Protokoll styrelsemöte SeniorNet Sweden kl

Transkript

1 Protokoll styrelsemöte SeniorNet Sweden kl Lokal: Rosenlundsgatan 44 A, Stockholm Närvarande Olov Östberg, Bo Jonsson, Lars Lindstammer, Solvig Grönstedt, Eva-Britt Olsson, Even Mathisen, Thomas Thörn, Olle Viklund, Anita Rissler deltog kl Björn Österlind har anmält förhinder 1 Olov öppnade mötet 2 Justerare Olov och Solvig 3 Dagordning godkändes med följande ändringar på punkt 5 Ekonomirapport och medlemsstatistik och slå samman punkt 12,13 på dagordningen 4 Föregående protokoll ange vid varje punkt vem som är ansvarig för resp punkt. Anges på kommande protokoll. 5 Ekonomirapport och medlemsstatistik Solvig gick igenom utsända ekonomirapporter och medlemsstatistik. Resultat - budget pdf bifogas i protokollet. Brev med mottagningsbevis till katalogföretagen återkom oinlösta till Solvig. Risken för nya bluff-fakturor är minimerad. Beslöts vidare att SNS tar kostnaderna för styrelsens deltagande i Verksamhetskonferensen i Karlstad november (resa, övernattning och lunch). Beloppsgränser för ekonomiska beslut mellan styrelsemöten som ska bekräftas nästkommande styrelsemöte: 1000kr styrelsemedlem, kr två i ekonomigrupp. 6 SeniorNet Sweden har ansökt om varumärkesskydd för ordet Seniornet. Olov meddelade att den 20 oktober går tiden ut för godkännande från nederländska organisationen SeniorWebb. Vi är inställda på att något sådant godkännande inte kommer. 7 Talande webb har med stöd av Post- och Telestyrelsen installerats på seniornet.se. Olov meddelade att det finns viss möjlighet att leverantören Funka avstår från de reguljära årliga nyttjandekostnaden (25.000:-). Om vi får avslag måste detta diskuteras på kommande verksamhetskonferens. 8 Rapport från redaktionskommittén för seniorwebben Anita Rissler, som leder redaktionskommittén, föredrog ärendet och överlämnade rapport. Styrelsen önskade att det påbörjade arbetet skulle fortsätta på inslagen bana, samt att detta skulle förmedlas av Björn vid verksamhetskonferensen.

2 9 Förslag till normalstadgar för klubbar En arbetsgrupp ledd av Bo har ingående penetrerat den nuvarande stadgan men har i överensstämmelse med revideringsuppdraget begränsat det framlagda förslaget så att klubbstadgan står i överensstämmelse med den vid årsstämman reviderade SNS-stadgan. Förslaget godkändes med tilläggen att i stadgarna skall inskrivas att vid nedläggning av klubb skall kvarstående kassa tillföras SNS. Vidare beslöts att stadgarna skall vara tillgängliga på SNS-webben även för icke-medlemmar. 10 Yttrande avseende externa ledamöter (SPF och PRO) i styrelsen SN Salem Brev har inkommit från SeniorNet Salem ang. externa ledamöter i Styrelsen i SeniorNet Salem. Svar önskas med vändande post. Styrelsen finner det vara helt uteslutet att stadgarna för SeniorNet Salem ger icke vald juridisk person permanent närvarorätt vid klubbens styrelsemöten. Olov formulerar ett brevsvar med hänvisning till den reviderade normalstadgan för klubbarna. Bilagor: Salems brev och Olovs svar bifogas i protokollet. 11 Webbfrågor SNS och klubbarna (hemsidor, medlemsregister, forum) Solvig presenterade flera mindre ändringar/kompletteringar på hemsidan och i medlemsregistret. Hon fick i uppgift att beställa dessa och sökfunktion till en maximal kostnad upp till 25000kr inkl. moms. Kuvertering av medlems- och förnyelsebrev sänds efter nyår via SeniorNet Växjö Rapport från kansli-arbetsgruppen Björn har sammanfattat gruppens diskussion. En del uppgifter ska skalas bort och/eller förenklas; utskick av förnyelsebrev och välkomstbrev samt klubbkonceptet. D v s klubbars hemsidor under SNS hemsida. Telefonsamtal och brev ska i mesta möjliga mån slussas vidare, mest ofta till styrelsemedlemmar eller till klubbarna. En del kanske till Forum? Hemsidan begränsas till mer rutinarbete som att lägga in protokoll och andra löpande uppgifter. Vi diskuterade att Bo Ohlssons anser att ett säkrare och inte dyrare sätt att lösa återstående kansliarbete är via en redovisningsbyrå. Styrelsen tror inte det. Arbetsgrupper för flera uppgifter måste arbeta vidare. 14 Schema för driftsättning av ett nedskalat kansli senast 3 jan 2015 Vi börjar med att annonsera ut en tjänst till medlemmar, 60 %. 15 Verksamhetskonferensen november I ett ordförandebrev från Olov till alla styrelseledamöter i alla SNS-klubbar har konferensupplägget presenterats med angivande av att sista anmälningsdag är Ett nytt ordförandebrev ska skyndsamt påminna om konferensen samt lite mer detaljerat redovisa kärnfrågor för diskussionerna och inte minst uppmuntra klubbarna att föreslå nya diskussionsområden. Beslöts att visst ekonomiskt stöd skulle kunna ges för deltagande från enstaka små klubbar. 16 Rapport om serviceverkstäder och Dino-projektet Thomas informerade om projektet serviceverkstäder. Det handlar om hur kommuner/bibliotek ska kunna säkerställa att medborgarna kan ta del av e-serviceutbudet. En skriftlig rapport kommer inom kort. Thomas berättade vidare att SN Växjö är deltagare i det två-åriga forskningsprojektet Dino vid Linnéuniversitetet avseende äldres användning av digital teknik.

3 17 Rapport om DigiDel och Digitaliseringskommissionen Olov informerade om att DigiDel-projektet formellt har avslutats men lever vidare genom Samverkansnätverket, som fått avslutningspengar från.se (Stiftelsen för Internet infrastruktur). SeniorNet Sweden ingår i nätverket men håller i avsaknad av ekonomiskt stöd en låg profil. Sex SN-klubbar deltar i Medborgarveckan. 18 Rapport om SeniorNet Finland Olov informerade om mötet med Svensktalande SeniorNet Finland. Drygt 30 personer med handledarutbildning liknande vad som finns inom SNS har under en båtresa (seniorskeppet) med nedslag i Stockholm diskuterat konceptet äldre-lär-äldre. SN Södermalm och SN Sweden (Olov) medverkade. En svenskfinländsk tanke är knytning till SN Sweden om inte fortsatt ekonomiskt stöd kommer fram i Finland. 19 Kommande möte Onsdagen den 3 december kl på Rosenlundsgatan 44 A. Eva-Britt bokar lokalen. 20 Mötet avslutades Eva-Britt Olsson Olov Östberg Solvig Grönstedt Sekreterare Justerare Justerare Bilagor som sammanfogas med protokollet till ett dokument Resultat - budget Salems brev och Olovs svar Information som kommit efter styrelsemötet: 7 Talande webb. Vi får behålla Talande Webb gratis förutsatt att ni sprider ett gott ord :) 9 Länk till nya förslag till Klubbstadgar exempel >>, endast tillgänglig för Klubbadministratörer. 11 P g a händelser med vår webbleverantör Tervix Solution AB veckan efter styrelsemötet skjuts ändringar/kompletteringar på hemsidan och i medlemsregistret upp.

4 SeniorNet Sweden Resultatrapport t o m sept september Budget Budget månader helår Rörelseintäkter Medlemsintäkter Återbäring klubbar Övrigt Summa intäkter inkl återbäring klubbar Kostnader 0 Webbhotell Webbutveckling Hyra/lokalkostnader Telefon Internetkostnad Resekostnader Marknadsföring Konferenser, styrelse årsmöten Reseersättning styrelse Kontors o förbrukningsmaterial Porto Övriga kostnader Revisionskostnader Bank Plusgirokostnader Föreningsavgifter, ingår i övriga kostn Summa rörelseutg. exkl återbäring Utgifter personal Finansiella intäkter Totalt

5 Anhållan från SeniorNet Salem om behandling av ärende på SeniorNet Swedens styrelsemöte 10 oktober 2014 Vi har en fråga som föranleds av en diskussion vi just nu har med pensionärsföreningarna SPF och PRO i Salems kommun. Bakgrunden är att pensionärsföreningarna initierade bildandet av SeniorNet Salem 2009, och de lämnade dessutom ett startkapital på kr vardera. Enligt dem lär då en muntlig överenskommelse ha träffats som innebar att de två pensionärsföreningarna framgent skulle tillförsäkras var sin plats i SeniorNet Salems styrelse. Överenskommelsen blev emellertid aldrig nedskriven, den har inte tillämpats, den finns inte med i SPF Salems eller PRO Rönninge Salems stadgar och inte heller i de gällande stadgarna för SeniorNet Salem. När SeniorNet Salem nu håller på att revidera sina stadgar för att bättre anpassas till SeniorNet Swedens stadgar, har de två pensionärsföreningarna framfört krav på att följande lydelse ska skrivas in i SeniorNet Salems nya stadgar under 10 Styrelse: Styrelsen består av fem ordinarie ledamöter inkl. ordförande varav en ordinarie ledamot från vardera SPF Salem och PRO i Salem Rönninge samt två styrelsesuppleanter. SeniorNet Salem anhåller alltså nu om vägledning från SeniorNet Sweden. SeniorNet Salem har formulerat följande förslag till beslut: Styrelsen består av fem till sju ordinarie ledamöter, inkl. ordföranden, samt två suppleanter. SPF Salem och PRO Salem Rönninge bör i görligaste mån vara representerade i styrelsen. SeniorNet Salem ser fram emot SeniorNet Swedens rekommendation. Eftersom SeniorNet Salem har styrelsemöte 11 oktober är vi tacksamma för ett preliminärt besked omedelbart efter ert möte. Med vänlig hälsning, Pia Eriksson Ordförande SeniorNet Salem pia chr.eriksson@telia.com

6 SeniorNet Salem tillhanda I den normalstadga för klubbar som fastställdes på styrelsemötet återfinns: 2 Medlemskap Klubben vänder sig till alla seniorer. Medlem i klubben blir den som anmält sig som medlem i SeniorNet Sweden och vid inträdet betalt gällande årsavgift. Medlem, som trots påminnelse inte betalar medlemsavgift årligen inom föreskriven tid, anses ha utträtt ur klubben. Juridisk person - privat eller offentlig organisation eller institution kan antas som stödjande medlem. Vederbörandes årsavgift beslutas från fall till fall. 3 Klubbstämma Klubbens högsta beslutande organ är klubbstämma. Sådant möte sammankallas som årsstämma eller extra klubbstämma utöver årsstämman. Alla medlemmar äger rätt att närvara vid klubbstämmor och har yttrande- och rösträtt. Medlem har rätt att avge motion till såväl klubbens som SeniorNet Swedens årsmöte. Motioner skall behandlas av styrelsen och vidarebefordras därefter till klubbens årsstämma Motion till SeniorNet Sweden vidarebefordras efter styrelsebehandling till SeniorNet Sweden före februari månads utgång. Motioner skall skriftligen och senast den 1 februari vara ingivna till SeniorNet Xxx styrelse. Stödjande medlem har ej rösträtt. Alla röstningar avgörs med enkel majoritet, utom vid personval då den väljs, som erhållit flest röster. Vid lika röstetal avgör lotten. 5 Styrelse Styrelsen är klubbens beslutande organ då klubbstämma inte är samlat. SeniorNet Xxx styrelse består av ordförande och minst fem av årsstämman valda ledamöter. Styrelsen utser inom sig vice ordförande, sekreterare och kassör samt eventuella övriga behövliga funktionärer Styrelsen utser representant(er) och en ersättare med rösträtt för klubbens medlemmar vid SeniorNet Swedens årsstämma Ordförande väljs för ett år. Styrelsens ledamöter väljs förskjutet för två år. Mot denna bakgrund finner styrelsen det vara helt uteslutet att stadgarna för SeniorNet Salem ger icke vald juridisk person permanent närvarorätt vid klubbens styrelsemöten. Olov Östberg Styrelseordförande SeniorNet Sweden