Årsbokslut. för Sveriges Offentliga Inköpare Räkenskapsåret

Transkript

1 Sida 1 av 14 Årsbokslut för Sveriges Offentliga Inköpare Räkenskapsåret Innehåll Sida - verksamhetsberättelse 2 - resultaträkning 9 - balansräkning 10 - tilläggsupplysningar 12 - noter 13 - underskrifter 14

2 Sida 2 av 14 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014 Styrelsen Styrelsen har haft följande sammansättning efter årsmötet Eva-Lotta Löwstedt Lundell Sveriges Radio Förvaltnings AB (SRF)(ordföranden) Ebba Bertilsdotter Malmös Stad t o m september 2014 Egil Nylén Umeå kommun Emma Breheim Luleå kommun, Adjungerad Ledamot fr o m , Helena Brynolfsson Post Nord t o m juni 2014, sedan intern resurs till december 2014 Henrik Karlsson Helsingborg Stad (vice ordförande) Lill Sandberg Sollentuna kommun (sekreterare) Louise Strand Sollentuna kommun (sekreterare) Magnus Bernhardsson Alingsås kommun, t o m oktober 2014 Martin Magnusson Landstinget i Värmland Roger Himmelsköld Uppsala Universitet Susanne Ekman Tiohundra AB (Stockholms läns landsting) (kassör) Styrelsen har haft följande fördelning: Sju kvinnor och fem män har varit ledamöter. Staten har haft en, statligt bolag två, landstingen två, landstingsbolag en och kommunerna sex representanter. Den geografiska fördelningen har varit från Malmö, Helsingborg, Alingsås, Luleå, Karlstad, Umeå, Norrtälje, Sollentuna, Uppsala, Helsingborg och Stockholm. Revisorer Ordinarie Christian Nilsson Stefan Perdahl Suppleant Klas Lindström Valberedning Lisbeth Johnson Pia-Britt Hildebrand Maria Gil Ängelholms kommun Karolinska Universitets Sjukhuset Kammarkollegiet Ängelholms kommun (sammankallande) Landstinget Värmland Riksbanken Medlemmar Antalet medlemmar vid årets slut var 1227 st varav 10 st hedersmedlemmar. Detta är en medlemsökning med 28 personer under året. Medlemmarna fördelade sig på anställning i: Kommun 632, Kommunalt bolag 115, Landsting 94, Landstingsbolag 16, Statligt 277, Statligt bolag 16, Privat bolag 56

3 Sida 3 av 14 VERKSAMHETSBERÄTTELSE Styrelsens arbete Styrelsen har sammanträtt vid 20 tillfällen under kalenderåret. Av dessa styrelsemöten har 9 stycken genomförts som telefonmöten, 4 tillfällen via e-post, två endagsmöten, tre i samband med årskonferensen och två som två dagarsmöten. Delar av styrelsen har dessutom haft ett telefonmöte tillsammans med revisorerna. Samarbetet mellan styrelsemedlemmarna har varit mycket bra och samtliga styrelsemedlemmar har varit mycket aktiva i arbetet. Dock har styrelsen förlorat tre styrelseledamöter under året, på grund av att dessa personer bytt arbetsgivare och därmed inte uppfyller stadgarnas krav på fullvärdig medlem. Detta medförde att styrelsen valde in en adjungerande ledamot fram till årsmötet 2015 samt valde att nyttja en tidigare styrelsemedlem som intern resurs fram till årsskiftet. Styrelsen har under året fortsatt arbetet med att ta fram rutiner tillsammans med Föreningshuset. Styrelsen har uppdaterat de administrativa rutinerna. Tre fokusområden Styrelsen har under året fortsatt arbeta med de fokusområden som styrelsen beslutade om Detta arbete kommer att fortsätta även under Styrelsen beslutade i maj att arbeta med följande aktiviteter inom de av årsmötet slutade fokusområdena: 1. Fokusområde - Upphandlarens roll och profession SOI har en viktig funktion i att tydliggöra och utveckla sina medlemmars kompetens, roll och profession. Syftet med fokusområdet är att bidra till detta genom att skapa bra tillfällen och förutsättningar för kompetensutveckling, erfarenhetsutbyte och nätverkande. Syftet är att stärka den enskilda upphandlaren och på så sätt hela professionen. Utbildning och kompetensfrågor Certifieringsansvarig Martin Magnusson har under verksamhetsåret ägnat tiden åt att arbeta med att marknadsföra och genomföra SOI:s certifieringsprogram vilket givit positivt resultat då flera ansökningar kommit in till certifieringstillfället i mars Programmet beslutades av årsmötet 2011 och innebär en möjlighet för aktiva upphandlare att erhålla en certifiering. Certifieringen utgår från fem olika perspektiv: juridik, ekonomi, affärsmannaskap, organisation och kommunikation/analys. Den som vill genomgå en certifiering måste kunna tillämpa sina kunskaper på den relativt höga nivå certifieringen ställer krav på. Under verksamhetsåret har certifieringsansvarig arbetat med Björn Axelsson som huvudexaminator. Under verksamhetsåret har två certifieringstillfällen varit inplanerade men båda två har ställts in p.g.a. för få sökande. Således har inga personer erhållit certifiering under verksamhetsåret vilket ger totalt 13 certifierade sedan starten i mars Med anledning av att det varit svårt att fylla de planerade certifieringstillfällena har styrelsen under 2014 initierat en nystart där certifieringsansvarig tillsammans med en projektgrupp påbörjat arbetet med en projektplan för att få certifieringsprogrammet mer framgångsrikt.

4 Sida 4 av 14 VERKSAMHETSBERÄTTELSE Regionala aktiviteter Under året har SOI Mitt bildats. Initiativtagare är Johan Almesjö och Michael Kazmierczak på Inköp Gävleborg, Robert Carlsson Avesta kommun samt Marianne Hasselström Upphandlingscenter i Ludvika. SOI Mitt vill se goda affärer utvecklas och växa genom att yrkesverksamma personer möts för att utveckla och påverka den arena som han/hon verkar i. Men även att skapa sådana band som gör operativ samordning möjlig vad avser konkreta affärer där marknad och användare står som vinnare. De hade sitt första möte den 23 oktober i Hofors. SOI Syd har haft möte två möten under år Den 10 april ordnades en träff i Lund med Lunds universitet som värd och den 7 november ordnades en träff i Hässleholm med Hässleholms kommun som värd. Vid mötena var det både inbjudna och interna föreläsare. Varje träff samlade ca 90 deltagare. I gruppen som ordnar mötena inom SOI Syd ingår representanter för Öresundsbrokonsortiet, Malmö Stad, Helsingborgs Stad, Region Skåne och Lunds universitet. Susanne Ekman representerade styrelsen och deltog på ett nätverksmöte på Gotland. Eva-Lotta Löwstedt Lundell deltog på konferens för upphandlare i Östergötland och berättade om möjligheten att starta regionalt SOI-nätverk. Eva-Lotta Löwstedt Lundell har medverkat vid årsmötet för Landstingsnätverket för upphandling, LfU, där hon presenterade certifieringsprogrammet och SOI:s arbete i övrigt. En projektplan för att utveckla detta fokusområde vidare är framtagen men på grund av resursbrist har detta arbete bordlagts tills vidare. Genomförande av årskonferens 2014 och planering av konferens 2015 Årskonferensen, med temat Inköparen nyckelroll för bättre affärer, arrangerades i Umeå. Årskonferensen hade ca 450 betalande deltagare. De 24 utställarna var representerade av såväl produktsäljande företag som intresseorganisationer. Till årets inköpare utsågs Siw Norström, upphandlare i Mora kommun. Siw fick utmärkelsen för att hon under många år som offentlig upphandlare har jobbat i det tysta och inte alltid uppmärksammats för sina insatser trots att upphandlingsarbetet har sina utmaningar. Konferensen fick ett mycket gott betyg av deltagarna. Som helhetsbedömning gav 90 % av deltagarna betyget bra eller mycket bra. Konferensen var m.a.o. en av de bästa genomförda årskonferensen någonsin. Under året har årskonferensen för år 2015 planerats. I styrelsen har en grupp bestående av Ebba Bertilsdotter, Emma Breheim, Egil Nylén, Henrik Karlsson (sammankallande) och Louise Strand arbetat med frågan. Möten har dels hållits per telefon och dels som heldagsmöten i Stockholm och Helsingborg. Kommunikation för medlemmar Föreningshuset har i slutet av 2014 uppgraderat hemsidan. Den nya hemsidan lanserades under mitten av december. Syftet har varit att modernisera plattformen så att hemsidan blir ett effektivare verktyg i kommunikationen med medlemmarna. Ambitionen är att förbättra hemsidans innehåll under Med anledning av att styrelsen beslutade att ge Föreningshuset i uppdrag att uppdatera hemsidan beslutades också om att säga upp avtalet med Gobilito. Anledningen till att Föreningshuset valdes är att

5 Sida 5 av 14 VERKSAMHETSBERÄTTELSE det är stora samordningsvinster med att låta Föreningshuset som också sköter föreningens kanslifunktion också sköta hemsidan, och använda samma plattform för medlemsregistrering och utskick av nyhetsbrev, välkomstbrev till nya medlemmar etc. SOI anlitar Gunnar Lyckhage som skribent och redaktör för våra nyheter. Louise Strand, från styrelsen, är ansvarig för den interna kommunikationen med våra medlemmar. Redaktionsrådet arbetar med planering av den interna kommunikationen i form av nyhetsbrev till medlemmar, information på hemsidan och underlag till medlemssidor för papperstidningen, Upphandling24. Utgivningsplaner tas fram för varje halvår och redaktionsrådet sammanträder varje månad förutom juli månad. Övriga i styrelsen är aktiva med att lämna uppslag till redaktionsrådet. Under året har 11 st ordinarie nyhetsbrev skickats ut till medlemmarna. På årskonferensen och i Almedalen direktrapporterade vi löpande från webben istället för publicera nyhetsbrev. 2. Fokusområde - Leverantörsdialog Syftet med leverantörsdialog är att öka den ömsesidiga förståelsen för varandras förutsättningar, normalisera affärsförhållanden och öka inköpares respektive branschkunskap vilket leder till bättre affärer. Målet är ökad interaktion mellan inköpare och leverantörer. SOI:s styrelse har genomfört två större möten med flertalet branschorganisationer och leverantörer dels i samband med Årskonferensen 2014 i Umeå och dels i maj 2014 i Stockholm. Vid båda mötena fördes livliga diskussioner om offentlig upphandling. Samtliga deltagare var dock överens om att dialog mellan inköpare och leverantörer har stor betydelse. Dessa möten har fått uppmärksamhet i media och Upphandling24:s nyhetsbrev. Som ett resultat av ovanstående möten som SOI bjöd in till på bred front har initiativ tagits för att genomföra branschspecifika workshops för att förbättra förståelsen om våra olika utgångspunkter och uppdrag och fördjupa kunskapen om en enskild bransch. SOI planerar att genomföra ett sådant seminarium tillsammans med Sveriges Kommunikationsbyråer och UH24. På motsvarande sätt finns nu planer på att tillsammas med IT-företagen genomföra workshops och sprida erfarenheter på nätet. Vid årskonferensen 2015 i Helsingborg planeras en särskild programpunkt inom detta fokusområde, Fyra marknadsanalyser på fyrtio minuter. En god marknadskännedom ökar förutsättningarna för inköparen att skapa en bra affär. Marknadsanalysen ger inköparen input till att kunna utforma ändamålsenliga krav i förfrågningsunderlaget och genomföra upphandlingen med god konkurrens. Almegas omvärldsanalytiker ska inleda seminariet med att ge ett övergripande perspektiv på den kunskapsintensiva tjänstesektorns utveckling. Därefter får vi ta del av fyra marknadsanalyser inom olika branscher. Framför allt Martin Magnusson och Louise Strand har varit involverade i detta fokusområde. 3. Fokusområde - Flytta fram positionerna Trots att upphandling och inköp har blivit mer och mer uppmärksammat som viktiga frågor för beslutsfattare i offentlig sektor behöver mer ske. Fortfarande är perspektiven ofta snäva och förståelsen och kunskapen dålig. Syftet med detta fokusområde är att bredda perspektiven på frågorna och öka insikten om villkoren och förståelsen för våra medlemmars utmaningar. Målet är att förbättra förutsättningarna för att kunna göra ett professionellt jobb och skapa större värde av upphandlingar och inköp i offentlig sektor.

6 Sida 6 av 14 VERKSAMHETSBERÄTTELSE Arena projekt Under året har styrelsen arbetat fram en strategi för vår medverkan på olika arenor. Syftet med projektet har varit att tillse att SOI:s deltagande/framträdanden på valda arenor sker på ett organiserat och professionellt sätt samt att föreningen har en plan och ett strukturerat arbetssätt avseende hur och på vilka arenor vi deltar, samt syftet med vårt deltagande. Projektet har därför producerat ett flertal stödverktyg för detta. T ex Gantscheman för planering, generisk checklista för val av arenor, bruttolista över arenor samt förslag på debattupplägg. SOI har under året medverkat vid följande arenor: Almedalen: Medlemmar i styrelsen deltog i en mängd paneldebatter av andra arrangörer men arrangerade också två egna debatter i samarbete med UH24. I SOI:s egna debatter avhandlades ämnena Tre tips om upphandling du som beslutsfattare inte kan vara utan samt Offentlig upphandling är INTE en lag utan en viktig affär som förtjänar ett helt nytt fokus I debatterna deltog utöver representanter för SOI också politiker och företrädare för Företagarna. Båda debatterna drog en ansenlig publik. KOMMEK: Föreningen var representerad med en monter vid KOMMEK i Malmö den augusti. Detta blev lyckat mycket tack vare goda insatser från medlemmar från Helsingborgs stad, Hässleholms kommun, Malmö Stad samt Ängelholms kommun. Dessutom deltog Henrik Karlsson och Roger Himmelssköld från styrelsen. Synliggöra våra budskap Uppdraget innebär ansvar för centrala budskap för föreningen, debattartiklar, pressinformation, kommunikationsplan. En kommunikationsplan har utarbetats och styrelsen har även arbetet fram en budskapskarta som stöd för sina kontakter med beslutsfattare och politiker. En ny presentation av verksamheten och SOI som förening har tagits fram. Utöver detta har olika styrelsemedlemmar under året deltagit på olika arenor i debatter och på seminarier som föredragshållare. Flera styrelseledamöter har även intervjuats i media vid ett flertal tillfällen för att företräda yrkeskåren och förmedla vårt perspektiv. SOI har med en relativt liten insats fått plats i media, men fortfarande bedömer styrelsen att det är en bit kvar innan SOI blir en naturlig part att kontakta för att få kommentarer eller synpunkter på olika händelser. Påverka beslutsfattare Styrelsen har under 2014 medverkat i olika utredningar enligt följande: - Nya upphandlingsdirektiv Eva-Lotta Löwstedt Lundell - Överprövningsutredningen Martin Magnusson - LOV-utredningen Roger Himmelsköld (lades ner vid regeringsskiftet) Utöver detta har styrelsen haft möten med olika politiska företrädare på riksnivå för att sprida kunskap och förståelse för vårt område samt peka på behov av förändringar. SOI har även haft representanter från föreningen i referensgrupper för olika projekt på Konkurrensverket. SOI:s ordförande sitter även som representant i Konkurrensverkets råd för upphandling. Under verksamhetsåret har SOI besvarat ett antal remisser. - Remiss gällande betänkande SOU 2013:9124 om ändrade regler om direktupphandling. - Remiss gällande betänkande SOU 2014:51 och DS 2014:25 avseende nya regler om upphandling

7 Sida 7 av 14 VERKSAMHETSBERÄTTELSE - Remiss gällande betänkande SOU 2014:31 ang Stärkt skydd för arbetstagare som slår larm om allvarliga missförhållanden (Visselblåsare) (SOU 2014:31). - Remiss gällande betänkande SOU 69:2014 avseende ny lag om upphandling av koncessioner(luk) Ekonomi 2014 I samband med årsmötet beslutades att föreningen skulle registreras för mervärdesskatt (moms). Den 25 april registrerades föreningen som momspliktig verksamhet och föreningen är därmed även inkomstskattskyldig för bedriven verksamhet. Detta har ökat kraven på tydlig redovisning av föreningens intäkter och kostnader. Bland annat vilka kostnader hör direkt ihop med medlemsavgiften som inte är momspliktig intäkt och därmed är momsen för kostnaderna inte avdragsgilla. Det medför även att föreningen kan budgetera för vinster vid årskonferensen för att över tid utveckla föreningsnytta. Under verksamhetsåret har det fortsatta arbetet med att utveckla den ekonomiska styrningen och kontrollen fortsatt. Istället för särredovisning i ett stort antal kostnadskonton som avsett samma typ av kostnader har det nu införts resultatenheter för de aktiviteter som föreningen bedriver. Styrelsemöten har sin egen resultatenhet. Vidare finns det resultatenheter för Föreningens övriga engagemang i referensgrupper och utredningar, Årskonferensen, KOMMEK, Kvalitetsmässan, Almedalsveckan, Certifiering, Leverantörsdialog samt övriga Aktiviteter. Kostnader som spänner över hela föreningen hanteras i en egen resultatenhet. Föreningens ekonomi har varit god under 2014 och har inbringat ett positivt resultat om :75 SEK Arvodering av styrelseledamöter Styrelsen fick av årsmötet 2014 i uppdrag att se över möjligheten att eventuellt arvodera styrelseledamöter. Ett förslag har utarbetats till årsmötet Slutord SOI har som professionell och ideell förening under året varit en viktig spelare och företrädare för offentlig upphandling och inköp i Sverige på olika arenor och i media har varit ett intensivt år där SOI bland mycket medverkat i stora utredningar, svarat på viktiga remisser och återigen haft en mycket uppskattad årskonferens. Vårt medlemsantal ökar, vilket vittnar om att föreningen har en viktig funktion att fylla som språkrör för yrkeskåren, såväl som en självklar nätverksplattform.

8 Sida 8 av 14 VERKSAMHETSBERÄTTELSE Ekonomisk översikt Nettoomsättning, kkr Res. efter finansiella poster Soliditet, (%) 91,0% 86,5% 56,0% 57,0% Nyckeltalsdefinitioner: Rörelsemarginal: Rörelseresultat i procent av nettoomsättningen Avkastning på eget kapital: Resultat efter finansiella poster i procent av genomsnittligt justerat eget kapital Soliditet: Justerat eget kapital i procent av balansomslutningen Förslag till vinstdisposition Styrelsen föreslår att till föreningsstämmans förfogande stående vinstmedel: Balanserat resultat Årets resultat Summa Disponeras enligt följande: Till nästa år balanseras Summa Beträffande resultatet av föreningens verksamhet under räkenskapsåret och dess ekonomiska ställning vid årets utgång hänvisas i övrigt till nedan intagna resultat- och balansräkningar med kommentarer och noter. Om inte särskilt annat anges, redovisas alla belopp i kronor.

9 Sida 9 av 14 RESULTATRÄKNING Not Rörelseintäkter Nettoomsättning Övriga intäkter Summa rörelseintäkter Rörelsekostnader Verksamhetskostnader Personalkostnader Övriga kostnader Summa föreningens kostnader Rörelseresultat Finansiella poster Finansiella intäkter Summa finansiella poster Resultat före skatt Skatter Skatt på årets resultat ÅRETS RESULTAT

10 Sida 10 av 14 BALANSRÄKNING Kr Not TILLGÅNGAR Omsättningstillgångar Kortfristiga fordringar Kundfordringar Övriga kortfristiga fordringar Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter Summa kortfristiga fordringar Kassa och bank Summa kassa och bank Summa omsättningstillgångar SUMMA TILLGÅNGAR

11 Sida 11 av 14 BALANSRÄKNING Kr Not EGET KAPITAL OCH SKULDER Eget kapital Bundet eget kapital 5 Insatskapital Summa bundet eget kapital Fritt eget kapital Balanserat resultat Årets resultat Summa fritt eget kapital Summa Eget kapital Kortfristiga skulder Leverantörsskulder Skatteskulder Övriga skulder Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter Summa kortfristiga skulder Summa kortfristiga skulder SUMMA EGET KAPITAL OCH SKULDER Ställda säkerheter och ansvarsförbindelser Ställda säkerheter Inga Inga Ansvarsförbindelser Inga Inga

12 Sida 12 av 14 TILLÄGGSUPPLYSNINGAR REDOVISNINGSPRINCIPER OCH BOKSLUTSKOMMENTARER Årsredovisningen har upprättats enligt Årsredovisningslagen samt redovisningen har skett enligt Bokföringsnämndens Allmänna Råd för ideella föreningar. Redovisningsprinciperna är oförändrade jämfört med föregående år. VÄRDERINGSPRINCIPER Tillgångar och skulder har värderats till anskaffningsvärdet om inget annat anges nedan. Fordringar Fordringar har efter individuell värdering upptagits till de belopp varmed de beräknas inflyta. INTÄKTSREDOVISNING Inkomsten redovisas till verkligt värde av vad föreningen fått eller kommer att få. Det innebär att föreningen redovisar inkomsten till nominellt värde (fakturabelopp) om föreningen får ersättning i likvida medel direkt vid leveransen. Avdrag görs för lämnade rabatter. ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR Immateriella och materiella anläggningstillgångar redovisas till anskaffningsvärde minskat med ackumulerade avskrivningar enligt plan och eventuella nedskrivningar. NYCKELTALSDEFINITIONER Nettoomsättning Rörelsens huvudintäkter, fakturerade kostnader, sidointäkter samt intäktskorrigeringar. Resultat efter finansiella poster Resultat efter finansiella intäkter och kostnader, men före extraordinära intäkter och kostnader. Soliditet (%) Justerat eget kapital (eget kapital och obeskattade reserver med avdrag för uppskjuten skatt) i procent av balansomslutning.

13 Sida 13 av 14 NOTER Kr Not 1. Anställda och personalkostnader Föreningen har inte haft några anställda 0 0 och några löner har ej utbetalats Not 2. Övriga ränteintäkter och liknande resultatposter Övriga ränteintäkter Not 3. Kundfordringar & övriga kortfristiga fordringar Kundfordringar enligt reskontra Föreningshuset inbetlista v1/ Not 4. Förutbetald kostnader och upplupna intäkter Almedalen Årskonferensen Reskostnader Not 5. Förändring av eget kapital Insats- kapital Balanserat resultat Årets resultat Belopp vid årets ingång Disposition enligt beslut av årets årsstämma Årets resultat Belopp vid årets utgång

14 Sida 14 av 14 NOTER Kr Not 6. Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter Beräknat bokslutsarbete Beräknat revisionsarvode Resultat- och balansräkningen kommer att föreläggas på årsstämma för fastställelse. Stockholm den Eva-Lotta Löwstedt Lu Henrik Karlsson Susanne Ekman Styrelseordförande Vice ordförande Kassör Lill Sandberg Egil Nylén Emma Breheim Sekreterare Ledamot Ledamot Louise Strand Martin Magnusson Roger Himmelsköld Ledamot Ledamot Ledamot Vår revisionsberättelse har avgivits den Stefan Perdahl Förtroendevald revisor Christina Nilsson Förtroendevald revisor