Stadgeremiss Remissomgång nummer 3. Text med gul markering är justeringar sedan senast remissen Text i blått är juristens förslag & kommentarer

Transkript

1 Text med gul markering är justeringar sedan senast remissen Text i blått är juristens förslag & kommentarer 1. FÖRENINGENS NAMN Föreningens namn är Linköpings koloniträdgårdar. 2. FÖRENINGENS ÄNDAMÅL 2.1 Linköpings koloniträdgårdar är en allmännyttig ideell förening, som har till ändamål: verka för samarbete mellan medlemmar och ökat intresse för kolonirörelsen samt i övrigt på bästa sätt främja och tillvarata medlemmarnas intressen i deras egenskap som kolonister. upplåta det arrenderade området till föreningens medlemmar för dessa ska nyttja marken för odling- och rekreation. ansvara för skötsel och underhåll av den mark som föreningen arrenderar av Linköpings kommun. 2.2 För främja föreningens ändamål skall föreningen anta särskilda föreskrifter för ordning, byggnation och odling. Dessa föreskrifter skall fastställas på föreningens föreningsstämma inför varje säsong. 2.3 Föreningen tillhandahåller grundläggande service så som vägar, toaletter, ven, köksavfallshantering och kompost. 3. MEDLEMSKAP 3.1 Till medlem i föreningen kan den antas som är myndig och är folkbokförd inom Linköpings kommun. 3.2 Medlemskap erhålls när man tecknar ett arrendekontrakt för en kolonilott med föreningen. Medlemskapet upphör när arrendet avslutas. För de fall då medlem ingår i styrelsen kan medlem kvarstå till nästföljande föreningsstämma. 3.3 Medlemskap får inte vägras på grund av kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder. 3.4 Medlems nyttjanderätt till kolonilott grundas uteslutande på det skriftliga arrendeavtal som upprättats mellan föreningen och medlemmen. Lotten får inte införskaffas/innehas/försäljas i spekulativt syfte eller för kommersiellt bruk. 3.5 Styrelsen kan bevilja kontrakt och medlemskapet skrivs över på en arvinge. Motsvarande överskrivning kan även beviljas vid bodelning 1/7

2 3.6 Medlem är skyldig: erlägga inträdesavgift, årsavgift, arrendeavgift, extra uttaxering eller annan avgift enligt föreningsstämmas beslut och styrelsens anvisningar, noga vårda och sköta den kolonilott som upplåtits till medlemmen, följa föreningens stadgar, ordningsföreskrifter samt byggnadsregler, 3.7 Medlem som önskar utträda ur föreningen skall skriftligen anmäla detta till föreningen. Medlemmen har inte rätt få tillbaka erlagda avgifter. 3.8 Medlem kan uteslutas ur föreningen: a) efter beslut av styrelsen om medlem inte i rätt tid betalar årsavgiften eller andra av föreningen beslutade utdebiteringar, b) på förslag av styrelsen genom beslut på föreningsstämma, om medlem bryter mot föreningens stadgar, gällande arrendekontrakt, för området gällande ordningsföreskrifter eller i övrigt av föreningen utfärdade föreskrifter, c) på förslag av styrelsen genom beslut på föreningsstämma, om medlem motarbetar föreningens ändamål enligt 2 eller försvårar föreningens och styrelsens arbete. 3.9 Om det finns anledning utesluta en medlem i föreningen skall styrelsen kalla till ett medlingsmöte med berörd medlem. Om det efter medlingsmöte, eller om detta ej kunnat genomföras, kvarstår anledning utesluta medlem ur föreningen skall styrelsen skriftligen varna medlemmen i fråga. Medlem har rätt företrädas av ett ombud. Om varningen avser 3.8a och medlemmen inte rättar sig senast 14 dagar från det medlemmen fått del av varningen har styrelsen rätt utesluta medlemmen. Om varningen avser 3.8b eller 3.8c ska medlemmen skriftligen varnas av styrelsen. Om medlemmen inte inom 14 dagar förklarat sig villig rätta sig efter de i varningen framförda kraven, eller om de handlingar som föranlett varningen upprepas har föreningsstämma, efter förslag från styrelsen, rätt fa beslut om uteslutning. Utesluten medlem har inte rätt få tillbaka erlagda avgifter. Utesluten medlem har 60 dagar på sig avyttra egendom, efter 60 dagar tillfaller lotten och ev. byggnader samt lösören föreningen. Kommentar: Denna sista bestämmelse är lite knepig om det rör sig om stora värden. Dvs. om det skulle ta viss tid för medlem få tag på köpare. Bestämmelsen är dock befogad om det är så medlemmen inte bryr sig om agera, försöka avyttra. Det bör i vilket fall tilläggas styrelsen ska informera medlemmen om konsekvenserna och de ska påminnas om egendom som inte avyttras eller tas om hand tillfaller föreningen Make/maka, partner, sambo och myndiga barn är valbara till förtroendeuppdrag i föreningen och kan på samma sätt som medlem hedras med förtjänsttecken. 2/7

3 4. AVGIFTER 4.1 Höststämman fastställer inträdesavgift, årsavgift och arrendeavgifter. 4.2 Föreningsstämma, som utlysts enligt dessa stadgar, kan besluta om extra uttaxering eller annan avgift om så erfordras för föreningens verksamhet. 4.3 Arrendeperiod är densamma som kalenderåret. Arrende och medlemsavgift skall vara betald senast den 31 mars om ej föreningsstämma beslutat annorlunda. 5. FÖRENINGSSTÄMMOR 5.1 Föreningsstämma är föreningens högsta beslutande instans. Varje medlem har rätt delta vid föreningsstämma och har där en röst per betalt arrendekontrakt. Röstberättigad medlem kan skriftligen uppdra åt annan myndig person rösta i hens ställe vid föreningsstämma. 5.2 Kallelse skall tillställas varje medlem senast två veckor före mötet. I kallelsen skall anges vilka ärenden som skall behandlas på mötet. Höststämman skall hållas senast oktober månads utgång och vårstämman ska hållas senast april månads utgång. 5.3 Vid samtliga föreningsstämmor skall följande förekomma: Mötets öppnande Fastställande av röstlängd och dagordning Fråga om kallelse skett i behörig ordning Val av mötesordförande Val av protokollförare Val av justerare, 2 personer Val av rösträknare, 2 personer Höststämman Styrelsens förvaltningsberättelse Redovisning av balans- och resultaträkning Föredragande av revisionsberättelsen Fråga om styrelsens ansvarsfrihet för räkenskapsåret Beslut om arvoden för förtroendevalda Fastställande av rambudget Fastställande av övriga avgifter enligt 3:6 Val av styrelseledamöter enligt 6:2 Val av revisorer enligt 7:2 Val av valberedning enligt 8:1 Behandling av motioner och förslag Vårstämman Fastställande av verksamhetsplaner Fastställande av verksamhetsbudgetar Fastställande av byggregler Fastställande av ordningsregler Behandling av motioner och förslag Ev. fyllnadsval Extrastämma Vid extra stämma kan endast utlysta ärenden behandlas 3/7

4 5.4 Styrelsen har förslagsrätt och medlemmarna har motionsrätt till föreningsstämma. Motion skall avges skriftligen och vara styrelse tillhanda senast åtta veckor före respektive stämma. Styrelsen skall yttra sig över inlämnade motioner. Styrelsens förslag, motioner och yttranden skall finnas tillgängliga för föreningens medlemmar senast en vecka före föreningsstämma. Vid föreningsstämma får beslut inte fas i andra frågor än de som har angivits i kallelsen, dock kan föreningsstämman uppdra åt styrelsen arbeta vidare med frågor som uppkommer under mötet. 5.5 Styrelsen har rätt kalla föreningens medlemmar till extra föreningsstämma. Styrelsen skall också kalla till extra föreningsstämma på begäran av revisorerna eller då minst en femtedel av samtliga röstberättigade medlemmar skriftligen begär detta för visst angivet ändamål. Kallelse skall ske senast två veckor före extra föreningsstämma. I kallelsen skall anges vilka ärenden som skall behandlas av den extra föreningsstämman. 5.6 Alla frågor vid föreningsstämma avgörs genom enkel majoritet av de röstande och med öppen omröstning, då stadgarna inte anger annat. Frågor som enskild person ska avgöras med sluten omröstning. Vid lika röstetal har föreningens ordförande utslagsröst. Vid val avgörs dock lika röstetal genom lottning. 5.7 Protokoll skall föras över föreningsstämmorna och uppta antalet röstberättigade deltagare, behandlade ärenden samt fade beslut. Besluten skall publiceras. Protokoll kan erhållas av medlem efter begäran hos styrelsen. 6. STYRELSEN 6.1 Föreningens verksamhet leds av en styrelse som väljs av föreningsstämma bland föreningens medlemmar. Flera personer från en och samma kolonilott kan inte samtidigt inneha uppdrag i styrelsen, valberedning eller som revisor. Ledamot får ej ingå i områdesgrupper. 6.2 Styrelsen består av fem ledamöter som väljs vid höststämman. Ordförande Ekonomihandläggare/kassör Administratör/sekreterare Informations- och IT-ansvarig Studie- och aktivitetsansvarig 6.3 Styrelsens ledamöter väljs för en tid av två år, räknat från höststämma till höststämma. Valet skall ske så halva antalet (eller närmast högre/lägre heltal) ledamöter avgår årligen. 6.4 Styrelsen skall hålla konstituerande sammanträde inom 14 dagar efter ordinarie höststämma. Vid detta sammanträde skall inom styrelsen utses; firmatecknare, två (2) i förening vid avtalstecknande, personalansvarig och en registeransvarig. 6.5 Styrelsen är beslutför när minst tre ledamöter är närvarande. Samtliga styrelseledamöter skall kallas till styrelsens sammanträden. Deltar endast tre ledamöter i sammanträdet ska dessa vara ense för beslut kan fas. I 4/7

5 övrigt fas beslut med enkel majoritet, varvid ordföranden har utslagsröst vid lika röstetal. 6.6 Protokoll skall föras över styrelsens sammanträden och uppta deltagare i sammanträdet, behandlade ärenden samt fade beslut. Besluten skall publiceras. Protokoll kan erhållas av medlem efter begäran hos styrelsen. Kommentar: det som är överstruket ovan bör tas bort. Styrelsens protokoll tillhör just styrelsen och bör varken publiceras eller oavkortat skickas till medlemmar. En styrelse kan ibland behöva ta känsliga beslut. Styrelsen bör därför noga överväga vilka beslut som kan delges medlemmarna och vilka som inte kan göra det. Om styrelsen ger ut information som kan skada föreningen, medlemmar eller annan så kan de bli skadeståndsskyldiga. Samtidigt ska noteras styrelsen har en upplysningsplikt. Så sammantaget kan sägas styrelsen ska informera sina medlemmar, men samtidigt inte ge information som kan leda till skada. En god ordning kan vara styrelsen ger information om sina beslut på annat sätt än dela ut protokoll. Styrelsen svarar för föreningens gemensamma angelägenheter, ekonomi, personal och administration genom : tillse tillräckliga föreningsförsäkringar tecknas, tillse arrendeavtal, stadgar och ordningsföreskrifter efterföljs, tillse föreningsstämmas- och styrelsebeslut verkställs, upprätta förteckning över medlemmar tillse föreningens egendom och av föreningen arrenderad egendom sköts och underhålls samt erforderliga medel avsätts för detta, årligen kalla till föreningens stämmor, tillse områdesrepresentanten och områdesgrupperna fungerar upprätta och hålla arbetsbeskrivningar aktuella, upprätta och hålla delegeringsordning aktuell samt ansvara för föreningens arkiv. 7. OMRÅDESREPRESENTANT & OMRÅDESGRUPP 7.1 Varje område ska under augusti månad hålla ett områdesmöte där man utser områdesgrupp för kommande säsong. Områdesgruppen för kommande verksamhetsår presenteras vid höststämman. 7.2 Områdesgruppen utser områdesrepresentanten inom gruppen. Områdesrepresentanten för kommande verksamhetsår presenteras vid höststämman. Kommentar: vem tillsätter och avsätter områdesrepresentant respektive områdesgrupp? Förslagsvis är detta en funktion som finns under styrelsen i hierarkin. 7.3 Områdesrepresentanten: är den person som är länken mellan området och styrelsen ansvarar för områdesgruppen följer verksamhetsplan och budget rapporterar kontinuerligt till styrelsen är sammankallande för områdesgruppen 7.4 Områdesgruppen ska på respektive område bland annat: introducera nya kolonister på området 5/7

6 vara kolonisternas första kontakt vid frågor och förbättringsförslag uppmuntra så många kolonister som möjligt bli delaktiga i områdets aktiviteter kontinuerligt ge informatören underlag om planerade/genomförda händelser för alla medlemmar i föreningen skall hållas informerade genomföra aktiviteter som styrelsen beslutar samarbeta med personalen hålla områdesmöten planera för kommande underhåll verkställa underhållsplaner besluta om bygglov bevaka aktuella bygg och ordningsregler efterlevs 8. RÄKENSKAPER OCH REVISION 8.1 Föreningens räkenskapsår omfar tiden 1 juli till 30 juni. 8.2 Föreningens räkenskaper och förvaltning skall fortlöpande granskas av två revisorer, varav minst en skall vara auktoriserad. Revisorerna väljs, vid föreningsstämma, för en tid av två år med växelvis avgång. En revisorssuppleant väljs för en tid av ett år. Styrelseledamot och deras närmaste familj är inte valbar till revisor eller revisorssuppleant. Kommentar: Vad som anses som jäv sträcker sig längre än så. Vi kan utgå från makar/sambos eller släkt i rakt upp- eller nedstigande led till styrelseledamot inte bör vara revisorer. Den auktoriserade revisorn känner till detta, men kanske inte de andra. 8.3 De av styrelsen upprättade balans- och resultaträkningarna samt förvaltningsberättelsen skall vara revisorerna tillhanda senast sex veckor innan höststämman. 8.4 Revisorerna skall årligen avge en revisionsberättelse senast tre veckor före höststämma. I revisionsberättelsen skall anges om ansvarsfrihet för styrelsen tillstyrks eller avstyrks. 9. VALBEREDNING 9.1 En valberedning med en representant från varje område skall utses på föreningsstämma. Valbar till valberedningen är alla medlemmar, enligt 3, med undantag av styrelsens ledamöter. 9.2 Valberedningen skall förbereda val av mötesordförande, mötessekreterare, styrelse och revisorer samt suppleant. Valberedningen skall även redovisa samtliga av medlemmarna föreslagna kandidater till dessa uppdrag på föreningsstämma. 9.3 Av medlemmarna föreslagna kandidater ska vara valberedningen tillhanda senast 4 veckor före föreningsstämman. 9.4 Valberedningen bör sträva efter representation från samtliga områden till ledamöter i styrelsen. 6/7

7 10. STADGEÄNDRING 10.1 Förslag till stadgeändring kan väckas av styrelseledamot eller föreningsmedlem Förslaget skall vara styrelsen tillhanda senast åtta veckor före stämman för kunna behandlas vid stämman Beslut om ändring av föreningens stadgar fas med minst 2/3 majoritet av de röstande vid två på varandra följande föreningsstämmor Föreningsstämman avgör från vilken tidpunkt ändring skall gälla. Kommentar: har lagt till av de röstande för på stämman slippa fundera på om det är av alla medlemmar i föreningen eller av de närvarande etc UPPLÖSNING 11.1 Beslut om upplösning av föreningen skall fas av två på varandra följande föreningsstämman varav minst ett skall vara ordinarie. Vid vartdera mötet skall beslut fas med minst 3/4 majoritet, av de röstande Vid upplösning av föreningen skall dess kvarvarande tillgångar användas så som den andra föreningsstämman enligt 11.1 beslutar. 7/7