (s 148 f) att syftet med 4 kap. 2 patientdatalagen är att inpränta skyldigheten för den ansvariga vårdgivaren att göra aktiva och individuella behörighetstilldelningar utifrån analyser av vilken information olika personalkategorier och olika slags verksamheter behöver. Det framgår också att riskanalyser måste göras där man tar hänsyn till olika slags risker som kan vara förknippade med en alltför vid tillgänglighet avseende vissa slags uppgifter. Regeringen uttalar vidare att en mer vidsträckt eller grovmaskig behörighetstilldelning bör även om den skulle ha poänger utifrån effektivitetssynpunkt anses som en obefogad spridning av journaluppgifter inom en verksamhet och bör som sådan inte accepteras. Nämnden har uppgett att man inte har genomfört en dokumenterad behovsoch riskanalys för Procapita. Nämnden har däremot gjort analyser som har lett till att nämnden har begränsat användarnas behörighet. Det har dock inte framkommit om nämnden också har gjort riskanalyser och exempelvis tagit hänsyn till risker förenade med tillgänglighet avseende vissa slags uppgifter. Mot bakgrund av den avgörande betydelse som en behovs- och riskanalys har för en väl avvägd behörighetstilldelning förutsätter Datainspektionen att nämnden ser till att det finns en dokumenterad behovs- och riskanalys enligt 2 kap. 6 andra stycket andra meningen SOSFS 2008:14 för Procapita. Ärendet avslutas, men kan komma att följas upp. Sida 5 av 6
Hur man överklagar Om ni vill överklaga beslutet skall ni skriva till Datainspektionen. Ange i skrivelsen vilket beslut som överklagas och den ändring som ni begär. Överklagandet skall ha kommit in till Datainspektionen senast tre veckor från den dag beslutet meddelades för att kunna prövas. Datainspektionen sänder överklagandet vidare till Förvaltningsrätten i Stockholm för prövning om inspektionen inte själv ändrar beslutet på det sätt ni har begärt. Detta beslut har fattats av tf enhetschefen Anna Hörnlund efter föredragning av juristen Katarina Högquist. Vid den slutliga handläggningen har även IT-säkerhetsspecialisten Magnus Bergström deltagit. Anna Hörnlund Katarina Högquist Kopia till: Personuppgiftsombudet Sida 6 av 6