FormatE. Om format för arkivbeständiga elektroniska handlingar

Transkript

1 FormatE Om format för arkivbeständiga elektroniska handlingar

2 Jurist Juridisk och teknisk rådgivare och utredare Ofi [Avdelning för] Offentlig informationshantering Uti [Enhet] Utredning och utveckling FormatE (projektledare) ArkivE Elektroniska underskrifter Preforma PDF/A

3 Projektbeskrivning FormatE ska kontextualisera grundprinciper för val av format i föreskrifter, vägledningar, och information som förbättrar förutsättningarna för val, framställning, återgivning, och kontroll av format i [ett visst tekniskt] skick, samt vid tillsyn, rådgivning och överföring till bevarande.

4 Effektmål Alla elektroniska handlingar som framställs i offentlig förvaltning ska vara beständiga. 1. Beständighet, med hänsyn till behovet, hur (form och funktion) handlingen ska återges, och tiden handlingen ska återges på kort eller lång sikt. 2. Kraven på materiel och metoder bestäms utifrån behovet. 3. Mätbarhet: metoder för kontroll, uppföljning och efterlevnad av denna beständighet.

5 1. Översyn av RA-FS 2009:2 förslag till ny RA-FS Projektmål (2018) tillsammans med författningskommentarer och allmänna råd. 2. Kriterier för att utvärdera format lämpliga för beständigheten av elektroniska handlingar 3. Vägledningar

6 Tidsplan vid denna tidpunkt Ett andra utkast färdigställs intern behandling referensgruppen Tidigast remiss december (2018) eller januari (2019) Något försenat Viktigare att författningen blir genomtänkt.

7 Grunden för fortsatt arbete När föreskriften är utgiven blir det lättare att arbeta vidare med stödjande resurser, såsom vägledningar och verktyg. Drömbilden När den datatekniska grunden är lagd, diskutera innehåll utifrån funktionaliteter, och format, kodningen och avkodningen, blir som pappret.

8 Om arbetet med att se över RA-FS 2009:2

9 RA-FS om tekniska krav vid framställning av elektroniska handlingar Det kommer att vara en teknisk föreskrift specifikationer funktionaliteter implementationer format Föreskriften gäller för hela den offentliga förvaltningen Alla som omfattas av arkivlagen (1-2a ).

10

11 Bemyndigandet Omfattar framställning form och funktion implementering Omfattar inte Återgivning eller hantering innehåll eller gallring användning

12 Elektroniska handlingar som redan är framställda Faller utanför författningens tillämpningsområde RA-FS 2009:1, och då endast för statliga myndigheter Vägledningar, verktyg, och liknande.

13 Datateknisk perspektiv Teknikspecifikt Kodning av information (handling) till binär data som lagras som ett format vid en tidpunkt, och avkodningen av data tillbaka till information som ska återges i ett visst förväntat tekniskt skick (form och funktion). Teknikgenerellt Val av format Koppla [tekniska] funktionaliteter till information [handling].

14 Konsekvenser Hur tillämpar man föreskriften? Man måste ju faktisk förstå den för att tillämpa den Vem ska tillämpa den? Hur tar man hänsyn till alla olika intressen? Hur hanterar man alla användningar av program och format? Verksamheter skiljer sig som bekant mellan statliga myndigheter, men nu skuttar även in kommuner, landsting och andra myndigheter och organ.

15 Tillämpning av föreskriften Föreskriften reglerar eviga sanningar. Magin finns i föreskriftens bilagor och allmänna råd Tydligare krav Rekommenderade sätt för att uppfylla kraven Ges ut och ses över löpande. Kan så småningom normeras. Vägledningar GitHub Introducerande (utbildande), såsom Om den nya RA-FS 2019:1. Handledande (målorienterade), såsom hur gör man, hur löser man. Fördjupande (förklarande), såsom författningskommentarer. Refererande (deskriptiva), såsom ordböcker, github.com/riksarkivet/format/. Data- och informationstekniska resurser Program, metoder för validering, verifiering och granskning.

16 Balansera olika intressen Samarbete och kommunikation referensgruppen Mer permanenta konstellationer? Föreskriftens uppbyggnad Nyanserar kraven och tillämpning i olika fall

17 Styrande principer Behovet av beständighet Vad som krävs i olika fall Specifikationer Funktionaliteter Implementationer och format

18 Exempel Överväganden, avvägningar, särskilt belysa

19 Gäller endast vid framställning Får inte ställa krav på återgivningen, såsom program, men Program är elektroniska handlingar, så får ställa krav på framställningen av program (som ska användas för återgivning) Allt måste alltså bli rätt vid framställning Hur strikta krav ska ställas vid framställning?

20 Tekniska hjälpmedel TF 2 kap. 3 upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. Det vill säga, inga program. Lämpliga format? Ganska strikta krav alltså

21 Materiel och metoder Tekniskt hjälpmedel, men även andra hjälpmedel för att koda och avkoda ett format. Specifikationer Dokumentation Vägledningar Teknisk miljö Programtolk Kompilator Program Data Algoritmer Kodbibliotek Databaser Länkar till nödvändiga datafiler

22 Vad ska vara beständigt? Alla format är kod Formatet slutar att vara beständigt om kunskapen om koden [avkodningen] går förlorad, men inte bara ställa krav på att endast kunna avkoda: Avkoda till vilken form och funktion? Hur mycket måste avkodas? Lagrad kod förändras inte i sig över tid under förutsättning att koden exempelvis inte: kodas, avkodas felaktigt, hårdvara fallerar, om exekverbar, kan förändra sig själv, annan exekverbar kod förändrar. Förvaring, hårdvara, hantering, och andra skyddande åtgärder fråga om arkivvård.

23 Vad ska vara beständigt? Är det denna form som ska vara beständig? 0x1f430 Är det denna form som ska vara beständig? (glyf saknas) Är det denna form som ska vara beständig? Är det denna form som ska vara beständig? Exemplen är endast olika representationer av samma kod. Vilket tekniskt skick ska återges? Vilken mening ska kunna avkodas tillbaka? Är det denna form som ska vara beständig?

24 Vad ska vara beständigt? c 70 3e c e 6e c 62 3e 66 6f 72 6d 3c 2f 62 3e f 6d b c3 a4 6e f 3c 2f 70 3e 0a 3. <p>är det denna <b>form</b> som ska vara beständig?</p> 4. Är det denna form som ska vara beständig? 5. Är det denna form som ska vara beständig? (+stilmall)

25 Specifikationer Vad gör en specifikation lämpligt och en annan olämpligt? Vilken specifikation ska man välja? Kriterier för att bedöma sannolikheten att kunna återge ett tekniskt skick utifrån en specifikation Bestämd tid Obestämd tid Begränsa antalet specifikationer

26 Funktionaliteter Tekniska metoder för att representera information (eller tekniska egenskaper) Bild, text, ljud, rörlig bild, Vektor, bitmap, raster, Jfr pappersteknik använda typsatser som representerar bokstäver, rastrering för att representera färgnyanserade bilder. Vilken funktionalitet bäst lämpad för att representera en viss typ av information?

27 Implementation Hur en funktionalitet kodas och avkodas Kan automatiseras Är implementeringen i överensstämmelse med specifikationen?

28 Format resultatet av allt Innebörden av format Informationsformat och binärformat Hur något används ett protokoll, databasförfrågan, programmeringsspråk, program, och så vidare, och den form något har vid ett visst tillstånd i datorn ett format. Kan kontrolleras (verifieras och valideras) vara korrekt, men vi vet inte om återgivningen blir som ursprungligen förväntat, vilket beror helt på implementeringen vid återgivning.

29 SELECT kolumn FROM tabell WHERE kolumn = 'kanin'; # Är en informationsformat ( syntax ) # Kan bevaras över tid i [binär] kod (representerat här i nummer): Allt blir ett format # Request header Accept: text/html,application/xhtml+xm plication/xml;q=0.9,*/*;q=0.8 Accept-Encoding: gzip, deflate, br Accept-Language: en-us,en;q=0.5 Connection: keep-alive Cookie:_ga=GA... Host: riksarkivet.se Upgrade-Insecure-Requests: 1 User-Agent: Mozilla/5.0 (Windows NT 6.1; W ) Gecko/ Firefox/62.0 # Syntaxen är definierat i diverse RFC. # Det binära formatet blir

30

31 Exempel På specifikation, funktionalitet, implementation, och format

32 Behovet av beständighet Vilket tekniskt skick? För vilken tid? Specifikation Vilken specifikation syftar till att implementera det tekniska skicket?

33 Forma Funktionaliteter Vilka får eller får, ska, bör eller inte bör implementeras? Verifiera vilka som implementerats Projektl FormatE ska

34 ISO ÅÐÓÆ...È...»È..;U..ÿÿ.. %!PS-Adobe-3.1 EPSF-3.0. %ADO_DSC_Encoding: MacOS Roman. %%Title: Riksarkivet_rgb.eps. %%Creator: Adobe Illustrator(R) %%For: Karin Keijser. %%CreationDate: %%BoundingBox: %%HiResBoundingBox: Implementationer Kodningen blir rätt vid framställning. Kan valideras. Fråga om avkodningen blir rätt vid återgivning? Om inte tillgång till program, referensimplementationer, fråga om sannolikhet formatet kan implementeras till det förväntade tekniska skicket. ISO PNG...IHDR...â...Å...µñÇ...sRGB. Î.é...gAMA..±.. üa...plte...#../.$:) * F.2Q.9][email protected]..@;.@8.`..n..{[email protected].@X/@^;P_$`T.p b. pl.@@@ppp```ppp...n..v..]..d.k.rº.y `.H`.zp )²#,.p..~.À&/Í(3Û º...I. O. e. a ¾D Â) Å: É5 È6Ï.ÏÀ.ßÄ.ÏË/ßÒ$ßÖ

35 FormatE ska kontextualisera grundprinciper för val av format i föreskrifter, vägledningar,... UTF ASCII-7bit ISO PNG...IHDR...P...ÿì....bKGD.ÿ.ÿ.ÿ ½...pHYs...#...#.x?v...tIME.â...#. «1ñ...tEXtComment.Created with GIMPW....IDATxÚí.Ïk#ÉÙÇ.~Ù.À»{2f0j]rÚ.fç`ä@ P+¹..+9.CÀ.V F.É,Ù..h1.ìY..O ^ðu.k..üâ.³.ì). Å`Ì.vXò.ô{H

36 UTF FormatE ska kontextualisera grundprinciper för val av format i föreskrifter, vägledningar, FormatE ska kontextualisera grundprinciper för val av format i föreskrifter, vägledningar, ASCII-7bit FormatE ska kontextualisera grundprinciper f?r val av format i f?reskrifter, v?gledningar, ISO PNG...IHDR...P...ÿì....bKGD.ÿ.ÿ.ÿ ½...pHYs...#...#.x?v...tIME.â...#. «1ñ...tEXtComment.Created with GIMPW....IDATxÚí.Ïk#ÉÙÇ.~Ù.À»{2f 0j]rÚ.fç`ä@ P+¹..+9.CÀ.V F.É,Ù..h1.ìY..O ^ðu.k..üâ.³.ì). Å`Ì.vXò.ô{H......

37 UTF-8, ASCII, ISO ,

38

39 vägledande, normerande Wiki förklarande fakta

40 Tack!