SVENSK STANDARD SS-ISO 6422

Transkript

1 Provläsningsexemplar / Preview SVENSK STANDARD SS-ISO 6422 Handläggande organ Fastställd Utgåva Sida Allmänna Standardiseringsgruppen, STG (7) INNEHÅLLET I SVENSK STANDARD ÄR UPPHOVSRÄTTSLIGT SKYDDAT. SIS HAR COPYRIGHT PÅ SVENSK STANDARD. EFTERTRYCK UTAN TILLSTÅND ÄR FÖRBJUDET. Laoyout key for trade documents Handelsdokument Dispositionsnyckel The International Standard ISO has the status of a Swedish Standard. This document contains the official Swedish version of ISO 6422:1985. Swedish Standards corresponding to documents referred to in this Standard are listed in Catalogue of Swedish Standards, issued by SIS. The Catalogue lists, with reference number and year of Swedish approval, International and European Standards approved as Swedish Standards as well as other Swedish Standards. Den internationella standarden ISO 6422:1985 gäller som svensk standard. Detta dokument innehåller den officiella svenska versionen av ISO 6422:1985. Motsvarigheten och aktualiteten i svensk standard till de publikationer som omnämns i denna standard framgår av Katalog över svensk standard, som ges ut av SIS. I katalogen redovisas internationella och europeiska standarder som fastställts som svenska standarder och övriga gällande svenska standarder. ICS Standarder kan beställas hos SIS som även lämnar allmänna upplysningar om svensk och utländsk standard. Postadress: SIS, Box 6455, STOCKHOLM Telefon: Telefax: Upplysningar om sakinnehållet i standarden lämnas av STG. Telefon: Telefax: E-post: info@stg.se Prisgrupp J Tryckt i augusti 1998

2 Sida 2 Provläsningsexemplar / Preview 0 Inledning Denna standard är en direkt översättning av den internationella standarden ISO 6422 Layout key for trade documents som gavs ut Internationell överenskommelse om en dispositionsmall för dokument i internationell handel nåddes 1963 inom Förenta Nationernas Ekonomiska kommission för Europa (ECE) i och med att man antog ECE Layout Key. Sedan dess har blanketter för sjö-, järnvägs-, väg- och postbefordran anpassats till ECE-, layout key genom rekommendationer eller överenskommelser, internationella tullkonventioner eller andra förhållanden och handelsavtal som rör blanketter. FNs ekonomiska och sociala kommission rekommenderade 1969 att man följde dispositionsmallen då man utarbetade dokument för internationell handel. Detta banade väg för internationell acceptans av dispositionsmallen av internationella organisationer och regionala grupper såsom United Nations regionala kommissioner för Afrika (ECA) och Asien och Oceanien (EASCAP) noterades att dispositionsmallen redan hade introducerats i många länder utanför ECE-regionen, inklusive länder med stora intressen i världshandeln såsom Australien, Japan och Nya Zeeland och att införandet av mycket väl behövda gemensamma nationella system hade gjorts möjligt genom en internationell standard såg man med tillfredsställelse inom FNs europeiska Kommitté för utveckling av handel, att dispositionsmallen för handelsdokument som ECE experterna hade kommit överens om 1963, och som formellt rekommenderats av the Working Party on Facilitation of International Trade Procedures 1973, hade blivit accepterad runt om i världen, vilket gjorde det möjligt att referera till den som FNs dispositionsmall för handelsdokument. Denna internationella standard baseras på ECE-dispositionsmall, uppdaterad i enlighet med den nya versionen som publicerades av FN Nationella standardiserings- och handelsorgan, i såväl industri- som utvecklingsländer har gett ut standarder eller rekommenderat nationella versioner av dispositionsmallar och utarbetat dokument för användning i nationell och internationell handel, vilka överensstämmer med ECE-rekommendationerna. Några regionala grupper såsom the Council for Mutual Economic Assistance (CMEA) och EG har tagit fram flera grundläggande blanketter för dokument för interregional handel. Utvecklingen inom ADB och informationsöverföring har varit snabb och man har varit rädd för att detta skulle komma att leda till en utveckling av olika inkompatibla system för dokumentationsprocedurer inom skilda områden i världen, och även att FNs dispositionsmall för handelsdokument inte skulle vara lämplig för ADB-applikationer. De erfarenheter som man vunnit i flera länder och organisationer har emellertid visat att FNs dispositionsmall är användbar för tillämpningar såväl inom nya som traditionella metoder, och man har känt att det är rätt och lämpligt att rekommendera den som en gemensam bas för utformning av dokument för internationell handel, oberoende om dessa dokument skall behandlas med maskinella eller manuella metoder. ANM. Om handelsdokument enligt FNs dispositionsmall sänds i fönsterkuvert är det inte säkert att försändelserna till fullo överensstämmer med internationella Post-unionens kriterium för standardiserade postförsändelser. Detta innebär att när försändelser av denna typ sänds med posten, kan man inte alltid dra fördel av vissa fördelaktiga avgifter eller särskild hantering som erbjuds av posten i vissa avsändningsländer.

3 Provläsningsexemplar / Preview Sida 3 1 Omfattning och tillämpning Denna internationella standard specificerar en dispositionsmall för dokument inom administration, distribution, handel och industri, oberoende av om dessa dokument framställs för hand, med automatisk utskrift eller genom mångfaldigande på annat sätt. Standarden är speciellt avsedd för formgivning av serier av blanketter som innebär reproduktion av mastrar i en one-run metod för dokumentframställning. Dokument som framställs på detta sätt anser man vara original och kopior på samma sätt som dokument som framställts på annat sätt. 2 Referenser ISO 216 Writing paper and certain classes of printed matter Trimmed Sizes A and B series. ISO 3535 Forms design sheet and layout chart. UN/ECE/FAL Recommendation No. 15, Simpler Shipping Marks. 1) 3 Dispositionsmall Dispositionsmallen i exemplet lägger fast grundprinciper för disposition av informationsarea för dokument för användning inom internationell handel. Generellt sett är utformningen av dispositionsmallen baserad på box design principen. Mottagaradresser placeras inom en area som posten accepterat för användning av fönsterkuvert. Placeringen av annan information enligt dispositionsmallen tar hänsyn till sådana tekniska, legala, handels, administrativa och praktiska åsikter som framlagts av olika berörda parter som konsulterats. En yta för fri användning i nedre delen av blanketten är avsedd för speciella behov inom särskilda tillämpningsområden. 4 Pappersformat och informationsyta Pappersformatet för dispositionsmallen är A4, (210 mm x 297 mm) enligt ISO 216, med möjlighet att också använda A5L (148 mm x 210 mm). I enlighet med annex i ISO 3535 gäller följande marginaler: Vänster (fäst-) marginal 20 ± 0,5 mm Topp (grip-) marginal 10 ± 0,5 mm Den tillgängliga informationsytan är 183 mm x 280 mm, eller för A5L, 131 mm x 183 mm. Eftersom pappersformatet 216 mm x 279 mm är vanligt för handelsdokument i en del länder, särskilt i Nordamerika, bör man ta hänsyn till att den gemensamma informationsytan för dessa blanketter och A4-formatet är begränsad till 183 mm x 262 mm. Den gemensamma informationsytan erhålls genom att man bibehåller vänsteroch toppmarginalen, så att man placerar dispositionsmallen i samma position i förhållande till vänstra och övre papperskanten. 5 Principer för utformningen Ramen kring fälten skall överensstämma med linjerna i konstruktionsbladet i ISO ) Tillgänglig från: United Nations, Sales Section, Palais des Nations, CH-1211 GENEVA 10, eller United Nations, Sales Section, NEW YORK.

4 Sida 4 Provläsningsexemplar / Preview Huvudprincipen för att utforma dokument enligt dispositionsmallen är att informationen i dokumentet placeras på samma ställe som visas i dispositionsmallen. Den information som är nödvändig i dokumentet, men som inte finns specificerad i dispositionsmallen skall placeras i fältet för fri användning. Om sådan extra information skall läggas till sedan originaldokumentet framställts, kan den placeras i något av de fält som enligt dispositionsmallen är avsett för information som ej förekommer i det aktuella dokument. 6 Dispositionsmallens fält Följande rubriker finns i dispositionsmallen. Kommentarer förklarar vilken typ av data som skall placeras i dessa fält. Dokumentnamnet, vanligtvis förtryckt, till exempel FAKTURA skall stå, i högra delen av toppmarginalen och i samma position där följande text står i exemplet, LAYOUT KEY FOR TRADE DOCUMENTS. 6.1 Leverantör (Exportör) Detta fält 1) är avsett för godsavsändarens namn eller upphovsmannen till dokumentet, så som ibland är fallet. 6.2 Godsmottagare Fältet för mottagarens namn och adress har placerats i enlighet med internationella postöverenskommelser så att fönsterkuvert kan användas. ANM. Denna dispositionsmall ger utrymme för fem rader med radavståndet 4,233 mm (1/6 tum). Det är emellertid möjligt att få plats med sex rader om man använder höjdsteget 3,175 mm (1/8 tum). 6.3 Notifieringsadress Om godset vid marina transporter levereras till order, kan en mottagaradress behövas. Om inte, kan detta utrymme användas för godsets leveransadress, om den skiljer sig från mottagarens (post-) adress. 6.4 Transportinstruktion Detta fält är reserverat för en beskrivning av transporten, inklusive berörda platser i en transportkedja, villkor etc. för transporten. 6.5 Datum, referensnummer, etc Om inget annat datum anges, betyder datum det datum som dokumentet utfärdades. Referensnumret är ett nummer eller en beteckning som bör vara gemensam för varje dokumentsats. Det kan vara samma som ordernummer, fakturanummer, etc. I detta fält kan andra datum och beteckningar skrivas, antingen samtidigt med sammanställning av dokumentet, eller senare i hanteringen, av de till vilka dokumentet överräcks. Ordningsföljden för dessa uppgifter kan ändras. 6.6 Köpare (om annan än mottagaren) eller annan adress Gods sänds ofta till en adress och dokumentet till en annan. I sådana fall används mottagarfältet för godsadress, dvs i transportdokument används det alternativa adressfältet för adress till den som dokumentet (t.ex.fakturan) skall sändas till (köparens adress). ANM. Denna dispositionsmall ger plats för 35 tecken per rad med ett breddsteg på 2,54 mm (10 tecken per tum). På grund av begränsningar av läsavståndet i fönsterkuvert, på grund av spelet mellan kuvert och inlaga, rekommenderas att man använder högst 32 tecken, med rak vänsterkant. Om en teckenbredd på 2,12 mm (12 tecken per tum) används kan 35 tecken lätt få plats. 1) Enligt SS

5 Provläsningsexemplar / Preview Sida Landsuppgift Information om ursprungsland, inköpsland och mottagarland kan krävas av statistiska eller andra skäl. Om dessa uppgifter inte måste vara med kan det lediga utrymmet användas för annat, till exempel för registreringsnummer; det kan också i sådana fall läggas till fältet för leverans- och betalningsvillkor. 6.8 Leverans- och betalningsvillkor Detta utrymme kan fritt användas för det avsedda ändamålet, vanligtvis anges leveransdatum, leveransvillkor, betalningsvillkor, försäkringsdetaljer etc. 6.9 Godsmärkning och containernummer Detta fält är avsett för uppgifter för identifiering av gods (och fraktcontainrar) och för att knyta dessa uppgifter till dokumenten, i enlighet med UN/ECE/FAL rekommendation nr 15. Om godset är märkt med mottagarens adress, ska detta visas genom uttrycket Leveransadress eller, allra helst, genom att man sätter ut hela adressen så som den visas på godset Antal och typ av kollin Någon speciell kolumnbredd har inte angetts för dessa dataelement, eftersom bredden i så fall måste vara tillräcklig för att man skall få plats med det maximala antalet kollin, vilket är en uppgift som sällan förekommer och vilket i de flesta fall onödigt skulle minska utrymmet för godsbeskrivning. En utskriftslayout som klart åtskiljer denna information från beskrivningen av godset rekommenderas Godsbeskrivning Detta fält är avsett för beskrivning av godset med vanliga handelstermer, om möjligt skall termer enligt lämpliga tull- eller frakttariffer användas. Free disposal - ytan skall användas för en detaljerad beskrivning artiklar Varunummer När så är lämpligt skall aktuella statistik-, varu- eller tulltariffbeteckningar anges, eftersom åtminstone de första siffrorna i dessa beteckningar i regel används internationellt Bruttovikt (massa) Bruttovikten är avsedd för transport- och andra frakthanteringsbehov. Den skall anges i samma kolumn som nettokvantiteten, men kan skiljas från densamma genom trappstegsvis placering i rader eller genom placering på annan ledd Volym Detta fält är avsett för att visa kubikmeterutrymmet som behövs för godset under transport. Uppgiften skall placeras bredvid bruttovikten Nettokvantitet Denna kolumn visar nettovikt och de extra uppgifter som behövs, dvs för statistiska behov och angivna så som i aktuell varulista eller tulltariff Värde Uppgiften om värde är avsedd framför allt för statistik. I de flesta länder baseras exportstatistik på FOB-värdet och importstatistik på CIF-värdet Free disposal Detta utrymme kan om så behövs användas för sådan tilläggsinformation som inte kan placeras inom andra specificerade fält. Individuella utrymmesbehov bestämmer den exakta placeringen av den prickade begränsningslinjen.

6 Sida 6 Provläsningsexemplar / Preview 6.18 Utfärdare, ort och datum, underskrift Med undantag för signatur eller annat bevis för verifiering, kan information i detta fält placeras i förhållande till var dokumentet är signerat eller på annat sätt verifierat, datum för verifiering etc. 7 Litteratur ISO 353, Processed writing paper and certain classes of printed matter Method of expression of dimensions. ECE/TRADE/137, UN Layout Key for Trade Documents.