ELEKTRONISK TIDTAGNING

Transkript

1 ELEKTRONISK TIDTAGNING Version 1 / 2016

2 ATT HYRA TIDTAGNINGSSYSTEM Ålands Idrott hyr ut ett komplett elektroniskt chip-tidtagningssystem till arrangörer av idrottstävlingar som hålls på Åland, och i mån av möjlighet till arrangörer utanför Åland. Tidtagningssystemet omfattar all utrustning som krävs för att hålla en idrottstävling på högsta internationella nivå. Ålands Idrott har idag ett antal auktoriserade tidtagare som kan sköta systemet. Det viktigaste! Vi börjar alltid med att först ta reda på de krav och behov som är specifika för just ert evenemang. Sedan hjälper vi er att hitta bästa möjliga lösningen för ert evenemang med era specifika behov. Vi tar därefter fram en grundplan och förslag som passar för just ert evenemang. Hur gör man? Först av allt, så behöver en detaljerad beskrivning av evenemanget finnas tillhands. Förutom tidpunkt och plats, så är det viktigt att tänka på vad det är man vill få ut för resultat. Genom att kontakta Ålands Idrott så kan en första analys av kraven på evenemanget och förväntningarna från arrangören göras. Går det att genomföra? Tidtagningssystemet hyrs ut med minst en huvudansvarig tidtagare från Ålands Idrott. För att kunna genomföra ett större eller ett mellanstort evenemang så krävs oftast fler än en tidtagningsfunktionär. Dock kan evenemangets egen personal utbildas till vissa delar för att minska kostnaderna. Framförhållning är väldigt viktigt eftersom utrustningen består av ett begränsat antal chip. Större evenemang med över 300 deltagare har alltid förtur. Tidpunkten för ett evenemang är därmed en avgörande faktor för om en arrangör erhåller möjlighet att hyra systemet. Ålands Idrotts medlemsorganisationer har förtur gentemot andra. Chipen möjliggör tidtagning på land, i vatten och i snö.

3 Prislista giltig t.o.m. januari 2017 Vad kostar det? Ålands Idrott har fastställt följande priser där nödvändig mätutrustning ingår: För Ålands Idrotts medlemsorganisationer Hyra för Pro Chip 1 /deltagare/chip, dock minst 50 /evenemang (600 chip finns) Tidtagarfunktionärer Huvudansvarig 175 /dag (exkl. km-ersättning) 90 /halvdag (exkl. km-ersättning) Annan funktionär 150 /heldag (exkl. km-ersättning) 75 /halvdag (exkl. km-ersättning) Samtliga ersättningar till funktionärer betalas av hyrestagaren. (km-ersättning erläggs endast för en bil per evenemang om inte annat överenskommits) Tvätt Ytterligare chip Elström 15 / evenemang (neoprenband) Enligt offert (måste hyras in från utlandet) Vid tävlingar i terräng där el inte finns tillgänglig vid start/mål tillkommer eventuell hyra av elaggregat om så krävs. Pris: 15 euro per aggregat och evenemang För organisationer som inte är anslutna till Ålands Idrott: Hyra för Pro Chip Tidtagarfunktionärer 2 /deltagare/chip, dock minst 100 /evenemang (600 chip finns) Samma som för medlemsorganisationer ovan. Samtliga ersättningar till funktionärer betalas av hyrestagaren. (km-ersättning erläggs endast för en bil per evenemang om inte annat överenskommits Tvätt Ytterligare chip Elström 15 / evenemang (neoprenband) Enligt offert (måste hyras in från utlandet) Vid tävlingar i terräng eller där el inte finns tillgänglig vid start/mål tillkommer eventuell hyra av elaggregat om så krävs. Pris: 15 euro per aggregat och evenemang

4 Krav på antal funktionärer Som arrangör behöver man vara på det klara med att elektronisk tidtagning kräver vissa förberedelser och att en huvudansvarig tidtagare behöver minst en halv dag för att förbereda en tävling. Beroende på storlek på evenemanget så kan detta variera, men genom förhandsanalysen av evenemanget så fastställer man det exakta behovet. Även efter en tävling så kan det uppkomma behov av funktionärshjälp. Arrangören kan själv ställa upp med funktionärer som erhåller mindre uppdrag under en tävling (för att minska kostnaderna) vilket sker enligt överenskommelse. Anmälan för deltagare till idrottsevenemang Vid tävlingar där utdelningen av chip och startnummer sker på förhand och/eller i direkt anslutning till start, så kan extra funktionärsinsatser samt datorer krävas. Sena anmälningar bör om möjligt undvikas, då detta medför ett merarbete med registrering, utdelning samt omprogrammering för den huvdansvarige tidtagaren. Detta ingår som en del av den analys som upprättas Vad behövs för att kunna genomföra ett evenemang med elektronisk tidtagning? 1. Att hyresavtal tecknas mellan arrangör och Ålands Idrott. 2. Att arrangören har ett anmälningsförfarande där vissa uppgifter är krav för att registrera varje enskild deltagare. Förlaga med exempel erhålls från Ålands Idrott när avtal tecknas. 3. Elström vid start och mål behöver finnas. Om detta inte finns se hyra av elaggregat. Vad får man då ut av elektronisk tidtagning? 1. Exakt antal deltagare som startar med chip. 2. Varje deltagares brutto- och nettotid i en tävling. 3. Varje deltagares fart/tempo mellan passeringar om mellantider används (garanteras ej) 4. Exakt antal deltagare som går i mål, fullföljer en tävling med exakt tid. 5. Resultatlistor med indelning enligt arrangörs önskemål 6. Möjlighet till live-timing på evenemangets hemsida (kräver specifika föreberedelser)

5 Ansvar och försäkring Arrangör (hyrestagare) är ansvarig för chipen & övrig utrustning i samband med tävling. Ansvaret innebär att hyrestagaren är ersättningsskyldig ifall chip försvinner/inte lämnas tillbaka i samband med evenemanget. Ersättningsskyldigheten kan arrangören ålägga deltagarna genom separata överenskommelser, vid t.ex. anmälan. Ersättningsskyldigheten uppgår till 89 /chip. Ålands Idrott har försäkring för all utrustning samt den personal som ansvarar för tidtagningen för Ålands Idrotts del. Ålands Idrott rekommenderar alla arrangörer att teckna en s.k. ansvarsförsäkring för sina evenemang. Trafik- och säkerhetsåtgärder För att arrangera ett tryggt och säkert evenemang för deltagarna bör arrangören vidta lämpliga åtgärder för att skydda deltagarna. Detta innebär att skyltning, trafikvakter, avspärrningar m.m. ligger på arrangörens ansvar. Ålands Idrott kommer framöver att utveckla ett mindre utbud av trafikskyltar och avspärrningar som kan lånas i samband med tävlingar. EXEMPEL PÅ ETT EVENEMANG Föreningen Arrangören har för avsikt att arrangera en löptävling på 11,5 km i terräng med start och mål på olika ställen. Arrangören förväntar sig mellan deltagare. Tävlingen kommer att gå av stapeln den 1 augusti där deltagarna anmäler sig via e-post. Arrangören skriver in varje deltagare i ett excel-dokument enligt av Ålands Idrott angiven struktur med sista anmälningsdatum den 31 juli. Analysen som ligger till grund för avtal som upprättats mellan parterna visar att Arrangören vill ha en startlinje samt mellantid vid 4,5 samt vid 9 km och målet vid 11,5km. Via anmälningarna har 96 damer, herrar samt flickor och pojkar anmälts till loppet. Detta innebär att en tidtagarfunktionär måste förbereda tidtagningssystemet den 31 juli när anmälningsförfarandet avslutats, vilket innebär en halv dag. Kostnaden som beräknats via analysen innebär följande: Hyra för chip och tidtagningsutrustning

6 Funktionärskostnad 1,5 dagar för 1 tidtagare 225 Km-ersättning maximalt 18 Hyra för elaggregat 15 Tvätt av neoprenband 15 Eftersom intresset varit stort för tävlingen så har arrangören även beslutat att man kan anmäla sig strax innan start på tävlingsdagen. Då detta inte ingick i analysen mellan parterna så kommer ytterligare funktionärsinsatser att krävas. Efteranmälningar kräver både fler funktionärer för att föra in dessa i det elektroniska tidtagningssystemet samt för utdelning av chip. För att kunna garantera att alla deltagare skall få chip samt matas in i systemet på kort tid, så tillkommer två funktionärer. Tilläggskostnad: 150 för halvdag för två funktionärer samt km-ersättning för 1 bil. Det visar sig på tävlingsdagen att totalt 158 deltagare kommer att vara med. Den totala kostnaden som tidtagningen innebär enligt beskrivning blir då: Hyra för chip och tidtagningsutrustning: 158 Funktionärskostnad: 1 huvudansvarig tidtagare 1,5 dagar funktionärer för efteranmälningar 150 Km-ersättning 36 Hyra för elaggregat 15 Tvätt av neoprenband 15 Totalt: 599 Fördelar man ut det totala beloppet så kostar det 3,79/deltagare att ha chip-tidtagning. Efter målgång förmedlas resultat till arrangören i elektroniskt format och/eller i form av pdfdokument. Övriga krav Prislistan förutsätter att Ålands Idrott som uthyrare kan marknadsföra Ålands Penningautomatförening (PAF) med luftbågar vid start- och mål samt om så överenskommes vid eventuella mellantider. Dock kan arrangören kontakta PAF för ytterligare sponsorsamarbeten. Prislistan förutsätter även att Ålcom är exklusiv roaming-sponsor, genom att man ställer all telekommunikation som krävs för ett evenemang tidtagningssystemet till förfogande.

7 Om en arrangör har en annan teleoperatör som sponsor, så skall arrangören (hyrestagaren) stå för minst 6 stycken mobila dataabonnemang, där SIM-korten skall vara uthyraren tillhanda senast två veckor innan ett evenemang för tester. Kontakt: Ålands Idrott Jani Westerlund E-post: jani@alandsidrott.ax Telefon: Nigel Guildford E-post: nigelguildford@aland.net Telefon: Långsiktiga lösningar för årligen återkommande evenemang Genom att teckna fleråriga avtal med Ålands Idrott så garanteras arrangören tidtagning för sitt evenemang. Samtidigt ger detta även både flera och nya marknadsföringsmöjligheter då Ålands Idrott samarbetar med bl.a. Visit Åland, rederier m.fl. för att öka antalet deltagare i åländska evenemang. Även kommande investeringar i marknadsföring av Idrotts-Åland kommer att kunna gynnas av en långsiktig planering. Långsiktigheten innebär även att arrangören kan börja ta emot anmälningar direkt efter ett avslutat evenemang, då upplägget följer samma principer från år till år. Bra att veta för arrangörer: Tidtagningssystemet från MyLaps tillåter användning av två olika sorters chip. Pro chip används för uthyrning upp till 600 stycken. Ålands Idrott har vid behov möjlighet att hyra in flera chip, och kostnaden för detta erläggs av hyrestagaren. Pro chip Flex, är ett personligt chip som en idrottare kan köpa från Ålands Idrott. Genom att ha ett personligt chip så påverkas inte priset för hyran vid evenemang där MyLaps tidtagningssystem från Ålands Idrott används. Pris: 125 per chip vilket ger en 5-års licens och chipet kan användas i alla lopp i världen som har Mylaps tidtagning.