Bli en bra ordförande

Transkript

1 Välkommen till kursen Bli en bra ordförande Bostadsrättsskolan Var hittar jag mer information? gå in under logga in med föreningens namn och lösenord Styrelserådgivning per telefon Ställ din fråga på webben gå in under Fråga Bostadsrätterna (svar inom 24 timmar, vardagar) Bostadsrätterna Direkt Kursens innehåll Vad finns i lagstiftningen om ordföranderollen Styrelsen i arbete Mötesteknik Den resultatskapande ordföranden Uppgiftslämnande och tystlåtenhet 1

2 Programförklaring Att sitta i styrelsen är roligt och stimulerande! En hel del jobb och framför allt ett stort ansvar. Boendet är den största posten i de allra flesta människors budget och en viktig fråga för livskvalitet och välbefinnande. Ordföranden är lagledaren och den som formar styrelsearbetes nivå och inriktning! Ordföranden är en: Primus inter pares! I fri översättning från latinet: Den främste bland likar! Avsnitt 1 Vad finns i lagstiftningen om ordföranderollen? 2

3 Vad styr bostadsrättsföreningar? Lagen om ekonomiska föreningar (1987:667) Bostadsrättslagen (1991:614) Stadgarna (senaste mönsterstadgar finns på under Allt om bostadsrätt, Fördjupning) Ordförandens exklusiva skyldigheter 1. kallar till styrelsemöte 2. leder styrelsemöte 3. utslagsröst 4. öppnar föreningsstämma företräder föreningen tillsammans med styrelsen (6:11 FL) (personifierar straffansvaret) 6 kap lag om ekonomiska föreningar (FL) Straffansvar böter eller fängelse högst ett år Det är brottsligt att 1. inte på begäran av styrelseledamot sammankalla styrelsen. 2. fatta beslut utan att samtliga ledamöter så vitt möjligt har fått tillfälle att delta i ärendets behandling 3. inte ge ledamot tillfredställande underlag för att avgöra ärendet på mötet 4. vägra ge suppleant tillfälle att närvara när en ledamot inte kan närvara 6 kap kap 1 lag om ekonomiska föreningar 3

4 Avsnitt 2 Styrelsen i arbete Styrelsens uppgifter Utdrag ur 6 kap 6 FL: Styrelsen svarar för föreningens organisation och förvaltningen av föreningens angelägenheter Styrelsen ska se till att organisationen beträffande bokföringen och medelsförvaltningen även innefattar en tillfredställande kontroll Olika typer av styrelsemöten konstituerande sammanträde (efter årsmötet) vanligt sammanträde bokslutssammanträde per capsulam (telefon, e-post eller dyl) 4

5 Styrelsens konstituering På det s k konstituerande sammanträdet Välj ordförande (obligatoriskt enligt 6 kap 8 FL) Utse övriga funktionärer (frivilligt; se AO) Besluta om firmateckning (se stadgarna) Besluta om attesträtt Anta arbetsordning (förslag i bilagsmappen) Utse informationsansvarig Att företräda föreningen utåt Årsmötesprotokollet + protokollet från konstituerande styrelsemöte utgör legitimationen i avvaktan på registreringsbeviset från Bolagsverket. Att företräda föreningen Det är styrelsen som företräder föreningen såväl inåt som utåt och tecknar dess firma. Att teckna firman innebär att ingå avtal med rättsligt bindande verkan för föreningen. Styrelsen kan dock bemyndiga någon annan till detta, om inte förbud finns i stadgarna. Bemyndigandet kan återkallas av styrelsen! 6:11 FL 5

6 Årsplan över styrelsearbetet Kallelser till stämmor när årsmöte? Behövs extrastämma? Bokslut när färdigt? Motioner - när senast inlämnade? Se stadgarna! Genomgång av avtal behövs förnyelse? Genomgång av finansieringsläget lånevillkor? Budget behöver årsavgiften ändras? Underhållsplan är den aktuell? Igångsättningsprojekt? Semestrar vem är jour under högsommaren? Vad får styrelsen fatta beslut om? Styrelsen har rätt att avgöra alla frågor som inte lagen eller stadgarna föreskriver att medlemmarna skall fatta beslut om. Sedvanliga och osedvanliga beslut! Kostnadsaspekten! Laglighet Överväg alltid om en åtgärd eller ett beslut är förenligt med stadgar, lagstiftning eller stämmobeslut! 6

7 När får styrelsen fatta beslut? När mer än hälften av det ledamöterna är närvarande stadgarna kan avvika! räknas suppleanter? 6 kap 9 FL Omröstningar i styrelsen - huvudprincip den mening gäller som mer än hälften biträder vid lika röstetal avgör ordföranden när för beslutförhet minsta antalet ledamöter är närvarande krävs enhällighet Ej fulltalig styrelse mer än 1/3-del ska vara för läs stadgarna! 6 kap 9 2 stycket FL Avvikande mening Det finns två sätt för en styrelseledamot att inte delta i ett styrelsebeslut. Vilka sätt är det? Varför är det viktigt att känna till detta? 7

8 Innehåll i styrelseprotokoll tidpunkt närvarande med funktion yrkanden och beslut grunder för beslut röstfördelning eller reservationer Justering av protokoll Måste justeraren skriva under? Får justerare göra ändring i protokollet? Hur markerar justeraren en från protokollföraren avvikande mening? Protokolls offentlighet Styrelseprotokoll: Öppna för styrelseledamöter, styrelsesuppleanter och för både interna och externa revisorer. Stämmoprotokoll: Öppna för medlemmar och revisorer 8

9 Jäv Styrelseledamot får inte deltaga i handläggning av frågor som rör avtal mellan ledamoten och föreningen eller i andra avtal med tredje man där ledamoten har ett väsentligt intresse som kan vara stridande mot föreningens! 6 kap 10 FL Avsnitt 3 Mötesteknik Kallelsen Utfärdare Plats Tidpunkt Beräknad sammanträdeslängd Distribution av underlag för beslut 9

10 Viktiga kom-ihåg när styrelsemöte öppnas Hälsa välkommen (sociala aspekter) Pröva beslutsmässigheten Fastställ vilka som är tjänstgörande suppleant/-er Dagordning - exempel Val av sekreterare och justerare Godkännande av föredragningslistan Föregående mötesprotokoll Informationsärenden Rapportärenden Beslutsärenden Diskussionsärenden Pågående ärenden Övriga ärenden Ordföranderollen Samlande kraft Formar styrelsearbetets nivå och inriktning Får ut det bästa av alla styrelseledamöter Utvecklar och tillåter diskussion 10

11 Att leda ett sammanträde Frågor att ställa sig som ordförande: 1. Skall jag vara formell eller ledig? 2. Hur skall jag hantera suppleanterna? 3. Måste vi alltid vara överens? (1) Ordföranderollen Förbered dig väl både avseende sammanträdesteknik och i sakfrågor Se till att mötet löper smidigt Se till att ledamöterna begär ordet och väntar tills de fått ordet av ordföranden (annars pratar deltagarna i munnen på varandra eller förekommer det sidodiskussioner; otränade ledamöter kommer ofta in på andra ämnen ) (2) Ordföranderollen Kort och gott: viss mötesdisciplin kan vara nödvändig! Var försiktig med att strypa diskussionen! Ett bra sätt är i stället att föreslå att dra streck i debatten! Ordföranden sammanfattar de olika ståndpunkterna. Därefter sker omröstning (sluten omröstning är inte möjlig vid styrelsebeslut). 11

12 Avsnitt 4 Den resultatskapande ordföranden Inför styrelseuppdraget Är du beredd att säga vad du tycker? Kommer du att respektera integritets- och sekretessfrågorna? Acceptera inte bristfälligt beslutsunderlag! Ifrågasätt mycket - kräv tydliga svar! Styrelsens ansvarsområden Värdeutveckling Affärsmässiga bedömningar Ekonomisk och finansiell kontroll Juridiska bedömningar Finansiella bedömningar Fastighetstekniska frågor Upphandling av tjänster Medlemsservice Hyresgästservice Konflikthantering och sociala frågor 12

13 Vilka är föreningens intressenter? medlemmar kreditgivare leverantörer spekulanter mäklare Vad är lag - vad är lämplig policy? Andrahandsupplåtelse Medlemskapsprövning kreditupplysning? Anstånd med årsavgiften Ändring i lägenhet Skatteplanering Värdepappersplacering Konsten att delegera Ordföranden behöver inte göra allt själv! Respektera konstitueringen Respektera arbetsordning 13

14 Vanliga brister i styrelsearbetet dålig mötesledning dåliga eller inga beslutsunderlag dålig närvaro tidsbrist felaktiga prioriteringar rädsla för obehagligheter dålig respekt för övriga okritiskhet egenintresset tar överhand Avsnitt 5 Att lämna ut uppgifter om föreningen och medlemmarna Uppgiftslämnande Vad kan eller får styrelsen lämna ut till mäklare/köpare kronofogde- och skattemyndigheter till de egna medlemmarna 14

15 Mäklare / Köpare Fråga efter mäklarens förmedlingsuppdrag Hänvisa till årsredovisningen Kronofogdemyndigheten Föreningen är upplysningsskyldig enligt lag avseende ekonomiska mellanhavanden med gäldenären Upplys därför om: vem som är ägare av lägenheten ev andra delägare ev obetalda avgifter Medlemmars rätt till information lagreglerad informationsskyldighet saknas årsredovisningen viktigast styrelsen har vårdnads- och lojalitetsplikt om föreningen, vilket bl a betyder upplysning och information såväl inåt som utåt medlemmarna bör därför ha rätt att få löpande information om viktigare händelser i förvaltningen (medlemsvård) Lagrum: 6 kap 6 FL 15

16 Uppgiftslämnande Årsredovisningslagen Föreningen ska lämna en realistisk och rättvisande översikt i årsredovisningen! Tystlåtenhet! Ej lagreglerad Förtroendeställning och vårdnadsplikt Visa lojalitet mot föreningen och främja dess intressen Iaktta tystlåtenhet om sådant som kan skada föreningen om det yppas! Kursen är slut! Tack för visat intresse! 16