KALLELSE. Datum

Transkript

1 Kommunstyrelsen KALLELSE Datum Sida 1 (3) Ledamöter Conny Johansson (S), ordförande Karola Svensson (C), 1:e vice ordf. Lena Sjödahl (M), 2:e vice ordf. Ingvor Bergman (S) Vakant (SD) Niclas Hillestrand (S) Ingrid A. Jarlsson (M) Vakant (S) Johanna Johansson (SD) Ann Kyrkander (MP) Hans Johansson (C) Dan Hovskär (KD) Annika Carp (L) Tjänstepersoner Katrina Andersson, kommundirektör Linda Karelid, kanslichef Sara Cronholm, kommunjurist Kajsa Björck, kommunsekreterare Protokollsjusterare Lena Sjödahl föreslås Ersättare Dan Gabrielsson (S) Ed Kahrs (M) Susanne Larsson (S) Christopher Münch (SD) Roger Lundberg (S) Anders Winlöf (M) Johanna Svensson (S) Wanja Wallemyr (C) Hanna Wigh (SD) Inger Lilja (V) Eva Dahlgren (C) Allan Bjärkhed (KD) Björn Stenström (L) Kommunstyrelsen kallas till sammanträde onsdagen den 8 februari 2017 klockan 13:00 i Falköpingssalen, Stadshuset, för att behandla följande ärenden. Ärende Anteckningar 1. Besvarande av motion från Lena Sjödahl (M) om centrumoch kulturutveckling i Falköping Dnr 2016/ Bilaga a) Kommunstyrelsens arbetsutskott 1/2017 b) Näringslivschefens tjänsteutlåtande c) Kultur- och fritidsnämnden 65/2016 d) Tekniska nämnden 96/2016 e) Kommunstyrelsen 164/2016 f) Motionen 2. Besvarande av motion från Johanna Johansson (SD) om att sänka mandatstödet Dnr 2016/ Bilaga a) Kommunstyrelsens arbetsutskott 2/2017 b) Kanslichefens tjänsteutlåtande c) Kommunstyrelsen 200/2016 d) Motionen

2 2 (3) Ärende Anteckningar 3. Antagande av avfallsföreskrifter i kommunalförbundet Avfallshantering Östra Skaraborg Dnr 2016/ Bilaga a) Kommunstyrelsens arbetsutskott 3/2017 b) Kommunstrategens tjänsteutlåtande c) Direktionen för kommunalförbundet Avfallshantering Östra Skaraborg 39/2016 d) Missiv e) Förslag till avfallsföreskrifter 4. Revidering av kultur- och fritidsnämndens reglemente Dnr 2016/ Bilaga a) Kommunstyrelsens arbetsutskott 4/2017 b) Kommunjuristens tjänsteutlåtande c) Förslag till reglementet d) Kultur- och fritidsnämnden 92/ Revidering av gemensam dokumenthanteringsplan för Falköping kommun Dnr 2015/ Bilaga a) Kommunstyrelsens arbetsutskott 5/2017 b) Kommunarkivariens tjänsteutlåtande c) Förslag till dokumenthanteringsplan d) Sammanställning av föreslagna förändringar e) Nuvarande dokumenthanteringsplan 6. Strategi för funktionshinderfrågor Dnr 2016/ Bilaga a) Kommunstyrelsens arbetsutskott 6/2017 b) Kommunstrategens tjänsteutlåtande c) Förslag till strategi d) Socialnämnden 112/ Revidering av regler för beräkning av studieförbundens kommunala anslag Dnr 2016/ Bilaga a) Kommunstyrelsens arbetsutskott 7/2017 b) Kommunjuristens tjänsteutlåtande c) Förslag till regler 8. Ansökan från Gisslagårdens och Vådegårdens avlopp om bidrag till föreningar som bygger avloppsledningar för anslutning till det kommunala avloppssystemet Dnr 2016/ Bilaga a) Kommunstyrelsens arbetsutskott 9/2017 b) Kommunstrategens tjänsteutlåtande c) Ansökan 9. Förlängning av ansökan från socialnämnden och kompetens- och arbetslivsnämnden om medel ur den sociala investeringsreserven till projektet Fal Jobb Dnr 2016/ Bilaga a) Kommunstyrelsens arbetsutskott 10/2017 b) Ekonomens och kommunstrategens tjänsteutlåtande c) Ansökan

3 3 (3) Ärende Anteckningar 10. Överlämnande av överskottet efter Up With Peoples föreställningar till Falköpings Rotaryklubb för att användas till stipendier Dnr 2017/ Bilaga a) Kommunstyrelsens arbetsutskott 11/2017 b) Kommunstyrelsens ordförandes förslag c) Ekonomisk redovisning 11. Ansökan från Falköpings Hyresbostäder AB om kommunal borgen för utökad checkkredit Dnr 2017/ Bilaga a) Kommunstyrelsens arbetsutskott 12/2017 b) T.f. ekonomichefens tjänsteutlåtande c) Ansökan 12. Remiss från Ulricehamns kommun om etablering av vindkraftspark i Lundby, Trädet Dnr 2017/ Bilaga a) Kommunstyrelsens arbetsutskott 13/2017 b) Planarkitektens tjänsteutlåtande c) Remissen 13. Delegationsbeslut och anmälningsärenden Dnr 2016/ Bilaga a) Förteckning 14. Information från Skaraborgs kommunalförbund Conny Johansson Ordförande

4 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1 (3) 1 Dnr 2016/ Besvarande av motion från Lena Sjödahl (M) om centrum- och kulturutveckling i Falköping Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till kommunstyrelsen (beslutas av kommunfullmäktige) 1 Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att avslå motionen om centrum- och kulturutveckling i Falköping. Reservation Lena Sjödahl (M) reserverar sig mot beslutet till förmån för sitt yrkande. Bakgrund Lena Sjödahl (M) har väckt en motion om centrum- och kulturutveckling i Falköping. Av motionen framgår följande. Handel föder handel, säger man. Nu börjar man även säga att kultur föder handel och varför inte tvärtom handel föder kultur. I Göteborg öppnades ett tillfälligt bibliotek nära Brunnsparken när man byggde om stadsbiblioteket vid Götaplatsen. Det tillfälliga biblioteket med sin centrala placering gick inte att stänga när man skulle flytta tillbaka till stadsbiblioteket. Det hade blivit för populärt. För några år sedan i Lidköping ville man flytta biblioteket några hundra meter från centrum och det blev många protester från allmänheten, men även från näringslivet. Stadens handlare insåg att biblioteket drog många besökare och att en flytt även skulle drabba handeln. Det slutade i en folkomröstning om bibliotekets placering. Nu ligger biblioteket mitt på gågatan, kombinerat med ett café och en konsthall. Besökssiffrorna har ökat med över 20 %. Att flytta biblioteket till torget i Falköping skulle kunna innebära att det finns en attraktiv mötesplats mitt i centrum, ett demokratiskt vardagsrum som är öppet till kl 19 på vardagar. Fler skulle lockas till spontanbesök och bibliotekets möjligheter att jobba med kulturutbudet och läsfrämjande verksamhet förbättras. Ur miljösynpunkt borde det innebära att man kunde parkera en gång för att både kunna handla och besöka biblioteket utan att behöva flytta bilen. Falköpings bibliotek har idag en svår placering som inte lockar till spontanbesök och som innebär att många besökare tar bilen till biblioteket. Det har länge funnits önskemål om ett café, men det är svårt att genomföra i nuvarande lokaler. I centrum skulle det vara lättare att kombinera med ett café. Samtidigt vill många ha ett levande centrum och att placera biblioteket där kulle vara ett sätt att stärka centrum, handeln och kulturlivet. Moderaterna vill: Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

5 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 2 (3) Att Falköpings kommun utreder en flytt av biblioteket till en lokal i centrum ur flera aspekter: stadsplanering, näringsliv, hållbarhet, besöksnäring och kulturliv. Att medel anslås för projektering och flytt av biblioteket till centrum. Kommunfullmäktige beslutade den 27 juni 2016, 85, att remittera motionen till kommunstyrelsen för yttrande. Kommunstyrelsen beslutade den 10 augusti 2016, 164, att remittera motionen till kultur- och fritidsnämnden och tekniska nämnden. Tekniska nämnden behandlade motionen den 17 oktober 2016, 96. Tekniska nämnden föreslår kommunfullmäktige att avslå motionen, men ser positivt på möjligheterna i motionen. Tekniska nämnden konstaterar att det i dagsläget inte finns några möjligheter att anslå några medel till utredning av förslaget. Tekniska nämnden konstaterar även att Falköpings kommun inte äger lokaler i centrum. Om en flytt ska ske måste kommunen köpa, alternativt hyra in lokaler. Kultur- och fritidsnämnden behandlade motionen den 25 oktober 2016, 65. Kultur- och fritidsnämnden föreslår kommunfullmäktige att avslå motionen. En av orsakerna som kultur- och fritidsnämnden anger som motivering till avslaget är att nämnden är nöjd med den nuvarande placeringen av biblioteket, då det ligger strategiskt mitt emellan stadens två centrum, nära stationen och nära flera skolor och förskolor. Kultur- och fritidsnämnden anger också att arbetet med att utveckla biblioteket så att det svarar upp till nutidens behov är en viktig fråga som nämnden kommer att arbeta med framöver. Förvaltningens bedömning Under år 2013 tog Falköpings kommun i samverkan med den lokala handeln och fastighetsägarna fram en strategi för detaljhandelns utveckling i Falköpings kommun, vilken sedermera antogs av kommunfullmäktige. Stategin omfattar målbild, föreslagen handelsstruktur, implikationer för kommunens planering och inriktning fram till år I stycket Föreslagen handelsstruktur, funktion, utbud och tillgänglighet beskrivs inriktningen för Falköpings centrum. Falköping centrum skall vara en attraktiv och levande stadskärna med ett varierat utbud bestående av kedjeföretag och lokala entreprenörer. Utbudet skall domineras av småskalig shopping inom sällanköpsvaruhandeln med tyngdpunkt på beklädnads och fritidsvaruhandeln. Ett visst utbud av dagligvaruhandel skall finnas, dels för att tillgodose behov hos de boende i närområdet och andra besökare i stadskärnan dels för att fungera som ankare/dragare till annan handel i centrum. Övrigt utbud i stadskärnan bör utgöras av restauranger, caféer och övrig kompletterande service. Den Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

6 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 3 (3) fysiska tillgängligheten skall vara hög för såväl bilburna konsumenter som resenärer med kollektivtrafik, fotgängare och cyklister. Med utgångspunkt från handelsstrategin får en biblioteksverksamhet anses som kompletterande service och intentionen i motionen stämmer väl överens med strategin för detaljhandelns utveckling. Både tekniska nämnden och kultur- och fritidsnämnden föreslår dock att motionen ska avslås. Tekniska nämnden ser positivt på möjligheterna till att utveckla centrum, men konstaterar att det i dagsläget inte finns några möjligheter att anslå medel till utredning av förslaget samt att kommunen inte äger några lokaler i centrum idag. Kultur- och fritidsnämnden vill arbeta med att utveckla bibliotekets verksamhet så att den möter dagens behov, men är nöjda med den placering som biblioteket har idag. I Falköpings kommuns flerårsplan för år och budget för år 2017 finns inget utrymme för utredning, projektering eller flytt av biblioteksverksamheten. Ett flertal andra projekt som omfattar investeringar i kommunala lokaler finns i investeringsplanen för kommande år, bland annat investeringar i förskolor och skolor och i ett nytt demenscentrum. Mot bakgrund av detta föreslår kommunledningsförvaltningen att kommunfullmäktige avslår motionen. Tjänsteutlåtandet, daterat den 21 december 2016, har utarbetats av näringslivschef Magnus Sundén. I förvaltningens utlåtande föreslås följande. 1 Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att avslå motionen om centrum- och kulturutveckling i Falköping. Yrkanden Lena Sjödahl (M) yrkar bifall till motionen. Propositionsordning Ordföranden ställer proposition på förvaltningens förslag respektive Lena Sjödahls (M) yrkande och finner att arbetsutskottet har beslutat enligt förvaltningens förslag. Paragrafen skickas till Kommunstyrelsen Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

7 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (3) KS 2016/ Kommunstyrelsen Motion från Lena Sjödahl (M) om centrum- och kulturutveckling i Falköping Förslag till beslut 1 Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att avslå motionen om centrum- och kulturutveckling i Falköping. Bakgrund Lena Sjödahl (M) har väckt en motion om centrum- och kulturutveckling i Falköping. Av motionen framgår följande. Handel föder handel, säger man. Nu börjar man även säga att kultur föder handel och varför inte tvärtom handel föder kultur. I Göteborg öppnades ett tillfälligt bibliotek nära Brunnsparken när man byggde om stadsbiblioteket vid Götaplatsen. Det tillfälliga biblioteket med sin centrala placering gick inte att stänga när man skulle flytta tillbaka till stadsbiblioteket. Det hade blivit för populärt. För några år sedan i Lidköping ville man flytta biblioteket några hundra meter från centrum och det blev många protester från allmänheten, men även från näringslivet. Stadens handlare insåg att biblioteket drog många besökare och att en flytt även skulle drabba handeln. Det slutade i en folkomröstning om bibliotekets placering. Nu ligger biblioteket mitt på gågatan, kombinerat med ett café och en konsthall. Besökssiffrorna har ökat med över 20 %. Att flytta biblioteket till torget i Falköping skulle kunna innebära att det finns en attraktiv mötesplats mitt i centrum, ett demokratiskt vardagsrum som är öppet till kl 19 på vardagar. Fler skulle lockas till spontanbesök och bibliotekets möjligheter att jobba med kulturutbudet och läsfrämjande verksamhet förbättras. Ur miljösynpunkt borde det innebära att man kunde parkera en gång för att både kunna handla och besöka biblioteket utan att behöva flytta bilen. Falköpings bibliotek har idag en svår placering som inte lockar till spontanbesök och som innebär att många besökare tar bilen till biblioteket. Det har länge funnits önskemål om ett café, men det är svårt att genomföra i nuvarande lokaler. I centrum skulle det vara lättare att kombinera med ett café. Näringslivsavdelningen Magnus Sunden Näringslivschef Magnus.Sunden@falkoping.se Falköpings kommun S:t Sigfridsgatan Falköping Telefon kommunen@falkoping.se Bankgiro Plusgiro Org nr

8 2(3) Samtidigt vill många ha ett levande centrum och att placera biblioteket där kulle vara ett sätt att stärka centrum, handeln och kulturlivet. Moderaterna vill: Att Falköpings kommun utreder en flytt av biblioteket till en lokal i centrum ur flera aspekter: stadsplanering, näringsliv, hållbarhet, besöksnäring och kulturliv. Att medel anslås för projektering och flytt av biblioteket till centrum. Kommunfullmäktige beslutade den 27 juni 2016, 85, att remittera motionen till kommunstyrelsen för yttrande. Kommunstyrelsen beslutade den 10 augusti 2016, 164, att remittera motionen till kultur- och fritidsnämnden och tekniska nämnden. Tekniska nämnden behandlade motionen den 17 oktober 2016, 96. Tekniska nämnden föreslår kommunfullmäktige att avslå motionen, men ser positivt på möjligheterna i motionen. Tekniska nämnden konstaterar att det i dagsläget inte finns några möjligheter att anslå några medel till utredning av förslaget. Tekniska nämnden konstaterar även att Falköpings kommun inte äger lokaler i centrum. Om en flytt ska ske måste kommunen köpa, alternativt hyra in lokaler. Kultur- och fritidsnämnden behandlade motionen den 25 oktober 2016, 65. Kultur- och fritidsnämnden föreslår kommunfullmäktige att avslå motionen. En av orsakerna som kultur- och fritidsnämnden anger som motivering till avslaget är att nämnden är nöjd med den nuvarande placeringen av biblioteket, då det ligger strategiskt mitt emellan stadens två centrum, nära stationen och nära flera skolor och förskolor. Kultur- och fritidsnämnden anger också att arbetet med att utveckla biblioteket så att det svarar upp till nutidens behov är en viktig fråga som nämnden kommer att arbeta med framöver. Förvaltningens bedömning Under år 2013 tog Falköpings kommun i samverkan med den lokala handeln och fastighetsägarna fram en strategi för detaljhandelns utveckling i Falköpings kommun, vilken sedermera antogs av kommunfullmäktige. Stategin omfattar målbild, föreslagen handelsstruktur, implikationer för kommunens planering och inriktning fram till år I stycket Föreslagen handelsstruktur, funktion, utbud och tillgänglighet beskrivs inriktningen för Falköpings centrum. Falköping centrum skall vara en attraktiv och levande stadskärna med ett varierat utbud bestående av kedjeföretag och lokala entreprenörer. Utbudet skall domineras av småskalig shopping inom sällanköpsvaruhandeln med tyngdpunkt på beklädnads och fritidsvaruhandeln. Ett visst utbud av dagligvaruhandel skall finnas, dels för att tillgodose behov hos de boende i närområdet och andra besökare i stadskärnan dels för att fungera som ankare/dragare till annan handel i centrum. Övrigt utbud i stadskärnan bör utgöras av restauranger, caféer och övrig kompletterande service. Den fysiska tillgängligheten skall vara hög för såväl bilburna konsumenter som resenärer med kollektivtrafik, fotgängare och cyklister.

9 3(3) Med utgångspunkt från handelsstrategin får en biblioteksverksamhet anses som kompletterande service och intentionen i motionen stämmer väl överens med strategin för detaljhandelns utveckling. Både tekniska nämnden och kultur- och fritidsnämnden föreslår dock att motionen ska avslås. Tekniska nämnden ser positivt på möjligheterna till att utveckla centrum, men konstaterar att det i dagsläget inte finns några möjligheter att anslå medel till utredning av förslaget samt att kommunen inte äger några lokaler i centrum idag. Kultur- och fritidsnämnden vill arbeta med att utveckla bibliotekets verksamhet så att den möter dagens behov, men är nöjda med den placering som biblioteket har idag. I Falköpings kommuns flerårsplan för år och budget för år 2017 finns inget utrymme för utredning, projektering eller flytt av biblioteksverksamheten. Ett flertal andra projekt som omfattar investeringar i kommunala lokaler finns i investeringsplanen för kommande år, bland annat investeringar i förskolor och skolor och i ett nytt demenscentrum. Mot bakgrund av detta föreslår kommunledningsförvaltningen att kommunfullmäktige avslår motionen. Beslutet ska skickas till Lena Sjödahl (M) Magnus Sunden Näringslivschef

10

11

12 Tekniska nämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1 (2) 96 Dnr 2016/ Remittering av motion från Lena Sjödahl (M) om centrum- och kulturutveckling i Falköping KS 2016/ 164 Tekniska nämndens beslut 1 Tekniska nämndens yttrande gällande motion från Lena Sjödahl om centrum- och kulturutveckling i Falköping. Tekniska nämnden avslår motionen, men ser positivt på möjligheterna i motionen. Man konstaterar att i dagsläget finns inga möjligheter att anslå några medel till utredning av förslaget. Reservation Christina Jorméus (M) och Irene Almsparre (M), reserverar sig mot beslutet med motiveringen att frågan bör utredas innan man fattar beslut. Förslaget skulle göra Falköpings centrum mera levande. Bakgrund Remissvar ska senast 21 november 2016 lämnas till kommunstyrelsen angående Lena Sjödahls (M) motion om centrum- och kulturutveckling i Falköping. Motionens förslag : Moderaterna vill: Att Falköpings kommun utreder en flytt av biblioteket till en lokal i centrum ur flera perspektiv: stadsplanering, näringsliv, hållbarhet, besöksnäring och kulturliv. Att medel anslås för projektering och flytt av biblioteket till centrum. Falköpings kommun äger inga lokaler i centrum. Om en flytt ska ske måste kommunen köpa, alternativt hyra in lokaler. Om befintligt bibliotek flyttas ur, frigörs en byggnad som byggts som bibliotek. Om byggnaden ska användas för annan verksamhet måste byggnaden byggas om och anpassas för den verksamheten. Tjänsteutlåtandet, daterat den , har utarbetats av fastighetschef Jan Aurén. Yrkanden Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

13 Tekniska nämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 2 (2) Christina Jorméus (M) och Irene Almsparre (M) yrkar bifall till motionen. Dan Gabrielsson (S) yrkar bifall till arbetsutskottets förslag. Propositionsordnin Ordföranden ställer proposition på arbetsutskottets förslag respektive Christina Jorméus (M) och Irene Almsparres (M) yrkande, och finner att arbetsutskottets förslag har antagits. Reservation Christina Jorméus (M) och Irene Almsparre (M) reserverar sig mot beslutet med motiveringen att frågan bör utredas innan man fattar beslut. Förslaget skulle göra Falköpings centrum mera levande. Tekniska nämndens arbetsutskott har behandlat ärendet under 62, Paragrafen skickas till Kommunstyrelsen Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

14 Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1 (2) 164 Dnr 2016/ Remittering av motion från Lena Sjödahl (M) om centrum- och kulturutveckling i Falköping Kommunstyrelsens beslut 1 Motionen om centrum- och kulturutveckling i Falköping remitteras till kultur- och fritidsnämnden och tekniska nämnden för yttrande senast den 21 november Bakgrund Lena Sjödahl (M) har väckt en motion om centrum- och kulturutveckling i Falköping. Av motionen framgår följande. Handel föder handel, säger man. Nu börjar man även säga att kultur föder handel och varför inte tvärtom handel föder kultur. I Göteborg öppnades ett tillfälligt bibliotek nära Brunnsparken när man byggde om stadsbiblioteket vid Götaplatsen. Det tillfälliga biblioteket med sin centrala placering gick inte att stänga när man skulle flytta tillbaka till stadsbiblioteket. Det hade blivit för populärt. För några år sedan i Lidköping ville man flytta biblioteket några hundra meter från centrum och det blev många protester från allmänheten, men även från näringslivet. Stadens handlare insåg att biblioteket drog många besökare och att en flytt även skulle drabba handeln. Det slutade i en folkomröstning om bibliotekets placering. Nu ligger biblioteket mitt på gågatan, kombinerat med ett café och en konsthall. Besökssiffrorna har ökat med över 20 %. Att flytta biblioteket till torget i Falköping skulle kunna innebära att det finns en attraktiv mötesplats mitt i centrum, ett demokratiskt vardagsrum som är öppet till kl 19 på vardagar. Fler skulle lockas till spontanbesök och bibliotekets möjligheter att jobba med kulturutbudet och läsfrämjande verksamhet förbättras. Ur miljösynpunkt borde det innebära att man kunde parkera en gång för att både kunna handla och besöka biblioteket utan att behöva flytta bilen. Falköpings bibliotek har idag en svår placering som inte lockar till spontanbesök och som innebär att många besökare tar bilen till biblioteket. Det har länge funnits önskemål om ett café, men det är svårt att genomföra i nuvarande lokaler. I centrum skulle det vara lättare att kombinera med ett café. Samtidigt vill många ha ett levande centrum och att placera biblioteket där skulle vara ett sätt att stärka centrum, handeln och kulturlivet. Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

15 Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 2 (2) Moderaterna vill: Att Falköpings kommun utreder en flytt av biblioteket till en lokal i centrum ur flera aspekter: stadsplanering, näringsliv, hållbarhet, besöksnäring och kulturliv. Att medel anslås för projektering och flytt av biblioteket till centrum. Kommunfullmäktige beslutade den 27 juni 2016, 85, att remittera motionen till kommunstyrelsen för yttrande. Paragrafen skickas till Kultur- och fritidsnämnden Tekniska nämnden Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

16 FALKÖPINGS KC Kommunstyrelsen Diarienr Planbet moderaterna Motion om centrum- och kulturutveckling i Falköping "Handel föder handel", säger man. Nu börjar man även säga att "kultur föder handel" och varför inte tvärtom "handel föder kultur". I Göteborg öppnades ett tillfälligt bibliotek nära Brunnsparken när man byggde om stadsbiblioteket vid Götaplatsen. Det tillfälliga biblioteket med sin centrala placering gick inte att stänga när man skulle flytta tillbaka till stadsbiblioteket. Det hade blivit för populärt. För några år sedan i Lidköping ville man flytta biblioteket några hundra meter från centrum och det blev många protester från allmänheten, men även från näringslivet. Stadens handlare insåg att biblioteket drog många besökare och att en flytt även skulle drabba handeln. Det slutade i en folkomröstning om bibliotekets placering. Nu ligger biblioteket mitt på gågatan, kombinerat med ett café och en konsthall. Besökssiffrorna har ökat med över 20 %. Att flytta biblioteket till torget i Falköping skulle kunna innebära att det finns en attraktiv mötesplats mitt i centrum, ett demokratiskt vardagsrum som är öppet till kl 19 på vardagar. Fler skulle lockas till spontanbesök och bibliotekets möjligheter att jobba med kulturutbudet och läsfrämjande verksamhet förbättras. Ur miljösynpunkt borde det innebära att man kunde parkera en gång för att både kunna handla och besöka biblioteket utan att behöva flytta bilen. Falköpings bibliotek har idag en svår placering som inte lockar till spontanbesök och som innebär att många besökare tar bilen till biblioteket. Det har länge funnits önskemål om ett café, men det är svårt att genomföra i nuvarande lokaler. I centrum skulle det vara lättare att kombinera med ett café. Samtidigt vill många ha ett levande centrum och att placera biblioteket där skulle vara ett sätt att stärka centrum, handeln och kulturlivet Moderaterna vill: Att Falköpings kommun utreder en flytt av biblioteket till en lokal i centrum ur flera aspekter: stadsplanering, näringsliv, hållbarhet, besöksnäring och kulturliv. medel anslås för projektering och flytt av biblioteket till centrum Falköping För kommunfullmäktigegruppen för nya Moderaterna Lena Sjödahl

17 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1 (3) 2 Dnr 2016/ Besvarande av motion från Johanna Johansson (SD) om att sänka mandatstödet Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till kommunstyrelsen (beslutas av kommunfullmäktige) 1 Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att avslå motionen om att sänka mandatstödet. Reservation Johanna Johansson (SD) reserverar sig mot beslutet till förmån för sitt yrkande. Bakgrund Johanna Johansson (SD) har väckt en motion om att sänka mandatstödet. Av motionen framgår följande. "Idag får alla partier som är invalda i fullmäktige partistöd. Ett grundstöd, som uppgår till kronor per parti och år samt ett mandatstöd, som uppgår till kronor per mandat och år. Vi anser att grundstödet är bra för att alla partier stora som små ska ha en viss summa att bedriva partiverksamhet med, detta är mycket viktigt för demokratin. Däremot så tycker vi att mandatstödet på kr är för högt i tider som dessa då vi har äldre på våra boenden som inte får den tid och uppmärksamhet som dom är värda. De äldre har byggt vårt land och förtjänar en guldkant på sin vardag. Vi anser att de som jobbar på dessa boenden är experterna som ska ge förslag på vad de äldre på deras boenden önskar. Skulle vi minska mandatstödet med 5000 kr per mandat skulle vi få kr över som skulle kunna användas till att ge våra äldre på våra boenden en guldkant på vardagen. Med hänvisning till ovanstående yrkar jag: Att: En minskning av mandatstödet ska ske till kronor per år och mandat. Att: Medlen som frigörs ska gå till att ge de äldre på våra boenden en guldkant på vardagen." Kommunfullmäktige beslutade den 26 september 2016, 113, att remittera motionen till kommunstyrelsen för yttrande. Kommunstyrelsen beslutade den 19 oktober 2016, 200, att motionen skulle behandlas av kommunstyrelsens arbetsutskott. Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

18 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 2 (3) Förvaltningens bedömning Det finns ingen skyldighet att ge kommunalt partistöd, men alla kommuner, landsting och regioner gör det idag. Reglerna för partistöd i kommuner, landsting och regioner regleras av kap 2 9 och 10 kommunallagen som ger fullmäktige rätten att besluta om partistödets omfattning och formerna för det. Det är vanligt att kommuner utformar partistödet så att det omfattar ett grundbidrag som är lika för alla partier i kommunen och en del av bidraget som är baserat på antalet mandat. Efter att nya regler för partistödet infördes i kommunallagen har kommunfullmäktige i Falköpings kommun beslutat om regler för kommunalt partistöd (KFS 2015:08). I bestämmelserna framgår att partistödet består av ett grundstöd, som uppgår till kronor per parti och år, samt ett mandatstöd, som uppgår till kronor per mandat och år. Bestämmelserna innebär att de partier som får stöd ska redovisa att stödet har använts för sitt ändamål. Fullmäktige måste också fatta beslut årligen om utbetalning av partistödet. För år 2017 har fullmäktige fastställt socialnämndens driftsbudget till drygt kronor. För området äldreomsorg och funktionsnedsättning är över kronor avsatt. Kommunen har tio äldreboenden där verksamheten får bra resultat i brukarundersökningar och har hög personaltäthet. Kommunledningsförvaltningen anser att det är viktigt att ge äldreomsorgen de resurser som krävs för att ge de äldre en god omsorg. Beslut om prioriteringar och fördelning av de medel som krävs görs dock bäst av den nämnd som ansvarar för frågorna, nämligen socialnämnden. De summor som partistödet i motionen föreslås minskas med, kronor per mandat, kan betyda mycket för det enskilda lokalt representerade partiet. Som jämförelse skulle den sammanlagda summan, kronor, räcka till motsvarande 0,5 underskötersketjänst. Kommunledningsförvaltningen menar att partistödet är en mycket viktig del av den lokala demokratin. Det lokala partistödet syftar till att stärka de politiska partiernas ställning i den kommunala demokratin. Att dra ner på partistödet utan att först ha analyserat vad det får för konsekvenser och påverkan för partierna när det gäller att bedriva sitt viktiga arbete med den lokala demokratin vore olyckligt. Med de nya reglerna för partistöd ges också större insyn i hur partistödet har använts. De nya reglerna ger även fullmäktige möjlighet att proportionellt begränsa partistödet för ett parti som inte kunnat bemanna en eller flera av sina platser i fullmäktige och att besluta om att stöd inte ska utbetalas till ett parti som inte lämnar in en redovisning respektive en granskningsrapport i tid. Kommunledningsförvaltningen föreslår med motivering utifrån ovanstående att motionen ska avslås. Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

19 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 3 (3) Tjänsteutlåtandet, daterat den 4 januari 2017, har utarbetats av kanslichef Linda Karelid. I förvaltningens utlåtande föreslås följande. 1 Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att avslå motionen om att sänka mandatstödet. Yrkanden Johanna Johansson (SD) yrkar bifall till motionen. Propositionsordning Ordföranden ställer proposition på förvaltningens förslag respektive Johanna Johanssons (SD) yrkande och finner att arbetsutskottet har beslutat enligt förvaltningens förslag. Paragrafen skickas till Kommunstyrelsen Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

20 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (2) KS 2016/ Kommunstyrelsen Motion från Johanna Johansson (SD) om att sänka mandatstödet Förslag till beslut 1 Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att avslå motionen om att sänka mandatstödet. Bakgrund Johanna Johansson (SD) har väckt en motion om att sänka mandatstödet. Av motionen framgår följande. "Idag får alla partier som är invalda i fullmäktige partistöd. Ett grundstöd, som uppgår till kronor per parti och år samt ett mandatstöd, som uppgår till kronor per mandat och år. Vi anser att grundstödet är bra för att alla partier stora som små ska ha en viss summa att bedriva partiverksamhet med, detta är mycket viktigt för demokratin. Däremot så tycker vi att mandatstödet på kr är för högt i tider som dessa då vi har äldre på våra boenden som inte får den tid och uppmärksamhet som dom är värda. De äldre har byggt vårt land och förtjänar en guldkant på sin vardag. Vi anser att de som jobbar på dessa boenden är experterna som ska ge förslag på vad de äldre på deras boenden önskar. Skulle vi minska mandatstödet med 5000 kr per mandat skulle vi få kr över som skulle kunna användas till att ge våra äldre på våra boenden en guldkant på vardagen. Med hänvisning till ovanstående yrkar jag: Att: En minskning av mandatstödet ska ske till kronor per år och mandat. Att: Medlen som frigörs ska gå till att ge de äldre på våra boenden en guldkant på vardagen." Kommunfullmäktige beslutade den 26 september 2016, 113, att remittera motionen till kommunstyrelsen för yttrande. Kommunstyrelsen beslutade den 19 oktober 2016, 200, att motionen skulle behandlas av kommunstyrelsens arbetsutskott. Kansliavdelningen Linda Karelid Kanslichef linda.karelid@falkoping.se Falköpings kommun S:t Sigfridsgatan Falköping Telefon kommunen@falkoping.se Bankgiro Plusgiro Org nr

21 2(2) Förvaltningens bedömning Det finns ingen skyldighet att ge kommunalt partistöd, men alla kommuner, landsting och regioner gör det idag. Reglerna för partistöd i kommuner, landsting och regioner regleras av kap 2 9 och 10 kommunallagen som ger fullmäktige rätten att besluta om partistödets omfattning och formerna för det. Det är vanligt att kommuner utformar partistödet så att det omfattar ett grundbidrag som är lika för alla partier i kommunen och en del av bidraget som är baserat på antalet mandat. Efter att nya regler för partistödet infördes i kommunallagen har kommunfullmäktige i Falköpings kommun beslutat om regler för kommunalt parti partistöd (KFS2015:08). I bestämmelserna framgår att partistödet består av ett grundstöd, som uppgår till kronor per parti och år, samt ett mandatstöd, som uppgår till kronor per mandat och år. Bestämmelserna innebär att de partier som får stöd ska redovisa att stödet har använts för sitt ändamål. Fullmäktige måste också fatta beslut årligen om utbetalning av partistödet. För år 2017 har fullmäktige fastställt socialnämndens driftsbudget till drygt kronor. För området äldreomsorg och funktionsnedsättning är över kronor avsatt. Kommunen har tio äldreboenden där verksamheten får bra resultat i brukarundersökningar och har hög personaltäthet. Kommunledningsförvaltningen anser att det är viktigt att ge äldreomsorgen de resurser som krävs för att ge de äldre en god omsorg. Beslut om prioriteringar och fördelning av de medel som krävs görs dock bäst av den nämnd som ansvarar för frågorna, nämligen socialnämnden. De summor som partistödet i motionen föreslås minskas med, kronor per mandat, kan betyda mycket för det enskilda lokalt representerade partiet. Som jämförelse skulle den sammanlagda summan, kronor, räcka till motsvarande 0,5 underskötersketjänst. Kommunledningsförvaltningen menar att partistödet är en mycket viktig del av den lokala demokratin. Det lokala partistödet syftar till att stärka de politiska partiernas ställning i den kommunala demokratin. Att dra ner på partistödet utan att först ha analyserat vad det får för konsekvenser och påverkan för partierna när det gäller att bedriva sitt viktiga arbete med den lokala demokratin vore olyckligt. Med de nya reglerna för partistöd ges också större insyn i hur partistödet har använts. De nya reglerna ger även fullmäktige möjlighet att proportionellt begränsa partistödet för ett parti som inte kunnat bemanna en eller flera av sina platser i fullmäktige och att besluta om att stöd inte ska utbetalas till ett parti som inte lämnar in en redovisning respektive en granskningsrapport i tid. Kommunledningsförvaltningen föreslår med motivering utifrån ovanstående att motionen ska avslås. Beslutet ska skickas till Motionären Linda Karelid Kanslichef

22 Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1 (3) 200 Dnr 2016/ Remittering av motion från Johanna Johansson (SD) om att sänka mandatstödet Kommunstyrelsens beslut 1 Motionen om att sänka mandatstödet bereds av kommunstyrelsens arbetsutskott. Motionen behandlas preliminärt i kommunstyrelsens arbetsutskott den 25 januari Bakgrund Johanna Johansson (SD) har väckt en motion om att sänka mandatstödet. Av motionen framgår följande. "Idag får alla partier som är invalda i fullmäktige partistöd. Ett grundstöd, som uppgår till kronor per parti och år samt ett mandatstöd, som uppgår till kronor per mandat och år. Vi anser att grundstödet är bra för att alla partier stora som små ska ha en viss summa att bedriva partiverksamhet med, detta är mycket viktigt för demokratin. Däremot så tycker vi att mandatstödet på kr är för högt i tider som dessa då vi har äldre på våra boenden som inte får den tid och uppmärksamhet som dom är värda. De äldre har byggt vårt land och förtjänar en guldkant på sin vardag. Vi anser att de som jobbar på dessa boenden är experterna som ska ge förslag på vad de äldre på deras boenden önskar. Skulle vi minska mandatstödet med 5000 kr per mandat skulle vi få kr över som skulle kunna användas till att ge våra äldre på våra boenden en guldkant på vardagen. Med hänvisning till ovanstående yrkar jag: Att: En minskning av mandatstödet ska ske till kronor per år och mandat. Att: Medlen som frigörs ska gå till att ge de äldre på våra boenden en guldkant på vardagen." Kommunfullmäktige beslutade den 26 september 2016, 113, att remittera motionen till kommunstyrelsen för yttrande. Yrkanden Conny Johansson (S) yrkar att motionen ska behandlas av kommunstyrelsens arbetsutskott. Johanna Johansson (SD) yrkar att motionen ska remitteras till socialnämnden. Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

23 Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 2 (3) Propositionsordning Ordföranden ställer proposition på Conny Johanssons (S) yrkande respektive Johanna Johanssons (SD) yrkande och finner att kommunstyrelsen har beslutat enligt Conny Johanssons (S) yrkande. Paragrafen skickas till Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

24 Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 3 (3) Katarina Andersson, kommundirektör Linda Karelid, kanslichef Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

25 Motion Sänk mandatstödet Idag får alla partier som är invalda i fullmäktige partistöd. Ett grundstöd, som uppgår till kronor per parti och år samt ett mandatstöd, som uppgår till kronor per mandat och år. Vi anser att grundstödet är bra för att alla partier stora som små ska ha en viss summa att bedriva partiverksamhet med, detta är mycket viktigt för demokratin. Däremot så tycker vi att mandatstödet på kr är för högt i tider som dessa då vi har äldre på våra boenden som inte får den tid och uppmärksamhet som dom är värda. De äldre har byggt vårt land och förtjänar en guldkant på sin vardag. Vi anser att de som jobbar på dessa boenden är experterna som ska ge förslag på vad de äldre på deras boenden önskar. Skulle vi minska mandatstödet med 5000 kr per mandat skulle vi få kr över som skulle kunna användas till att ge våra äldre på våra boenden en guldkant på vardagen. Med hänvisning till ovanstående yrkar jag: Att: En minskning av mandatstödet ska ske till kronor per år och mandat. Att: Medlen som frigörs ska gå till att ge de äldre på våra boenden en guldkant på vardagen. Johanna Johansson Sverigedemokraterna Falköping

26 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1 (2) 3 Dnr 2016/ Antagande av avfallsföreskrifter i kommunalförbundet Avfallshantering Östra Skaraborg Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till kommunstyrelsen (beslutas av kommunfullmäktige) 1 Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att anta kommunalförbundet Avfallshantering Östra Skaraborgs förslag till avfallsföreskrifter. 2 Avfallsföreskrifterna gäller från och med den 1 april 2017 och ersätter de föreskrifter om avfallshantering som antogs av kommunfullmäktige den 14 december 2015, 173. Bakgrund Direktionen för kommunalförbundet Avfallshantering Östra Skaraborg beslutade den 21 november 2016, 39, att föreslå medlemskommunerna att fastställa det framtagna förslaget till avfallsföreskrifter. Kommunalförbundet Avfallshantering Östra Skaraborg (AÖS) består av nio medlemskommuner. Inom AÖS finns för närvarande tre gällande avfallsföreskrifter. En för Skara, en för Mariestad och Gullsång samt en för Falköping, Hjo, Karlsborg, Skövde, Tibro och Töreboda. För att möjliggöra samordning och effektivisering föreslår AÖS att de tre olika avfallsföreskrifterna görs om till en gemensam och uppdaterad avfallsföreskrift. AÖS har i samarbete med medlemskommunernas miljönämnder upprättat ett förslag till gemensam avfallsföreskrift. Renhållningsordning är samlingsnamnet för avfallsföreskrifter och avfallsplan. Renhållningsordningen är ett av verktygen för att styra och följa upp avfallshanteringen. Avfallshantering Östra Skaraborg ansvarar för den gemensamma renhållningsordningen. Enligt miljöbalken ska AÖS ha en avfallsplan som beskriver avfallsmängder, mål samt strategier och som innehåller ett handlingsprogram. Renhållningsordningen beslutades av kommunfullmäktige i Falköping den 14 december 2015, 173. Avfallsföreskrifterna i renhållningsordningen gäller tills vidare och avfallsplanen gäller till och med år Avfallsföreskrifterna innehåller bestämmelser om hur hushållsavfallet i medlemskommunerna ska hanteras. Avfallsföreskrifterna utgör regler och förutsättningar för att hushållsavfallet ska kunna samlas in och tas om hand och omfattar bland annat om sortering, placering och utformning, hämtningsintervall, transportvägar och ansvarsfördelning. Det nya förslaget till gemensamma avfallsföreskrifter innebär bland annat vissa förenklingar i regelverket. Exempel på förändringar är följande. Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

27 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 2 (2) Ansökan om 4-veckorshämtning utgår, nu räcker det med anmälan om kompost Tydligare ansvar för fastighetsägaren rörande nya typer av avloppsanläggningar Bad-, disk- och tvättvattenbrunnars tömningsfrekvens Utökad möjlighet för insamling av förpackningar, grovavfall etcetera Justering av tider för hur länge undantag gäller Samråd om förslaget till en gemensam avfallsföreskrift har genomförts med ett antal olika organisationer, såsom bostadsbolag, kommunalförbund och andra kommunala organisationer, Villaägarna, Fastighetsägarna, samfälligheter, naturskyddsföreningen med flera. Utställning av avfallsföreskrifterna har pågått under sommaren De nya gemensamma avfallsföreskrifterna föreslås träda i kraft den 1 april Kommunstyrelsen i Falköpings kommun beslutade den 7 september 2016, 174, att lämna ett yttrande till AÖS under samrådstiden. I yttrandet framgick bland annat att Falköpings kommun ställer sig positiva till att matavfallsinsamling blir standard då det ligger i linje med de nationella miljökvalitetsmålen, att det krävs flexibla och ibland platsspecifika lösningar för insamling av matavfall och att det är viktigt att ständigt arbeta med en öppen dialog med lokala företrädare, lokala aktörer, fastighetsägare samt användare av AÖS:s tjänster. En öppen dialog som syftar till förbättring av systemen och möjlighet till flexibla lösningar är avgörande för att avfallshanteringen ska fylla sitt syfte. Förvaltningens bedömning Falköpings kommun ser fram emot fortsatt samarbete och genomförande som präglas av dialog och delaktighet. Kommunledningsförvaltningen föreslår kommunfullmäktige att anta de nya gemensamma avfallsföreskrifterna för medlemskommunerna i kommunalförbundet Avfallshantering Östra Skaraborg. Avfallsföreskrifterna föreslås gälla från och med den 1 april 2017 och föreslås ersätta de föreskrifter om avfallshantering som antogs av kommunfullmäktige den 14 december 2015, 173, i samband med beslutet om att anta renhållningsordningen för AÖS. Tjänsteutlåtandet, daterat den 3 januari 2017, har utarbetats av kommunstrateg Ida Helander. Paragrafen skickas till Kommunstyrelsen Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

28 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (2) KS 2016/ Kommunstyrelsen Antagande av avfallsföreskrifter i kommunalförbundet Avfallshantering Östra Skaraborg Förslag till beslut 1 Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att anta kommunalförbundet Avfallshantering Östra Skaraborgs förslag till avfallsföreskrifter. 2 Avfallsföreskrifterna gäller från och med den 1 april 2017 och ersätter de föreskrifter om avfallshantering som antogs av kommunfullmäktige den 14 december 2015, 173. Bakgrund Direktionen för kommunalförbundet Avfallshantering Östra Skaraborg beslutade den 21 november 2016, 39, att föreslå medlemskommunerna att fastställa det framtagna förslaget till avfallsföreskrifter. Kommunalförbundet Avfallshantering Östra Skaraborg (AÖS) består av nio medlemskommuner. Inom AÖS finns för närvarande tre gällande avfallsföreskrifter. En för Skara, en för Mariestad och Gullsång samt en för Falköping, Hjo, Karlsborg, Skövde, Tibro och Töreboda. För att möjliggöra samordning och effektivisering föreslår AÖS att de tre olika avfallsföreskrifterna görs om till en gemensam och uppdaterad avfallsföreskrift. AÖS har i samarbete med medlemskommunernas miljönämnder upprättat ett förslag till gemensam avfallsföreskrift. Renhållningsordning är samlingsnamnet för avfallsföreskrifter och avfallsplan. Renhållningsordningen är ett av verktygen för att styra och följa upp avfallshanteringen. Avfallshantering Östra Skaraborg ansvarar för den gemensamma renhållningsordningen. Enligt miljöbalken ska AÖS ha en avfallsplan som beskriver avfallsmängder, mål samt strategier och som innehåller ett handlingsprogram. Renhållningsordningen beslutades av kommunfullmäktige i Falköping den 14 december 2015, 173. Avfallsföreskrifterna i renhållningsordningen gäller tills vidare och avfallsplanen gäller till och med år Avfallsföreskrifterna innehåller bestämmelser om hur hushållsavfallet i medlemskommunerna ska hanteras. Avfallsföreskrifterna utgör regler och förutsättningar för att hushållsavfallet ska kunna samlas in och tas om hand Kommunledningsförvaltningen Ida Helander Kommunstrateg för hållbar utveckling ida.helander@falkoping.se Falköpings kommun S:t Sigfridsgatan Falköping Telefon kommunen@falkoping.se Bankgiro Plusgiro Org nr

29 2(2) och omfattar bland annat om sortering, placering och utformning, hämtningsintervall, transportvägar och ansvarsfördelning. Det nya förslaget till gemensamma avfallsföreskrifter innebär bland annat vissa förenklingar i regelverket. Exempel på förändringar är följande. Ansökan om 4-veckorshämtning utgår, nu räcker det med anmälan om kompost Tydligare ansvar för fastighetsägaren rörande nya typer av avloppsanläggningar Bad-, disk- och tvättvattenbrunnars tömningsfrekvens Utökad möjlighet för insamling av förpackningar, grovavfall etcetera Justering av tider för hur länge undantag gäller Samråd om förslaget till en gemensam avfallsföreskrift har genomförts med ett antal olika organisationer, såsom bostadsbolag, kommunalförbund och andra kommunala organisationer, Villaägarna, Fastighetsägarna, samfälligheter, naturskyddsföreningen med flera. Utställning av avfallsföreskrifterna har pågått under sommaren De nya gemensamma avfallsföreskrifterna föreslås träda i kraft den 1 april Kommunstyrelsen i Falköpings kommun beslutade den 7 september 2016, 174, att lämna ett yttrande till AÖS under samrådstiden. I yttrandet framgick bland annat att Falköpings kommun ställer sig positiva till att matavfallsinsamling blir standard då det ligger i linje med de nationella miljökvalitetsmålen, att det krävs flexibla och ibland platsspecifika lösningar för insamling av matavfall och att det är viktigt att ständigt arbeta med en öppen dialog med lokala företrädare, lokala aktörer, fastighetsägare samt användare av AÖS:s tjänster. En öppen dialog som syftar till förbättring av systemen och möjlighet till flexibla lösningar är avgörande för att avfallshanteringen ska fylla sitt syfte. Förvaltningens bedömning Falköpings kommun ser fram emot fortsatt samarbete och genomförande som präglas av dialog och delaktighet. Kommunledningsförvaltningen föreslår kommunfullmäktige att anta de nya gemensamma avfallsföreskrifterna för medlemskommunerna i kommunalförbundet Avfallshantering Östra Skaraborg. Avfallsföreskrifterna föreslås gälla från och med den 1 april 2017 och föreslås ersätta de föreskrifter om avfallshantering som antogs av kommunfullmäktige den 14 december 2015, 173, i samband med beslutet om att anta renhållningsordningen för AÖS. Beslutet ska skickas till Kommunalförbundet Avfallshantering Östra Skaraborg Ida Helander Kommunstrateg för hållbar utveckling

30 Avfallsföreskrifter för Falköping, Gullspång, Hjo, Karlsborg, Mariestad, Skara, Skövde, Tibro och Töreboda kommuner Gäller fr o m 1 april 2017

31 Innehållsförteckning Inledande bestämmelser sidan Tillämpliga föreskrifter 1 3 Definitioner 2 3 Ansvar för avfall, information och tillsyn Ansvar för betalning 6 6 Hushållsavfall Sortering av hushållsavfall Skyldighet att överlämna hushållsavfall 11 8 Byte av storlek på behållare samt delad eller gemensam behållare Emballering, fyllnadsgrad och vikt Anskaffande, underhåll och placering av behållare Anskaffande, underhåll och placering av små avloppsanläggningar Transportvägar Hämtningsområde, hämtnings- och tömningsintervall Annat avfall än hushållsavfall Sortering av annat avfall än hushållsavfall Fettavskiljare Uppgiftsskyldighet Undantag från avfallsföreskrifterna Upphörande av beviljade undantag under beviljad tid Eget omhändertagande av hushållsavfall Förlängt hämtnings- och tömningsintervall Uppehåll i hämtning och tömning Ikraftträdande 18 Bilaga 1 Definitioner 17 2

32 Inledande bestämmelser Tillämpliga föreskrifter 1 För kommunalförbundets avfallshantering gäller miljöbalken (1998:808) och avfallsförordningen (2011:927), föreskrifter om avfallshantering i förordningar utfärdade med stöd av miljöbalken och plan- och bygglagen (2010:900). andra författningar såsom t ex Arbetsmiljöverkets föreskrifter. Utöver de författningar som anges i första stycket gäller dessa avfallsföreskrifter. Kommunalförbundet och miljönämnden får meddela anvisningar till dessa föreskrifter. Definitioner 2 Termer och begrepp i dessa avfallsföreskrifter har samma betydelse som de vid var tid gällande definitioner i 15 kap. miljöbalken samt förordningar och förskrifter meddelade med stöd av miljöbalken. Hänvisning till dessa samt i övrigt använda begrepp i dessa föreskrifter finns i bilaga 1. Ansvar för avfall, information och tillsyn 3 Allt avfall ska tas om hand på ett korrekt sätt utifrån avfallets egenskaper och på ett sådant sätt att kretslopp, återanvändning och återvinning främjas. Omhändertagandet får inte orsaka skador på människor eller natur. Ansvaret är fördelat på: Innehavare av hushållsavfall: den som ger upphov till ett hushållsavfall har ansvar för att sortera och lämna det enligt gällande nationella lagar, förordningar och föreskrifter samt i enlighet med dessa föreskrifter och anvisningar meddelade till dessa föreskrifter. Fastighetsägare är skyldig att beställa hämtning och tömning av hushållsavfall. Fastighetsägaren ansvarar för att teckna abonnemang i tillräcklig omfattning för insamling och sortering av hushållsavfall. Fastighetsägare ansvarar för innehåll och kvalitet på avlämnat avfall och ska informera den eller de som bor i eller är verksamma i fastigheten om gällande regler för avfallshantering samt tillse att reglerna följs. Kommunalförbundet har det kommunala renhållningsansvaret och ansvarar för hämtning/mottagning samt behandling av hushållsavfall med undantag för det hushållsavfall som enligt gällande lagstiftning ska hämtas/tas emot av producenterna. 3

33 Producenterna: ansvarar för hämtning/mottagning samt behandling av respektive produktgrupp med producentansvar, såvida gällande lagstiftning inte reglerar något annat. Innehavare av annat avfall än hushållsavfall: utgörs i praktiken i huvudsak av olika typer av verksamhetsavfall samt bygg- och rivningsavfall. Avfallsinnehavaren ansvarar för att avfallet hanteras och omhändertas i enlighet med gällande lagar och regler. 4 Kommunalförbundet har ansvar för det hushållsavfall som uppkommer inom kommunalförbunds medlemskommuner. Hämtning av hushållsavfall och tömning av små avloppsanläggningar utförs av renhållaren. 5 Miljönämnden utför tillsynen över avfallshanteringen i enlighet med 15 kap. miljöbalken med tillhörande förordningar och föreskrifter, samt i enlighet med dessa föreskrifter. Kontroll av efterlevnad av dessa föreskrifter utförs även av kommunalförbundet. Ansvar för betalning 6 Avgift i enlighet med fastställd avfallstaxa ska betalas för den insamling, transport och behandling av avfall som ligger inom kommunalförbundets ansvar. Ansvar för betalning framgår av avfallstaxan. 4

34 Hushållsavfall Sortering av hushållsavfall 7 Avfallsinnehavare ska sortera ut följande hushållsavfall och hålla det skilt från annat avfall: - Olika typer av farligt avfall - Olika typer av avfall som omfattas av producentansvar eller pant, t ex: o förpackningar o tidningar och returpapper o elutrustning samt olika typer batterier och ljuskällor o pantflaskor och -burkar o läkemedel o bildäck - Grovavfall - Trädgårdsavfall - Latrin - Slam samt andra avfallsslag från små avloppsanläggningar - Matavfall: Avser fastighetsägare som valt att sortera matavfall (gäller endast fastighetsägare som via beslut av kommunalförbundet beretts möjlighet att sortera ut matavfall). Medgivande om utsortering kan återkallas om sorteringen är bristfällig vad gäller kvalitet och/eller mängd. - Ytterligare avfallsslag som enligt lagstiftning eller beslut av kommunalförbund kan bli föremål för utsortering. Avfallsinnehavare ansvarar för att avfall som uppstår vid hälso- och sjukvård i bostad eller motsvarande hanteras och omhändertas enligt Socialstyrelsens föreskrift SOSFR 2005:26. 8 Utsorterade avfallsslag hämtas i särskild ordning vid fastigheten eller lämnas på mottagningsplats anvisad av kommunalförbundet och/eller i enlighet med producents information om mottagningsplats. Det utsorterade avfallet ska transporteras bort från fastigheten så ofta att olägenhet för människors hälsa och miljön inte uppstår. 5

35 9 Fastighetsägare ska säkerställa att sortering sker och att avfallsslag hålls åtskilda i enlighet med dessa föreskrifter samt anvisningar från kommunalförbundet. Avfallet ska överlämnas till kommunalförbund, renhållare respektive producent. 10 Kommunalförbundet får meddela anvisningar om sortering och mottagningsplats för hushållsavfall som kommunalförbundet ansvarar för. Skyldighet att överlämna hushållsavfall 11 Hushållsavfall under kommunalförbundets ansvar ska lämnas i därför avsedd behållare till kommunalförbundet via dess renhållare eller till plats som anvisats av kommunalförbundet. Byte av storlek på behållare samt delad eller gemensam behållare 12 Utbyte av befintlig avfallsbehållare mot annan av kommunalförbundet godkänd behållarstorlek får ske om bestämmelserna i dessa föreskrifter om fyllnadsgrad och vikt kan beaktas och under förutsättning att olägenheter för människors hälsa eller miljön inte uppstår. 13 Två närboende fastighetsägare kan efter ansökan hos kommunalförbundet medges rätt att dela kärl under förutsättning att bestämmelserna i dessa föreskrifter om fyllnadsgrad, sortering och vikt kan beaktas och att olägenheter för människors hälsa eller miljön inte uppstår. Delat kärl för två närboende fastighetsägare är inte tillåten i områden med gemensamma avfallsbehållare. Ansvar för betalning samt storlek på behållare som är möjlig att dela framgår av avfallstaxan. Medgivande om hämtning via delat kärl kan återkallas om avgift inte betalas eller om dessa föreskrifter inte följs. 14 Kommunalförbundet kan besluta om gemensam avfallsbehållare till ett avgränsat antal hushåll inom ett geografiskt område. Emballering, fyllnadsgrad och vikt 15 I behållare och utrymme för avfall får endast läggas sådant avfall för vilket behållaren och förvaringsplatsen är avsedd. Avfall som läggs i behållare ska vara förpackat i påse eller paket av lämpligt material och storlek. Avfallet ska vara väl förslutet i påsen eller paketet så att avfallet inte kan spridas och i övrigt är skyddat så att det inte orsakar skada, arbetsmiljöproblem eller annan olägenhet. Aska, damm och liknande ska hanteras och emballeras på ett sådant sätt att avfallet inte kan förorsaka störningar genom att t ex fatta eld eller damma. 6

36 Matavfall som uppkommer i hushållet ska förpackas i särskilt avsedd påse som tillhandahålls eller anvisas av kommunalförbundet. Annan förpackning får inte användas. I hushållet ska särskild ventilerad hållare som tillhandahålls eller anvisas av kommunalförbundet för påsen användas. Kommunalförbundet får meddela anvisningar för påsar, säckar och hållare för matavfall. Kommunalförbundet få meddela anvisningar för matavfall i flerbostadshus och restauranger, storhushåll och liknande. 16 Behållare får inte fyllas mer än att den lätt kan tillslutas och behållarens lock ska vara tillslutet. Behållare får inte vara så tung att arbetsmiljökrav inte kan tillgodoses. Behållare som är överfull, för tung eller som innehåller otillåtet eller dåligt emballerat avfall tömts inte. I sådana fall räknas kommunalförbundets hämtningsskyldighet som fullgjord och fastighetsägaren underrättas om varför tömning inte utförts. Fastighetsägaren ska rätta felen. Avfallet hämtas efter fastighetsägarens rättelseåtgärder antingen vid nästa ordinarie hämtningstillfälle eller efter beställning av extrahämtning. Behållaren ska genom fastighetsägarens försorg stå upprätt och placeras så att den inte orsakar trafikfara, hinder eller nedskräpning. Fastighetsägaren ska omgående åtgärda nedskräpning på hämtningsplatsen. 17 Glödande avfall får inte lämnas i behållare eller på återvinningscentral. 18 Grovavfall från hushåll för separat borttransport av renhållaren ska buntas eller förpackas på lämpligt sätt. Grovavfallet ska förses med märkning som klargör att det är fråga om grovavfall. 19 Farligt avfall ska vara tydligt märkt med uppgift om innehåll när den lämnas på återvinningscentral eller annan mottagningsplats som anvisats av kommunalförbundet. 20 Kommunalförbundet får meddela ytterligare anvisningar kring emballering, fyllnadsgrad, vikt samt platser för hämtning och mottagning av olika typer av hushållsavfall. Anskaffande, underhåll och placering av behållare 21 Kärl och container ägs av kommunalförbundet och tillhandahålls genom renhållaren. Fastighetsägares befintliga ägande av container, kärl och liknande kan i undantagsfall tillåtas under en övergångsperiod som i varje enskilt fall fastställs av kommunalförbundet. Fastighetsägaren ansvarar för erforderligt underhåll. 7

37 Säckar, påsar och säck-/påshållare för insamling av matavfall vid restauranger och storkök anskaffas, bekostas och hanteras i enlighet vad som regleras i avfallstaxan och i anvisningar från kommunalförbundet. Detsamma gäller för säckar för annat avfall och kärl för latrin. Fastighetsägaren ansvarar för, bekostar, installerar och underhåller övriga inom fastigheten förekommande anordningar och utrymmen för avfallshantering. Utrustning och utrymmen ska vara utformade för sitt ändamål. Såväl behållare som de inom fastigheten förekommande anordningar och utrymmen för avfallshantering ska installeras och underhållas så att kraven på god arbetsmiljö uppfylls och risken för olycksfall minimeras. Kommunalförbundet ersätter inte normalt slitage och skador som uppstår i samband med hämtningen. Kommunalförbundet får meddela anvisningar kring anskaffande, utformning av behållare och annan utrustning, utrymme för avfallshantering och behållarstorlekar. 22 Användande av andra typer av behållare och utrustning än de som tillhandahålls av eller anvisats av kommunalförbundet får endast i undantagsfall ske och först efter skriftlig godkännande av kommunalförbundet. 23 Behållare ska vara tillgängliga och ges service i form av återkommande underhåll och tillsyn för att förebygga driftavbrott och olägenhet såsom buller, lukt och dylikt. Behållare ska vara uppställda så att hantering med den utrustning som används i kommunalförbundets renhållningssystem kan ske och så att hämtning underlättas. De ska placeras så att de kan hämtas med sidlastande bil där sådan används och baklastande bil där sådan används. Kommunalförbundet får besluta att fastighetsägaren ska placera behållaren på motsatt sida av väg. Fastighetsägaren har ansvar för rengöring och tillsyn av behållare. 24 Renhållaren ska ha tillträde till de utrymmen i fastigheten där hämtningsarbetet ska utföras. Nycklar, koder till portar och grindar och liknande ska vid begäran om hämtning/tömning lämnas till renhållaren. Ändringar ska utan anmodan meddelas till renhållaren. 8

38 Anskaffande, underhåll och placering av små avloppsanläggningar 25 Fastighetsägaren ansvarar för, bekostar, installerar och underhåller små avloppsanläggningar och tillhörande anläggningsdelar. Dessa ska vara tillgängliga och ges service i form av återkommande underhåll och tillsyn för att förebygga driftavbrott och olägenhet såsom buller, lukt och dylikt. Manluckor, lock, nivågivare mm till små avloppsanläggningar och tillhörande anläggningsdelar ska vara utformade och lätt tillgängliga så att tömning kan ske utan att arbetsmiljöproblem uppstår. Tömning ska även kunna ske utan att anläggningen skadas vid normalt tömningsförfarande. Fastighetsägare ska vid behov montera anordning på lock eller manlucka för att underlätta öppning och stängning. Fastighetsägaren ska utan anmaning tillhandahålla tömningsanvisningar för minireningsverk och fosforfällor till renhållaren. Fastighetsägare ansvarar för att små avloppsanläggningar och tillhörande anläggningsdelar är tydligt markerade. Vid risk för förväxling med andra installationer ska markeringen vara särskilt tydlig. Kommunalförbundet ersätter inte normalt slitage och skador som uppstår i samband med tömningen. Kommunalförbundet får meddela anvisningar om utformning, överlämnande av tömningsanvisningar och placering för små avloppsanläggningar och tillhörande anläggningsdelar. 26 Renhållaren ska ha tillträde till de utrymmen i fastigheten där tömningsarbetet ska utföras. Nycklar, koder till portar och grindar och liknande ska lämnas till renhållaren. Ändringar ska utan anmodan meddelas till renhållaren. Transportvägar 27 Hämtning och tömning av hushållsavfall sker normalt vid fastighetsgränsen eller vid en av fastighetsägaren anordnad annan plats efter kommunalförbundets godkännande. Behållare och små avloppsanläggningar med tillhörande anläggningsdelar ska placeras så att hämtning och tömning kan ske på ett arbetsmiljösäkert sätt. Placeringen ska vara sådan att backning, utöver normalt vändnings- och tömningsarbete, inte behöver ske. Placeringen vid skolor, förskolor, äldreboende och liknande ska utföras med särskild omsorg för undvikande av olyckor. 28 Fastighetsägaren ska se till att transportväg fram till behållarens och avloppsanläggningens hämtnings- och tömningsplats hålls i farbart skick. Transportvägen ska röjas från snö och hållas halkfri. Enskild väg som utnyttjas vid hämtning och tömning ska 9

39 vara så dimensionerad och hållas i sådant skick att den är farbar för hämtnings- och tömningsfordon. Kommunalförbundet beslutar i varje enskilt fall om vägens farbarhet. Bedömningen omfattar även farbarhet på broar, färjor och liknande. Om kommunalförbundet finner att vägen inte är farbar väg ska fastighetsägaren placera behållaren på plats, respektive ordna en lösning för tömning av enskild avloppsanläggning, som kan godkännas av kommunalförbundet. Erforderlig vändmöjlighet ska finnas i nära anslutning till sista hämtnings- och tömningsplats på respektive väg. Kommunalförbundet beslutar i varje enskilt fall om kravet på erforderlig vändmöjlighet är uppfyllt. Fastighetsägare ansvarar för skador på transportvägen som uppkommer vid hämtning och tömning samt för skador på hämtnings- och tömningsfordon som uppkommer till följd av brister i väghållningen. Kommunalförbundets hämtningsskyldighet räknas som fullgjord även om behållaren, slamavskiljaren etc, vid hämtnings-/tömningstillfället inte varit tillgänglig. Avfallet hämtas efter fastighetsägarens rättelseåtgärder antingen vid nästa ordinarie hämtningstillfälle eller efter beställning av extrahämtning. I det fall fastighetsägaren vid upprepad otillgänglighet inte åtgärdat bristen överlämnas ärendet till miljönämnden. 29 Kommunalförbundet får meddela anvisningar om transportvägar och utformning av vändplatser. Hämtningsområde, hämtnings- och tömningsintervall 30 Kommunalförbundets medlemskommuner utgör ett hämtningsområde. 31 Ordinarie hämtning av matavfall, restavfall och brännbart avfall sker med nedanstående intervall. Matavfall hämtas hos fastighetsägare som via beslut från kommunalförbundet beretts möjlighet att sortera matavfall. Restavfall hämtas hos fastighetsägare som via beslut från kommunalförbundet beretts möjlighet att sortera matavfall eller som har en av miljönämnden godkänd varmkompost. Intervall för hämtning utöver nedanstående fastställs i gällande avfallstaxa. a. Permanentbostäder i småhus: Matavfall hämtas varannan vecka året om. Restavfall hämtas minst var fjärde vecka året om. Brännbart avfall hämtas varannan vecka året om. 10

40 b. Permanentbostäder i flerbostadshus: Matavfall hämtas minst varannan vecka året om. Restavfall hämtas minst varannan vecka året om. Brännbart avfall hämtas minst varannan vecka året om. c. Icke- permanentbostäder i fritidshus, koloniområden och fritidsanläggningar: Matavfall hämtas minst varannan vecka under minst tidsperioden maj till och med september. Restavfall hämtas minst var fjärde vecka under minst tidsperioden maj till och med september. Brännbart avfall hämtas minst varannan vecka under minst tidsperioden maj till och med september. d. Verksamheter: Matavfall hämtas minst varannan vecka året om. Restavfall hämtas minst var fjärde vecka året om. Brännbart avfall hämtas minst varannan vecka året om. 32 Hämtning av latrin sker med nedan angivna intervall: a. Permanentbostäder i småhus: Hämtning av latrin minst sex gånger per år, i den ordning som kommunalförbundet fastställer. b. Icke- permanentbostäder i fritidshus, koloniområden och fritidsanläggningar: Hämtning av latrin minst två gånger per säsong, i den ordning som kommunalförbundet fastställer. 33 Tömning av slam och annat avfall från små avloppsanläggningar sker enligt nedan: a. Slamavskiljare med toalettanslutning: Tömning en gång per år eller med annat intervall som beslutas av miljönämnden. Fastighetsägaren ansvarar för att hos renhållaren vid behov beställa ytterligare tömning för att upprätthålla en god funktion hos slamavskiljaren. 11

41 b. Slamavskiljare utan toalettanslutning: Tömning normalt en gång vart tredje år eller med annat intervall som beslutas av miljönämnden. Fastighetsägaren ansvarar för att hos renhållaren beställa tömning vart tredje år och därutöver vid behov beställa ytterligare tömning för att upprätthålla en god funktion hos slamavskiljaren. c. Sluten tank och minireningsverk: Tömning normalt en gång per år eller med annat intervall som beslutas av miljönämnden. Fastighetsägaren ansvarar för att hos renhållaren beställa tömning en gång per år och därutöver vid behov beställa ytterligare tömning för att upprätthålla en god funktion i anläggningen. Kommunalförbundet har rätt att schemalägga tömning. d. Fosforfällor: Tömning av avfall i det intervall som anvisats av tillverkaren eller enligt beslut av miljönämnden. Fastighetsägaren ansvarar för att hos renhållaren i erforderlig omfattning beställa tömning för att upprätta god funktion hos fosforfällan. 34 Hämtning av annat hushållsavfall sker enligt nedan: a. Grovavfall: Fastighetsägare som väljer att inte lämna grovavfall till av kommunalförbundet anvisad plats kan beställa särskild hämtning av grovavfall i enlighet med gällande avfallstaxan och anvisningar från kommunalförbundet. b. Annat hushållsavfall som enligt gällande lagstiftning och föreskrifter ska samlas in av kommunalförbundet: Hämtning sker i enlighet med gällande avfallstaxan och anvisningar från kommunalförbundet. 12

42 Annat avfall än hushållsavfall Sortering av annat avfall än hushållsavfall 35 Annat avfall än hushållsavfall ska hålls skilt från hushållsavfall, detta utgörs främst av - Verksamhetsavfall, vilket även inkluderar före detta livsmedel från livsmedelsbutiker. - Bygg- och rivningsavfall från omfattande byggverksamhet på fastigheten - Avfall från jakt. Detta ska hanteras i enlighet med gällande jaktlagstiftning. Det utsorterade avfallet ska transporteras bort från fastigheten så ofta att olägenhet för människors hälsa och miljön inte uppstår. Fettavskiljare 36 Tömning av fettavskiljare sker normalt en gång per år. Fastighetsägaren ansvarar för att hos entreprenör beställa tömning en gång per år och därutöver, vid behov, beställa ytterligare tömning upprätthålla en god funktion i avskiljaren. I övrigt gäller samma regler för fettavskiljare som för små avloppsanläggningar. Uppgiftsskyldighet 37 Den som yrkesmässigt bedriver verksamhet där det uppstår annat avfall än hushållsavfall ska på begäran av kommunalförbundet, miljönämnd och/eller annan kommunal instans lämna de uppgifter i fråga om avfallets art, sammansättning, mängd, hantering med mera som behövs som underlag för avfallsplan. 38 Den som yrkesmässigt tillverkar, till Sverige för in eller säljer en förpackning eller en vara som är innesluten i en sådan förpackning, ska på anmodan av kommunalförbundet, miljönämnd och/eller annan kommunal lämna de uppgifter i fråga om förpackningsavfallets art, sammansättning, mängd, hantering med mera som behövs som underlag för avfallsplan. 13

43 Undantag från avfallsföreskrifterna Upphörande av beviljat undantag under beviljad tid 39 Eget omhändertagande av hushållsavfall, förlängt intervall hämtning och tömning av hushållsavfall samt uppehåll i hämtning och tömning av hushållsavfall gör undantag från dessa föreskrifter. Beslut om undantag är personliga och knutna till fastigheten. Undantag upphör att gälla med omedelbar verkan om förhållandena ändras och/eller förutsättningarna för undantaget inte uppfylls. Fastighetsägare ska omgående meddela miljönämnden respektive kommunalförbundet om ändrade förhållande eller annat som kan påverka beviljat undantag. Eget omhändertagande av hushållsavfall Allmänt om eget omhändertagande 40 Miljönämnden fattar beslut om eget omhändertagande av avfall. Fastighetsägare som själv avser ta hand om hushållsavfall ska skriftligen anmäla kompostering av matavfall respektive ansöka om övrigt eget omhändertagande. Kravet på anmälan/ansökan gäller inte kompostering av trädgårdsavfall. Beslut om annat eget omhändertagande än kompostering av matavfall gäller under maximalt 5 år. 41 Hushållsavfall får endast tas om hand på den egna fastigheten under förutsättning att det utförs på sådant sätt att olägenhet för människors hälsa eller miljön inte uppstår. 42 Plast och andra typer av avfall som riskerar att ge upphov till ur hälso- och miljöskyddssynpunkt skadliga utsläpp får inte grävas ned eller eldas i tunna, vedpanna, kamin eller liknande. 43 Trädgårdsavfall från fastigheten får komposteras på fastigheten. 44 Miljönämnden får meddela vidare anvisningar rörande eget omhändertagande. Eget omhändertagande av matavfall 45 Kompostering av matavfall på fastigheten ska ske i skadedjurssäker och isolerad behållare. Avsättningsmöjlighet för miljöriktigt omhändertagande av komposterat material ska finnas på fastigheten. 14

44 Eget omhändertagande av avfall från toalettlösningar 46 Eget omhändertagande av latrin och fekalier från fastigheten ska ske i därför avsedd anläggning på fastigheten, s.k. förmultningsanläggning eller annat liknande omhändertagande för användning av näringsämnen på fastigheten. Avsättningsmöjlighet för miljöriktigt omhändertagande av materialet ska finnas på fastigheten. 47 Eget omhändertagande av slam från slamavskiljare, sluten tank, minireningsverk och material från fosforfällor mm ska tas om hand på ett miljöriktigt sätt. Omhändertagande ska ske på den egna fastigheten, i egen regi och med egen utrustning. Annat eget omhändertagande av avfall 48 Annat eget omhändertagande utöver det som reglerats i dessa föreskrifter ska tas om hand på fastigheten på sådant sätt att olägenheter för människors hälsa eller miljö inte uppstår. 49 Torrt trädgårdsavfall som inte kan utnyttjas för kompostering får eldas endast om det kan ske utan att olägenhet uppstår och om det inte strider mot brandriskvarning, lokala kommunala föreskrifter, föreskrifter utfärdade med stöd av förordningen (2003:789) om skydd mot olyckor eller annan författning. Förlängt hämtnings- och tömningsintervall Allmänt om förlängt hämtnings- och tömningsintervall 50 Miljönämnden fattar beslut om förlängt hämtning- och tömningssintervall i enlighet med nedanstående. Beslut om förlängt tömnings- och hämtningsintervall gäller under maximalt fem år. Förlängt hämtningsintervall för sophämtning 51 Fastighetsägare som har ett av miljönämnden godkänt eget omhändertagande av matavfall kan efter ansökan hos miljönämnden medges så kallad årshämtning. Årshämtning innebär hämtning av restavfall två gånger per år i den ordning som kommunalförbundet bestämmer. Förutsättning för medgivandet av årshämtning är att fastighetsägaren kan visa att uppkommen avfallsmängd är mycket liten. Årshämtning är inte tillåtet i områden med gemensam avfallsbehållare. Miljönämnden får meddela vidare anvisningar rörande när årshämtning kan medges. 15

45 Förlängt tömningsintervall av små avloppsanläggningar 52 Förlängt tömningsintervall för avfall från små avloppsanläggningar, utöver det som framgår av den enskilda anläggningens tillståndsvillkor, kan medges om den avloppsanläggningen är godkänd och överdimensionerad. Miljönämnden får meddela vidare anvisningar rörande när förlängt tömningsintervall kan medges och när en anläggning kan anses vara överdimensionerad. Uppehåll i hämtning och tömning Allmänt om uppehåll 53 Kommunalförbundet fattar beslut om uppehåll. Ansökan om uppehåll ska vara kommunalförbundet tillhanda senast sex veckor före den avsedda ändringen. Uppehåll medges av kommunalförbundet endast om det är ställt utom allt rimligt tvivel att fastigheten är helt outnyttjad under den sammanhängande tid som ansökan avser. Ansökan ska på kommunalförbundets begäran styrkas med intyg. Uppehåll i sop- och latrinhämtning 54 Uppehåll i sop- och latrinhämtning medges maximalt i 1 år. 55 För fastighetsägare med egen behållare kan uppehåll i hämtning medges om fastigheten inte kommer att utnyttjas under en sammanhängande tid om minst 4 månader. För fastighetsägare som har del i en gemensam behållare kan uppehåll medges om fastigheten inte kommer att utnyttjas under en sammanhängande tid om minst 1 år. 56 Hämtning startar automatiskt efter uppehållsperiodens slut. Uppehåll i tömning av små avloppsanläggningar 57 Uppehåll i tömning av små avloppsanläggningar medges maximalt i 3 år. 58 Uppehåll i tömning av små avloppsanläggningar kan medges om fastigheten inte kommer att utnyttjas under en sammanhängande tid om minst 1 år. Fastighetsägaren ansvarar för att den avloppsanläggningen är tömd när uppehållet påbörjas. 59 Tömning startar automatiskt efter uppehållsperiodens slut. Ikraftträdande Dessa föreskrifter träder i kraft och ersätter tidigare gällande avfalls- /renhållningsföreskrifter/-ordning i Falköping, Gullspång, Hjo, Karlsborg, Mariestad, Skara, Skövde, Tibro och Töreboda kommuner. 16

46 Bilaga 1. Definitioner Termer och begrepp i dessa avfallsföreskrifter har samma betydelse som de vid var tid gällande definitioner i 15 kap. miljöbalken samt förordningar och förskrifter meddelade med stöd av miljöbalken. Nedan följer en hänvisning till definitioner gällande i januari 2016: a. Avfall: 1 15 kap Miljöbalken (1998:808) b. Hushållsavfall: 2 15 kap Miljöbalken (1998:808) c. Grovavfall: 5 Naturvårdsverkets föreskrifter (NFS 2004:4) om hantering av brännbart avfall och organiskt avfall d. Producent: 3 15 kap Miljöbalken (1998:808), 6 förordningen (2014:1073) om producentansvar för förpackningar, 6 förordningen (2014:1074) om producentansvar för returpapper, 9 förordningen (2014:1075) om producentansvar för elutrustning, 3 förordning (2000:208) om producentansvar för glödlampor och vissa belysningsarmaturer, 3 förordning (2008:834) om producentansvar för batterier, 3 förordning (1994:1236) om producentansvar för däck samt 2 förordning (2009:1031) om producentansvar för läkemedel. e. Förpackning och förpackningsavfall: 5 och 7 förordningen (2014:1073) om producentansvar för förpackningar. f. Tidning och returpapper: 5 förordningen (2014:1074) om producentansvar för returpapper. g. Farligt avfall: 3 Avfallsförordningen (2011:927) h. Elutrustning: 6 förordningen (2014:1075) om producentansvar för elutrustning i. Batteri, industribatteri samt bilbatteri: 2 förordning (2008:834) om producentansvar för batterier. j. Läkemedel: 2 förordning (2009:1031) om producentansvar för läkemedel. k. Däck: 2 förordning (1994:1236) om producentansvar för däck. l. Plastflaska och metallburk: 1 förordning (2005:220) om retursystem för plastflaskor och metallburkar. m. Före detta livsmedel: butiksavfall av animaliskt ursprung enligt förordningarna 1069/2009/EG och 142/2011/EU. I övrigt används följande begrepp med de betydelser som här anges: 1. För hushållsavfall, utöver latrin, som samlas in i avfallsbehållare: a. Med brännbart avfall avses hushållsavfall där matavfall och restavfall inte separerats. b. Med matavfall avses lätt nedbrytbart biologiskt hushållsavfall. c. Med restavfall avses återstående hushållsavfall efter att matavfall och förpackningsavfall sorterats ut. 2. Med trädgårdsavfall avses sådant biologiskt avfall som uppstår vid normalt nyttjande av trädgård vid bostadshus. 17

47 3. Med fastighetsägare avses den som är fastighetsägare eller den som enligt 1 kap. 5 fastighetstaxeringslagen (1979:1152) ska anses som fastighetsägare samt nyttjanderättshavare som har nyttjanderätt i enlighet med definitionen nedan. 4. Med nyttjanderätt avses nyttjandeformer jämställda med ägande såsom t ex arrendeavtal och tomträtt. 5. Med kommunalförbundet avses kommunalförbundet Avfallshantering Östra Skaraborg som inom sina medlemskommuner ansvarar för insamling och behandling av hushållsavfall i enlighet med det kommunala renhållningsansvaret i miljöbalken. Kommunalförbundet Avfallshantering Östra Skaraborg består av följande medlemskommuner; Falköping, Gullspång, Hjo, Karlsborg, Mariestad, Skara, Skövde, Tibro och Töreboda. 6. Med renhållaren avses den eller de som utför kommunalförbundets hämtning av hushållsavfall. Detta avser även tömning av enskilda avloppsanläggningar. 7. Med miljönämnden avses den nämnd som i respektive kommun har tillsynsansvar enligt miljöbalken. 8. Med behållare avses säck, kärl av plast, latrinbehållare, container eller någon annan anordning för uppsamling av hushållsavfall. Små avloppsanläggningar innefattas inte av detta begrepp. 9. Med små avloppsanläggningar avses slamavskiljare, slutna tankar, minireningsverk, fosforfällor och andra typer av enskilda avloppsanläggningar som ger upphov till hushållsavfall. Oljeavskiljare och fettavskiljare innefattas inte av detta begrepp. 10. Med avfallstaxa avses avgifter fastställda med stöd av 27 kap. 4 miljöbalken. 11. Med ljuskällor avses material som omfattas av producentansvar för glödlampor och vissa belysningsarmaturer (2000:208). 12. Med pantflaskor och -burkar aves glas- och plastflaskor samt metallburkar. 13. Med avfall med producentansvar avses det hushållsavfall som vid var tid omfattas av producentansvar enligt nationell lag, förordning eller förskrift. 18

48

49 Kommunalförbundet Avfallshantering Östra Skaraborg

50 Hej, Bifogat finns förslag till nya avfallsföreskrifter för fastställande i respektive medlemskommuns fullmäktige. Ni har haft ärendet om föreskrifter på ert bord tidigare i form av förankring inför att samrådsprocessen startades samt i samband med att ni själva svarade på samråd i frågan. Nu är det dags för sista delen av processen, dvs beslut. Planen är att föreskriften ska gälla från och med april 2017 så det är bra om ärendet kan skickas till fullmäktige så snart som möjligt. Förskrifterna har varit föremål för samråd med ett antal parter samt ställts ut i samtliga medlemskommuner, däremellan har den bearbetas av AÖS direktion där samrådsredogörelse och redogörelse från utställning har utgjorts en del. I arbetsgruppen kring framtagandet av förskrifter har AÖS och berörda miljöförvaltningar ingått. Frågor om föreskrifterna besvaras i första hand av Jessica Rytter, jessica.rytter@skovde.se<mailto:jessica.rytter@skovde.se> Med vänlig hälsning Linda Moularé Controller Avfallshantering Östra Skaraborg Skövde Tfn:

51 Kommunalförbundet Avfallshantering Östra Skaraborg SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 39 FALKÖPINGS KOMMUN Kommunstyrelsen Avfallsföreskrifter Diarienr Planbet Beslut Direktionen godkänner redogörelsen för genomförd utställning och de justeringar i f örslaget till avfallsföreskrifter som föranletts av utställningen. Direktionen förslår medlemskommunerna att fastställa bifogat förslag till avfallsföreskrifter. Bakgrund Inom AÖS finns för närvarande tre gällande avfallsföreskrifter. En för Skara, en för Mariestad och Gullspång samt en för Falköping, Hjo, Karlsborg, Skövde, Tibro och Töreboda. För att möjliggöra samordning och effektivisering görs dessa om till en gemensam och uppdaterad avfallsföreskrift. AÖS har i samarbete med miljönämnderna i m edlemskommunerna upprättat förslag till gemensam avfallsföreskrift. Samråd av förslag till avfallsföreskrifter har genomförts med ett antal olika organisationer och utställning av föreskrifterna har skett i samtliga kommuner. Handlingar A vfal 1 sföreskrifter Redogörelse för utställningen samt medlemskommunernas samrådssvar Delges Medlemskommunerna Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

52 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1 (1) 4 Dnr 2016/ Revidering av kultur- och fritidsnämndens reglemente Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till kommunstyrelsen (beslutas av kommunfullmäktige) 1 Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att anta revidering av kultur- och fritidsnämndens reglemente. 2 Revideringen gäller från och med den 15 mars 2017 och tas upp i ny kommunal författningssamling som ersätter KFS 2016:06. Bakgrund Kultur- och fritidsnämnden beslutade den 20 december 2016, 92, att överlämna förslag till ändring av reglemente till kommunfullmäktige för beslut. Enligt bakgrunden till beslutet har förvaltningen uppmärksammat att tillägg behöver göras till 1 och 4 i reglementet för att reglementet ska överensstämma med den verksamhet som nämnden nu bedriver. Bland annat har en ungdomsstrateg anställts. Det nya förslaget till reglemente innebär att i 1 läggs unga tar ordet till, verksamheten allmänkultur läggs till samt orden bland annat tas bort. Vidare kompletteras 4 med en punkt arbeta med ungas och delaktighet och ungas inflytande. Enligt kultur- och fritidsförvaltningen är allmänkultur den kulturverksamhet som riktar sig mot allmänheten. Förvaltningens bedömning Kommunledningsförvaltningen anser att kultur- och fritidsnämndens förslag till tillägg i reglementet stämmer överens med den verksamhet som nämnden bedriver idag. Kommunledningsförvaltningen anser dock att unga tar ordet bör ersättas med begreppet verksamhet som stärker ungas delaktighet och inflytande eftersom det tydligare beskriver vad verksamheten och ansvarsområdet omfattar. Detta förslag har förankrats med kultur- och fritidsförvaltningen. Kommunledningsförvaltningen föreslår därför att kommunfullmäktige antar förslaget till revidering av kultur- och fritidsnämndens reglemente. Revideringen föreslås gälla från och med den 15 mars 2017 och tas upp i ny kommunal författningssamling som ersätter KFS 2016:06. Tjänsteutlåtandet, daterat den 29 december 2016, har utarbetats av kommunjurist Sara Cronholm. Paragrafen skickas till Kommunstyrelsen Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

53 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (2) KS 2016/ Kommunstyrelsen Revidering av kultur- och fritidsnämndens reglemente Förslag till beslut 1 Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att anta revidering av kultur- och fritidsnämndens reglemente. 2 Revideringen gäller från och med den 15 mars 2017 och tas upp i ny kommunal författningssamling som ersätter KFS 2016:06. Bakgrund Kultur- och fritidsnämnden beslutade den 20 december 2016, 92, att överlämna förslag till ändring av reglemente till kommunfullmäktige för beslut. Enligt bakgrunden till beslutet har förvaltningen uppmärksammat att tillägg behöver göras till 1 och 4 i reglementet för att reglementet ska överensstämma med den verksamhet som nämnden nu bedriver. Bland annat har en ungdomsstrateg anställts. Det nya förslaget till reglemente innebär att i 1 läggs unga tar ordet till, verksamheten allmänkultur läggs till samt orden bland annat tas bort. Vidare kompletteras 4 med en punkt arbeta med ungas och delaktighet och ungas inflytande. Enligt kultur- och fritidsförvaltningen är allmänkultur den kulturverksamhet som riktar sig mot allmänheten. Förvaltningens bedömning Kommunledningsförvaltningen anser att kultur- och fritidsnämndens förslag till tillägg i reglementet stämmer överens med den verksamhet som nämnden bedriver idag. Kommunledningsförvaltningen anser dock att unga tar ordet bör ersättas med begreppet verksamhet som stärker ungas delaktighet och inflytande eftersom det tydligare beskriver vad verksamheten och ansvarsområdet omfattar. Detta förslag har förankrats med kultur- och fritidsförvaltningen. Kommunledningsförvaltningen föreslår därför att kommunfullmäktige antar förslaget till revidering av kultur- och fritidsnämndens reglemente. Revideringen föreslås gälla från och med den Kansliavdelningen Sara Cronholm Kommunjurist sara.cronholm@falkoping.se Falköpings kommun S:t Sigfridsgatan Falköping Telefon kommunen@falkoping.se Bankgiro Plusgiro Org nr

54 2(2) 15 mars 2017 och tas upp i ny kommunal författningssamling som ersätter KFS 2016:06. Beslutet ska skickas till Kultur- och fritidsnämnden Sara Cronholm Kommunjurist

55 KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING FÖR FALKÖPINGS KOMMUN KS 2016/ 003 KFS 2017: Reglemente för kultur- och fritidsnämnden Antagen av kommunfullmäktige den XX 2017 Gäller från och med XX 2017 Utöver det som föreskrivs om kultur- och fritidsnämnden i kommunallagen (KL) och annan lagstiftning gäller bestämmelserna i detta reglemente. Innehåll Kultur- och fritidsnämndens uppgifter... 3 Allmänt om kultur- och fritidsnämndens verksamhet... 3 Grunden för kultur- och fritidsnämndens verksamhet... 3 Kultur- och fritidsnämndens förvaltningsorgan... 3 Kultur- och fritidsnämndens övergripande uppgifter... 3 Ekonomisk förvaltning... 4 Delegering från fullmäktige... 4 Övriga uppgifter... 5 Särskilda uppgifter... 5 Processbehöriget... 5 Tillståndsgivning, registrering och tillsyn av lokala lotterier... 5 Personalansvar... 5 Personuppgifter... 5 Uppföljning, återredovisning och rapportering till fullmäktige... 6 Information och samråd... 6 Kultur- och fritidsnämndens arbetsformer... 6

56 Sammansättning... 6 Tidpunkt för sammanträden... 6 Kallelse... 7 Offentliga sammanträden... 7 Sammanträden på distans... 7 Beslutsförhet... 7 Närvarorätt... 8 Ordföranden... 8 Presidium... 8 Ersättare för ordförande och vice ordförande... 8 Förhinder... 9 Ersättares tjänstgöring... 9 Jäv, avbruten tjänstgöring... 9 Yrkanden Deltagande i beslut Omröstningar Reservation Justering av protokoll Kungörelser och tillkännagivanden av föreskrifter m.m Delgivningsmottagare Undertecknande av handlingar Utskott... 12

57 Kultur- och fritidsnämndens uppgifter 1 Allmänt om kultur- och fritidsnämndens verksamhet Kultur- och fritidsnämnden ska arbeta för att förverkliga kommunens kultur- och fritidspolitiska mål. Nämnden ska bland annat ansvara för kommunens museiverksamhet, folkbiblioteksverksamhet, den öppna ungdomsverksamheten, verksamheten vid Ekehagens Forntidsby, badverksamheten, allmänkultur och verksamheten som stärker ungas delaktighet och inflytande. 2 Grunden för kultur- och fritidsnämndens verksamhet Kultur- och fritidsnämnden ska inom sitt verksamhetsområde följa vad som anges i lag eller annan författning. Kultur- och fritidsnämnden ska följa det fullmäktige i reglemente, i samband med budget eller i annat särskilt beslut har bestämt att nämnden ska fullgöra, samt verka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och angivna riktlinjer. Kultur- och fritidsnämnden ansvarar för att dess organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till av fullmäktige fastställda mål och styrning samt lagar och andra förordningar för verksamheten. 3 Kultur- och fritidsnämndens förvaltningsorgan Under kultur- och fritidsnämnden lyder kultur- och fritidsförvaltningen. 4 Kultur- och fritidsnämndens övergripande uppgifter Kultur- och fritidsnämnden ska - leda och utveckla den kommunala kultur- och fritidsverksamheten - fullgöra kommunens uppdrag som huvudman enligt bibliotekslag (2013:801) med undantag för skolbiblioteksverksamhet - bedriva kunskapsbaserad besöksnäringsverksamhet vid friluftsmuseet Ekehagens Forntidsby samt vid Falbygdens museum - bedriva bad- och annan hälsofrämjande verksamhet - ansvara för uthyrning av lokaler och anläggningar som kultur- och fritidsnämnden disponerar, vilket även gäller skollokaler på icke skoltid, i enlighet med av nämnden fastställda riktlinjer samt ansvara för service och tillsyn i samband med uthyrning - ansvara för verksamhetsservice vid idrottsanläggningar - ansvara för den öppna ungdomsverksamheten

58 - anskaffa, hantera och administrera kommunens konstsamling för kommunens förvaltningar samt handlägga frågor rörande konst och konstverk i det offentliga rummet - vara rådgivande samt stödja organisationer i syfte att estetiskt och kulturhistoriskt värdefulla byggnader och anläggningar samt natur- och kulturmiljöer bevaras - vara rådgivande i arbetet med utformning och utsmyckning av offentliga platser och byggnader samt bostads- och andra bebyggelseområden - fördela bidrag till föreningar, organisationer och andra ideella krafter enligt fastställda bidragsnormer och av nämnden fastställda riktlinjer samt i övrigt ge stöd och råd till föreningar - utse mottagare av kommunens kultur-, idrotts- och föreningsledarstipendier - anordna allmänkulturella arrangemang (för barn och vuxna) - främja barn- och ungdomskultur samt bidra till att barns kunskap om Falbygdens kulturarv ökar - arbeta med ungas delaktighet och ungas inflytande. Kultur- och fritidsnämnden ska särskilt sträva efter att skapa en livsmiljö som ger alla kommuninvånare, oberoende av bostadsort, ålder, ursprung, sociala, psykiska eller fysiska hinder, möjlighet till en rik och meningsfull tillvaro, som de själva kan påverka. I arbetet ska särskilt beaktas makt och inflytande bland unga. Nämnden ska även verka för - ett nära samarbete med kultur- och fritidsorganisationer, föreningar och enskilda ideella krafter - att Falbygdens kulturarv och särart tas till vara och levandegörs - en god simkunnighet. 5 Ekonomisk förvaltning Kultur- och fritidsnämnden ska ha hand om den ekonomiska förvaltningen inom sitt förvaltningsområde och följa de av kommunfullmäktige meddelade föreskifter för denna. I denna uppgift ingår bl.a. att - underhålla den lösa egendomen inom nämndens förvaltningsområde - handha egen donationsförvaltning. 6 Delegering från fullmäktige Kultur- och fritidsnämnden ska besluta i följande ärenden - i sådana mål och ärenden, där det ankommer på nämnden att föra talan på nämndens vägnar, träffa överenskommelse om betalning av fordran, anta ackord, ingå förlikning och sluta annat avtal.

59 7 Övriga uppgifter I kultur- och fritidsnämndens uppgifter ingår vidare att inom nämndens verksamhetsområde - bedriva upplysning om nämndens verksamhetsområde samt kommunicera med invånarna - ansvara för att styrdokument för nämndens verksamhet utformas, - ansvara för att effektivisera organisationen, - ansvara för nämndens förvaltningsspecifika IT-system samt utvecklingen av dem i samråd med IT-avdelningen. Särskilda uppgifter 8 Processbehöriget Kultur- och fritidsnämnden får själv eller genom ombud föra nämndens talan i alla mål och ärenden, om inte någon annan ska göra det på grund av lag, annan författning eller beslut av kommunfullmäktige. 9 Tillståndsgivning, registrering och tillsyn av lokala lotterier Kultur- och fritidsnämnden ska fullgöra kommunens skyldigheter enligt lotterilagen (1994:1000). 10 Personalansvar Kultur- och fritidsnämnden är anställningsmyndighet för personal vid sin förvaltning med undantag för förvaltningschef som anställs av kommunstyrelsen. Kultur- och fritidsnämnden har hand om personalfrågor inklusive arbetsmiljöfrågor inom sitt verksamhetsområde med undantag för de frågor om personalpolitik som kommunstyrelsen ansvarar för. 11 Personuppgifter Kultur- och fritidsnämnden är personuppgiftsansvarig för de register och andra behandlingar av personuppgifter som sker i nämndens verksamhet.

60 12 Uppföljning, återredovisning och rapportering till fullmäktige Kultur- och fritidsnämnden ska kontinuerligt följa upp sin verksamhet. Kultur- och fritidsnämnden ska tre gånger per år redovisa till fullmäktige hur den har fullgjort de uppdrag som fullmäktige har lämnat den, i reglemente och genom finansbemyndigande. Kultur- och fritidsnämnden ska vid redovisningen även redogöra för hur uppdrag som delegerats till dem har fullgjorts. Redovisning ska ske enligt riktlinjer som fastställts av fullmäktige. 13 Information och samråd Kommunstyrelsen, kommunalråd respektive oppositionsråd ska i möjligaste mån från nämnd erhålla den information och det underlag de behöver i sin verksamhet. Rätten till information och underlag omfattar inte uppgift för vilken sekretess råder. När kultur- och fritidsnämnden verksamhet och ärenden berör en annan nämnds verksamhet ska dessa samråda. Samråd bör även ske med föreningar och organisationer när dessa är särskilt berörda. Kultur- och fritidsnämnden beslutar om formerna för samrådet. Kultur- och fritidsnämndens arbetsformer 14 Sammansättning Kultur- och fritidsnämnden består av 11 ledamöter och 11 ersättare. 15 Tidpunkt för sammanträden Kultur- och fritidsnämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer. Sammanträden ska hållas också om minst en tredjedel av kultur- och fritidsnämndens ledamöter begär det eller om ordföranden anser att det behövs. En begäran om extra sammanträde ska göras skriftligen hos ordföranden och innehålla uppgift om det eller de ärenden som önskas bli behandlade på det extra sammanträdet. Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde. Om det föreligger särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om möjligt ska samråd ske med vice ordförandena.

61 Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast underrättas om beslutet. 16 Kallelse Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. När varken ordföranden eller en vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i nämnden längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den till åldern äldste ledamoten vara ålderspresident. Kallelse ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska skickas till varje ledamot och ersättare senast fem dagar före sammanträdet. Kallelse sker elektroniskt. I undantagsfall får dock kallelse ske på annat sätt. Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. 17 Offentliga sammanträden Kultur- och fritidsnämnden får besluta om offentliga sammanträden. 18 Sammanträden på distans Kultur- och fritidsnämnden får, om särskilda skäl föreligger, sammanträda med ledamöter närvarande på distans. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Lokalen ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans. Kultur- och fritidsnämnden får bestämma vad som närmare ska gälla om deltagande på distans i nämnden. 19 Beslutsförhet Kultur- och fritidsnämnden får handlägga ett ärende bara om mer än hälften av ledamöterna är närvarande. I detta sammanhang räknas som ledamot även tjänstgörande ersättare.

62 20 Närvarorätt Kommunalråd, oppositionsråd och kommunstyrelsens ordförande har rätt att närvara vid samtliga sammanträden. De får delta i överläggningarna men inte i besluten. Närvarorätten omfattar inte ärenden som rör myndighetsutövning mot någon enskild. Härutöver får kultur- och fritidsnämnden medge förtroendevald som inte är ledamot eller ersättare i nämnden att närvara vid sammanträde med kultur- och fritidsnämnden för att lämna upplysningar. Även anställd i kommunen och särskilt sakkunnig kan medges denna rätt. Om kultur- och fritidsnämnden beslutar det, får den som kallats delta i överläggningarna. Kultur- och fritidsnämnden får härutöver bestämma att annan ska ha rätt att närvara vid nämndens sammanträden. 21 Ordföranden Ordföranden ansvarar för att 1. leda kultur- och fritidsnämndens arbete och sammanträden, 2. kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglementen, 3. beredningsprocessen är ändamålsenlig, 4. inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i kultur- och fritidsnämnden vid behov är beredda, 5. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i kultur- och fritidsnämnden 6. bevaka att kultur- och fritidsnämndens beslut verkställs. 22 Presidium Kultur- och fritidsnämndens presidium ska bestå av ordförande, förste vice ordförande och andre vice ordförande. Viceordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs. 23 Ersättare för ordförande och vice ordförande Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde, utser kultur- och fritidsnämnden en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, fullgörs ordförandens uppgifter av den som varit ledamot i kultur- och fritidsnämnden längst tid. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid fullgörs ordförandens uppgifter av den äldste av dem.

63 Om ordföranden eller annan i presidiet inte kan fullgöra sitt uppdrag under en längre tid utser kultur- och fritidsnämnden en annan ledamot som ersättare för den personen. Ersättaren ska fullgöra samtliga uppgifter som den ersatta personen har haft. 24 Förhinder En ledamot som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, ska själv i så god tid som möjligt underrätta den ersättare som står i tur om att denne ska tjänstgöra. 25 Ersättares tjänstgöring Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe. Ersättarna ska, om dessa inte väljs proportionellt, tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt. Har ersättare valts enligt proportionella valsättet gäller vad som, i 25 lag (1992:339) om proportionellt valsätt, är stadgat om inträdesordningen för ersättare. Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet. Ersättare som inte tjänstgör har dock inte rätt att framställa yrkanden eller delta i beslut. En ersättare som har börjat tjänstgöra har alltid företräde oberoende av turordningen. Om det etablerade majoritetsförhållandet mellan partierna påverkats genom ersättarens tjänstgöring får dock en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i turordningen. 26 Jäv, avbruten tjänstgöring En ledamot eller en ersättare som har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet har handlagts. En ersättare som tjänstgjort i stället för sent ankommen ledamot är, om tjänstgöringen avslutats med anledning av att ledamoten inträtt i tjänst, inte förhindrad att tjänstgöra som ersättare för samma eller annan ledamot senare under sammanträdet.

64 Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra endast om ersättarens inträde har påverkat det etablerade majoritetsförhållandet mellan partierna. 27 Yrkanden När kultur- och fritidsnämnden har förklarat överläggningen i ett ärende avslutad, går ordföranden igenom de yrkanden som har framställts under överläggningen och kontrollerar att de har uppfattats korrekt. Ordföranden befäster genomgången med ett klubbslag. Därefter får inte något yrkande ändras eller läggas till, om inte kultur- och fritidsnämnden beslutar medge det enhälligt. Om ordföranden anser att det behövs ska den ledamot som har framställt ett yrkande avfatta det skriftligt. 28 Deltagande i beslut En ledamot som avser att avstå från att delta i ett beslut, ska anmäla detta till ordföranden, innan beslutet fattas. En ledamot som inte har gjort en sådan anmälan anses ha deltagit i beslutet, om kultur- och fritidsnämnden fattar det med acklamation. 29 Omröstningar När omröstningar genomförs, biträds ordföranden av den ledamot som har utsetts att justera protokollet. Omröstningarna genomförs genom att ledamöterna avger sina röster efter upprop. Uppropet sker enligt uppropslistan. Ordföranden avger alltid sin röst sist. Sedan omröstningen har avslutats, befäster ordföranden detta med ett klubbslag. Därefter får inte någon ledamot avge sin röst. Inte heller får någon ledamot ändra eller återta en avgiven röst efter klubbslaget. Om oenighet uppstår om resultatet av en öppen omröstning, ska en ny omröstning genomföras omedelbart. 30 En valsedel som avlämnas vid en sluten omröstning ska uppta så många namn som valet avser samt vara omärkt, enkel och sluten.

65 En valsedel är ogiltig om den - upptar namnet på någon som inte är valbar, - upptar flera eller färre namn än det antal personer som ska väljas, - upptar ett namn som inte klart utvisar vem som avses. Det som sagts nu gäller inte vid val som sker med tillämpning av proportionellt valsätt. För sådana val finns särskilda föreskrifter i lag. 31 Reservation Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen bör lämnas till sekreteraren senast dagen efter sammanträdet. Vid omedelbar justering ska motiveringen lämnas omedelbart efter att beslutet har fattats. 32 Justering av protokoll Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Kultur- och fritidsnämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot. 33 Kungörelser och tillkännagivanden av föreskrifter m.m. Kultur- och fritidsnämnden ansvarar för att beslut och föreskrifter inom det egna ansvarsområdet kungörs enligt gällande bestämmelser. 34 Delgivningsmottagare Delgivning med kultur- och fritidsnämnden sker med ordföranden eller förvaltningschefen. 35 Undertecknande av handlingar Skrivelser, avtal och andra handlingar som beslutas av kultur- och fritidsnämnden ska undertecknas av ordföranden. Vid förfall för ordföranden inträder en vice ordförande vars undertecknande ska kontrasigneras av förvaltningschefen. Även i övrigt framgår av kultur- och fritidsnämndens delegationsbestämmelser vem eller vilka som ska underteckna nämndens handlingar.

66 36 Utskott Inom kultur- och fritidsnämnden ska finnas ett arbetsutskott. Kultur- och fritidsnämnden får därutöver inrätta ytterligare utskott som nämnden anser behövs. Till varje utskott ska 5 ledamöter och 5 ersättare väljas. Inom ett utskott väljer kultur- och fritidsnämnden för den tid nämnden beslutar bland utskottets ledamöter en ordförande och en vice ordförande. Om ordföranden i utskottet på grund av sjukdom eller något annat skäl är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag för en längre tid får nämnden utse en annan ledamot i utskottet att som ersättare för ordföranden fullgöra dennes uppgifter. Ersättare ska närvara vid utskottets sammanträden endast om ledamot är förhindrad att tjänstgöra. Ersättare ska inkallas till tjänstgöring i den av nämnden vid valet bestämda ordningen. Avgår en ledamot eller ersättare i utskottet, som inte utsetts vid proportionellt val, ska fyllnadsval snarast förrättas. Utskottet sammanträder på dag och tid som varje utskott bestämmer. Sammanträden ska också hållas när ordföranden anser att det behövs eller när minst en tredjedel av ledamöterna begär det. Utskottet får handlägga ärenden bara när mer än hälften av ledamöterna är närvarande. De ärenden som ska avgöras av nämnden i dess helhet bör beredas av utskottet om beredning behövs. Ordföranden eller förvaltningschefen överlämnar sådana ärenden till utskottet. När ärendet beretts ska utskottet lägga fram förslag till beslut. Kultur- och fritidsnämnden får vidare reglera utskottens verksamheter i särskilda instruktioner. Denna kommunala författning ersätter författningen 2016:06.

67

68 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1 (2) 5 Dnr 2015/ Revidering av gemensam dokumenthanteringsplan för Falköping kommun Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till kommunstyrelsen (beslutas av kommunfullmäktige) 1 Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att anta den reviderade gemensamma dokumenthanteringsplanen för Falköpings kommun. 2 Revideringen gäller från och med den 1 april 2017 och ersätter den nu gällande dokumenthanteringsplanen. Bakgrund Arkivbildning och gallring av allmänna handlingar inom kommunerna styrs av arkivlagen. Av arkivlagen framgår det att myndigheters arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdade på så sätt att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipning och förvaltning samt forskningens behov och vidare att varje myndighet ska upprätta en dokumenthanteringsplan. Dokumenthanteringsplanen är ett dokument som styr hur nämnderna ska hantera alla sina handlingar, vilket är viktigt utifrån ett demokratiskt perspektiv då det i slutändan handlar om öppenhet, transparens och rättssäkerhet. I dokumenthanteringsplanen står närmare beskrivet vilka handlingar som finns inom varje verksamhet samt hur dessa ska behandlas, främst om de ska gallras eller bevaras. Att gallra innebär att handlingen förstörs antingen direkt eller efter en viss tid, det vill säga vid gallringsfristens utlöpande. Falköpings kommun har haft en gemensam dokumenthanteringsplan i drygt två år. Det finns en samordningsvinst med att ha ett gemensamt regelverk för dokumenthantering och gallring. En gemensam plan är dock mer omständlig att revidera, då alla nämnder ska göra sina revideringar och yttra sig samtidigt. Dokumenthanteringsplanen ska vara ett levande dokument och behöver revideras löpande i takt med organisationsförändringar och förändrade arbetssätt. Inför kommande revidering så är planen att varje nämnd ansvarar för sin egen dokumenthanteringsplan, utifrån en gemensam struktur, för att lättare kunna revidera den vid behov. Dokumenthanteringsplanen har skickats på remiss till samtliga nämnder. Remissvaren från nämnderna har endast innehållit mindre justeringar som nu är inarbetade i det reviderade förslaget. Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

69 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 2 (2) Tjänsteutlåtandet, daterat den 14 december 2016, har utarbetats av kommunarkivarie Jörg Siewert. Paragrafen skickas till Kommunstyrelsen Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

70 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (2) KS 2015/ Kommunstyrelsen Revidering av gemensam dokumenthanteringsplan för Falköpings kommun Förslag till beslut 1 Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att anta den reviderade gemensamma dokumenthanteringsplanen för Falköpings kommun. 2 Revideringen gäller från och med den 1 april 2017 och ersätter den nu gällande dokumenthanteringsplanen. Bakgrund Arkivbildning och gallring av allmänna handlingar inom kommunerna styrs av arkivlagen. Av arkivlagen framgår det att myndigheters arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdade på så sätt att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipning och förvaltning samt forskningens behov och vidare att varje myndighet ska upprätta en dokumenthanteringsplan. Dokumenthanteringsplanen är ett dokument som styr hur nämnderna ska hantera alla sina handlingar, vilket är viktigt utifrån ett demokratiskt perspektiv då det i slutändan handlar om öppenhet, transparens och rättssäkerhet. I dokumenthanteringsplanen står närmare beskrivet vilka handlingar som finns inom varje verksamhet samt hur dessa ska behandlas, främst om de ska gallras eller bevaras. Att gallra innebär att handlingen förstörs antingen direkt eller efter en viss tid, det vill säga vid gallringsfristens utlöpande. Falköpings kommun har haft en gemensam dokumenthanteringsplan i drygt två år. Det finns en samordningsvinst med att ha ett gemensamt regelverk för dokumenthantering och gallring. En gemensam plan är dock mer omständlig att revidera, då alla nämnder ska göra sina revideringar och yttra sig samtidigt. Dokumenthanteringsplanen ska vara ett levande dokument och behöver revideras löpande i takt med organisationsförändringar och förändrade arbetssätt. Inför kommande revidering så är planen att varje nämnd ansvarar för sin egen dokumenthanteringsplan, utifrån en gemensam struktur, för att lättare kunna revidera den vid behov. Kansliavdelningen Jörg Siewert Kommunarkivarie jörg.siewert@falkoping.se Falköpings kommun S:t Sigfridsgatan Falköping Telefon kommunen@falkoping.se Bankgiro Plusgiro Org nr

71 2(2) Dokumenthanteringsplanen har skickats på remiss till samtliga nämnder. Remissvaren från nämnderna har endast innehållit mindre justeringar som nu är inarbetade i det reviderade förslaget. Beslutet ska skickas till Jörg Siewert, kommunarkivarie Samtliga nämnder Jörg Siewert, kommunarkivarie

72 Dokumenthanteringsplan Dokumenttyp Styrdokument Antagen av Kommunfullmäktige Dokumentansvarig Kommundirektör

73 Inledning... 4 Beslut om gallring... 4 Skanning eller mikrofilmning... 4 Gallring... 4 Rensning... 4 Arkivbeständighet... 5 Arkivläggning av material som ska bevaras... 5 Hantering av allmänna handlingar regelverk och praktiska anvisningar.. 6 Dokumenthanteringsplanens uppbyggnad... 9 Politiska organ inklusive bolagsstyrelser Allmänt Särskilt gällande valnämnd Särskilt gällande revision Stiftelser Allmän administration Diarieföring (registrering) m.m Arkivering Information/kommunikation Kvalitetsarbete Styrande dokument Generellt förekommande verksamhetsanknutna handlingar Projekthandlingar Personaladministration Arbetsmiljö Facklig samverkan, förhandling Kompetensutveckling Lönebildning Omställning Personalvård Rehabilitering Rekrytering och introduktion av nya medarbetare Särskilda anställningsformer Ekonomiadministration Vigseladministration Budget- och skuldrådgivning Handlingar av ringa betydelse Handlingar av tillfällig betydelse

74 Kommunledningsförvaltningen Kansliavdelningen Juridisk verksamhet PuL-administration Personalavdelningen Löneenheten Personalenheten Ekonomiavdelningen Upphandling IT-avdelningen Stadsbyggnadsavdelningen Plan 3 Höger korridor Arkiv 2 (vänster sida) Plan 3 höger korridor Arkiv Plan 3 planarkiv vänster korridor Källararkiv Mät o Kart Mät- och Karts arkiv plan Barn- och utbildningsförvaltningen Barnomsorg Grundskola, Särskola, Gymnasium, Gymnasiesärskola Musikskola Specialpedagogiskt centrum Kompetens- och arbetslivs-förvaltningen Arbetsmarknadsåtgärder, Högskole- och universitetsutbildning på distans, Uppdrags- utbildning, Vuxenutbildning, samt YH-utbildningar Handlingar AME Handlingar VUX Handlingar YH/UH/UDU Kultur och Fritidsförvaltningen Gemensamt Protokoll Kultur- och fritidskontoret Databaserad information Badverksamhet Biblioteksverksamhet Museiverksamhet Socialförvaltningen Personal Ekonomi IT Administration & Arkivering ÄHO & Introduktion

75 Nämnd, råd & liknande Brukare Färdtjänst Samhällsbyggnadsförvaltningen Arkiv Plan 5 Höger korridor Arkiv Plan 5 Vänster korridor Arkiv Park/gata Arkiv Park/gata plan Räddningstjänsten Administration Index

76 Inledning Beslut om gallring Gallrings Råden i den här dokumenthanteringsplanen bygger på Sveriges Kommun och Landstings (SKL) serie Bevara eller Gallra, framtagen av SKL i samarbete med Riksarkivet. Arkivbildning och gallring inom kommuner styrs av Arkivlagen (1990:782). Enligt Arkivlagen ska det i varje kommun finnas en arkivmyndighet. Lagen säger att allmänna handlingar får gallras (förstöras) om kommunen fattat beslut där om. Hur beslut om gallring ska fattas inom kommunen framgår av arkivreglementet. Beslutanderätten kan ligga hos vederbörande nämnd/styrelse eller vara centraliserad till en enda myndighet, i första hand arkivmyndigheten. En enskild tjänsteman får aldrig fatta beslut om gallring om inte sådan beslutsrätt blivit delegerad till tjänstemannen från den nämnd/styrelse som ska fatta beslut om gallring. Normalt ska samråd i gallringsfrågor ske med kommunens arkivmyndighet. Hur samrådsförfarandet ska gå till regleras i arkivreglementet. Skanning eller mikrofilmning Byte av data bärare eller medium är gallring, om det leder till informationsförlust, förlust av möjliga informationssammanställningar och/eller om förlust av sökmöjligheter. Elektroniska handlingar, information i IT-system eller liknande skrivs ibland ut på papper eller mikrofilm/mikrofiche. Om information eller möjligheter till sökningar och sammanställningar därvid förloras är detta likvärdigt med gallring och förutsätter ett gallringsbeslut. Detsamma gäller om man vill föra över information från papper till någon form av elektronisk data bärare och förstöra pappret (ex.vis. vid skanning av leverantörsfakturor). Gallring Att en handling gallras betyder i arkivsammanhang att handlingen förstörs. Om gallringsfristen exempelvis är fem år betyder det att handlingen får förstöras fem kalenderår efter det att handlingen upprättades. Gallringsfristen vid inaktualitet innebär en gallringsfrist som är kort och som kan bestämmas av förvaltningen själv utifrån dess behov av informationen. Rensning Innan ett ärende avslutat ska akten rensas. Arbetsmaterial rensas av respektive handläggare innan ärendet avslutas Rensning innebär att material som inte tillfört ärendet något kan avlägsnas. Om dock arbetsmaterial arkivläggs, blir detta allmän handling och omfattas av bestämmelserna om gallring. Rensning kräver god kännedom om ärendet, varför detta lämpligast görs av aktuell handläggare. 4

77 Arkivbeständighet Papper Pappershandlingar som ska bevaras för framtiden ska vara upprättade på åldringsbeständigt eller arkivbeständigt underlag. Med syftas på arkivhandlingar som i princip ska bevaras för all framtid. Om man har anledning att tro att papperet kommer att utsättas för slitage, ska det vara arkivbeständigt. Papper som är arkivbeständigt är utvärderat enligt SS- ISO och i Sverige oftast märkt med beteckningen Svenskt Arkiv. Åldringsbeständigt papper utvärderas enligt ISO Det åldringsbeständiga papperet är inte dyrare än annat brukspapper avsett för skrivare och kopiatorer. Det uppfyller normalt också alla krav man ställer på miljövänligt papper. Mikrofilmning Vid mikrofilmning av handlingar som ska bevaras ska silverfilm användas. Mikrofilm ska vara godkänd för arkivändamål och framställd på ett sådant sätt att den kan långtidsförvaras Elektroniskt format Kommunen använder sig i dagsläget inte av digital långtidsarkivering. Skulle detta bli aktuellt i framtiden måste kommunen säkerställa att handlingarna ska kunna vara maskinläsbara även i framtiden. Riksarkivet har tagit fram föreskrifter i frågan. Arkivlokaler Av Riksarkivets föreskrifter framgår vilka krav som ställs på arkivlokaler. Arkivläggning av material som ska bevaras Material som ska bevaras för framtiden ska arkivläggas, d.v.s. förpackas för förvaring, på ett sådant sätt att det utsätts för minsta möjliga slitage. Det innebär att: Plastfickor ska vara borttagna, använd istället akt omslag avsedda för arkivering. Gem, häftklamrar, trycksaker och broschyrer (vid absolut behov sparas 1 arkivex.) ska vara borttagna. Handlingarna ska vara packade i arkivkartonger, på kartongens kortsida ska det stå skrivet med blyerts vad kartongen innehåller. En arkiv följesedel ska medfölja leveransen till kommunarkivet, på följesedeln ska det stå upptaget vad som har överlämnats till kommunarkivet. Finns blankett på Falnet under Kommunarkiv. 5

78 Hantering av allmänna handlingar regelverk och praktiska anvisningar Regelverk Regelverket kring allmänna handlingar behandlas i: - Tryckfrihetsförordningen - Offentlighets- och sekretesslagen - Arkivlagen och arkivförordningen - Riksarkivets författningssamling (RA-FS) och myndighetsspecifika föreskrifter (RA-MS) Offentlighetsprincipen I tryckfrihetsförordningen framgår att varje svensk (även utländsk) medborgare har rätt att ta del av allmänna handlingar med syftet att främja ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning. Allmän handling Som allmän räknas en handling om den förvaras hos myndighet och är att anse som inkommen eller upprättad hos myndighet. Handlingar kan också räknas som ej allmänna, offentliga och hemliga. Uppgifter i allmänna handlingar kan enbart räknas som hemliga om det finns stöd för detta i Offentlighets- och sekretesslagen. 6

79 Sekretess samt utlämnande av allmänna handlingar Huvudparten av de allmänna handlingar som förekommer i Falköpings kommun är offentliga och ska vid begäran lämnas ut skyndsamt av den handläggare som vårdar handlingen. Uppgifter som skyddas av sekretess ska i regel inte lämnas ut. Några exempel är: - Inkomna sekretesstämplade handlingar - Uppgifter om enskilds personliga förhållande hos kurator, studievägledare eller psykolog - Uppgift om enskilds hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden inom hälso- och sjukvården - Uppgift om enskilds personliga förhållanden i miljömedicinsk, socialmedicinska, psykiatriska och andra medicinska studier, samt i beteende- och samhällsvetenskapliga studier - Viss personaladministrativ eller personalsocial verksamhet, t.ex. omplaceringar - Pågående upphandlingar - Uppdragsforskning Om en begärd allmän handling innehåller uppgifter som skyddas av sekretess har handläggaren rätt att fråga den sökande om varför han/hon vill ta del av handlingen. Om en begärd allmän handling innehåller uppgifter som skyddas av sekretess har handläggaren rätt att fråga den sökande om varför han/hon vill ta del av handlingen. Det sker alltid en sekretessprövning i varje enskilt fall då en sekretesshandling ska lämnas ut. I respektive nämnds delegationsordning framgår vem som har rätt att besluta om att inte lämna ut allmän handling eller lämna ut allmän handling med förbehåll. Förekommer osäkerhet om en handling får lämnas ut eller ej ska frågan hänskjutas till myndigheten centralt (nämnden) för beslut. Frågor om offentlighet och sekretess besvaras av kommunjurist Sara Cronholm, tfn , e-post sara.cronholm@falkoping.se Registrering av allmänna handlingar Grundregeln är att allmänna handlingar skall registreras, under förutsättning att de inte är av ringa betydelse för verksamheten. För handlingar som berörs av sekretess finns ett absolut krav om registrering. Övriga handlingar måste åtminstone hållas ordnade så att de kan tas fram vid begäran (systematiskt ordnade). Registrering kan ske i olika former av register. Diarieföring är en typ av registrering. Andra register som förekommer i Falköpings kommun är bl.a. Procapita samt personal- och ekonomisystemen. Arkivförteckningar kan också ses som register. Vad bör diarieföras? Inkomna eller upprättade handlingar som kan föranleda beslut, yttranden eller åtgärd t.ex.: - Anställningar (utlysande, ansökningar, beslut, tillkännagivande, förordnande); gäller alla slag av anställningar - Avtal - Befordringsärenden 7

80 - Bokslut - Budget - Delegationer - Disciplinärenden - Gåvo- och donationsbrev - Kontrakt - Kurs- och programplaner - Policydokument - Regleringsbrev - Remisser/remissvar - Revisionsrapporter - Sekretessbelagda handlingar - Stipendier (ledigkungörelser, ansökningar, beslut) - Studiegång (byte av program, tillgodoräknande, studieortsbyte, studieuppehåll m.m.) - Tillstånd (hantering av miljöfarliga ämnen, forskning på människor och djur m.m.) - Upphandling (anbudsförfrågan/anbudsunderlag) - Varsel - Verksamhetsplaner/verksamhetsberättelser - Överklaganden Handlingar som ej skall diarieföras (räknas inte som allmänna handlingar eller räknas som av tillfällig och ringa betydelse) - Anonyma skrivelser - Enklare förfrågningar om kurser m.m. - Författningstryck och offentliga utredningar - Obegripliga skrivelser - Post till fackliga företrädare - Privata brev och meddelanden - Protokoll inkomna för kännedom - Reklam/ spam - Tidskrifter och publikationer Handlingar som bör förvaras i systematisk ordning - Forskningshandlingar (primärmaterial, bearbetningsmaterial, redovisningsmaterial) - Informationsmaterial - Kursdokumentation (litteraturlistor, deltagarlistor, tentamensformulär, sammanställda kursutvärderingar m.m.) - Protokoll - Semester och tjänstledighetsansökningar - Sjukförsäkran - Utbildningsbevis - Verifikationer och räkenskapsmaterial - Övrig korrespondens (även e-post) som ej diarieförs Frågor om diarieföring besvaras av huvudregistrator Kajsa Björck, tfn , e-post kajsa.bjorck@falkoping.se Frågor rörande arkivhantering besvaras av kommunarkivarie Jörg Siewert, tfn , e-post jorg.siewert@falkoping.se 8

81 Dokumenthanteringsplanens uppbyggnad Dokumenthanteringsplanen gäller för kommunens samtliga nämnder, bolag och förvaltningar. Det är endast i den mån en typ av dokument enbart finns inom en nämnd, ett bolag eller en förvaltning, som detta är särreglerat. Dokumenthanteringsplanen är uppbyggd på följande sätt: Inledning beskriver i allmänt vad som gäller för hantering av dokument avseende förvaring och arkivering Politiska organ inklusive bolagsstyrelser beskriver hur de politiska organen samt bolagsstyrelserna ska hantera sina dokument. Det är gemensamma regler som gäller för samtliga dessa. Administration beskriver gemensamma regler inom områdena allmän administration, personal och ekonomi Kommunledningsförvaltningen beskriver regler för de områden som enbart finns inom denna förvaltning. Barn- och utbildningsförvaltningen beskriver regler för de områden som enbart finns inom denna förvaltning. Kompetens- och arbetslivsförvaltningen beskriver regler för de områden som enbart finns inom denna förvaltning. Kultur- och fritidsförvaltningen beskriver regler för de områden som enbart finns inom denna förvaltning. Socialförvaltningen beskriver regler för de områden som enbart finns inom denna förvaltning. Samhällsbyggandsförvaltningen beskriver regler för de områden som enbart finns inom denna förvaltning. Räddningstjänsten beskriver regler för de områden som enbart finns inom denna förvaltning. 9

82 Politiska organ inklusive bolagsstyrelser Allmänt Handlingar från de politiska organen, d.v.s. kommunfullmäktige, kommunstyrelse, nämnder, revision och överförmyndare samt bolagsstyrelser (inklusive beredningar, delegationer, utskott o.dy) bör, med få undantag, bevaras. Detta gäller oberoende av om de (utöver själva protokollet) utgörs av protokollsbilagor och liknande och ingår i diarieförda handlingar. Handling Gallring Anmärkning Arvodesbestämmelser KF:s protokoll. Arvodesunderlag, förtroendevalda 10 år Förrättningsrapporter, inkomstuppgifter, reseräkningar o.d.. Jfr även närvarolistor. Delegationsbeslut-/förteckningar Förtroendevalda, förteckningar över Om inte detta registreras i centralt förtroendemannaregister. Ljud- och bildupptagningar (bandinspelningar, ljudfiler, filer från webbsändningar o.d.) eller stenografiska protokoll från fullmäktigesammanträden. Föredragningslistor (dagordningar, kallelser) Förtroendemannaregister Inkomna och utgående skrivelser För arvodesberedningen till exempel avsägelser och nomineringar. Justeringsanslag Om tillkännagivandet av justeringen antecknats på protokollet kan anslaget gallras. Kungörelser (annonser), fullmäktigesammanträden Närvarolistor Ingår i protokollet. Protokoll från politiska organ - inklusive presidier, råd, politiska arbetsgrupper, kommittéer, referensgrupper, styrgrupper, samarbets-/samrådsgrupper. Protokollsbilagor - skrivelser/tjänsteutlåtanden och andra handlingar som ligger till grund för besluten eller innehåller unik information av direkt relevans. Ingår ofta i diarieförda handlingar. Voteringslistor Protokollsbilagor. Sekretessbevis/tystnadspliktsförsäkringar för förtroendevalda Förtjänsttecken (motsvarande) Gåvor till kommunen Tackbrev o d ordförandekorrespondens Vänorter, handlingar rörande Om inte anteckning om påminnelse istället görs i protokollet. 10

83 Särskilt gällande valnämnd Valnämnden i varje kommun är lokal valmyndighet. I valnämnden arkiv finns vissa handlingar som har stor betydelse för forskningen kring de allmänna valen, exempelvis material rörande röstmottagare, vallokaler, förtidsröstning, preliminär rösträkning m.m. När det gäller oanvänt material som exempelvis blanketter och kuvert kan Valmyndigheten efter valet meddela vad som ska sparas för att användas vid kommande val. Handling Gallring Anmärkning Anvisningar och utbildningsmaterial (särskilt för röstmottagare och kommunala bud) från Valmyndigheten (och länsstyrelsen) som enbart gäller ett val. Brevröster, för sent inkomna Informationsmaterial, kommunspecifikt (för allmänheten, spec. om förtidsröstningen och om dubblettröstkort). Kvitton avseende från posten mottagna röster Omslag med ytterkuvert från godkända budröster. Omslag med budröster som underkänts och tagits omhand. Protokoll över mottagna förtidsröster. Röstkort som samlats upp i vallokaler och röstningslokaler. Röstlängder som använts vid val Kan förstöras efter valet. Kan förstöras när valet vunnit laga kraft. Sparas under valperioden. Sparas under valperioden. Sparas under valperioden. Sparas under valperioden. Kan förstöras efter valet. Uppföljning av till exempel lokaler, transporter, kommunala bud, intern och extern information (kommunens planeringsunderlag). Kommunspecifikt utbildningsmaterial och lokala instruktioner (särskilt för röstmottagare och kommunala bud). Uppföljning av röstmottagningen (kommunens planeringsunderlag till nästa val). Valdistrikt, kartor och kodförteckningar över (motsv) Väljarförteckningar Sparas under valperioden. Särskilt gällande revision Fullmäktige väljer revisorer och revisorsersättare för sin och allmänhetens kontroll av och insyn i hur styrelse och nämnder m.fl. uppfyller sina uppdrag och mål. Fullmäktige utser även lekmannarevisorer till kommunens bolag. De handlingar som upprättas av de förtroendevalda revisorerna i deras bedömning av verksamhet, räkenskaper och intern kontroll ska som huvudregel bevaras. Vidare bör de handlingar bevaras som belyser revisionens organisation, den specifikt granskade verksamheten och revisionens resultat. Handling Gallring Anmärkning Fakturakopior Inkomna skrivelser 11 Till närarkiv efter 4 år. Till närarkiv efter 4 år. Till centralarkiv Förvaringsplats KR. Förvaringsplats KR, KS.

84 Kommunal författningssamling Minnesanteckningar Protokoll, original Revisionsrapporter Strategi, arb.plan Utgående skrivelser efter 4 år. Till närarkiv efter 4 år. Till centralarkiv efter 4 år. Till centralarkiv efter 4 år. Till centralarkiv efter 5 år. Till närarkiv efter 4 år. Till närarkiv efter 4 år. Till centralarkiv. efter 4 år. Förvaringsplats KR, KS. Förvaringsplats KR, KS. Förvaringsplats KS. Förvaringsplats KR. Förvaringsplats KR. Förvaringsplats KR, KS. Stiftelser Kommunen har ett antal utdelningsstiftelser. Dessa bildades ursprungligen genom donationer från privatpersoner, vanligtvis genom testamenten, och kallas ofta för donationsfonder. Stiftelserna förvaltar och delar ut medel till olika specificerade ändamål. Handling Gallring Anmärkning Anmälningar till stiftelseregistret Ansökningar till Kammarkollegiet om tillstånd att ändra, upphäva eller åsidosätta föreskrifter i stiftelseförordnandet, överklaganden till domstol av Kammarkollegiets beslut. Bidragsansökningar och beslut Protokoll Revisionsberättelser Räkenskapshandlingar för stiftelser som är bokföringsskyldiga enl. lag Räkenskaper över belopp som har inbetalats eller utbetalats. Sammanställning för räkenskapsåret (räkenskapssammandrag) Stiftelseförordnande eller motsvarande (donationsurkunder, gåvobrev, testamenten). Verifikationer för in- och utbetalningar Årsbokslut Årsredovisning Vid inaktualitet Förvaras fram t.o.m. det tionde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Förvaras fram t.o.m. det tionde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Se Ekonomiavdelningen. Stiftelser som inte är bokförings skyldiga enligt bokföringslagen. Stiftelser som inte är bokföringsskyldiga enligt bokföringslagen. Stiftelser som inte är bokföringsskyldiga enligt bokföringslagen. 12

85 Allmän administration Handlingar som tillkommit i allmän administrativ och förvaltande verksamhet kan, med vissa undantag, gallras när de inte längre har någon praktisk betydelse. Vissa handlingar har ett rättsligt värde och får inte gallras förrän detta värde har upphört. Ett urval av handlingar måste också bevaras för framtiden. Det gäller handlingar som ska tjäna som underlag för studier av kommunens roll i samhället och handlingar som är nödvändiga för ett långsiktigt utvecklingsarbete och för olika slags forskning. Diarieföring (registrering) m.m. Handling Gallring Anmärkning Adresslistor Diarier Diarieförda handlingar. Diarieplaner Ej diarieförda handlingar (handlingar med endast dokument ID). Vid inaktualitet Till centralarkiv efter 4 år. Till centralarkiv vid varje uppdatering. Gallring efter 1 år. Datum, diarieplan, ärendemening. Diarieplansnummer. Datumföljd. Ajourhålls. Fax, försättsblad Vid inaktualitet Fax, körjournal och sändningskvitton, sekretessbelagda handlingar Fax, körjournal och sändningskvitton, övrigt Vid inaktualitet Register till diarier Om sådana upprättas. Korrespondens (ej diarieförd), av vikt för verksamheten. Kan noteras på postlista. Korrespondens, rutinmässig Vid inaktualitet Kan noteras på postlista. Minnesanteckningar Vid inaktualitet Postlistor Vid inaktualitet Ofta integrerade i diariesystemet. Arkivering Handling Gallring Anmärkning Arkivförteckningar Arkivbeskrivning Dokumenthanteringsplan Ingår ofta i diarieförda handlingar. Gallringsbeslut Ingår i dokumenthanteringsplanen. Leveransreversal Kvitto över handlingar levererade till arkivmyndigheten. 13

86 Information/kommunikation Handling Gallring Anmärkning Bildarkiv & fotosamlingar, digitala och analoga. Jfr Fotosamlingar nedan. Gäller ej arbetsmaterial. Dagstidningar Gallring efter 3 veckor. Datumföljd. Fotografier, filmer, video, ljudband, CD-skivor o.d. som dokumenterar den egna verksamheten. Fotografier, filmer, video, ljudband, CD-skivor o.d. Vid inaktualitet framtagna för till exempel intern information och utbildning. Informationsskrifter och broschyrer Digitalt och analogt. Information på Internet Om unik, annars vid inaktualitet. Nyhetsbrev Pressklipp, nyhetssammandrag eller motsvarande omvärldsbevakning med direkt anknytning till verksamheten. Pressmeddelanden Digitalt och analogt. Telefonkataloger, interna Om uppgifter om befattning, organisatorisk placering o.d. ingår, annars vid inaktualitet. Tidningar, egenupprättade Arkivexemplar av till exempel hushållstidning, personaltidning. Kvalitetsarbete Handling Gallring Anmärkning Enkäter, - sammanställningar/rapporter - svar och andra underlag Vid inaktualitet - kartläggningar o.d. (med svar) Om av betydelse för verksamheten. - kundundersökningar etc. (med svar) Vid inaktualitet Om av ringa betydelse för verksamheten. Förslagsverksamhet - riktlinjer - inkomna förslag, register - inkomna förslag, belönade Ej belönade förslag kan gallras vid inaktualitet. Kvalitetsdokument, processbeskrivningar o.d./kvalitetssäkringssystem Målarbete Dokumentation av mål, strategier samt utvärderingar av arbetet. 14

87 Styrande dokument Handling Gallring Anmärkning Arbetsordning Ingår i diarieförda handlingar. Delegationsordningar Ingår i diarieförda handlingar. Handböcker Vid inaktualitet Om framtagna för den egna verksamheten. Instruktioner Manualer/lathundar Miljöcertifiering/-diplomering, dokumentation av Vid inaktualitet Organisationsscheman/beskrivningar Vid inaktualitet Ingår ofta i handling som skrivelser/tjänsteutlåtande n, årsberättelser e d. Policy, lednings- och styrdokument, strategisk plan, sektorsprogram, verksamhetsplaner. Ingår i diarieförda handlingar. Reglementen och bestämmelser. Protokoll. Riktlinjer, anvisningar Protokoll. Rutinbeskrivningar Vid inaktualitet Generellt förekommande verksamhetsanknutna handlingar Handling Gallring Anmärkning Avtal Ingår ofta i diarieförda handlingar. Se även upphandlingsärenden. Avtal, rutinmässiga Beredskapsplaner, handlingsplan för förebyggande verksamhet. Klagomålshantering 15 efter inaktualitet. - klagomål/synpunkter (inklusive svar) - klagomål/synpunkter och förslag av rutin artad, allmän karaktär - sammanställningar, rapporter och statistik Till exempel leasing av kopiatorer, städ. Om alla avtal diarieförs bevaras även dessa i diarieförda handlingar. Datumföljd. Ajourhålls (lag om skydd mot olyckor). Kurser seminarier och andra utbildningar i egen regi. Se anm. Program, deltagarlistor, ev. unikt studiematerial samt kopior av ev. kursintyg bevaras. Övriga handlingar (som inte ingår i ekonomisk eller personalredovisning) kan gallras vid inaktualitet. Protokoll eller mötesanteckningar från ledningsgrupper (förvaltningsledning).

88 Protokoll eller mötesanteckningar från olika interna verksamhetsmöten - avdelningsmöten, personalmöten, informationsmöten m.m. Protokoll från facklig samverkan (samarbetsorgan mellan arbetsgivare och arbetstagare). Vid inaktualitet Se Personaladministration/ facklig samverkan. Om de inte innehåller beslut eller unik information av direkt betydelse för verksamheten. Remisser och remissvar/yttranden Ingår i diarieförda handlingar. Spontanofferter och leverantörsinformation. Vid inaktualitet Uppdragshandlingar För exempelvis konsulter, projekt. Ingår ofta i diarieförda handlingar. Utredningar och studier Projekthandlingar Projekthandlingar hör hemma vanligtvis hemma i en verksamhet och bedöms i arkivhänseende i det sammanhanget. Det är dock viktigt att observera att kommunen lider allvarliga informationsförluster i den ofta stora informationsmängden. Kommunen bedriver ibland även s.k. EU-projekt. Handlingar inom EU-projekt kan ha gallringsfrister som avviker från det man normalt beslutar om för liknande handlingar inom annan verksamhet. Det är därför lämpligt att man håller samman ett EU-projekts handlingar och att man innan projektstart kontrollerar den aktuella EU-fondens regler och instruktioner om vilken dokumentation som ska finnas och hur länge. Handling Gallring Anmärkning Avtal Till exempel samarbetsavtal, sponsoravtal, outsorcingavtal. Delrapporter Ekonomisk slutredovisning Förstudier Minnesanteckningar Vid inaktualitet Jfr Protokoll. Protokoll med dagordning och deltagarlista. Från styr-/projekt-/arbets- /referensgrupper, m.m. Projektplaner Projektorganisation Till exempel projektets sammansättning, projektledare, deltagare, delprojekt, delprojektledare, tidsplaner, tilldelade resurser (fastställda budgetramar), budgetansvar, attestregler, riktlinjer för projektet m.m. Slutrapporter Ingår ofta i diarieförda handlingar. Uppdragshandlingar Direktiv, uppdragsbeskrivningar, uppdragsavtal etc. Utvärderingar Om utvärdering görs. 16

89 Personaladministration Arbetsmiljö Handling Gallring Anmärkning Arbetsmiljöutredningar Ofta utförda av extern konsult; avser till exempel teamutveckling, kartläggning av psykosociala förhållanden, utredning av inomhusmiljö som ventilation. Protokoll, arbetsmiljö (arbetsmiljöronder, skyddsronder etc.) 5 år Systematiskt arbetsmiljöarbete - organisation för arbetsmiljöarbetet med delegering av arbetsmiljö arbetsuppgifter/ansvar, handlingsplan mot kränkningar, krishanteringsplaner. - arbetsskador och tillbud (till exempel tillbudsanmälningar, års sammanställningar). Facklig samverkan, förhandling 17 System Lisa. Handling Gallring Anmärkning Facklig tid, rapporter och sammanställningar Förhandlingsprotokoll, löner/löneöversyn/revisionsförhandlingar med bilagor. 10 år Om inte protokollen diarieförs. Lokala samverkansöverenskommelser. Ingår i diarieförda handlingar alternativt i protokollsbilagorna. Protokoll med bilagor från samverkan på förvaltningsnivå. Protokoll med bilagor från samverkan på verksamhetsområdena (lokal samverkan). Protokoll från förhandlingar enligt medbestämmandelagen (MBL). Protokoll/anteckningar, arbetsplatsträffar eller motsvarande samverkan på arbetsplatsnivå. Kompetensutveckling Till exempel individärenden och förhandlingar enligt 38 MBL m.fl. som inte ersätts av centrala samverkansöverenskommelser. Handling Gallring Anmärkning Behörighetsgivande utbildning, bevis/intyg på I personalakt. Fritidsstudier I personalakt. Utbildningar - program, deltagarlista och eventuellt unikt studiematerial Även till exempel studieresor, arbetsrotation kan behöva dokumenteras/bevaras. - övrig dokumentation Vid inaktualitet Om där inte ingår handlingar som hör till den ekonomiska redovisningen. Kompetensutvecklingsplaner Ingår i diarieförda

90 handlingar. Kursinbjudningar Vid inaktualitet Resestipendier I personalakt. Utvecklingsplaner, individuella När anställningen upphör. Utvecklingssamtal, dokumenterade överenskommelser. När anställningen upphör. Utvecklingssamtal, övriga anteckningar. Vid inaktualitet Lönebildning Handling Gallring Anmärkning Befattningsbeskrivningar - generella Jfr befattnings- och arbetsvärderingssystem under Central personalenhet ovan. - individuella I personakt. Lönesättning, underlag för/förhandlingsunderlag, lönesamtal Vid inaktualitet Omställning Handling Gallring Anmärkning Omplacering, handlingar ang. I personal akt. Personalvård Handling Gallring Anmärkning Disciplinärenden Företagshälsovård, avtal om Ofta i Diarieförda handlingar. Förmåner, beslut om Till exempel motionssubventioner, lunchkuponger. Förslags-/idéverksamhet Se kvalitetsarbete. Försäkringar, avtal om Ofta i Diarieförda handlingar. Gratifikation Personalenkäter Till exempel NMI Nöjd medarbetarindex. Terminalglasögon, beslut/rekvisition 10 år Med faktura. Rehabilitering Handling Gallring Annmärkning Arbetsanpassning, dokumentation av behov och ev. åtgärder. Arbetsförmågebedömning, underlag för (lista över samtliga arbetsuppgifter som ingår i ordinarie arbete). Arbetsträning, dokumentation av 18

91 Arbetsskada (till exempel anmälan, läkarintyg, utredningsdokumentation, beslut om skadeersättning, ansökan om ersättning från AGS, TGA m.fl.). Besked till anställd enligt AB att anställningsvillkoren skall omregleras på grund av att den anställde har rätt till partiell sjukersättning som inte är tidsbegränsad. Företagshälsovårdens bedömning av arbetsförmågan. 19 Försäkringskassans anteckningar från avstämnings- /uppföljningsmöten Försäkringskassans beslut avseende rehabiliteringsersättning. Försäkringskassans beslut avseende sjukersättning (sjukpenning). Försäkringskassans förfrågan om anställds inkomst och årsarbetstid. Handlingsplan (rehabplan) Kompetensutvecklingsinsatser, dokumentation av eventuella. Medarbetaren kan med stöd av AB anvisas dit för en komplettering av läkarintyget. Livränta Läkarintyg Jfr Löneadministration ovan. Missbruk av alkohol eller andra droger, handlingsprogram för hantering av. Rehabiliteringsmöten (samtal), övriga anteckningar. Rekrytering och introduktion av nya medarbetare Handling Gallring Anmärkning Assessment center, utlåtanden från, referenser, utlåtanden Vid inaktualitet från rekryteringskonsulter. Annonser (kungörelser) Vid inaktualitet Kan diarieföras och bevaras som en del av tjänstetillsättningsärendet. Ansökningshandlingar, erhållen tjänst I personal akt. Ansökningsuppgifter, ej erhållen tjänst P.g.a. möjligheten att överklaga enligt 23 i lag om förbud mot diskriminering. Anställningsavtal Benämns även Förordande. i personakt. Intresseanmälningar (spontanansökningar) Introduktionsprogram för nyanställda. Kvittenser för nycklar och passerkort, behörigheter till ITsystem m.m. Postöppning, fullmakt (motsvarande). PuL, information samt samtycken/återtaganden av samtycken till behandling av personuppgifter. PuL, samtycken och återtaganden av samtycken till utlägg på webbplats. Vid inaktualitet efter inaktualitet Vid inaktualitet Kan ingå i Anställningsavtal, Avtal med konsult/uppdragstagare. i personal akt. Kan ingå i Anställningsavtal, Avtal med konsult/uppdragstagare.

92 i personal akt. Tystnadsplikt, påminnelse om Sekretessförbindelsen kan ingå i Anställningsavtal, Avtal med konsult/uppdragstagare. i personal akt. Särskilda anställningsformer Med särskilda anställningsformer avses till exempel arbetsmarknadspolitiska åtgärder (lönebidrag, nystartsjobb m.m.), externfinansierade tjänster, praktikplatser och feriejobb Mycket av personaladministrationen för de här särskilda anställningsformerna följer den vanliga gången. Handling Gallring Anmärkning Avisering om utbetalt belopp från Arbetsförmedlingen. Bekräftelse av anställning till Arbetsförmedlingen. Beslut från Arbetsförmedlingen avseende bidrag (nytt eller omprövning). Beslutsunderlag till Arbetsförmedlingen för bidrag (nytt eller omprövning) inklusive handlingsplan. Rekvisition av bidrag till Arbetsförmedlingen. Ekonomiadministration I personakt. I personakt. Handling Gallring Anmärkning Allmän debitering Arvodes utbetalningar från godemän. Avtal Beställningar Bokföringsorder Budget och verksamhetsplan. Debiteringar/krediteringar Debiteringsunderlag Fakturaunderlag Fakturor, original som inte skickas för skanning. Interna räkningar (kopior) Internextern debiteringar Inventarieförteckning Kassa Kassarullar Rapportkort (kopieringsmaskin) 5 år 10 år 5 år 10 år 5 år 10 år 5 år 10 år 20

93 Vigseladministration Huvudansvaret för vigseladministrationen ligger på länsstyrelserna och Skatteverket, varför flertalet handlingar inte behöver bevaras hos kommunen. Handling Gallring Anmärkning Intyg vigsel Lämnas till kommunen, fås från Skatteverket. Protokoll Förrättarens protokoll. Insänds årligen till Länsstyrelsen. Underrättelse till Skatteverket om vigsel/partnerskap. Enligt äktenskapsbalken 4 kap. Vigsel 4 Görs av förrättaren eller kommunen. Budget- och skuldrådgivning Handling Gallring Anmärkning Ärenden rörande budgetrådgivning. (Ärendeblad, minnesanteckningar, skuldöversikter, kalkyler, förslag till hushållsbudget) Ärenden rörande skuldrådgivning ej prövade enligt skuldsaneringslagen. (Ärendeblad, minnesanteckningar, skuldöversikter, kalkyler. Underlag från långivare, kopior av korrespondens, överenskommelser med fordringsägare) Ärenden rörande skuldsanering prövade enligt skuldsaneringslagen. Ärendeblad, minnesanteckningar, skuldöversikter, kalkyler. Underlag från långivare, kopior av korrespondens, överenskommelser med fordringsägare, Kopior av ansökan till och beslut från kronofogdemyndighet samt förekommande tingsrättsbeslut) Register till ärenden rörande budget- och skuldrådgivning. Bokningslistor Statistikunderlag/statistik som sammanställts till årsstatistik eller motsvarande. 5 år 5 år efter att betalningstiden löpt ut. 5 år efter att betalningstiden löpt ut. 5 år 1 år När sammanställning/ redovisning skett 21

94 Handlingar av ringa betydelse Inkomna handlingar vars informationsinnehåll är av ringa betydelse. Gäller oberoende av hur handlingen har inkommit (vanlig post, e-post, fax). Handling Gallring Anmärkning Reklam, broschyrer etc. Omedelbart Gallras av registrator eller den som har hand om handlingen. Handlingar med meningslöst eller obegripligt innehåll. Omedelbart Gallras av registrator eller den som har hand om handlingen. Felsänd post. Omedelbart Ska om möjligt överlämnas till rätt mottagare eller återsändas till avsändaren. Information som inte berör Falköpings kommuns Omedelbart verksamhet. SPAM Omedelbart Överförs till en särskild mailserver. Se vidare ITavdelningen. E-post som innehåller skadlig programkod Omedelbart Överförs till en särskild mailserver. Information som lagrats på PC under Internet-användning, t.ex. cookies, temporary internet files, history files. 2 månader Gallras av varje enskild användare. Handlingar av tillfällig betydelse Inkomna handlingar vars informationsinnehåll är av tillfällig betydelse. Gäller oberoende av hur handlingen har inkommit (vanlig post, e-post, fax) eller upprättats (papper, digitalt). Handling Gallring Anmärkning Inkomna handlingar Handlingar för kännedom, t.ex. rapporter, årsredovisningar, verksamhetsberättelser, remissyttranden, pressmeddelanden, cirkulär, protokoll m.m. 1 år Under förutsättning att innehållet inte ger upphov till ett ärende eller har betydelse för ett pågående ärende. Vid inaktualitet. Inbjudningar och kallelser till kurser, seminarier, konferenser och möten. Bokningsbekräftelser och dylikt. Vid inaktualitet. Kurser, seminarier m.m. Kursdokumentation. Vid inaktualitet. Allmänna frågor (oftast e-post). 3 månader Under förutsättning att innehållet inte ger upphov till ett ärende eller har betydelse för ett pågående ärende. Internetsidor som laddas ner eller skrivs ut. Omedelbart Under förutsättning att innehållet inte ger upphov till ett ärende eller har betydelse för ett pågående ärende. Andra övertaliga utskrifter eller kopior. När de inte längre behövs för verksamheten. Allmän handling som är offentlig. 3 månader Hos ansvarig handläggare. 22

95 Upprättade handlingar Övertaliga kopior och dubbletter i ett ärende. Utkast och andra anteckningar i ett ärende. Register, liggare, listor, E-postlista och andra tillfälliga hjälpmedel som har tillkommit för att underlätta arbetet. Underlag för Falköpings kommuns interna planering och verksamhetsredovisning. Filer i och utdata från administrativa system för uppföljning och kontroll av driftsäkerhet och tids redovisning. Kallelser till möten som protokollförs. Säkerhetskopior/backuper. Svar på allmänna frågor (oftast e-post). När ärenden avslutas. När ärendet avslutas. När de inte längre behövs för verksamheten. När sammanställning gjorts och underlaget inte längre behövs för verksamheten. När de inte längre behövs för verksamheten. När protokoll upprättats och justerats. Enligt gällande driftinstruktion. 3 månader Överförts till annan media eller till andra handlingar Under förutsättning att ett arkivexemplar finns bevarat. Under förutsättning att det inte innehåller någon sakuppgift av betydelse. E-post till myndighetens officiella adress Gallras av registrator två veckor efter att e-posten vidarebefordrats till ansvarig befattningshavare. E-post som skrivs ut. Efter utskrift Utskrift görs eftersom innehållet ger upphov till ett ärende eller har betydelse för ett pågående ärende. Meddelande till röstbrevlåda, telefonsvarare och mobilsvar. Felaktiga uppgifter i datafiler av registerkaraktär som tillkommit genom skrivfel, räknefel eller motsvarande förbiseendefel. Dataupptagningar och mikrofilm som ersatts av nya exemplar inom samma medium. Dataupptagningar som endast framställts för överföring, utlämnande, utlåning eller spridning av handlingar. Efter mottagandet Om meddelandet har betydelse för ett ärende ska tjänsteanteckning göras. Efter rättning Efter överföring När det inte längre behövs för verksamheten. 23

96 Kommunledningsförvaltningen Kansliavdelningen Handling Gallring Anmärkning Allmän Förvaltning: Hotbrev Hemliga handlingar Kommunal Författningssamling Bolag: Protokoll Bredbandsbolaget AB Protokoll Green Market Sweden AB Protokoll Hotellfastigheter AB Protokoll Midgård (före bolagets ombildande till Bredbandsbolaget AB) Till centralarkiv efter 4 år. Till centralarkiv årlig uppdaterad sammanställning. Till centralarkiv efter 1 år. Till centralarkiv efter. Till centralarkiv efter. centralarkiv. Datumföljd. Säkerhetschef skall informeras. Datumföljd. Ajourhålls. Datumföljd. Datumföljd. Datumföljd. Datumföljd. 24

97 Juridisk verksamhet Kommunens juridiska funktion bereder eller deltar ofta i beredningen av ärenden till kommunens ledningsorgan. Den dokumentationen återfinns då ofta i protokollshandlingarna, vilka ska bevaras (se avsnitt om politiska organ). Den juridiska funktionen lämnar råd och stöd till kommunens nämnder och förvaltningar, genomför rättsutredningar samt tillhandahåller utbildningar m.m. Handling Gallring Anmärkning Dom - fullmakt - föreläggande Vid inaktualitet - kallelse till förhandlingar Vid inaktualitet - korrespondens - korrespondens, rutinmässig Vid inaktualitet Korrespondens som ej tillför sakuppgift och som är av tillfällig eller ringa betydelse - tjänsteanteckningar - tjänsteanteckningar, rutinmässiga Vid inaktualitet Minnesanteckningar som ej tillför sakuppgift och som är av tillfällig eller ringa betydelse. - protokoll - stämningsansökan - underlag för framställt krav - yttrande - yttrande från motpart Rådgivning Vid inaktualitet Frågor med underlag, tjänsteanteckningar, korrespondens och förslag till exempel avtalsförslag. PM, promemorior Anvisningar och meddelanden p.g.a. nyheter i regelverk, domstolsutslag o d. Utbildningar, handlingar rörande PuL-administration 25 Vid inaktualitet Varje nämnd/styrelse är i Falköpings kommun personuppgiftsansvarig. I kommunen har man utsett ett personuppgiftsombud för varje nämnd. Handling Gallring Anmärkning Anmälan av behandling av personuppgifter till Datainspektionen. Anmälan av behandling av personuppgifter till personuppgiftsombudet. Anmälan av personuppgiftsombud till Datainspektionen. Vid inaktualitet Vid inaktualitet Entledigande av tidigare anmält personuppgiftsombud. Vid inaktualitet Ingår i Anmälan av personuppgiftsombud. Förordnande av personuppgiftsombud. Ingår i protokollsbilagor.

98 och/eller diarieförda handlingar. Informationsmaterial till personuppgifts ombud från Vid inaktualitet Datainspektionen. Inrättande av personuppgiftsombud. Ingår i protokoll, protokollsbilagor och/eller diarieförda handlingar. Nämndens/styrelsens instruktion för förvaltningen angående behandling av personuppgifter. Personuppgiftsbiträde, avtal med Personuppgiftsbiträde, instruktion för Ingår i protokoll, protokollsbilagor och/eller diarieförda handlingar. Personuppgiftsbiträde, checklista för kontroll av Vid inaktualitet avtalsuppfyllelse till exempel säkerhet. Registerförteckningar Personuppgiftsombudets förteckning över personregister. Registerutdrag, begäran om samt svar, enligr 26 PUL (registerutdrag). Personalavdelningen Personalavdelningen handlägger ärenden till de politiska organen vad gäller övergripande personalpolitiska dokument. Dessa ingår i protokollshandlingar, vilka ska bevaras. Vidare arbetar avdelningen med anvisningar, riktlinjer m.m. på personalområdet, vilka även de ska bevaras (se policy-/styrdokument/riktlinjer) För att kommunen ska kunna fullgöra sina plikter som arbetsgivare måste kommunen bevara viss information om sin personal. I en personal akt samlas normalt alla handlingar som rör den anställde, t.ex. anställningsavtal, betyg, tjänstgöringsintyg, handlingar rörande längre pensionsgrundande ledigheter och dokumentation av kompetensutveckling. Eftersom akterna innehåller centrala uppgifter om de anställda bör de bevaras även efter det att vederbörande gått i pension. Löneenheten Handling Gallring Anmärkning Personakt ingår Anställningsavtal Ansökningshandlingar Betyg Beslutsprotokoll från anställningsmyndighet om tjänstetillsättning Beslut om löner, pensioner, avgångsgåva m m Sekretessförbindelse Diarieförda sekretesshandlingar Skriftliga varningar Uppsägning egen + av arbetsgivaren Pensionsavgång Matrikelkort Lärare Övriga anställda Avslutade anställningar Rapporter Källrapportering via Besched Övriga rapporter 1 år Efter avslutad anställning finns akten kvar innevarande år + 3 år i närarkivet. Gallras på personalavdelningen innan överföring till Centralarkivet. Pärm för timanställda. Äldre i pärm i 3 år Datafil. Närarkiv 1 år, därefter 26

99 Lönelistor CD Microfische Retrolistor Försäkringar 3 år BU-arkivet. Närarkiv (Sista i varje serie). Centralarkiv omgående Närarkiv. Avtalsförsäkringar (Arbetsskada, Sjukförsäkring) 3 år Närarkiv (Kopior). Läkarintyg Kronofogdemyndighetsbeslut 3 år Närarkiv. Intresseavdragslistor 3 år Närarkiv. Bokförings- och avstämningslistor 3 år Närarkiv. Momskvitton 10 år Närarkiv 3 år, därefter BU-arkivet. Sökregister Äldre i pärm i närarkivet. Datajournaler Skattelistor 10 år CD (Närarkiv). Matrikeluppgifter Kontrolluppgifter Övertidsjournal Log-filer Lönefördelningsboken 10 år 10 år 3 år 3 år Fil, G-katalogen. LAS Varsel- och beskedbrev 3 år Närarkiv. Personalenheten Handling Gallring Anmärkning Pensionshandlingar KPA. Pensiondirekt. Pensionsvalet. Förhandling Förhandlingsprotokoll Diabas. Förbundsordning. Övrigt Fakturakopior Annonser Rehabilitering Arbetsskador/ Tillbud 1 år 5 år 3 år 3 år Xpand. Offentliga Jobb. Miljödata: Adato/Lisa. 27

100 Ekonomiavdelningen Ekonomiavdelningen handlägger ärenden till de politiska organen vad gäller övergripande ekonomiska dokument. Dessa ingår i protokollshandlingar, vilka ska bevaras (se politiska organ). Vidare arbetar avdelningen med anvisningar, riktlinjer m.m. på ekonomiområdet, vilka även de ska bevaras (se policy-/styrdokument/riktlinjer). Handling Gallring Anmärkning Àjourhållningslistor Anläggningsregister/reskontra (bokslutsbilaga) Anläggningsreskontra 10 år Exkl det utdrag som ingår i Bokslutsbilagorna till Årsbokslut. Ambulanstransportkvitton Arvoden, sammanställning över utbetalda. Attest- och utanordningsbehörigheter Attestliggare, fakturajournaler Avräkningsböcker, bokföringsunderlag Avstämningar under året Avstämningslista bankgiro/plusgiro Avstämningstotaler Bankböcker, makulerade Bankställning, uppgift om Behandlingshistorik Behörighetslistor Beställningar Betalningsförslag/betalning av leverantörsfakturor (datalistor) Betalningspåminnelser Efter betalning eller avskriven fordran. Bilagor till inkomstverifikationer Om de inte är nödvändiga komplement till verifikationerna. Biljettstammar Bokföringslistor Bokföringsorder Bokslutsunderlag Budget Budgetrapporter Bokslutsbilagor exkl årsbokslut 10 år Budgetuppföljning Jfr ovan Bevarande. Checkstammar och checktalonger Clearing listor (debitering och krediteringar) 10 år 28

101 Dagrapporter Debiteringsorder Debiteringsunderlag Delårsbokslut 10 år 10 år Ekonomiadministrativt system (eventuellt i urval utgående ifrån denna sammanställning över data som bör bevaras). Ekonomisk statistik Fakturahanteringssystem (eventuellt i urval utgående ifrån denna sammanställning över data som bör bevaras; jfr kommentarerna ovan). Fakturajournaler Fakturakontroll Fordringar, utestående, listor över Fraktsedlar Frimärkskassa, redovisning 10 år Följesedlar Se anmärkning Efter avstämning mot fakturan om fakturan är specificerad och inte en samlingsfaktura. Fördelningslistor, löner Förskott, kvittenser vid resor och kurser Försäkringshandlingar, inaktuella Grund bokföring 10 år Handkassa, redovisning Huvud bokföring 10 år Indatamaterial, underlag för bokföring Inkassoärenden, avslutade Inlämningskvitton, posten (inte rek eller ass) Inteckningar, dödade Integrationslistor Intern kontroll Dokumentation av upplägg och arbetsformer samt rapporter och eventuella åtgärdsplaner (motsvarande). Interna räkningar, kopior Inventarieförteckningar Kassarapporter/avstämningar (med kvitton) Kontantförsäljning, kvitton Kontantredovisningar, kassabehållning Kontoavstämningar Kontoplaner med kodförteckningar, kodplaner 10 år 10 år 10 år 10 år 10 år Kontoutdrag Kopieringsmaskin, rapportkort 10 år 29

102 Kundfakturor Kundfakturor, underlag för makulering och nedskrivning av Kundfordringar, avskrivningar av, med beslut/specifikation Kundreskontra Kvittenskopior Kvittenslistor Leverantörsbetalningar, girolista Leverantörsfakturor Leverantörsreskontra Likviditetsplanering, prognoser Logglistor, àjourhållningslistor samt länkar (datalistor) Längder, statistik Momsredovisning Obligationslån, bankens redovisningar OCR-listor, betalning av kundfakturor (datalistor) Ordererkännanden Packsedlar Postkvitton, inte värdepost Rapporter, indata Registeruppgifter, indata Reklamationer Rekvisitioner Reversaler, journaler över redovisade Räkningar, kopior av interna Räkningsunderlag för debitering Rättelser, bokföringsunderlag Skatteredovisning, utdata för Skatterevision, underlag för Specifikation av kostnader/intäkter Systemdokumentation 10 år 10 år 10 år 10 år 10 år 10 år 10 år Utbetalningslista plusgiro/bankgiro Utbetalningsorder, -uppdrag Verifikationer 10 år Jfr ovan Bevarande och resonemang. Verksamhetsberättelser se Årsberättelser 10 år Under Ekonomiadministration. Uppföljningsrapporter Verksamhetsuppföljning i form av månads-, kvartalsoch/eller delårsrapporter med bokslut till nämnd/styrelse (ibland även till fullmäktige eller 30

103 styrelse). Ingår ofta i diarieförda handlingar. Jfr ekonomiadministration nedan. Årsberättelser, årsrapporter Ingår ofta i diarieförda handlingar. Jfr Ekonomiadministration nedan. Årsbokslut med bokslutsbilagor (till exempel huvudbokssammandrag). Årsförbrukning, årlig statistik över förbrukningar av varor och tjänster. Årsredovisningar, årsrapporter Upphandling Handling Gallring Anmärkning Anbud, inte infordrade (och inte antagna) Vid inaktualitet Anbud tävlingsbidrag. Bilagor till anbud och tävlingsbidrag i form av modeller, ritningar och planer gallras om de är beskrivna (eller avbildade) i dokumentationen. Anbudsansökningar Anbudsförteckningar, sammanställningar, protokoll och liknande. Anbudsutvärderingar Annons (jfr Förfrågningsunderlag, Kompletterande handlingar). Antalsstatistik per artikel Artiklar med negativt saldo, månadslista Artiklar med överlager Avrop mot ramavtal i de fall parterna inte skall inbjudas att lämna nya anbud. Beslut om antagande/förkastande av anbud (tilldelande av kontrakt, slutande av ramavtal) eller beslut om att avbryta en upphandling respektive göra om en upphandling. Besiktningsprotokoll Besiktningsprotokoll, logistik Beskrivning (tillhörande anbud) Beställningar, beställningsbekräftelser Beställningar, listor Bevis om avsändningsdatum för annonsunderlag till EGT Bokföringsjournaler, förråd Bokföringsunderlag, listor Branschvillkor/-bestämmelser Broschyrer efter avtalstidens utgång 10 år 10 år Vid inaktualitet 31

104 Cirkulärskrivelser, inköp/upphandling Debiteringslistor, förråd Följesedelslistor Vid inaktualitet Följesedlar Om motsvarande faktura är specificerad och inte en samlingsfaktura. Förbrukningslistor Förbrukningsrapporter Förfrågningsunderlag (med till exempel tekniska specifikationer). Förhandlingsprotokoll Förrådsbehållning, listor Förrådskörningar Förrådslistor Förrådsrapporter Förrådsredovisningar, listor Förrådsrekvisitioner/beställningar/kundorderunderlag Förrådssystem/förråds och inköpssystem (eventuellt i urval). Förrådsuttag, listor Garanti-/avtalshandlingar Inbjudan att komma in med anbud eller att förhandla, tävlingsinbjudan. Information från leverantörer Interndebitering, listor Intresseanmälningar, inte infordrande (och inte antagna) Intyg från erkända organ. Inventarieförteckningar Inventarieförteckningar, månadsvis Inventeringar, löpande Inventeringar, månadsvis Inventeringar, årsrapport Inventeringslistor (ej månad 1, 13) Kassationslistor (ej månad 1, 13) Kassationsrapporter Kassationsrapporter, årsrapport Kompletterande handlingar (till annons, förfrågningsunderlag). Kompletterande upplysningar (om annons, förfrågningsunderlag). Så länge garanti/ avtal gäller Vid inaktualitet Vid inaktualitet 10 år 10 år 10 år 32

105 Kommunikation, informationsutbyte rörande ett upphandlingsärende. Konstruktionshandlingar, byggentreprenader. Kontrakt (byggentreprenadkontrakt, tjänstekontrakt, varukontrakt). Kontroll av leverantörers lämplighet, dokumentation kring. Kundregister (ändringar) Lagerbok Lagerrapporter Lagervärde per kostnadsställe, listor Lagervärdelistor Larmlistor Leveranser, försenade (uteliggande beställningar), listor Leveransgodkännande Leveransstatistik Lokala bestämmelser för upphandling och leveranser. Lånelistor, förråd Materialinventarium (ej månad 1, 13) Materiallistor Meddelanden till EG:s kommission. Modell (tillhörande anbud) Nollsaldolistor Offerter, inte infordrade (och inte antagna) Omsättning i förråd, listor över Orderbekräftelser, ordererkännanden Plocklistor, förråd Prisblad, prisändringsmeddelanden Protokoll enligt 9 kap 12 LOU. Protokoll med beslut från inköpsnämnd/-delegation eller motsvarande. Projektbeskrivning (vinnande bidrag i projekttävling). Ramavtal Ramavtal, skriftligt samråd med leverantör som är part. Ramavtal, komplettering av anbud. Rapportlistor, förråd Rapportlistor, kassation Redovisningslistor, lagerhållning Registreringsunderlag för inventering Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet 33

106 Reklamationer Rekvisitioner Rekvisitioner, kopior Rekvisitioner, listor Ritningar (tillhörande anbud, vinnande bidrag i projekttävling). Ritningar, byggentreprenader Vid inaktualitet Statistik, inköps-, löpande Årssammanställningar bevaras. Statistik: inköps- och artikelstatistik (motsvarande) i årssammanställd form. Statistik, leverantörs-, löpande Sändlistor Tjänsteanteckningar, kontakter med leverantörer, entreprenörer, konsulter Transaktionslistor Underlag för ADB-bearbetning Underrättelse om beslut till anbuds sökande/anbudsgivare. Upphandlarprofil (sammanställning av uppgifter tillgänglig på Internet som innehåller information om den upphandlande myndigheten och dess upphandlingar). Upphandlingscirkulär Upplysningar på begäran av leverantör (då ansökan avslagits eller anbud förkastats). Uteliggande beställningar, listor Uteslutning av leverantör, dokumentation kring. Uttag per rekvirent, listor Uttagstillfälle per artikel, listor Varukataloger Vid inaktualitet Vid inaktualitet 34

107 IT-avdelningen IT i kommunen är en del dels av den allmänna administrationen och förvaltningen, dels av de specifika verksamheterna. De mesta av de handlingar som IT hanterar regleras genom den verksamhetsprocess där handlingarna hör hemma. Frågor rörande användardokumentation samt granskningsloggar hanteras dock av IT-avdelningen. Granskningsloggar är loggar i nätverk och/eller databaser som dokumenterar tillgång till information och som kan behövas i revisioner, ansvars-/disciplinärenden, skadestånd, brottmål t.ex. dataintrång m.m. Handling Gallring Anmärkning Användardokumentation Om unik, annars vid inaktualitet. Cookie- och Globalfiler Gallring 2 månader efter Registrering. Datumföljd. Gallring sker med automatik SE KS Beslut , 129. Dokument i G-katalog. Dokument i J-katalog. Granskningsloggar - loggar över systemfel och felmeddelande/larm i ITinfrastrukturen (s.k. systemlogg). Gallring efter 5 år. Gallring efter 1 år. 3 månader - spårningsloggar för analys av fel (varje aktivitet visas i 3 månader loggen). - övervaktningsloggar (intrångsförsök, virusangrepp etc.) 3 månader - loggar över händelser som rör applikationens säkerhet (s.k. säkerhetslogg). - loggar över systemfel och felmeddelande/larm i applikationer. - loggar över genomförd transaktionshantering i applikationer (s.k. transaktionslogg). 3 månader 3 månader - loggar över Internetaccesser. 3 månader - loggar över e-postaccesser. 3 månader - loggar över in- och utloggar i AD (lyckade och misslyckade 3 månader försök). - loggar över lösenordsbyte i AD-katalogen. 3 månader - loggar över åtkomst till fysisk utrustning (processorer, minnen/lagringsmedia). Dator. Dator. 1 år Rör system hos Kansli-, Ekonomi- och Personalavdelningen. 3 månader Systemdokumentation Om unik, annars vid inaktualitet. 35

108 Stadsbyggnadsavdelningen Plan 3 Höger korridor Arkiv 2 (vänster sida) Handling Gallring Anmärkning BN Delegationsprotokoll. Bygglovshandlingar. Handlingsförteckning. Mikrofilm, arbetsex. Gallring efter 3 år. Pärmar. K: Ann-Charlotte K. Mappar. Alfabetisk. K: Erna Pezic. Pärm. Alfabetisk. K: Ann-Charlotte K. Plåtskåp. Kronologisk. K: Ann-Charlotte K. * efter mikrofilmning förvaras originalmappar i källarförråd, för t.ex. forskningsändamål. * alla ärenden som är dubbla i ByggR och Diabas förvaras enbart digitalt i Diabas. Plan 3 höger korridor Arkiv 1 Handling Gallring Anmärkning Mikrofilm, original.* Tomtmätningar Original. Tomtindelningar Original. Tomtböcker. Punktskisser. Flygfoto. Flygfotounderlag. Tomtindelningshandlingar. Areaberäkningar. CD-skivor på Ort o foto o kartor. Gallring: Upphörde Gallring efter 10 år. Gallring efter 3 år. Till när förrättning är klar. Gallring efter 3 år. Kronologisk. Landsark. Gtb. K: Ann-Charlotte K. Plåtskåp. Årtal. Även i planarkiv. K: Mikael Carp. Ritn. Skåp. Beteckn. nr. K: Mikael Carp. Pärmar. Fast.beteckn. K: Mikael Carp Pärmar. Nr.ordn. K: Mikael Carp. Plåtskåp. Svartvita. K: Mikael Carp. Plåtskåp. K: Mikael Carp. Pärm. K: Mikael Carp. Plåtskåp. Bokstavsordn. K: Mikael Carp. CD-lådor. Årtal 36

109 Skyddsrumshandlingar. Byggnadsnämndens protokoll K: Mikael Carp. Pärm. Objektsvis. K: Stefan Tiverman. Pärmar. Kronologisk. K: Ingegerd C. Plan 3 planarkiv vänster korridor Handling Gallring Anmärkning Kopior lantmäteriförrättningar. Pärm/plåtskåp Aktnummer K: Mikael Carp. Nybyggnadskartor Original. Dataprogram. Översiktsplaner. Detaljplaner. Fastighetsplaner. Områdesbestämmelser. Planprogram. Geologiska undersökningar. Samlad bebyggelse. Skyddsrumsritningar. Gallring: Planarkiv. Pärm/plåtskåp. Alfabetisk K: Mikael Carp. Kartonger. K: Mikael Carp/Erna Pezic. Akt/pärm. Kronologiskt. K: Erna Pezic. Akt. Kronologiskt. K: Erna Pezic. Pärm. Kronologiskt. K: Mikael Carp. Akt/pärm. Kronologiskt. K: Erna Pezic. Pärm/akt. Kronologiskt. K: Erna Pezic. Pärm. Kronologiskt. K: Erna Pezic. Akt. Alfabetisk. K: Erna Pezic. Skåp/dator. Kronologisk. K: Stefan Tiverman. 37

110 Källararkiv Mät o Kart Handling Gallring Anmärkning Gravyrer. Grundkartor. Järnvägskartor, kopior Skifteskartor, kopior. Fornlämningskartor. Mät- och Karts arkiv plan 5 Gallring efter 3 år. K: Mikael Carp. K: Mikael Carp. K: Mikael Carp. K: Mikael Carp. K: Mikael Carp. Handling Gallring Anmärkning Kopior lantmäteriförrättningar Primärkartor Tomtindelningar Original Gränspunktskartor Gravyrer Underlag adresskarta Grundkartor Järnvägskartor, kopior Skifteskartor, kopior Stomnätsprotokoll Detaljmätningsprotokoll Flygfotounderlag Fornlämningskartor Gallring efter 10 år. Gallring efter 3 år. Pärmar. K: Mikael Carp. Plåtskåp. K: Mikael Carp. Plåtskåp. K: Mikael Carp. Plåtskåp. K: Mikael Carp. Plåtskåp. K: Mikael Carp. Plåtskåp. K: Mikael Carp. Plåtskåp. K: Mikael Carp. Plåtskåp. K: Mikael Carp. Plåtskåp. K: Mikael Carp. Pärmar. K: Mikael Carp. Pärmar. K: Mikael Carp. Plåtskåp. K: Mikael Carp. Plåtskåp. K: Mikael Carp. Tomtindelningshandlingar Beräkningsprotokoll Gallring efter 3 år. Gallring efter 3 år. Plåtskåp. K: Mikael Carp. Pärmar. K: Mikael Carp. 38

111 Barn- och utbildningsförvaltningen Barnomsorg Handling Gallring Anmärkning Avbetalningsplan - kopia Avstängning. Förteckning över barn en gång per termin. 15 mars och 15 oktober Beslut enligt skollagen 8 kap 5, 7, 9. Kommunbidragslistor Gallring vid inaktualitet Efter 5 år BU arkiv. Gallring efter 10 år. Till centralarkiv efter 5 år. Gallring: Vid inaktualitet. Efter BU arkiv. Gallring efter 10 år. A 4-pärm. Resp arbetsplats. Personnummer. A 4-pärm. Resp arbetsplats. Personnummer. A 4-pärm. Resp arbetsplats. Personnummer. A 4-pärm. Resp arbetsplats. A 4-pärm. BU-kontoret. Ansvarsnr. ordning. mars, okt arkiveras för forskning. Grundskola, Särskola, Gymnasium, Gymnasiesärskola Handling Gallring Anmärkning Ansökan inackorderingsbidrag - vid sekretess till expeditionsportfolio. Lokala arbetsplaner och handlingsplaner Avgångsbetyg kopior, gymnasiet. Betygskataloger Skriftlig bedömning år 9 förvaras tillsammans med betygskatalogen. CSN-rapporter. Gallring efter 3 år. Till centralarkiv efter 5 år. Omg. till Till centralarkiv efter 5 år. Till centralarkiv efter 5 år Grundskola/ särskola. Gymnasieskola/ Gymn särskola. Gallring 1 år efter avslutad skolgång. Resp arbetsplats. A 4-pärm. Resp arbetsplats. Läsårsvis. A 4-pärm. Resp arbetsplats. Läsårsvis. Resp arbetsplats Närarkivet. Terminsvis. A 4-pärm. Resp arbetsplats. Läsårsvis. 39

112 Elevakter (tre olika portfolios). Elevakter(grund- och gymnasieskola) som myndigheten ansvarar för och vilka ska innehålla de handlingar som anges i särskilt upprättat PM. Resultatportfolio: Resultat från prover, tester Resultat från nationella och diagnostiska provresultat Handlingar upprättade för studieplanering Handlingar upprättade vid utvecklingssamtal Individuell utvecklingsplan eller studieplan Kopia av aktuellt åtgärdsprogram Expeditionsportfolio: Protokoll från elevhälsokonferens Anteckningar/protokoll från förekommande samrådsgrupper Skriftlig information i anslutning till utvecklingssamtal Handlingar i elevhälsoärenden pedagogiska utredningar Beslut i elevhälsoärenden Åtgärdsprogram original, utredningar och andra jämförbara handlingar Handlingar utvisande elevs studiefrånvaro eller studieresultat Handlingar gällande frånvaro på gymnasiet notering om rapport till CSN Handlingar rörande mobbning, kränkande behandling Skrivelser mellan lärare och elev/vårdnadshavare Skrivelser från utomstående personer, myndigheter Handlingar rörande omprövning i gymnasieskola för högre betyg Ansökan och beslut om mottagning i särskolan Val av skola (skolskjuts)* Växelvis boende (skolskjuts)* Inackorderingstillägg** Utöver ovanstående kan det även finnas elevportfolio. Detta är dock en portfolio som myndigheten inte ansvarar för utan tillhör eleven. Gallras eller överlämnas till elev då denne slutar grundskola/gymnasieskola Till centralarkiv direkt efter avslutad grundskola och gymnasieskola Gallring: Expiditionsportfol ion ska bevaras Kan gallras efter avslutad skolgång.)*)**) A 4-pärm/mapp (valfri) Resp arbetsplats A 4-pärm/mapp (valfri) Expedition resp. skola. Personnummer- ordning. Märk kartongerna med år Valfri (i samråd med elev. Det skall understrykas att expeditionsportfolio som innehåller handlingar rörande kränkande behandling exempelvis rörande mobbning/trakasserier ska sparas i sin helhet. *) Alla akter med födelsedatum 5, 15, 25 i varje månad samt alla akter innehållande uppgifter om kränkande särbehandling ska överlämnas till centralarkivet. **) Alla akter gallras (förstörs) utom de med födelsedatum 5, 15, 25 i varje månad och de som innehåller uppgifter om kränkande särbehandling. Informationsbroschyr Interkommunala ersättningar (förteckning). Klasslistor. Till centralarkiv efter 10 år. Till centralarkiv 5 år efter avslutad skolgång. Till centralarkiv efter 3 år. A 4-pärm. BU-kontoret. Läsårsvis. A 4-pärm. BU-kontoret. Kommunvis. A 4-pärm. Resp arbetsplats. Läsårsvis. Med dokument som visar 40

113 Ledighetsansökan. Läsårsverksamhet (program för skolavslutning, teaterbesök, friluftsdagar m.m., ordningsregler enligt SL 5 kap 5 ) Nationella prov i svenska år 3, 6 och 9 och gymnasiet. Nationella prov övriga prov Skolfotokatalog Gallring efter 1 år. Till centralarkiv efter 3 år. Till centralarkiv efter 1 år. Gallring 5 år efter provtillfället. Till centralarkiv efter 3 år. in- och utflyttningar. A 4-pärm. Resp arbetsplats. Datumordning. Resp arbetsplats. Datumordning. Resp arbetsplats. Resp arbetsplats. Resp arbetsplats. Läsårsvis. Musikskola Handling Gallring Anmärkning Avstängning av elever. Förteckning av elever. Musikskolans avgifter (underlag). Specialpedagogiskt centrum 41 Gallring efter 10 år. Till centralarkiv efter 5 år. Gallring efter 10 år. BU-kontoret. Musikskolan. Dataregister. Musikskolan. Namnordning. Handling Gallring Anmärkning Exp portfolio särskoleelever. Elevhälsovårdsjournaler. Journal skolpsykolog/logoped. Till centralarkiv fem år efter avslutad grundskola/gymnasieskola*) Gallring Till centralarkiv efter avslutad gymnasieskola. Till centralarkiv fem år efter avslutad grundskola/gymnasieskola*). Hängmappar/ aktmappar. SPC. Bokstavsordning. IT-media/Hängmappar. Skolsköterskamottagningen. Klassvis i bokstavsordning. IT-media/Hängmappar/ aktmappar. SPC. Personnummer-ordning.

114 Beslut enligt skollagen 8 kap 7. Gallring Gallring: Vid inaktualitet. A 4-pärm. Resp arbetsplats. *) Alla akter med födelsedatum 5, 15, 25 i varje månad. **) Alla akter utom de med födelsedatum 5, 15, 25 i varje månad Elevakter för barn med födelsedatum 5, 15, 25 i varje månad sparas vid avslutad skolgång. 42

115 Kompetens- och arbetslivsförvaltningen Arbetsmarknadsåtgärder, Högskole- och universitetsutbildning på distans, Uppdragsutbildning, Vuxenutbildning, samt YH-utbildningar Handlingar AME Handling Gallring Anmärkning Beslut om anställningsstöd från AF. Revisioner, ekonomiska medel. Kopia av slutdokument till beställare. Handlingar VUX 43 Till närarkiv årsvis. Gallring efter 3 år. Gallring efter 5 år. Till närarkiv årsvis. Gallring efter 3 år. AME-kontor. Bokstavsordning. Original finns hos AF AME-kontor. Datumordning. AME-kontor. Kopia till beställare omg. Handling Gallring Anmärkning Ansökan inackorderingsbidr., resetillägg m.m. Gallring efter VUX-kontor.. Ansökningar utbildning, VUX. Närarkiv. Bokstavsordning. Gallring efter 3 terminer. Ansökningar utbildning, VUX - annan kommun. Närarkiv. Bokstavsordning. Gallring efter 6 terminer. Arbetsplaner, lokala kursplaner. Närarkiv. Årsvis. Gallring efter 5 år. Avgångsbetyg, vår kopia. Närarkiv. Halvårsvis. Till centralarkiv efter 5 år. Betygskataloger. Närarkiv. Halvårsvis. Till centralarkiv efter 5 år. Interkommunala ansökningar. Närarkiv. Halvårsvis. Gallring efter. Nationella prov, svenska. Närarkiv. Till centralarkiv efter 1 år. Nationella prov, övriga. Närarkiv. Gallring 5 år efter provtillfället. Tentor. Gallring efter Resp. lärare.

116 Tjänstefördelning. Handlingar YH/UH/UDU 1 år. Datumordning. Gallring efter VUX.kontor. 1 år. Terminsvis. Handling Gallring Anmärkning Ansökningshandlingar. Antagningsdokumentation. Examens-, utbildningsbevis, betygskataloger, klasslistor, studieavbrottsblanketter. Förteckning läromedel. Kalkyl, offert, avtalskopia, utbildningsinnehåll, intyg, deltagarlistor, sammanställning utvärderingar. Korrespondens till KY-myndighet och CSN. Kvalitetsredovisning. Kvalitetsredovisning på kurs- och terminsnivå. Schema. Tentor. Utbildningsplan, kursplaner och flödesschema. Till närarkiv 2 mån. e. utb start. Gallring efter avslutad utbildning. Till närarkiv 2 mån. e. utb start. Gallring efter avslutad utbildning. Till central-arkiv efter 10 år. Gallring efter 5 år. Till närarkiv årsvis. Gallring efter 10 år. Till central-arkiv efter 5 år. Gallring efter 10 år. Till central-arkiv efter 5 år. Gallring efter 5 år. Gallring efter 5 år. Till central-arkiv efter 5 år. YH-kontor. Årsvis. YH-kontor. Årsvis. YH- Närarkiv. Årsvis. YH- Närarkiv. Datumordning. Kursvis och sammanställning. UDU-kontor. Registerordning. Registerordning. Närarkiv. Närarkiv. Datumordning. Förändring utbildningsplan o kursplan, start-paket, slutpaket, rekvisition, terminstider, uppföljning o utvärdering. Närarkiv. Terminsvis. Närarkiv. Registerordning. Närarkiv. Registerordning. Närarkiv. Datumordning. 44

117 Kultur och Fritidsförvaltningen Gemensamt Handling Gallring Anmärkning Informationsblad, broschyr o.d. som produceras av förvaltningen. Sparas Till diariet i samband med verksamhetsberättelsen. Bisyssla, beslut Vid inaktualitet. Gallring i IT-katalogen G 5 år. Närarkiv. Datum. Polismyndigheten anmälningar, tillstånd, rapporter. Vid inaktualitet. Protokoll Handling Gallring Anmärkning Bidragsgrupp. Hembygdsråd. Museiråd. Museiutskott. Kultur- och fritidskontoret Till centralarkiv efter 3 år. Till centralarkiv efter 3 år. Till centralarkiv efter 3 år. Till centralarkiv efter 3 år. Närarkiv. Datum. Närarkiv. Datum. Närarkiv. Datum. Närarkiv. Datum. Handling Gallring Anmärkning Verksamhetsberättelser från föreningar. Bidragsansökningar jämte handlingar. Nyckelkvittenser. Program för sportlovsaktiviteter. Register över konstverk. Till närarkiv efter 1 år. Till centralarkiv efter 5 år. Till närarkiv efter 1 år. Gallring efter 5 år. Gallring: Vid inaktualitet. Till centralarkiv efter 3 år. Tjänsterum. Årsvis. Tjänsterum. Årsvis. Tjänsterum. Närarkiv. Datum. Dator + Närarkiv. Reg. nr-ordning. Ajourhålls. 45

118 Databaserad information Handling Gallring Anmärkning Statistikuttag ur Booking. Sparas i dator. Dator. Accessfil. Uppgifter i Booking. Gallring: Körs till historik efter 3 år. Dator. Booking. Badverksamhet Handling Gallring Anmärkning Närvaroförteckningar, t.ex. över elever som deltagit i simundervisning. Märkesnoteringar för simskolegrupper. Biblioteksverksamhet Gallring efter. Till central-arkiv efter. Personalrum. Datum. Personalrum. Datum. Handling Gallring Anmärkning SCB-statistik. Museiverksamhet Till central-arkiv efter 10 år. Närarkiv. Datum. Handling Gallring Anmärkning Dokumentation av verksamhet, t.ex. underhållsplaner, Åtgärdsbeskrivningar, rapporter från experiment och underhåll. Dokumentation av verksamheten, t.ex. konst-utställningar, vård av museiföremål och byggande av permanenta utställningar. Register över museets föremålssamling. Topografiska register. Skrivelser om gåvor och donationer till museet. Handlingar som bildar underlag till verksamhetsberättelser, t.ex. besöksrapporter och statistik. Lånekvitton av olika slag. Fotografier. Tidningsurklipp. Kassautskrifter. Bokningsstatistik (kalender, offert). Till central-arkiv efter 3 år. Gallring: Vid inaktualitet. Gallring: Vid inaktualitet. Gallring efter. Gallring efter 10 år. Närarkiv. Uppställning/ projekt. Närarkiv. A-Ö. Ajourhålls. Närarkiv. Datum. Förvaltningens Diarieplan/årsvis. Tjänsterum. Datum. Lagras digitalt. Tjänsterum. Datum. Närarkiv. Datum. Lagras digitalt. Närarkiv. Datum. Tjänsterum. Datum. Lagras digitalt. 46

119 Socialförvaltningen Personal Handlingar Gallring Anmärkning Ersättningar, kopia. Flextidssammanställningar. Försäkran om tystnadsplikt. Jourjournal, jourlistor, jourredovisning. Kvittenser för nycklar och passerkort, behörigheter till ITsystem mm. Körjournal, leasingbil. Medarbetar- och utvecklingssamtal inkl. kompetensutvecklingsinsatser. Nyckelkvittenser. Skyddsrond. Ekonomi 47 Gallring efter 1 år. Gallring efter. Egen bokhylla: Gallring:. Egen bokhylla: Pärm. Om utbetalning skett via lönesystemet, annars 10 år. Tex bilersättningar (inkl körjournal om grund för bilersättning) reseersättningar, traktamenten, sjukvårdskvitton. Personalkontoret. Till personalakten på personalkontoret efter underskrift. Gallring efter 3 år. Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter. Ansvar: Resp. Chef. Gallring: efter inaktualitet. Gallring efter. Egen bokhylla: Pärm. Gallring när anställningen upphör. Gallring: Vid inaktualitet. Egen bokhylla: Gallring efter 3 år. Ansvar: Resp. Chef. Egen bokhylla: Pärm inlåst. Ansvar: Resp. Chef. Egen bokhylla: Pärm. Till exempel återlämnande. Ansvar: Resp. Chef. Pärm. Om ny skyddsrond genomförs varje år. Ansvar: Resp. Chef. Handlingar Gallring Anmärkning Attestlistor och utbetalningar IFO. Gallring efter. Egen bokhylla: Pärm/dator. Vuxen-, barn- och familjesektionen samt Integrationsenheten granskar utdrag som gäller deras respektive sektion och lägger till assistenten. Sektionschef för Ekonomisektionen granskar original som sedan förvaras hos assistent. Ansvar: Ekonom. Fakturor; externa. Fakturor, interna. Till närarkiv samt BUN-arkiv. Gallring: Original efter 10 år. Till närarkiv samt BUN-arkiv. Egen bokhylla. Pärm/dator. Egen bokhylla. Pärm.

120 Fakturor; bokföringsorder. Gallring: Original efter 10 år. Till närarkiv samt BUN-arkiv. Till centralarkiv efter. Gallring efter Egen bokhylla. Pärm. 10 år. Körjournaler, leasingbilar. Gallring efter 3 år. Egen bokhylla: Förvaringsbox. Sparas under bilens leasingslängd. Ansvar: Avtalsskrivare. IT Handlingar Gallring Anmärkning Granskningsloggar för åtkomst till brukaruppgifter inom socialtjänsten. Administration & Arkivering Handlingar Gallring Anmärkning Alkohollagen. Bevis om överlämnande av handlingar till centralarkiv. Mottagningsbevis. Postöppning; fullmakt. Rapportering till Socialstyrelsen, samt svar på remisser, om ej verkställda beslut enligt LSS och SoL. Remisser och beslut/dom från Socialstyrelsen/Förvaltningsrätten på ej verkställda beslut enligt LSS och SoL ÄHO & Introduktion 10 år Till Gallring: Se handbok Bevara eller gallra? Sid Till centralarkiv efter 10 år. Gallring:. Till Gallring efter. Gallring vid inaktualitet. Till Till centralarkiv efter 5 år. Gallring:. Till Till centralarkiv efter 5 år. Gallring:. Pärm. Ansvar: Handläggare. Egen bokhylla: Pärm. Närarkiv. Pärm. Egen bokhylla: Pärm i postrum. Pärm/dator. Ansvar: Utredare. Pärm/dator. Ansvar: Utredare.. Handlingar Gallring Anmärkning Anmälningar; Lex Maria. Anmälningar; Lex Sarah 14 kap 2 SoL, 24a LSS. Till Till centralarkiv efter 10 år. Gallring:. Till Till centralarkiv efter 10 år. Pärm. Diarieförs. Ansvar: MAS. Pärm. Diarieförs. 48

121 Avvikelserapportering HSL. Gallring: Ansvar: Bitr. Socialchef.. Gallring efter10 år. Procapita. Ansvar: MAS. Behörighet att ordinera. Fallincidenter; sammanställning. Nyckelkvittenser till brukares hem. Gallring efter 3 år. Gallring efter 5 år. Gallring efter. Egen bokhylla: Pärm. Ansvar: MAS. Pärm/dator. Ansvar: MAS. Egen bokhylla: Pärm. Efter upphörd service. Ansvar: Resp. Chef. Nämnd, råd & liknande Handlingar Gallring Anmärkning Protokoll från kommunala handikapprådet och pensionärsrådet samt dess arbetsutskott Brukare Till centralarkiv efter 5 år. Gallring:. Egen bokhylla: Pärm/dator. Handlingar Gallring Anmärkning Akter inom flykting- och invandrarverksamhet. Till centralarkiv efter. Gallring:. Egen bokhylla: Procapita IFO. Efter två år flyttas de över till IFO. Se handbok Bevara eller gallra: Handlingar som bör förvaras i LMA-akt sid Handlingar som bör förvaras i LIF-akt sid Ansvar: Assistenter. Biståndsbeställning samt justering. Bostadsanpassning; beslut om bostadsanpassningsbidrag och återställningsbidrag. Bostadsanpassning; dokumentation om material och installationer som behövs för framtida reparation och underhåll. Bostadsanpassning; protokoll över beslut om bostadsanpassningsbidrag och återställningsbidrag. 49 Till närarkiv föregående år. Gallring: Vid inaktualitet. Till Gallring: 10 år efter beslutsårets utgång. Till Gallring: 10 år efter beslutsårets utgång. Till Till centralarkiv efter 5 år. Gallring:. Egen bokhylla (årets): Pärm/dator. Hemtjänst, LSS, ASS. Ansvar: Resp.Chef, Biståndshandl., LSShandläggare. Pärm. Ansvar: Handläggare. Pärm. Ansvar: Handläggare. Pärm. Ansvar: Handläggare.

122 Bostadsanpassning; register över åtgärdade lägenheter. Bostadsanpassning; statistiksammanställningar. Bostadsanpassning; övriga handlingar rörande bostadsanpassningsbidrag och återställningsbidrag. Bostadskostnader; beslut om dubbla. Donationsfonder; ansökningar med bilagor. Donationsfonder; utdelning ur fonder. Dödsboanmälningar. Till Till centralarkiv efter 5 år. Gallring:. Till Till centralarkiv efter 5 år. Gallring:. Till Gallring efter besluts-årets utgång. Till Gallring efter 5 år, OBS undantag. Till Gallring efter 5 år. Till Gallring efter 5 år. Till Gallring efter 5 år. Pärm. Ansvar: Handläggare. Pärm. Ansvar: Handläggare. Pärm. Ansvar: Handläggare. Respektive akt i arkivet/pärm ska följa med akten, sorteras in i akt en gång/år. Resterande beslut står kvar i pärm och gallras efter 5 år. Ansvar: Arkivredogörare. Pärm Ansvar: Handläggare. Pärm Ansv.: Handläggare. Pärm. Se handbok: Bevara eller gallra sid El-skulder; uppsägning av abonnemang. Familjehem; ansökan om att bli familjehem, utredningar om enskilda familjehem. Familjehem; avtal med familjehem, kopia. Familjehem; familjehemsutredning för speciellt barn. Familjehem; förteckning över barn som vistas i familjehem eller annat enskilt hem. Familjehem; förteckning över familjehem. Familjehem; lönerapportering. Familjerätt. Till Gallring: Vid inaktualitet. Till Gallring 5 år efter inaktualitet. Till Gallring efter. Till Till centralarkiv efter 5 år. Gallring:. Till Gallring: Vid inaktualitet. Till Gallring: Vid inaktualitet. Till Gallring efter. Gallring efter 5 år, OBS undantag. Ansvar: Handläggare. Pärm. Ansvar: Handläggare. Pärm. Ansvar: Resp. Chef. Pärm. Ansvar: Familjehemssekreterare. Akt. Ansvar: Familjehemssekreterare. Pärm. Ansvar: Familjehemssekreterare. Pärm. Ansvar: Familjehemssekreterare. Pärm. Ansvar: Handläggare. Procapita IFO. Se handbok: Bevara eller gallra sid 65-74; Faderskapsoch föräldraskapsärenden sid 67-69; Adoptionsärenden sid 50

123 Färdtjänst/Riksfärdtjänst. Hyreskontrakt; besiktningsprotokoll etc. för bostäder som tillhandahålls av socialtjänsten. Hyreskontrakt äldreboende. Gallring efter. Gallring efter det att kontraktet upphört att gälla. Hyror; fakturor, underlag. Gallring efter 10 år ; Ärenden rörande vårdnad, boende och umgänge sid Dag 5, 15, 25 sparas. Ansvar: Handläggare. Dator. Ansvar: Utredningssekreterare. Egen bokhylla: Pärm. Under förutsättning att hyresskuld inte kvarstår. Ansvar: Boendehandläggare. Ansvar: Ekonomihandläggare. Pärm. Ansvar: Boendehandläggare. Ansvar: Ekonomihandläggare. Inkomstuppgifter. Egen bokhylla: Året + föregående år hos resp. ekonomihandläggare. Till närarkiv gamla. Gallring efter. Egen bokhylla: Pärm. Ansvar: Ekonomihandläggare. Introduktionsplaner. Kontaktperson, kontaktfamilj; förteckning över kontaktpersoner/kontaktfamiljer. Larmloggar. LASS; utbetalningsbesked från Försäkringskassan. LASS; utbetalningsbesked från Försäkringskassan. Till centralarkiv efter. Gallring:. Till Gallring: Vid inaktualitet. Gallring efter. Till närarkiv efter 1 år. Till centralarkiv BUN-arkiv efter 1 år. Gallring efter 10 år. Till Gallring efter 10 år. Egen bokhylla: Procapita IFO. Efter två år flyttas de över till IFO. Ansvar: Assistenter. Pärm. När ny förteckning upprättas. Ansvar: Resp. Chef. Egen bokhylla: Dator. Ansvar: Resp. Chef. Pärm/arkivbox. Oersatt LASS; de 20 första timmarna (original), externfaktura. Ansvar: Ekonomihandläggare. Pärm. Ersatt LASS totalt och per person (original). Ansvar: Resp. Chef. LASS/LSS; Beställning/justering. 51 Året + hos resp. ekonomihandläggare. Gallring efter 1 år. Egen bokhylla: Pärm. Ansvar: Ekonomihandläggare. LSS; Närvarolista för dagcenter, korttidshem underlag för Egen bokhylla Egen bokhylla

124 debitering. LSS/LASS; Månadsrapporter hemtjänst. Personakter IFO. Personakter SoL, HSL. Privata medel; förteckning. Rapporter och anmälningar som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende, inklusive register slaskpärmen. Register över flyktingar. Relationsvåld. Slussen Rapport (liggande lista). Till närarkiv föregående år. Gallring efter. Året + föregående år hos resp. ekonomihandläggare. Till närarkiv rapport gamla. Gallring efter. Gallring efter 5 år, OBS undantag. Till centralarkiv efter 5 år. Gallring 5 år efter sista hantering i ärendet OBS! Undantag. Till Gallring efter 5 år. Till centralarkiv efter. Gallring:. Till centralarkiv efter 5 år. Gallring:. Till närarkiv föregående år. Gallring efter. (årets). Pärm. Ansvar: Ekonomihandläggare. Egen bokhylla: Pärm. Underlag till utgående fakturor. Ansvar: Ekonomihandläggare. Procapita IFO Se handbok: Bevara eller gallra sid Dag 5, 15, 25 sparas. Procapita. Dag 5,15,25 sparas + hälsooch sjukvårdsjournaler med förlängd sparandetid. Faderskap, adoption och placeringar i familjehem och hem för vård eller boende ska sparas. Se handbok Bevara och gallra sid Ansvar: Resp. Chef. Egen bokhylla: Inlåst. Redovisning lämnas till den enskilde, anhörig eller god man. Ansvar: Resp. Chef Pärm. Till exempel: polisrapporter, LOBar, meddelande om avhysning, elskulder. OBS! Sådana handlingar måste diarieföras enligt OSL. Ansvar: Resp. Chef. Egen bokhylla: Procapita IFO. Ansvar: Handläggare. Procapita. Begränsad behörighet till uppgifterna. Ansvar: Samornare relationsvåld. Egen bokhylla årets i postrummet. Pärm. KLARA. Ansvar: Ekonomihandläggare. Statsbidragsansökningar. Gallring efter 10 år. Underlag till statsbidragsansökningar. Gallring efter. Uppsägning hyresavtal. Till Pärm. Egen bokhylla: Procapita IFO. Ansvar: Resp. Chef. Egen bokhylla: Procapita IFO. Ansvar: Resp. Chef. 52

125 Gallring efter. Utbetalningar IFO. Gallring efter 10 år. Utbetalningslistor över statsbidrag. Gallring efter 10 år. Varningsbrev och uppsägningar med mottagningsbevis. Gallring efter. Ansvar: Boendehandläggare Ansvar: Ekonomihandläggare. Egen bokhylla: Pärm/dator. Ansvar: Resp. Chef. Egen bokhylla: Procapita IFO. Ansvar: Resp. Chef. Egen bokhylla: Procapita IFO. Läggs i akt. Ansvar: Handläggare. Färdtjänst Handlingar Gallring Anmärkning Ansökningar Gallring efter 5 år. Sitter i pärm, ansvarig är arkivredogörare. 53

126 Samhällsbyggnadsförvaltningen Arkiv Plan 5 Höger korridor Handlingar Gallring Anmärkning Tekniska nämndens au. Tekniska nämnden. Diarielistor, diarieakter TN. Fakturaverifikationer. Ej antagna anbud Till centra-arkiv efter 3 år. Till centralarkiv efter 3 år. Till centralarkiv efter 3 år. Gallring efter 10 år. Gallring efter. Prot org. Datum. Prot org. Datum. Datum + Diarienr. Pärm. Ver. nr. ordn. Mellanarkiv. Arkiv Plan 5 Vänster korridor Handlingar Gallring Anmärkning Ritningar och Bygghandl. Projektarbeten. Div. utredningar. Filmer ledningsnät. Förslagsritningar. DUF-rapporter. Rapporter TV-inspektion. Relationshandlingar. Låsschema. Hyror, kontrakt. Gallring: Vid inaktualitet. Gallring: Vid inaktualitet. Gallring efter 10 år. Gallring efter 10 år. Gallring efter 10 år. Gallring: Ajourhålls. Gallring efter Skåp. Nummerordning. Pärmar. Gatunamn. VA-bas. Gatunamn. Pärmar/skåp. Ritningar. Ajourhålles. Pärmar. Fastighetsbevis. Pärmar. Objekt. 54

127 Förteckning över kommunens fastighetsobjekt. upphörande. Gallring: Vid inaktualitet. Pärmar. Objekt. Arkiv Park/gata Handlingar Gallring Anmärkning Marknadslistor. Gallring efter 3 år. Torghandel. Gallring efter 3 år. Tjänstg.rapp. A -pris. Till närarkiv efter 1 år. Gallring efter 3 år. Pärm. Nummerordning. Pärm. Nummerordning. Pärm. Datum. Allmän platsmark, tillstånd. Till närarkiv efter 1 år. Gallring efter 3 år. Fakturor. Gallring efter 10 år. Pärm. Datum. Pärmar. Mellanarkiv. Arkiv Park/gata plan 6 Handlingar Gallring Anmärkning Trafikliggare, lokala trafikföreskrifter. Lokala trafikföreskrifter som upphört. Gallring: Ajourhålles. Till centralarkiv efter 3 år. Nationell databas. Lagras i rikstäck-ande databas (RDT) hos Transport-styrelsen. Pärmar. Bokstavsordning. Centralarkiv. Tillfällig lokal trafikföreskrift. Parkeringstillstånd, PRH. Transporttillstånd. Anhöriguppgifter. Grundavgifter, Renhållning. Fakturor ut VA Bokföringsorder VA 55 Till centralarkiv efter 3 år. Till centralarkiv efter 3 år. Gallring: Sekretess. Till centralarkiv efter 3 år. Gallring: Vid inaktualitet. Gallring: Vid inaktualitet. Gallring: Vid inaktualitet. Gallring: Vid inaktualitet. Pärmar. Bokstavsordning. Centralarkiv 10 år. Pärmar. Boks. + datum. Centralarkiv 10 år. Pärmar. Centralarkiv 5 år. Pärm, säkerhetsskåp. Pärmar. Pärmar. Pärmar.

128 Räddningstjänsten Administration Handlingar Gallring Anmärkning Anmälan brandfarlig vara. Beslut om kameraövervakning. Fellarms-, arbets- samt avvikelserapport från Räddningstjänsten/SOS. Till Gallring vid inaktualitet. Till Gallring vid inaktualitet. Till Gallring efter. Fordonsplan Intern kontroll Insatsplaner/kort Insatsrapport Insatsrapport med beslut om avslutande av insats Insatsrapport med beslut om ingrepp i annans rätt och tjänsteplikt. Inventeringslistor Kvittenser för nycklar, passerkort, behörigheter till ITsystem m.m. Ledningsplan Kris extraordinär händelse. Miljöcertifiering/- diplomering, dokumentation av. Rapporter från Polisen om inbrott, skadegörelse m.m. Remisser från Polisen. Remisser från Socialförvaltningen angående alkoholtillstånd. Risk och sårbarhetsanalys. Stadsbyggnadsavdelningens remisser, svar på. Tillstånd brandfarlig och explosiv vara. Tillstånd från Post- och Telestyrelsen tillåtna frekvenser. Tillsynsprotokoll Förvaras i Förvaras i Förvaras i Digital lagring. Digital lagring. Digital lagring. Till Gallring vid inaktualitet. Gallring efter avslutad tjänstgöring. Till Till centralarkiv efter 5 år. Till centralarkiv efter 5 år.. Gallring efter. Gallring efter avslutad aktivitet. Gallring vid inaktualitet. Till Till centralarkiv efter 5 år. Till Gallring vid inaktualitet. Närarkiv. Till centralarkiv efter 5 år. Närarkiv. Gallring efter inaktualitet. Till Till centralarkiv efter 5 56

129 Uppföljning Myndigheten för samhällsskydd och beredskap MSB. år. Till Till centralarkiv efter 5 år. 57

130 Index A Adresslistor 13 Ansökningsuppgifter, ej erhållen tjänst 19 Àjourhållningslistor 28 Antagningsdokumentation. 44 Akter inom flykting- och invandrarverksamhet. 49 Antalsstatistik per artikel 31 Alkohollagen. 48 Anvisningar och utbildningsmaterial 11 Allmän debitering. 20 Användardokumentation 35 Allmänna frågor (oftast e-post). 22 Arbetsanpassning 18 Allmän handling som är offentlig. 22 Arbetsförmågebedömning 18 Allmän platsmark, tillstånd. 55 Arbetsmiljöutredningar 17 Ambulanstransportkvitton 28 Arbetsordning 15 Anbudsansökningar 31 Arbetsplaner, lokala kursplaner. 43 Anbudsförteckningar, sammanställningar, mm. 31 Arbetsträning, dokumentation av 18 Anbudsutvärderingar 31 Areaberäkningar. 36 Anbud, inte infordrande (och inte antagna) 31 Arkivbeskrivning 13 Anbud tävlingsbidrag 31 Arbetsskada 19 Andra övertaliga utskrifter eller kopior 22 Arkivförteckningar 13 Anhöriguppgifter. 55 Arvoden, sammanställning över 28 utbetalda. Anläggningsregister/reskontra (bokslutsbilaga) 28 Arvodesbestämmelser 10 Anläggningsreskontra 28 Arvodesunderlag, förtroendevalda 10 Anm. personuppgiftsombud Datainspektionen. Anmälan av personuppgifter (Datainspektionen) Anmälan av personuppgifter (personuppg.omb.) 25 Arvodes utbetalningar från godemän Assessment center Attestliggare, fakturajournaler 28 Attest- och utanordningsbehörigheter 28 Anmälan brandfarlig vara. 56 Attestlistor och utbetalningar IFO. 47 Anmälningar; Lex Maria. 48 Avbetalningsplan kopia 39 Anmälningar; Lex Sarah 14 kap2 SoL,24a LSS 48 Avgångsbetyg kopior, gymnasiet. 39 Anmälningar till stiftelseregistret 12 Avgångsbetyg, vår kopia. 43 Annons (jfr Förfrågningsunderlag, Komp.handl.) 31 Avisering 20 Annonser (kungörelser) 19 Avrop mot ramavtal 31 Anställningsavtal 19 Avräkningsböcker, bokföringsunderlag 28 Artiklar med negativt saldo, månadslista 31 Avstämningar under året 28 Artiklar med överlager 31 Avstämningslista bankgiro/plusgiro 28 Ansökan inackorderingsbidrag 39 Avstämningstotaler 28 58

131 Ansökan inackorderingsbidr., resetillägg m.m. 43 Avstängning. 39 Ansökningar 53 Avstängning av elever. 41 Ansökningar till Kammarkollegiet 12 Avtal 15 Ansökningar utbildning, VUX. 43 Avtal 16 Ansökningar utbildning, VUX - annan kommun. 43 Avtal 20 Ansökningshandlingar. 44 Avtal, rutinmässiga 15 Ansökningshandlingar, erhållen tjänst 19 Avvikelserapportering HSL. 49 B Bankböcker, makulerade 28 Bilagor till inkomstverifikationer 28 Bankställning, uppgift om 28 Bildarkiv & fotosamlingar, digitala och 14 analoga. Befattningsbeskrivningar, - generella 18 Biljettstammar 28 Befattningsbeskrivningar, - individuella 18 Bisyssla, beslut 45 Behandlingshistorik 28 Biståndsbeställning samt justering. 49 Behörighet att ordinera 49 BN Delegationsprotokoll. 36 Behörighetsgivande utbildning, bevis/intyg på Bokföringsjournaler, förråd 31 Behörighetslistor 28 Bokföringslistor 28 Bekräftelse av anställning till Arbetsförmedlingen Beredskapsplaner, handlingsplan för förebyggande verksamhet. 20 Bokförings- och avstämningslistor Bokföringsorder. 20 Beräkningsprotokoll 38 Bokföringsorder. 28 Besiktningsprotokoll 31 Bokföringsorder VA 55 Besiktningsprotokoll, logistik 31 Bokföringsunderlag, listor 31 Besked till anställd enligt AB att 19 Bokningsbekräftelser och dylikt. 22 anställningsvillkoren skall omregleras på grund av att den anställde har rätt till partiell sjukersättning som inte är tidsbegränsad. Beskrivning (tillhörande anbud) 31 Bokningslistor 21 Beslut enligt skollagen 8 kap 5, 7, Bokningsstatistik 46 Beslut enligt skollagen 8 kap Bokslutsbilagor exkl årsbokslut 28 Beslut från Arbetsförmedlingen avseende 20 Bokslutsunderlag 28 bidrag (nytt eller omprövning). Beslut om anställningsstöd från AF. 43 Bostadsanpassning; beslut om 49 bostadsanpassningsbidrag och återställningsbidrag. Beslut om antagande/förkastande av anbud (tilldelande av kontrakt, slutande av ramavtal) eller beslut om att avbryta en 31 Bostadsanpassning; dokumentation om material och installationer som behövs för framtida reparation och 49 upphandling respektive göra om en underhåll. upphandling. Beslut om kameraövervakning. 56 Bostadsanpassning; protokoll över beslut om bostadsanpassningsbidrag och återställningsbidrag. Beslutsunderlag till Arbetsförmedlingen för bidrag (nytt eller omprövning) inklusive handlingsplan. 20 Bostadsanpassning; register över åtgärdade lägenheter 49 50

132 Beställningar. 20 Bostadsanpassning; 50 statistiksammanställningar. Beställningar. 28 Bostadsanpassning; övriga handlingar 50 rörande bostadsanpassningsbidrag och återställningsbidrag. Beställningar, beställningsbekräftelser 31 Bostadskostnader; beslut om dubbla. 50 Beställningar, listor 31 Branschvillkor/-bestämmelser 31 Betalningsförslag/betalning av 28 Brevröster, för sent inkomna 11 leverantörsfakturor (datalistor) Betalningspåminnelser 28 Broschyrer 31 Betygskataloger. 43 Budget och verksamhetsplan. 20 Betygskataloger, Skriftlig bedömning år 9 förvaras tillsammans med betygskatalogen. Bevis om avsändningsdatum för annonsunderlag till EGT Bevis om överlämnande av handlingar till centralarkiv 39 Budget Budgetrapporter Budgetuppföljning 28 Bidragsansökningar jämte handlingar. 45 Bygglovshandlingar. 36 Bidragsansökningar och beslut 12 Byggnadsnämndens protokoll 36 Bidragsgrupp. 45 C CD-skivor på Ort o foto o kartor. 37 Clearing listor (debitering och 28 krediteringar) Checkstammar och checktalonger 28 Cookie- och Globalfiler 35 Cirkulärskrivelser, inköp/upphandling 32 CSN-rapporter. 39 D Dagrapporter 29 Div utredningar. 54 Dagstidningar 14 Dokumentation av verksamheten. 46 Datajournaler 27 Dokumenthanteringsplan 13 Skattelistor Matrikeluppgifter Kontrolluppgifter Övertidsjournal Log-filer Lönefördelningsboken Dataprogram. 37 Dokument i G-katalog. 35 Dataupptagningar och mikrofilm som 23 Dokument i J-katalog. 35 ersatts av nya exemplar inom samma medium. Dataupptagningar som endast framställts 23 Dom, - fullmakt 25 för överföring, utlämnande, utlåning eller spridning av handlingar. Debiteringslistor, förråd 32 Dom, - föreläggande 25 Debiteringar/krediteringar. 20 Dom, - kallelse till förhandlingar 25 Debiteringsorder 29 Dom, - korrespondens 25 Debiteringsunderlag 20 Dom, - korrespondens, rutinmässig 25 Debiteringsunderlag 29 Dom, - protokoll 25 Delegationsbeslut-/förteckningar 10 Dom, - stämningsansökan 25 Delegationsordningar 15 Dom, - tjänsteanteckningar 25 60

133 Delrapporter 16 Dom, - tjänsteanteckningar, 25 rutinmässiga Delårsbokslut 29 Dom, - underlag för framställt krav 25 Detaljmätningsprotokoll 38 Dom, - yttrande 25 Detaljplaner. 37 Dom, - yttrande från motpart 25 Diarieförda handlingar. 13 Donationsfonder; ansökningar med 50 bilagor. Diarielistor, diarieakter TN. 54 Donationsfonder; utdelning ur fonder. 50 Diarieplaner 13 DUF-rapporter. 54 Diarier 13 Dödsboanmälningar. 50 Disciplinärenden 18 E Ej antagna anbud 54 Enkäter - sammanställningar/rapporter 14 Ej diarieförda handlingar 13 Enkäter - svar och andra underlag 14 Ekonomiadministrativt system (eventuellt i urval utgående ifrån denna sammanställning över data som bör bevaras). 29 Entledigande av tidigare anmält personuppgiftsombud. Ekonomisk slutredovisning 16 E-post som innehåller skadlig 22 programkod Ekonomisk statistik 29 E-post som skrivs ut. 23 Elevakter (tre olika portfolios). 40 E-post till myndighetens officiella 23 adress Elevhälsovårdsjournaler. 41 Ersättningar, kopia. 47 El-skulder; uppsägning av abonnemang. 50 Examens-, utbildningsbevis, 44 betygskataloger, klasslistor, studieavbrottsblanketter. Enkäter - kartläggningar o.d. (med svar) 14 Expeditionsportfolio 40 Enkäter - kundundersökningar etc. (med svar) F Facklig tid, rapporter och sammanställningar Fakturahanteringssystem (eventuellt i urval utgående ifrån denna sammanställning över data som bör bevaras; jfr kommentarerna ovan). 14 Exp portfolio särskoleelever Följesedlar Följesedlar 32 Fakturajournaler 29 Förbrukningslistor 32 Fakturakontroll 29 Förbrukningsrapporter 32 Fakturakopior 11 Fördelningslistor, löner 29 Fakturaunderlag. 20 Föredragningslistor (dagordningar, kallelser) Fakturaverifikationer. 54 Företagshälsovård, avtal om 18 Fakturor. 55 Företagshälsovårdens bedömning av 19 arbetsförmågan. Fakturor; bokföringsorder. 48 Förslagsritningar. 54 Fakturor; externa 47 Förteckning av elever. 41 Fakturor, interna. 47 Förteckning läromedel

134 Fakturor, original som inte skickas för skanning. 20 Förteckning över barn en gång per termin. 15 mars och 15 oktober Fakturor ut VA 55 Förteckning över kommunens fastighetsobjekt. Fallincidenter; sammanställning. 49 Förfrågningsunderlag (med till exempel tekniska specifikationer). Familjehem; ansökan om att bli familjehem, utredningar om enskilda familjehem. 50 Förhandling Förhandlingsprotokoll Familjehem; avtal med familjehem, kopia. 50 Förhandlingsprotokoll 32 Familjehem; familjehemsutredning för speciellt barn. Familjehem; förteckning över barn som vistas i familjehem eller annat enskilt hem 50 Förhandlingsprotokoll, löner/löneöversyn/revisionsförhandlin gar med bilagor Förmåner, beslut om 18 Familjehem; förteckning över familjehem. 50 Förordnande av 25 personuppgiftsombud. Familjehem; lönerapportering. 50 Förrådsbehållning, listor 32 Familjerätt. 50 Förrådskörningar 32 Fastighetsplaner. 37 Förrådslistor 32 Fax, försättsblad 13 Förrådsrapporter 32 Fax, körjournal och sändningskvitton, sekretessbelagda handlingar Fax, körjournal och sändningskvitton, övrigt Felaktiga uppgifter i datafiler av registerkaraktär som tillkommit genom skrivfel, räknefel eller motsvarande förbiseendefel. Fellarms-, arbets- samt avvikelserapport från Räddningstjänsten/SOS. 13 Förrådsredovisningar, listor Förrådsrekvisitioner/beställningar/kun dorderunderlag 23 Förrådssystem/förråds och inköpssystem (eventuellt i urval). 56 Förrådsuttag, listor 32 Felsänd post. 22 Förskott, kvittenser vid resor och 29 kurser Filer i och utdata från administrativa 23 Förslags-/idéverksamhet 18 system för uppföljning och kontroll av driftsäkerhet och tids redovisning. Filmer ledningsnät. 54 Förslagsverksamhet - inkomna förslag, 14 belönade Flextidssammanställningar. 47 Förslagsverksamhet - inkomna förslag, 14 register Flygfoto. 36 Förslagsverksamhet - riktlinjer 14 Flygfotounderlag. 36 Förstudier 16 Flygfotounderlag 38 Försäkran om tystnadsplikt. 47 Fordringar, utestående, listor över 29 Försäkringar, avtal om 18 Fordonsplan 56 Försäkringar 27 Avtalsförsäkringar (Arbetsskada, Sjukförsäkring) Läkarintyg Fornlämningskartor. 38 Försäkringshandlingar, inaktuella 29 Fotografier. 46 Försäkringskassans anteckningar från avstämnings-/uppföljningsmöten Fotografier, filmer, video, ljudband, CDskivor 14 Försäkringskassans beslut avseende o.d. framtagna för till exempel rehabiliteringsersättning. intern information och utbildning. Fotografier, filmer, video, ljudband, CDskivor o.d. som dokumenterar den egna 14 Försäkringskassans beslut avseende sjukersättning (sjukpenning)

135 verksamheten. Fraktsedlar 29 Försäkringskassans förfrågan om anställds inkomst och årsarbetstid. Frimärkskassa, redovisning 29 Fritidsstudier 17 Förtjänsttecken (motsvarande) 10 Färdtjänst/Riksfärdtjänst. 51 Förtroendevalda, förteckningar över 10 Följesedelslistor 32 Förtroendemannaregister G Gallring i IT-katalogen G 45 Gravyrer. 38 Gallringsbeslut 13 Grundavgifter. 55 Garanti-/avtalshandlingar 32 Grund bokföring 29 Geologiska undersökningar. 37 Grundkartor. 38 Granskningsloggar 35 Gränspunktskartor 38 Granskningsloggar för åtkomst till 48 Gåvor till kommunen 10 brukaruppgifter inom socialtjänsten. Gratifikation 18 H Handböcker 15 Hembygdsråd. 45 Handkassa, redovisning 29 Hemliga handlingar. 24 Handlingar för kännedom, t.ex. rapporter, årsredovisningar, verksamhetsberättelser. Handlingar med meningslöst eller obegripligt innehåll. Handlingar som bildar underlag till verksamhetsberättelser, t.ex. besöksrapporter och statistik Hotbrev Huvud bokföring Hyreskontrakt; besiktningsprotokoll etc, för bostäder som tillhandahålls av socialtjänsten. Hyreskontrakt äldreboende. Handlingsförteckning. 36 Hyror; fakturor, underlag 51 Handlingsplaner. 39 Hyror, kontrakt. 54 Handlingsplan (rehabplan) 19 I Inbjudan att komma in med anbud eller att förhandla, tävlingsinbjudan. 32 Inteckningar, dödade 29 Inbjudningar och kallelser till kurser, 22 Interna räkningar, kopior 29 seminarier, konferenser och möten. Indatamaterial, underlag för bokföring 29 Interndebitering, listor 32 Integrationslistor 29 Internextern debiteringar. 20 Interna räkningar, kopior 20 Internetsidor som laddas ner eller 22 skrivs ut. Information från leverantörer 32 Interkommunala ansökningar. 43 Information på Internet 14 Interkommunala ersättningar (förteckning). Informationsmaterial, kommunspecifikt (för allmänheten, spec. om förtidsröstningen och om dubblettröstkort). Informationsmaterial till personuppgifts ombudet från Datainspektionen. 11 Intern kontroll Intern kontroll

136 Informationsblad, broschyr o.d. som 45 Intresseanmälningar, inte infordrande 32 produceras av förvaltningen. (och inte antagna) Informationsbroschyr 40 Intresseanmälningar 19 (spontanansökningar) Informationsskrifter och broschyrer 14 Intresseavdragslistor 27 Information som inte berör Falköpings 22 Introduktionsplaner. 51 kommuns verksamhet. Information som lagrats på PC under 22 Introduktionsprogram för nyanställda. 19 Internet-användning, t.ex. cookies, temporary internet files, history files. Inkassoärenden, avslutade 29 Intyg från erkända organ. 32 Inkomna och utgående skrivelser 10 Intyg vigsel 21 Inkomna skrivelser 11 Inventarieförteckning. 20 Inkomstuppgifter. 51 Inventarieförteckningar 29 Inlämningskvitton, posten (inte rek eller 29 Inventarieförteckningar 32 ass) Inrättande av personuppgiftsombud. 26 Inventarieförteckningar, månadsvis 32 Insatsplaner/kort 56 Inventeringar, löpande 32 Insatsrapport 56 Inventeringar, månadsvis 32 Insatsrapport med beslut om avslutande av insats Insatsrapport med beslut om ingrepp i annans rätt och tjänsteplikt. 56 Inventeringar, årsrapport Inventeringslistor 56 Instruktioner 15 Inventeringslistor (ej månad 1, 13) 32 J Jourjournal, jourlistor, jourredovisning. 47 Justeringsanslag 10 Journal skolpsykolog/logoped. 41 Järnvägskartor, kopior 38 K Kalkyl, offert, avtalskopia, utbildningsinnehåll, intyg, deltagarlistor, sammanställning utvärderingar. 44 Kontroll av leverantörers lämplighet, dokumentation kring. Kallelser till möten som protokollförs. 23 Kopia av slutdokument från beställare. 43 Kassa 20 Kopieringsmaskin, rapportkort 29 Kassarapporter/avstämningar (med 29 Kopior lantmäteriförrättningar. 37 kvitton) Kassarullar. 20 Kopior lantmäteriförrättningar. 38 Kassationslistor (ej månad 1, 13) 32 Korrespondens (ej diarieförd), av vikt 13 för verksamheten. Kassationsrapporter 32 Korrespondens, rutinmässig 13 Kassationsrapporter, årsrapport 32 Korrespondens till KY-myndighet och CSN. Kassautskrifter. 46 Kronofogdemyndighetsbeslut 27 Klagomålshantering, - klagomål/synpunkter (inklusive svar) Klagomålshantering, - klagomål/synpunkter och förslag av rutin artad, allmän karaktär Klagomålshantering, - sammanställningar, rapporter och statistik 15 Kundfakturor Kundfakturor, underlag för makulering och nedskrivning av 15 Kundfordringar, avskrivningar av, med beslut/specifikation

137 Klasslistor. 40 Kundregister (ändringar) 33 Kommunal författningssamling 12 Kundreskontra 30 Kommunal författningssamling 24 Kungörelser (annonser), fullmäktigesammanträden Kommunbidragslistor 39 Kursdokumentation. 22 Kommunikation, informationsutbyte rörande ett upphandlingsärende. Kommunspecifikt utbildningsmaterial och lokala instruktioner (särskilt för röstmottagare och kommunala bud). Kompetensutvecklingsinsatser, dokumentation av eventuella. 33 Kurser seminarier och andra utbildningar i egen regi. 11 Kursinbjudningar Kvalitetsdokument, processbeskrivningar o.d./kvalitetssäkringssystem Kompetensutvecklingsplaner 17 Kvalitetsredovisning. 44 Kompletterande handlingar (till annons, förfrågningsunderlag). Kompletterande upplysningar (om annons, förfrågningsunderlag). Konstruktionshandlingar, byggentreprenader. Kontaktperson, kontaktfamilj; förteckning över kontaktpersoner/kontaktfamiljer. 32 Kvalitetsredovisning på kurs- och terminsnivå. 32 Kvittenser för nycklar och passerkort, behörigheter till IT-system m.m. 33 Kvittenser för nycklar och passerkort, behörigheter till IT-system m m. 51 Kvittenser för nycklar, passerkort, behörigheter till IT-system m.m. Kontantförsäljning, kvitton 29 Kvittenskopior 30 Kontantredovisningar, kassabehållning 29 Kvittenslistor 30 Kontoavstämningar 29 Kvitton avseende från posten mottagna röster 11 Kontoplaner med kodförteckningar, 29 Körjournal, leasingbil. 47 kodplaner Kontoutdrag 29 Körjournal, leasingbilar. 48 Kontrakt (byggentreprenadkontrakt, tjänstekontrakt, varukontrakt) L Lagerbok 33 Leverantörsreskontra 30 Lagerrapporter 33 Likviditetsplanering, prognoser 30 Lagervärde per kostnadsställe, listor 33 Livränta 19 Lagervärdelistor 33 Ljud- och bildupptagningar (bandinspelningar, ljudfiler, filer från webbsändningar o.d.) eller stenografiska protokoll från fullmäktigesammanträden. Logglistor, àjourhållningslistor samt länkar (datalistor) Larmlistor 33 Lokala arbetsplaner och handlingsplaner Larmloggar. 51 Lokala bestämmelser för upphandling och leveranser. LAS Varsel- och beskedbrev LASS; utbetalningsbesked från Försäkringskassan Lokala samverkansöverenskommelser Lokala trafikföreskrifter som upphört. 55 LASS/LSS; Beställning/justering. 51 LSS/LASS; Månadsrapporter

138 hemtjänst. Ledighetsansökan. 41 LSS; Närvarolista för dagcenter, korttidshem underlag för debitering. Ledningsplan Kris extraordinär händelse. 56 Lånekvitton av olika slag. 46 Leveranser, försenade (uteliggande 33 Lånelistor, förråd 33 beställningar), listor Leveransgodkännande 33 Låsschema. 54 Leveransreversal 13 Läkarintyg Längder, statistik 30 Leveransstatistik 33 Läsårsverksamhet (program för skolavslutning, teaterbesök, friluftsdagar m.m., ordningsregler enligt SL 5 kap 5 ) Leverantörsbetalningar, girolista 30 Lönelistor CD Microfische Retrolistor Leverantörsfakturor 30 Lönesättning, underlag för/förhandlingsunderlag, lönesamtal M Manualer/lathundar 15 Minnesanteckningar 13 Marknadslistor. 55 Minnesanteckningar 16 Materialinventarium (ej månad 1, 13) 33 Missbruk av alkohol eller andra 19 droger, handlingsprogram för hantering av. Materiallistor 33 Modell (tillhörande anbud) 33 Matrikelkort Lärare Övriga anställda Avslutade anställningar Medarbetar- och utvecklingssamtal inkl. kompetensutvecklingsinsatser. 26 Momskvitton Momsredovisning 30 Meddelanden till EG:s kommission. 33 Mottagningsbevis. 48 Meddelande till röstbrevlåda, telefonsvarare 23 Museiråd. 45 och mobilsvar. Mikrofilm, arbetsex. 36 Museiutskott. 45 Mikrofilm, original. 36 Musikskolans avgifter (underlag). 41 Miljöcertifiering/-diplomering, dokumentation av 15 Märkesnoteringar för simskolegrupper. Miljöcertifiering/-diplomering, 56 Målarbete 14 dokumentation av Minnesanteckningar 12 N Nationella prov i svenska år 3, 6 och 9 och gymnasiet. 41 Nyckelkvittenser. 47 Nationella prov, svenska. 43 Nyckelkvittenser till brukares hem. 49 Nationella prov, övriga. 43 Nyhetsbrev 14 Nationella prov övriga prov 41 Nämndens/styrelsens instruktion för förvaltningen angående behandling av personuppgifter

139 Nollsaldolistor 33 Närvaroförteckningar, t.ex. över elever som deltagit i simundervisning. Nybyggnadskartor Original. 37 Närvarolistor 10 Nyckelkvittenser O Obligationslån, bankens redovisningar 30 Omslag med ytterkuvert från godkända 11 budröster. OCR-listor, betalning av kundfakturor 30 Omsättning i förråd, listor över 33 (datalistor) Offerter, inte infordrade (och inte antagna) 33 Orderbekräftelser, ordererkännanden 33 Omplacering, handlingar ang. 18 Ordererkännanden 30 Områdesbestämmelser. 37 Organisationsscheman/beskrivningar 15 Omslag med budröster som underkänts och tagits omhand. P Packsedlar 30 Projektorganisation 16 Parkeringstillstånd, PRH. 55 Projektplaner 16 Pensionshandlingar 27 Protokoll, original 12 Personakter IFO. 52 Protokoll 21 Personakter SoL, HSL. 52 Protokoll/anteckningar, arbetsplatsträffar eller motsvarande samverkan på arbetsplatsnivå. Personakt ingår Anställningsavtal Ansökningshandlingar Betyg Beslutsprotokoll från anställningsmyndighet om tjänstetillsättning Beslut om löner, pensioner, avgångsgåva Sekretessförbindelse Diarieförda sekretesshandlingar Skriftliga varningar Uppsägning egen + av arbetsgivaren Pensionsavgång 26 Protokoll, arbetsmiljö (arbetsmiljöronder, skyddsronder etc.) Personalenkäter 18 Protokoll Bredbandsbolaget AB 24 Personuppgiftsbiträde, avtal med 26 Protokoll eller mötesanteckningar från 15 ledningsgrupper (förvaltningsledning). Personuppgiftsbiträde, checklista för 26 Protokoll eller mötesanteckningar från 16 kontroll av avtalsuppfyllelse till exempel säkerhet. olika interna verksamhetsmöten - avdelningsmöten, personalmöten, informationsmöten m.m. Personuppgiftsbiträde, instruktion för 26 Protokoll enligt 9 kap 12 LOU. 33 Planprogram. 37 Protokoll från facklig samverkan (samarbetsorgan mellan arbetsgivare och arbetstagare). Plocklistor, förråd 33 Protokoll från förhandlingar enligt medbestämmandelagen (MBL). PM, promemorior 25 Protokoll från kommunala handikapprådet och pensionärsrådet samt dess arbetsutskott Policy, lednings- och styrdokument, strategisk plan, sektorsprogram, verksamhetsplaner. 15 Protokoll från politiska organ - inklusive presidier, råd, politiska arbetsgrupper, kommittéer,

140 referensgrupper, styrgrupper, samarbets-/samrådsgrupper. Polismyndigheten anmälningar, mm. 45 Protokoll Green Market Sweden AB 24 Postkvitton, inte värdepost 30 Protokoll Hotellfastigheter AB 24 Postlistor 13 Protokoll med beslut från inköpsnämnd/-delegation eller motsvarande. Postöppning, fullmakt (motsvarande). 19 Protokoll med bilagor från samverkan på förvaltningsnivå. Postöppning; fullmakt. 48 Protokoll med bilagor från samverkan på verksamhetsområdena (lokal samverkan). Pressklipp, nyhetssammandrag eller 14 Protokoll med dagordning och deltagarlista. motsvarande omvärlds-bevakning med direkt anknytning till verksamheten. Pressmeddelanden 14 Protokoll Midgård (före bolagets ombildande till Bredbandsbolaget AB) Primärkartor 38 Protokoll, original 12 Prisblad, prisändringsmeddelanden 33 Protokollsbilagor - skrivelser/tjänsteutlåtanden och andra handlingar som ligger till grund för besluten eller innehåller unik information av direkt relevans. Privata medel; förteckning. 52 Protokoll över mottagna förtidsröster. 11 Program för sportlovsaktiviteter. 45 PuL, information samt samtycken/återtaganden av samtycken till behandling av personuppgifter. Projektarbeten. 54 PuL, samtycken och återtaganden av Projektbeskrivning (vinnande bidrag i projekttävling). 19 samtycken till utlägg på webbplats. 33 Punktskisser R Ramavtal 33 Rekvisitioner 34 Ramavtal, komplettering av anbud. 33 Rekvisitioner, kopior 34 Ramavtal, skriftligt samråd med leverantör som är part. 33 Rekvisitioner, listor 34 Rapporter 26 Relationshandlingar. 54 Källrapportering via Besched Övriga rapporter Rapporter från Polisen om inbrott, 56 Relationsvåld. 52 skadegörelse m.m. Rapporter, indata 30 Remisser från Polisen. 56 Rapportering till Socialstyrelsen, samt svar på remisser, om ej verkställda beslut enligt LSS och SoL. Rapporter och anmälningar som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende, inklusive register slaskpärmen. 48 Remisser från Socialförvaltningen angående alkoholtillstånd. 53 Remisser och beslut/dom från Socialstyrelsen/Förvaltningsrätten på ej verkställda beslut enligt LSS och SoL Rapporter TV-inspektion. 54 Remisser och remissvar/yttranden 16 Rapportkort (kopieringsmaskin) 20 Rapportlistor, förråd 33 Resestipendier 18 Rapportlistor, kassation 33 Resultatportfolio

141 Redovisningslistor, lagerhållning 33 Reversaler, journaler över redovisade 30 Registerförteckningar 26 Revisioner, ekonomiska medel. 43 Register, liggare, listor, E-postlista och 23 Revisionsberättelser 12 andra tillfälliga hjälpmedel som har tillkommit för att underlätta arbetet. Register till diarier 13 Revisionsrapporter 12 Register till ärenden rörande budget-och 21 Riktlinjer, anvisningar 15 skuldrådgivning. Registeruppgifter, indata 30 Risk och sårbarhetsanalys. 56 Registerutdrag, begäran om samt svar. 26 Ritningar, byggentreprenader 34 Register över flyktingar. 52 Ritningar och Bygghandl. 54 Register över konstverk. 45 Ritningar (tillhörande anbud, vinnande bidrag i projekttävling). Register över museets föremålssamling. 46 Rutinbeskrivningar 15 Registreringsunderlag för inventering 33 Rådgivning 25 Reglementen och bestämmelser. 15 Räkenskaper över belopp som har inbetalats eller utbetalats. Rehabiliteringsmöten (samtal), övriga anteckningar. 19 Räkenskapshandlingar för stiftelser som är bokföringsskyldiga enl. lag Reklamationer 30 Räkningar, kopior av interna 30 Reklamationer 34 Räkningsunderlag för debitering 30 Reklam, broschyrer etc. 22 Rättelser, bokföringsunderlag 30 Rekvisition av bidrag till 20 Röstkort som samlats upp i vallokaler 11 Arbetsförmedlingen. och röstningslokaler. Rekvisitioner 30 Röstlängder som använts vid val S Samlad bebyggelse. 37 Stadsbyggnadsavdelningens remisser, 56 svar på. Sammanställning för räkenskapsåret (räkenskapssammandrag) 12 Statistik, inköps-, löpande 34 SCB-statistik. 46 Statistik: inköps- och artikelstatistik (motsvarande) i års- sammanställd form. Schema. 44 Statistik, leverantörs-, löpande 34 Sekretessbevis/tystnadspliktsförsäkringar för förtroendevalda 69 Statistikunderlag/statistik som sammanställts till årsstatistik eller motsvarande. 10 Statistikuttag ur Booking. 46 Skatteredovisning, utdata för 30 Statsbidragsansökningar. 52 Skatterevision, underlag för 30 Stiftelseförordnande eller motsvarande (donationsurkunder, gåvobrev, testamenten). Skifteskartor, kopior. 38 Stomnätsprotokoll 38 Skolfotokatalog 41 Strategi, arb.plan 12 Skrivelser om gåvor och donationer till museet. 46 Svar på allmänna frågor (oftast e-post). 23 Skyddsrond. 47 Systematiskt arbetsmiljöarbete, - arbetsskador och tillbud (till exempel tillbudsanmälningar, års

142 sammanställningar). Skyddsrumshandlingar. 37 Systematiskt arbetsmiljöarbete, - 17 organisation för arbetsmiljöarbetet med delegering av arbetsmiljö arbetsuppgifter/ansvar, handlingsplan mot kränkningar, krishanteringsplaner. Skyddsrumsritningar. 37 Systemdokumentation 30 Slussenrapport (liggande lista). 52 Systemdokumentation 35 Slutrapporter 16 Säkerhetskopior/backuper. 23 SPAM 22 Sändlistor 34 Specifikation av kostnader/intäkter 30 Sökregister 27 Spontanofferter och leverantörsinformation. T 16 Tackbrev o d ordförandekorrespondens 10 Tjänstefördelning. 44 Tekniska nämnden. 54 Tjänstg.rapp. A -pris. 55 Tekniska nämndens au. 54 Tomtböcker. 36 Telefonkataloger, interna 14 Tomtindelningar Original. 36 Tentor. 43 Tomtindelningar Original. 38 Tentor. 44 Tomtmätningar Original. 36 Terminalglasögon, beslut/rekvisition 18 Tomtindelningshandlingar. 36 Tidningar, egenupprättade 14 Tomtindelningshandlingar 38 Tidningsurklipp. 46 Topografiska register 46 Tillfällig lokal trafikföreskrift. 55 Torghandel. 55 Tillstånd brandfarlig och explosiv vara. 56 Trafikliggare, lokala trafikföreskrifter. 55 Tillstånd från Post- och Telestyrelsen 56 Transaktionslistor 34 tillåtna frekvenser. Tillsynsprotokoll 56 Transporttillstånd. 55 Tjänsteanteckningar, kontakter med leverantörer, entreprenörer, konsulter 34 Tystnadsplikt, påminnelse om 20 U Underlag adresskarta 38 Utbetalningslistor över statsbidrag 53 Underlag för ADB-bearbetning 34 Utbetalningsorder, -uppdrag 30 Underlag för Falköpings kommuns interna 23 Utbildningar, handlingar rörande 25 planering och verksamhetsredovisning. Underlag till statsbidragsansökningar. 49 Utbildningar, - program, deltagarlista och eventuellt unikt studiematerial 17 Underrättelse om beslut till anbuds 34 Utbildningar, - övrig dokumentation 17 sökande/anbudsgivare. Underrättelse till Skatteverket om vigsel/partnerskap. 21 Utbildningsplan, kursplaner och flödesschema. Uppdragshandlingar 16 Uteliggande beställningar, listor 34 Uppföljning av röstmottagningen (kommunens planeringsunderlag till nästa val). 11 Uteslutning av leverantör, dokumentation kring

143 Uppföljning av till exempel lokaler, transporter, kommunala bud, intern och extern information (kommunens planerings- underlag). Uppföljning Myndigheten för samhällsskydd och beredskap MSB. 11 Utgående skrivelser Utkast och andra anteckningar i ett ärende. Uppföljningsrapporter 30 Utredningar och studier 16 Uppgifter i Booking. 46 Uttag per rekvirent, listor 34 Upphandlarprofil (sammanställning av uppgifter tillgänglig på Internet som innehåller information om den upphandlande myndigheten och dess upphandlingar). 34 Uttagstillfälle per artikel, listor 34 Upphandlingscirkulär 34 Utvecklingsplaner, individuella 18 Upplysningar på begäran av leverantör (då ansökan avslagits eller anbud förkastats). 34 Utvecklingssamtal, dokumenterade överenskommelser. Uppsägning hyresavtal. 52 Utvecklingssamtal, övriga 18 anteckningar. Utbetalningar IFO 53 Utvärderingar 16 Utbetalningslista plusgiro/bankgiro V Valdistrikt, kartor och kodförteckningar över (motsv) Varningsbrev och uppsägningar med mottagningsbevis. 11 Verksamhetsberättelser från föreningar. 53 Verksamhetsberättelser se Årsberättelser Varukataloger 34 Voteringslistor 10 Verifikationer 30 Väljarförteckningar 11 Verifikationer för in- och utbetalningar 12 Vänorter, handlingar rörande 10 Å Årsberättelser, årsrapporter 31 Årsförbrukning, årlig statistik över förbrukningar av varor och tjänster. Årsbokslut 12 Årsredovisning 12 Årsbokslut med bokslutsbilagor (till exempel huvudbokssammandrag). Ä 31 Årsredovisningar, årsrapporter 31 Ärenden rörande budgetrådgivning. 21 Ärenden rörande skuldsanering. 21 Ärenden rörande skuldrådgivning Ö Översiktsplaner. 37 Övrigt Fakturakopior Annonser Rehabilitering Övertaliga kopior och dubbletter i ett ärende. 23 Arbetsskador/ Tillbud 27 71

144 72

145 Ändringar i nya dokumenthanteringsplanen Arkivbildare som har tillkommit E-tjänster och sociala medier Reception Mångfald och kvalitetsutvecklare Utvecklingschef och Chef infrastruktur och logistik Näringslivsavdelningen Överförmyndare Ändringar i dokumenthanteringsplanen mot föregående plan Beställningar till projekt Beställningar Samhällsorientering för nyanlända. Samtycke från deltagare om registrering i Accorda. Samtycke från deltagare om upphävande av sekretess mellan myndigheter. Sammanfattande dokument från arbetspsykolog. Sammanfattande slutdokument om deltagare. Tentamen och prov för YH Signaltekniker Tidningsurklipp 47 Hotbrev Tillkommit Sid Tagits bort i nya planen Ändringar i Anmärkningar Sid Beredskapsplaner, 14 Arvodesbestämmelser Kvitton avseende från posten 11 handlingsplan för förebyggande verksamhet. mottagna röster Kopior för aktförvaring. 20 Förtroendevalda, förteckningar över Omslag med ytterkuvert från godkända budröster Voteringslistor Omslag med budröster som under- 11 känts och tagits omhand. 44 Förtjänsttecken (motsvarande) Protokoll över mottagna förtidsröster. 44 Kommunal Väljarförteckningar 11 författningssamling 44 Telefonkataloger, interna Reglementen och bestämmelser Avtal, rutinmässiga Riktlinjer, anvisningar Beredskapsplaner, handlingsplan för förebyggande verksamhet. 46 Allmän handling som är offentlig. Underlag för statistik (besöks-rapporter och liknande) 47 Hemliga handlingar Statistik som inte ingår i 47 Inrättande av verksam-hetsberättelse. personuppgiftsombud. Avtal av kortvarig karaktär 47 Dokument i J-katalog. Bokningsscheman, bokningsbesked loggar över Internetaccesser. Kontrakt om uthyrning av 47 - loggar över lösenordsbyte i lokaler. AD-katalogen. Arrangörskontrakt. 48 Handlingsförteckning. Ersättning till artister, 48 Bidragsgrupp. föredrags-hållare, musiker, dansare och grupper, t.ex. teatergrupper. Tillstånd från andra myndigheter vid arrangemang. 48 Museiutskott. Polismyndigheten anmälningar, tillstånd, rapporter

146 Dagstidningar. 48 Handlingar som bildar underlag till verksamhetsberättelser, t.ex. besöksrapporter och statistik. Förteckning över tidningar 48 Kassautskrifter. och tidskrifter. Digitala utredningar, beslut och beställningar sedan Biståndsbeställning samt justering. Protokoll från kommunala handikapprådet samt dess arbetsutskott. 55 Grundavgifter, Renhållning. Fakturakopior, revision

147 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1 (2) 6 Dnr 2016/ Strategi för funktionshinderfrågor Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till kommunstyrelsen (beslutas av kommunfullmäktige) 1 Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att anta strategin för funktionshindersfrågor. 2 Strategin för funktionshindersfrågor gäller från och med den 15 mars 2017 och ersätter det handikappolitiska programmet som antogs av kommunfullmäktige den 27 februari 2006, 13. Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade den 27 april 2015, 41, att ge socialnämnden i uppdrag att revidera det handikappolitiska programmet. Socialnämnden har arbetat med frågan och beslutade den 17 oktober 2016, 112, att föreslå kommunfullmäktige att anta den framtagna strategin för funktionshindersfrågor. Strategin för funktionshinderfrågor är det övergripande strategiska dokument som tagits fram för att visa den politiska viljeriktningen gällande funktionsnedsättning. Eftersom det är en kommunövergripande strategi där samtliga nämnder berörs och omfattas föreslås att den antas av kommunfullmäktige. Dokumentet utgår från gällande lagstiftning och syftar till att vägleda nämnderna och styrelserna om förhållningssätt gentemot funktionshinderfrågor. Strategin har avgränsats till åtgärder som Falköpings kommun kan fatta beslut om. Syftet med strategin är att medborgare med funktionsnedsättning ska ha samma förutsättningar och möjligheter att leva det goda livet som andra medborgare i Falköpings kommun. Syftet är att fastställa inriktning för kommunens arbete med funktionshinderfrågor och att konkretisera den politiska viljeriktningen genom åtgärder mot uppsatta mål utifrån ett systematiskt och kvalitetssäkert arbetssätt. Samtliga nämnder ansvarar för att skapa förutsättningar för att målen i strategin ska nås. I strategin för funktionshinderfrågor finns identifierade insatsområden som beskriver möjliga åtgärder inom respektive målområde. Dessa föreslås utgöra underlag att beakta i upprättade handlingsplaner. Under framtagandet av förslaget till strategi har styrgruppen bestått av politiska representanter och en arbetsgrupp har tillsatts bestående av representanter från barn- och utbildningsförvaltningen, kommunledningsförvaltningen, kompetens- och arbetslivsförvaltningen, samhällsbyggnadsförvaltningen, socialförvaltningen, kultur- och fritidsförvaltningen samt Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

148 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 2 (2) representanter från det kommunala pensionärsrådet och rådet för funktionshinderfrågor. Förslaget har skickats på remiss till samtliga nämnder och partigrupper, samt till rådet för funktionshinderfrågor och kommunala pensionärsrådet. Kommunstyrelsen föreslås ha det övergripande ansvaret för att följa upp strategin. Detta utifrån att kommunstyrelsen har i uppdrag att utreda och ta fram förslag på styrdokument utifrån revideringar i diskrimineringslagen kapitel tre som trädde i kraft den 1 januari Förvaltningens bedömning Mot bakgrund av nämndernas och rådens remissvar har kommunledningsförvaltningen behandlat förslaget och föreslår att kommunfullmäktige beslutar att anta strategin för funktionshindersfrågor. Tjänsteutlåtandet, daterat den 18 januari 2017, har utarbetats av kommunstrateg Catharina Ungh. Paragrafen skickas till Kommunstyrelsen Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

149 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (2) KS 2016/ Kommunstyrelsen Strategi för funktionshinderfrågor Förslag till beslut 1 Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att anta strategin för funktionshindersfrågor. 2 Strategin för funktionshindersfrågor gäller från och med den 15 mars 2017 och ersätter det handikappolitiska programmet som antogs av kommunfullmäktige den 27 februari 2006, 13. Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade den 27 april 2015, 41, att ge socialnämnden i uppdrag att revidera det handikappolitiska programmet. Socialnämnden har arbetat med frågan och beslutade den 17 oktober 2016, 112, att föreslå kommunfullmäktige att anta den framtagna strategin för funktionshindersfrågor. Strategin för funktionshinderfrågor är det övergripande strategiska dokument som tagits fram för att visa den politiska viljeriktningen gällande funktionsnedsättning. Eftersom det är en kommunövergripande strategi där samtliga nämnder berörs och omfattas föreslås att den antas av kommunfullmäktige. Dokumentet utgår från gällande lagstiftning och syftar till att vägleda nämnderna och styrelserna om förhållningssätt gentemot funktionshinderfrågor. Strategin har avgränsats till åtgärder som Falköpings kommun kan fatta beslut om. Syftet med strategin är att medborgare med funktionsnedsättning ska ha samma förutsättningar och möjligheter att leva det goda livet som andra medborgare i Falköpings kommun. Syftet är att fastställa inriktning för kommunens arbete med funktionshinderfrågor och att konkretisera den politiska viljeriktningen genom åtgärder mot uppsatta mål utifrån ett systematiskt och kvalitetssäkert arbetssätt. Samtliga nämnder ansvarar för att skapa förutsättningar för att målen i strategin ska nås. Kommunledningsförvaltningen Catharina Ungh Mångfalds- och kvalitetsutvecklare catharina.ungh@falkoping.se Falköpings kommun S:t Sigfridsgatan Falköping Telefon kommunen@falkoping.se Bankgiro Plusgiro Org nr

150 2(2) I strategin för funktionshinderfrågor finns identifierade insatsområden som beskriver möjliga åtgärder inom respektive målområde. Dessa föreslås utgöra underlag att beakta i upprättade handlingsplaner. Under framtagandet av förslaget till strategi har styrgruppen bestått av politiska representanter och en arbetsgrupp har tillsatts bestående av representanter från barn- och utbildningsförvaltningen, kommunledningsförvaltningen, kompetens- och arbetslivsförvaltningen, samhällsbyggnadsförvaltningen, socialförvaltningen, kultur- och fritidsförvaltningen samt representanter från det kommunala pensionärsrådet och rådet för funktionshinderfrågor. Förslaget har skickats på remiss till samtliga nämnder och partigrupper, samt till rådet för funktionshinderfrågor och kommunala pensionärsrådet. Kommunstyrelsen föreslås ha det övergripande ansvaret för att följa upp strategin. Detta utifrån att kommunstyrelsen har i uppdrag att utreda och ta fram förslag på styrdokument utifrån revideringar i diskrimineringslagen kapitel tre som trädde i kraft den 1 januari Förvaltningens bedömning Mot bakgrund av nämndernas och rådens remissvar har kommunledningsförvaltningen behandlat förslaget och föreslår att kommunfullmäktige beslutar att anta strategin för funktionshindersfrågor. Beslutet ska skickas till Falköpings kommuns samtliga nämnder Rådet för funktionshinderfrågor Erica Lann, anhörigsamordnare Catharina Ungh, kommunstrateg Catharina Ungh Kommunstrateg

151 Strategi för funktionshinderfrågor 1

152 Innehåll FÖRORD... 3 METOD... 3 Arbetsgrupp... 3 Styrgrupp... 4 SYFTE... 4 BEGREPPSDEFINITIONER... 5 UTGÅNGSPUNKTER FÖR STRATEGIN... 5 FN:s konvention om rättigheter för personer med funktionsnedsättning... 5 Falköpings kommuns vision... 6 ANSVAR... 6 KOSTNADER... 6 UPPFÖLJNING AV DET HANDIKAPPOLITISKA PROGRAMMET... 6 MÅLOMRÅDEN Tillgänglighet... 7 Inriktningsmål- fysisk planering och kommunikationer/trafik... 8 Inriktningsmål- Information Bemötande... 8 Inriktningsmål Samverkan... 9 Inriktningsmål Utbildning Inriktningsmål Utbildning Arbete Inriktningsmål UTVÄRDERING OCH REVIDERING IDENTIFIERADE INSATSOMRÅDEN Tillgänglighet Fysisk planering och kommunikationer/trafik Information Bemötande Samverkan Utbildning Arbete

153 FÖRORD Falköpings kommun vill med denna strategi förstärka sina insatser för att alla kommunens medborgare med funktionsnedsättning ska ha samma förutsättningar och möjlighet att leva det goda livet som andra medborgare i kommunen. Strategin är ett övergripande dokument som redovisar den politiska viljeinriktningen och ger en översikt över vad som bör göras för att förbättra livskvalitén för människor med funktionsnedsättning. Dokumentet ska ses som ett komplement till gällande lagar och regler inom området. Innehållet ska vägleda nämnderna/ styrelserna om hur de ska förhålla sig till funktionshinderfrågorna. Strategin handlar om åtgärder som Falköpings kommun själva kan fatta beslut om. Det finns många frågor av stor betydelse för personer med funktionsnedsättning som beslutas av staten, regionen eller av privata företag eller personer. Sådana frågor berörs inte i denna strategi. Det kan dock finnas anledning att överväga hur Falköpings kommun kan påverka affärer, restauranger etc., för att förbättra livskvalitén för människor med funktionshinder. Till strategin för funktionshinderfrågor har även identifierade insatsområden tagits fram som beskriver åtgärder inom respektive målområde som varje nämnd får i uppdrag att beakta. METOD Detta dokument är framtaget på uppdrag av kommunfullmäktige beslut 41/2015. Inspiration och idéer är hämtade från flera olika kommuner men utgår framförallt från FN:s konvention om rättigheter för personer med funktionsnedsättning, samt Falköpings kommuns vision: Det goda livet. Förslaget har framtagits av en: Arbetsgrupp Krister Lundberg Kommunledningsförvaltningen Karina Bronell Barn och utbildningsförvaltningen Catharina Ungh Kommunledningsförvaltningen Karin Strängsåker Kompetens- och arbetslivsförvalt. Jan Aurén Samhällsbyggnadsförvaltningen Ewa Hante Socialförvaltningen Erica Lann Socialförvaltningen Stefan Andersson Kultur- och fritidsförvaltningen 3

154 Samt representanter från Kommunala pensionärsrådet och Rådet för funktionshinderfrågor: Owe Gustafsson (ersätts av Siw Gustavsson) Kommunala pensionärsrådet Kerstin Allestam Kommunala pensionärsrådet Susanne Bergström Rådet för funktionshinderfrågor Gunnar Hedberg Rådet för funktionshinderfrågor Styrgrupp Susanne Larsson och Ingrid Jarlsson Socialnämnden Ingvor Bergman och Ed Kahrs Barn- och utbildningsnämnden Wanja Wallemyr och Christina Jorméus Tekniska nämnden Pia Ragnar och Hans Johansson Kompetens och arbetslivsnämnden Kent Mossby och Allan Bjärkhed Kultur- och fritidsnämnden Förslaget har sedan varit ute på remiss till samtliga nämnder och partigrupper, rådet för funktionshinderfrågor och kommunala pensionärsrådet. SYFTE Syftet med denna strategi är att: kommunens medborgare med funktionsnedsättning ska ha samma förutsättningar och möjlighet att leva det goda livet som andra medborgare i kommunen, i enlighet med Falköpings kommuns vision och värdegrund. fastställa inriktning och prioritering för Falköpings kommun kring funktionshinderfrågor. konkretisera den politiska viljeriktningen genom att föreslå åtgärder att nå uppsatta mål. uppnå ett systematiskt och kvalitetssäkert arbetssätt genom kontinuerliga utvärderingar. 4

155 BEGREPPSDEFINITIONER För definition av begreppen funktionsnedsättning och funktionshinder används i denna strategi Socialstyrelsens officiella definition som innebär: Funktionsnedsättning: Med funktionsnedsättning menas nedsättning av fysisk, psykisk eller intellektuell förmåga. Funktionshinder: Ett funktionshinder är den begränsning som en funktionsnedsättning innebär för en person i relation till omgivningen. Ett funktionshinder är inte något som en person har utan det är miljön som är funktionshindrande. Att ha en funktionsnedsättning behöver inte betyda att man är funktionshindrad. En person med funktionsnedsättning kan vara funktionshindrad i en miljö eller situation men inte i en annan. Insatser till personer med funktionsnedsättning kan dels syfta till att förbättra den motoriska eller psykiska förmågan och lindra eventuella besvär men också att anpassa miljön. En funktionsnedsättnings omfattning och varaktighet kan variera. Den kan vara medfödd eller förvärvad genom en olycka eller sjukdom. Man kan också skilja på synliga och osynliga funktionsnedsättningar. UTGÅNGSPUNKTER FÖR STRATEGIN FN:s konvention om rättigheter för personer med funktionsnedsättning En ny konvention om mänskliga rättigheter för personer med funktionsnedsättning antogs av FN 2006 och undertecknades av Sverige den 30 mars Konventionen är en fortsättning på den resolution med 22 standardregler som antogs av FN Konventionen består av ett förord och 50 artiklar och tydliggör vad redan befintliga rättigheter innebär i förhållande till personer med funktionsnedsättning. Konventionens syfte är att främja, skydda och säkerställa det fulla och lika åtnjutandet av alla mänskliga rättigheter och grundläggande friheter för alla personer med funktionsnedsättning och att främja respekten för deras inneboende värde. ( Ur FN:s konvention om rättigheter för personer med funktionsnedsättning.) 5

156 Falköpings kommuns vision Det goda livet är Falköpings kommuns vision om det hållbara samhället inom den sociala, miljömässiga och ekonomiska dimensionen av hållbar utveckling. Det goda livet bygger på allas lika värde och på samhällsaktiva människor. I Falköping ska livskvalitetsfrågorna tas på allvar. Alla medborgare ska känna delaktighet, ha inflytande i samhället och ha resurser att styra över sin livssituation. Visionen och värdegrunden är gemensam för alla verksamheter och medarbetare i kommunen. Alla ska behandlas rättvist och lika. Våra relationer kännetecknas av öppenhet, respekt och ett gott bemötande. Vi uppnår goda resultat genom effektivitet och samverkan. ANSVAR Kommunfullmäktige antar denna strategi. Varje nämnd och styrelse ansvarar för att funktionshinderperspektivet integreras inom verksamhetsområdet samt att vidtagna åtgärder är förenliga med denna strategi. KOSTNADER Varje nämnd och styrelse ansvarar för att budgetera för de kostnader som är förenliga med föreslagna åtgärder. UPPFÖLJNING AV DET HANDIKAPPOLITISKA PROGRAMMET Uppföljning av den åtgärdsplan som är en del av det handikappolitiska programmet, samt dialog med arbetsgrupp och styrgrupp ligger till grund för hur inriktningsmål och åtgärder tagits fram i denna strategi. Uppföljningen visar att några åtgärder är helt eller nästan helt genomförda och att några är delvis eller inte alls genomförda. Några exempel på åtgärder som gjorts utifrån programmet: är: Insatser i den fysiska miljön enligt Enkelt avhjälpta hinder. En Tillgänglighetsdatabas är utlagd på kommunens hemsida och innehåller redovisningar avseende tillgängligheten från olika kommunala verksamheter. Denna databas är dock inte reviderad på många år. En lekplats anpassad för personer med funktionsnedsättningar har anlagts på Mösseberg. I alla kommunens skolor och lokaler har ett nötförbud införts med hänsyn till personer med nötallergi. Detta förbud innebär att inga nötter får tas med till eller ätas i lokalerna. 6

157 Alla gruppbostäder är idag fullvärdiga bostäder och har god tillgänglighet, egen toalett/dusch och eget kök eller kokvrå. Det har tagits fram nya kvalitetsgarantier för kommunens handikappomsorg tillsammans med brukare och representanter från kommunala handikapprådet (numer Rådet för funktionshinderfrågor). Dessa ska revideras Som visas i uppföljningen av det handikappolitiska programmet har en del åtgärder genomförts och därmed har förutsättningarna och möjligheterna för personer med funktionsnedsättning troligtvis förbättras. Trots det finns det mycket att göra för att personer med funktionsnedsättning ska kunna vara fullt delaktiga i samhället. Den fysiska tillgängligheten har det arbetats mest kring utifrån det handikappolitiska programmet och dessa delar regleras idag till stor del av lagstiftning och förordningar. De områden som i minst grad genomförts i det handikappolitiska programmet handlar om bemötande, information och uppföljning. Dessa områden berörs också minst i den tvingande lagstiftningen. Vad som vidare uppmärksammats vid uppföljningen var att många förvaltningar inte hade kännedom om vare sig det handikappolitiska programmet eller dess innehåll. MÅLOMRÅDEN I Falköpings kommuns strategi för funktionshinderfrågor har fem målområden valts ut som viktiga förutsättningar för personer med funktionsnedsättning. Dessa kan härledas till kommunens vision om det goda livet, se ovan. Dessa målområden är: 1. Tillgänglighet 2. Bemötande 3. Samverkan 4. Utbildning 5. Arbete Nedan presenteras målområdena närmare. 1. Tillgänglighet Begreppet tillgänglighet beskriver mötet mellan en persons funktionella kapacitet och den fysiska miljöns utformning. Tillgänglighet är därför ett relativt begrepp som omfattar personen och miljön. Det handlar om i vilken utsträckning en person självständigt kan ta sig fram och klara sig i olika situationer. Tillgänglighet är komplext, då olika gruppers behov kan ställas mot varandra. En nödvändig åtgärd för att göra en miljö eller situation tillgänglig för en grupp kan innebära ett funktionshinder för en annan grupp. Tillgänglighet för Falköpings kommun omfattar ett brett perspektiv: fysisk planering, kommunikationer/trafik och information. Dessa tillsammans styr hur tillgängligt samhället upplevs. Lagkrav enligt Planoch bygglagen innebär att nya offentliga lokaler ska vara tillgängliga för alla. Det finns även en lag om att enkelt avhjälpta hinder i befintlig miljö ska tas bort (BOVERKETS FÖRFATTNINGSSAMLING, BFS 2003:19 HIN). 7

158 I FN:s konvention om rättigheter för personer med funktionsnedsättning kan man läsa följande: Artikel 9 i FN- konventionen För att göra det möjligt för personer med funktionsnedsättning att leva oberoende och fullt ut på livets alla områden, ska konventionsstaterna vidta ändamålsenliga åtgärder för att säkerställa att personer med funktionsnedsättning får tillgång på lika villkor till den fysiska miljön. Dessa åtgärder, som ska innefatta identifiering och undanröjande av hinder och barriärer mot tillgänglighet, ska bland annat gälla byggnader, vägar, transportmedel och andra inomoch utomhusanläggningar, däribland skolor, bostäder, vårdinrättningar och arbetsplatser. Konventionsstaterna ska även vidta ändamålsenliga åtgärder för att utveckla, utfärda och övervaka tillämpning av miniminormer och riktlinjer för tillgänglighet till anläggningar och service som är öppna för eller erbjuds allmänheten. Säkerställa att enskilda enheter som erbjuder anläggningar och service dit allmänheten har tillträde beaktar alla aspekter av tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning och utrusta byggnader och andra anläggningar dit allmänheten äger tillträde med anvisningar i punktskrift och i lättläst och begriplig form. Övriga artiklar i FN-konventionen av relevans på området: Artikel 5 (icke- diskriminering och jämlikhet), artikel 19 (självständigt liv), artikel 20 (personlig rörlighet) och artikel 21 (yttrandefrihet och åsiktsfrihet samt tillgång till information). Inriktningsmål- fysisk planering och kommunikationer/trafik Det är lätt att ta sig till och från verksamheter inom Falköpings kommun samt att ta del av de verksamheter som kommunen erbjuder. Inriktningsmål- Information Information från Falköpings kommun är lättläst, lättförståelig och tillgänglig för alla. 2. Bemötande Bemötande har många dimensioner men handlar i grunden om att bli respekterad för den man är. Ett gott bemötande handlar om att visa lyhördhet, empati och att ha kunskapen att bemöta och kommunicera med kommuninvånare på deras villkor. Ett gott bemötande är en viktig kvalitetsfaktor som möjliggör delaktighet för alla medborgare. Delaktighet och jämlika levnadsvillkor är grundläggande mänskliga rättigheter och syftar ytterst till att alla ska få leva i ett tillgängligt samhälle där ingen blir diskriminerad. I FN:s konvention om rättigheter för personer med funktionsnedsättning kan man läsa följande: 8

159 Artikel 8 i FN- konventionen. Konventionsstaterna åtar sig att vidta omedelbara, effektiva och ändamålsenliga åtgärder för att höja medvetandet i hela samhället, däribland på familjenivå, om personer med funktionsnedsättning och för att främja respekten för deras rättigheter och värdighet, för att bekämpa stereotypa uppfattningar, fördomar och skadliga sedvänjor med avseende på personer med funktionsnedsättning, däribland sådana som grundas på kön och ålder, inom alla livets områden, samt för att höja medvetandet om kapaciteten hos och bidrag från personer med funktionshinder. Övriga artiklar i FN- konventionen av relevans för området: Artikel 17 (personlig integritet) Inriktningsmål Alla personer oavsett en eventuell funktionsnedsättning upplever att de får ett gott bemötande i Falköping. 3. Samverkan Samtliga nämnder behöver samverka för att personer med funktionsnedsättning ska få samma möjlighet som övriga medborgare till delaktighet och inflytande. För att bästa resultat ska uppnås är det även av stor vikt att det finns en fungerande samverkan externt med organisationer, myndigheter och näringsliv. I FN:s konvention om rättigheter för personer med funktionsnedsättning kan man läsa följande: Artikel 4, punkt 3, FN- konventionen I utformande och genomförande av lagstiftning och riktlinjer för att genomföra denna konvention och i andra beslutsfattande processer angående frågor som berör personer med funktionsnedsättning ska konventionsstaterna nära samråda med och aktivt involvera personer med funktionsnedsättning, genom de organisationer som företräder dem. Sedan cirka år tillbaka finns det ett råd, Kommunala handikapprådet som under 2015 bytte namn till rådet för funktionshinderfrågor i Falköpings kommun. Detta råd är ett organ för överläggningar, samråd och ömsesidig information mellan kommunen och företrädare för de föreningar inom kommunen som är knutna till en riksorganisation för funktionsnedsatta. Rådet är ett referensorgan och en remissinstans i frågor av principiell och övergripande karaktär för personer med funktionsnedsättningar. Personer med funktionsnedsättning får genom rådet större delaktighet i samhällets insatser och kan där ta initiativ och arbeta aktivt för förändringar i den kommunala verksamheten samt ge förslag på åtgärder som berör de funktionsnedsattas förhållanden i samhället. Genom rådet ges kommunen möjlighet att samråda med de funktionsnedsattas organisationer i ett tidigt skede av beredningsprocessen och få ta del av deras synpunkter i ärenden som berör personer med funktionsnedsättningar. 9

160 Inriktningsmål Kommunens styrelser och nämnder ska utveckla ett väl fungerande samarbete med intresseorganisationer i enlighet med FN- konventionen. 4. Utbildning Utbildning har en central betydelse för allas möjligheter på arbetsmarknaden. Detta gäller särskilt personer med funktionsnedsättning eftersom denna grupp kan ha en lägre sysselsättnings- och utbildningsgrad än övriga befolkningen. Alla har rätt till en utbildning av god kvalitet. Detta kräver en individuell anpassning av undervisningen, så att varje elev kan arbeta utifrån sina förutsättningar och sin kapacitet. Anpassningen kan bestå av såväl specialpedagogik som tekniska hjälpmedel. I FN:s konvention om rättigheter för personer med funktionsnedsättning kan man läsa följande: Artikel 24 FN- konventionen Konventionsstaterna erkänner rätten till utbildning för personer med funktionsnedsättning. För att förverkliga denna rätt utan diskriminering och på lika villkor, ska konventionsstaterna säkerställa ett sammanhållet utbildningssystem på alla nivåer och livslångt lärande inriktat på full utveckling av den mänskliga potentialen och känslan för värdighet och egenvärde samt förstärkning av rättigheterna, de grundläggande friheterna och den mänskliga mångfalden. Utveckling av personlighet, begåvning, och kreativitet hos personer med funktionsnedsättning samt av deras mentala och fysiska färdigheter till deras fulla möjligheter, samt att göra det möjligt för personer med funktionsnedsättning att effektivt delta i ett fritt samhälle. För att förverkliga denna, ska konventionsstaterna säkerställa att personer med funktionsnedsättning inte utestängs från det allmänna utbildningssystemet på grund av funktionsnedsättning och att barn med funktionsnedsättning inte utestängs från kostnadsfri obligatorisk grundutbildning eller undervisning som följer efter grundutbildning på grund av funktionsnedsättning. Personer med funktionsnedsättning, på lika villkor som andra, får tillgång till inkluderande och kostnadsfri grundutbildning av kvalitet och till undervisning som följer på grundutbildning på sina hemorter och att skälig anpassning erbjuds utifrån personliga behov. Övriga artiklar i FN-konventionen av relevans för området: Artikel 5 (icke-diskriminering och jämlikhet), artikel 9 (tillgänglighet), artikel 19 (självständighet) och artikel 20 (personlig rörlighet). Inriktningsmål Utbildning Alla personer oavsett en eventuell funktionsnedsättning får de resurser de behöver för att genomföra den utbildning som kommunen tillhandahåller på olika nivåer. 10

161 5. Arbete Arbete är av väsentlig betydelse för alla människors livskvalitet och delaktighet i samhällslivet. Arbete är inte bara en grund för försörjningen utan tillgodoser också mänskliga behov av gemenskap, utveckling och meningsfullhet i tillvaron. Personer med funktionsnedsättning måste få samma möjlighet som andra att arbeta. Om man inte kan få ett lönearbete ska daglig verksamhet erbjudas. Denna ska i så stor utsträckning som möjligt ha ett arbetsinriktat innehåll. I FN:s konvention om rättigheter för personer med funktionsnedsättning kan man läsa följande: Artikel 27 FN- konventionen Konventionsstaterna erkänner rätten till arbete för personer med funktionsnedsättning på lika villkor som för andra. Det innefattar rätten att kunna förtjäna sitt uppehälle genom fritt valt eller antaget arbete på arbetsmarknaden och i en arbetsmiljö som är öppen, som främjar integration och är tillgänglig för personer med funktionsnedsättning. Konventionsstaterna ska skydda och främja förverkligandet av rätten till arbeten däribland för personer med förvärvad funktionsnedsättning under anställning, genom att vidta ändamålsenliga åtgärder, däribland lagstiftning Övriga artiklar i FN-konventionen av relevans för området: Artikel 5 (icke-diskriminering och jämlikhet), artikel 9 (tillgänglighet), artikel 19 (självständighet). Inriktningsmål Alla medborgare i Falköpings kommun har goda möjligheter till en meningsfull sysselsättning oavsett funktionsförmåga. Vid rekrytering till en anställning får en funktionsnedsättning i sig aldrig vara ett urvalskriterium. UTVÄRDERING OCH REVIDERING För att bedöma hur väl inriktningsmålen i denna strategi förverkligas krävs en systematisk utvärdering. En utvärdering bör ske under nästa mandatperiod. Om Falköpings kommuns vision ändras i betydande omfattning ska denna strategi revideras i sin helhet. Kommunstyrelsen har ansvaret för utvärdering och revidering av strategin. 11

162 IDENTIFIERADE INSATSOMRÅDEN Arbetsgruppen och förvaltningarna har identifierat möjliga insatsområden för nämnderna att använda till exempel vid framtagandet av handlingsplaner. Under respektive områden ges även förslag på vilka nämnder som kan arbeta med frågorna för att bidra till en högre måluppfyllelse. 1. Tillgänglighet Åtgärder- fysisk planering och kommunikationer/trafik Att aktuell lagstiftning kring fysisk tillgänglighet i inne- och utemiljö ska bevakas. Ansvar: Tekniska nämnden och kommunstyrelsen Att arbetet med Enkelt avhjälpta hinder mot tillgänglighet och användbarhet för personer med funktionsnedsättning i offentliga lokaler och på allmänna platser ska fortsätta. Ansvar: Tekniska nämnden Att kontinuerligt revidera kommunens tillgänglighetsdatabas samt att göra den lättåtkomlig. Ansvar: Tekniska nämnden Att tillgänglighetsaspekten alltid måste finnas i förvaltningarnas upphandlingsarbete så att inte nya hinder skapas genom att otillgängliga varor och tjänster köps in. Ansvar: Samtliga nämnder Att ange tillgänglighet och användbarhet i hela planeringsprocessen, dvs. i översiktsplan, detaljplaner och exploateringsavtal. Ansvar: Kommunstyrelsen Att allergiframkallande ämnen och växter ska undvikas i kommunens offentliga lokaler och offentliga planteringar. Ansvar: Samtliga nämnder Att funktionshinderhjälpmedel ska finnas och fungera. Eventuella brister ska åtgärdas. Ansvar: Tekniska nämnden Att de offentliga toaletterna skall tillgänglighetsinventeras och eventuella brister på handikapptoaletter åtgärdas. Ansvar: Tekniska nämnden 12

163 Att Falköpings återvinningscentral tillgänglighetsinventeras och eventuella brister åtgärdas. Ansvar: Kommunstyrelsen i dialog med kommunalförbundet Avfallshantering Östra Skaraborg Att tillgänglighetsaspekten beaktas vad gäller Falköpings kommuns plan för snöröjning. Ansvar: Tekniska nämnden Att väg- och gatunätet utformas och sköts så att alla trafikanter, med hänsyn till sina förutsättningar ska kunna färdas på ett trafiksäkert sätt. Ansvar: Tekniska nämnden Att parkeringsplatser för personer med funktionsnedsättning ska vara tydligt utmärkta och ska ha hög prioritet vad gäller snöröjning. Ansvar: Tekniska nämnden Åtgärder- Information Att kommunens informationsmaterial och text på kommunens hemsidor ska vara: - skrivet i klarspråk, på ett vårdat, enkelt och begripligt sätt. - tillgängligt för alla, d.v.s. att alla har rätt att förstå vad som står i texter som skrivs av kommunen. Ansvar: Samtliga nämnder Att skyltarna i kommunens verksamheter ska tillgänglighetsanpassas. Ansvar: Samtliga nämnder 2. Bemötande Åtgärder För att Falköpings kommuns inriktningsmål om bemötandefrågor ska kunna uppfyllas måste kommunens anställda och förtroendevalda ha tillräcklig kunskap om fysiska och psykiska funktionsnedsättningar. För att tillfredsställa detta behov behövs utbildning och information. Alla personal bör få möjlighet att utveckla sin kompetens i frågor som berör personer med funktionsnedsättning. Detta innebär: Att kommunen tillhandahåller en webbaserad utbildning om bemötande av personer med funktionsnedsättning. Denna rekommenderas ingå i den introduktion som erbjuds alla nyanställda. Ansvar: Samtliga nämnder 13

164 Att kunskap om funktionsnedsättningar bör ingå i kommunens värdegrundsarbete, där Falköpings kommuns nyckelord är: bemötande, öppenhet, effektivitet och rättvisa. Ansvar: Samtliga nämnder Att en utbildning om bemötande av personer med funktionsnedsättning ska ingå vid planering av kommunövergripande utbildningssatsningar. Ansvar: Kommunstyrelsen Att arbetsplatsträffar minst en gång per år bör innehålla diskussioner om bemötande, exempelvis genom arbete med Falköpings kommuns jämställdhets- kortlek eller olika värderingsövningar. Ansvar: Samtliga nämnder 3. Samverkan Åtgärder Kommunens nämnder uppmanas se till: Att intresseorganisationer informeras i ett tidigt skede och fortlöpande när kommunen planerar förändringar av utformningen av samhällsinsatser som berör personer med funktionsnedsättning, så att deras synpunkter och förslag eventuellt kan påverka ärendet. Ansvar: Samtliga nämnder Att intresseorganisationer ska ges tillfälle att framföra synpunkter på de kommunala verksamheternas utformning och kunna föreslå förändringar som kan ha betydelse för personer med funktionsnedsättning. Ansvar: Samtliga nämnder 4. Utbildning Åtgärder Att kontinuerlig kompetensutveckling gällande upptäckt av barn i behov av stöd och specialpedagogik bör erbjudas förskolepersonal och lärare kontinuerligt. Ansvar: Barn- och utbildningsnämnden Att alla elever oavsett en eventuell funktionsnedsättning erhåller resurser och pedagogiska hjälpmedel utifrån sina individuella behov. Ansvar: Barn- och utbildningsnämnden 14

165 Att alla elever oavsett en eventuell funktionsnedsättning uppmanas få nödvändig datautrustning/program och support. Ansvar: Barn- och utbildningsnämnden Att Falköpings kommun ska stimulera alla ungdomar oavsett en eventuell funktionsnedsättning till vidareutbildning. Ansvar: Barn- och utbildningsnämnden Att Falköpings kommun ska underlätta övergången från studier på gymnasiesärskola till meningsfull sysselsättning/ meningsfullt arbete. Ansvar: Barn- och utbildningsnämnden och kompetens- och arbetslivsnämnden Att skolan ska tillse att alla föräldrar kan följa sitt barns utveckling och studier. Funktionsnedsättning hos föräldrar får inte vara något hinder. Ansvar: Barn- och utbildningsnämnden Att alla elever under sin skoltid bör få delta i aktiviteter som innebär att de får kännedom om hur det är att leva med en funktionsnedsättning. Ansvar: Barn- och utbildningsnämnden Att kommunen erbjuder praktikplatser för barn och ungdomar med funktionsnedsättning som går i skolan och verka för att anordna ferieplatser inom sin organisation. Ansvar: Samtliga nämnder 5. Arbete Åtgärder Att ge ökade förutsättningar för att personer med funktionsnedsättning ska få möjlighet till lönebidragsanställning eller liknande inom kommunen. Ansvar: Samtliga nämnder Att respektive förvaltning skyndsamt ska se till att personalens behov av hjälp för att undanröja funktionshinder i arbetsmiljön tillgodoses. Ansvar: Samtliga nämnder Att det ska ges möjlighet till individuell anpassning av tjänstgöringsgrad vid behov för personer med funktionsnedsättning. Ansvar: Samtliga nämnder 15

166

167 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1 (1) 7 Dnr 2016/ Revidering av regler för beräkning av studieförbundens kommunala anslag Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till kommunstyrelsen (beslutas av kommunfullmäktige) 1 Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att anta ändring av regler för beräkning av studieförbundens kommunala anslag. 2 Ändringen gäller från och med den 15 mars 2017 och tas upp i ny kommunal författningssamling som ersätter KFS 2013:10. Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade den 30 maj 2016, 77, att anta policy för föreningsbidrag. Kommunstyrelsen fastställde den 19 oktober 2016, 188, efter samråd med berörda nämnder, riktlinjer för föreningsbidrag. Av riktlinjerna framgår att kultur- och fritidsnämnden ska handlägga ärenden om bidrag till studieförbunden enligt de regler för beräkning av studieförbundens kommunala anslag som fastställts av kommunfullmäktige, KFS 2013:10. Av reglerna framgår att det är kommunstyrelsen som är handläggande nämnd. Förvaltningens bedömning Kommunledningsförvaltningen föreslår att handläggande nämnd ändras till kultur- och fritidsnämnden för att reglerna ska anpassas till de riktlinjer för föreningsbidrag som beslutats. Kommunledningsförvaltningen föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att anta ändring av regler för beräkning av studieförbundens kommunala anslag. Ändringen föreslås gälla från och med den 15 mars 2017 och tas upp i ny kommunal författningssamling som ersätter KFS 2013:10. Tjänsteutlåtandet, daterat den 20 december 2016, har utarbetats av kommunjurist Sara Cronholm. Paragrafen skickas till Kommunstyrelsen Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

168 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (1) KS 2016/ Kommunstyrelsen Ändring av regler för beräkning av studieförbundens kommunala anslag Förslag till beslut 1 Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att anta ändring av regler för beräkning av studieförbundens kommunala anslag. 2 Ändringen gäller från och med den 15 mars 2017 och tas upp i ny kommunal författningssamling som ersätter KFS 2013:10. Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade den 30 maj 2016, 77, att anta policy för föreningsbidrag. Kommunstyrelsen fastställde den 19 oktober 2016, 188, efter samråd med berörda nämnder, riktlinjer för föreningsbidrag. Av riktlinjerna framgår att kultur- och fritidsnämnden ska handlägga ärenden om bidrag till studieförbunden enligt de regler för beräkning av studieförbundens kommunala anslag som fastställts av kommunfullmäktige, KFS 2013:10. Av reglerna framgår att det är kommunstyrelsen som är handläggande nämnd. Förvaltningens bedömning Kommunledningsförvaltningen föreslår att handläggande nämnd ändras till kultur- och fritidsnämnden för att reglerna ska anpassas till de riktlinjer för föreningsbidrag som beslutats. Kommunledningsförvaltningen föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att anta ändring av regler för beräkning av studieförbundens kommunala anslag. Ändringen föreslås gälla från och med den 15 mars 2017 och tas upp i ny kommunal författningssamling som ersätter KFS 2013:10. Beslutet ska skickas till Kultur- och fritidsnämnden Sara Cronholm Kommunjurist Kansliavdelningen Sara Cronholm Kommunjurist sara.cronholm@falkoping.se Falköpings kommun S:t Sigfridsgatan Falköping Telefon kommunen@falkoping.se Bankgiro Plusgiro Org nr

169 KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING FÖR FALKÖPINGS KOMMUN KS2017 KFS 2017:XX Regler för beräkning av studieförbundens kommunala anslag (Antagna av kommunfullmäktige den XX 2017) (Gäller från och med den 15 mars 2017) Anslaget till de lokala studieförbunden fördelas som grundbidrag och ett rörligt bidrag. Det rörliga bidraget uppdelas som ett förstärknings-bidrag och ett verksamhetsrelaterat bidrag. För att vara bidragsberättigad på lokal nivå ska den lokala studieförbundsenhetens riksorganisation vara mottagare av det statliga anslaget som fördelas av Folkbildningsrådet. De anslagsgrundande verksamhetsformerna är studiecirklar, kulturarrangemang och annan folkbildningsverksamhet. Grundbidrag 75 procent av den totala ramen avsätts till grundbidraget. Bidraget fördelas utifrån ett genomsnitt av respektive lokalt studieförbunds relativa andel av de två föregående årens totala anslag. Rörligt bidrag Förstärkningsbidrag 6 procent av den totala ramen avsätts som förstärkningsbidrag. 4 procent fördelas till deltagare med funktionsnedsättning. 2 procent fördelas till deltagare som invandrat och har behov av stöd i svenska språket. Bidraget gäller för deltagare med funktionsnedsättning samt för deltagare som invandrat och har behov av språkligt stöd i svenska. Hälften av bidraget fördelas utifrån deltagare, hälften utifrån studietimmar. Annan folkbildningsverksamhet ges halva värdet gentemot studiecirkelverksamhet. 1 (2)

170 Verksamhetsrelaterat bidrag 19 procent av den totala ramen avsätts som verksamhetsrelaterat bidrag. 14 procent fördelas utifrån den relativa andelen av antalet studietimmar i studiecirkelverksamheten och i annan folkbildningsverksamhet samt den relativa andelen av antalet deltagare i studiecirklar och i annan gruppverksamhet under föregående år. Annan folkbildningsverksamhet ges halva värdet gentemot studiecirkelverksamhet. Kulturverksamheten ingår i bidraget, varvid varje kulturprogram tilldelas ett värde om 9 timmar. 5 procent fördelas utifrån den relativa andelen av antalet unika deltagare i studiecirkel. Samspel Dialog Samverkan mellan studieförbunden lokalt i kommunen är av stor vikt. Studieförbunden ska kontinuerligt träffas, diskutera och samverka kring gemensamma frågor i de lokala folkbildningsråden, där kommunala handläggare även ska inbjudas och ingå. Redovisning och utbetalning av bidrag Grundbidraget betalas ut till de lokala studieförbundsenheterna senast den 31 januari. Förstärkningsbidraget och det verksamhetsrelaterade bidraget betalas ut senast den 1 juni. För att erhålla dessa, måste respektive lokal studieförbundsenhet ha lämnat verksamhets- och utvärderingsplan senast den 15 december, verksamhetsberättelse inklusive ekonomisk redovisning över den genomförda verksamheten i kommunen samt underskrivna så kallade kommunintyg senast den 30 april. Vid minst halvering av ett studieförbunds verksamhet under två år bör omprövning av beslut om erhållande av grundbidrag göras. Verksamhetsplan verksamhetsberättelse utvärdering Verksamhetsberättelsen ska kunna utvärderas mot gällande verksamhetsplan. Grundläggande uppgifter som bör framgå i en verksamhetsberättelse är redogörelse för studieförbundets lokalavdelnings styrelse, revisorer, medlemsorganisationer samt verksamhet och ekonomi. Handläggande nämnd är kultur- och fritidsnämnden. kommunstyrelsen Denna kommunala författning ersätter författningen 2013:10. 2 (2)

171 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1 (2) 9 Dnr 2016/ Ansökan från Gisslagårdens och Vådegårdens avlopp om bidrag till föreningar som bygger avloppsledningar för anslutning till det kommunala avloppssystemet Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till kommunstyrelsen 1 Kommunstyrelsen beslutar att lämna bidrag på kronor till Gisslagårdens och Vådegårdens avlopp som byggt avloppsledningar för anslutning till det kommunala avloppssystemet. 2 Kommunstyrelsen beslutar att bidraget ska finansieras inom kommunstyrelsens budget för bidragsgivning. Bakgrund Bidraget till föreningar som bygger avloppsledningar för anslutning till det kommunala avloppssystemet är ett bidrag i form av ett infrastrukturstöd. Föremål för detta bidrag är det ledningsnät som föreningen får etablera mellan kommunens anslutningspunkt och respektive fastigheters anslutningspunkter. Syftet med bidraget är att: Skapa bättre förutsättningar för landsbygdsboende och bidra till landsbygdsutveckling i kommunen. I ett långsiktigt perspektiv bidra till att minska hushållens negativa miljöpåverkan. Säkra drift och utveckling på kommunens avloppsreningsverk. Föreningen får bidrag i två delar: kronor per hushåll i föreningen kronor per meter avloppsledning som föreningen grävt ner, endast till föreningens ledningsnät (från den kommunala anslutningspunkten till fastigheternas gemensamma anslutningspunkt) Gisslagårdens och Vådegårdens avlopp har 4 medlemmar och har grävt ner 460 meter avloppsledning. Bidraget blir: 4 * * 30 = kronor. Gisslagårdens och Vådegårdens avlopp har byggt ut sitt avloppsystem, skrivit avtal med VA-avdelningen på Falköpings kommun samt anslutit sig till en anslutningspunkt vid Gisslagårdsvägen 12. Den 13 december 2016 inkom föreningen med ansökan om bidrag och ansökan om utbetalning av bidraget samt erforderlig redovisning. Total investeringskostnad för föreningen är kronor. Bidraget lämnas efter det att beslutet är justerat. Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

172 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 2 (2) Finansiering Bidraget ska finansieras inom kommunstyrelsens budget för bidragsgivning. Tjänsteutlåtandet, daterat den 4 januari 2017, har utarbetats av kommunstrateg Ida Helander. Paragrafen skickas till Kommunstyrelsen Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

173 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (2) KS 2016/ Kommunstyrelsen Ansökan från Gisslagårdens och Vådegårdens avlopp om bidrag till föreningar som bygger avloppsledningar för anslutning till det kommunala avloppssystemet Förslag till beslut 1 Kommunstyrelsen beslutar att lämna bidrag på kronor till Gisslagårdens och Vådegårdens avlopp som byggt avloppsledningar för anslutning till det kommunala avloppssystemet. 2 Kommunstyrelsen beslutar att bidraget ska finansieras inom kommunstyrelsens budget för bidragsgivning Bakgrund Bidraget till föreningar som bygger avloppsledningar för anslutning till det kommunala avloppssystemet är ett bidrag i form av ett infrastrukturstöd. Föremål för detta bidrag är det ledningsnät som föreningen får etablera mellan kommunens anslutningspunkt och respektive fastigheters anslutningspunkter. Syftet med bidraget är att: Skapa bättre förutsättningar för landsbygdsboende och bidra till landsbygdsutveckling i kommunen. I ett långsiktigt perspektiv bidra till att minska hushållens negativa miljöpåverkan. Säkra drift och utveckling på kommunens avloppsreningsverk. Föreningen får bidrag i två delar: kronor per hushåll i föreningen kronor per meter avloppsledning som föreningen grävt ner, endast till föreningens ledningsnät (från den kommunala anslutningspunkten till fastigheternas gemensamma anslutningspunkt) Kommunledningsförvaltningen Ida Helander Kommunstrateg för hållbar utveckling ida.helander@falkoping.se Falköpings kommun S:t Sigfridsgatan Falköping Telefon kommunen@falkoping.se Bankgiro Plusgiro Org nr

174 2(2) Gisslagårdens och Vådegårdens avlopp har 4 medlemmar och har grävt ner 460 meter avloppsledning. Bidraget blir: 4 * * 30 = kronor. Gisslagårdens och Vådegårdens avlopp har byggt ut sitt avloppsystem, skrivit avtal med VA-avdelningen på Falköpings kommun samt anslutit sig till en anslutningspunkt vid Gisslagårdsvägen 12. Den 13 december 2016 inkom föreningen med ansökan om bidrag och ansökan om utbetalning av bidraget samt erforderlig redovisning. Total investeringskostnad för föreningen är kronor. Bidraget lämnas efter det att beslutet är justerat. Finansiering Bidraget ska finansieras inom kommunstyrelsens budget för bidragsgivning. Beslutet ska skickas till Gisslagårdens och Vådegårdens avlopp, Tomas Gustavsson Kenneth Österberg, tf ekonomichef Rasmus Nyman, VA-ingenjör Ida Helander, kommunstrateg Bilagor ansökan och redovisning från föreningen Ida Helander Kommunstrateg för hållbar utveckling

175

176

177

178

179 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1 (3) 10 Dnr 2016/ Förlängning av ansökan från socialnämnden och kompetens- och arbetslivsnämnden om medel ur den sociala investeringsreserven till projektet Fal Jobb Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till kommunstyrelsen 1 Kommunstyrelsen beslutar att förlänga ansökan från socialnämnden och kompetens- och arbetslivsnämndens om medel ur den sociala investeringsreserven till SIR-projektet Fal Jobb till och med den 31 december Kommunstyrelsen beslutar att SIR-projektet Fal Jobb ska vara slutredovisat till kommunstyrelsen senast den 31 mars Bakgrund Kommunstyrelsens beslutade den 12 mars 2014, 52, att bevilja socialnämndens och kompetens- och arbetslivsnämndens ansökan om medel ur den sociala investeringsreserven (SIR) till lönesubventionerade anställningar om tre miljoner fyrahundratusen kronor för perioden 1 april mars Syftet med SIR-projektet Fal Jobb var att underlätta inträdet på arbetsmarknaden för de individer som står utanför arbetsmarkanden och erhåller försörjningsstöd, genom att ta tillvara på den kompetens som finns samt minska utanförskapet för denna grupp. Målgruppen för detta SIR-projekt var främst föräldrar som uppbär försörjningsstöd från Falköpings kommun. Total budget för Fal Jobb beslutades till femmiljoner fyrahundratusen kronor ( kronor). Kommunstyrelsen beviljade tremiljoner fyrahundratusen kronor ( kronor) ur den sociala investeringsreserven till Fal Jobb. En miljon kronor ( kronor) skulle finansieras via intäkter från Finansiell Samordning (FINSAM, vilka består av Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, kommuner och landsting/region), vidare skulle socialnämnden bidra med sexhundrasjutiofemtusen kronor ( kronor) till Fal Jobb. Projektledare Margareta Eriksson har till kommunstyrelsen inkommit med en ansökan om att förlänga Fal Jobb till och med den 31 december I ansökan motiveras en förlängning av projektet med att starten under år 2014 kantades av förseningar följt av ny projektledare från år Det finns vid 2016 års utgång fortfarande medel kvar utifrån den budget på femmiljoner fyrahundratusen kronor ( kronor) som ligger till grund för SIRprojektet. Socialnämndens presidium har under år 2016 behandlat frågan och önskar förlänga Fal Jobb till och med år Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

180 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 2 (3) Projektets ekonomiska redovisning för perioden , projektbudget för år 2017 samt en beräkning av projektets totala kostnad har sammanställts enligt nedan. SIR-projekt Faljobb Grund projekt Projekt förlängning Projektets Budget År 2014 År 2015 År 2016 Summa Budget år 2017 totala budget Social investeringsreserv Bidrag FINSAM Socialnämnden Projektbudget Utdrag ur redovisning År 2014 År 2015 År 2016 Summa Budgeterat utfall år 2017 Projektets beräknade utfall Projektkostnad Kostnad för Socialnämnden Diff intäkter Projektkostnad Kvarvarande projektmedel För att totalkostnaden för SIR-projektet ska stämma med beslutad totalkostnad om femmiljoner fyrahundratusen kronor justeras budgeten från FINSAM upp med tvåhundratrettiotusen kronor ( kronor) samt etthundratrettiotusen kronor ( kronor) från socialnämnden vilket stämmer bättre överens med verkligt utfall under åren Under pågående projekt har 84 personer passerat Fal Jobb. Av dem har 19 personer fått en anställning efter projektet, varav 17 personer även har blivit självförsörjande Detta motsvarar målet på att 20 procent av individerna i projektet ska nå egen försörjning och prognosen är att resultatet för detta mål kommer att stiga under år Fler resultat och genomgång av resultatmålen finns att läsa i ansökan om förlängning av projektet Fal Jobb. Förvaltningens bedömning I av kommunfullmäktige beslutade riktlinjer för social investeringsreserv finns inget reglerat om eventuell förlängning efter projektperioden, om det finns kvarvarande medel i projektet. Kommunledningsförvaltningens bedömning av ärendet utifrån gällande riktlinjer för social investeringsreserv är att dessa riktlinjer behöver tydliggöras om vad som gäller vid ett projektavslut samt kompletteras med en skrivning om eventuell projektförlängning. Kommunledningsförvaltningens förslag är att kommunstyrelsen beviljar ansökan om förlängning av SIR-projekt Fal Jobb till och med den 31 december Att avsluta SIR-projektet omgående är inte ett bra alternativ då flera personer befinner sig i den pågående verksamheten. Istället bör SIR-projektet Fal Jobb få avslutas under planerade former under år Vidare bör en redovisingen av hela SIR-projektet Fal Jobb presenteras till kommunstyrelsen senast tre månader efter projektperiodens slut. Tjänsteutlåtandet, daterat den 19 december 2016, har utarbetats av ekonom Christoffer Eriksson och kommunstrateg Catharina Ungh. Paragrafen skickas till Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

181 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 3 (3) Kommunstyrelsen Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

182 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (2) KS 2016/ Kommunstyrelsen Förlängning av ansökan från socialnämnden och kompetens- och arbetslivsnämnden om medel ur den sociala investeringsreserven till projektet Fal Jobb Förslag till beslut 1 Kommunstyrelsen beslutar att förlänga ansökan från socialnämnden och kompetens- och arbetslivsnämndens om medel ur den sociala investeringsreserven till SIR-projektet Fal Jobb till och med den 31 december Kommunstyrelsen beslutar att SIR-projektet Fal Jobb ska vara slutredovisat till kommunstyrelsen senast den 31 mars Bakgrund Kommunstyrelsens beslutade den 12 mars 2014, 52, att bevilja socialnämndens och kompetens- och arbetslivsnämndens ansökan om medel ur den sociala investeringsreserven (SIR) till lönesubventionerade anställningar om tre miljoner fyrahundratusen kronor för perioden 1 april mars Syftet med SIR-projektet Fal Jobb var att underlätta inträdet på arbetsmarknaden för de individer som står utanför arbetsmarkanden och erhåller försörjningsstöd, genom att ta tillvara på den kompetens som finns samt minska utanförskapet för denna grupp. Målgruppen för detta SIR-projekt var främst föräldrar som uppbär försörjningsstöd från Falköpings kommun. Total budget för Fal Jobb beslutades till femmiljoner fyrahundratusen kronor ( kronor). Kommunstyrelsen beviljade tremiljoner fyrahundratusen kronor ( kronor) ur den sociala investeringsreserven till Fal Jobb. En miljon kronor ( kronor) skulle finansieras via intäkter från Finansiell Samordning (FINSAM, vilka består av Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, kommuner och landsting/region), vidare skulle socialnämnden bidra med sexhundrasjutiofemtusen kronor ( kronor) till Fal Jobb. Projektledare Margareta Eriksson har till kommunstyrelsen inkommit med en ansökan om att förlänga Fal Jobb till och med den 31 december I ansökan motiveras en förlängning av projektet med att starten under år 2014 kantades av förseningar följt av ny projektledare från år Det finns vid 2016 års utgång fortfarande medel kvar utifrån den budget på femmiljoner Ekonomiavdelningen Christoffer Eriksson Ekonom christoffer.eriksson@falkoping.se Falköpings kommun S:t Sigfridsgatan Falköping Telefon kommunen@falkoping.se Bankgiro Plusgiro Org nr

183 2(2) fyrahundratusen kronor ( kronor) som ligger till grund för SIRprojektet. Socialnämndens presidium har under år 2016 behandlat frågan och önskar förlänga Fal Jobb till och med år Projektets ekonomiska redovisning för perioden , projektbudget för år 2017 samt en beräkning av projektets totala kostnad har sammanställts enligt nedan. SIR-projekt Faljobb Grund projekt Projekt förlängning Projektets Budget År 2014 År 2015 År 2016 Summa Budget år 2017 totala budget Social investeringsreserv Bidrag FINSAM Socialnämnden Projektbudget Utdrag ur redovisning År 2014 År 2015 År 2016 Summa Budgeterat utfall år 2017 Projektets beräknade utfall Projektkostnad Kostnad för Socialnämnden Diff intäkter Projektkostnad Kvarvarande projektmedel För att totalkostnaden för SIR-projektet ska stämma med beslutad totalkostnad om femmiljoner fyrahundratusen kronor justeras budgeten från FINSAM upp med tvåhundratrettiotusen kronor ( kronor) samt etthundratrettiotusen kronor ( kronor) från socialnämnden vilket stämmer bättre överens med verkligt utfall under åren Under pågående projekt har 84 personer passerat Fal Jobb. Av dem har 19 personer fått en anställning efter projektet, varav 17 personer även har blivit självförsörjande Detta motsvarar målet på att 20 procent av individerna i projektet ska nå egen försörjning och prognosen är att resultatet för detta mål kommer att stiga under år Fler resultat och genomgång av resultatmålen finns att läsa i ansökan om förlängning av projektet Fal Jobb. Förvaltningens bedömning I av kommunfullmäktige beslutade riktlinjer för social investeringsreserv finns inget reglerat om eventuell förlängning efter projektperioden, om det finns kvarvarande medel i projektet. Kommunledningsförvaltningens bedömning av ärendet utifrån gällande riktlinjer för social investeringsreserv är att dessa riktlinjer behöver tydliggöras om vad som gäller vid ett projektavslut samt kompletteras med en skrivning om eventuell projektförlängning. Kommunledningsförvaltningens förslag är att kommunstyrelsen beviljar ansökan om förlängning av SIR-projekt Fal Jobb till och med den 31 december Att avsluta SIR-projektet omgående är inte ett bra alternativ då flera personer befinner sig i den pågående verksamheten. Istället bör SIR-projektet Fal Jobb få avslutas under planerade former under år Vidare bör en redovisingen av hela SIR-projektet Fal Jobb presenteras till kommunstyrelsen senast tre månader efter projektperiodens slut. Beslutet ska skickas till Socialförvaltningen Ekonomiavdelningen Christoffer Eriksson Ekonom Catharina Ungh Kommunstrateg

184 Ansökan om projektbidrag fortsättningsansökan SIR Socialförvaltningen Kontaktperson Margaretha Eriksson Projektets namn Fal Jobb Startdatum 1/ Slutdatum 31/ Bakgrundsbeskrivning Socialnämnden och kompetens och arbetslivsförvaltningen sökte 2013 medel från den sociala investeringsreserven för att starta Fal jobb i april Medel beviljades för perioden 1 april mars Som senare förlängdes till 31 dec Totalt anslogs kronor. Då projektet har kantats med olika dikeskörningar ber vi nu KS om att få flytta över medel som inte är utnyttjade till Projektet som var tänkt att starta den 1 april 2014 blev försenat tills vi hade en projektledare på plats som anställdes juni 2014 och en socialsekreterare som startade i aug Det var då arbetet med klienter startade på riktig. Så hösten 2014 gjordes kartläggningssamtal med klienter samtidigt som PL riggade Fal-Jobb. I april 2015 slutade projektledaren och en enhetschef från socialförvaltningen fick överta projektledarskapet. Tanken var att PL skulle ta klientärenden på 50 % det fanns ingen möjlighet att enhetschefen kunde ta på sig denna uppgift också utan fick agera som enbart projektledare på 50%. I april 2016 bytte vi till nuvarande PL som arbetar med Fal jobb på 50 %. Ytterligare en socialsekreterare rekryterades till projektet på 80% från maj 2015 för att förstärka stödet till barnfamiljer som varit länge på ekonomiskt bistånd. Det som erbjuds av socialsekreterarna är mer tid och tillgängligt stöd och att inom ramen för projektet möta upp klienters behov av insatser inom arbetsrehabilitering. Målet är självförsörjning. Arbetet med familjer har ett aktivet barnperspektiv genom att socialsekreteraren har träffat barnen på hembesök i varje familj. Fal jobb arbetar målinriktat med stegförflyttning i varje ärende. Stegförflyttning kan bestå av sociala insatser, initiera vårdkontakt, arbetsförmågebedömning, arbetsträning, förberedande svenska, SFI, yrkesutbildningen eller stöd mot eget företag, bidragsanställning, ansökan om sjukersättning. Genom att mer tid ges i varje ärende och att arbetet sker med ett tydligt lösnignsfokus så stärks relationen mellan socialsekreterare och klient. Socialsekreterarens koordinering i ärenden gynnas också av merutrymme, vilket gynnar samverkansarbetet och i att genom projektmedel skapa insatser som möter upp behov. Pedagog/språkstödjare: Under 2015 skapades en insats för att möta upp ett behov av att komma vidare i det svenska språket och där man tidigare har gått på SFI. Tanken var att detta skulle vara ett spår i ca 6 månader för att sen komma vidare i den ordinarie SFI undervisningen. Med detta arbetade en pedagog från LC med språkstödet till våra deltagare. Hon slutade i dec Från 1 mars 2016 anställdes den nuvarande språkstödjaren till projektet på 50 %. Denna del är oerhört viktig för att inte våra deltagare ska fastna i mångårigt försörjningsstöd. Konsulterande sjuksköterska: Deltagarna i Fal jobb förberedande svenska visade sig vara långt mer sjuka än vad som tidigare kommit fram. I april 2015 beslutade vi oss för att utöka utbudet inom kursen med en tydlig hälsoinriktning. Hälsoinriktningen skulle bestå både av fysisk aktivitet och teori samt ge möjlighet till enskilt stöd. Under 2016 har vi köpt 100 timmar från den konsulterade sjuksköterskan. Från att ha hälsosamtal med de enskilda och i grupp har sjuksköterskan fått samla in mtrl från olika vårdinstanser för att kunna hjälpa personer som i en allt större utsträckning behöver hjälp från samhället.

185 Under 2017 har socialförvaltningen, stöd och försäljningsenheten anställt en sjuksköterska som ska jobba förebyggande inom hela enheten inte bara i Fal Jobb Målgrupp Barnfamiljer som varit länge på ekonomiskt bistånd och saknar insatser för annan myndighet Resultat tom ärenden har passerat Fal jobb. Det är totalt 84 individer. 19 personer har fått en anställning via oss eller hos annan arbetsgivare och 17 av dessa har blivit självförsörjande. (10 anställningar är i kommunal regi) 13 personer har gått/går i Fal Jobbs förberedande svenska. 10 personer har en utökad utredning tillsammans med sjuksköterskan. 2 personer har flyttat från kommunen. Förväntade resultat mot projketbeskrivning Att under projektet utarbeta ett arbetssätt för att kunna möte målgruppens behov för att underlätta för den enskilde att ta del av resurser som finns inom Falköpings kommun och hos samverkande myndigheter. påbörjat Barnperspektivet i alla ärenden Samverkan i alla ärenden Strukturella hinder arbetas med för att underlätta Resultatmål 20 % av individerna får anställning eller på annat sätt når egen försörjning Kommer vi att nå. 100% har en handlingsplan Ej klart än 100% av individer som har behov av det ska erbjudas vägledning mot studier eller yrkesval under projkettiden.

186 100% av individerna i projektet upplever en förbättrad hälsa efter avslutad kontakt - Inte klart än (Mycket svårmätt enl PL ) Beräknad Ekonomi 2017 Lönekostnader 2 st socialsekreterare språkstödjare Totalt: Övriga kostnader Tolkkostnader Övriga kostnader Summa beräknade kostnader Utöver detta beräknar vi att stå för ytterligare 5 st nya bidragsanställningar under 2017.

187 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1 (2) 11 Dnr 2017/ Överlämnande av överskottet efter Up With Peoples föreställningar till Falköpings Rotaryklubb för att användas till stipendier Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till kommunstyrelsen 1 Kommunstyrelsen beslutar att överskottet om kronor efter Up With Peoples föreställningar som genomfördes i maj 2016 tilldelas Falköpings Rotaryklubb för att användas till stipendier till kommande Up With People-deltagare. 2 Kommunstyrelsen beslutar att Falköpings Rotaryklubb efter utdelning av stipendierna ska lämna en redovisning till kommunstyrelsen av hur medlen har använts. Deltar ej i beslutet Johanna Johansson (SD) deltar inte i beslutet. Reservation Lena Sjödahl (M) reserverar sig mot beslutet till förmån för sitt yrkande. Bakgrund Kommunstyrelsen beslutade den 6 april 2016, 106, att godkänna ett sponsoravtal med föreningen Up With People om utbytesverksamhet och konsert. Sponsoravgiften uppgick enligt avtalet till euro och finansierades ur kommunstyrelsens evenemangspott. Den 2 8 maj 2016 besökte deltagare från Up With People Falköping. Under perioden hölls det bland annat workshops inom musik, dans och drama. Det arrangerades också konserter den 7 8 maj 2016 på Stadsteatern i Falköping för allmänheten. Enligt avtalet tillhör intäkterna från föreställningarna Falköpings kommun. Intäkterna ska enligt avtalet användas för att täcka kostnader samt delas ut till ideella föreningar/projekt/stipendier i Falköping. Efter att en redovisning av intäkter och kostnader har skett återstår kronor att fördela. Kommunstyrelsens ordförande föreslår att Falköpings kommun beslutar att överskottet om kronor tilldelas Falköpings Rotaryklubb i syfte att användas till stipendier till kommande Up With People-deltagare. Falköpings kommun bedöms ha liten möjlighet att själva instifta och hantera stipendier. Falköpings Rotaryklubb och Up With People har sedan tidigare samverkat i arrangemanget med Up With People i Falköping. Rotary ska efter utdelning av stipendier återrapportera till kommunstyrelsen hur pengarna har använts. Förslaget till beslut, daterat den 2 januari 2017, har utarbetats av kommunstyrelsens ordförande Conny Johansson. Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

188 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 2 (2) Yrkanden Lena Sjödahl (M) yrkar avslag till förslaget. Propositionsordning Ordföranden ställer proposition på ordförandens förslag till beslut respektive Lena Sjödahls (M) yrkande och finner att arbetsutskottet har beslutat enligt ordförandens förslag till beslut. Paragrafen skickas till Kommunstyrelsen Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

189 KS 2017/ (2) Kommunstyrelsen Överlämnande av överskottet efter Up with Peoples föreställningar till Falköpings Rotaryklubb för att användas till stipendier Förslag till beslut 1 Kommunstyrelsen beslutar att överskottet om kronor efter Up With Peoples föreställningar som genomfördes i maj 2016 tilldelas Falköpings Rotaryklubb för att användas till stipendier till kommande Up With People-deltagare. 2 Kommunstyrelsen beslutar att Falköpings Rotaryklubb efter utdelning av stipendierna ska lämna en redovisning till kommunstyrelsen av hur medlen har använts. Bakgrund Kommunstyrelsen beslutade den 6 april 2016, 106, att godkänna ett sponsoravtal med föreningen Up with People om utbytesverksamhet och konsert. Sponsoravgiften uppgick enligt avtalet till euro och finansierades ur kommunstyrelsens evenemangspott. Den 2 8 maj 2016 besökte deltagare från Up with People Falköping. Under perioden hölls det bland annat workshops inom musik, dans och drama. Det arrangerades också konserter den 7 8 maj 2016 på Stadsteatern i Falköping för allmänheten. Enligt avtalet tillhör intäkterna från föreställningarna Falköpings kommun. Intäkterna ska enligt avtalet användas för att täcka kostnader samt delas ut till ideella föreningar/projekt/stipendier i Falköping. Efter att en redovisning av intäkter och kostnader har skett återstår kronor att fördela. Kommunstyrelsens ordförande föreslår att Falköpings kommun beslutar att överskottet om kronor tilldelas Falköpings Rotaryklubb i syfte att användas till stipendier till kommande Up With People-deltagare. Falköpings kommun bedöms ha liten möjlighet att själva instifta och hantera stipendier. Falköpings Rotaryklubb och Up With People har sedan tidigare samverkat i arrangemanget med Up With People i Falköping. Rotary ska efter utdelning av stipendier återrapportera till kommunstyrelsen hur pengarna har använts. Falköpings kommun S:t Sigfridsgatan Falköping Telefon kommunen@falkoping.se Bankgiro Plusgiro Org nr

190 2(2) Beslutet ska skickas till Ekonomiavdelningen Falköpings Rotaryklubb Conny Johansson Kommunstyrelsens ordförande

191 Företag: FALKÖPINGS KOMMUN Transaktioner CHR :01:56 Urval: Företag.Företag börjar med 1 Verifikatrad.Ansvar lika med 16 Verifikat.Bokföringsår lika med 2016 Verifikatrad.Aktivitet lika med 175 Konto Ansvar Verks Aktivitet Radtext/Huvudtext Bokföringsdatum Debet Kredit Avser OMFÖRT EK , ,13 Intäkter för sålda biljetter OMF UPWITHPEOPLE ,00 0,00 Skolskjusts till Ållebergs gymnasium för högstadieskolor OMF UPWITHPEOPLE ,00 0,00 Fika på Ållebers gymnasium under workshops OMF UPWITHPEOPLE ,00 0,00 Fika på Ållebers gymnasium under workshops OMF UP WITH PEOPLE VAKTMÄSTARE EKEHAGEN OMF UP WITH PEOPLE BIL SBF ,00 0,00 Extra kostnader för Ekehagen och vaktmästare under föreställning ,00 0,00 Bil via SBF KS PER ,00 0,00 Periodisering av kvarvarande medel till år 2017 Summa: , ,13 Förändring: 0,00-804,13 Incit Xpand Transaktioner

192 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1 (1) 12 Dnr 2017/ Ansökan från Falköpings Hyresbostäder AB om kommunal borgen för utökad checkkredit Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till kommunstyrelsen 1 Kommunstyrelsen beslutar att Falköpings kommun tecknar borgen, såsom för egen skuld, på 20 miljoner kronor för Falköpings Hyresbostäder AB. Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade den 21 mars 2016, 30, att Falköpings kommun skulle gå i borgen, såsom för egen skuld, för Falköpings Hyresbostäder AB upp till 700 miljoner kronor. Kommunfullmäktige bemyndigade kommunstyrelsen att besluta om borgen för ny- eller ombyggnad inom den beviljade ramen. Styrelsen för Falköpings Hyresbostäder AB beslutade den 7 december 2016, 52, att utöka bolagets checkkredit från 10 miljoner kronor till 30 miljoner kronor. Falköpings Hyresbostäder AB önskar med anledning av detta att Falköpings kommun tecknar borgen för 20 miljoner kronor. Falköpings Hyresbostäders AB:s samlade upplåning med kommunal borgen uppgår efter detta borgensbeslut till 567 miljoner kronor. Tjänsteutlåtandet, daterat den 16 januari 2017, har utarbetats av tillförordnad ekonomichef Kenneth Österberg. Paragrafen skickas till Kommunstyrelsen Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

193 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (1) KS 2017/ Kommunstyrelsen Ansökan från Falköpings Hyresbostäder AB om kommunal borgen för utökad checkkredit Förslag till beslut 1 Kommunstyrelsen beslutar att Falköpings kommun tecknar borgen, såsom för egen skuld, på 20 miljoner kronor för Falköpings Hyresbostäder AB. Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade den 21 mars 2016, 30, att Falköpings kommun skulle gå i borgen, såsom för egen skuld, för Falköpings Hyresbostäder AB upp till 700 miljoner kronor. Kommunfullmäktige bemyndigade kommunstyrelsen att besluta om borgen för ny- eller ombyggnad inom den beviljade ramen. Styrelsen för Falköpings Hyresbostäder AB beslutade den 7 december 2016, 52, att utöka bolagets checkkredit från 10 miljoner kronor till 30 miljoner kronor. Falköpings Hyresbostäder AB önskar med anledning av detta att Falköpings kommun tecknar borgen för 20 miljoner kronor. Falköpings Hyresbostäders AB:s samlade upplåning med kommunal borgen uppgår efter detta borgensbeslut till 567 miljoner kronor. Kenneth Österberg T f Ekonomichef Ekonomiavdelningen Kenneth Österberg Controller kenneth.osterberg@falkoping.se Falköpings kommun S:t Sigfridsgatan Falköping Telefon kommunen@falkoping.se Bankgiro Plusgiro Org nr

194 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1 Falköpings Hyresbostäder AB Styrelsen SammanträlJs^^^^QS KOMMUN K om munstyre!sen Plats Hyresbostäders kontor, Dotorpsgatan 53, PåfRftping Planbet Tid Närvarande från styrelsen rn.rn. Ulf Eriksson, styrelsens ordförande Maddelene Larsson, styrelsen Arne Ålebring, Tjänstgörande ersättare Fredy Neuman, styrelsen Ingvor Arnoldsson, styrelsen Conny Persson, Tjänstgörande ersättare Kent Mossby, styrelsen Hillevi WallgrenErsättare Christopher Munch, dito Inga Turin, dito Sture Olsson, dito Övriga deltagare Klas Thilander, personalrepresentant Hanna Hjelm, dito Mathias Johansson, dito Mikael Andersson, dito Helena Sonesson, Ekonomichef Anders Johansson, VD Utses att Justera Maddelen Larsson

195 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 2 Falköpings Hyresbostäder AB Styrelsen Sammanträdesdatum Ordföranden Ulf Eriksson hälsade de närvarande välkomna till årets sista styrelsemöte. 50 Föregående protokoll inkl, beslutslogg + presidieberedning. Protokoll från föregående möte inkl. beslutslogg samt presidieberedning och styrelsemöte FABM har skickats ut innan mötet. Styrelsen beslutar att lägga protokollen till handlingarna. 51 Ekonomisk rapportering - rapport. Helena redovisade att bolaget genomfört en värdering med extern värderingsman för 5 fastigheter för att stämma av hur en lokal bedömning överensstämmer med det värderingsinstrument (Datcha) som vi använder. De expertgjorda värderingarna visar att värdet minst motsvarar vårt sumeriska instrument. Inget behov av nedskrivning föreligger idag. Helena gick också kortfattat igenom bolaget ekonomiska ställning enl. en ny sammanställning av vår nye ekonomiske rådgivare, Johan Ersson, JLL. Beslutade att bjuda in Johan till ett av de kommande styrelsemötena. Styrelsen lägger rapporten till handlingarna 52 Utökad checkkredit Nordea - beslut. För att undvika insättningsavgifter då marknadsräntorna nu är negativa och likviditeten varierar kraftigt på grund av förfallostrukturen på hyresfordringar har Nordea föreslagit att bolaget ska öka checkräkningskrediten från 10 mkr till 30 mkr utan kontraktsränta och med 0,50% marginal vid utnyttjande av krediten. Marginal på nuvarande kredit är 0,96%. Styrelsen beslutar att ge VD och ekonomichef i uppdrag at t utöka bolagets checkkredit från 10 mkr till 30 mkr med offererad marginal och kontraktsränta. 53 Omläggning av säkerheter räntederivat - beslut. Justerande^ sign QÅJL Utdragsbestyrkande

196 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 3 Falköpings Hyresbostäder AB Styrelsen Sammanträdesdatum Falköpings Hyresbostäder AB utnyttjar per borgensutrymmet med tkr av beslutade tkr. Investeringar i nybyggnation, renoveringsprojekt och energiåtgärder visar att finansieringsbehovet de kommande två-tre åren uppgår till cirka tkr och därutöver har styrelsen beslutat att medge dotterbolaget Fastighets AB Mösseberg möjlighet att nyttja kommunal borgen inom borgensramen med tkr under år De planerade investeringarna kräver upplåning som gör att taket i borgensramen närm as. Dock finns även möjlighet till finansiering med pantbrev som säkerhet och utredning om eventuella försäljningar av fastigheter ska också göras. De pantbrev som kreditgivarna i dagsläget bedömer som användbara används dock som säkerhet för räntederivat och för de krediter som inte har kommunal borgen som säkerhet. Styrelsen beslutar att ge ekonomichef i uppdrag at t se till att säkerheter för räntederivat tecknas med kommunal borgen som säkerhet, vilket ej påverkar utnyttjandet av borgensramen, och att pantbrev för totalt tkr frigörs att användas för annan finansiering (Midgård, Lantmannen, Plommonet och Fabrikören). 54 Underhålls- och investeringsbudget - beslut. Helena presenterade underhållsbudgeten som nu är rensad från bl.a. FTX-åtgärder. Budgeten landar på tkr vilket är klart högre än 2016 ( tkr). Stor del av budgeten är åtgärder i kv. Yxan samt i energisparåtgärder vilket är en förutsättning för framtida energibesparingar. Av budgeterade kostnader läggs tkr i balansräkning medan belastar resultatet. Styrelsen beslutar att fastställa den framlagda underhålls- och investeringsbudgeten 55 Resultatbudget beslut. Helena presenterade budget för Budgeten pekar på ett resultat på tkr vilket är en klar försämring mot prognos 2016 ( tkr). Största förklaringen är att underhållskostnaderna ökar kraftigt dels då några åtgärder flyttats från 2016 till 2017, dels för att både stambytesarbeten och energiåtgärder ligger högt för att nå planerade besparingar. Även personalkostnader ökar men orsaken är dels energi- och matavfallsprojekt och dels en högre utbildningskostnad delvis kopplad till våra nya fastighetssystem. Intäkterna ökar samtidigt men utfallet av intäkterna får ej fullt utslag förrän Styrelsen beslutar att Justci & andes sign Utdragsbestyrkande

197 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 4 Falköpings Hyresbostäder AB Sammanträdesdatum Styrelsen fastställa budget för Sammanträdesdagar beslut. Förslag på sammanträdesdagar och dag för bolagsstämma har utskickats. Styrelsemöten hålls 18 jan, 15 mars, 17 maj, 23 aug, 18 okt samt 6 dec. Samtliga möten kl Bolagsstämma hålls onsdag 19 april kl Styrelsen beslutar att fastställa sammanträdesdagar samt dag för bolagsstämma 57 Plåtslaqaren 19 - information om projekt samt investeringsbidrag. Anders informerade om projektets arbetsgång. Vi ligger något efter tidplan men sluttiden beräknas kunna hållas. Första julskyltningshelgen hade vi öppet hus under lördagen i tomma butiken på Plåtslagaren 16 där vi visade upp visualiserade lägenhetsfilmer och det var ett stort intresse från "hugade spekulanter". Kontraktsskrivning kommer att starta i april och intresset är mycket stort. Efter undersökning kommer investeringsbidrag ej att sökas då vi ej uppfyller ställda energikrav. Styrelsen lägger informationen till handlingarna. 58 Plåtslaqaren 15, 16 o 17 samt Plåtslagaren 38 m.fl. - rapport. Husen på Plåtslagaren 16 o 17 är q-märkta och Byggnadsnämnden har meddelat att de har beslutat att sätta igång en ny detaljplaneprocess. Länsstyrelsen har uttalat sig positivt över att ta bort q-märkning. I samband med skissarbete på Plåtslagaren 38 m.fl. har vi även gjort ett förslag på byggnation av 4 lägenheter på Plåtslagaren 15 där det idag finns en byggrätt att utnyttja. På Plåtslagaren 38 m.fl. finns ett förslag med 20 lägenheter framme. Detaljplanen för Plåtslagaren 38 m.fl. väntas bli klar under december. Styrelsen lägger rapporten till handlingarna 59 Hyresmarknad - information. Vid månadsskiftet hade vi 5 hyreslediga lägenheter. Vi kan glädjande konstatera att Björktuna nu äntligen är fulluthyrt. Utdragsbestyrkande

198 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 5 Falköpings Hyresbostäder AB Styrelsen Sammanträdesdatum Styrelsen lägger informationen till handlingarna 60 Måleriupphandling - rapport. Anders meddelar att Måleriupphandling nu är klar och att Sanda Måleri upphandlats som målerientreprenör för t.o.m med möjlighet till förlängning med 1 år. Styrelsen lägger i rapporten till handlingarna. 61 Alternativ FTX-installation - rapport. Den planerade FTX-installationen blev alldeles för dyr men åtgärder måste ändå göras för att komma tillrätta med radonproblemen. Arbetena skulle blivit så omfattande att kvarboende knappast var möjligt. Vi tittar nu på att göra totalrenovering och standardhöjning men utan att göra stambyte då stammarna redan byttes 1985 och framåt. En kalkyl tas fram på om detta är en gångbar lösning på problemen. Styrelsen lägger i rapporten till handlingarna. 62 Incidentrapportering - rapport. Anders rapporterar att inga olyckstiiibud inträffat. Styrelsen lägger rapporten till handlingarna 63 Partneringproiekt - information. Anders rapporterar att Kv. Fjället i Stenstorp nu är helt klart och återflyttat. Allt är uthyrt och hyresgästerna är mycket nöjda. Stamrenoveringen av kv. Yxan startar direkt efter nyår. Här är det större andel som väljer att bo kvar efter renoveringen. Diskuteras med Socialförvaltningen om ev. dra igång nyproduktion av hus på Läkaren för LSS-boende samt övriga lägenheter. Styrelsen lägger informationen till handlingarna 64 Terminalbyqge FABM - information. Redovisades läget i Terminalprojektet som FABM har pågående. Hyreskontrakt tecknas nästa vecka. Logistic Contractor har tilldelats upphandlingen och entreprenadkontrakt skall tecknas så snart kompletterande uppgifter lämnats av entreprenören. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

199 SAMMANTRADESPROTOKOLL sida 6 Falköpings Hyresbostäder AB Styrelsen Sammanträdesdatum Länsstyrelsen har beviljat borttagning av alléer och murar men murarna får ej tas bort före maj vilket förskjuter tidplanen. Tomtköpet är klart så när som på at det skall fastställas i KF. Färdigprojektering startar direkt efter kontraktsskrivning. Styrelsen lägger informationen till handlingarna 65 Mål och strategier - information. Internkontrollplan samt förslag till bonusmål skickas ut inför nästa styrelsemöte så att de då kan fastställas. Vid styrelsedagen presenterades mycket bra informationsmaterial som styrelsen beslutade att jobba vidare med. Viktigt att styrelsen är involverad i verksamheten och att vi tillsammans kan diskutera vilka måltal och strategier som vi ska arbeta efter. Planeras att ev. ha en strategidag under våren som sedan kan utmynna i en Handlings-/Strategiplan för företaget. Styrelsen lägger informationen till handlingarna Avslutning Ordföranden tackade för visat intresse och tackade styrelsen för goda och viktiga insatser under året. Ordförande önskade därefter såväl styrelse som all personal en riktigt God Jul och Gott Nytt År. Därefter avslutades mötet och en måltid förtärdes på nya Teaterbaren. Justerandpssign Utdragsbestyrkande

200 HYRESBOSTÄDER FALKÖPING FALKÖPINGS KOMMUN Kornmunstyrelsen Till kommunstyrelsen i Falköpings kommun Diarienr Planbet Falköpings Hyresbostäder AB har en checkkredit uppgående till 10 mkr. Styrelsen har i nedanstående paragraf från styrelsemöte 7 dec 2016 beslutat att ge ekonomichef och VD i uppdrag att utöka denna till 30 mkr enligt en offert från Nordea. Syftet är att parera svängningarna i likviditeten och undvika insättningsavgifter. Bolaget önskar att Falköpings kommun tecknar borgen på checkkrediten. 52 Utökad checkkredit Nordea - beslut. För att undvika insättningsavgifter då marknadsräntorna nu är negativa och likviditeten varierar kraftigt på grund av förfallostrukturen på hyresfordringar har Nordea föreslagit att bolaget ska öka checkräkningskrediten från 10 mkr till 30 mkr utan kontraktsränta och med 0,50% marginal vid utnyttjande av krediten. Marginal på nuvarande kredit är 0,96%. Styrelsen beslutar att ge VD och ekonomichef i uppdrag att utöka bolagets checkkredit från 10 mkr till 30 mkr med offererad marginal och kontraktsränta.