Preeras integritetspolicy

Transkript

1 Preeras integritetspolicy Revision: A Sara Farnebo JÄRNTORGET 2 HÄLSINGEGATAN 49 (The Park) GÖTEBORG STOCKHOLM SWEDEN SWEDEN GBG@PREERA.SE STOCKHOLM@PREERA.SE

2 Innehåll 1 Preeras integritetspolicy 2 2 Vår behandling av personuppgifter Syftet med vår insamling och behandling av personuppgifter Vilka personuppgifter hanterar vi Kontaktperson hos befintlig kund Kontaktperson hos potentiell kund eller samarbetspartner Intresseanmälan nyhetsbrev via hemsidan Potentiella kandidater Hur skyddas uppgifterna? 7 3 Användning av personuppgiftsbiträden 7 4 Dina rättigheter Rätt till tillgång Rätt till rättelse Rätt till radering Rätt till invändning Klagomål 8 5 Användningen av cookies och tags 8 1 Preeras integritetspolicy

3 1 Preeras integritetspolicy Preera verkar inom managementkonsulting och har byggt upp sin verksamhet på insikter om utveckling av verksamheter, organisationer och människor. Inom ramen för vår verksamhet behandlar vi personuppgifter som du lämnat själv eller som inhämtats från någon annan (s.k. tredje part). I samband med att du som kund ingår avtal med oss förser du oss med vissa personuppgifter. Därutöver genereras viss information, inklusive personuppgifter, när du använder våra tjänster såsom att gå på våra utbildningar eller event eller när du besöker vår hemsida. Även i samband med rekryteringsprocesser behandlas personuppgifter. Din personliga integritet är självklar för oss. Preera har alltid hanterat persondata på ett pålitligt och lagligt sätt med full respekt för våra kunder, medarbetare och kontakter. Eftersom vi värnar om din personliga integritet och tar frågor om dataskydd på största allvar vill vi genom denna integritetspolicy ( Policyn ) beskriva hur vi behandlar dina personuppgifter. Policyn gäller från och med den 25 maj I Policyn kommer vi att redogöra för vilka kategorier av personuppgifter vi behandlar, för vilka ändamål vi behandlar dem och vilken laglig grund behandlingen stödjer sig på. Vi redogör också för vilka som kan ha åtkomst till och behandlar uppgifterna, principerna för gallring, var personuppgifterna behandlas samt dina rättigheter som registrerad i form av rätt till information, rättelse och radering m.m. Det kan hända att vi emellanåt behöver uppdatera eller ändra Policyn. Om så sker kommer vi att informera dig på ett lämpligt sätt och be dig att ta del av de ändringar som gjorts. Den senaste versionen av Policyn hittar du alltid på vår hemsida. Vi hoppas att denna Policy besvarar dina frågor kring vår insamling och användning samt skyddet för dina personuppgifter. Dataskyddsombud på Preera är Preeras VD. Om du har ytterligare frågor eller funderingar är du varmt välkommen att kontakta oss genom att skicka brev till: PREERA, Järntorget 2, GÖTEBORG eller PREERA, Hälsingegatan 49 (the Park), STOCKHOLM eller via e-post till info@preera.se. 2 Preeras integritetspolicy

4 2 Vår behandling av personuppgifter 2.1 Syftet med vår insamling och behandling av personuppgifter För att vi lagligen ska få behandla dina personuppgifter krävs det att någon av följande grunder är uppfylld: 1. Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra vårt avtal med dig. 2. Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra en rättslig förpliktelse som vi har (dvs om vi har en legal skyldighet att göra något enligt en annan lag). 3. Behandling är nödvändig för berättigade intressen hos Preera av att affärsrelationen med dig utvecklas och att dina intressen av skydd för dina personuppgifter inte väger tyngre (intresseavvägning). 4. Du har lämnat ditt samtycke till just den behandlingen av uppgifter. 2.2 Vilka personuppgifter hanterar vi Kontaktperson hos befintlig kund Vi behandlar dina personuppgifter i den omfattning det behövs för att vi ska kunna identifiera dig som vår kund och för att vi ska kunna fullfölja vårt avtal med dig om leverans av våra tjänster. Vi behandlar även dina personuppgifter för vår administration och fakturering av tjänster, för att hjälpa dig vid frågor om din köpta tjänst eller avtal samt i övrigt för att tillvarata våra rättigheter och fullgöra våra skyldigheter enligt vårt avtal med dig. De personuppgifter som vi kan samla in och behandla för ovan nämnda ändamål är: För- och efternamn Kontaktuppgifter såsom e-postadress, telefonnummer, yrkestitel och arbetsplatsadress Uppgift om tidigare arbetsgivare (i de fall det rör sig om en tidigare kund) Personnummer (endast om du är enskild näringsidkare) Beställningshistorik Korrespondens mellan dig och Preera Teknisk information om hur du har interagerat med Preera Uppgifter om kostpreferens (i samband med föreläsningar, events etc.) Ev. ytterligare betalningsinformation Vårt mål är att upprätta en långsiktig affärsrelation med dig. Preera kan därför också komma att fråga dig om vi får rikta marknadskommunikation till dig, exempelvis i form av nyhetsbrev eller erbjudanden. Ditt medgivande behövs för att vi ska göra utskick till dig. Vi kommer endast att göra sådana utskick som vi bedömer är relevanta för din yrkesroll. För varje utskick kommer du att ges möjlighet till avregistrering, en så kallad opt-out. 3 Preeras integritetspolicy

5 Under vissa omständigheter kan vi komma att dela med oss av viss persondata till andra parter. Vi arbetar med samarbetspartners ibland i våra uppdrag gentemot kund. Sådana partners är andra managementkonsultföretag. Vi lämnar endast ut dina personuppgifter om, och i den mån, det är absolut nödvändigt i det enskilda fallet, och endast i det fall som du som kund lämnat ditt samtycke. GALLRING Vi sparar aldrig personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för ovan nämnda ändamål. Personuppgifter som blivit inaktuella, t.ex. på grund av pensionsavgång eller avslutad affärsrelation, raderas utan onödigt dröjsmål från tidpunkten då informationen kommit till vår kännedom. Personuppgifterna kommer även att raderas utan onödigt dröjsmål på din uttryckliga begäran. Preera har vidare inrättat gallringsrutiner för att regelbundet kunna radera sådana kontaktuppgifter som inte längre fyller sitt syfte. De uppgifter vi har på grund av en rättslig förpliktelse sparas så länge som den aktuella lagen kräver. För att kunna administrera och erbjuda dig attraktiva erbjudanden, genomföra marknads- och kundanalyser och för att kunna ge dig god vägledning vid kontakt med oss sparas dina personuppgifter normalt i 48 månader från senaste kontakttillfälle. Uppgifter om kostpreferens (i samband med föreläsningar, events etc.) rensas direkt efter genomfört event. Vid lämnat samtycke sparas dina uppgifter tills du återkallar ditt samtycke (gäller exempelvis nyhetsbrev och andra utskick) Kontaktperson hos potentiell kund eller samarbetspartner Att upprätta affärsrelationer med personer för att kunna leverera och utveckla Preeras tjänster utgör en viktig del av vår kärnverksamhet. I syfte att kunna kontakta dig i egenskap av potentiell kundkontakt gällande Preeras tjänster samt marknadsaktiviteter samlar vi in dina personuppgifter. Dessa samlas antingen in via interna nätverk eller från tredje part, såsom offentliga register eller sociala medier, och lagras i Preeras interna CRM-system med målet att Preera ska kunna upprätta en affärsrelation med dig och att Preera ska kunna bjuda in dig till marknadsaktiviteter. Vi behandlar även personuppgifter när vi är i kontakt med dig i frågor angående våra tjänster. Preera kan komma att fråga dig om vi får rikta marknadskommunikation till dig, exempelvis i form av nyhetsbrev eller erbjudanden. Ditt medgivande behövs för att vi ska göra utskick till dig. Vi kommer endast att göra sådana utskick som vi bedömer är relevanta för din yrkesroll. För varje utskick kommer du att ges möjlighet till avregistrering, en så kallad opt-out. De personuppgifter som vi kan samla in och behandla för ovan nämnda ändamål är: För- och efternamn 4 Preeras integritetspolicy

6 Kontaktuppgifter såsom e-postadress, telefonnummer, yrkestitel och arbetsplatsadress Uppgift om tidigare arbetsgivare (i de fall det rör sig om en tidigare kund) Korrespondens mellan dig och Preera Teknisk information om hur du har interagerat med Preera Uppgifter om kostpreferens (i samband med föreläsningar, events etc.) GALLRING Vi sparar aldrig personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för ovan nämnda ändamål. Personuppgifter som blivit inaktuella, t.ex. på grund av pensionsavgång eller avslutad affärsrelation, raderas utan onödigt dröjsmål från tidpunkten då informationen kommit till vår kännedom. Personuppgifterna kommer även att raderas utan onödigt dröjsmål på din uttryckliga begäran. Preera har vidare inrättat gallringsrutiner för att regelbundet kunna radera sådana kontaktuppgifter som inte längre fyller sitt syfte. För att kunna administrera och erbjuda dig attraktiva erbjudanden och genomföra marknads- och kundanalyser sparas dina personuppgifter i upp till 48 månader från senaste kontakttillfälle. Uppgifter om kostpreferens (i samband med föreläsningar, events etc.) rensas direkt efter genomfört event. Vid lämnat samtycke sparas dina uppgifter tills du återkallar ditt samtycke (gäller nyhetsbrev och andra utskick) Intresseanmälan nyhetsbrev via hemsidan Att upprätta och bibehålla affärsrelationer med kunder och andra intressenter för att kunna leverera och utveckla Preeras tjänster utgör en viktig del av vår kärnverksamhet. I syfte att kunna kontakta dig i egenskap av intressent gällande Preeras tjänster samt marknadsaktiviteter samlar bolaget in dina personuppgifter. Personuppgifter samlas in från dig i samband med att du gör en intresseanmälan via Preeras hemsida. Uppgifterna kommer att lagras i Preeras system med målet att bolaget ska kunna upprätta en affärsrelation med dig. Dina personuppgifter sparas även i Preeras system för marknadsutskick i kommunikationsoch informationssyfte. Preera kommer endast att göra sådana utskick som vi bedömer är relevanta för din yrkesroll. För varje utskick kommer du att ges möjlighet till avregistrering, en så kallad opt-out. GALLRING Preera kommer att behandla dina personuppgifter till dess att det inte längre behövs för att uppfylla ovan nämnda ändamål eller till dess du begär att inte längre finnas registrerad hos Preera. Personuppgifterna kommer i sådant fall att raderas utan onödigt dröjsmål. Om en affärsrelation inte har utvecklats inom 48 månader från det att Preera tog emot din intresseanmälan kommer dina personuppgifter att raderas. Preera har vidare inrättat 5 Preeras integritetspolicy

7 gallringsrutiner för att regelbundet kunna radera sådana kontaktuppgifter som inte längre uppfyller sitt syfte. De personuppgifter som vi kan samla in och behandla för ovan nämnda ändamål är: För- och Efternamn Kontaktuppgifter såsom e-postadress och telefonnummer Korrespondens mellan dig och Preera Teknisk information om hur du har interagerat med Preera IP-adress och webbläsarinställningar Behandlingen av dessa personuppgifter stödjer sig på det samtycke du lämnar i samband med att du skickar in din intresseanmälan Potentiella kandidater Preera samlar idag in personuppgifter kring dig som potentiell kandidat för anställning i syfte att kunna kontakta dig när ett rekryteringsbehov uppstår. Detta sker främst genom att du, som kandidat, kontaktar oss men också genom interna nätverk och externa sökningar hos tredje part. Behandlingen av personuppgifter som samlats in genom sökning hos tredje part ligger i den potentiella kandidatens intresse eftersom denne får möjlighet att ta del av jobberbjudanden som är kompetensanpassade. Behandlingen av dessa personuppgifter stödjer sig på Preeras berättigade intresse av att kunna hitta dig som potentiell medarbetare till vår verksamhet. De personuppgifter som vi kan samla in och behandla för ovan nämnda ändamål är: CV och personligt brev Preeras bedömning av din kompetensbaserade lämplighet för tjänst Korrespondens mellan dig och Preera Resultat från eventuella personlighetstester Vi sparar ner CV, personligt brev, bedömningar och korrespondens med kandidater i en låst mapp på Preeras interna server samt i Preeras kandidatsystem. Endast delar av Preeras utsedda rekryteringsteam har tillgång till detta material. Bedömningarna består av en bedömningsmall och i vissa fall resultat från personlighetstest. GALLRING Personuppgifterna lagras i Preeras kandidatsystem under en begränsad tid, dock som längst 24 månader. Vi har inrättat en rutin där vi alltid frågar kandidaten om vi får spara uppgifterna. Om du vid kontakt med en medarbetare hos oss uppger att du inte är intresserad av en vidare dialog med Preera, kommer Preera inte längre att behandla dina personuppgifter i sitt kandidatsystem. 6 Preeras integritetspolicy

8 2.3 Hur skyddas uppgifterna? Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att säkerställa att all information som vi behandlar skyddas från att obehöriga får ta del av den. Endast anställda har tillgång till informationen om dig och deras hantering av informationen är strikt reglerad. De anställda är informerade om vikten av att säkerheten för personuppgifterna upprätthålls och det har upprättats interna rutiner som bl.a. reglerar användningen av lösenord och arbete som sker utanför kontoret. Preera övervakar även kontinuerligt sina system för att upptäcka sårbarheter och för att skydda dina personuppgifter. 3 Användning av personuppgiftsbiträden I de fall det är nödvändigt för att Preera ska kunna erbjuda sina tjänster kommer vi att överföra dina personuppgifter till företag som i förhållande till Preera är så kallade personuppgiftsbiträden. Dessa får bara behandla de överförda uppgifterna för Preeras räkning och i enlighet med Preeras uttryckliga instruktioner. Preera överför bara dina personuppgifter till sådana personuppgiftsbiträden för ändamål som är förenliga med de ändamål för vilka Preera har samlat in uppgifterna. Preera har ingått skriftliga avtal med samtliga personuppgiftsbiträden för att säkerställa att dessa följer Preeras säkerhetskrav. 4 Dina rättigheter Du har rätt att veta vad vi gör med dina personuppgifter som till exempel när och hur dina personuppgifter behandlas och varför. Du har dessutom rätt att i vissa fall få ut dina personuppgifter eller få de rättade, raderade eller blockade. Nedan listar vi upp vilka rättigheter du har och hur du kan utnyttja dem. 4.1 Rätt till tillgång Du har rätt att kostnadsfritt få information om vilka personuppgifter om dig vi behandlar (ett så kallat registerutdrag). Begäran om ett sådant utdrag ska göras skriftligt och vara undertecknad av dig. Specificera gärna de kategorier av uppgifter du vill ha tillgång till som exempelvis Kunduppgifter. Om vi av någon anledning inte kan uppfylla dina önskemål, kommer vi lämna en motivering till dig. Observera att vi endast lämna ut sådana uppgifter som vi med säkerhet vet tillhör dig. Begäran skickar du till adressen nedan. Märk kuvertet Registerutdrag : Preera AB, Järntorget 2, GÖTEBORG 4.2 Rätt till rättelse Vi ansvarar för att de personuppgifter som vi behandlar är korrekta och uppdaterade. Märker du att vi har felaktiga uppgifter om dig har du rätt att begära att vi rättar sådana uppgifter. Du har också rätt att komplettera med personuppgifter som du anser saknas och som är relevanta med hänsyn till ändamålet vi har med behandlingen av dina personuppgifter. 7 Preeras integritetspolicy

9 Om uppgifterna har rättats på din begäran kommer vi se till att informera dem som vi har lämnat ut uppgifterna till om att uppgifterna har rättats. Detta gäller dock inte om det skulle visa sig vara omöjligt eller tekniskt för svårt. 4.3 Rätt till radering Som kund har du alltid rätt att vända dig till oss och be att dina personuppgifter raderas. I följande fall måste personuppgifter raderas: Om personuppgifterna inte längre behövs för de ändamål som vi har samlat in och behandlar dem för. Om behandlingen grundar sig enbart på ditt samtycke och du återkallar detta samtycke. Om behandlingen sker för direktmarknadsföring och du motsätter dig att personuppgifterna behandlas. Om du motsätter dig den personuppgiftsbehandlingen som sker efter en intresseavvägning och det inte finns berättigande skäl som väger tyngre än ditt intresse. Om personuppgifter inte behandlas enligt regleringen. Om radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet. Om personuppgifter har raderats på din begäran kommer vi informera dem som vi har lämnat ut dina personuppgifter till om att denna radering har ägt rum. Detta gäller dock inte om det skulle visa sig vara omöjligt eller tekniskt för svårt. 4.4 Rätt till invändning Du har rätt att invända mot den behandling av dina personuppgifter som vi gör med stöd av intresseavvägning. I så fall behöver du specificera vilken behandling du invänder mot. Vid sådan invändning får vi endast fortsätta utföra behandlingen om vi kan visa att det finns tvingande berättigande skäl till att personuppgifterna måste behandlas som väger tyngre än dina intressen. Om dina personuppgifter behandlas för direkt marknadsföring har du alltid rätt att när som helst invända mot behandlingen. 4.5 Klagomål Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter i strid med gällande dataskyddsreglering bör du anmäla detta till oss så fort som möjligt. Du kan även vända dig direkt till Datainspektionen och lämna in ditt klagomål. 5 Användningen av cookies och tags På Preeras hemsida används cookies och tags för att förbättra ditt webbplatssök, våra tjänster och vår hemsida. En cookie är en textfil som skickas från vår webbserver och som sparas på din webbläsare eller enhet. Vi använder oss även av cookies för övergripande analytisk information avseende din användning av våra tjänster, för att spara funktionella 8 Preeras integritetspolicy

10 inställningar och för att kunna rikta relevant marknadsföring till dig. Du har själv möjlighet att ändra inställningarna i din webbläsare för användningen och omfattningen av cookies. Exempel på sådan justering är att blockera alla cookies eller att radera cookies när du stänger ner din webbläsare. 9 Preeras integritetspolicy