LUNDS FONTÄNHUS REGISTER ÖVER BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER

Transkript

1 LUNDS FONTÄNHUS REGISTER ÖVER BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER Namn och kontaktuppgifter för den personuppgiftsansvarige och den personuppgiftsansvariges företrädare Föreningen Lunds Fontänhus ( ) är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som hanteras i verksamheten. Kontaktuppgifter till företrädare: Matilda Espmarker Kävlingevägen Lund Tel: / Mail: matilda.espmarker@lundsfontanhus.se eller info@lundsfontanhus.se Ändamål med behandlingen och laglig grund Lunds Fontänhus är en ideell medlemsburen förening som riktar sig till personer med erfarenhet av psykisk ohälsa. Lunds Fontänhus drivs av medlemmar, handledare och styrelse tillsammans. Verksamheten utgår från föreningens stadgar samt 37 internationella riktlinjer ( utformade för att definiera verksamheten och stötta medlemmars rättigheter. Samtliga personuppgifter som behandlas i verksamheten behandlas för att Lunds Fontänhus gentemot sina medlemmar skall kunna uppfylla de ändamål som tydliggörs i föreningens stadgar samt i de internationella riktlinjerna och således uppfylla medlemsvillkoren. Lunds Fontänhus arbetar med studie- och arbetsinriktad psykosocial rehabilitering, sysselsättning och återhämtning. Verksamhetens ändamål är att skapa goda förutsättningar för att människor med psykisk ohälsa skall klara ett liv i samhället, hitta vägar tillbaka till arbete eller studier och få ett rikare liv. De personuppgifter som behandlas inom organisationen behandlas med syfte att kunna kommunicera med medlemmar, ge information om vad som händer i verksamheten, stödja dem i vardagen eller vidare mot arbete och studier. Tillsammans med handledare eller självständigt kan medlemmar utforma arbetsplaner eller scheman för sitt deltagande i huset eller arbets- eller studieplaner för att kunna få, finna och behålla arbete eller studier. Detta med syftet att stödja individen i enlighet med föreningens syfte: att medlemmar ska kunna återhämta sig genom arbete och gemenskap och klara arbetsliv eller studier. Den som blir medlem på Fontänhuset kan bli det efter att ha prövat på verksamheten en period. Ingen registrering av medlemmar sker automatiskt utan under ett inskrivningssamtal tillsammans med handledare. Viljan att bli medlem skall framgå frivilligt, specifikt och otvetydigt. Syftet med varje insamlad uppgift vid medlems-inskrivningen klargörs av handledare. Den ideella föreningen Lunds Fontänhus behandlar personuppgifter i enlighet med svensk lag. Den lagliga grunden är en intresseavvägning där vi för att kunna driva verksamheten och uppfylla föreningens syften också behöver kunna behandla våra medlemmars personuppgifter. Det framgår genom föreningens syfte att våra medlemmar är individer med erfarenhet av psykisk ohälsa. Detta utgör en så kallade känslig personuppgift. Behandlingen av en sådan uppgift är dock laglig utifrån föreningens filosofiska syfte enligt art d) GDPR. Behandlingen utförs inom ramen för berättigad verksamhet med lämpliga skyddsåtgärder hos en stiftelse, en förening eller ett annat icke vinstdrivande organ, som har ett politiskt, filosofiskt, religiöst eller fackligt syfte, förutsatt att behandlingen enbart rör sådana organs medlemmar eller tidigare medlemmar eller personer som på grund av organets ändamål har regelbunden kontakt med detta och personuppgifterna inte lämnas ut utanför det organet utan den registrerades samtycke. Medlemsregistret skulle kunna tolkas som en registrering av personer med psykisk ohälsa men är ändå tillämpbart utifrån ovan nämnda resonemang. Resonemanget kan göra sig gällande för idéburna organisationer

2 såsom ett Fontänhus eller ett funktionsrättsförbund. All statistik som samlas in, samlas in med syfte att kunna kommunicera till bidragsgivare och andra intressenter att verksamheten fullföljer sitt syfte. All statistik som lämnar verksamheten är helt anonymiserad. Kategori av personuppgift Medlemsregister: Namn, personnummer, kontaktuppgifter (adress, tel, mail), nära anhörig, syfte/plan med deltagande i huset. Ändamål och tillvägagångssätt vid insamling. Dessa grundläggande medlemsuppgifter behandlas för att Lunds Fontänhus gentemot sina medlemmar skall kunna uppfylla de ändamål som framgår i föreningens stadgar samt i de internationella riktlinjerna. Kontaktuppgifter syftar till att kunna nå medlemmar med information och reach out och kunna hålla kontakt med medlemmar under perioder då de kan vara inlagda eller bli isolerade hemma. Den som vill kan uppge telefonnumret till en nära anhörig. Syftet är att vid personlig kris eller skada snabbt kunna nå anhöriga. Den som blir medlem på Fontänhuset kan bli det efter att ha prövat på verksamheten en period. Ingen registrering av medlemmar sker automatiskt utan under ett inskrivningssamtal tillsammans med handledare. Viljan att bli medlem skall framgå frivilligt, specifikt och otvetydigt. Syftet med varje insamlad uppgift vid medlemsinskrivningen klargörs av handledare. Tidsfrist för radering Medlemskapet är frivilligt, kostnadsfritt och utan tidsbegränsning enligt gällande internationella riktlinjer. Den medlem som önskar säga upp sitt medlemskap eller bli bortglömd har rätt till detta och får information om denna rättighet i den information som går ut skriftligen till alla medlemmar kopplat till GDPR. Kontaktuppgifter vid nybesök: Den som gör ett nybesök på Fontänhuset kan om den så önskar göra en skriftlig introduktionsplan och lämna kontaktuppgifter för att enligt överenskommelse kunna bli kontaktad under en introduktionsperiod Insamlande av årlig- och terminsvis statistik: Avseende vilka medlemmar som har gått ut i, eller är aktiva i arbete, studier, praktik eller liknande, samt tagna och registrerade studiepoäng hos dem som deltar i Fontänhuset studieverksamhet. Inte sällan är det utmanande att komma till en ny verksamhet i början. Det är en ny plats och för att kunna möta upp och väl bemöta medlemmar är det viktigt att kunna boka tider och möta upp personen som kommer. All statistik som samlas in, samlas in med syfte att kunna klargöra att Lunds Fontänhus fullföljer sitt syfte. Statistiken kommuniceras till bidragsgivare och andra intressenter med syfte att säkra verksamhetens framtida finansiering. All statistik som lämnar verksamheten är helt anonymiserad. Uppgiften raderas så snart personen blir medlem eller inom 18 månader. Uppgiften raderas inom 18 månader.

3 Antal besökare: Medlemmar skriver in sig när de kommer och går på en surfplatta. Upprättande av schema och mål kring deltagande i huset Arbets- eller studieplaner/ kartläggning: Styrkor, utmaningar, inplanerade aktiviteter/mål kring studier, aktiviteter och arbete, kontaktuppgifter till myndighetskontakter/ nätverk. Kopplat till denna arbetsplan görs en intervju/kartläggning kring tidigare arbetslivserfarenheter, nuvarande aktiviteter, ekonomi, behov av anpassningar, nätverk m.m. CV och personligt brev Inskrift i kompetenslista inom ramen för projekt Exa(k)t samt CV och personligt brev: Förnamn, körkort preferenser kring arbete, hur redo man är att börja jobba Om lönebidrag finns m.m All statistik som samlas in, samlas in med syfte att kunna klargöra att Lunds Fontänhus fullföljer sitt syfte. Statistiken kommuniceras till bidragsgivare och andra intressenter med syfte att säkra verksamhetens framtida finansiering. Enligt riktlinjerna får inga dokument upprättas med tvingande funktioner för medlemmar. Allt deltagande i klubbhuset är frivilligt och medlemmar kan välja att ha ett schema om detta upplevs som ett stöd för deltagandet i huset och som ett stöd i vardagen. Scheman görs tillsammans med handledare i dialog. Alla Fontänhus skall enligt riktlinjer ha tydliga program för vägar ut i studier och arbete. All information som individen lämnar, lämnas frivilligt efter en uttrycklig vilja att delta i projektet eller enheten som deltagare. Alla dokument upprättas tillsammans med individen, sida vid sida och ingen uppdatering av arbetsplanen sker utan medlemmens närvaro. Används för att kunna stödja medlemmar i kontakten med arbetsgivare. Sparas om individen önskar i personlig mapp i projekt Exa(k)t för att kunna skickas till arbetsgivare utifrån överenskommelse. Kompetensförteckning för den som söker arbete och vill kunna matcha sin kompetens mot arbetsgivares behov. Kompetenslistan fylls i under samtal med handledare. Att vara med i kompetenslistan är inget krav för deltagandet i projektet utan är helt frivilligt. Vilken individ som deltagit i verksamheten kan bara ses under aktuellt dygn, därefter lagras statistiken som siffror (antal) och kategori (medlem, ospecificerad eller personal) Schema raderas så snart medlemmen inte är aktiv under en period längre än 18 månader. Studie- eller arbetsplaner raderas när personen inte längre vill ha IPSstöd/vara med i projektet. Viktig information från kartläggningen inkorporeras i arbetsplanen och anteckningarna från kartläggningen raderas när arbetsplanen är upprättad, dock senast inom 18 månader. Raderas när personen går ur projektet. Om personen inte varit aktiv inom projektet på 6 månader raderas informationen. Tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder

4 Alla personuppgifter förvaras lösenordsskyddat på Google drive som omfattas av samma säkerhetsåtgärder som är gällande för hela Google Suits och deras standardavtal: Endast handledare har tillgång till dessa personuppgifter. De administratörer som har tillgång till att administrera våra konton inom Google Suits skriver under ett avtal rörande åtkomst och ges inte åtkomst till några personuppgifter. Ingen administratör har rättighet att ändra sina inloggnings-rättigheter.. Ett ifyllt medlemsformulär sparas i papperskopia i föreningens medlemspärm. Denna pärm hålls inlåst med åtkomst enbart för handledare. Introduktionsplaner med kontaktuppgifter hålls inlåsta. Uppgiften/statistiken som tas upp via surfplattan lagras i sifferform men man kan enbart se vilken individ som har deltagit i verksamheten under ett dygn. Samtlig information är lösenordskyddad med åtkomst enbart för personer i huset som arbetar med statistiken. Kompetenslistan inom Projekt Exa(k)t förvaras lösenordskyddat inom Microsoft One note. Policy för intern hantering av personuppgifter Alla handledare har en egen användare på en dator med sitt unika användarnamn och lösenord. Det är enbart från denna användare som handledaren får logga in på sin arbetsmail tillika Google drive. Personuppgifter får enbart hanteras i utvalda mappar där vi via Google Suits förvarar personuppgifter. Dokumentet innehållande personuppgifter får aldrig laddas ner eller delas med obehöriga. Skärmsläckare används med intervall om 5 minuter. Lösenord skall bytas var 6:e månad. Lösenorden ska vara med 8 tecken, stora och små bokstäver, siffror eller specialtecken. Inga ord i lösenordet. När mail eller drive finns som app på tjänstetelefon så ska lösenordet vara av hög säkerhetsnivå eller med fingeravtryck. De kategorier av mottagare till vilka personuppgifterna har lämnats eller ska lämnas ut. Register insamlade av Lunds Fontänhus lämnas inte ut till någon extern part. I samverkan med arbetsgivare och myndigheter kan handledare finnas med som stöd. Lunds Fontänhus kan vara ett bollplank för tredje part men lämnar inte ut information utan skriftligt medgivande eller otvetydigt muntligt medgivande. Vi står alltid på våra medlemmars sida i relation till yttre part så länge det inte rör sig om brottslig aktivitet. Kompetenslistan i projekt Exa(k)t delas med behöriga kontakter på Arbetsförmedlingen samt med projektmedarbetare på HR i Lund efter samtycke från individen. Vi kan även ta kontakt med andra arbetsgivare för medlems räkning, efter överenskommelse, detta som en del av IPS-stödet. I vår samverkan med studieförbundet efterfrågas personnummer vid studiecirklar. Detta kan lämnas ut av individen frivilligt till studieförbundet för den som önskar delta i aktiviteter som är utformade som studiecirklar. All statistik som rapporteras in till riksförbundet eller delges i rapporter, verksamhetsberättelser eller liknande är helt anonymiserad.

5 Informationen rörande vår personuppgifts-behandling kan komma att uppdateras efterhand som verksamheten utvecklas, håll dig ajour via detta dokument. Vi kommer alltid att behandla dina personuppgifter med respekt och skydd för din integritet. Senaste uppdatering av detta dokument gjordes