PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott

Transkript

1 PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 1 (15) Paragrafer Plats och tid Kommunhuset i Klippan, Sessionssalen, kl Beslutande Kerstin Persson (S), ordförande Carl-Axel Wilhelmsson (C), 1:e vice ordförande Jörgen Bjerknäs (MP), tjg ersättare för Johan Pettersson (S) Kenneth Dådring (M), 2:e vice ordförande Tommy Cedervall (FP), tjg ersättare för Robert Larsson (KD) 208 Robert Larsson (KD) Övriga närvarande Charlotta Gudmundsson (S), ej tjg ersättare Boris Svensson (S), ej tjg ersättare Hans-Bertil Sinclair (M), ej tjg ersättare Tommy Cedervall (FP), ej tjg ersättare Eva Larsson, kommunsekreterare Hans-Åke Lindvall, kommundirektör Lars-Åke Svensson, kanslichef Jan Tingecz, ekonomichef Anders Lindberg, Näringslivs- och kommunikationschef Jonathan Viksten, Flyktingsamordnare Utses att justera Justeringens plats och tid Sekreterare Ordförande Justerare Kenneth Dådring Kommunledningsförvaltningen Eva Larsson Kerstin Persson Kenneth Dådring ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Klippans kommun, Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Underskrift Kommunledningsförvaltningen i Klippan Eva Larsson

2 PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 2 (15) Innehållsförteckning: 208 Kurser och konferenser Omfattning och kriterier för näringslivsanknutna priser 210 SCB - Medborgarundersökning hösten Översyn av förvaltningarnas ledningsfunktioner 212 Blockförhyrning av lägenheter i fastigheten Gymnasiet 2 (s.k. Kyrksalsbyggnaden) 213 Godkännande av bokföringsåtgärd 214 Strategi för bekämpning av Jätteloka Heracleum mantegazzianum 215 Motion om att ta fram en applikation "app" om kultur- och fritidsutbudet i Klippan- svar 216 Motion gällande hjärtstartare och hjärt- och lungräddning - remiss 217 Motion gällande tekniken vid möten och konferenser- remiss Signatur justerare Utdragsbestyrkande

3 PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 3 (15) 208 Kurser och konferenser 2015 KS Ärendet Följande kurser och konferenser föreligger: Kommuninvest medlemssamråd 2016, Halmstad, , Halmstad Kommunförbundet Skåne - Välfärdskonferens 2016, Lund, Arbetsutskottets beslut 1. Godkänner deltagande för Kenneth Dådring vid Kommuninvest medlemssamråd i Halmstad Godkänner deltagande för Kenneth Dådring, Carl-Axel Wilhelmsson och Charlotta Gudmundsson vid Välfärdskonferensen i Lund Signatur justerare Utdragsbestyrkande

4 PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 4 (15) 209 Omfattning och kriterier för näringslivsanknutna priser KS Ärendet Kommunens köpmans- och näringslivspris kommer framledes att delas ut årligen under våren i samband med Årets Företagare, som arrangeras av Företagarna Klippan. Dessa näringslivsanknutna priser, avseende omfattning och kriterier, föreslås delas ut enligt nedanstående: Klippans kommuns Köpmanspris Detta pris har som syfte att lyfta fram goda exempel samt stärka identiteten inom kommunens handel. Priset kan delas ut till företag/person verksam inom handelssektorn i Klippans kommun. -Pristagare nomineras av allmänheten via e-tjänst på kommunens hemsida under hela året. -Förslag på pristagare ska vara Kommunstyrelsen tillhanda senast den 10 januari varje år. Pristagare utses av och beslutas i Kommunstyrelsen. Priset utgörs av en odelbar prissumma på kronor samt diplom som överlämnas av Kommunstyrelsens ordförande. Klippans kommuns Näringslivspris Priset kan delas ut till en person, en förening eller ett företag som uppfyller följande kriterier: - Uppvisar en nyskapande kreativitet, driver sin idé eller verksamhet på ett framgångsrikt sätt. - Bidrar till att stärka varumärket Klippan och agerar som en god ambassadör för vår kommun. - Uppvisar ett framgångsrikt ledarskap. - Är en stimulerande förebild med samhällsengagemang. - Driver ett aktivt miljöarbete. Utöver ovanstående kriterier ska verksamheten visa på en god och hållbar ekonomisk utveckling samt, om pristagaren är ett företag, inneha kollektivavtal. Näringslivsutvecklare nominerar fem kandidater utifrån beslutade kriterier vilka presenteras för Kommunstyrelsen. Pristagare utses av och beslutas i Kommunstyrelsen. Priset utgörs av en delbar prissumma på kronor samt diplom som överlämnas av Kommunstyrelsens ordförande. Signatur justerare Kommunstyrelsen föreslås besluta att 1. Godkänna omfattning och kriterier för köpmanspris. 2. Godkänna omfattning och kriterier för näringslivspris. Utdragsbestyrkande

5 PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 5 (15) Beslutsunderlag Näringslivsutvecklare Anders Lindbergs skrivelse Arbetsutskottets förslag till Kommunstyrelsen 1. Godkänner omfattning och kriterier för köpmanspris. 2. Godkänner omfattning och kriterier för näringslivspris. Signatur justerare Utdragsbestyrkande

6 PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 6 (15) 210 SCB - Medborgarundersökning hösten 2015 KS Ärendet Utvecklingsstrateg Anna Ilirzon informerar om resultatet av SCB s Medborgarundersökning som genomförts under hösten Beslutsunderlag SCB:s medborgarundersökning 2015, bilaga Au 210/15. Arbetsutskottets förslag till Kommunstyrelsen 1. Ärendet överlämnas utan eget förslag. 2. Informationen i övrigt noteras. Signatur justerare Utdragsbestyrkande

7 PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 7 (15) 211 Översyn av förvaltningarnas ledningsfunktioner KS Ärendet Kommunfullmäktige har , 25 behandlat en motion av Bengt-Inge Karlsson, KD, daterad Kommunfullmäktige beslutade att: 1. Uppdrag med ovanstående inriktning ges till kommunledningsförvaltningen 2. Uppdrar åt kommunledningsförvaltningen att se över medarbetarenkäten för Klippans kommun så att alla ledningsnivåer kan omfattas av medarbetarnas synpunkter. 3. Mot bakgrund av ovanstående anses motionen besvarad. Bengt-Inge Karlsson, KD, har ställt en interpellation till kommunstyrelsens ordförande med samma frågeställning som i motionen. I motionen definieras uppdraget enligt följande: Att under 2014 ta fram underlag som tydliggör hur stor del av kostnaderna i de större verksamheterna som är ledning och administration (s.k. overhead). I uppdraget skall även ingå att göra adekvata jämförelser med övriga kommuner inom 6K samt i övrigt tillföra fakta som kan vara av intresse för frågeställningen i motionen. Frågeställningen i motionen/interpellationen är svår att besvara då ledning resp. administration inte är definierade. Vidare om kostnaderna syftar på lönekostnader eller på den totala kostnaden för de funktioner som åsyftas. Interpellationen rör dock ett väsentligt område dvs hur kommunen kan upprätthålla effektiva administrativa rutiner/processer för att få en kostnadseffektiv verksamhet. En god ledning, administration ska ge möjlighet till effektiv styrning med b.l.a. utredningsstöd och service till förtroende-valda och kommunens verksamheter. Begreppen ledning och administration är inte enkla att utvärdera för respektive tjänst i kommunen. Skolverket använder exempelvis ordet administration som en verksamhet vilken har till uppgift att stödja, förvalta och sköta ett företags/ annan organisations verksamhet. I Klippan finns idag 62 befattningshavare med personalansvar, en del av dessa har ett uppdrag som rektorer/skolledare där en större del av uppdra-get avser ett pedagogiskt ledaransvar. Ett ledaruppdrag kan också i vissa verksamheter innebära delar som kan definieras som administration. Signatur justerare Administrativa arbetsuppgifter hanteras av en väldigt stor andel av kommunens anställda och utgör ofta del av en tjänst, få funktioner i kommunen har renodlade administrativa uppgifter. En administratör/assistent kan ha en tjänst som även omfattar handläggning eller arbetsuppgifter ute i vården. Under 2000-talet har skolornas administrativa börda ökat vilket gäller samtliga skolor i hela Sverige. Detta är dock en följd av ändrad lagstiftning inom skolområdet. Det innebär att Utdragsbestyrkande

8 PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 8 (15) lärare, rektorer m.fl. befattningshavares arbetsuppgifter fått ett ökat inslag av administration. Kommuner väljer att organisera sig väldigt olika, i vissa kommuner centraliserar man all administration vilket gör en inventering lättare, i andra har man decentraliserat administrationen så långt det är möjligt och utgör då oftast del av olika tjänster. Då man inte tillämpar befattningsbeskrivningar el. motsvarande längre, där man kan utläsa att viss del i resp. tjänst består av t.e.x. administration, kan man inte göra jämförelser mellan kommuner inom, som föreslås 6K. Det finns i dagsläget inget beslut inom 6K samarbetet kring gemensam standard för definition av ledning och administration eller ett uppdrag att beräkna vilken andel detta utgör av den totala verksamheten varför jämförelser inte är möjliga att göra idag. Det sker löpande förändringar i kommuner som rent typiskt minskar administration. Att införa/utvidga exempelvis e-handel är i inledningsskedet ofta ganska kostsamt och resurskrävande men minskar bl.a. administrativa arbetsuppgifter. Då kommuners utveckling inom bl.a. e-handel varierar försvårar det jämförelser mellan kommuner. För att kunna fullgöra utredningsuppdraget till fullo krävs att begreppen ledning, administration närmare preciseras d.v.s. vad utgör ledning/ administration som kommunen önskar få belyst. För att kunna göra jämförelser med kommuner inom 6K krävs vidare en samordning inom 6K för att materialet ska bli jämförbart. Se över medarbetarenkäten i Klippans kommun så att alla ledningsnivåer kan omfattas av medarbetarnas synpunkter. Medarbetarenkäten genomförs tillsammans med övriga 10 kommuner inom Skåne Nordväst samarbetet, framförallt för att få jämförbarhet mellan kommuner och mellan motsvarande verksamhet i olika kommuner. Det är möjligt för Klippan att komplettera enkäten med egna frågor, men det blir svårt att tydliggöra vilken chef som åsyftas när inte frågan avser närmsta chef. En del medarbetare har inget chefsled innan kommundirektör och sen kan det skilja från en till flera beroende på vilken befattning man har och i vilken organisation man arbetar. Skulle man ställa dessa följdfrågor skulle det medföra att anonymiteten kan vara svår att bevara, vilket är oerhört viktigt för medarbetare som besvarar enkäten. Beslutsunderlag Utvecklingsstrateg Anna Ilirzons skrivelse Bodil Andersson (KD) m.fl. motion Protokollsutdrag Kommunfullmäktige 25. Arbetsutskottets beslut Informationen noteras. Signatur justerare Utdragsbestyrkande

9 PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 9 (15) 212 Blockförhyrning av lägenheter i fastigheten Gymnasiet 2 (s.k. Kyrksalsbyggnaden) KS Ärendet Klippans kommun har ett behov av att i Klippans tätort tillgodose efterfrågan på tränings/utslussningslägenheter för ensamkommande barn. Kommunen har undersökt möjligheterna att lösa tillgången på tränings/ utslussningslägenheter och funnit att behovet inte kan tillgodoses inom det egna fastighetsbeståndet. Extern förhyrning genom s.k. blockförhyrning är därför lämplig. Blockförhyrning innebär att kommunen förhyr fler än tre lägenheter i ett hyresavtal (12 kap 1 6 st. JB). Blockförhyrningen omfattar lägenheter på fastigheten Gymnasiet 2 (s.k. Kyrksalsbyggnaden) i Klippan med adress Storgatan. Den förhyrda lokalen omfattar totalt 16 lägenheter. De första 8 lägenheterna förhyrs från den 1 februari och resterande del från den 1 juni Lokalen omfattar 15 lägenheter om 1 rum och kök samt en etagelägenhet med tillhörande förråd. Det ingår gemensam tvättstuga för lägenheterna som är fördelade på 3 våningar av totalt 3. Det är etagelägenheten som gör att våning 3 nyttjas. Upplåtelsen gäller för en tid av 5 år, med beräknad tillträdesdag för de första lägenheterna till och avträdesdag med en uppsägningstid på nio månader. Sker ej uppsägning på föreskrivet sätt förlängs avtalet med tre år i sänder med nio månaders uppsägning. Hyresgästen har dock en ensidig rätt vid förlängning att med nio månaders uppsägning avsluta förlängningsperiod efter halva förlängningstiden d.v.s. 1,5 år. Såvida bygglovsprocessen medför förseningar avseende tillträdesdatum förskjuts avtalstiden i motsvarande omfattning. Hyran är i 2016 års nivå ettusen fyrahundra (1 400) kronor per kvadratmeter och år. Hyran beräknas för bostads-/lägenhetsyta och den totala faktiska ytan som förhyrs kommer att mätas upp. Den är preliminärt beräknad till ca 700 m2. Hyran är s.k. kallhyra d.v.s. kommunen svarar utöver hyran om kronor m2 för förbrukningsavgifter avseende el, vatten, värme. Det åvilar hyresvärden att låta genomföra energiberäkning och vidta däri samtliga angivna energibesparande åtgärder. Vid prövning av bygglov utgör energiberäkning en del av det underlag som är nödvändigt för att få bygglov. Då lägenheterna inte färdigställs samtidigt erläggs hyra endast från den tidpunkt respektive lägenhet rent faktiskt färdigställts. Omräkning sker årsvis av hyran enligt index utifrån den procentuella förändringen av konsument-prisindex (KPI). Kommunens kostnader för blockförhyrningen finansieras genom återsökning av medel från Migrationsverket. Så länge ensamkommande barn är inskrivna vid ett HVB -boende erhåller kommunen finansiering från Migrationsverket för bl.a. hyreskostnader enligt vid var tid fastställda schabloner. De medel som erhålls från Migrationsverket sätts in på särskilt balanskonto som administreras av ekonomiavdelningen. Därefter avropar förvaltningarna medel utifrån erhållna bidrag och respektive förvaltnings kostnader. Signatur justerare Utdragsbestyrkande

10 PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 10 (15) Beslutsunderlag Kanslichef Lars-Åke Svenssons förslag till beslut Avtal om blockförhyrning Kyrksalsbyggnaden, bilaga Au 212/15. Arbetsutskottets beslut 1. Godkänner blockuthyrningsavtal mellan Klippans kommun och Anders Wahlén/A.Wahlén Intressenter AB avseende 16 lägenheter i fastigheten gymnasiet 2 (s.k. kyrksalsbyggnaden) i Klippan. 2. Kommunens kostnad finansieras med de bidrag som kommunen vid var tid erhåller från Migrationsverket för ensamkommande barn inskrivna vid HVBboende. 3. Utöver besiktning före inflyttning skall det i avtalet även anges att besiktning av lägenheterna ska ske fortlöpande under byggnadsprocessen. 4. Uppdrar åt kanslichef Lars-Åke Svensson att skriftligen sammanfatta och genom respektive partis gruppledare informera Kommunstyrelsens ledamöter och ersättare om arbetsutskottets beslut och nuvarande flyktingsituation. Information om ärendet ska även lämnas vid Kommunstyrelsens sammanträde Signatur justerare Utdragsbestyrkande

11 PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 11 (15) 213 Godkännande av bokföringsåtgärd KS Ärendet Bio Grand i Ljungbyhed ansökte 2013 om ekonomiskt stöd från kommunen för digitalisering av verksamheten. Svenska Filminstitutet beviljade bidrag motsvarande halva kostnaden för digitaliseringen. Utrustningen och den fortsatta verksamheten skulle drivas i föreningsform. Kommunen beslutade , 158, anslå kronor ur anslag till Kommunstyrelsens förfogande för 2014, under förutsättning att det fanns en ideell förening som tecknade avtal med kommunen. Avtal mellan föreningen och Klippans kommun skulle tas fram av kommunens jurist i samverkan med EU-samordnaren. Kommunens beslut om beviljat bidrag gäller alltjämt. Medlen har internt inom kommunen överförts från Kommunstyrelsens anslag till förfogande till Näringsliv och kommunikation. Utbetalning till biografen/föreningen har dock inte verkställts då villkoren för utbetalning hitintills inte varit uppfyllda. Kostnaden har bokföringsmässigt kommit att belasta verksamhetsår 2015 och bör rätteligen belasta det verksamhetsår då utbetalning verkställs till biograf/ förening. Med hänsyn till beloppets storlek om kronor och att utbetalning kan belasta Kommunstyrelsens anslag till förfogande 2016 bör den bokföringsmässiga åtgärden om återförande av medlen till Kommunstyrelsens anslag till förfogande vara föremål för politiskt godkännande. Då det inte rör sig om några kostnader utan endast bokföringsåtgärd kan den godkännas av arbetsutskottet. Beslutsunderlag Kanslichefens skrivelse Arbetsutskottets beslut 1. Godkänner att kronor för bidrag till digitalisering av biografen Ljungbyhed återförs från Näringsliv- och kommunikation till Kommunstyrelsens anslag till förfogande. 2. Det erinras om att beslut om beviljat bidrag gäller alltjämt och att eventuell verkställighet belastar det verksamhetsår som utbetalning görs till biografägare/förening. Signatur justerare Utdragsbestyrkande

12 PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 12 (15) 214 Strategi för bekämpning av Jätteloka Heracleum mantegazzianum KS Ärendet Synpunkterna baseras på remiss , Utkast till Strategi för bekämpning av Jätteloka. Tydlighet i vem som gör vad Under rubriken Länets kommuner står; Inventera växtplatser med bör förtydligas på följande sätt Inventera växtplatser på kommunal mark med Vi uppfattar det som tydligare att texten beskriver att kommuner, övriga markägare, naturvårdsverket och trafikverket svarar för vissa aktiviteter på just egen mark eller den mark man disponerar. Rätt information på en plats Under rubriken Länets kommuner står; Erbjuda rådgivning till medborgare Vi tycker att det kan vara tydligt och enkelt med en komplett information, framtagen av sakkunniga, om hur bekämpningen ska utföras m.m. som finns på en plats. Möjligheten försvinner att misstolkning eller felaktig förenkling uppkommer när information passerar fler instanser på väg till medborgaren. Länsstyrelsens hemsida är en bra plats för nämnda information och effekten blir att samma råd sprids ordagrant i alla Skånes kommuner. Tanken är självfallet att kommunen i kontakter med medborgare hänvisar till Länsstyrelsens hemsida eller skickar över en utskrift av råden. Länsstyrelsen har begärt kommunens yttrande senast den 15 december 2015 varför arbetsutskottet avger beslut i ärendet. Beslutsunderlag Teknisk förvaltnings yttrande Länsstyrelsen Skånes remiss Artinformation för Jättelokan. Arbetsutskottets beslut Godkänner teknisk chef Björn Petterssons yttrande som eget svar till Länsstyrelsen Skåne. Signatur justerare Utdragsbestyrkande

13 PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 13 (15) 215 Motion om att ta fram en applikation "app" om kultur- och fritidsutbudet i Klippan- svar KS Ärendet Cecilia Scott (M) m.fl. inkom med motion om att utveckla en applikation för att kunna informera sig om kultur- och fritidsutbudet i Klippan. Kultur- och fritidsnämnden har , 123, yttrat sig enligt nedan: Appar är ett modernt sätt att få information och attraherar framförallt yngre människor men användandet breder ut si i alla ålderskategorier. En app är väl anpassad till smarta telefoner vilket idag är dominerande varför applösningar blir lättillgängliga. En app måste vara attraktiv för tänkt målgrupp för att den skall vara intressant att ladda hem Motionärernas förslag riktar sig väldigt brett och för att appen skall bli intressant för alla tänkta målgrupper blir den väldigt omfattande. En användarvänlig app bör vara relativt riktad varför förvaltningen ställer sig tveksam till förslaget. Kommunens hemsida är en så kallad responsiv sida varför den till stora delar skulle kunna fungera för det syfte som motionen pekar på. Kultur- och fritidsförvaltningen ställer sig tveksam till om fattningen men kommer att fortsätta titta på ämnes-smalare appar inom verksamheten inom ramen för arbetet med den externa kommunikationen under Mot bakgrund av ovanstående föreslår Kultur- och fritidsförvaltningen att motionen avslås. Beslutsunderlag Protokollsutdrag Kultur- och fritidsnämnden 123. Näringsliv och kommunikationsavdelningens yttrande , bilaga a Au 215/15. Cecilia Scotts (M) m.fl. motion , bilaga b Au 215/15. Arbetsutskottets förslag till Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige beslutar 1. Ställer sig bakom Kultur- och fritidsnämndens intention att arbeta vidare med ämnessmala appar inom verksamheten och inom ramen för arbetet med den externa kommunikationen under Motion anses härmed besvarad. Signatur justerare Utdragsbestyrkande

14 PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 14 (15) 216 Motion gällande hjärtstartare och hjärt- och lungräddning - remiss KS Ärendet Helena Dådring och Tonny Svensson (M) har inkommit med motion angående hjärtstartare och utbildning i hjärt- och lungräddning. Beslutsunderlag Helena Dådrings och Tonny Svenssons (M) motion , bilaga Au 216/15. Arbetsutskottets beslut Motionen remitteras till kommunledningsförvaltningen för yttrande. Signatur justerare Utdragsbestyrkande

15 PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 15 (15) 217 Motion gällande tekniken vid möten och konferenser- remiss KS Ärendet Helena Dådring och Tonny Svensson (M) har inkommit med motion angående tekniken vid möten och konferenser. Beslutsunderlag Helena Dådrings och Tonny Svenssons (M) motion , bilaga Au 217/15. Arbetsutskottets beslut Motionen remitteras till kommunledningsförvaltningen för yttrande. Signatur justerare Utdragsbestyrkande

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67