Kommunstyrelsens arbetsutskott

Transkript

1 Tid Tisdagen den 25 april 2017 kl. 8:30-9:20 Plats KS-salen, stadshuset Omfattning ande Ingemar Einarsson (C) Christina Fosnes (M) Johan Persson (S) Bertil Dahl (V) Carl-Henrik Sölvinger (L) ordförande vice ordförande Sekreterare Anette Mellström Justeras Ingemar Einarsson ordförande Carl-Henrik Sölvinger Anslaget på kommunens anslagstavla den 27 april 2017.

2 2 (9) 46 Revidering av Kalmar kommuns informationssäkerhetspolicy Dnr KS 2017/0309 Serviceförvaltningens skrivelse den 18 april Informationssäkerhetspolicy. Nuvarande informationssäkerhetspolicy antogs den 12 november träder både en ny dataskyddsförordning och en ny säkerhetsskyddslag ikraft. Den största förändringen är införande av sanktionsavgifter samt att den personliga integriteten ytterligare stärks. Även om vi redan idag omfattas av bland annat personuppgiftslagen (PUL), måste kommunens policydokument, processer och rutiner ses över. Informationssäkerhetspolicyn syftar till att ge vår information rätt skydd vad gäller tillgänglighet, riktighet, konfidentialitet och spårbarhet. Informationssäkerhet avser all information som hanteras oavsett om den är förmedlad muntligt, pappersbundet eller digitalt. Det finns en EU-standard för informationssäkerhet (ISO27000). I det här läget kommer dock Kalmar kommun inte att certifiera sig enligt den standarden, utan informationssäkerheten lyfts istället in i den befintliga verksamhetshandboken. Informationssäkerhetspolicyn kommer att kompletteras med riktlinjer och rutiner. Överläggning Christina Karlberg, serviceförvaltningen, går igenom förslag till reviderad informationssäkerhetspolicy. Under överläggningen föreslår Johan Persson (S) att arbetsutskottet ska besluta i enlighet med serviceförvaltningens förslag med följande tillägg: - Kommunstyrelsen bemyndigas att vid behov göra revideringar av informationssäkerhetspolicyn. Kommunstyrelsen beslutar för egen del, under förutsättning av kommunfullmäktiges beslut ovan, att bemyndiga kommunstyrelsens arbetsutskott att behov göra revideringar av informationssäkerhetspolicyn. Sedan överläggningen avslutats beslutar arbetsutskottet i enlighet med Johan Perssons förslag. Arbetsutskottet föreslår att kommunfullmäktige beslutar:

3 3 (9) Kommunfullmäktige antar reviderad informationssäkerhetspolicy för Kalmar kommun. Kalmar kommuns informationssäkerhetspolicy ska gälla för samtliga förvaltningar, bolag och andra som agerar på Kalmar kommuns nätverk. Kommunstyrelsen bemyndigas att vid behov göra revideringar av informationssäkerhetspolicyn. Kommunstyrelsen beslutar för egen del, under förutsättning av kommunfullmäktiges beslut ovan, att bemyndiga kommunstyrelsens arbetsutskott att behov göra revideringar av informationssäkerhetspolicyn. 47 Medborgarförslag om att Kalmar kommun omedelbart ska sluta köpa och använda ekologiska ägg Dnr KS 2017/0096 Kommunledningskontorets skrivelse den 9 april Medborgarförslag. I ett medborgarförslag föreslås att Kalmar kommun omedelbart ska sluta köpa och använda ekologiska ägg fram tills halterna av PCB och dioxiner gått ner till de halter som finns i konventionella ägg. Kommunledningskontoret har tagit fram ett förslag till yttrande. Av yttrandet framgår bland annat följande: Kalmar kommun har ett mål om att 30 % av inköpta livsmedel ska vara ekologiska Kalmar kommun köper in ekologiska ägg för värna om djurskydd och minska miljöpåverkan. Mängden ägg som konsumeras inom skola och förskola i Kalmar kommun är ca 20 ägg per person och år, dvs. i medeltal mindre än ett halvt ägg per person och vecka. Livsmedelsverket tar regelbundna prover på svenska livsmedel, däribland ägg. Proverna visar att dioxiner och dioxinlika PCB:er förekommer i högre halter i ekologiska ägg än i andra ägg. Livsmedelsverket uppmanade därför branschen att undersöka vad ökningen berodde på och vidta åtgärder. Livsmedelsverket ansåg inte att konsumentråd (dvs. att avråda från konsumtion av ekologiska ägg) var proportionerligt eftersom man kunde se att den totala äggkonsumtionen bidrog väldigt lite till det totala dioxinintaget hos normalbefolkningen. Branschen identifierade fiskoljan som orsaken till dioxinhalterna, och tog fram ett åtgärdspaket. Åtgärder genomförs nu hos äggproducenterna i form av ett nytt foderprogram som varit igång sedan årsskiftet. Programmet innebär minskad mängd fiskolja samt en annan fördelning av fiskoljan över hönans livslängd. De första proverna som tagits efter att det nya foderprogrammet

4 4 (9) införts visar att åtgärderna ger verkan. Senare under våren 2017 ska prover tas i stor skala. Kalmar kommun har de senaste månaderna följt utvecklingen noga. Alla prover i branschen ligger klart under gränsvärdena, inklusive hos kommunens leverantör. De första proverna från det nya foderprogrammet som införts på bred front i branschen visar en nedgång av halterna. Kalmar kommun anser, i likhet med Livsmedelsverket, att halterna i äggen måste gå ned. Kalmar kommun följer dock Livsmedelsverkets rekommendationer. Utifrån den låga mängd ägg som konsumeras inom skola och förskola, och utifrån uppgifterna om att kommunens leverantörer inte har värden som ligger i överkant av det spann som Livsmedelsverket hittade, bedöms det inte föreligga någon hälsorisk. Om halterna inte går ned i den takt man kan förvänta sig, eller om branschen inte gör sitt yttersta för att komma tillrätta med problemet, kan Kalmar kommun omvärdera beslutet. Överläggning Sara Gripstrand, kommunledningskontoret, redogör för ärendet. Arbetsutskottet föreslår att kommunstyrelsen beslutar: Kommunstyrelsen beslutar att kommunledningskontorets yttrande från den 9 april 2017 ska utgöra svar på medborgarförslag om att Kalmar kommuns kostenhet ska sluta och använda ekologiska ägg. Medborgarförslaget ska härmed anses vara besvarat. 48 Utvecklingsprojekt Social hållbarhet ansökningsperiod 1 april 2017 Dnr KS 2017/0378 Kommunledningskontorets skrivelse den 10 april Bedömningsunderlag. Ansökan. Kommunfullmäktige har avsatt en miljon kronor till projekt inom området social hållbarhet. Från denna pott kan verksamheter inom Kalmar kommun söka pengar vid två ansökningsperioder, 1 april samt 1 oktober varje år.

5 5 (9) En beredningsgrupp presenterar ansökningarna för förvaltningscheferna. Förvaltningscheferna lämnar därefter förslag med motivering till kommunstyrelsens arbetsutskott som fattar slutgiltigt beslut. Till ansökningsomgången 1 april 2017 inkom följande ansökning från Ung i Kalmar, kultur- och fritidsförvaltningen. 1. Våga prata om psykisk ohälsa Ansökan gäller kronor. Förvaltningscheferna föreslår att ansökan avslås med följande motivering: En mycket viktig insats, men kriterierna för socialt hållbart projekt uppfylls inte. Arbetet bör ingå som normalt utvecklingsarbete inom verksamheten. beslutade den 26 april 2016 att bevilja kronor för trygghetsskapande insats på Kvarnholmen. Finansieringen skedde via medel för utvecklingsprojekt social hållbarhet. Den 11 oktober 2016, 101 beslutade arbetsutskottet att fortsätta finansiera trygghetsskapande insatser på Kvarnholmen med kronor för återstoden av 2016 och Enligt beslutet skulle finansieringen ske inom kommunledningskontorets befintliga budgetram. För att tydliggöra att insatserna även fortsättningsvis hanteras inom ramen för utvecklingsprojekt social hållbarhet bör finanseringen tas från de medel som är avsatta för detta ändamål. Överläggning Under överläggningen föreslår flera ledamöter att arbetsutskottet ska bifalla ansökan om medel till projektet Våga prata om psykisk ohälsa. Efter att överläggningen avslutats beslutar arbetsutskottet att bevilja ansökta medel om kronor till projektet Våga prata om psykisk ohälsa. beslutar att bevilja ansökta medel om kronor till projektet Våga prata om psykisk ohälsa. beslutar att finansiering av Trygghetsskapande insatser på Kvarnholmen, kronor för 2017, ska tas från de medel som är avsatta inom området social hållbarhet. Protokollsanteckning Carl-Henrik Sölvinger (L) redovisar en protokollsanteckning enligt följande: Jag stödjer helhjärtat projektet med trygghetsskapande insatser på Kvarnholmen. Insatserna består i huvudsak av att kommunen genom Kalmar City finansierar två ordningsvakter på Kvarnholmen fredag- och lördagkvällar samt vid särskilda riskkvällar. Detta är möjligt tack vare att Kvarnholmen gjorts till ett s.k. 3 område enligt lagen om ordningsvakter (LOV). Insatsen är i min mening i nuvarande omfattning väldimensionerad utifrån Kvarnholmens behov.

6 6 (9) Att insatsen för 2017 finansieras genom medel för Social hållbarhet är synnerligen lämpligt utifrån fondens kriterier. Förutom insatsen på Kvarnholmen skulle jag vilja att man undersökte möjligheten att ansöka om fler 3-områden för att vid behov kunna sätta in ordningsvakter på även andra platser i Kalmar. Medel finns kvar i fonden för att finansiera ordningsvakter även i andra delar av staden/kommunen. Lämpliga platser kunde vara lokalcentrum där invånare upplever otrygghet ute sen kväll, upplever otrygghet i samband med resa i kollektivtrafiken, annan oro över att utsättas för brott eller där den faktiska utsattheten för brott är högre. enligt 3 finns t.ex. för Berga Centrum sökt av LW fastigheter, det beslutet gäller för Kanske kunde kommunen i samarbete med fastighetsägaren göra insatser även här? Finns andra lämpliga lokalcentrum? Dessa frågor avser jag lyfta i lokala brottsförebyggande rådet. 49 Godkännande av borgensram för Kalmar Hamn AB Dnr KS 2017/0442 Kommunledningskontorets skrivelse den 18 april Skrivelse från Kalmar Kommunbolag AB den 18 augusti I handling Kalmar Kommunbolag AB:s skrivelse den 18 augusti 2016 till rubricerat ärende är ärendebenämningen Byteaterns expansion på fastigheten Oljefabriken 3 och godkännande av investering samt borgensram för Kalmar Hamn. I förslag till beslut (del av) skrivs Kommunfullmäktige beslutar att Kalmar Hamn AB får genomföra ny-, om- och tillbyggnader samt markentreprenader inom en investering och borgensram uppgående till 60 mnkr för perioden Av misstag har ordet borgensram fallit bort, såväl i ärendemeningen som i förslag till beslut, i kommunens hantering av ärendet. et från den 26 september 2016, 162, behöver därför kompletteras. Arbetsutskottet föreslår att kommunfullmäktige beslutar: Kommunfullmäktige beslutar, att såsom för en skuld ingå borgen för Kalmar Hamn AB:s låneförpliktelser upp till ett totalt högsta lånebelopp om kronor, jämte därpå löpande ränta och kostnader. Det totala högsta lånebeloppet ska beräknas på skuldebrevens respektive ursprungliga lånebelopp.

7 7 (9) 50 Motion från Christina Fosnes (M), Carl-Henrik Sölvinger (L) och Christopher Dywik (KD) om digital agenda för Kalmar kommun Dnr KS 2017/0040 Kommunledningskontorets skrivelse den 18 april Motion. Christina Fosnes (M), Carl-Henrik Sölvinger (L) och Christopher Dywik (KD) har kommit in med en motion om att utreda förutsättningarna att lägga ut hela eller delar av IT-avdelningens ansvarsområden inom kommunkoncernen på entreprenad. Motionärerna skriver: För att klara digitala utmaningar behövs flexibla och skalbara sätt att hantera vår IT-infrastruktur utan att kompromissa med säkerhet och pålitlighet. Att lägga vår IT-verksamhet på entreprenad kan vara en bra lösning. Kalmar kommun får tillgång till fördelarna av modern teknik, skalbarhet och hög säkerhet i takt med ökad komplexitet inom digital infrastruktur. Kommunledningskontorets har tagit fram ett förslag till yttrande: Kommunfullmäktige har tidigare beslutat att ge kommunstyrelsen i uppdrag att tillsammans med en parlamentariskt tillsatt politisk styrgrupp presentera ett förslag till politisk organisation, som kan beslutas före valet Tillsammans med ett förslag till ny politisk organisation kommer troligen ett antal utredningsuppdrag hur förvaltningsorganisationen ska utformas. Frågan om IT-verksamheten hanteras lämpligen inom denna översyn av organisationen. Arbetsutskottet föreslår att kommunfullmäktige beslutar: Kommunfullmäktige beslutar att kommunledningskontorets yttrande ska utgöra svar på motionen från Christina Fosnes (M), Carl-Henrik Sölvinger (L) och Christopher Dywik (KD) om digital agenda för Kalmar kommun. Motionen ska härmed anses vara besvarad. 51 Motion från Thoralf Alfsson (SD) om register för motioner och medborgarförslag Dnr KS 2017/0184

8 8 (9) Kommunledningskontorets skrivelse den 19 april Motion. Thoralf Alfsson (SD) föreslår i en motion att Kalmar ska redovisa samtliga inkomna motioner och medborgarförslag i ett lättillgängligt och sökbart register på hemsidan. Syftet med registret skulle vara att öka transparensen mot kommunens invånare. Kommunledningskontoret har tagit fram ett förslag till yttrande. Av yttrandet framgår bland annat följande: Kommunen har idag sitt diarium på hemsidan och där går idag att få fram samtliga motioner, status, vem som är handläggare m.m. Webbdiariet läser automatiskt in från kommunens ärendehanteringssystem men än så länge publiceras inte själva handlingarna utan enbart rubrikerna på varje dokument. Det är dock möjligt rent tekniskt att även publicera handlingarna. Kommunledningskontoret har nyligen bytt leverantör av ärendehanteringssystemet och avser att under 2017 genomföra en större uppdatering. Funktioner för webbpublicering av handlingar kommer att vara en fråga som vi tittar vidare på tillsammans med en mer modern lösning för att skicka ut handlingar till våra förtroendevalda. Det skulle även vara fullt möjligt att utan automatiserad webbpublicering skapa ett eget register som skulle uppfylla de funktioner som motionären önskar i fråga enkelhet och transparens. Avslutningsvis ser vi stora fördelar gentemot allmänhet, media, förtroendevalda m.m. att tillhandahålla ett register på det sätt motionären föreslår och avser att antingen via ärendehanteringssystemet automatiskt publicera motioner och medborgarförslag inklusive handlingar eller gå vidare med en egen lösning efter lansering av nya kalmar.se efter sommaren Arbetsutskottet föreslår att kommunfullmäktige beslutar: Kommunfullmäktige beslutar att kommunledningskontorets yttrande ska utgöra svar på Thoralf Alfssons (SD) motion om register för motioner och medborgarförslag. Motionen ska härmed anses vara besvarad. 52 Uppföljning av intern kontroll 2016 för Kalmar kommun samt revidering av riktlinjer för intern kontroll Dnr KS 2017/0472 Kommunledningskontorets skrivelse den 20 april 2017.

9 9 (9) Internkontroll uppföljning Kommunstyrelsen. Riktlinjer för intern kontroll. I november 2015 beslutade kommunfullmäktige om ett uppdaterat reglemente för intern kontroll. Reglementet uppdaterades med en definition av intern kontroll som ett led i förnyat arbetsätt avseende intern kontroll med systematiska riskanalyser som ligger till grund för nämndernas beslutade interna kontrollplaner. Kommunstyrelsen antog riktlinjer utifrån reglementet för den egna interna kontrollens organisation, utformning och funktion samt tillse att den utvecklas utifrån kommunens behov. Nämndernas interna kontrollplaner omfattar de risker som bedömts ha högst sannolikhet och konsekvens att inträffa inom varje riskkategori. Riskkategorierna för 2016 var omvärldsrisk, verksamhetsrisk, legal risk, IT-risk och risk i rapportering. Uppföljning av intern kontroll för Kalmar kommun 2016 redovisas i rapport Internkontroll uppföljning Kommunstyrelsen. Den samlade bedömningen är, trots vissa avvikelserna, att kommunen sammantaget har en god intern kontroll. De avvikelser som främst noterats vid uppföljningen av Kalmar kommuns interna kontroll 2016 har varit inom redovisningsområdet. Avvikelserna har dock korrigerats, återkopplats och åtgärdats löpande för att förhindra framtida avsiktliga eller oavsiktliga fel. Uppföljning att tillräckliga åtgärder vidtagits sker löpande med påverkan i kommande riskanalyser och interna kontrollplaner. Utöver den interna kontrollen har externrevision genomförts av kommunens förtroendevalda revisorer där ett flertal verksamhetsområden har granskats ingående. Förbättringsområden har identifierats där respektive verksamhet har ansvar för att vidta åtgärder. Som ett led av dessa revisioner behöver riktlinjerna för intern kontroll revideras. Överläggning Anna Johansson, kommunledningskontoret, redogör för ärendet. Arbetsutskottet föreslår att kommunstyrelsen beslutar: Kommunstyrelsen godkänner rapporten om uppföljning av intern kontroll Kommunstyrelsen antar reviderade riktlinjer för intern kontroll.