EUROPEISKA KOMMISSIONEN

Transkript

1 SV Europeiska unionens officiella tidning C 95/1 II (Meddelanden) MEDDELANDEN FRÅN EUROPEISKA UNIONENS INSTITUTIONER, BYRÅER OCH ORGAN EUROPEISKA KOMMISSIONEN Riktlinjer av den 19 mars 2015 för principer för god distributionssed för aktiva substanser avsedda för humanläkemedel (Text av betydelse för EES) (2015/C 95/01) Inledning Föreliggande riktlinjer grundar sig på artikel 47 fjärde stycket i direktiv 2001/83/EG ( 1 ). De följer samma principer som de som ligger till grund för riktlinjerna i EudraLex, volym 4, del II, kapitel 17, när det gäller distribution av aktiva substanser och riktlinjerna av den 5 november 2013 för god distributionssed för humanläkemedel ( 2 ). Riktlinjerna utgör en fristående vägledning om god distributionssed för importörer och distributörer av aktiva substanser avsedda för humanläkemedel. De kompletterar de regler om distribution som finns i riktlinjerna i EudraLex, volym 4, del II, och gäller också för distributörer av egentillverkade aktiva substanser. All tillverkningsverksamhet i anslutning till aktiva substanser, inklusive ompackning, ommärkning eller delning, omfattas av kommissionens delegerade förordning (EU) nr 1252/2014 ( 3 ) och EudraLex, volym 4, del II. Ytterligare krav gäller för import av aktiva substanser i enlighet med artikel 46b i direktiv 2001/83/EG. Distributörer av aktiva substanser avsedda för humanläkemedel bör följa föreliggande riktlinjer från och med den 21 september KAPITEL 1 TILLÄMPNINGSOMRÅDE 1.1 Föreliggande riktlinjer är tillämpliga på distribution av aktiva substanser, enligt definitionen i artikel 1.3a i direktiv 2001/83/EG, som är avsedda för humanläkemedel. Enligt den artikeln är en aktiv substans en substans eller blandning av substanser som är avsedd att användas i tillverkningen av ett läkemedel och som, när den används vid tillverkningen av ett läkemedel, blir en aktiv substans i det läkemedlet som är avsett att utöva farmakologisk, immunologisk eller metabolisk verkan i syfte att återställa, korrigera eller modifiera fysiologiska funktioner, eller att ställa en diagnos. ( 1 ) Europaparlamentets och rådets direktiv 2001/83/EG av den 6 november 2001 om upprättande av gemenskapsregler för humanläkemedel (EGT L 311, , s. 67). ( 2 ) EUT C 343, , s. 1. ( 3 ) Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 1252/2014 av den 28 maj 2014 om komplettering av Europaparlamentets och rådets direktiv 2001/83/EG vad gäller principer och riktlinjer för god tillverkningssed för aktiva substanser avsedda för humanläkemedel (EUT L 337, , s. 1).

2 C 95/2 SV Europeiska unionens officiella tidning I dessa riktlinjer avses med distribution av aktiva substanser all verksamhet som innefattar anskaffning, import, innehav, leverans eller export av aktiva substanser, med undantag för förmedling. 1.3 Riktlinjerna gäller inte intermediärer till aktiva substanser. KAPITEL 2 KVALITETSSYSTEM 2.1 Distributörer av aktiva substanser bör utveckla och tillämpa ett kvalitetssystem där ansvar, processer och riskhanteringsprinciper är fastställda. Exempel på processer och metoder för kvalitetsriskhantering ges i EudraLex, volym 4, del III: GMP related documents, ICH guideline Q9 on Quality Risk Management (ICH Q9). 2.2 Kvalitetssystemet bör ha tillräckliga resurser i form av kompetent personal samt lämpliga och tillräckliga lokaler, utrustning och hjälpmedel. Kvalitetssystemet bör säkerställa att i) aktiva substanser anskaffas, importeras, innehas, levereras eller exporteras på ett sätt som är förenligt med kraven för god distributionssed för aktiva substanser, ii) ledningens ansvar är tydligt specificerat, iii) aktiva substanser levereras till rätt mottagare inom en godtagbar tid, iv) registrering av uppgifter sker simultant, v) avvikelser från fastställda förfaranden dokumenteras och utreds, vi) lämpliga korrigerande och förebyggande åtgärder vidtas för att rätta till avvikelser och förhindra dem i linje med principerna för kvalitetsriskhantering, vii) förändringar som kan påverka lagring och distribution av aktiva substanser utreds. 2.3 När kvalitetssystemet utformas eller modifieras bör omfattningen, strukturen och komplexiteten hos distributörens verksamhet beaktas. KAPITEL 3 PERSONAL 3.1 Distributören bör på varje plats där distributionsverksamhet bedrivs utse en person som bör ha fastställda befogenheter och ansvar för att se till att ett kvalitetssystem genomförs och upprätthålls. Den utsedda personen bör personligen fullgöra sitt ansvar. Den utsedda personen kan delegera arbetsuppgifter, men inte ansvar. 3.2 Det bör anges skriftligen vilket ansvar all den personal har som är involverad i distributionen av aktiva substanser. Personalen bör få utbildning om kraven för god distributionssed för aktiva substanser. Den bör ha tillräcklig kompetens och erfarenhet för att säkerställa att de aktiva substanserna hanteras, lagras och distribueras på rätt sätt. 3.3 Personalen bör få grundutbildning och vidareutbildning som är relevant för deras uppgifter. Utbildningen bör grundas på skriftliga förfaranden och genomföras enligt ett skriftligt arbetsprogram. 3.4 Ett register bör föras över all utbildning och utbildningens effektivitet bör regelbundet bedömas och dokumenteras. KAPITEL 4 DOKUMENTATION 4.1 Med dokumentation avses alla skriftliga förfaranden, instruktioner, avtal, register och uppgifter, på papper eller i elektroniskt format. Dokumentationen bör vara lättillgänglig eller lätt att ta fram. På begäran av de behöriga myndigheterna bör all dokumentation om distributörens efterlevnad av föreliggande riktlinjer göras tillgänglig. 4.2 Dokumentationen bör vara tillräckligt omfattande i förhållande till distributörens verksamhet och bör vara skriven på ett språk som personalen förstår. Den bör vara klar och tydlig och får inte innehålla felaktigheter.

3 SV Europeiska unionens officiella tidning C 95/3 4.3 Eventuella ändringar i dokumentationen bör undertecknas och dateras. Vid en ändring bör den ursprungliga informationen gå att läsa. Om det är relevant bör skälet till ändringen anges. 4.4 Varje anställd bör lätt ha tillgång till all dokumentation som är nödvändig för de uppgifter som ska utföras. Förfaranden 4.5 Sådan distributionsverksamhet som påverkar den aktiva substansens kvalitet bör beskrivas i skriftliga förfaranden. Det kan inbegripa mottagande och kontroll av leveranser, lagring, rengöring och underhåll av lokaler (inklusive skadedjursbekämpning), registrering av lagringsförhållanden, säkerheten för de produkter som lagras på plats och för sändningar under transport, tillbakadragande från det säljbara lagret, hantering av returnerade produkter, planer för återkallande osv. 4.6 Förfarandena bör godkännas, undertecknas och dateras av den person som ansvarar för kvalitetssystemet. 4.7 Man bör vinnlägga sig om att använda giltiga och godkända förfaranden. Dokumentationen bör ses över regelbundet och hållas uppdaterad. Versionskontroll bör tillämpas för förfarandena. Det bör finnas ett system som förhindrar att den tidigare versionen av ett dokument används av misstag efter att dokumentet har reviderats. Tidigare eller föråldrade förfaranden bör avlägsnas från arbetsstationerna och arkiveras. Register 4.8 Uppgifterna i registret bör vara tydliga samt registreras vid den tidpunkt när respektive transaktion sker och på ett sådant sätt att all viktig verksamhet och alla viktiga händelser kan spåras. Uppgifterna bör sparas i minst ett år efter utgångsdatumet för den tillverkningssats av aktiva substanser som de gäller. I fråga om aktiva substanser med datum för omanalys bör uppgifterna sparas i minst tre år efter att hela tillverkningssatsen har distribuerats. 4.9 Varje inköp och försäljning bör registreras, med angivande av inköps- eller leveransdatum, den aktiva substansens namn, satsnummer och mottagen eller levererad mängd samt leverantörens och den ursprungliga tillverkarens namn (om det inte är samma person) eller speditörens och/eller mottagarens namn. Med hjälp av registren bör det gå att spåra produkternas ursprung och destination, så att alla som levererar eller får leveranser av en aktiv substans kan identifieras. De register som bör sparas och hållas tillgängliga ska innehålla i) leverantörens, den ursprungliga tillverkarens, speditörens och/eller mottagarens identitet, ii) leverantörens, den ursprungliga tillverkarens, speditörens och/eller mottagarens adress, iii) inköpsorder, iv) fraktsedel samt transport- och distributionsuppgifter, v) mottagningshandlingar, vi) namn eller beteckning på den aktiva substansen, vii) tillverkarens satsnummer, viii) analysintyg, även från den ursprungliga tillverkaren, ix) datum för omanalys eller utgångsdatum. KAPITEL 5 LOKALER OCH UTRUSTNING 5.1 Lokaler och utrustning bör vara lämpliga och tillräckliga för att säkerställa goda betingelser för lagring, skydd mot kontaminering, t.ex. från narkotika, starkt sensibiliserande ämnen och ämnen med hög farmakologisk aktivitet eller toxicitet, och distribution av aktiva substanser. De bör vara tillräckligt säkra för att förhindra obehörigt tillträde. Sådan övervakningsutrustning som behövs för att garantera den aktiva substansens kvalitetsegenskaper bör vara kalibrerad mot certifierade spårbara standarder enligt en godkänd tidsplan.

4 C 95/4 SV Europeiska unionens officiella tidning Beställning KAPITEL 6 VERKSAMHET 6.1 Om aktiva substanser anskaffas från en tillverkare, importör eller distributör som är etablerad i EU, bör den tillverkaren, importören eller distributören vara registrerad i enlighet med artikel 52a i direktiv 2001/83/EG. Mottagande 6.2 Utrymmena för att ta emot aktiva substanser bör skydda leveranserna mot rådande väderförhållanden vid avlastningen. Dessa utrymmen bör vara åtskilda från lagringsutrymmet. Leveranserna bör undersökas vid mottagandet för kontroll av att i) behållarna inte är skadade, ii) alla säkerhetsförseglingar finns och inte har utsatts för manipulering, iii) märkningen är korrekt, och att det finns ett samband mellan det namn som leverantören använder och det interna namnet, om de är olika, iv) nödvändig information, såsom analysintyg, är tillgänglig, och v) att den aktiva substansen och sändningen motsvarar beställningen. 6.3 Aktiva substanser med bruten försegling eller skadad förpackning eller som misstänks kunna vara kontaminerade bör placeras i karantän, antingen fysiskt eller med hjälp av ett likvärdigt elektroniskt system, och orsaken till problemet bör undersökas. 6.4 Aktiva substanser som kräver särskilda lagringsåtgärder, t.ex. narkotika och produkter som kräver särskild lagringstemperatur eller fuktighet, bör omedelbart identifieras och lagras i enlighet med skriftliga instruktioner och tillämplig lagstiftning. 6.5 En distributör som misstänker att en aktiv substans som denne har anskaffat eller importerat är förfalskad bör åtskilja den från andra produkter antingen fysiskt eller genom ett likvärdigt elektroniskt system och underrätta de nationella behöriga myndigheterna i det land där distributören är registrerad. 6.6 Underkända varor bör identifieras, kontrolleras och placeras i karantän för att förhindra att de används vid tillverkning eller distribueras vidare. Uppgifterna om destruktionen bör finnas lätt tillgängliga. Lagring 6.7 Aktiva substanser bör lagras under de förhållanden som fastställts av tillverkaren, t.ex. vid kontrollerad temperatur och fuktighet vid behov, och på ett sådant sätt att man förhindrar kontaminering och/eller sammanblandning. Lagringsförhållandena bör övervakas och uppgifterna registreras och sparas. Uppgifterna bör regelbundet ses över av den person som ansvarar för kvalitetssystemet. 6.8 När det krävs särskilda lagringsförhållanden bör lagringsutrymmet uppfylla kraven och användas inom de angivna avgränsningarna. 6.9 Lagringsutrymmena bör vara rena och fria från skräp, damm och skadedjur. Det bör vidtas adekvata skyddsåtgärder mot spill, sönderslagning, angrepp av mikroorganismer och korskontaminering Det bör finnas ett system som säkerställer att lagret omsätts, t.ex. så att uttag ur lagret sker enligt principen att produkter med tidigaste utgångsdatum (datum för omanalys) används först, med regelbundna och frekventa kontroller av att systemet fungerar som det ska. Systemen för elektronisk lagerhantering bör vara validerade Aktiva substanser som har passerat utgångsdatum bör hållas åtskilda från det godkända lagret, antingen fysiskt eller med hjälp av ett likvärdigt elektroniskt system, och inte levereras När lagring eller transport av aktiva substanser utkontrakteras bör distributören se till att kontraktstagaren känner till och följer de tillämpliga lagrings- och transportvillkoren. Det måste finnas ett skriftligt avtal mellan kontraktsgivaren och kontraktstagaren där vardera partens skyldigheter tydligt fastställs. Kontraktstagaren bör inte lägga ut någon del av det arbete som ska utföras enligt kontraktet på andra underleverantörer utan skriftligt medgivande från kontraktsgivaren.

5 SV Europeiska unionens officiella tidning C 95/5 Leveranser till kunder 6.13 Leveranser inom EU bör endast göras av distributörer av aktiva substanser som är registrerade i enlighet med artikel 52a i direktiv 2001/83/EG till andra distributörer, tillverkare eller apotek Aktiva substanser bör transporteras i enhetlighet med de villkor som angetts av tillverkaren och på ett sådant sätt att deras kvalitet inte försämras. Produktens, tillverkningssatsens och behållarens identitet bör alltid bevaras. All ursprungsmärkning på behållarna bör gå att läsa Det bör finnas ett system för att snabbt identifiera hur varje tillverkningssats av aktiva substanser har distribuerats så att den kan återkallas. Informationsöverföring 6.16 All information och alla händelser som distributören får kännedom om och som kan orsaka leveransavbrott bör anmälas till de berörda kunderna Distributörerna bör vidarebefordra all information om produktkvalitet och lagstiftning som de fått från en tillverkare av aktiva substanser till kunden, och från kunden till tillverkaren av aktiva substanser Den distributör som levererar den aktiva substansen till kunden bör lämna namn och adress till den ursprungliga tillverkaren av den aktiva substansen samt satsnummer. En kopia av det ursprungliga analysintyget från tillverkaren bör lämnas till kunden Distributören bör också på begäran meddela de behöriga myndigheterna vem den ursprungliga tillverkaren av aktiva substanser är. Den ursprungliga tillverkaren kan svara direkt till den behöriga myndigheten eller genom sina godkända ombud. (Med godkänd avses här godkänd av tillverkaren.) 6.20 En särskild vägledning för analysintyg finns i EudraLex, volym 4, del II, avsnitt Returer KAPITEL 7 RETURER, REKLAMATIONER OCH ÅTERKALLANDEN 7.1 Returnerade aktiva substanser bör identifieras som sådana och hållas i karantän tills det har gjorts en undersökning. 7.2 Aktiva substanser som inte längre är under distributörens tillsyn bör returneras till det godkända lagret endast om samtliga följande kriterier är uppfyllda: i) Den aktiva substansen förvaras i en oöppnad ursprunglig behållare med all ursprunglig säkerhetsförsegling och är i gott skick. ii) Det är bevisat att den aktiva substansen har lagrats och hanterats under korrekta förhållanden. Skriftlig information från kunden bör finnas tillgänglig för detta ändamål. iii) Den kvarvarande hållbarhetstiden är godtagbar. iv) Den aktiva substansen har granskats och bedömts av en behörig person med lämplig utbildning för att göra detta. v) Ingen information/spårbarhet har gått förlorad. Denna bedömning bör ta hänsyn till den aktiva substansens art, de eventuella särskilda lagringsvillkor som krävs och den tid som har förflutit sedan den levererades. Vid behov och om det råder tvivel om den returnerade aktiva substansens kvalitet bör tillverkaren rådfrågas.

6 C 95/6 SV Europeiska unionens officiella tidning Uppgifterna om returnerade aktiva substanser bör registreras och sparas. För varje retur bör dokumentationen innehålla i) namn- och adressuppgifter för den mottagare som returnerar de aktiva substanserna, ii) namn eller beteckning på den aktiva substansen, den aktiva substansens satsnummer och den mängd som returnerats, iii) skälet till returen, iv) användning eller destruktion av den aktiva substansen och uppgifter om den bedömning som gjorts. 7.4 Endast behörig personal med lämplig utbildning bör släppa den aktiva substansen fri för återföring till lagret. Aktiva substanser som återförs till det säljbara lagret bör placeras så att systemet för att omsätta lagret fungerar effektivt. Reklamationer och återkallanden 7.5 Alla reklamationer, oavsett om de framförts muntligt eller skriftligt, bör registreras och undersökas i enlighet med ett skriftligt förfarande. Vid en reklamation av en aktiv substans kvalitet bör distributören gå igenom reklamationen med den aktiva substansens ursprungliga tillverkare för att avgöra om det bör vidtas åtgärder, antingen i förhållande till andra kunder som kan ha fått den aktiva substansen eller i förhållande till den behöriga myndigheten, eller båda. Den berörda parten bör göra en undersökning av skälet till reklamationen och dokumentera den. 7.6 Uppgifterna om reklamationen bör innefatta i) namn- och adressuppgifter för den som reklamerat varan, ii) namn, befattning (i förekommande fall) och telefonnummer för den som överlämnat reklamationen, iii) reklamationens art, inklusive den aktiva substansens namn och satsnummer, iv) datum då reklamationen togs emot, v) ursprunglig åtgärd, inklusive datum och identitet på den person som vidtog åtgärden, vi) eventuella uppföljande åtgärder som vidtagits, vii) det svar som lämnats till den som ursprungligen gjorde reklamationen, inklusive datum för när svaret skickades, viii) slutligt beslut om tillverkningssatsen av aktiva substanser. 7.7 Uppgifter om reklamationer ska sparas så att man kan utvärdera trender, produktrelaterad frekvens och svårighetsgrad med avseende på ytterligare och, i tillämpliga fall, omedelbara korrigerande åtgärder. Uppgifterna bör göras tillgängliga vid de behöriga myndigheternas inspektioner. 7.8 Om en reklamation skickas vidare till den aktiva substansens ursprungliga tillverkare bör distributörens uppgifter innefatta eventuella svar från den ursprungliga tillverkaren, inklusive datum och den information som lämnats. 7.9 I händelse av en allvarlig eller potentiellt livshotande situation bör lokala, nationella och/eller internationella myndigheter underrättas och rådfrågas Det bör finnas ett skriftligt förfarande som anger under vilka omständigheter man bör överväga att återkalla en aktiv substans.

7 SV Europeiska unionens officiella tidning C 95/ Det bör framgå av förfarandet för återkallande vem som bör delta i utvärderingen av informationen, hur ett återkallande bör inledas, vem som bör underrättas om återkallandet och hur det återkallade materialet bör behandlas. Den utsedda personen (se punkt 3.1) bör involveras i återkallanden. KAPITEL 8 EGENINSPEKTIONER 8.1 Distributören bör genomföra och registrera egeninspektioner för att övervaka genomförandet av och överensstämmelsen med dessa riktlinjer. Egeninspektionerna bör genomföras regelbundet enligt en godkänd tidsplan.

8 C 95/8 SV Europeiska unionens officiella tidning BILAGA Ordlista över termer som är tillämpliga på dessa riktlinjer Termer Definition Tillverkningssats Satsnummer Förmedling av aktiva substanser Kalibrering Mottagare Kontaminering Distribution av aktiva substanser Avvikelse Utgångsdatum Förfalskad aktiv substans Innehav Förfarande En viss mängd material som framställts i en process eller i en rad processer så att det kan förväntas vara homogent inom angivna gränser. Vid kontinuerlig produktion kan en tillverkningssats motsvara en fastställd andel av produktionen. Tillverkningssatsens storlek kan fastställas antingen genom en fast mängd eller genom den mängd som produceras inom ett fastställt tidsintervall. En unik kombination av siffror, bokstäver och/eller symboler som identifierar en tillverkningssats och som gör det möjligt att fastställa produktions- och distributionshistorien. All verksamhet som har att göra med försäljning eller köp av aktiva substanser, som inte inbegriper fysisk hantering och som består i att förhandla självständigt och på en juridisk eller fysisk persons vägnar. Fastställande av att ett visst instrument eller en viss anordning producerar resultat inom angivna gränser genom jämförelse med de resultat som produceras av en referensstandard eller en spårbar standard inom ett lämpligt mätintervall. Den person till vilken sändningen ska levereras landvägen, sjövägen eller luftvägen. Oönskad tillförsel av en kemisk eller mikrobiologisk förorening, eller av ett främmande material, i eller på en råvara eller en intermediär eller aktiv substans under produktion, provtagning, packning eller ompackning, lagring eller transport. All verksamhet som innefattar anskaffning, import, innehav, leverans eller export av aktiva substanser, med undantag för förmedling. Avsteg från en godkänd instruktion eller etablerad standard. Det datum på en aktiv substans behållare/märkning som anger hur länge den aktiva substansen kan förväntas uppfylla de fastställda specifikationerna för hållbarhetstid om den lagras under angivna förhållanden, och efter vilket den aktiva substansen inte bör användas. En aktiv substans som betecknas oriktigt med avseende på a) sin identitet, inbegripet förpackning och märkning, namn eller komponenter avseende någon av beståndsdelarna och dessa beståndsdelars styrka, b) sitt ursprung, inbegripet tillverkare, tillverkningsland och ursprungsland, eller c) sin historia, inbegripet register och handlingar angående de använda distributionskanalerna. Lagring av aktiva substanser. En dokumenterad beskrivning av den verksamhet som ska bedrivas, de försiktighetsåtgärder som ska vidtas och de åtgärder som ska vidtas och som är direkt eller indirekt kopplade till distributionen av en aktiv substans.

9 SV Europeiska unionens officiella tidning C 95/9 Termer Definition Anskaffning Kvalitetsriskhantering Kvalitetssystem Karantän Datum för omanalys Leverans Underskrift Transport Validering Att erhålla, förvärva eller köpa in aktiva substanser från tillverkare, importörer eller andra distributörer. En systematisk process för bedömning, kontroll, kommunikation och översyn av risker för den aktiva substansens kvalitet under hela dess livscykel. Summan av alla delar i ett system som syftar till att genomföra kvalitetspolitiken och som garanterar att kvalitetsmålen uppfylls (ICH Q9). Status för material som är isolerade, fysiskt eller med andra effektiva medel, i avvaktan på ett beslut om godkännande eller underkännande. Det datum då ett material bör undersökas på nytt för säkerställande av att det fortfarande är lämpligt för användning. All verksamhet som innebär att tillhandahålla, sälja eller skänka aktiva substanser till distributörer, farmaceuter eller läkemedelstillverkare. Angivande av den person som vidtagit en särskild åtgärd eller gjort en särskild granskning. Den kan bestå av initialer, en fullständig handskriven namnteckning, ett personligt sigill eller en autentiserad och säker elektronisk signatur. Förflyttning av aktiva substanser mellan två platser utan att de mellanlagras under omotiverat lång tid. Ett dokumenterat program som ger en höggradig garanti för att en viss process, en viss metod eller ett visst system konsekvent ger ett resultat som står i överensstämmelse med fastställda acceptanskriterier.