Medlemsmöte

Transkript

1 Medlemsmöte

2 DAGORDNING 1. Ordförande öppnar mötet 2. Val av justerare 3. Godkännande av dagordningen 4. Föregående mötesprotokoll 5. WRAS-information 6. Kommande aktiviteter 7. Medlemsvård 8. Hemsidan 9. Övriga frågor 10. Mötet avslutas

3 Antal medlemmar 1 56 medlemmar varav 6 juniorer

4 Version 1 Inför aktivitet Aktiviteten ska förankras i styrelsen innan den läggs ut. Annonsering Sista anmälningsdag bör vara ca 2 veckor innan aktivitetsdagen och ska tydligt framgå i annons. Sista betalningsdag ska tydligt framgå i annonsen. Sista betalningsdag ska vara 3 dagar efter sista anmälningsdag. Reservlista Numrerad lista för att tydliggöra turordning ska hanteras av aktivitetsansvarig. Anmälan Anmälan öppnar när aktiviteten offentliggörs på hemsida och/eller Facebook (av styrelsen avsedd plats). Skriftlig anmälan ska ske via mail eller sms och kan göras tidigast samma dag som anmälan öppnats (dvs. offentliggörs). Handpenning Aktivitet som har fasta kostnader även om aktiviteten ställs in kan använda sig av handpenning. Detta fastställs av styrelsen i samband med budget framställan. Handpenning ska vara betald 3 bankdagar efter skriftlig anmälan. Bokning är bekräftad när handpenning är betald. Garanterad plats När betalning är till fullo erlagd.

5 Version 1 Inför aktivitet Återbud Vid reservlista Vid förhinder, kontakta alltid först ansvarig för aktiviteten (för att gå efter turordningslista). Alla kostnader återbetalas. Ska vi ha rätt att sälja platsen genom att frångå en eventuell turordning? Återbud Reservlista saknas Möjligheten finns att själv anordna ersättare om reservlista saknas. Saknar intyg Saknas intyg är man alltid skyldig att betala full avgift (med intyg avses läkarintyg resp. veterinärintyg). Har intyg Handpenning återbetalas ALDRIG, resterande återbetalas mot intyg. I de fall handpenning inte har används återbetalas hela beloppet. Intyg ska vara klubben tillhanda senast 2 veckor efter aktivitet för att återbetalning ska ske.

6 Vart står styrelsens ansvar? krångla till det Det ska vara roligt, flexibelt Toppstyrt Det funkar inte rent praktiskt Snabba beslut Det ska vara enkelt En clinic får inte gå back Ekonomisk trygghet Få medlemmar som har diskuterat detta Styrelsen har kontrollbehov Glädjen försvinner

7 Bakgrund Styrelsen fattade under juli ett beslut om att ta fram riktlinjer för att skapa en tydlighet, både för styrelsen och medlemmar För att minska risken att vi fattar olika beslut Att låta alla medlemmar få samma möjlighet Att effektivisera Vi kan inte ändra det som har hänt men vi kan hjälpa oss och andra att inte låta det hända igen

8 VAD KOMMER INTE ATT FUNGERA? KAN VI GÖRA DET ENKLARE?

9 Redovisning från grupparbete Våra medlemmar delades in i 3 olika grupper och fick diskutera förslaget utifrån de två frågeställningarna. Respektive grupp redovisade sitt resultat i den stora gruppen och tillsammans sammanställde vi resultatet. Vid två tillfällen så röstade vi för att komma fram till ett beslut. Röstning gjordes om: 1. Är vi bunden att följa turordning på reservlista: 13 av 15 röstade att man ska vara bunden att följa reservlistan. 2. Ska återbetalning ske av anmälningsavgift mot uppvisande av sjuk resp. veterinärintyg: 9 av 15 röstade för att intyg inte ska gälla, anmälningsavgift återbetalas aldrig. Se respektive grupps redovisning samt slutligt förslag. Vissa synpunkter och anteckningar kommer att tas om hand i det avsnitt det hör hemma då vi kommer att fortsätta vårt arbete med att skapa riktlinjer.

10 Grupp 1 Handpenning ska inte förekomma. Alltid bindande anmälan. Reservlista ska finnas, oense: 1. anordnare ska ha hand om reservlista, alltid gå efter den 2. Har jag betalat så äger jag min plats, och kan sälja den. Sjukintyg ska inte gälla som återbetalning VAD KOMMER INTE ATT FUNGERA? Oense om vi som arrangör ska gå gratis eller inte. Diskussionen utgår från en jämförelse med tävling där inget utgår till arrangör och funktionär.

11 Grupp 2 Om reservlista finns ska man inte ha möjlighet att sälja sin plats. Konsumentköplagen, vad säger den? Anmälan, muntlig eller tvådelad ska inte ske. Samma plattform ska användas, så att det inte blir konflikt när man anmäler sig. Anmälan är inte giltig förrän evenemanget har publicerats. VAD KOMMER INTE ATT FUNGERA?

12 Grupp 3 Reservlista ska alltid användas Intyg ska vara kvar, budget ska rymmas x antal avhopp! Tar man bort intyg så försenar man anmälan. VAD KOMMER INTE ATT FUNGERA?

13 Grupp 1 Anmälan direkt till arrangören kan förenklas (webb anmälan?) Ekonomisk redovisning ska ske senast 7-10 dagar efter event Annonseras samtidigt på facebook och hemsida. Styrelsen behöver vara tydlig med vem som är ansvarig från dem att publicera. Arrangören skapar underlaget för vad som ska annonseras. Ansvarig för publicering har 3 dagar på sig att publicera från mottagande av underlaget. Ansvarig för publicering ska kontrollera att innehåll följer riktlinjer (som t.ex. sista anmälningsdag, betalning etc.) KAN VI GÖRA DET ENKLARE?

14 Grupp 2 Ett väg in för anmälan (samma plattform) En länk ska finnas till information om vad som gäller som arrangören kan luta sig emot och peka mot för att slippa ta diskussioner Återbetalning, Alla betalningar ska flöda mellan medlem och WRX aldrig privat (detta gäller inte när man ordnar det själv). KAN VI GÖRA DET ENKLARE?

15 Beslut togs om att Handpenning tas bort Reservlista ska alltid användas(13 av 15) En plats för anmälan Intyg ska inte gälla för återbetalning av aktivitet (9 av 15), vad som gäller för tävling får styrelse läsa sig till först KAN VI GÖRA DET ENKLARE?

16 Version 2 Inför aktivitet Aktiviteten ska förankras i styrelsen innan den läggs ut. Annonsering Sista anmälningsdag bör vara ca 2 veckor innan aktivitetsdagen och ska tydligt framgå i annons. Sista betalningsdag ska tydligt framgå i annonsen. Sista betalningsdag ska vara 3 dagar efter sista anmälningsdag. Annonsering sker genom att arrangör lämnar underlag till (av styrelsen utpekad person) ansvarig för publicering. Senast 3 dagar efter mottagandet ska publicering ske. Ansvarig för publicering ska även kontrollera att innehåll följer riktlinjer (som t.ex. sista anmälningsdag, betalning, länk till etc.) Anmälan Anmälan öppnar när aktiviteten offentliggörs på hemsida och/eller Facebook (av styrelsen avsedd plats). Skriftlig anmälan ska ske enligt anvisning på annons och kan göras tidigast samma dag som anmälan öppnats (dvs. offentliggörs). Samma plattform (t.ex. mail, webbformulär, sms) ska användas för att undvika konflikt. Anmälan är bindande. Garanterad plats När betalning är till fullo erlagd. Reservlista Numrerad lista för att tydliggöra turordning ska hanteras av arrangör.

17 Version 2 Inför aktivitet Återbud Vid reservlista Vid förhinder, kontakta alltid först ansvarig för aktiviteten (för att erbjuda plats till reserver). Alla kostnader återbetalas av WRX och reserv betalar för sin plats till WRX. Reservlista saknas Möjligheten finns att själv anordna ersättare om reservlista saknas. Betalning hanteras privat och inte via WRX.* *Kontroll ska ske med försäkringsbolaget för att säkra att försäkring täcker även i de fall betalning inte har skett direkt till WRX.