Sammanfattande rapportering från revisionen av de nordiska institutionerna i Sverige 2015

Transkript

1 RIGSREVISIONEN 1301 KÖPENHAMN K, DANMARK Sammanfattande rapportering från revisionen av de nordiska institutionerna i Sverige Revisionens omfattning och inriktning Riksrevisionen har granskat årsrapporterna för de nordiska institutionerna i Sverige: Nordens Välfärdscenter (NVC), daterad Nordregio, daterad Nordiskt Genresurscenter (NordGen), daterad Nordic School of Public Health (NHV), daterad Riksrevisionens ansvar är att uttala sig om årsrapporterna på grundval av sin revision. Riksrevisionen har utfört revisionen enligt International Standards of Supreme Audit Institutions (ISSAI) för finansiell revision och Riksrevisionens instruktion för granskning av resultatredovisning och annan information i årsredovisningen (RRI). Vårt ansvar i enlighet med dessa standarder innebär att Riksrevisionen följer yrkesetiska krav samt planerar och utför revisionen för att uppnå rimlig säkerhet att årsrapporten inte innehåller väsentliga felaktigheter. Vi är oberoende gentemot institutionerna i enlighet med ISSAI 30 Code of Ethics och har uppfyllt våra åtaganden i enlighet med dessa etiska regler. Som ett led i granskningen av årsrapporterna har Riksrevisionen även granskat vissa delar av den interna styrningen och kontrollen som bedömts vara relevanta för revisionen. Vår granskning av den interna styrningen och kontrollen syftar inte till att uttrycka en åsikt om effektiviteten i institutionens interna styrning och kontroll utan har till syfte att kunna utforma ändamålsenliga revisionsåtgärder. Vår granskning i detta syfte har omfattat rutinerna för lönehantering och fakturahantering på samtliga institutioner samt rutiner för vidareförmedling av bidrag på Nordregio och NordGen. RIKSREVISIONEN NYBROGATAN STOCKHOLM ( 7 )

2 2. Revisionsberättelser Riksrevisionen har lämnat revisionsberättelser för de fyra nordiska institutionerna avseende räkenskapsåret Enligt Riksrevisionens uppfattning har institutionerna i alla väsentliga avseenden: upprättat årsrapporten enligt det av Nordiska ministerrådet (NMR) den 26 juni 2014 beslutade ekonomireglementet med tillämpningsanvisningar i handbok för institutioner och övriga beslut för institutionen. gett en rättvisande bild av institutionens ekonomiska resultat, finansiering och finansiella ställning per den 31 december lämnat en resultatrapport och annan information i övrigt som är förenlig med och stödjer en rättvisande bild i årsrapporten som helhet. 3. Iakttagelser och rekommendationer I enlighet med kraven i 6 i Revisionsreglementet for midler bevilget af de nordiske parlamenter til Nordisk Råd og Nordisk Ministerråd sammanställer Riksrevisionen i denna rapport iakttagelser från 2015 års granskning av de fyra nordiska institutionerna i Sverige. De iakttagelser och rekommendationer som sammanfattas nedan har rapporterats till institutionerna muntligen med kompletterande minnesanteckningar samt i sammanställningar över funna fel i årsrapporterna. Därtill kommer en skriftlig revisionsrapport att lämnas till NordGen rörande slututbetalningar inom PPP-projektet. 3.1 Nordens Välfärdscenter (NVC) Riksrevisionens granskning visar bland annat att 2014 års iakttagelse kvarstår vad gäller dualitet vid utbetalning. På NVC är det enbart en person som bemyndigar utbetalningar. Riksrevisionen har rekommenderat NVC att införa krav på två i förening vid betalning. Med anledning av Riksrevisionens iakttagelser 2014 redovisar NVC i årsrapporten 2015 beviljade projektmedel i balansräkningen som projektfordran respektive projektförskott. För ett projekt har dock NVC inte bokat upp den del av bidraget som har beviljats men inte rekvirerats. Det medför att balansomslutningen är för låg med 184 tusen kronor. NVC borde dessutom ha upplyst i årsrapporten om att denna redovisningsprincip nu används mer enhetligt och dess påverkan på balansomslutningen. NVC borde även ha räknat om jämförelsetalen för projektfordringar och projektförskott. Omräkning av jämförelsetal har inte heller gjorts för övriga kortfristiga skulder och upplupna kostnader trots att indelningen i posterna har ändrats sedan Riksrevisionen har därför rekommenderat NVC att framöver ha som princip att räkna om 2 ( 7 )

3 posterna för det närmast föregående räkenskapsåret när principerna för värdering, klassificering eller indelning i poster ändras. NVC har verksamhet både i Sverige och i Finland. Den löpande redovisningen i Finland görs i euro, medan redovisningen i Sverige görs i svenska kronor. I årsrapporten konsoliderar NVC verksamheterna till svenska kronor. Det finns inte några bestämmelser i det nordiska regelverket om hur konsolidering av verksamheter i olika valutor ska göras. Efter dialog med Riksrevisionen och Nordiska ministerrådet har NVC under 2015 fastställt principer för hur omräkning av valutakurser ska hanteras i bokslut och hur dessa ska redovisas i resultat- och balansräkning. Riksrevisionen anser dock att den princip som NVC tillämpar bör framgå tydligare av årsrapportens redovisningsprinciper. Enligt handbok för institutioner ska institutioner upplysa om hyres- och leasingavtal för räkenskapsåret och de nästföljande fyra åren. NVC har inte upplyst om kommande hyreskostnader för NVC Finland i årsrapporten. Hyresavtalet, som sträcker sig till minst maj 2016, har en uppsägningstid på sex månader. Månadskostnaden uppgår till euro varför minst sex månader, motsvarande euro, borde ha redovisats som kommande hyreskostnad för NVC Finland. I svensk valuta är detta cirka 126 tusen kronor. 3.2 Nordregio I samband med granskning av fakturahanteringen 2014 uppmärksammade vi att Nordregio utför kontroller som inte finns dokumenterade. Rekommendationen från 2014 års granskning om att arbeta fram en processbeskrivning som beskriver vilka kontroller som Nordregio anser ska utföras, vad dessa kontroller innebär samt hur de ska dokumenteras kvarstår I årsrapporten finns följande klassificeringsfel: I resultaträkningen har kostnader för arvoden och sociala avgifter på arvoden redovisats under posten Varor och tjänster. Kostnaden uppgår till 537 tusen kronor och borde ha redovisats under posten Lönekostnader. I balansräkningen redovisar Nordregio ett erhållet förskott om 634 tusen kronor som projektförskott (skuld) samtidigt som upparbetade kostnader på 431 tusen kronor i samma projekt redovisas som upplupen intäkt (fordran). Projektet borde i stället ha nettoredovisats i balansräkningen med 203 tusen kronor som ett projektförskott. Felet innebär att balansomslutningen är 431 tusen kronor för hög. Nordregio redovisar felaktigt jämförelsetalet för 2014 för posten EUR-konto om 982 tusen kronor under posten Nordregio. Nordregio borde ha redovisat föregående års saldo på en egen rad. 3 ( 7 )

4 Riksrevisionen har noterat följande avsteg från handbok för institutioner eller från instruktioner från NMR inför bokslut: Nordregios uppställning av resultat- och balansräkning följer inte fullt ut den uppställningsform som NMR har angivit i handbok för institutioner. Nordregio redovisar uppgifter om hyra och leasing för 2016 och 2017 inklusive följande år. Enligt handboken ska även kostnader för hyra och leasing innevarande år redovisas. Det saknas noter för eget kapital och projektförpliktelser vilka är obligatoriska noter enligt instruktioner från NMR. 1 I årsrapporten har Nordregio gjort omföringar mellan poster vilket innebär att det finns differenser mellan årsrapport, huvudbok och engagemangsbesked från bank för posterna övriga fordringar, Nordregio och DKK-konto för ASP och NDP. Omföringarna har gjorts i syfte att redovisa det saldo som Nordregio anser att posterna borde ha i årsrapporten och som de fick efter rättelser gjorda efter bokslutsdagen. Riksrevisionen har rekommenderat Nordregio att redovisa enligt den underliggande redovisningen och den faktiska behållningen på bankkonto per den sista december. Information som behövs för att förstå balans- och resultaträkning bör lämnas i not. Som underlag för årsrapportens resultat- och balansräkning, funktionsindelning av kostnader samt periodiseringar av externfinansierade projekt använder Nordregio två Exceldokument. Dokumenten är omfattande och har beroenden mellan flikar och mellan de två dokumenten. Det förekommer också manuell handpåläggning i dokumenten. Riksrevisionen bedömer att det finns risker när denna typ av dokument används för att upprätta årsrapporten, även om några faktiska fel inte har noterats i årets granskning. Vi har därför rekommenderat Nordregio att i så stor utsträckning som möjligt basera årsrapporten på information som hämtas direkt ur ekonomisystemet Agresso. Slutligen kan Riksrevisionen konstatera att kvalitetssäkringen av årsrapporten hade kunnat stärkas. Det finns slarvfel i årsrapporten som borde ha upptäckts innan den beslutades och vissa iakttagelser som Riksrevisionen påtalade 2014 har inte åtgärdats i årsrapporten Nordiskt genresurscenter (NordGen) NordGen förvaltar PPP-projektet på uppdrag av NMR. NordGen har i egenskap av sekretariatansvarig för PPP-projektet tecknat avtal och gjort utbetalningar till tre delprojekt som ska stödja långsiktig växtförädling inom olika områden. Inom varje 1 Årsrapport og regnskap for 2015, 6 november 2015, Instruktionen har skickats i mejl till institutionerna från Nordiska ministerrådet. 4 ( 7 )

5 delprojekt finns flera medverkande företag till vilka medel vidareförmedlas. Projektets första fas avsåg perioden Inför 2014 gjordes en förlängning av avtalen med projektkoordinatorerna. Riksrevisionen har tidigare rapporterat att det finns oklarheter i NordGens reglering för hur återrapporteringen av utbetalda bidrag ska göras, vilka underlag som ska finnas för att styrka olika kostnader samt hur NordGen ska följa upp att utbetalade medel används för avsedda ändamål. Under 2013 anlitade NordGen en revisionsbyrå för granskning av kostnader i projektet. Revisionsbyrån bekräftade de oklarheter som Riksrevisionen tidigare hade rapporterat. Riksrevisionen rekommenderade därför NordGen att dels ta fram förtydligande riktlinjer inför nästa fas av PPP, dels ta ställning till hur identifierade brister ska hanteras inom den nuvarande fasen av PPP. NordGen har därefter tagit fram riktlinjer för rapportering. I dessa framgår att finansiell rapportering från projektkoordinatorerna samt material från deltagarna ska skickas in till NordGen. Båda projektperioderna har ett utbetalningsupplägg i avtalen som innebär att rekvireringen av de sista 15 procenten av beviljade bidrag kan göras först när en slutrapport har lämnats till NordGen. Av riktlinjerna för rapportering framgår att NordGen kommer att gå igenom och granska slutrapporten och övriga underlag innan utbetalning görs. Riksrevisionen kan dock konstatera att NordGen inte har gjort en fullständig genomgång av slutrapportering och underlag innan de sista 15 procenten av beviljade medel har utbetalats. Det finns inte någon dokumentation på NordGen där det framgår grunden för att utbetalningar har gjorts trots att rapporteringen inte var genomgången. För ett projekt har dessutom utbetalning gjorts trots att det fanns oförbrukade medel kvar från tidigare betalningar. Riksrevisionen kommer i en revisionsrapport att rapportera om denna brist i internkontrollen samt rekommendera NordGen att stärka den finansiella uppföljningen innan slututbetalningar görs inom PPP-projektet. NordGen har under 2015 åtgärdat bristen att enbart en person genomför betalningar av NordGens fakturor. Däremot kvarstår rutinen att det är en person som ensam bemyndigar NordGens löneutbetalningar. Riksrevisionen anser att betalningsmomentet alltid bör genomföras av två personer i förening. Riksrevisionen har noterat att NordGen i vissa fall ger förmåner eller lönetillägg som inte finns reglerade i institutionshandboken. Det gäller direktörens bredbandsabonnemang samt ett seniortillägg på lönen som ges till anställda under de sista tolv månaderna av deras möjliga åtta års anställning. Vi har rekommenderat NordGen att säkerställa att det alltid finns beslut för de förmåner och lönetillägg som institutionen tillämpar samt att säkerställa att dessa är i enlighet med gällande regelverk. NordGen har i årsrapporten klassificerat konsultkostnader för NordGen Skog på 870 tusen kronor som personalkostnader. Eftersom konsulterna inte är anställda av 5 ( 7 )

6 NordGen och inte genererar någon kostnad i form av sociala avgifter bör kostnaden i stället klassificeras som en driftskostnad under posten varor och tjänster. Av beviljningsbrevet framgår att NordGen särskilt ska återrapportera genomförda ändringar i NordGens administration och arbete med anledning av moderniseringsarbetet. I årsrapporten saknas dock redovisning om moderniseringsarbete och dess påverkan på NordGens organisation. 3.4 Nordic School of Public Health (NHV) NMR tog i juni 2013 beslut om att NHV skulle läggas ner vid utgången av Under 2015 har NHV funnits kvar som organisation men har inte bedrivit någon utbildningseller forskningsverksamhet. Styrelsen har haft till uppgift att avveckla verksamheten. För detta har de anlitat Kenneth Nilsson vid Setterwalls advokatbyrå som institutionschef. NVC har enligt överenskommelse med NMR ansvarat för NHV:s löpande redovisning efter det att personalen på NHV slutade under 2015, och har gjort bokslutet för Statens Servicecenter har hanterat lönerna under sista delen av I början av 2016 har överskottet från verksamheten betalats in till NMR. NHV är nu upplöst som organisation. Årsrapporten består enligt särskilt beslut från NMR enbart av resultaträkning, balansräkning, noter samt en text som beskriver avvecklingen av verksamheten. 3 I årsrapporten redovisar NHV kostnader om 196 tusen kronor som driftkostnader i not 3 trots att de borde ha redovisats på raden för tidigare reservering av nedläggningskostnader. Detta får ingen påverkan på resultatet utan är enbart ett klassificeringsfel. Därutöver har NHV infört en rad för årets resultat i balansräkningen, men har inte räknat om jämförelsetalen för Årets resultat för 2014 återfinns i stället på posten Balanserade medel. I resultaträkningen är dock jämförelsetalen för årets resultat korrekt redovisade. 3.5 Återrapportering mot beviljningsbrev I samband med granskningen av årsrapporterna har Riksrevisionen noterat att återrapportering av verksamhetens resultat redovisas på olika sätt av institutionerna. Enligt instruktioner från NMR i ett mejl hösten 2015 ska institutionerna återrapportera mot beviljningsbrevet i årsrapporten. 4 Samtidigt finns dock fortfarande institutionshandboken från 2014, som inte har uppdaterats under 2015, och som anger att återrapporteringen i resultatrapporten ska göras utifrån kontraktet. Nordregio och NordGen har valt att 2 Avtal om utförande av vissa administrativa tjänster i samband med nedläggningen av Nordic School of Public Health (NHV) mellan Nordiska ministerrådet, genom Sekretariatet (NMRS) och Nordens Välfärdscenter (NVC), undertecknat maj Angående nedläggningen av Nordic School of Public Health NHV, 8 juni 2015, Årsrapport og regnskap for 2015, 6 november 2015, ( 7 )

7 återrapportera mot kontraktets mål och uppställning, varför en tydlig och fullständig återrapportering mot beviljningsbrevet saknas. NVC har valt att redovisa mot beviljningsbrevets mål och uppställning. Riksrevisionen har rekommenderat institutionerna att i kommande årsrapporter upplysa om samtliga återrapporteringskrav enligt beviljningsbrevet samt dess måluppfyllelse. Riksrevisionen har även rekommenderat institutionerna att i dialog med NMR bestämma huruvida återrapportering ska ske mot beviljningsbrev eller kontrakt. Ansvarig revisor Ulrika Meyer har beslutat i detta ärende. Uppdragsledare Sara Brändström har varit föredragande Ulrika Meyer Sara Brändström Kopia för kännedom: Nordiska ministerrådet Nordens Välfärdscenter Nordregio Nordiskt Genresurscenter Nordic School of Public Health Kenneth Nilsson, Setterwalls 7 ( 7 )