Teknisk rapport SIS-TR 37:2019

Transkript

1 Teknisk rapport SIS-TR 37:2019 Publicerad/Published: Utgåva/Edition: 1 Språk/Language: svenska/swedish ICS: Posttjänster Postala försändelser Format och utformning Postal services Postal items Format and design

2 Standarder får världen att fungera SIS (Swedish Standards Institute) är en fristående ideell förening med medlemmar från både privat och offentlig sektor. Vi är en del av det europeiska och globala nätverk som utarbetar internationella standarder. Standarder är dokumenterad kunskap utvecklad av framstående aktörer inom industri, näringsliv och samhälle och befrämjar handel över gränser, bidrar till att processer och produkter blir säkrare samt effektiviserar din verksamhet. Delta och påverka Som medlem i SIS har du möjlighet att påverka framtida standarder inom ditt område på nationell, europeisk och global nivå. Du får samtidigt tillgång till tidig information om utvecklingen inom din bransch. Ta del av det färdiga arbetet Vi erbjuder våra kunder allt som rör standarder och deras tillämpning. Hos oss kan du köpa alla publikationer du behöver allt från enskilda standarder, tekniska rapporter och standardpaket till handböcker och onlinetjänster. Genom vår webbtjänst e-nav får du tillgång till ett lättnavigerat bibliotek där alla standarder som är aktuella för ditt företag finns tillgängliga. Standarder och handböcker är källor till kunskap. Vi säljer dem. Utveckla din kompetens och lyckas bättre i ditt arbete Hos SIS kan du gå öppna eller företagsinterna utbildningar kring innehåll och tillämpning av standarder. Genom vår närhet till den internationella utvecklingen och ISO får du rätt kunskap i rätt tid, direkt från källan. Med vår kunskap om standarders möjligheter hjälper vi våra kunder att skapa verklig nytta och lönsamhet i sina verksamheter. Vill du veta mer om SIS eller hur standarder kan effektivisera din verksamhet är du välkommen in på eller ta kontakt med oss på tel Standards make the world go round SIS (Swedish Standards Institute) is an independent non-profit organisation with members from both the private and public sectors. We are part of the European and global network that draws up international standards. Standards consist of documented knowledge developed by prominent actors within the industry, business world and society. They promote cross-border trade, they help to make processes and products safer and they streamline your organisation. Take part and have influence As a member of SIS you will have the possibility to participate in standardization activities on national, European and global level. The membership in SIS will give you the opportunity to influence future standards and gain access to early stage information about developments within your field. Get to know the finished work We offer our customers everything in connection with standards and their application. You can purchase all the publications you need from us - everything from individual standards, technical reports and standard packages through to manuals and online services. Our web service e-nav gives you access to an easy-to-navigate library where all standards that are relevant to your company are available. Standards and manuals are sources of knowledge. We sell them. Increase understanding and improve perception With SIS you can undergo either shared or in-house training in the content and application of standards. Thanks to our proximity to international development and ISO you receive the right knowledge at the right time, direct from the source. With our knowledge about the potential of standards, we assist our customers in creating tangible benefit and profitability in their organisations. If you want to know more about SIS, or how standards can streamline your organisation, please visit or contact us on phone +46 (0)

3 Denna tekniska rapport är inte en svensk standard. Detta dokument ersätter SS , utgåva 4. This Technical Report is not a Swedish Standard. This document supersedes SS , edition 4. Copyright/Upphovsrätten till denna produkt tillhör SIS, Swedish Standards Institute, Stockholm, Sverige. Användningen av denna produkt regleras av slutanvändarlicensen som återfinns i denna produkt, se standardens sista sidor. Copyright SIS, Swedish Standards Institute, Stockholm, Sweden. All rights reserved. The use of this product is governed by the end-user licence for this product. You will find the licence in the end of this document. Upplysningar om sakinnehållet i detta dokument lämnas av SIS, Swedish Standards Institute, telefon Standarder kan beställas hos SIS som även lämnar allmänna upplysningar om nationell och internationell standard. Information about the content of this document is available from the SIS, Swedish Standards Institute, telephone Standards may be ordered from SIS, who can also provide general information about national and international standards. Dokumentet är framtaget av kommittén för Adresser, ID och märkning, SIS/TK 322/AG 03. Har du synpunkter på innehållet i det här dokumentet, vill du delta i ett kommande revideringsarbete eller vara med och ta fram standarder inom området? Gå in på - där hittar du mer information.

4 SIS TR 37:2018 (Sv) Innehåll Sida Orientering Omfattning Termer, definitioner, beteckningar och förkortningar Adresskvalitet Generellt Adressdatabaser/förkortningar Förutsättningar som underlättar läsning och sortering Adresser och teckensnitt Svensk postadress Visuell tolkning av utskriftsordningen på en brevförsändelse Exempel på utskrifter av svenska adresser Teckensnitt Utlandsadress Placering av information på försändelser Kuvert och ensidiga försändelser Mottagaradress Postoperatörzon Frankeringszon Avsändare och betalare Returadress Illustrationer av zonindelning Tidningar, magasin och foldrar Zon för mottagaradress, tjänstebeteckning, postoperatörzon Illustration av zonindelning Övriga ytor Övriga rekommendationer Kuvert format, egenskaper och färg Fönsterkuvert Inplastade försändelser Sammanfattning Litteraturföretckning

5 SIS TR 37:2019 (Sv) Orientering För att postala försändelser ska komma fram i rätt tid och till rätt krävs korrekta och lättlästa adresser för att läsning och sortering ska fungera. Även brevförsändelsens format och utformning har betydelser för posthanteringens effektivitet. Detta påverkar kvalitet, interoperabilitet och priser. Därför är det viktigt att alla aktörer på postmarknaden har gemensamma villkor och rekommendationer till sina kunder för adressering och utformning av försändelser. Rekommendationerna i denna Tekniska rapport bygger bland annat på den standard som CEN (European Committee for Standardization) tagit fram för att hanteringen av försändelser ska vara lika snabb och god i hela Europa. Syftet med standarder inom postområdet är att försändelser ska komma fram i rätt tid samt nå rätt mottagare. Mellan CEN och Universal Post Union (UPU), vilket är ett FN-organ, sker dessutom ett samarbete för att undvika dubbelarbete och motstridiga standarder. Sedan avregleringen av den svenska postmarknaden har föreskrifter och rekommendationer (den tidigare Poststadgan) kring kuvertens max- och miniformat, sätt för adressering, tillslutning, mm. upphört att gälla. Det finns inte längre någon standard som anger motsvarande krav på kuvertens olika format. Den internationella standarden för storlekar på kuverförsändeler, ISO 269, drogs in 2009 och har inte ersatts av någon ny ISO-standard. Denna tekniska rapport ersätter den svenska standarden för format för kuvert och påsar, SS , samt skriften Brevets yttre rätt information till rätt mottagare, framtagen av SIS Kuvertmåtten används dock fortfarande och de är anpassade till de standardiserade pappersformat som fortfarande gäller för A-och B-serien enligt SS-EN ISO 216. Denna tekniska rapport ger en översikt över de vanligaste kuvertmåtten. Detta dokument vänder sig till alla postoperatörer på den svenska postmarknaden i vägledande syfte. Postoperatörer hanterar försändelserna olika och tillhandahåller enskilda avtal och villkor. Denna Tekniska rapport är framtagen av SIS Tekniska kommitté SIS/TK 322 Post. 3

6 SIS TR 37:2018 (Sv) 1 Omfattning Denna tekniska rapport ger rekommendationer för hur adresserade försändelser bör vara utformade för att ge den bästa förutsättningen att komma fram till rätt och i rätt tid. Den omfattar rekommendationer för: Adresskvalitet; Adresser och teckensnitt; Placering av information på försändelser i olika zoner, som t.ex. adresszon, postoperatörzon, frankeringszon och returadress. Denna tekniska rapport omfattar försändelser såsom kuverterade försändelser, vykort, tidningar, kataloger, foldrar och inplastade försändelser. Denna tekniska rapport anger också format, mått och vikt för de vanligaste förekommande kuvertformaten och dess relation till pappersmåtten (relationen A4-C4), samt övriga rekommendationer för fönsterkuvert såsom krav på fönstret så att adressen syns, samt rekommendationer för inplastade försändelser. Denna tekniska rapport omfattar inte postala försändelser som köpts in som någon form av pakettjänst. 2 Termer, definitioner, beteckningar och förkortningar För tillämpning av detta dokument gäller de termer och definitioner som följer nedan. 2.1 den fysiska eller juridiska person som försändelsen är ämnad för ANM. 1 till termpost: Adressaten anges med tilltalsnamn och efternamn, alternativt företagsnamn. 2.2 at, att. FE. avd. exempel på förkortning/symbol som kan användas vid adressering av försändelser till juridiska personer i de fall avsändaren ämnar ställa försändelsen till specifik befattningshavare/medarbetare 2.3 c/o (care of) markerar att efterföljande namn är förmedlande mottagare 2.4 frankeringszon yta dedikerad till särskilda fält, tjänster eller frankering 2.5 förmedlande mottagare den fysiska eller juridiska person som ansvarar för slutlig utdelning till 2.6 postmottagare eller, om sådan är angiven, förmedlande mottagare som postoperatören kommer att dela ut försändelsen till 2.7 postoperatörzon yta dedikerad för postoperatören för t.ex. sorteringsinformation och adressering 4

7 SIS TR 37:2019 (Sv) 2.8 tjänstebeteckning beskrivning av postal tjänst EXEMPEL A-post, B-post, posttidning. 3 Adresskvalitet 3.1 Generellt Korrekt adress är en förutsättning för att försändelser ska nå sina mottagare. Med ett aktuellt och välskött register slipper man försändelser till mottagare som inte längre finns på adressen, adresser som är felaktiga, eller dubbletter. Det leder också till minskad pappersförbrukning vilket är positivt ur ett miljöperspektiv. Organisationer som vill ha hjälp med att vårda och regelbundet uppdatera adresser kan köpa adressvårdstjänster. Ett annat sätt är att själv se till att ha en god adressvård. 3.2 Adressdatabaser/förkortningar Genom att lagra adresselement åtskilda, så kan man enklare uppdatera delarna av sitt adressregister. Det vill säga man lagrar namn, gatunamn, gatunummer, postnummer och postort i enskilda fält. Detta förenklar också möjligheten att utbyta adressdata mellan system. Den internationella standarden för adressering, SS-EN ISO , ger anvisningar för olika postadresskomponenter och adressmodeller. 3.3 Förutsättningar som underlättar läsning och sortering Reglerna för läsning och sortering i detta dokument är endast av rådgivande karaktär. Postoperatörer hanterar försändelser olika. 4 Adresser och teckensnitt 4.1 Svensk postadress En svensk adress består av två till fem rader, där den nedersta raden innehåller postnummer och postort. Det ska vara ett enkelt blanksteg mellan postnummer och postort. Inga tomma rader i adressen. Observera att inrikes adresser inte bör förses med landskod. Se exempel i figur 1. Erik Andersson Ekvägen Årsta Figur 1 Exempel på svensk adress 5

8 SIS TR 37:2018 (Sv) Visuell tolkning av utskriftsordningen på en brevförsändelse Det som skrivs på översta raden i adressen kommer postoperatören att tolka som. På nästkommande rad/rader kommer postoperatören att leta efter beskrivning av utdelningsadress. T.ex. gatunamn/by eller gårdsnamn samt gatunummer/nummer/lägenhetsnummer, boxadress, alternativt storkundspostnummer. ANM. Storkundspostnummer är ett mottagarunikt postnummer, se Figur 2e Exempel 5. Därefter letar postoperatören efter postnummer och postort. Slutligen letar postoperatören efter beskrivning av land. I förekommande fall, kommer postoperatören att leta efter eventuell förmedlande mottagare på raden mellan och utdelningsadress. På denna rad kan avsändaren också ange förkortningar och symboler, eller at, som ska hjälpa postmottagaren i dennes interna hantering av brevförsändelsen eller annan information till den förmedlande mottagaren Exempel på utskrifter av svenska adresser Sven Svensson utdelningsadress Storgatan 44 Lgh 1103 postadress och postort Farsta Figur 2a Exempel 1 Sven Svensson förmedlande mottagare c/o Lars Andersson utdelningsadress Storgatan 44 Lgh 1103 postadress och postort Farsta Figur 2b Exempel 2 Volvo Att: Eva Andersson utdelningsadress Volvovägen 44 postadress och postort Torslanda information till postmottagare Figur 2c Exempel 3 6

9 SIS TR 37:2019 (Sv) Volvo boxadress Box 503 postadress och postort Borås Figur 2d Exempel 4 postadress och postort Ericsson AB Kista Figur 2e Exempel 5 Figur 2 Exempel på utskrift av svenska postadresser Teckensnitt Använd de vanligaste teckensnitten, exempelvis Arial, Calibri eller Verdana. Dessa typsnitt har en bra maskinläsbarhet. Det är viktigt att alla rader i adressen skrivs med samma teckensnitt och i samma storlek. Använd teckenstorlek 12 punkter, ca 4,5 mm höga. Texten får inte luta mer än högst 5 grader och texten bör vara så pass stor att avstånd mellan tecknen syns. Skriv adressen med en svart eller mörkblå färg för att erhålla en hög konstrast mot underlaget, använd svart text på vit bakgrund. Använd aldrig Fetstil, Kursiv, Understruken. Adressen bör ej innehålla tomma rader 4.2 Utlandsadress Postnummer i utlandsadresser skrivs med landsbeteckning enligt SS-EN ISO , och med bindestreck före postnummer. Förekommer inte postnummer före ortsnamn skriver du inte heller landsbeteckning. Skriv mottagarlandets namn på svenska eller engelska. Se exempel i figur 3. Sanne Klausen Mr John Doe Sønderhedevej Magnolia St DK-6710 Esbjerg V Hemstead NY Danmark USA Figur 3 Exempel på adress till Danmark och USA 7

10 SIS TR 37:2018 (Sv) 5 Placering av information på försändelser 5.1 Kuvert och ensidiga försändelser Mottagaradress Mottagaradressen placeras på försändelsens högra del. Mottagaradressen bör vara placerad lägre än avsändaradressen. Texten bör ha rak vänsterkant. Om adressetiketter används bör dessa placeras rakt. Placera information som till exempel kundnummer och/eller adresskälla på försändelsen, minst 5 mm men helst 15 mm, ovanför ens namn, för att inte adressinformationen bör förväxlas Postoperatörzon Ibland är det nödvändigt för postoperatören att påföra egen information på försändelserna för sortering och utdelning. För detta ändamål krävs postoperatörszoner. På liggande kuvert bör det även finnas en postoperatörszon längs med nederkanten, som är 150 mm bred. Se figur 4. En postoperatörzon bör också finnas på försändelsens baksida, men högst upp. Se figur 5. På stående kuvert bör det finnas en postoperatörzon längs med högerkanten, som är 120 mm lång. Se figur 6. En postoperatörzon bör också finnas på försändelsens baksida, längs med högerkanten. Se figur Frankeringszon Frankeringszonen finns i övre högra hörnet på försändelsen. Inom frankeringszonen placeras indicia, frimärke eller frankostämpel. Även märkning för tjänstbeteckning placeras i zonen. Indicia för frankeringservice bör även ingå i frankeringszonen. Se Figur 4 och 6. På kuvert och ensidiga försändelser kombineras frankeringszonen med en av postoperatörszonerna. Det som ingår i frankeringszonen bör då placeras 15 mm från övre kanten och sträcka sig max 70 mm in på försändelsen, från högerkanten Avsändare och betalare Avsändare bör alltid anges på försändelsen Endast en avsändare bör finnas på försändelsen Fullständig avsändaradress bör anges (namn, gata/box, postnummer, ort) Avsändaradress rekommenderas att skrivas på försändelsens baksida eller i övre vänstra hörnet på försändelsens framsida. Textstorleken bör vara densamma som mottagaradressen, eller något mindre. Om avsändaradressen skrivs i en rad på försändelsens baksida bör den skrivas 15 mm från kanten Returadress En särskild returadress kan anges om den skiljer sig från avsändaradressen. Om särskild returadress används: Endast en returadress kan finnas på försändelsen 8

11 SIS TR 37:2019 (Sv) Fullständig returadress bör anges (namn, gata/box, postnummer, ort) Returadress bör föregås av ordet "Returadress" Returadressen anges i övrigt enligt samma premisser som avsändaradress. 9