Ärende 17. Ägardirektiv Karlskoga Energi och Miljö AB

Transkript

1 Ärende 17 Ägardirektiv Karlskoga Energi och Miljö AB

2 Tjänsteskrivelse 1 (2) KS Kommunstyrelsens ledningskontor Handläggare Christian Westas Revidering ägardirektiv Karlskoga Energi & Miljö AB Sammanfattning Kommunstyrelsens ledningskontor har fått i uppdrag att se över ägardirektiven för de helägda kommunala bolagen. Kommunstyrelsen beslutade den 23 oktober 2018 att godkänna handlingsplan där ledningskontorets ska se över och eventuellt förtydliga nuvarande ägardirektiv för samtliga helägda bolag så att oklara tolkningar ska undvikas. Detta ska vara klart senast 30 juni Kommunstyrelsens ledningskontors presenterar i denna skrivelse sitt förslag till reviderat ägardirektiv för Karlskoga Energi & Miljö AB. Förslag Kommunstyrelsens ledningskontor har anlitat en jurist som arbetat fram ett förslag som gått på remiss till VD i Karlskoga Energi & Miljö AB. Efter att lyssnat in och inarbetat delar av remissvaret har ett slutförslag tagits fram. Enligt juristen är nuvarande ägardirektiv i sig är innehållsmässigt bra men strukturellt finns det en del att göra för ökad transparens. Juristens referensmaterial vid framtagandet har varit: Sveriges Kommuners och Landsting, Principer för styrning av kommun- och landstingsägda bolag Erfarenheter och idéer, 2006 Sveriges Kommuners och Landsting Exempel på ägardirektiv. Detta har används flitigt av offentliga myndigheter som gjort översyner av sina ägardirektiv. Se bilaga 1. Flertalet kommunala ägardirektiv t.ex. Jönköpings Rådhus AB, 2016, Vara kommun, 2015, Örebro kommun, 2017 De väsentliga förändringar som föreslås är: Väsentligt omarbetad struktur, rubricering och kronologisk ordning Struktur som SKL:s förslag Avsnitt rörande fullmäktiges ställningstagande har förtydligats och omarbetats för ökad tydlighet Punkterna; information och ägarsamråd samt rapporteringsskyldighet har omarbetats och förtydligats

3 2 (2) KS Beslutsunderlag Kommunstyrelsens ledningskontors tjänsteskrivelse 24 maj 2019 Förslag till reviderat ägardirektiv Karlskoga Energi & Miljö AB Ägardirektiv Karlskoga Energi & Miljö AB slutgiltig vers Bilaga 1 - Sveriges Kommuners och Landsting, exempel på ägardirektiv. Kommunstyrelsens ledningskontors förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige antar föreslaget ägardirektiv för Karlskoga Energi & Miljö AB. Christian Westas Tf. kommundirektör/ekonomichef Expedieras till Karlskoga Energi & Miljö AB Karlskoga kommunhus AB

4 AÄ gardirektiv Karlskoga Energi & Miljo AB Ägardirektiv för verksamheten i Karlskoga Energi & Miljö AB ( ), och dess helägda dotterbolag, härefter bolaget, antaget av kommunfullmäktige i Karlskoga kommun, härefter kommunfullmäktige den dag månad år och fastställda av bolagsstämman i bolaget den dag månad år. 1. Bolaget som en del av den kommunala organisationen Bolaget ägs direkt av Karlskoga kommunhus AB, härefter moderbolaget, och därigenom indirekt av Karlskoga kommun, härefter kommunen, och ska utgöra en integrerad och samordnad del av Karlskoga kommuns organisation i dess helhet. Bolaget ska i sin verksamhet beakta detta. Bolaget är emellertid en självständig aktör vars verksamhet ska bedrivas enligt affärsmässiga principer och vila på en långsiktigt hållbar grund till gagn för ägare och kommuninvånare. Bolagets verksamhet regleras av tillämpliga lagar, bolagsordningen jämte direktiv utfärdade av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen vilka är fastställda av bolagsstämman. Bolagets styrelse svarar för bolagets verksamhet. Bolaget är organ för kommunens verksamhet och underordnat kommunfullmäktige. Bolaget ska därför utföra sin verksamhet så att den långsiktigt bidrar till arbetet för att främja utvecklingen inom kommunen och regionen. Verksamheten ska bedrivas så effektivt som möjligt och digitala lösningar ska tillämpas då sådana kan bidra positivt. Bolaget ansvarar för att verksamheten samordnas med förvaltningsspecifika nämnder och övriga kommunala bolag för att härigenom uppnå största möjliga kommunnytta. Bolaget ska arbeta för kommunens vision och av kommunfullmäktige från var tid uppsatta mål, som berör bolagets verksamhet. Den övergripande ambitionen är att vi ska ha ett livskraftigt och dynamiskt Karlskoga. 2. Kommunernas direktivrätt Bolagets styrelse och verkställande direktör har att följa av kommunen utfärdade handlingsoch policyprogram, reglementen och riktlinjer i tillämpliga delar, såvida dessa inte strider mot tvingande bestämmelser i lag, annan författning eller bolagsordningen. Ägardirektivet är ett komplement till bolagsordningen. Föremålet för bolagets verksamhet framgår av bolagsordningen.

5 Bolaget har att följa och om nödvändigt vidareimplementera de riktlinjer rörande styrning av dess dotterbolag som fastställs av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen. 3. Kommunens ledningsfunktion och insynsrätt Bolaget står enligt 6 kap. 1 andra stycket kommunallagen (2017:725), jämte vad som anges i kommunstyrelsens reglemente, under uppsikt av kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen ska ha rätt att ta del av bolagets handlingar och räkenskaper samt i övrigt inspektera bolaget och dess verksamhet. Bolaget ska lämna kommunstyrelsen den information om verksamheten som kommunstyrelsen begär. Den närmare omfattningen av informationen fastställs i samråd med bolagets styrelse, i enlighet med bolagets ägarinformationspolicy. Bolaget erinras om att kommunstyrelsen enligt 6 kap. 9 kommunallagen har att fatta årliga beslut huruvida verksamheten varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och om den har utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. 4. Sekretess Föreligger på grund av lagstadgad sekretess hinder mot att överlämna viss uppgift till ägaren får uppgiften uteslutas. Bolaget har att göra sekretessprövningen och ska i likhet med vad som allmänt gäller vid utlämnande av allmänna handlingar redovisa skälen för att utlämnande inte sker eller om så är fallet varför viss uppgift maskerats och inte lämnas ut. 5. Bolagets verksamhet och ändamål Föremålet för bolagets verksamhet finns angivet i bolagsordningen. Bolaget ska bedriva verksamhet som är förenlig med såväl bolagsordningen som den kommunala kompetensen. Bolagets verksamhet är uppdelad i å ena sidan en taxefinansierad del som drivs till självkostnad med hänsyn till verksamhetsmässigt betingade behov, å andra sidan en del som ska drivas utifrån ett långsiktigt och affärsmässigt perspektiv för att skapa förutsättningar för kommunytta. I den sistnämnda verksamheten ska bolaget iaktta de särskilda författningsbestämmelser som gäller för de områden inom vilka bolaget är verksamt. Bolaget ska, utifrån ett långsiktigt och affärsmässigt perspektiv, skapa förutsättningar för kommunytta. Det affärsmässiga perspektivet innebär bl.a. att;

6 - Kommunen ska ställa marknadsmässiga avkastningskrav på bolaget, dock inte så vitt avser taxefinansierad del som drivs till självkostnad, - Kommunen som huvudregel inte ska skjuta till medel för att täcka underskott i verksamheten, - Kommunen ska ta ut marknadsmässiga borgensavgifter och räntor på utgivna lån till bolaget, - Bolaget ska sträva efter en långsiktigt hållbar utveckling och struktur som säkerställer god lönsamhet, - Bolaget ska upprätthålla en investeringsnivå som motsvarar sedvanligt underhållsbehov och nyutveckling av verksamheten, om vilket beslut fattas i föreskrivna former, och - Bolaget ska sträva efter att skapa ett kassaflöde som möjliggör amortering av låneskuld. Miljö- och klimat Bolaget ska med egen verksamhet och i samverkan med andra bidra till miljö- och kretsloppsanpassning av verksamhet och tjänster. 6. Ekonomiska mål Med hänsyn taget till den aktuella marknadssituationen, den varierande verksamheten som bolaget bedriver samt med en risk som bedöms rimlig ska de verksamhetsgrenar som drivs med affärsmässighet i vinstsyfte sträva efter att över tiden uppnå en avkastning som möjliggör en utdelningsnivå i enlighet med ägardirektivet samtidigt som bolaget själv finansierar sin verksamhet. Mot bakgrund av det ovanstående ska bolagets avkastningsnivå, för de verksamhetsgrenar som bedrivs affärsmässigt i vinstsyfte, uppgå till; - 7,0 % på totalt kapital, definierat som rörelseresultat dividerat med balansomslutningen.

7 Koncernbidrag/utdelning Bolaget ska årligen sträva efter att lämna ett koncernbidrag i storleksordningen kr till moderbolaget. Om det under ett år innebär kostnadsmässiga fördelar för koncernen kan delar av koncernbidraget ersättas av utdelning till moderbolaget. Bolagets styrelse ska motivera sitt förslag till beslut om vinstdisposition med hänsyn tagen till försiktighetsregeln i 17 kap. 3 aktiebolagslagen (2005:551) och det förhållandet att bolaget deltar i finansieringen av investeringar i icke vinstgivande, taxefinansierade verksamheter. Innan styrelsens förslag läggs fram i förvaltningsberättelsen ska det göras föremål för samråd enligt ägardirektivets procedurregler. 7. Fullmäktiges ställningstagande Bolaget ansvarar för att kommunfullmäktige får ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas. I synnerhet innebär det ovanstående att kommunfullmäktiges ställningstagande ska inhämtas såvitt avser; - Enskilda investeringar överstigande kr, - Bildande eller förvärv av dotterbolag, - Avyttring av del av bolagets verksamhet eller rörseldrivande dotterbolag, - Planer på ny eller ändrad inriktning av bolagets verksamhet, och - Incitamentsprogram. Det är emellertid såväl bolaget som kommunstyrelsen som har ett ansvar för att hålla vardera part informerade i sådan utsträckning att viktigare frågor kan underställas kommunfullmäktige i skälig tid för beslutsfattande. En fråga som faller utanför bolagsordningen och uppräkningen ovan kan trots allt vara en sådan fråga som kräver ställningstagande av kommunfullmäktige. Uppstår tveksamhet huruvida ställningstagande krävs, ska bolaget därför samråda med kommunstyrelsen innan frågan hänskjuts till kommunfullmäktige. Råder olika meningar i kommunstyrelsen under samrådet ska frågan av kommunstyrelsen underställas kommunfullmäktige. Kommunfullmäktiges ställningstagande är bindande för bolagets styrelse, såvida det inte strider mot författning eller bolagsordning.

8 8. Förvaltningsberättelsen Bolagets styrelse ska årligen i förvaltningsberättelsen, utöver vad aktiebolagslagen stadgar, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats mot bakgrund av det i bolagsordningen och dessa direktiv angivna syftet och ramarna, däribland det kommunala syftet och den kommunala kompetensen. Uttalandet ska vara så utformat att det kan läggas till grund för kommunstyrelsens uppsikt och beslut enligt 6 kap. 1 och 9 kommunallagen samt till lekmannarevisorernas granskning. 9. Granskningsrapporten Bolagets lekmannarevisorer ska årligen i sin granskningsrapport yttra sig om huruvida bolaget bedrivits på ett ändamålsenligt sätt utifrån det syfte som angivits i bolagsordningen och i detta ägardirektiv, samt de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten. Om lekmannarevisorerna inom ramen för sin granskning finner brister ska iakttagelserna kommuniceras med kommunstyrelsen. 10. Information och ägarsamråd Mellan kommunstyrelsen och bolagets ledning (styrelse och verkställande direktör) ska minst två gånger varje år hållas verksamhets- och samrådsmöten. Om kommunstyrelsen eller bolagets ledning anser att det finns behov av ytterligare samrådsmöten ska sådana hållas. Det ankommer på bolagets ledning att i samråd med kommunstyrelsen kalla till samrådsmöten. Vid samrådsmöten ska övergripande frågor som rör bolaget och dess verksamhet behandlas. Ägarsamråden ska protokollföras och förslag till förändringar av bolagets ekonomiska eller verksamhetsmässiga mål ska framgå med särskild tydlighet. Kommunfullmäktige kan, vid behov, kalla till informationssammanträde. Vi dessa sammanträden inbjuds styrelseledamöter, verkställande direktör, revisorer och lekmannarevisorer att närvara och besvara frågor om bolagets verksamhet. Frågor ska endast besvaras i den mån uppgifter kan lämnas ut till enskild. Vid informationssammanträde är styrelseledamöter, verkställande direktör och revisorer befriade från sådan tystnadsplikt som aktieägarna enligt aktiebolagslagen äger förfoga över.

9 11. Rapportering till ägare Ägaren ska fortlöpande hållas informerad av bolaget om dess verksamhet. Bolaget ska initiera möten med kommunen om omständigheterna så påkallar. Bolaget ska årligen senast den 15 februari tillhandahålla ; - moderbolaget underlag som begärs för upprättandet av koncernens sammanställda redovisning, - kommunstyrelsen underlag för hur väl man bidragit till uppfyllelse av de av kommunfullmäktige beslutade mål som berör bolagets verksamhet, och - redovisning inför kommunstyrelsens beredning av kommunens årsredovisning avseende huruvida bolagets verksamhet bedrivits i enlighet med det kommunala ändamålet och inom ramen för den kommunala kompetensen. Bolaget ska vidare; - samråda med kommunstyrelsen om väsentliga negativa avvikelser från investeringsbudgeten förekommer, - fortlöpande informera, med ömsesidig öppenhet och tillit mellan parterna, kommunstyrelsen om den ekonomiska utvecklingen i bolaget, och - informera kommunstyrelsens arbetsutskott om budget och 3-årsplan, vilka förutom en verbal affärsplan ska innehålla resultat-, balans-, investerings- och kassaflödesbudget. 12. Allmänna handlingar Bolaget erinras om att det omfattas av reglerna om allmänna handlingars offentlighet enligt tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen och ska därför tillämpa dessa regler på samma sätt som kommunen i övrigt gör. Verkställande direktör, eller den som denne anförtror uppgiften, ska avgöra frågor om utlämnande. Bolaget ska tillämpa den vid var tid gällande taxan i kommunen för utlämnande av allmänna handlingar.

10 13. Finanspolicy Bolaget ska följa kommunens finanspolicy. Innan större investeringar sker som har sin grund i kommunala beslut om samhällsutveckling eller samhällsutvidgning, ska samråd ske med kommunen angående hur investeringarna ska finansieras. 14. Arkivreglemente Bolaget ska tillämpa kommunens arkivreglemente. Arkivmyndighet är kommunstyrelsen. 15. Krisberedskap Bolaget ska följa den plan för hantering av extraordinära händelser som har fastställts av kommunen. Bolaget ska upprätta en risk- och sårbarhetsanalys och utifrån Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB), vid var tid gällande, föreskrifter om kommuners riskoch sårbarhetsanalyser samt analysera kritiska beroendeförhållanden. Bolaget ska vidare, på uppmaning av kommunen, delta i utbildning och övning i krisberedskap. Om en extraordinär händelse inträffar i kommunen ska bolaget följa direktiv från kommunens krisledningsnämnd.

11 Antagen av KF ÄGARDIREKTIV FÖR KARLSKOGA ENERGI & MILJÖ AB ( ) Ägardirektiv Ägardirektiv för verksamheten i Karlskoga Energi & Miljö AB och dess helägda dotterbolag, nedan kallat bolaget, antagna av kommunfullmäktige i Karlskoga kommun den 15 december 2015 och fastställda av bolagsstämman i bolaget den 10 februari Bolagets verksamhet ska utgöra en integrerad och samordnad del av Karlskoga kommuns organisation i dess helhet. Bolagets styrelse svarar för Bolagets verksamhet. Bolaget är emellertid en självständig aktör. Bolagets verksamhet skall bedrivas enligt affärsmässiga principer och vila på en långsiktigt hållbar grund. Bolagets verksamhet regleras av gällande författningsbestämmelser, gällande bolagsordning samt för bolaget gällande ägardirektiv. Syftet med att driva verksamheten i bolagsform är att åstadkomma effektivitetsvinster till gagn för såväl ägare som kunder. 1. Bolaget som organ för kommunal verksamhet Bolaget är organ för kommunens verksamhet och underordnat kommunfullmäktige i Karlskoga kommun. Bolaget ska därför utföra sin verksamhet så att den långsiktigt bidrar till kommunens arbete för att främja utvecklingen inom kommunen. Det innebär bland annat att bolaget ska arbeta för kommunens vision Den övergripande ambitionen är att vi ska ha ett livskraftigt och dynamiskt Karlskoga. Vidare skall Bolaget bidra till uppfyllelse av de Kommunfullmäktige mål som berör Bolagets verksamhet. 2. Kommunens direktivrätt Det ankommer på bolagets styrelse och verkställande direktör att följa av kommunfullmäktige utfärdade direktiv om de ej står i strid mot tvingande bestämmelser i aktiebolagslagen, annan lag eller författning eller bolagsordningen. 3. Kommunstyrelsens insyn och styrfunktion Kommunstyrelsen i Karlskoga kommun är kommunens organ för bolagsstyrning och utövar sin styrfunktion och sin uppsikt över bolaget i de avseenden som anges i dessa ägardirektiv. Kommunstyrelsen ska ges den information och erhålla de handlingar som den begär. Karaktären och omfattningen av den fortlöpande informationen ska fastställas i samråd mellan kommunstyrelsen och bolagets styrelse (bolagets ägarinformationspolicy).

12 Antagen av KF Kommunstyrelsens granskningsrätt och bolagets informationsskyldighet omfattar ej handling eller förhållande för vilket gäller sekretess enligt lag. 4. Ägarsamråd Mellan kommunstyrelsen och bolagets ledning (styrelse och VD) ska minst två gånger varje år hållas verksamhets- och samrådsmöten. Om kommunstyrelsen eller bolagets ledning anser att det finns behov av ytterligare samrådsmöten ska sådana hållas. Det ankommer på bolagets ledning att i samråd med kommunstyrelsen kalla till samrådsmöten. Vid samrådsmöte skall övergripande frågor som rör bolaget och dess verksamhet behandlas. Bolagets ledning är skyldig att följa sådana riktlinjer som fastställs av bolagets styrelse efter samråd med kommunstyrelsen såvida dessa inte strider mot lag eller annan författning, bolagsordningen eller ägardirektiven. Ägarsamråden ska protokollföras och förslag till förändringar av bolagets ekonomiska eller verksamhetsmässiga mål ska framgå med särskild tydlighet. Kommunfullmäktige kan, vid behov, kalla till informationssammanträde. Vid dessa sammanträden inbjuds styrelseledamöter, verkställande direktör, revisorer och lekmannarevisorer att närvara och besvara frågor om bolagets verksamhet. Frågor ska ej besvaras om därigenom skulle röjas uppgifter som enskild ej äger ta del av. Vid informationssammanträde är styrelseledamöter, verkställande direktör och revisorer befriade från sådan tystnadsplikt som aktieägarna enligt aktiebolagslagen äger förfoga över. 5. Mål för bolagets verksamhet Affärsmässighet och avkastning Bolagets verksamhet är uppdelad i en taxefinansierad del som drivs till självkostnad, med hänsyn tagen till verksamhetsmässigt betingade behov, och en del som ska drivas med affärsmässighet i vinstsyfte. Där Bolagets verksamhet bygger på affärsmässighet skall verksamheterna iaktta de särskilda författningsbestämmelser som gäller för de områden inom vilka Bolaget är verksamt. Med hänsyn taget till den aktuella marknadssituationen, den varierande verksamhet som Bolaget bedriver samt med en risk som bedöms som rimlig, ska de verksamhetsgrenar som drivs med affärsmässighet i vinstsyfte sträva efter att över tiden uppnå en avkastning som uppgår till 7,0 % på totalt kapital. Avkastning på totalt kapital definieras som rörelseresultat före finansnetto dividerat med balansomslutningen.

13 Antagen av KF I övrigt innebär kravet på affärsmässighet bl.a. att: 1. Kommunen normalt inte ska skjuta till medel för att täcka underskott i verksamheten och att 2. Kommunen ska ta ut marknadsmässiga borgensavgifter och räntor på lån. 3. Bolaget ska sträva efter en långsiktigt hållbar utveckling och struktur som säkerställer god lönsamhet. 4. Bolaget ska upprätthålla en investeringsnivå som motsvarar sedvanligt underhållsbehov samt en sådan nyutveckling av verksamheten, varom beslut fattas i föreskrivna former. 5. Bolaget ska sträva efter att skapa ett kassaflöde som möjliggör amortering av låneskuld. Krav på koncernbidrag Bolaget ska årligen sträva efter att lämna ett koncernbidrag i storleksordningen mnkr till moderbolaget Karlskoga Kommunhus AB. Om det under ett år innebär kostnadsmässiga fördelar för koncernen kan delar av koncernbidraget ersättas av utdelning till moderbolaget. Bolagets styrelse skall motivera sitt förslag till beslut om vinstdisposition med hänsyn tagen till försiktighetsregeln i Aktiebolagslagens 17 kap 3 samt det förhållandet att Bolaget deltar i finansieringen av investeringar i icke vinstgivande, taxestyrda verksamheter. Innan styrelsens förslag läggs fram i förvaltningsberättelsen skall det göras till föremål för samråd enligt ägardirektivets procedurregler. Finansiering Bolaget skall följa Karlskoga kommuns finanspolicy. Innan större investeringar sker som har sin grund i kommunala beslut om samhällsutveckling eller samhällsutvidgning, skall samråd ske med Karlskoga kommun angående hur investeringarna ska finansieras. Miljö- och klimat Koncernen Karlskoga Energi & Miljö ska med egen verksamhet och i samverkan med andra bidra till miljö- och kretsloppssanpassning av verksamhet och tjänster. Effektivisering och utveckling Bolaget skall utföra sin verksamhet så att den långsiktigt bidrar till kommunens arbete för att främja utvecklingen inom kommunen. 6. Skyldighet att bereda fullmäktige möjlighet att yttra sig/ta ställning Kommunfullmäktiges ställningstagande ska inhämtas såvitt avser a) enskilda investeringar överstigande 50 mnkr

14 Antagen av KF b) bildande eller förvärv av dotterbolag c) avyttring av verksamhetsgren eller rörelsedrivande dotterbolag d) planer på ny eller väsentligt ändrad inriktning av bolagets verksamhet e) incitamentsprogram f) övriga frågor av principiell beskaffenhet eller av större vikt I förekommande fall är bolagets styrelse skyldig att följa kommunfullmäktiges ställningstagande såvida det inte strider mot lag eller annan författning eller bolagsordningen. Innan frågor underställs kommunfullmäktige för ställningstagande ska samråd ske med kommunstyrelsen. Skulle olika meningar uppkomma under samrådet, ska frågan underställas fullmäktige. 7. Rapportering/ägarstyrningsprocess Bolaget ska årligen senast den 15 februari tillhandahålla Karlskoga Kommunhus AB det underlag som begärs för upprättande av koncernens sammanställda redovisning. Bolaget skall årligen senast den 15 februari tillhandahålla kommunstyrelsen i Karlskoga kommun underlag för hur väl man bidragit till uppfyllelse av de Kommunfullmäktige mål som berör Bolagets verksamhet. Bolaget ska samråda med kommunstyrelsen om väsentliga negativa avvikelser från investeringsbudgeten förekommer. Bolaget ska fortlöpande informera kommunstyrelsen om den ekonomiska utvecklingen i Bolaget. Den löpande dialogen skall präglas av ömsesidig öppenhet och tillit. Bolaget ska årligen senast den 15 februari inför kommunstyrelsens beredning av kommunens årsredovisning redovisa huruvida bolagets verksamhet bedrivits i enlighet med det kommunala ändamålet och inom ramen för den kommunala kompetensen. Bolaget skall informera kommunstyrelsens arbetsutskott om budget och 3-årsplan, vilka förutom en verbal affärsplan skall innehålla resultat- och balansräkningar, investeringsplaner samt kassaflödesanalys. 8. Samordning Bolaget ska följa av kommunen utfärdade handlings- och policyprogram, reglementen och riktlinjer i tillämpliga delar. Bolaget ska där så är möjligt samverka med kommunkoncernens verksamheter i syfte att utvinna gemensamma fördelar. 9. Förvaltningsberättelsens innehåll Bolagets styrelse ska i förvaltningsberättelsen utöver vad aktiebolagslagen i detta avseende stadgar redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats mot bakgrund av det kommunala syftet med densamma och av Karlskoga kommun genom ägardirektiv uppställda mål.

15 Antagen av KF Arkivreglemente Karlskoga kommuns arkivreglemente gäller för bolagets dokumenthantering. 11. Karlskoga kommuns krisberedskap Bolaget ska följa den plan för hantering av extraordinära händelser som fastställts av Karlskoga kommun. Bolaget ska upprätta en risk- och sårbarhetsanalys samt analysera kritiska beroendeförhållanden enligt Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps föreskrifter om kommuners risk- och sårbarhetsanalyser. (MSBFS 2015:5) Bolaget ska också, på uppmaning av Karlskoga kommun, delta i utbildning och övning i krisberedskap. Om en extraordinär händelse inträffar i Karlskoga kommun ska bolaget följa direktiv från kommunens krisledningsnämnd.

16 EXEMPEL PÅ ÄGAR DIREKTIV 1 (5) Exempel på ägardirektiv avseende X-stads Återvinning AB med kommentar Detta ägardirektiv avser X-stads Återvinning AB, (556xxx-xxxx), (nedan kallat bolaget) och har fastställts på bolagsstämma 2012-xx-xx 1. Bolaget som en del av den kommunala organisationen Bolaget ägs av X-stads kommun. Bolaget är en del av kommunens verksamhet. Bolaget ska i sin verksamhet beakta detta. Bolagets verksamhet regleras, utöver av lag och av bolagsordningen, av direktiv utfärdade av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen, fastställda av bolagsstämma. 2. Kommunernas direktivrätt Bolagets styrelse och verkställande direktör har att följa utfärdade direktiv, såvida dessa inte strider mot bolagsordningen, mot tvingande bestämmelser i lag eller annan författning, exempelvis aktiebolagslagen och offentlighets- och sekretesslagen, eller strider mot bolagets intresse. Detta ägardirektiv är ett komplement till bolagsordningen. 3. Kommunens ledningsfunktion Bolaget står enligt 6 kap. 1 kommunallagen under uppsikt av kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen utövar kommunens ledningsfunktion över bolaget i enlighet med vad som anges i kommunstyrelsens reglemente. Ledningsfunktionen har i kommunen även förtydligats med en särskild företagspolicy. Kommunstyrelsen har rätt att ta del av bolagets handlingar och räkenskaper samt i övrigt inspektera bolaget och dess verksamhet. Bolaget ska lämna kommunstyrelsen den information om verksamheten som den begär. Den närmare omfattningen av informationen fastställs i samråd med bolagets styrelse. Bolaget erinras om att kommunstyrelsen enligt 6 kap. 1 a kommunallagen har att fatta årliga beslut huruvida verksamheten varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Kommentar: Här betonas kommunstyrelsens ägarroll mot bakgrund av de nya reglerna i 6 kap. 1 a KL. 4. Sekretess Föreligger på grund av lagstadgad sekretess hinder mot att överlämna viss uppgift till ägaren får uppgiften uteslutas. Bolaget ska i så fall uppge att strykning/utelämnande skett. 5. Bolagets verksamhet Föremålet för bolagets verksamhet anges i bolagsordningen för bolaget. Bolaget får ej

17 EXEMPEL 2 (5) bedriva verksamhet som inte är förenlig med bolagsordningen. Bolaget får ej heller bedriva verksamhet som inte är förenlig med den kommunala kompetensen. Bolaget har till uppgift att - aktivt genomföra ägarkommunens avfallsplan samt initiera erforderliga förändringar och uppdateringar av renhållningsföreskrifterna och avfallsplanen för kommunen; - utforma förslag till renhållningstaxa - aktivt arbeta för att bidra till att uppnå EU:s, nationella och lokala miljömål; - aktivt informera allmänheten, företag, skolor, bostadsföretag m.fl. om miljöfrågor relaterade till avfallsområdet, ägarkommunernas avfallsplan och bolagets egen verksamhet - i dialog med hushållskunder tillhandahålla optimala lösningar för hållbar, kretsloppsanpassad återvinning så att kunden på ett enkelt och miljöriktigt sätt kan hantera sitt avfall Bolagets ändamål Syftet och målsättningen för bolagets verksamhet är, utöver vad som anges i bolagsordningen, - att minimera de negativa effekterna på människors hälsa och miljön vid generering och hantering av avfall, - att minska resursanvändningen och främja en praktisk tillämpning av avfallshierarkin, i enlighet med direktiv 2008/98/EG. - att även i övrigt uppfylla de mål som anges i art i EUF-fördraget, avfallsdirektivet 2008/98/EG och i svensk miljölagstiftning. I verksamheten ska bolaget iaktta livscykeltänkandet. Bolaget ska eftersträva att vara ledande inom sitt verksamhetsområde, bl.a. genom att se till att verksamheten tar sin utgångspunkt i ett miljömässigt modernt förhållningssätt. Kommentar: I p. 5 och 6 anges mer utförligt vad bolaget ska göra och det kommunala ändamålet med verksamheten. En bolagsordning brukar i regel vara kortfattad. I ägardirektivet kan ägaren närmare ange vad som ska gälla. 7. Fullmäktiges ställningstagande Bolaget ansvarar för att kommunfullmäktige får ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas. Av bolagsordningen framgår att vissa beslut i bolaget fattas av bolagsstämman. En fråga som faller utanför uppräkningen i bolagsordningen kan trots detta vara en sådan fråga som kräver ställningstagande enligt denna punkt. Uppstår tveksamhet huruvida ställningstagande krävs, ska bolaget samråda med kommunstyrelsen. i ägarkommunerna.

18 EXEMPEL 3 (5) Kommentar: Den här punkten ska ses i ljuset av Parking Brixen-målet C-458/03, där bolaget ansågs ha för stor frihet att fatta väsentliga beslut för bolaget. Se t.ex. p. 68. Fullmäktige kan inte genom ett ställningstagande enligt 3 kap. 17 KL hindra att ett beslut av annan innebörd fattas av bolaget. Mot den bakgrunden bör bolagsordningen innehålla en paragraf som katalogiserar bolagsstämmans kompetens. Rent kommunalrättsligt kan dock ett beslut, som inte finns i katalogen i bolagsordningen, vara av sådan art att fullmäktiges ställningstagande behövs. Bolaget påminns om detta i den här paragrafen. 8. Förvaltningsberättelsen Bolagets styrelse ska årligen i förvaltningsberättelsen, utöver vad aktiebolagslagen stadgar, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats mot bakgrund av det i bolagsordningen och dessa direktiv angivna syftet och ramarna med densamma. Uttalandet ska vara så utformat att det kan läggas till grund för kommunstyrelsens uppsikt och beslut enligt 6 kap. 1 och 1 a kommunallagen samt till lekmannarevisorns granskning. Kommentar: Här ser man till att styrelsen i årsredovisningen gör en redogörelse, anpassad till vad kommunstyrelsen ska bedöma enligt 6 kap. 1 a KL. Redovisningen ger också bidrag till lekmannarevisorernas granskning och yttrande. 9. Granskningsrapporten Bolagets lekmannarevisorer ska årligen i sin granskningsrapport yttra sig om huruvida bolaget bedrivits på ett ändamålsenligt sätt utifrån det syfte som angivits i bolagsordningen och i detta ägardirektiv, samt de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten. Om lekmannarevisorerna inom ramen för sin granskning finner brister i de avseenden som anges i första stycket ska lekmannarevisorerna löpande kommunicera sina iakttagelser med kommunstyrelsen. Kommentar: Genom att bolagsstämman ger lekmannarevisorerna ett utvidgat uppdrag kan lekmannarevisorernas granskning ge bidrag till kommunstyrelsens uppsikt enligt 6 kap. 1 a KL. 10. Ekonomiska mål Bolaget ska bedriva sin verksamhet på ett sådant sätt att kostnaderna för verksamheten täcks genom taxor. Bolaget ska nå ett resultat i verksamheten som medger avkastning på ägarnas insatta kapital motsvarande Bolaget ska eftersträva att vid varje tillfälle ha en soliditet på Finansiering Bolagets verksamhet finansieras via taxor. Långsiktiga investeringar kan finansieras med lån för vilka kommunen kan lämna borgen. Borgensavgift utgår i dessa fall. Renhållningstaxan ska antas av kommunfullmäktige.

19 EXEMPEL 4 (5) 12. Information och ägardialog Ägaren ska fortlöpande hållas informerad av bolaget om dess verksamhet. Bolaget ska initiera möten med kommunen om omständigheterna så påkallar. Bolaget ska till kommunstyrelsen redovisa bolagets ställning och resultat per den 31/3, 30/6, 30/9 och 31/12. Bolaget ska därvid uppmärksamma ägarkommunerna på viktigare omständigheter och förändringar som kan inverka på bolagets verksamhet. Kommunstyrelserna ska utan dröjsmål få del av - protokoll från bolagsstämma - protokoll från styrelsesammanträde - bolagets årsredovisning med revisionsberättelse och granskningsrapport från lekmannarevisor. Bolagets styrelse, VD och andra nyckelpersoner i bolaget ska delta vid möte med företrädare för kommunen minst en gång per år (ägardialog). Kommentar: Detta är ytterligare ett moment i den kontroll kommunen utövar över bolaget. 13. Budget och verksamhetsplan Bolaget ska årligen fastställa verksamhetsplan med strategiska mål för de närmaste tre räkenskapsåren och budget för nästkommande räkenskapsår. Fastställd verksamhetsplan och budget ska tillställas kommunen senast den. 14. Kommunal koncernredovisning och budget Bolaget ska till kommunen lämna de uppgifter som av kommunen bedöms nödvändiga för upprättande av årsredovisning och delårsrapport enligt lag (1997:614) om kommunal redovisning. Bolaget ska till kommunen lämna de uppgifter som av kommunen bedöms nödvändiga för upprättande av kommunens budget. 15. Suppleanter Suppleanterna inträder enligt följande. Suppleant ska kallas till styrelsens sammanträden. Icke tjänstgörande suppleant har närvaro- och yttranderätt vid styrelsens sammanträden. Suppleant som ej tjänstgör ska åläggas att iaktta samma tystnads- och lojalitetsplikt som ledamot. 16. Taxa för utbekommande av allmänna handlingar Bolaget ska tillämpa den för X-stads kommun vid var tid gällande taxan för utbekommande av allmänna handlingar. 17. Arkivreglemente X-stads kommuns arkivreglemente ska tillämpas i bolaget. Arkivmyndighet är kommunstyrelsen i X-stads kommun.

20 EXEMPEL 5 (5) 18. Bolagsstämma Bolaget ska årligen senast före utgången av.månad hålla bolagsstämma/årsstämma. Av bolagsordningen framgår hur kallelse till bolagsstämma ska ske. Information om bolagsstämman med angivande av tid och plats samt dagordning ska publiceras på bolagets hemsida senast två veckor i förväg. Samma information ska inom samma tid tillställas kommunen för möjliggörande av publicering på kommunernas hemsida.