Centralupphandling av ramavtal

Transkript

1 Utlåtande 2008: RI (Dnr /2007) Centralupphandling av ramavtal Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta följande 1. Centralupphandling blir normalförfarande för de avtalsområden som föreslås i föreliggande ärende. 2. Beslutet gäller med successiv start i samband med förnyade upphandlingar inom föreslagna avtalsområden. 3. Kommunstyrelsen ges i uppdrag att teckna avtal med servicenämnden gällande upphandling och avtalsförvaltning inom föreslagna avtalsområden. 4. Kommunstyrelsen ges i uppdrag att besluta om förfrågningsunderlag, fatta tilldelningsbeslut samt teckna avtal gällande föreslagna avtalsområden. 5. Kommunstyrelsen ges i uppdrag att vid behov vidta sådana förändringar, kompletteringar och/eller tillägg till avtal med vald leverantör, som utifrån avtalade åtaganden och affärsmässiga grunder är påkallade. Kommunstyrelsen beslutar för egen del, under förutsättning att kommunfullmäktige beslutar enligt ovan, följande 1. Stadsdirektören ges i uppdrag att teckna avtal med serviceförvaltningen gällande upphandling och avtalsförvaltning inom föreslagna avtalsområden. 2. Stadsdirektören ges i uppdrag att anvisa hur beslut om eventuella förändringar rörande aktuella avtalsområden ska beredas. 3. Kommunstyrelsen delegerar till stadsdirektören, med möjlighet till vidaredelegation, att besluta om förfrågningsunderlag, fatta tilldelningsbeslut, teckna avtal gällande föreslagna avtalsområden samt att vid behov vidta sådana förändringar, kompletteringar och/eller tillägg till 1

2 avtal med vald leverantör, som utifrån avtalade åtaganden och affärsmässiga grunder är påkallade. Föredragande borgarrådet Kristina Axén Olin anför följande. Ärendet I samband med att kommunfullmäktige den 26 mars 2007 fattade beslut om policys för upphandling och konkurrensutsättning (utl. 2007:32), gavs kommunstyrelsen i uppdrag att återkomma i särskilt ärende med förslag till områden för centralupphandling. Stadsledningskontoret ger i föreliggande ärende förslag på avtalsområden där centralupphandling bör vara normalförfarande. Beredning Ärendet har remitterats till exploateringsnämnden, fastighetsnämnden, idrottsnämnden, kulturnämnden, kyrkogårdsnämnden, miljö- och hälsoskyddsnämnden, servicenämnden, socialtjänstnämnden, stadsbyggnadsnämnden, brandoch räddningsnämnden, trafik- och renhållningsnämnden, utbildningsnämnden, äldrenämnden, Bromma stadsdelsnämnd, Enskede-Årsta-Vantörs stadsdelsnämnd, Farsta stadsdelsnämnd, Hägersten-Liljeholmens stadsdelsnämnd, Hässelby-Vällingby stadsdelsnämnd, Kungsholmens stadsdelsnämnd, Norrmalms stadsdelsnämnd, Rinkeby-Kista stadsdelsnämnd, Skarpnäcks stadsdelsnämnd, Skärholmens stadsdelsnämnd, Spånga-Tensta stadsdelsnämnd, Södermalms stadsdelsnämnd, Älvsjö stadsdelsnämnd, Östermalms stadsdelsnämnd samt kommunstyrelsens handikappråd. Exploateringsnämnden ansluter sig till stadsledningskontorets slutsatser och delar stadsledningskontorets analys och uppfattning om lämpliga ämnesområden och affärsmässigheten i centralupphandling av dessa. Fastighetsnämnden finner förslagen ge smidiga lösningar på de nuvarande mycket tunga och svåröverskådliga samordnade upphandlingarna. Kontoret delar uppfattningen att beställande nämnder måste delta i referensgrupper inför de centrala upphandlingarna så att stadens samlade kunskap kan utnyttjas. Idrottsnämnden ser positivt på en central upphandling av ramavtal inom nämnda områden. Genom en samordnad upphandling finns möjlighet till lägre kostnader för staden och en tydlighet i vilka företag som är upphandlade och skall avropas. Det kan även på sikt innebära att avtalen kan anpassas efter Stockholms stads behov och därmed bidra till ökad avtalstrohet. Kulturnämnden har inga invändningar mot stadsledningskontorets förslag om ökat gemensamt ansvar för upphandlingar inom stadens större avtalsområden. 2

3 Kyrkogårdsnämnden avstår från att svara på remissen. Miljö- och hälsoskyddsnämnden svarar genom ett kontorsyttrande. Förvaltningen tillstyrker förslagen om centrala upphandlingar av ramavtal under förutsättning att effektivitets- och ekonomiska vinster föreligger. Servicenämnden ställer sig i allt väsentligt bakom stadsledningskontorets förslag avseende centrala upphandlingar av ramavtal. Nämnden instämmer särskilt i bedömningen att påtagliga administrativa och affärsmässiga vinster kan erhållas genom att utöka antalet avtalsområden för central upphandling. Därmed är det också viktigt att påpeka vikten av att förslaget som presenteras inte bör ses som statiskt, utan som en start för en kontinuerlig översyn och analys av stadens gemensamma behov och strategi inom avtals- och upphandlingsfrågor. I ärendet föreslås kommunstyrelsen för egen del besluta att delegera till stadsdirektören, med möjlighet till vidaredelegation, att besluta om förfrågningsunderlag, fatta tilldelningsbeslut samt teckna avtal gällande föreslagna avtalsområden. Servicenämnden framhåller att det även under gällande avtalsperiod kan finnas behov av att fatta beslut eller vidta åtgärder som kommer av de åtaganden staden har avtalat om. Socialtjänstnämnden bedömer att genom att utöka antalet avtalsområden för centralupphandling, kan betydande affärsmässiga och administrativa vinster göras inom staden. Tillvägagångssättet idag med en omfattande fullmaktskorrespondens är resurskrävande och omständlig. Stadsbyggnadsnämnden anser att det är en bra lösning som underlättar nämndens arbete. Vidare föreslår stadsbyggnadsnämnden att ett antal avtalsområden läggs till. Brand- och räddningsnämnden instämmer i värdet av att för vissa avtalsområden genomföra centrala upphandlingar för ramavtal. Föreslagna avtalsområden är, som en start på fler centralt upphandlade avtalsområden än för närvarande, väl avvägda ur aspekten att varorna/tjänsterna inte bedöms som specifika för en viss verksamhet. Trafik- och renhållningsnämnden deltar i centralupphandlingarna sedan tidigare och har i huvudsak positiva erfarenheter av detta, efter att det ger såväl tidsmässiga som ekonomiska fördelar. Utbildningsnämnden instämmer i förslaget till centrala upphandlingar av ramavtal men föreslår en utvidgning av föreslagna avtalsområden till att även omfatta bl.a. bevaknings- och besiktningstjänster, tekniska larminstallationer, brandskyddsutrustning, personlig skyddsutrustning, bemanningstjänster, terminalglasögon, storköksutrustning inkl. vitvaror och upphandlingskonsulter. Äldrenämnden ställer sig positiv till att utvidga antalet centralupphandlingar av ramavtal. För avtalsområden som berör flertalet eller samtliga nämnder anser nämnden att staden kan uppnå affärsmässiga vinster med ett centralt upphandlingsförfarande. Bromma stadsdelsnämnd anser att de avtalsområden som föreslås centralupphandlas är av sådan karaktär att de väl lämpar sig för centralupphandling. 3

4 Enskede-Årsta-Vantörs stadsdelsnämnd har inget att invända mot förslaget med centralupphandling och att ansvaret för de föreslagna avtalsområdena flyttas från nämnderna till kommunfullmäktige. Farsta stadsdelsnämnd anser att det är bra att staden tydligare samordnar den aktuella typen av upphandlingar. Hägersten-Liljeholmens stadsdelsnämnd ställer sig positiv till att servicenämnden ges ansvaret för att upphandla ramavtal för de avtalsområden som inte bedöms som specifika för en verksamhet inom en särskild nämnd, utan utgör ett stöd till respektive kärnverksamhet inom många eller samtliga nämnder. Ett avtalsområde som inte nämns är bemanningstjänster. Nämnden anser att det till fullo uppfyller kravet på att inte vara specifikt för en verksamhet inom en särskild nämnd, utan utgör ett stöd till respektive kärnverksamhet. Hässelby-Vällingby stadsdelsnämnd ställer sig positiv till förslaget att centralisera upphandling av ej verksamhetsspecifika avtalsområden. Det system som råder i dag, med samordnade upphandlingar som är frivilliga och med otydliga ansvarsområden, är ineffektivt och skapar osäkerheter för både nämnder och leverantörer. Kungsholmens stadsdelsnämnd stöder i allt väsentligt förslaget till områden för centralupphandling. Nämnden instämmer även i bedömningen att staden kan få administrativa vinster av att genomföra centrala upphandlingar i stället för förfarandet med gemensamma upphandlingar. Det vore därför en fördel om fler områden kunde innefattas i framtiden. Ett exempel är varor och tjänster som är tekniskt komplicerade, för vilka upphandlingarna ofta kräver specialkompetens. Ett exempel är trygghetslarm för äldre och funktionsnedsatta. Norrmalms stadsdelsnämnd ställer sig bakom förslaget till centralupphandling inom de angivna avtalsområdena. Rinkeby-Kista stadsdelsnämnd ställer sig i allt väsentligt positiv till stadsledningskontorets förslag. Nämnden ser fram emot att stadsledningskontoret löpande utvecklar de elektroniska möjligheterna i upphandlings- och inköpssystemen som kan ge ytterligare effektiviseringar. Skarpnäcks stadsdelsnämnd är positiv till förslaget med centralupphandling. Skärholmens stadsdelsnämnd ser positivt på stadsledningskontorets förslag på centrala upphandlingar av ramavtal. Spånga-Tensta stadsdelsnämnd anser att förslaget om centrala upphandlingar av ramavtal inom de föreslagna områdena är bra. Att göra lokala upphandlingar inom alla de verksamhetsområden som nämnden har behov eller ansvarar för är både tid- och resurskrävande. Södermalms stadsdelsnämnd anser att småföretagens möjligheter att konkurrera måste beaktas vid upprättandet av förfrågningsunderlag vid centrala upphandlingar. Därutöver anför nämnden att ett avtalsområde som inte nämns är bemanningstjänster. Nämnden anser att det till fullo uppfyller kravet på att inte vara specifikt för en verksamhet inom en särskild nämnd, utan utgör ett stöd till respektive kärnverksamhet. 4

5 Älvsjö stadsdelsnämnd ställde sig redan i sitt remissvar på stadens förslag till ny policy för upphandling och konkurrensutsättning positiv till centrala upphandlingar av ramavtal. Centrala upphandlingar av ramavtal avseende s.k försörjningsvaror-/tjänster ger både skalfördelar och minskar nuvarande administration av gemensamma upphandlingar, där varje upphandlande enhet/nämnd ska besluta om deltagande, lämna fullmakter etc. Östermalms stadsdelsnämnd avstår från att svara på remissen. Kommunstyrelsens handikappråd vill att Design-för-alla-perspektivet ska prägla allt arbete med upphandlingar som staden står bakom. Konkret kommer det att innebära att avtalen måste innehålla handikappaspekter som kommer att se olika ut beroende på vilken produkt eller tjänst det handlar om. Därutöver anser rådet att handikapprörelsens kunskaper och erfarenheter tills vidare måste tas till vara i varje upphandling. Mina synpunkter Enligt gällande policys för upphandling och konkurrensutsättning, framhålls att när det finns starka affärsmässiga skäl för centralupphandling, ska det vara normalförfarande för sådana avtalsområden. Det är inte ekonomiskt fördelaktigt för staden om flera olika nämnder genomför upphandlingar inom samma områden när behoven är likartade. I dagsläget har nämnderna ofta deltagit i samordnade upphandlingar när det gäller ramavtal inom de områden som föreslås centralupphandlas i detta ärende. Dessa upphandlingar har varit krångliga och det finns stora administrativa vinster med ett centralt upphandlingsförfarande. Därutöver finns avtalsområden som ur ett strategiskt perspektiv, förutom de affärsmässiga vinsterna, bör ges enhetlighet och kontroll via centralupphandling, exempelvis upphandling av el. Förfarandet med centralupphandling, det vill säga upphandlade avtal genom beslut av kommunfullmäktige, innebär att de blir tvingande för stadens nämnder, varför en noggrann analys måste föregå beslut om centralupphandling. Rörande de tillägg till avtalsområden som föreslås av bland annat stadsbyggnadsnämnden, utbildningsnämnden, Hägersten-Liljeholmens stadsdelsnämnd, Kungsholmens stadsdelsnämnd och Södermalms stadsdelsnämnd förs diskussioner och pågår redan ett analysarbete, framförallt avseende IT. Om utredning och noggrann analys leder fram till att ytterligare områden anses vara områden lämpliga för centralupphandling så kommer förslag om detta att utarbetas. De avtalsområden som anges i ärendet är givetvis inte statiska utan kan förändras över tid beroende på hur stadens organisation, verksamhet och behov utvecklas. Mot bakgrund av detta ger kommunstyrelsen i uppdrag åt stadsdirektören att anvisa hur beslut om eventuella förändringar rörande aktuella avtalsområden ska beredas. Exempel på sådana åtgärder kan vara att besluta om 5

6 utnyttjandet av eventuella förlängningsoptioner, godkänna eller avslå en begäran om prisjustering, godkänna eller avslå produktförändringar med flera. I syfte att tydliggöra ansvar och befogenhet vad gäller förvaltning av ingångna avtal föreslås kommunfullmäktige även besluta uppdra åt kommunstyrelsen att vid behov vidta sådana förändringar, kompletteringar och/eller tillägg till avtal med vald leverantör, som utifrån avtalade åtaganden och affärsmässiga grunder är påkallade. Kommunstyrelsen i sin tur föreslås för egen del besluta delegera detsamma till stadsdirektören med möjlighet till vidaredelegation. Som flertalet remissinstanser påpekar är referensgruppsarbetet av stor betydelse för att upphandlingarna ska bli så bra som möjligt och det är viktigt att deltagandet i dessa referensgrupper blir stort från samtliga stadens förvaltningar. Det är också angeläget att även små entreprenörers möjligheter att konkurrera beaktas vid upprättandet av förfrågningsunderlag vid centrala upphandlingar. Slutligen vill jag understryka vikten av att stadens nämnder är lojala med upphandlade centralavtal, d.v.s. inte gör inköp från andra leverantörer än dem som staden tecknat avtal med. Det krävs avtalstrohet för att staden ska uppnå de ekonomiska vinsterna av sin storlek. När anbudsgivare känner trygghet med stadens inköpsvolym på området så innebär det lägre priser. Det är angeläget att stadsledningskontoret noga följer upp detta. Som kommunstyrelsens handikappråd konstaterar i sitt remissvar är det naturligtvis viktigt att det tas hänsyn till handikappaspekterna vid upphandlingarna. Bilaga Reservationer m.m. Borgarrådsberedningen tillstyrker föredragande borgarrådets förslag. Kommunstyrelsen delar borgarrådsberedningens uppfattning och föreslår kommunfullmäktige besluta följande 1. Centralupphandling blir normalförfarande för de avtalsområden som föreslås i föreliggande ärende. 2. Beslutet gäller med successiv start i samband med förnyade upphandlingar inom föreslagna avtalsområden. 3. Kommunstyrelsen ges i uppdrag att teckna avtal med servicenämnden gällande upphandling och avtalsförvaltning inom föreslagna avtalsområden. 6

7 4. Kommunstyrelsen ges i uppdrag att besluta om förfrågningsunderlag, fatta tilldelningsbeslut samt teckna avtal gällande föreslagna avtalsområden. 5. Kommunstyrelsen ges i uppdrag att vid behov vidta sådana förändringar, kompletteringar och/eller tillägg till avtal med vald leverantör, som utifrån avtalade åtaganden och affärsmässiga grunder är påkallade. Kommunstyrelsen beslutar för egen del, under förutsättning att kommunfullmäktige beslutar enligt ovan, följande 1. Stadsdirektören ges i uppdrag att teckna avtal med serviceförvaltningen gällande upphandling och avtalsförvaltning inom föreslagna avtalsområden. 2. Stadsdirektören ges i uppdrag att anvisa hur beslut om eventuella förändringar rörande aktuella avtalsområden ska beredas. 3. Kommunstyrelsen delegerar till stadsdirektören, med möjlighet till vidaredelegation, att besluta om förfrågningsunderlag, fatta tilldelningsbeslut, teckna avtal gällande föreslagna avtalsområden samt att vid behov vidta sådana förändringar, kompletteringar och/eller tillägg till avtal med vald leverantör, som utifrån avtalade åtaganden och affärsmässiga grunder är påkallade. Stockholm den På kommunstyrelsens vägnar: K R I S T I N A A X É N O L I N Anette Otteborn 7

8 ÄRENDET I samband med att kommunfullmäktige fattade beslut om policys för upphandling och konkurrensutsättning (utl. 2007:32), gavs kommunstyrelsen i uppdrag att återkomma i särskilt ärende med förslag till områden för centralupphandling. Stadsledningskontoret ger i föreliggande ärende förslag på avtalsområden där centralupphandling bör vara normalförfarande. De avtalsområden som föreslås är sådana där varorna/tjänsterna inte bedöms som specifika för en verksamhet inom en särskild nämnd, utan utgör ett stöd till respektive kärnverksamhet. Förslaget omfattar avtalsområden som berör många eller samtliga nämnder, för att vinsterna med centralt upphandlade ramavtal ska kunna uppnås. Det förslag på avtalsområden som presenteras bör inte ses som statiskt, utan som en start för arbetet med översyn av stadens avtals- och upphandlingsfrågor. Förfarandet med centralupphandling innebär att beslutet blir tvingande för stadens nämnder. Ansvaret för att tillhandahålla dessa varor/tjänster överförs från stadens nämnder till kommunfullmäktige, som i sin tur kan uppdra till annan, enligt förslaget kommunstyrelsen, att administrera uppdraget. Stadsledningskontorets mening är att servicenämnden, genom avtal med kommunstyrelsen, ska ges ansvaret för att upphandla ramavtal för de föreslagna avtalsområdena. Stadsledningskontoret föreslår därför att stadsdirektören ges i uppdrag att teckna överenskommelse med serviceförvaltningen. Hittills har stadens bolag och stiftelser inbjudits att delta i upphandlingar som omfattar generella varor/tjänster, och där det bedömts kunna vara av intresse för dessa att delta. Denna möjlighet bör också ges framgent, även då kommunfullmäktiges eventuella beslut inte blir tvingande för bolagssektorn. Ärendet har behandlats i CESAM Stadsledningskontorets tjänsteutlåtande daterat den 4 oktober 2007 är i huvudsak av följande lydelse. Utgångspunkter Det finns inom staden flera avtalsområden som omfattar standardiserade varor och tjänster och där behovet av dessa är relativt likartat över staden. I ovan nämnda ärende gällande policys för upphandling och konkurrensutsättning, framhålls att det finns starka affärsmässiga skäl för att centralupphandling bör vara normalförfarande för sådana avtalsområden. Dock bör noggranna överväganden göras gällande vilka avtalsområden som ska omfattas, då förfarandet med centralupphandling, det vill säga upphandlade avtal genom beslut av KF, blir tvingande för stadens nämnder. De avtalsområden som föreslås är sådana där varorna/tjänsterna inte bedöms som specifika för en verksamhet inom en särskild nämnd, utan utgör ett stöd till respektive kärnverksamhet. Förslaget omfattar avtalsområden som berör många eller samtliga nämnder, för att vinsterna med centralt upphandlade ramavtal ska kunna uppnås. 8

9 En annan utgångspunkt är också att det finns avtalsområden som staden ur ett strategiskt perspektiv bör styra i en särskild riktning för att uppnå kontroll och/eller enhetlighet, förutom de affärsmässiga vinsterna. Exempel på sådana avtalsområden kan vara el, tryckeritjänster samt, där detta förekommer, yrkeskläder och skor. Ytterligare ett övervägande som ligger till grund för förslaget till avtalsområden i föreliggande ärende, är att dessa är valda utifrån att de inte i sin helhet kan hänföras till en verksamhet inom en specifik nämnd/motsvarande. För vissa andra avtalsområden, som inte föreslås i detta ärende, kan det vara motiverat att de nämnder/enheter som ansvarar för en fråga i stort, även svarar för upphandling inom området. Sådana avtalsområden behandlas i särskild ordning. 1 Ansvarsförändring Som nämndes ovan innebär förfarandet med centralupphandling att KF:s beslut blir tvingande för stadens nämnder. Det innebär att i och med ett eventuellt beslut om de föreslagna ramavtalsområdena, fråntas nämnderna rådighet över att upphandla motsvarande varor/tjänster. Istället läggs ansvaret för att tillhandahålla dessa varor/tjänster till stadens nämnder på kommunfullmäktige, som i sin tur kan uppdra till annan, enligt förslaget kommunstyrelsen, att administrera uppdraget. Det centrala upphandlingsförfarandet föreslås gälla successivt från och med att nya upphandlingar genomförs inom de föreslagna avtalsområdena. Förslag till centralt upphandlade avtalsområden Nedan framgår vilka avtalsområden där, enligt stadsledningskontoret, centralupphandling bör vara normalförfarande. Avtalsområdena är namngivna utifrån benämningarna på befintliga ramavtal och omfattar innehållet i respektive nuvarande avtal. Observera att det vid en kommande upphandling kan vara möjligt att ändra den s.k. paketeringen, det vill säga att ett avtalsområde delas upp alternativt slås ihop med något annat. Dock ska respektive varu- eller tjänstekategori enligt nedan omfattas av centralupphandling. Det förslag på avtalsområden som presenteras bör inte ses som statiskt, utan som en start för arbetet med översyn av stadens avtals- och upphandlingsfrågor, där behoven kan förändras över tiden utifrån övriga verksamhetsförändringar inom staden. Följande avtalsområden föreslås: Annonsförmedling AV-produkter Bilar - köp - leasing - förhyrning Dokumentproduktion 1 Ett exempel på ett sådant avtalsområde är företagshälsovård, där personalstrategiska avdelningen inom stadsledningskontoret idag genomför centralupphandling av ramavtal. 9

10 Drivmedel (stationstankning) Dryckesautomater El (sedan tidigare beslut föremål för centralupphandling) Förbrukningsmateriel, kontors- och skolmateriel, kök- och hushållsprodukter (nuvarande Simonsen-avtalet) IT-klientutrustning IT-konsulter - geografiska informationssystem - IT-säkerhet - systemutveckling - WAN/LAN (service på lokala datanät med tillhörande servrar) Litteratur Livsmedel Möbel- och kontorsflyttning Möbler, belysning etc Postförmedlingstjänster Resebyråtjänster Taxiresor i tjänst Tidningar och tidskrifter Tolkförmedlingstjänster Transporttjänster i Stockholm (bud- och varutjänster, ej Schenker-avtalet) Tryckeritjänster Tvätteritjänster Yrkeskläder och skor Ansvar Idag har samtliga nämnder (tillika upphandlande enheter) ett eget ansvar för att tillhandahålla varor/tjänster som stöd till sina verksamheter. För flertalet nämnder har det i praktiken inneburit deltagande i de s.k. samordnade upphandlingar som via stadsledningskontoret givits i uppdrag till upphandlingskonsulter att genomföra. Samtliga ovan nämnda avtalsområden samordnas idag via koncernupphandlingsgruppen (nu inom servicenämnden) och/eller Kommentus. Utöver ovanstående, har staden ytterligare ca 20 samordnade avtalsområden. Deltagandet i flertalet av dessa upphandlingar är och har varit frivilligt, vilket vid vissa tillfällen orsakat otydligheter både för nämnder och för leverantörer. Att fler avtalsområden blir föremål för centralupphandling, torde kunna minska sådana otydligheter. Stadsledningskontoret har tidigare föreslagit (i tidigare nämnda policyärende) att enskilda nämnder, vid särskilda skäl och efter beslut i KF, ska kunna stå utanför en centralupphandling. Detta bör även kunna gälla för de nu föreslagna avtalsområdena, om behov av detta uppstår. 10

11 Även om centralupphandling i formell mening innebär att beslutsrätten övergår till KF, bör det lokala inflytandet säkras genom ett kontinuerligt informationsutbyte och ett aktivt referensgruppsarbete. Servicenämnden Stadsledningskontorets mening är att servicenämnden, genom avtal med kommunstyrelsen, ska ges ansvaret för att upphandla ramavtal för de avtalsområden som i detta ärende föreslås bli föremål för centralupphandling. Det innebär att servicenämnden ges ett basuppdrag gällande upphandling för hela staden. Utöver ett sådant basuppdrag kan andra beslut fattas om uppdrag till servicenämnden, vilket inte berörs här. I samband med framtagandet av föreliggande förslag, har stadsledningskontoret inte tagit hänsyn till nuvarande dimensionering av servicenämndens upphandlingsresurser. Förslaget är principiellt och frågan hur uppdraget ska utföras bör överlämnas till servicenämnden att ta ställning till. Samtliga ramavtalsområden är idag upphandlade, där de olika ramavtalen löper ut vid olika tidpunkter. I och med ett eventuellt beslut ges servicenämnden en viktig roll när det gäller att bevaka, ta tillvara och samordna stadens intressen för de aktuella avtalsområdena. Det innebär bl.a. att inbjuda till referensgruppsarbete, där de verksamheter som ska avropa från avtalen bör representeras, för att få bästa möjliga ramavtal. Där har också samtliga övriga nämnder ett ansvar för att samarbetet med servicenämnden ger ett ekonomiskt och affärsmässigt resultat för staden som helhet. Finansiering Finansiering av det basuppdrag till servicenämnden, i den omfattning som presenteras i föreliggande ärende, sker inom kommunstyrelsens budgetram. Stadsledningskontoret föreslår att stadsdirektören ges i uppdrag att teckna överenskommelse med serviceförvaltningen. Utöver kommunstyrelsens budget och uppdrag för centralupphandling, finns även möjlighet för servicenämnden att mot ersättning genomföra gemensamma upphandlingar inom andra avtalsområden. De föreslagna avtalsområdena kan komma att förändras, både till inriktning och till omfattning, varför stadsledningskontoret och servicenämnden årligen måste överenskomma om ersättning för uppdraget, efter beslut om nästkommande års budget. Sammanfattande synpunkter Stadsledningskontoret bedömer att det för ovanstående förslag till avtalsområden kan ställas utom tvekan att staden kan uppnå affärsmässiga vinster med ett centralt upphandlingsförfarande. I vinsten ligger även att avtalen på sikt bättre kan anpassas efter Stockholms stads behov och därmed bidra till en ökad avtalstrohet. När avtalstroheten ökar, ökar samtidigt stadens möjligheter att erhålla bättre och väl fungerande avtal vid kommande upphandlingar. För att kunna uppnå vinsterna med ett centralt upphandlingsförfarande, åligger det därför varje nämnd att säkra avtalstroheten inom de egna verksamheterna. Ytterligare en väg att säkerställa avtalstroheten, är att inom staden se över möjligheten att utveckla system för elektronisk handel. Idag genomförs ofta upphandlingarna inom de föreslagna avtalsområdena för flera uppdragsgivare samtidigt (s.k. samordnade upphandlingar där t.ex. flera kommuner kan ingå), där Stockholms stad utgör en av beställarna. I och med att servicenämnden kan ges i uppdrag att genomföra upphandlingar inom bl.a. de nämnda avtalsområdena, 11

12 finns en möjlighet att samordna stadens behov vid en punkt. Detta bör ge affärsmässiga vinster. Servicenämnden bör svara för kvalitetssäkring av upphandlingarna gentemot beställande nämnder och samordna kravställande och behovsinventering. Målet är att erhålla avtal som är väl anpassade efter stadens behov och förhållanden och som är av god kvalitet ekonomiskt och administrativt. Utifrån initiativ från nämnder/bolag, har servicenämnden möjlighet att på uppdrag utveckla denna kvalitetssäkring till att gälla flera gemensamma avtalsområden än de som föreslås i detta ärende. Förfaringssättet hittills i staden gällande de samordnade upphandlingarna, har utgjorts av en omfattande fullmaktskorrespondens, samordnat av t.ex. stadsledningskontoret eller en upphandlingskonsult, där varje upphandlande enhet varit tvungen att anmäla intresse och underteckna fullmakt/-er för samtliga delar i upphandlingsprocessen. Genom att utöka antalet avtalsområden för centralupphandling, bedömer stadsledningskontoret att påtagliga administrativa vinster kan erhållas inom staden. Hittills har stadens bolag och stiftelser inbjudits att delta i upphandlingar som omfattar generella varor/tjänster, och där det bedömts kunna vara av intresse för dessa att delta. Denna möjlighet bör också ges framgent, även då KF:s eventuella beslut inte blir tvingande för bolagssektorn. Stadsledningskontoret vill slutligen än en gång betona vikten av att beställande nämnder/motsvarande deltar i referensgrupper inför upphandlingar, för att med stadens samlade kunskap uppnå så bra ramavtal som möjligt för stadens enheter. BEREDNING Ärendet har remitterats till exploateringsnämnden, fastighetsnämnden, idrottsnämnden, kulturnämnden, kyrkogårdsnämnden, miljö- och hälsoskyddsnämnden, servicenämnden, socialtjänstnämnden, stadsbyggnadsnämnden, brandoch räddningsnämnden, trafik- och renhållningsnämnden, utbildningsnämnden, äldrenämnden, Bromma stadsdelsnämnd, Enskede-Årsta-Vantörs stadsdelsnämnd, Farsta stadsdelsnämnd, Hägersten-Liljeholmens stadsdelsnämnd, Hässelby-Vällingby stadsdelsnämnd, Kungsholmens stadsdelsnämnd, Norrmalms stadsdelsnämnd, Rinkeby-Kista stadsdelsnämnd, Skarpnäcks stadsdelsnämnd, Skärholmens stadsdelsnämnd, Spånga-Tensta stadsdelsnämnd, Södermalms stadsdelsnämnd, Älvsjö stadsdelsnämnd och Östermalms stadsdelsnämnd. Exploateringsnämnden Fastighetsnämnden Idrottsnämnden Kulturnämnden Kyrkogårdsnämnden Miljö- och hälsoskyddsnämnden Servicenämnden Socialtjänstnämnden Stadsbyggnadsnämnden

13 Brand- och räddningsnämnden Trafik- och renhållningsnämnden Utbildningsnämnden Äldrenämnden Bromma stadsdelsnämnd Enskede-Årsta-Vantörs stadsdelsnämnd Farsta stadsdelsnämnd Hägersten-Liljeholmens stadsdelsnämnd Hässelby-Vällingby stadsdelsnämnd Kungsholmens stadsdelsnämnd Norrmalms stadsdelsnämnd Rinkeby-Kista stadsdelsnämnd Skarpnäcks stadsdelsnämnd Skärholmens stadsdelsnämnd Spånga-Tensta stadsdelsnämnd Södermalms stadsdelsnämnd Älvsjö stadsdelsnämnd Östermalms stadsdelsnämnd Kommunstyrelsens handikappråd Exploateringsnämnden Exploateringsnämnden beslutade vid sitt sammanträde den 15 november 2007 överlämna kontorets tjänsteutlåtande som svar på remissen. Reservation anfördes av sig vice ordföranden Mirja Räihä Järvinen m fl (s) och ledamoten Ann-Margarethe Livh (v), bilaga. Reservation anfördes av ledamoten Emilia Hagberg (mp), bilaga. Särskilt uttalande gjordes av ordförande Joakim Larsson m fl (m), ledamoten Gulan Avci (fp), bilaga. Ersättaryttrande gjordes av ersättaren Torkel Tigerschiöld (mp), bilaga. Ersättaryttrande gjordes av ersättaren Christer Mellstrand (c), bilaga. Exploateringskontorets tjänsteutlåtande daterat den 24 oktober 2007 har i huvudsak följande lydelse. 13

14 Avtalsområden De föreslagna avtalsområdena är enligt kontorets mening allmängiltiga och lämpliga för centralupphandling under förutsättning att särskild hänsyn tas till enskilda nämnders behov i upphandlingsförfarandet. För kontorets räkning kan speciellt nämnas kopiering av ritningar och annan teknisk dokumentation samt teknisk IT-utrustning. Stadsledningskontoret har också i förslaget betonat vikten av en dialog med beställande nämnder. Kontoret bedömer det därför möjligt att även för dessa områden teckna centrala ramavtal. Affärsmässighet Kontoret delar Stadsledningskontorets uppfattning om att affärsmässiga vinster kan uppnås med ett centralt upphandlingsförfarande inom föreslagna avtalsområden. Avtalen underlättar därtill för kontoret vid anskaffning inom områden som annars tar tid från övrig verksamhet. Exploateringskontorets förslag Kontoret ansluter sig till stadsledningskontorets slutsatser och delar stadsledningskontorets analys och uppfattning om lämpliga ämnesområden och affärsmässigheten i centralupphandling av dessa. Kontoret vill dock att stadsledningskontoret beaktar följande: - Vid upphandling av Tryckeritjänster bör kopiering av ritningar och andra tekniska dokument speciellt beaktas i förfrågningsunderlag och utvärdering, eller undantas centralupphandlingen. - Vid upphandling av IT-klientutrustning måste behov av plottrar och annan utrustning för ritningshantering beaktas, eller undantas centralupphandlingen. Fastighetsnämnden Fastighetsnämnden beslutade vid sitt sammanträde den 21 november 2007 tillstyrka föreslaget till lösning av centrala upphandlingar av ramavtal. Reservation anfördes av ledamoten Bengt Sandberg m.fl. (s) och ledamoten Åke Mezán (v) enligt det av dem gemensamt framställda yrkandet, bilaga. Särskilt uttalande gjordes av vice ordföranden Martin Michel (mp) och ersättaren Ann Westlund (mp), bilaga. Fastighetskontorets tjänsteutlåtande daterat den 5 november 2007 har i huvudsak följande lydelse. Fastighetskontoret finner förslagen ge smidiga lösningar på de nuvarande mycket tunga och svåröverskådliga samordnade upphandlingarna. Kontoret delar uppfattningen att beställande nämnder måste delta i referensgrupper inför de centrala upphandlingarna så att stadens samlade kunskap kan utnyttjas. Faran för de inlåsningseffekter som finns med generella ramavtal får inte underskattas, särskilt för tekniska förvalt- 14

15 ningar. En enklare reglerad möjlighet än särskilda beslut i kommunfullmäktige bör därför finnas för att i speciella situationer kunna stå utanför en centralupphandling. Fastighetsnämnden tillstyrker i övrigt förslaget till lösning av centrala upphandlingar av ramavtal. Idrottsnämnden Idrottsnämnden beslutade vid sitt sammanträde den 30 november 2007 godkänna redovisat tjänsteutlåtande som svar på remissen. Reservation anfördes av Mehdi Oguzsoy (v) till förmån för sitt förslag till beslut, bilaga. Reservation anfördes av Else Lundin (mp) till förmån för sitt förslag till beslut, bilaga. Idrottsförvaltningens tjänsteutlåtande daterat den 22 oktober 2007 har i huvudsak följande lydelse. I praktiken innebär stadsledningskontorets förslag att några större förändringar för idrottsförvaltningen inte kommer att ske då förvaltningen sedan tidigare har deltagit i de flesta samordnade upphandlingar som stadsledningskontoret administrerat. Förvaltningen ser dock positivt på en central upphandling av ramavtal inom ovan nämnda områden. Genom en samordnad upphandling finns möjlighet till lägre kostnader för staden och en tydlighet i vilka företag som är upphandlade och skall avropas. Det kan även på sikt innebära att avtalen kan anpassas efter Stockholms stads behov och därmed bidra till ökad avtalstrohet. Det är också viktigt, som nämns i stadsledningskontorets förslag, att förvaltningarna är delaktiga i förarbeten och aktivt medverkar i referensgruppsarbetet. Förvaltningen har för övrigt inga synpunkter på stadsledningskontorets förslag och föreslår att idrottsnämnden beslutar att godkänna förvaltningens förslag som svar på remissen. Kulturnämnden Kulturnämnden beslutade vid sitt sammanträde den 6 november 2007 att som svar på remissen rörande centrala upphandlingar av ramavtal överlämna och åberopa förvaltningens tjänsteutlåtande. 15

16 Reservation anfördes av vice ordförande Roger Mogert (s), ledamöterna Ann Mari Engel (v) och Eva Louise Erlandsson Slorach (s) samt tjänstgörande ersättaren Inga Granberg (s) enligt det av dem framställda yrkandet, bilaga. Reservation anfördes av ledamoten Kerstin Wickman (mp) enligt det av henne framställda yrkandet, bilaga. Kulturförvaltningens tjänsteutlåtande daterat den 19 oktober 2007 har i huvudsak följande lydelse. Förvaltningarna har inga invändningar mot stadsledningskontorets förslag om mer gemensamt ansvar för upphandlingar inom stadens större avtalsområden. Förvaltningarna har heller inte någon erinran när det gäller den lista på områden som ska innefattas av centralupphandling. Förvaltningarna ser därför att den föreslagna ordningen borde kunna leda till att staden bättre kunde utnyttja sina affärsmässiga möjligheter. I ett stycke tycker förvaltningarna att förslaget borde ha varit mer konkret. Det är när det gäller hur det ska gå till när avtalsområden läggs till eller dras från listan över dem som nu föreslås innefattas av centralupphandling. Nu skrivs det bara lite vagt om att listan över avtalsområden inte ska ses som något statsikt. Vad betyder det? Kultur- och stadsarkivförvaltningarna ser gärna att det finns en klar beslutsordning eftersom det handlar om strategiska överväganden för staden. Kultur- och stadsarkivförvaltningarna ställer annars förhoppningar till att stadens nya upphandlingspolicy och förslagen kring centralupphandling leder till ett mer målinriktat arbete när det gäller upphandling. Att upphandlingar görs centralt leder annars inte självklart till bättre effektivitet, mer framförhållning, grundligare behovsanalyser eller för den delen; bättre avtalstrohet. Bärande argument kan inte heller vara, som framhålls, att fullmaktskorrespondensen är krånglig idag eller att det varit oklarheter kring vilka upphandlingar som är frivilliga eller ej. Det borde kunna rättas till ändå. Förvaltningarna bedömer ändå att den nya inriktningen borde kunna medföra effektivare upphandlingar, bättre bevakning och uppföljning av avtalen. Dialogen mellan stadens alla brukare av avtalen kan också utvecklas med denna förändring. Målsättningen måste vara att alla medverkande ska kunna hitta konkreta fördelar i de upphandlingar som genomförs. I utredningen poängteras det också att det blir allt viktigare att nämnderna aktivt deltar i referensgrupper och i utvärderingar av avtalen. Här är förvaltningarna beredd att ta sin del av ansvaret. Många marknader förändras snabbt och stadens anskaffningsprocesser har mycket att vinna på att snabbas upp. Långsamma processer kan begränsa vinsten av volymfördelar. Denna fråga har tidigare behandlats i upphandlingspolicyn och kultur- och stadsarkivförvaltningarna vill passa på att åter understryka vad som där står om betydelsen av att avtalsmallar, kravformuleringar juridiska tolkningar, utvärderingsmodeller m.m. samordnas och att IT-stöd och elektronisk kommunikation inom upphandlingsområdet utvecklas vidare gemensamt i staden. 16

17 Kyrkogårdsnämnden Kyrkogårdsnämnden avstår från att svara på remissen. Miljö- och hälsoskyddsnämnden Miljö- och hälsoskyddsnämnden svarar genom kontorsyttrande. Miljöförvaltningens tjänsteutlåtande daterat den 13 december 2007 har i huvudsak följande lydelse. Förvaltningen tillstyrker förslagen om centrala upphandlingar av ramavtal under förutsättning att effektivitets- och ekonomiska vinster föreligger. Förvaltningen delar utredarnas synpunkter på att centralupphandling bör vara normalförfarandet när affärsmässiga skäl föreligger. Där möjligheter finns ska miljöaspekten vägas in, exempelvis inom områden som drivmedel, transporttjänster och fordon. Förvaltningen bistår gärna med expertkompetens. Noggranna överväganden bör göras gällande vilka avtalsområden som ska omfattas, då förfarandet med centralupphandling, det vill säga upphandlade avtal genom beslut av KF, blir det närmaste tvingande för stadens nämnder. Stadsledningskontoret har tidigare föreslagit (i tidigare nämnda policyärende) att enskilda nämnder, vid särskilda skäl och efter beslut i KF, ska kunna stå utanför en centralupphandling. Detta bör även kunna gälla för de nu föreslagna avtalsområdena, om behov av detta uppstår. Servicenämnden Servicenämnden beslutade vid sitt sammanträde den 21 november 2007 åberopar förvaltningens tjänsteutlåtande som svar på remissen. Serviceförvaltningens tjänsteutlåtande daterat den 12 november 2007 har i huvudsak följande lydelse. Serviceförvaltningen ställer sig i allt väsentligt bakom stadsledningskontorets förslag avseende centrala upphandlingar av ramavtal. Förvaltningen instämmer särskilt i bedömningen att påtagliga administrativa och affärsmässiga vinster kan erhållas genom att utöka antalet avtalsområden för central upphandling. Därmed är det också viktigt att påpeka vikten av att förslaget som presenteras inte bör ses som statiskt, utan som en start för en kontinuerlig översyn och analys av stadens gemensamma behov och strategi inom avtals- och upphandlingsfrågor. Mot bakgrund av detta föreslår serviceförvaltningen att kommunstyrelsen även uppdrar åt stadsdirektören att anvisa hur beslut om eventuella förändringar rörande aktuella avtalsområden ska beredas. I ärendet föreslås kommunstyrelsen för egen del besluta att delegera till stadsdirektören, med möjlighet till vidaredelegation, att besluta om förfrågningsunderlag, fatta 17

18 tilldelningsbeslut samt teckna avtal gällande föreslagna avtalsområden. Serviceförvaltningen vill framhålla att det även under gällande avtalsperiod kan finnas behov av att fatta beslut eller vidta åtgärder som kommer av de åtaganden staden har avtalat om. Exempel på sådana åtgärder kan vara att besluta om utnyttjandet av eventuella förlängningsoptioner, godkänna eller avslå en begäran om prisjustering, godkänna eller avslå produktförändringar med flera. I syfte att tydliggöra ansvar och befogenhet vad gäller förvaltning av ingångna avtal föreslår serviceförvaltningen att kommunfullmäktige även beslutar uppdra åt kommunstyrelsen att vid behov vidta sådana förändringar, kompletteringar och/eller tillägg till avtal med vald leverantör, som utifrån avtalade åtaganden och affärsmässiga grunder är påkallade. Vidare föreslår serviceförvaltningen att kommunstyrelsen för egen del beslutar delegera detsamma till stadsdirektören med möjlighet till vidaredelegation. Socialtjänstnämnden Socialtjänstnämnden beslutade vid sitt sammanträde den 22 november 2007 att som svar på remissen överlämna förvaltningens yttrande. Reservation anfördes av vice ordföranden Karin Rågsjö (v) mot nämndens beslut till förmån för sitt eget förslag, bilaga. Reservation anfördes av Gertrud Brorsson (mp) mot nämndens beslut till förmån för sitt eget förslag, bilaga. Särskilt uttalande gjordes av Elisabeth Brandt Ygeman m.fl. (s), bilaga. Socialtjänstförvaltningens tjänsteutlåtande daterat den 22 november 2007 har i huvudsak följande lydelse. Förvaltningen bedömer att genom att utöka antalet avtalsområden för centralupphandling, kan betydande affärsmässiga och administrativa vinster göras inom staden. Tillvägagångssättet idag med en omfattande fullmaktskorrespondens är resurskrävande och omständlig. På sikt kan även avtalen anpassas bättre efter stadens behov och därmed bidra till en ökad avtalstrohet. Noggranna överväganden bör göras gällande vilka avtalsområden som ska omfattas, då förfarandet med centralupphandling, det vill säga upphandlande avtal genom beslut av KF, blir tvingande för stadens nämnder. Det är även viktigt att inom staden öka möjligheten att utveckla system för elektronisk handel för att öka avtalstroheten. Förvaltningen föreslår att nämnden tillstyrker förslaget om centrala upphandlingar av ramavtal. Stadsbyggnadsnämnden Stadsbyggnadsnämnden har svarat genom kontorsyttrande. 18

19 Stadsbyggnadskontorets tjänsteutlåtande daterat den 13 november 2007 har i huvudsak följande lydelse. Stadsbyggnadskontoret har tagit del av handlingarna i ovanstående ärende. Vi tycker det är en bra lösning som underlättar kontorets arbete. Vad gäller finansiering av upphandling av basutbudet så tycker vi att dessa kostnader bör hanteras som det gjorts i tidigare upphandlingar. Kontoret har små möjligheter att i budget avsätta medel för upphandling. Kontoret har deltagit i flera referensgrupper inför olika upphandlingar och är intresserade av att vara med. Vad gäller de föreslagna avtalsområdena så finns det några områden som vi tycker bör läggas till. Nedanstående områden bör vara med förutom de som föreslagits: Betalkort Bevakningstjänster Brandsläckningsmaterial och service Budtjänst Dataprogram (Microsoft Select) (Ramavtal gällande Office-paketet) Databasuppkoppling Elektronikåtervinning Fastighetsdatabas (Stockholms stads fastighetsdatabas) Företagshälsovård Hushållsmaskiner Inkassotjänster Kreditupplysningstjänster Larminstallationer Mediebevakning Mobiltelefoner Persondatorer Servar och tekniska arbetsstationer Terminal- och skyddsglasögon Tryckeritjänster Ljuskopiering Värde och säkerhetsskåp Brand- och räddningsnämnden Brand- och räddningsnämnden beslutade vid sitt sammanträde den 17 december 2007 godkänna brandförsvarets anmälan av yttrande över remissen Centrala upphandlingar av ramavtal. 19

20 Stockholms brandförsvars tjänsteutlåtande daterat den 26 november 2007 har i huvudsak följande lydelse. Stockholms brandförsvar instämmer i värdet av att för vissa avtalsområden genomföra centrala upphandlingar för ramavtal. Föreslagna avtalsområden är, som en start på fler centralt upphandlade avtalsområden än för närvarande, väl avvägda ur aspekten att varorna/tjänsterna inte bedöms som specifika för en viss verksamhet. För avtalsområdet yrkeskläder och skor förutsätter brandförsvaret att här menas kläder för personal inom bland annat fastighetsservice- och sjukvårdsområdet. Brandförsvarets behov av uniforms- och stationskläder ingår således inte i avtalsområdet. För att säkerställa en avtalstrohet hos nämnder och för att förenkla avrop från de enskilda ramavtalen, ser brandförsvaret det som nödvändigt att det dels utvecklas system för elektronisk handel, dels att konkurrens sker på likvärdiga pris- och kvalitetskriterier. Även om beslutanderätten för upphandling av ramavtal kommer att ligga på Kf är det av stor betydelse, och nödvändigt, att erfarenheter hämtas från de i staden som nyttjar de olika avtalen. För detta finns det redan ett förfarande, det som används i samband med gemensamma upphandlingar, och som mycket väl kan användas här. Trafik- och renhållningsnämnden Trafik- och renhållningsnämnden beslutade vid sitt sammanträde den 20 november 2007 att som svar på remissen överlämna och åberopa kontorets utlåtande. Reservation anfördes av vice ordföranden Jan Valeskog m fl (s) och ledamoten Torhild Lamo (v) med hänvisning till sitt yrkande, bilaga. Reservation anfördes av ledamoten Mats Lindqvist (mp) med hänvisning till sitt yrkande, bilaga. Trafikkontorets tjänsteutlåtande daterat den 15 oktober 2007 har i huvudsak följande lydelse. Trafikkontoret deltar i centralupphandlingarna sedan tidigare och har i huvudsak positiva erfarenheter av detta, därför att det ger såväl tidsmässiga som ekonomiska fördelar. Trafikkontoret ser därför positivt på förslaget till områden för centralupphandling. Elleveranser Trafikkontoret har tecknat avtal med Fortum för elleveranser som löper till Det främsta motivet till detta är att gatubelysningen, som motsvarar drygt 75 % av trafikkontorets totala energiförbrukning, har en, för kraftleverantören, mycket fördelaktig förbrukningsprofil. Belysningen förbrukar ju billig nattel. Dessutom är förbrukningen 20

21 mycket förutsägbar, vilket gör att elnätet inte behöver överdimensioneras för oväntade effektförbrukningstoppar. Kontoret får därför ett mycket lågt administrativt pålägg på varje kwh. Kontorets erfarenhet är att det lägre priset nås bäst om separat avtal tecknas på ovan nämnda område. Trafikkontorets eventuella deltagande i en centralupphandling av el förutsätter att det centrala avtalet når samma låga prisnivå för gatubelysningen, vilket naturligtvis också ligger i stadens intresse. Trafikkontoret förslår att Trafik- och renhållningsnämnden beslutar att som svar på remissen överlämna och åberopa detta tjänsteutlåtande Utbildningsnämnden Utbildningsnämnden beslutade vid sitt sammanträde den 29 november 2007 överlämna förvaltningens tjänsteutlåtande till kommunstyrelsen som svar på remissen. Reservation anfördes av Roger Mogert m fl (s) med hänvisning till sitt förslag till beslut, bilaga. Reservation anfördes av Inger Stark (v) med hänvisning till sitt förslag till beslut, bilaga. Utbildningsförvaltningens tjänsteutlåtande daterat den 25 oktober 2007 har i huvudsak följande lydelse. Förvaltningen instämmer i förslaget till centrala upphandlingar av ramavtal men föreslår en utvidgning av föreslagna avtalsområden till att även omfatta bl.a. bevakningsoch besiktningstjänster, tekniska larminstallationer, brandskyddsutrustning, personlig skyddsutrustning, bemanningstjänster, terminalglasögon, storköksutrustning inkl. vitvaror och upphandlingskonsulter. Förvaltningen anser att ovanstående varor och tjänster är sådana som berör flera nämnder och av sådan karaktär att det finns affärsmässiga skäl till att låta dessa avtalsområden komma ifråga för centralupphandling. Att upphandlingskonsulter bör ingå motiveras för de fall där upphandlingen rör specifika varor/tjänster för en verksamhet inom en särskild nämnd och där interna upphandlingsresurser eller kompetens saknas, eller för att nämnden av olika skäl inte kan påräkna stöd eller hjälp från servicenämnden i kommande upphandlingar. Centrala upphandlingar av föreslagna avtalsområden kommer att omfatta större volymer och förvaltningen vill poängtera att det måste det vara möjligt att paketera upphandlingar, främst inom tjänstesektorn, på ett sådant sätt att staden underlättar för mindre företag att delta i en upphandling. Vidare måste det finnas en rimlig avvägning 21

22 mellan stadens krav och villkor i förhållande till vilka avtalsområden som ska upphandlas. Kraven måste vara väl avvägda och renodlade så att inte orimligt höga krav ställs som kan leda till onödigt dyra avtal. För att systemet med centralupphandling ska fungera optimalt vill förvaltningen understryka vikten av att uppdragstagaren, i detta fall servicenämnden, tillförsäkras de upphandlingsresurser som krävs för att bevaka, tillvarata och samordna stadens intressen för de aktuella avtalsområdena i syfte att uppnå bra ramavtal, dels ekonomiskt och affärsmässigt men även ur ett verksamhetsperspektiv samt att kvalitetssäkra genomförda upphandlingar gentemot beställande nämnder. Bra ramavtal anpassade efter verksamheternas behov bidrar sannolikt till en ökad avtalstrohet. Förvaltningen vill i detta sammanhang också påpeka att bra ramavtal förutsätter att beställande nämnder eller motsvarande aktivt deltar och bidrar med kompetens i arbets- och referensgrupper i kommande upphandlingar. Äldrenämnden Äldrenämnden beslutade vid sitt sammanträde den 15 november 2007 godkänna förvaltningens förslag till remissvar på stadsledningskontorets tjänsteutlåtande Centrala upphandlingar av ramavtal. Reservation anfördes av Leif Rönngren m.fl. (s) och Muhjde Rashid (v) med hänvisning till sitt gemensamma förslag till beslut, bilaga. Reservation anfördes av Eivor Karlsson (mp) med hänvisning till sitt förslag till beslut, bilaga. Äldreförvaltningens tjänsteutlåtande daterat den 11 oktober 2007 har i huvudsak följande lydelse. Idag har respektive nämnd ansvar för att tillhandahålla varor/tjänster som stöd till sin verksamhet. I praktiken har det inneburit att flertalet nämnder deltagit i s.k. samordnade upphandlingar som via stadsledningskontoret givits till upphandlingskonsulter att genomföra. I detta arbete blir nämnderna involverade. Det är framförallt i form av administrativt arbete som fullmaktskorrespondens, där varje upphandlande nämnd varit tvungen att anmäla intresse och underteckna fullmakt/-er för samtliga delar i upphandlingsprocessen. Förvaltningen ställer sig positiv till att utvidga antalet centralupphandlingar av ramavtal. För avtalsområden som berör flertalet eller samtliga nämnder anser förvaltningen att staden kan uppnå affärsmässiga vinster med ett centralt upphandlingsförfarande. Förfarandet med centralupphandling blir tvingande för nämnderna och innebär att nämnderna är tvungna att avropa mot dessa ramavtal. Det är viktigt att nämnderna är avtalstrogna och inte upphandlar från andra leverantörer. För att uppnå ekonomiskt 22