Lön. Semester. Pension. Avtal. Handledning Personalkostnader. Redovisning av olika personalkostnader i statliga myndigheter 2015:1

Transkript

1 Semester Lön Pension s g Avtal Handledning Personalkostnader Redovisning av olika personalkostnader i statliga myndigheter 2015:1

2 ESV:s handledningar ska vara ett stöd vid tolkning av föreskrifter och allmänna råd inom områden där ESV är normerande. Publikationen kan laddas ner som PDF och beställas från Beställningar kan även göras via: Ekonomistyrningsverket, Publikationsservice Box 45316, Stockholm Fax: Datum: Dnr: /2015 Copyright: ESV Författare: Anne-Marie Ögren Omslag: istockphoto/sirikult

3 Förord Den här handledningen ska ge svar på redovisningsfrågor som ni på myndigheterna har om personalkostnader. Ekonomistyrningsverket vill även beskriva vilka konteringar som sker automatiskt i samband med lönekörningar i de flesta redovisningssystem och vilka övriga konteringar ni gör för personalkostnader under ett räkenskapsår. I konteringsexemplen använder vi konton från Ekonomistyrningsverkets (ESV) baskontoplan för statliga myndigheter och statliga inrapporteringskoder (S-koder). Baskontoplanen och S-koderna publiceras på ESV:s webbplats, och uppdateras löpande. Handledningen är en uppdaterad version av handledningen om personalkostnader från 2009 (ESV 2009:35). ESV ger endast ut regler och rekommendationer för just redovisningen av kostnader som avser personal. Lagstiftning och avtal i frågor som avser arbetsrätt, löner, pensioner och skatter hanteras av flera andra myndigheter, till exempel Arbetsgivarverket, Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Skatteverket och Statens Tjänstepensionsverk (SPV). Vi har valt att referera våra bokföringsexempel till ESV:s baskontoplan även om den är frivillig att använda för er myndigheter. Ni som inte använder ESV:s baskontoplan får anpassa redovisningen efter era egna konton. De statliga inrapporteringskoderna (S koderna) är däremot obligatoriska och gäller samtliga myndigheter. Redovisningsexemplen i handledningen gäller en verksamhet som är helt finansierad med anslag. Handledningen har följande disposition: I första kapitlet går vi igenom den kontoklass i baskontoplanen där konton för redovisning av personalkostnader finns. I kapitel två presenterar vi avtalade sociala avgifter och hur ni ska redovisa dem. Kapitel tre och fyra behandlar redovisning av löner och sociala avgifter, både löpande och vid bokslut, och om principerna för redovisning mot anslag. Handledningens femte kapitel tar upp hur ni ska redovisa avsättningar, dels generellt, dels mer specifikt om redovisning av avsättningar för delpensioner, pensionsersättning och omstruktureringar. Kapitlet beskriver även hur ni bör redovisa avgångsvederlag, trots att dessa normalt inte ska redovisas som avsättningar. I kapitel sex beskriver vi begreppen årsarbetskrafter och medelantal anställda samt vilken metod ni bör använda för att beräkna dem. I kapitel sju beskriver vi hur ni ska redovisa sjukfrånvaro i årsredovisningen och i handledningens sista kapitel redogör vi för redovisning på skattekonto. Om du har frågor om handledningen är du välkommen att kontakta ESV:s rådgivning i redovisningsfrågor: red@esv.se eller telefonnummer personalkostnader 3

4 4 personalkostnader

5 innehåll Innehåll 1 Kostnader för personal Kontogrupp 40: Löner och arvoden Kontogrupp 43: Kostnadsersättningar och förmåner Kontogrupp 45: Lagstadgade arbetsgivaravgifter Kontogrupp 46: Avgifter, premier och pensioner enligt avtal Kontogrupp 47: Kostnader för sjuk- och hälsovård Kontogrupp 48: Kostnader för utbildning av personal Kontogrupp 49: Övriga personalkostnader Bokföring av personalkostnader via lönemodul kopplad till ekonomisystemet 9 2 Avtalade socialavgifter Redovisning av pensioner 11 Pensionspremier 12 Pensionsavgifter 12 3 Att redovisa löner och sociala avgifter löpande och mot anslag Redovisning mot anslag Exempel på löpande redovisning av löner och socialavgifter Bokföring av förändring av semesterlöneskuld Uttag av semester Högriskskydd 20 4 Redovisning av löner och socialavgifter vid bokslut Korrigering av avtalspensionspremier som redovisats mot anslag Förändring av semesterlöneskulden 21 Redovisning mot anslag av semesterlöneskuld enligt övergångsbestämmelsen i anslagsförordningen Retroaktiv löneskuld Avsättning för lokalt omställningsarbete(tidigare kompetensväxlings- och kompetensutvecklings-åtgärder) Övriga upplupna personalkostnader 27 5 Redovisning av avsättningar för pensioner och omstruktureringar samt redovisning av avgångsvederlag Redovisning av avsättningar Delpension Pensionsersättning Särskild pensionsersättning Omstruktureringar Avgångsvederlag 33 6 Årsarbetskrafter och medelantal anställda Årsarbetskrafter Medelantalet anställda 36 personalkostnader 5

6 7 Redovisning av sjukfrånvaro i årsredovisningen Exempel på beräkning av sjukfrånvaro Hur ska sjukfrånvaron redovisas i årsredovisningen? Var ska sjukfrånvaron redovisas i årsredovisningen? 40 8 Redovisning på skattekonto 41 6 personalkostnader

7 kostnader för personal 1 Kostnader för personal I detta kapitel beskriver vi kontoklassen för personalkostnader i ESV:s baskontoplan. Beskrivningen följer den ordning som kontoplanen har och varje kontogrupp presenteras i ett särskilt avsnitt. Kontogrupp 41,42 och 44 är fria i baskontoplanen så därför finns ingen beskrivning av dessa kontogrupper. Redogörelsen för kontogrupperna är kortfattad och mer ingående rekommendationer om bokföring i respektive kontogrupp finns i ESV:s handledning till baskontoplanen. I kapitlets sista avsnitt tar vi upp bokföring av personalkostnader om ekonomisystemet är kopplat till en lönemodul. Det är frivilligt för myndigheterna att använda ESV:s baskontoplan för statliga myndigheter. Därför är det vi skriver i kapitlet inte obligatoriskt, men det pekar på de kontogrupper ni bör använda om ni använder ESV:s baskontoplan. 1.1 Kontogrupp 40: Löner och arvoden Löner till anställda ska ni bokföra i baskontoplanens kontogrupp 40. Det gäller till exempel månadslön, timlön, avgångsvederlag, bonus, semesterlöner och sjuklöner. Såväl ordinarie månadslön som timlön, sjuklön och semesterlön ska ni bokföra på samma baskonto och rapportera på samma S-kod. Eftersom det tas ut olika sociala avgifter på lönen till personalen beroende på vilken ålderskategori de tillhör finns det dock olika baskonton för olika personalkategorier. Dessa konton kan vara en hjälp för er som inte har en lönemodul ni kan ta fram informationen ur. När ni bokför förändringar av avsättningar för löner och arvoden ska ni använda särskilda baskonton och S-koder. I kontogruppen finns konton för dessa kostnader upplagda för respektive personalkategori. Läs mer om redovisning av avsättningar i kapitel fem. I den här kontogruppen men i en särskild undergrupp, ska ni bokföra arvoden till personer som inte är anställda, så kallade uppdragstagare, om myndigheten ansvarar för inbetalning av källskatt och lagstadgade arbetsgivaravgifter. Arvoden till uppdragstagare ska ni rapportera på en egen S-kod men det är obligatoriskt endast årsvis. Löpande under året kan ni använda samma S-kod som för löner och ersättningar till anställda, men då måste ni göra en omföring till rätt S-kod senast vid årets slut. När en uppdragstagare har F-skattebevis och ansvarar för inbetalning av dessa skatter och avgifter själv ska kostnaden bokföras som en driftskostnad i kontoklass fem. 1.2 Kontogrupp 43: Kostnadsersättningar och förmåner Kostnadsersättningar och förmåner till anställda kan vara skattefria eller skattepliktiga. Ni ska bokföra samtliga ersättningar i kontogrupp 43, men på olika baskonton och rapportera dem på olika S-koder. Det finns även konton i vissa personalkostnader 7

8 kostnader för personal undergrupper i kontogruppen ni ska använda om den anställda själv betalar in hela eller delar av de faktiska kostnaderna för den skattepliktiga förmånen. I kontogruppen finns också konton där myndigheten bokför de faktiska kostnaderna för de skattepliktiga förmånerna. 1.3 Kontogrupp 45: Lagstadgade arbetsgivaravgifter Den som ersätter någon för utfört arbete ska betala arbetsgivaravgifter. I kontogrupp 45 ska ni bokföra lagstadgade arbetsgivaravgifter för personal som är anställd hos myndigheten och för uppdragstagare där myndigheten beräknar och betalar avgifterna. I kontogruppen ska ni även bokföra särskild löneskatt, ålderspensionsavgift och avtalsförsäkringar vid omstruktureringar. 1.4 Kontogrupp 46: Avgifter, premier och pensioner enligt avtal Man skiljer på avgifter och premier som myndigheterna betalar enligt lag och enligt avtal. De avgifter, premier och eventuella egna pensionsutbetalningar som myndigheten betalar enligt avtal ska bokföras i baskontoplanens kontogrupp 46. I kapitel 3 behandlar vi bokföringen av dessa närmare. I kontogruppen ska ni även bokföra kostnader för myndighetens egna pensionsåtaganden. Läs mer om redovisningen av detta i kapitel fem. 1.5 Kontogrupp 47: Kostnader för sjuk- och hälsovård Myndighetens kostnader för sjuk- och hälsovård som inte är skattepliktig för personalen ska ni bokföra i kontogrupp 47. Vad som är icke skattepliktig sjuk- och hälsovård för personalen framgår av Skatteverkets meddelanden. 1.6 Kontogrupp 48: Kostnader för utbildning av personal Alla kostnader för att utbilda myndighetens personal ska ni bokföra i kontogrupp 48. Kostnaderna kan gälla såväl interna kurser och konferenser som introduktion och vidareutbildning eller avgifter för externa kurser och konferenser. Lönen som personalen får under tiden de utbildas ska ni däremot bokföra som vanlig lönekostnad i kontogrupp Kontogrupp 49: Övriga personalkostnader Övriga personalkostnader är exempelvis rekryteringskostnader, personalrepresentation och kostnader för friskvård. Dessa kostnader ska ni bokföra i kontogrupp 49. I denna kontogrupp ska även kostnader av enklare personalvårdande slag, som frukt, kaffe och fikabröd bokföras. 8 personalkostnader

9 kostnader för personal 1.8 Bokföring av personalkostnader via lönemodul kopplad till ekonomisystemet Många myndigheter redovisar sina lönerelaterade personalkostnader via en lönemodul som är kopplad till ekonomisystemet och huvudboken. Via modulen bokförs löner, andra skattepliktiga och inte skattepliktiga ersättningar och förmåner samt arbetsgivaravgifter och avtalade socialavgifter. Vissa myndigheter har däremot ett separat lönesystem och överför uppgifterna från detta system till ekonomisystemet. Oavsett om ekonomisystemet är kopplat till en lönemodul eller inte, ska ni inte bokföra icke kontrolluppgiftsrelaterade personalkostnader, som till exempel utbildnings- och rekryteringskostnader, i lönemodulen, utan direkt i huvudboken. De myndigheter som har en lönemodul direkt kopplad till ekonomisystemet brukar löpande under året registrera löner och andra ersättningar i denna lönemodul. När månadens löneregistreringar är klara överförs transaktionerna i lönefilen till huvudboken i ekonomisystemet. personalkostnader 9

10 10 personalkostnader

11 avtalade socialavgifter 2 Avtalade socialavgifter Alla arbetsgivare är skyldiga att betala lagstadgade arbetsgivaravgifter på den lön och de arvoden de betalar ut till personalen och uppdragstagare. De flesta av dessa avgifter ska finansiera sociala förmåner och benämns socialavgifter. Utöver de lagstadgade arbetsgivaravgifterna finns avtalade socialavgifter enligt statliga kollektivavtal, som myndigheter betalar för sina anställda. Följande avtalade socialavgifter finns på en myndighet: Avtalsförsäkringspremie för pensioner, personskadeförsäkring, tjänstegruppliv, sjukpension, tillfällig sjukpension och efterlevandepension Avgift för individuell ålderspension (Iåp) Avgift för kompletterande ålderspension (Kåpan) Avgift till partsorgan Dessutom betalar myndigheterna medlemsavgift till Arbetsgivarverket. Den största delen av de avtalade socialavgifterna hos en myndighet består av pensionspremier (avtalsförsäkringspremie för pensioner) och pensionsavgifter (Iåp och Kåpan). Det är redovisningen av dessa delar som vi beskriver i detta kapitel. Beroende på vilket pensionsavtal de anställda omfattas av är det olika avgiftsuttag för socialavgifterna. Sedan 2003 omfattas de flesta statligt anställda av PA 03-avtalet. Ett fåtal anställda omfattas av det äldre pensionsavtalet, PA-91. Från och med 2013 betalar arbetsgivarna bara PA-91-premier för de personer som omfattas av förordningen om statliga chefspensioner. För det ytterligare fåtal anställda som fortfarande omfattas av PA-91-avtalet är arbetsgivarna premiebefriade. Man skiljer på om pensionen är förmånsbestämd eller avgiftsbestämd. Förmånsbestämd pension innebär att storleken på pensionen är bestämd i förväg. Ofta är förmånsbestämd pension en procentandel av medellönen under de sista anställningsåren. Avgiftsbestämd pension innebär att arbetsgivaren löpande betalar in en avgift som beräknas på den anställdes lön till ett livförsäkringsbolag eller motsvarande. Storleken på den anställdes pension beror sedan på hur mycket pengar som har betalats in och vilken avkastning kapitalet får. 2.1 Redovisning av pensioner Myndigheten måste hålla isär två typer av pensionskostnader. Det gäller pensionskostnader som ni ska redovisa i resultaträkningen och pensionskostnader som medför ett pensionsåtagande och därför även ska redovisas som en pensionsavsättning i er balansräkning. Läs mer om redovisning av avsättningar för pensioner i kapitel 6. personalkostnader 11

12 avtalade socialavgifter Alla myndigheter betalar premier till Statens tjänstepensionsverk (SPV) enligt PA 03 och PA-91. Dessa premier ska ni redovisa som pensionskostnader. Myndigheten har inget eget pensionsåtagande för dessa delar och ska därför inte redovisa någon pensionsavsättning i balansräkningen. I stället är det SPV som ansvarar för statens pensionsåtagande och tar upp hela statens avsättning för avtalspensioner i sin balansräkning. Pensionspremier Pensionsrätten enligt PA 91-avtalet och en del av pensionsrätten enligt PA 03-avtalet är förmånsbestämd. Det innebär att pensionen är bestämd i förväg till ett visst belopp eller till en viss nivå, till exempel en viss procent av medelinkomsten under de sista fem anställningsåren. För PA 03 sätts premierna varje månad. Myndigheten ska varje månad föra över uppgifter till SPV för samtliga arbetstagare som har en anställning som omfattas av PA 03. SPV skickar därefter en premiefaktura till myndigheten som ska betalas efter några dagar. Om ni inte har fört över uppgifterna i tid behandlar SPV dem under efterföljande månad. Då tillkommer en ränta på den enskildes pensionsavgift. Det kan även tillkomma ränta vid eventuella retroaktiva ändringar av lön, anställningstid och andra faktorer som påverkar premien. Bokför ränta som en finansiell kostnad eller intäkt. För de fåtal anställda (enbart de som omfattas av förordningen om statliga chefspensioner) som omfattas av PA-91-avtalet tillämpas årsvisa preliminära premier och en slutlig definitiv premie. SPV fastställer inför premieåret en preliminär premie i kronor och utifrån denna preliminära premie ska ni betala en tolftedel av premien till SPV månadsvis på speciella inbetalningsunderlag, så kallade OCRunderlag. SPV fastställer den slutliga definitiva premien året efter premieåret. Senast den 30 april skickar SPV ut en faktura på skillnadsbeloppet. Följande konton och S-koder ska ni använda för premier till avtalsförsäkringarna: Konto 4611 och S4122 Konto 4618 och S4129 Konto 2563 och S2563 Konto 2561 och S2561 för premien (i premien ingår särskild löneskatt som alltså inte bokförs separat) för periodiseringar för skuld för PA-91-premien för skuld för premiefaktura från SPV (vid påslag via lönesystemet används motkonto 2563 och S2563) Pensionsavgifter En del av pensionsrätten enligt PA 03-avtalet är avgiftsbestämd, nämligen avgifterna till individuell ålderspension (Iåp) och kompletterande ålderspension (Kåpan Tjänste). Vissa myndigheter betalar även avgifter till Kåpan Extra och Kåpan Plus. 12 personalkostnader

13 avtalade socialavgifter Hantera betalningarna till Iåp, Kåpan Tjänste samt Kåpan Extra och Kåpan Plus på samma sätt som rutinen för PA-03-premierna. Vid löpande inbetalning av avgifterna skickar arbetsgivaren person- och premieuppgifter via sitt lönesystem till SPV. Därefter fakturerar SPV arbetsgivaren. Vid engångsinsättningar från arbetsgivare som inte har löpande inbetalningar via sitt lönesystem fakturerar SPV arbetsgivaren efter manuell registrering av person- och premieuppgifter. Individuell ålderspensionsavgift (Iåp) Den individuella ålderspensionen tjänas in från 23 års ålder. De anställda kan välja mellan ett antal livförsäkringsbolag där de kan ha avgifterna till sin individuella ålderspension placerade. Myndigheten betalar Iåp-avgiften till SPV. SPV betalar i sin tur avgiften vidare till det försäkringsbolag som respektive anställd har valt. Iåp-avgiften består av en procentsats på den utbetalda lönen. På avgiften tillkommer särskild löneskatt. Följande baskonton och S-koder ska ni använda för att bokföra avgiften till Iåp: Konto 4632 och S4131 Konto 4532 och S4132 Konto 4638 och S4139 Konto 4538 och S4139 Konto 2598 och S2592 Konto 2569 och S2561 för avgiften för den särskilda löneskatten på avgiften för periodisering av avgiften för periodisering av särskild löneskatt på avgiften för skuld för avgiften (utomstatlig skuld trots att ni betalat till SPV) för skuld för särskild löneskatt på avgiften (inomstatlig) Observera att ni ska rapportera skulden för avgiften på en utomstatlig S-kod trots att ni betalar till SPV. Det beror på att SPV i detta sammanhang endast ses som en betalningsförmedlare. SPV betalar avgiften vidare till en utomstatlig part eftersom alla de försäkringsbolag som de anställda kan välja att placera Iåp hos är utomstatliga parter. Den särskilda löneskatten på Iåp-avgiften ska ni däremot rapportera på en inomstatlig S-kod. Anledningen till detta är att den särskilda löneskatten betalas till Försäkringskassan och att staten därmed är slutlig mottagare av denna skatt. Kompletterande ålderspension (Kåpan Tjänste) Anställda som har fyllt 23 år tjänar in kapital till den kompletterade ålderspensionen fram till pensionsåldern. Arbetsgivaren betalar månadsvis en avgift som utgörs av en procentsats på den utbetalda lönen. Särskild löneskatt tillkommer på avgiften. De anställda kan inte välja placering utan Kåpan Pensioner förvaltar pengarna. SPV sköter administrationen. personalkostnader 13

14 avtalade socialavgifter Följande konton och S-koder ska ni använda för bokföring av Kåpan Tjänste: Konto 4631 och S4131 Konto 4531 och S4132 Konto 4639 och S4139 Konto 4539 och S4139 Konto 2598 och S2592 Konto 2569 och S2561 för avgiften för den särskilda löneskatten på avgiften för periodisering av avgiften för periodisering av särskild löneskatt på avgiften för skuld för avgiften (utomstatlig skuld, ni betalar till Kåpan Pensioner som inte är en myndighet) för skuld för särskild löneskatt på avgiften (inomstatlig) Notera att liksom för Iåp-avgiften gäller en utomstatlig S-kod för skulden för avgiften, medan ni ska rapportera skulden för den särskilda löneskatten på inomstatlig S-kod. Kåpan Extra och Kåpan Plus Vissa myndigheter har valt att göra ytterligare avgiftsinbetalningar till Kåpan Extra genom att teckna ett lokalt kollektivavtal. Det finns även möjlighet för statligt anställda att teckna en frivillig pensionsförsäkring, Kåpan Plus. Det finns inte några särskilda konton eller S-koder för att bokföra och rapportera avgifter till Kåpan Extra och Kåpan Plus. S-koderna är samma som för Kåpan Tjänste och de konton vi föreslår i avsnitt kan ni använda. De myndigheter som vill bokföra dessa avgifter på separata baskonton kan lägga upp egna konton. 14 personalkostnader

15 att redovisa löner och sociala avgifter löpande och mot anslag 3 Att redovisa löner och sociala avgifter löpande och mot anslag I detta kapitel redogör vi dels för hur redovisning mot anslag ska göras, dels hur ni ska redovisa löner och sociala avgifter löpande under året. I kapitel fyra redogör vi för hur löner och sociala avgifter ska redovisas vid bokslut. Det som står om redovisning mot anslag i detta och följande kapitel gäller under förutsättning att myndighetens verksamhet helt eller delvis är finansierad av anslag. Varje månad ska myndigheten bokföra lönekostnader och socialavgifter i samband med lönekörningen. I normalfallet innebär bokföringen även att ni redovisar mot anslag. Följande lönekostnader och avgifter bokför ni löpande varje månad: 1. Bruttolön 2. Källskatteavdrag 3. Lagstadgade arbetsgivaravgifter 4. Avtalade socialavgifter, främst: Pensionspremie till SPV, Avgift till Kåpan Tjänste, Särskild löneskatt på Kåpanavgiften, Avgift för individuell ålderspension (Iåp), Särskild löneskatt på Iåp Utöver detta kan bokföring av semesterlöneskuld tillkomma. Ni väljer själva om semesterlöneskulden ska beräknas och bokföras löpande eller vid bokslut. 3.1 Redovisning mot anslag Utgifter för egen verksamhet ska ni redovisa mot anslag det budgetår till vilket kostnaden hänför sig, enligt anslagsförordningen (2011:223). Enligt förordningen ska ni också redovisa mot anslag minst en gång i månaden. Det finns dock ingen skyldighet att göra fullständiga periodiseringar varje månad. Ni behöver bara periodisera kostnader som har stor påverkan på anslagsutfallet en enskild månad, det framgår ESV:s allmänna råd till 14 anslagsförordningen. Det framgår även att ni vid den löpande redovisningen inte behöver ta hänsyn till månadens förändring av semesterlöneskulden. Det finns dock ingenting som hindrar att en myndighet gör fullständiga periodiseringar månadsvis. Detta under förutsättning att myndigheten periodiserar enligt samma principer varje månad. Utgångspunkten vid den månadsvisa redovisningen mot anslag är att det är månadens kostnader som ska redovisas mot anslag. De kan fångas per transaktion eller med olika kostnadsfördelningsmodeller, men som underlag finns bokförda personalkostnader 15

16 att redovisa löner och sociala avgifter löpande och mot anslag transaktioner under perioden. Detta innebär att det är bokföringsskyldigheten som egentligen ligger till grund för vad ni bör redovisa mot anslag månadsvis. När det gäller kostnader för personal uppstår kostnaden oftast löpande under månaden, men bokförs först i samband med lönekörning eller när myndigheten får en faktura med någon form av personalkostnad. Ni kan använda ett pålägg i form av en procentsats för de avtalade socialavgifterna i lönesystemet, eftersom det inte regleras i anslagsförordningen exakt hur redovisning mot anslag per månad ska göras och eftersom det underlättar myndighetens löpande bokföring. Vid lönekörningen bör ni använda pålägget så att månadens totala lönekostnad kan redovisas mot anslag vid ett tillfälle. Vid varje bokslutstidpunkt måste ni dock korrigera redovisningen mot anslag, så att det belopp som har redovisats mot anslag överensstämmer med periodens faktiska kostnader. Du kan läsa mer om detta i avsnitt 4.1. SPV lämnar inför varje år en prognos i kronor till respektive myndighet på hur stor premien för avtalspensionerna beräknas bli nästkommande år. (Egentligen lämnas två prognoser, en prognos i kronor för PA 03-premien och en prognos i kronor för PA-91-premien.) Myndigheten kan då räkna fram en egen procentsats genom att sätta dessa belopp i förhållande till den budgeterade bruttolönesumman nästkommande år. Denna procentsats kan ni sedan använda som pålägg i varje månads lönekörning. Ni debiterar kostnadskontot och krediterar konto 2563 (S2563) med det beräknade beloppet. En kostnad får bara redovisas en gång mot anslag. Därför får en myndighet som väljer ett system med pålägg, kostnadsföring och redovisning mot anslag i samband med lönekörningen inte bokföra kostnaden en gång till enligt den månadsvisa premiefakturan från SPV för PA 03-premien. Premiefakturan från SPV ska ni endast bokföra på balanskonton. Debitera konto 2563 (S2563) och kreditera konto 2561 (S2561) för PA 03-premien. Myndigheten kan välja att även PA-91 premien ska ingå i påslaget i lönesystemet. Då gäller samma princip för betalningen av en tolftedel av PA-91 premien via OCR-underlaget. Om ett påslag är inlagt i lönesystemet sker kostnadsföring och redovisning mot av PA-91 premien i samband med lönekörningen. Bokför därför inte betalningen till SPV på ett konto i kontoklass 4. Bokföring ska endast göras i balansräkningen, debet konto 2563 (S2563) och kredit 1932x (S1932;xx). Det finns särskilda regler för redovisning mot anslag vid uttag av sparad semester som har tjänats in före Se avsnitt 4.2 för en beskrivning av vad dessa regler innebär. 3.2 Exempel på löpande redovisning av löner och socialavgifter I följande exempel visar vi en myndighets bokföring i samband med lönekörningen för en anställd med kronor i månadslön. Observera att detta är 16 personalkostnader

17 att redovisa löner och sociala avgifter löpande och mot anslag ett exempel. Myndigheter använder olika system för att bokföra löner och andra varianter kan förekomma. Den löneansvariga registrerar lönearter som är kopplade till de konton i huvudboken som ni ser i nedanstående exempel. I samband med bokföringen av kostnader redovisar ni också mot anslag. Bokföring av anslagsredovisningen visar vi dock inte i exemplen. Myndigheten i detta exempel bokför förändring av semesterlöneskuld vid bokslut. Se avsnitt 3.3 för hantering av löpande bokföring av semesterlöneskuld och avsnitt 4.2 för hantering av semesterlöneskuld vid bokslut. Inför varje räkenskapsår publicerar Arbetsgivarverket de aktuella procentsatser för sociala avgifter som gäller under det kommande året. Informationen finns på Arbetsgivarverkets webbplats, under fliken: Arbetsgivarverket informerar/skatter och avgifter 201X. I nedanstående exempel har vi valt ett antal procentsatser. Följande procentsatser används i exemplen: Källskatt 33% Arbetsgivaravgifter 30% Avtalspensionspremie (avser betalda premier, 11% pensioner, PSA, TGL-S, TA), schablon Kåpanavgift 2% Iåpavgift 2,5% Särskild löneskatt 24,26% a) Konto S-kod Debet Kredit Löner och arvoden 40xx S Personalens källskatt 2591 S Lagstadgade arbetsgivaravgifter 451x S S Betalda premier, pensioner, 4611 S PSA, TGL-S och TA 2563 S Betalda avgifter, Kåpan (inkl S Kåpan Extra och Kåpan Plus) 2598 S Särskild löneskatt Kåpan 4531 S S Betalda avgifter individuell 4632 S ålderspension, Iåp 2598 S Särskild löneskatt 4532 S individuell ålderspension, Iåp 2569 S personalkostnader 17

18 att redovisa löner och sociala avgifter löpande och mot anslag Följande bokföring sker för en anställd med en förmånsbil med förmånsvärde kr/månad: b) Konto S-kod Debet Kredit Personalens källskatt 2591 S Lagstadgade arbetsgivaravgifter 451x S S Betalda premier, pensioner, 4611 S PSA, TGL-S och TA 2563 S Betalda avgifter, Kåpan (inkl S Kåpan Extra och Kåpan Plus) 2598 S Särskild löneskatt Kåpan 4531 S S Betalda avgifter individuell 4632 S ålderspension, Iåp 2598 S Särskild löneskatt 4532 S individuell ålderspension, Iåp 2569 S Den anställda ska samma månad få ett skattefritt utlandstraktamente på 600 kronor och detta bokförs på följande sätt: c) Konto S-kod Debet Kredit Skattefria traktamenten, utl S Samma månad ska dessutom den anställda få skattefri och skattepliktig bilersättning på kr: d) Konto S-kod Debet Kredit Bilersättningar, skattefria 4331 S Bilersättningar, skattepliktiga 433x S Personalens källskatt 2591 S Lagstadgade arbetsgivaravgifter 451x S S Betalda premier, pensioner, 4611 S PSA, TGL-S och TA 2563 S Betalda avgifter, Kåpan (inkl S Kåpan Extra och Kåpan Plus) 2598 S Särskild löneskatt Kåpan 4531 S S Betalda avgifter individuell 4632 S ålderspension, Iåp 2598 S Särskild löneskatt 4532 S individuell ålderspension, Iåp 2569 S Nettolönen skuldbokförs 2592 S Summa för alla fyra exemplen personalkostnader

19 att redovisa löner och sociala avgifter löpande och mot anslag Nedan ser ni de följdbokningar som sker i huvudboken i samband med utbetalning efter att månadens lönefil har uppdaterat huvudboken: Myndigheten skickar nettolönefilen till banken för utbetalning av månadens lön. Överföringstransaktionerna kopplat till utbetalning från banken visas inte i exemplet. Konto S-kod Debet Kredit Utbetalning, bank 1932x S1932;xx Skuld till bank, nettolön 2592 S Vid nästa månads skattedeklaration bokför myndigheten i exemplet enligt nedan: Exemplet visar inte omföringen av källskatt och arbetsgivaravgifter till avräkningskontot för skatter och avgifter, 1533, innan betalning sker. Konto S-kod Debet Kredit Personalens källskatt 2591 S Lagstadgade arbetsgivaravg S Utbetalning, bank 1932x S1932;xx När myndigheten får premiefakturan från SPV för avtalspensionspremier, kronor (PA 03) ska de göra följande bokföring. (Enligt lönesystemet är saldot kronor). Konto S-kod Debet Kredit Premier avtalsförsäkringar 2563 S Leverantörsskulder 2561 S Kåpan och Iåp betalas varje månad. Den särskilda löneskatten betalar myndigheterna varannan månad. Bokför så här vid betalning. Konto S-kod Debet Kredit Kåpan och Iåp Skuld Kåpan och Iåp 2598 S Utbetalning, bank 1932x S1932;xx Särskild löneskatt Övriga skulder 2569 S Utbetalning, bank 1932x S1932;xx 311 personalkostnader 19

20 att redovisa löner och sociala avgifter löpande och mot anslag 3.3 Bokföring av förändring av semesterlöneskuld Om din myndighet bokför och löpande redovisar förändringen av semesterlöneskulden mot anslag ska ni även vid månadens lönekörning bokföra förändringen. Det är inte någon skillnad vad gäller bokföring beroende på om myndigheten bokför förändringen av semesterlöneskulden löpande eller vid bokslut. Se därför avsnitt 4.2 för exempel på hur förändring av semesterlöneskuld ska bokföras. 3.4 Uttag av semester När anställda tar ut semester ska de i första hand använda innevarande års semesterdagar. Om ni bokför förändringen av semesterlöneskulden löpande kan lönekostnaden redan ha redovisats mot anslag när en anställd tar ut innevarande års semester. Ni bör i de fallen justera lönekostnaden mot semesterlöneskulden och korrigera redovisningen mot anslag i den aktuella perioden. Även när semesteruttaget gäller sparad semester bör ni justera semesterlöneskulden och lönekostnaden. Om uttaget gäller semester som har tjänats in före den 1 januari 2009 bör ni också korrigera enligt den särskilda övergångsbestämmelsen till den tidigare anslagsförordningen, inklusive ESV:s föreskrifter till 12 (nuvarande) anslagsförordningen. Se avsnitt 4.2 för information om vad övergångsbestämmelsen innebär och hur ni ska bokföra. Om ni bokför och redovisar förändringen av semesterlöneskulden mot anslag vid bokslut behöver ni inte löpande korrigera redovisningen mot anslag för löneutbetalningar för semesteruttag under året. 3.5 Högriskskydd Högriskskydd finns i flera olika sammanhang. Bland annat kan anställda som lider av kroniska sjukdomar ansöka om högriskskydd hos Försäkringskassan. När Försäkringskassan har fattat beslut om högriskskydd för en anställd skickas ett meddelande till arbetsgivaren. Arbetsgivaren ansöker sedan om ersättning för sjuklönekostnader hos Försäkringskassan. Myndigheten betalar full lön (sjuklön) till den anställde. Bidraget som myndigheten rekvirerar från Försäkringskassan ska ni bokföra som erhållna bidrag från statliga myndigheter på konto 3511 (S3511). Om ni har redovisat lönekostnaden mot anslag ska ni återföra intäkter av anslag med erhållet bidragsbelopp. Återföringen ska bokföras på konto 3012 (S3011). 20 personalkostnader