Kommunfullmäktiges sammanträde

Transkript

1 KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Datum Sida 1 (2) Kommunfullmäktiges sammanträde Tid: måndagen den 11 december 2017 kl. 18:00 Plats: Riddarsalen Justering av protokollet sker: 18 december 2017 kl 16:00 Yttranden som framställs under fullmäktiges sammanträde lämnas skriftligt till presidiet om det inte innebär enkelt bifall eller avslag till liggande förslag. Ledamot som inte kan komma till sammanträdet ska anmäla detta till kansliet på telefonnummer eller kommun@odeshog.se, gärna så snart som möjligt. Bengt Gideskog ordförande Maria Blomberg kommunsekreterare Upprop Val av protokolljusterare Ändring av föredragningslistan Ärendelista 1. Handlingsplan - Heltid som norm Dnr 2017/ Delårsbokslut för Kommunalförbundet ITSAM för perioden 1 januari tom 31 augusti 2017 Dnr 2017/ Återförande av de tekniska verksamheterna till kommunen Dnr 2017/00231

2 Ödeshögs kommun Datum Sida 2(2) Ärendelista 4. Avsägelser och val - Avsägelse av uppdrag - Simon Eriksson (S) Dnr 2017/00352

3 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1(1) Kommunstyrelsen 181 Dnr 2017/ Ödeshögs kommuns handlingsplan - Heltid som norm Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Handlingsplanen "Heltid som norm" godkänns. Sammanfattning I det centrala kollektivavtalet med Svenska Kommunalarbetareförbundet finns en överenskommelse om ett lokalt arbete i syfte att öka heltidsarbete. Målsättningen är att tillsvidareanställning på heltid ska vara det normala vid nyanställning och att redan anställda medarbetare i högre utsträckning ska arbeta heltid. Alla arbetsgivare ska därför, med utgångspunkt från verksamhetens behov och resurser, ha en plan för hur andelen medarbetare som arbetar heltid ska öka. Planen ska finnas på plats senast Och utgöra en utgångspunkt för det fortsatta arbetet med årlig avstämning fram till " En arbetsgrupp har arbetat fram ett förslag till handlingsplan för Ödeshögs kommun för hur andelen medarbetare som arbetar heltid ska öka. Samtliga nämnder och Ödeshögsbostäder AB har haft möjlighet att yttra sig över handlingsplanen. Beslutsunderlag Förslag till handlingsplan- Heltid som norm (inkl bilagor 1-4) Kommunledningsförvaltningens tjänsteskrivelse BUN 70/17 SNAU 79/17 ÖBO 45/17 HÖK 16 MBN 103/17 KFN 68/ Justerandes sign

4 Kommunledningsförvaltningen Annie Stenstrand TJÄNSTESKRIVELSE Datum Sida 1(2) Diarienummer 2017/ Ödeshögs kommuns handlingsplan - Heltid som norm Förslag till beslut Handlingsplan- heltid som norm har varit ute på remiss hos samtliga nämnder samt Ödeshögsbostäder AB för yttrande. Inga synpunkter har inkommit. Kommunstyrelsen föreslås anta Handlingsplan- heltid som norm. Ärendet I det centrala kollektivavtalet med Svenska Kommunalarbetareförbundet finns en överenskommelse om ett lokalt arbete i syfte att öka heltidsarbete. Målsättningen är att tillsvidareanställning på heltid ska vara det normala vid nyanställning och att redan anställda medarbetare i högre utsträckning ska arbeta heltid. Alla arbetsgivare ska därför, med utgångspunkt från verksamhetens behov och resurser, ha en plan för hur andelen medarbetare som arbetar heltid ska öka. Planen ska finnas på plats senast och utgöra en utgångspunkt för det fortsatta arbetet med årlig avstämning fram till Finns inte en plan för heltid innebär detta att Ödeshögs kommun gör sig skyldiga till brott mot det kollektivavtal som slutits mellan SKL och Kommunal. Undertecknad skapade i juni 2017 en arbetsgrupp bestående av Erja Kumpulainen - enhetschef hemtjänst och legitimerad personal, Mariann Strömberg - enhetschef Rosengården och Lysingsgården, Åsa Johansson - enhetschef LSS, Espen Rognstad - kostchef, Maria Rabelius - förskolechef, Carina Svärd - arbetsledare för lokalvården, Marie Särud, Kommunal samt Johanna Karlsson, Kommunal. Tillsammans har vi diskuterat och tittat på vilka utmaningar och möjligheter som ligger i att införa heltid som norm. För att effektivt kunna arbeta med frågan har vi gjort en nulägesanalys samt uppskattat rekryteringsbehovet i Ödeshögs kommun och inom ÖBO under kommande fem år. Idag ligger andelen heltidsanställda i Ödeshögs kommun och Öbo på 70,1 % men andelen heltidsanställda inom Vård och Omsorg ligger på 40,7%. Det placerar oss på plats 144 i rankningen över andel heltidsarbetande i landets kommuner. Under kommande fem år, inkluderat år 2017, kommer 59 medarbetare gå i pension i Ödeshögs kommun och inom ÖBO. Om vi lägger på en

5 Sida 2(2) personalomsättning på ca 5% blir det totala rekryteringsbehovet ca 120 medarbetare under kommande fem år. Ödeshögsmodellen Arbetsgruppens har arbetat fram en idé som innebär att genom förhöjd grundbemanning och inte skaffa in några vikarier för korttidsfrånvaro skulle vi kunna möta heltidsfrågan, ta in mindre vikarier och också få en ökad kontinuitet i verksamheten. Enhetschef Erja Kumpulainen har inom hemtjänsten kombinerat bibehållen bemanning, minskad andel beställningar och tidsplaneringssystemet Life Care planering med goda resultat. Under första halvåret 2017 har hon halverat kostnaderna för vikarieanskaffning. Pilotprojekt Rosengården bygger på att testa samma upplägg på Rosengården, men med en förhöjd grundbemanning, minskat intag av vikarier och införande av Life Care planering. Projektets start ska föregås av informationsmöten med personal, chefer och medarbetare för en ökad delaktighet. Projektet ska utvärderas i juni 2018 samt december 2018 för att se hur resultatet faller ut. Om projektet visar sig framgångsrikt kan modellen sedan stegvis implementeras inom fler enheter och verksamheter. Det långsiktiga målet är att 50% av medarbetarna inom Vård och Omsorg 2021 ska arbeta heltid och 75% av medarbetarna i kommunen som helhet. Beslutsunderlag Handlingsplan- heltid som norm Remisssvar HÖK-prolongerat Kommunal I tjänsten Annie Stenstrand HR-konsult Beslutet ska skickas till Samtliga nämnder Ödeshögsbostäder

6 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1(1) Barn- och utbildningsnämnden 70 Dnr 2017/ Ödeshögs kommuns handlingsplan - Heltid som norm Barn- och utbildningsnämndens beslut Förslaget tillstyrks. Sammanfattning I det centrala kollektivavtalet med Svenska Kommunalarbetareförbundet finns en överenskommelse om ett lokalt arbete i syfte att öka heltidsarbete. Målsättningen är att tillsvidareanställning på heltid ska vara det normala vid nyanställning och att redan anställda medarbetare i högre utsträckning ska arbeta heltid. Alla arbetsgivare ska därför, med utgångspunkt från verksamhetens behov och resurser, ha en plan för hur andelen medarbetare som arbetar heltid ska öka. Planen ska finnas på plats senast Och utgöra en utgångspunkt för det fortsatta arbetet med årlig avstämning fram till I Ödeshög har ett förslag till handlingsplan för Heltid som norm har tagits fram av en arbetsgrupp Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Justerandes sign

7 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1(1) Socialnämndens arbetsutskott 79 Dnr 2017/ Ödeshögs kommuns handlingsplan - Heltid som norm Socialnämndens arbetsutskotts förslag Socialnämnden föreslår kommunstyrelsen att godkänna handlingsplanen i sin helhet. Sammanfattning Socialchef Åke Wännman informerar om Ödeshögs kommuns handlingsplan för heltid som norm. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Heltid som norm Beslutet skickas till Socialnämnden Justerandes sign

8

9 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1(1) Kultur- och Fritidsnämnden 68 Dnr 2017/ Ödeshögs kommuns handlingsplan - Heltid som norm Kultur- och Fritidsnämndens beslut Nämnden har inget att anmärka. Sammanfattning Lotta Gemfors, bildnings- och kulturchef, informerar om inkommen remiss kring heltid som norm Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Justerandes sign

10 Förhandlingsprotokoll HÖK 16 Prolongerad Prolongering av Huvudöverenskommelse om lön och allmänna anställningsvillkor samt rekommendation om lokalt kollektivavtal m.m. HÖK 16 Parter Sveriges Kommuner och Landsting och Arbetsgivarförbundet Pacta å ena sidan, samt Svenska Kommunalarbetareförbundet (Kommunal) å den andra. 1 Innehåll m.m. Mellan parterna finns gällande HÖK 16 med tillhörande bilagor tecknat Med stöd av detta avtals 2 Ändringar och tillägg, träffar parterna överenskommelse om HÖK 16 Prolongerad, fr.o.m Till avtalet HÖK 16 Prolongerad, för vilka gäller Allmänna bestämmelser AB 17, fr.o.m hör även bestämmelserna enligt följande bilagor 1 6 a. a) Löneavtal (bilaga 1), b) Allmänna bestämmelser AB 17 fr.o.m med ändringar i 1 4, 8, 13, 20, 21, 22, 27 och 28 (bilaga 2) med följande underbilagor D, anställning i personalpool, E, arbetstider m.m. inom räddningstjänsten, J, viss jourtjänstgörande personal, L, lägerverksamhet m.m., U, uppehållsanställning, c) Centrala och lokala protokollsanteckningar (bilaga 3), d) Centrala protokollsanteckningar (bilaga 4), 1

11 e) Centrala parters syn på förutsättningar för en väl fungerande individuell lönesättning (bilaga 5), f) LOK 16 (bilaga 6 och 6 a). 2 Ändringar och tillägg I kollektivavtalet ska också ingå de ändringar och tillägg till avtalets bestämmelser som parterna under avtalets giltighetsperiod träffar överenskommelse om. 3 Fredsplikt Förhandlingar under avtalsperioden enligt denna överenskommelse ska föras under fredsplikt. 4 Prolongering av LOK 16 m.m. Med stöd av HÖK 16, 2 Ändringar och tillägg, prolongeras LOK 16 för samma period och med samma uppsägningstider som anges i 6. Det innebär att redan tecknade LOK 16 gäller med ändringar och tillägg samt giltighetstid enligt detta avtal. 5 Rekommendation om LOK 16 Parterna rekommenderar arbetsgivare som utgör landsting/region, kommun eller kommunalförbund och berörda arbetstagarorganisationer, som inte tecknat LOK 16, att träffa kollektivavtal LOK 16 med den utformning och det innehåll som framgår av bilaga 6. För övriga arbetsgivare anslutna till Arbetsgivarförbundet Pacta och berörda arbetstagarorganisationer träffas härmed det lokala kollektivavtalet LOK 16 enligt bilaga 6 a. 6 Giltighet och uppsägning Såvida inte särskilt anges, gäller HÖK 16 Prolongerad för perioden med en ömsesidig uppsägningstid av 3 kalendermånader. Har avtalet inte sagts upp inom föreskriven tid, förlängs dess giltighet för en tid av 12 kalendermånader i sänder med en ömsesidig uppsägningstid av 3 kalendermånader. Uppsägning ska vara skriftlig och åtföljd av förslag till nytt kollektivavtal. 2

12 7 Avslutning Förhandlingarna förklaras avslutade. Vid protokollet Justeras För Sveriges Kommuner och Landsting För Arbetsgivarförbundet Pacta För Svenska Kommunalarbetareförbundet 3

13

14 Bilaga 1 till HÖK 16 Prolongerad Löneavtal 1 Grundläggande principer för lönesättningen Arbetsgivarna har enligt detta avtal fortsatt stort ansvar för lönebildningen. Lönebildning och lönesättning ska bidra till att arbetsgivaren når målen för verksamheten. Lönen ska stimulera till förbättringar av verksamhetens effektivitet, produktivitet och kvalitet. Därför ska lönen vara individuell och differentierad och avspegla uppnådda mål och resultat. Även förutsättningarna för att rekrytera och behålla personal påverkar löne- och anställningsvillkoren. Syftet är att skapa en process där arbetstagarens resultat och löneutveckling knyts samman så att det positiva sambandet mellan lön, motivation och resultat uppnås. Det är därför av stor vikt att dialog förs mellan chef och medarbetare om mål, förväntningar, krav, uppnådda resultat och lön. 2 Löneöversyner Utrymme vid löneöversyn 1. Vid löneöversyn beräknas ett utrymme. Utrymmet som fastställs vid löneöversynstillfället utgörs av summan av ett krontalsbelopp för varje medlem i arbetstagarorganisationen som är tillsvidareanställd med månadslön och beräknas enligt nedan a) Utrymmet utgörs av 520 kronor för anställda som inte omfattas av b) nedan. b) Utrymmet utgörs av kronor för anställda med titeln undersköterska inom vård och omsorg a) Utrymmet utgörs av 530 kronor. b) För undersköterskor inom vård och omsorg tillförs till utrymmet i a) ett extra utrymme om 180 kronor per arbetstagare anställd med titeln undersköterska inom vård och omsorg. 5

15 2018 Anmärkning I särskilda boenden i äldreomsorgen, i hemtjänsten och i gruppboenden för personer med funktionsnedsättning och därtill kopplade verksamheter, ska med undersköterska förstås samtliga arbetstagare med utbildning motsvarande Vård- och omsorgsprogrammet. a) Utrymmet utgörs av 535 kronor. b) För undersköterskor inom vård och omsorg tillförs till utrymmet i a) ett extra utrymme om 150 kronor per arbetstagare anställd med titeln undersköterska inom vård och omsorg Anmärkning I särskilda boenden i äldreomsorgen, i hemtjänsten och i gruppboenden för personer med funktionsnedsättning och därtill kopplade verksamheter, ska med undersköterska förstås samtliga arbetstagare med utbildning motsvarande Vård- och omsorgsprogrammet. a) Utrymmet utgörs av 540 kronor. b) Lokala parter har utöver utrymmet i a) ett extra utrymme om 0,3 procent att fördela i lokala förhandlingar. Utrymmet fördelas individuellt och differentierat i syfte att öka lönespridningen, i första hand till grupper med yrkesutbildning. Detta möjliggör en löneutveckling som premierar kompetens, specialistkunskap, yrkesutveckling, resultat och bidrag till verksamhetens mål sett över tid. Bestämmelserna om utrymmets beräkning gäller inte hos den arbetsgivare där arbetstagarorganisationen har färre än 5 medlemmar. Anmärkningar 1. Bortsett från bestämmelserna om utrymmets beräkning, hanteras löneöversynen för berörda arbetstagare med hänsyn till de förutsättningar som avtalet föreskriver, inklusive de grundläggande principerna i För fördelning av utrymmet i b) för 2016 se punkt 2 anmärkning 4. Fördelning 2. Utrymmet enligt ovan fördelas enligt punkt 6 eller 7 nedan med beaktande av bl.a. de grundläggande principerna för lönesättning som framgår av 1. Anmärkningar 1. I bilaga 5 till HÖK 16 har de centrala parterna angivit Centrala parters syn på förutsättningar för en väl fungerande individuell lönesättning. 6

16 2. Del av utrymmet kan, efter överenskommelse mellan de lokala parterna, användas till andra åtgärder. 3. För arbetstagare vars löneökning väsentligt avviker från övriga jämförbara arbetstagares löneökning ska lönen motiveras. 4. För 2016 gäller att, av utrymmet enligt 1 b) om kronor, ska 220 kronor fördelas bland 25 procent av undersköterskorna. Vardera utrymme fördelas individuellt och differentierat. Detta möjliggör en löneutveckling som premierar kompetens, specialistkunskap, yrkesutveckling, resultat och bidrag till verksamhetens mål sett över tid. Därigenom ökar också möjligheten till lönekarriär och ökad lönespridning för yrkesgruppen. 5. För 2017 och 2018 gäller att utrymmet enligt 1 b) fördelas individuellt och differentierat i syfte att öka lönespridningen. Detta möjliggör en löneutveckling som premierar kompetens, specialistkunskap, resultat och bidrag till verksamhetens mål sett över tid. 3. Löneöversyn genomförs årligen och löneförändringar ska gälla fr.o.m. 1 maj, såvida inte annat överenskoms. 4. Lönehöjning för tillsvidareanställda med månadslön avräknas utrymmet. 5. Överenskommelse kan träffas om annan beräkningstidpunkt, beräkning av utrymmet samt avräkning från utrymmet. Lokal förhandlingsordning 6. Löneöversyn påbörjas genom en inledande förhandling där lokala parter enas om hur den lokala löneöversynsprocessen ska genomföras med beaktande av bl.a. de grundläggande principerna i 1. Parterna ska diskutera tidplan för löneöversynen och enas om förhandlingsmodell. Antingen kan dialog chef medarbetare användas för hela verksamheten eller så bedömer lokala parter att förhandling behöver genomföras för del av eller hela verksamheten. I bilaga 5 till HÖK 16 har de centrala parterna angivit Centrala parters syn på förutsättningar för en väl fungerande individuell lönesättning. Denna bilaga tjänar som vägledning till vad som ska diskuteras och eventuellt ingå i den lokala förhandlingsordningen. Anmärkningar 1. I den lokala förhandlingsordningen kan avtal om ingångslöner och/eller befattningslöner inom respektive yrke träffas. 2. Lönerna ska vara individuellt differentierade med hänsyn till åstadkomna arbetsresultat. Därför gäller att: kriterier för differentiering tydliggörs i de olika verksamheterna, 7

17 lönen på individnivå avgörs på den nivå i organisationen där den enskildes arbetsresultat kan bedömas, individuella samtal förs med arbetstagare om uppställda mål, resultat och med koppling till lön. 3. Redan träffade lokala avtal om lokal förhandlingsordning med likartat syfte påverkas inte av denna punkt. Om parterna inte enas om en lokal förhandlingsordning ska respektive lokal part utvärdera och motivera vad som behövs för att nå en överenskommelse till kommande löneöversyn. Efter avslutad löneöversyn enligt lokal förhandlingsordning anses de nya lönerna som fastställda och parterna bekräftar de nya lönerna i ett protokoll. Förhandling 7. Om parterna inte enas enligt punkt 6 ska utrymmet enligt punkt 1 fördelas i förhandlingar med arbetstagarorganisationen, med beaktande av bl.a. de grundläggande principerna för lönesättning som framgår av Överenskomna belopp i centralt eller lokalt kollektivavtal proportioneras med hänsyn till arbetstagarens sysselsättningsgrad samt i förekommande fall med tillämplig uppehållslönefaktor enligt vid varje tidpunkt gällande Allmänna bestämmelser bilaga U. 3 Förhandlingar m.m. 1. Förhandlingar om lön upptas då part så begär. 2. Överenskommelse om lön får träffas med enskild arbetstagare. Anmärkningar 1. Vid nyanställning ska lönen sättas med beaktande av lönestrukturen för motsvarande befattningar hos arbetsgivaren. 2. Möjligheterna till överenskommelse om lön mellan arbetsgivare arbetstagare, vid andra tillfällen än nyanställning, förutsätter att de lokala parterna enats om principer härför. 3. Överenskommelse arbetsgivare arbetstagare ska ingå i det kollektivavtal som upprättas mellan parterna i nästkommande löneöversynsförhandling. 3. Central förhandling kan påkallas i fall som framgår av 6. 4 Fredsplikt Förhandlingar som avses i 2 och 3 ska föras under fredsplikt. 8

18 5 Klassificering Klassificering sker i enlighet med bilaga 3 till Överenskommelse om lönestatistik. För att säkerställa kvaliteten i de centrala partsgemensamma statistikunderlagen krävs en kontinuerlig lokal översyn av de anställdas kod enligt klassificeringssystemet Arbetsidentifikation, AID. Ansvaret åligger lokala parter. 6 Förhandlingsordning 1. Central part får påkalla central förhandling senast en månad efter det att den lokala förhandlingen avslutats enbart i fråga om fördelning ( 2 punkt 7) enligt respektive löneöversyn. Anmärkning Vid hantering av lönefrågorna enligt 2 punkt 6 kan centrala förhandlingar påkallas endast då utrymmet inte lagts ut. 2. Enas inte de centrala parterna ska frågan bindande avgöras av särskild skiljenämnd, om central part begär prövning av frågan genom skriftlig framställan inom en månad från den dag, då den centrala förhandlingen anses avslutad. 7 Lägsta löner 1. Den fasta kontanta lönen för arbetstagare som fyllt 19 år ska fr.o.m uppgå till lägst kronor och fr.o.m uppgå till lägst kronor och fr.o.m uppgå till lägst kronor och fr.o.m uppgå till lägst kronor. För arbetstagare som under avtalsperioden fyller 19 år ska lönebeloppet enligt ovan gälla kalendermånaden efter det att arbetstagaren fyllt 19 år. 2. Den fasta kontanta lönen för arbetstagare som har yrkesförberedande gymnasieutbildning ska fr.o.m uppgå till lägst kronor och fr.o.m uppgå till lägst kronor och fr.o.m uppgå till lägst kronor och fr.o.m uppgå till lägst kronor. 9

19

20 Bilaga 2 till HÖK 16 Prolongerad Allmänna bestämmelser Se särtryck 11

21

22 Bilaga 3 till HÖK 16 Prolongerad Centrala och lokala protokollsanteckningar Anteckningar till Löneavtal Löneöversyn 1. Yrkande från respektive part ska, såvida inte annat lokalt överenskoms, presenteras för motparten senast 3 månader före den tidpunkt som respektive löneöversyn avses gälla från. Yrkandena förutsätts vara motiverade och ha sin grund såväl i arbetsrättslagstiftningen som i löneavtalets Grundläggande principer för lönesättningen. Annan åtgärd än lön 2. Om lokal överenskommelse innebär annan åtgärd än lön ska detta för berörd arbetstagare särskilt anges. Sådan åtgärd ska även beaktas när arbetsgivaren enligt diskrimineringslagen genomför kartläggning och analys av löner och andra anställningsvillkor. Innehåller överenskommelse enligt ovan avkortad arbetstid ska den för jämförelse enligt diskrimineringslagen i lönehänseende beräknas på följande sätt: arbetstagarens fasta kontanta lön efter arbetstidsförkortning delas med kvoten av ordinarie arbetstid för arbetstagaren efter arbetstidsförkortning per vecka genom ordinarie arbetstid för heltid enligt centralt kollektivavtal. Löneöversyn för ackordsavlönade 3. Tillsvidareanställda ackordsarbetare bidrar till löneutrymmet enligt Löneavtalets 2. Lönehöjning för ackordsarbetande avräknas utrymmet. Visstidsanställdas lönesättning 4. Löneavtalets 1, Grundläggande principer för lönesättning, omfattar alla medarbetare. Samma lönepolitiska grunder gäller för de anställda oberoende av anställnings- eller avlöningsform. 13

23 Löneavtalets tillämpning 5. Endera lokal part äger möjlighet att påkalla central partsgemensam konsultation med syfte att stödja parterna att nå en lokal förhandlingsordning. Anmärkning I bilaga 5 till HÖK 16 Prolongerad, redogör centrala parter för sin syn på förutsättningarna för en väl fungerande individuell lönesättning. Anteckningar till AB Arbetstid 1. För undersköterska, vårdare, barnskötare, ambulanssjukvårdare, laboratoriebiträde, röntgenbiträde, mottagningsbiträde, vårdbiträde, hemvårdare, 1:e hemvårdare, 1:e skötare, överskötare, skötare, socioterapeut, 1:e socioterapeut, sjukvårdsbiträde, barnhemsbiträde, elevassistent ska arbetstiden för heltidsanställd arbetstagare med ständig nattjänstgöring utgöra i genomsnitt 36 timmar och 20 minuter. Arbetstagare som har arbetstid förlagd till såväl dag- som natttjänstgöring, s.k. rotationstjänstgöring, ska ha en genomsnittlig veckoarbetstid av 36 timmar och 20 minuter inom beräkningsperioden. Detta gäller under förutsättning av att nattpassen under beräkningsperioden utgör minst 20 procent av den totala arbetstiden. 2. Arbetstagare som har ordinarie arbetstid förlagd till vardag såväl som sönoch/eller helgdag ska tillförsäkras 9 fridagar per 4-veckorsperiod. Motsvarande ska gälla vid längre beräkningsperioder. Möjlighet att avstå enstaka fridag finns för arbetstagare som så önskar. 3. Förlängs beräkningsperioden med stöd av 13 mom. 6 f) och arbete därmed förläggs till lördag söndag i större utsträckning än tidigare fordras lokalt kollektivavtal. 4. Om en arbetstagares arbetspass sträcker sig över dygnsgränsen (midnatt) ska arbetspasset hänföras till det dygn under vilket den övervägande delen av arbetspasset infaller. Arbetstid För landstingssektorn och f.d. Privoföretag anslutna till Pacta gäller 5. För laboratoriebiträde, röntgenbiträde, obduktionstekniker, överskötare, 1:e skötare, skötare, socioterapeut, 1:e socioterapeut, undersköterska, sjukvårdsbiträde, mottagningsbiträde, barnskötare, baderska, badbiträde, fotvårdsspecialist, ambulanssjukvårdare, arbetsterapibiträde, elevassistent, vårdare i behandlingsarbete, barnhemsbiträde, vårdare, vårdbiträde, vårdbiträde öppen vård, 14

24 förrådsbiträde, 1:e kock, kokerska, kock, kallskänka, serveringsbiträde, köksbiträde, överstäderska, städerska, sömmerska, sömnadsbiträde, tvättmaskinskötare, tvättbiträde vars ordinarie arbetstid är förlagd till vardag såväl som sönoch helgdag eller till vardag och helgdag ska arbetstiden för heltidsanställd arbetstagare utgöra i genomsnitt 37 timmar per vecka. Övertid 6. För personal inom kommunernas industriella verk och allmänna arbeten m.m. anställda som yrkesarbetare, park- och trädgårdsarbetare, förrådsarbetare, anläggningsarbetare, bil- och maskinförare, renhållningsarbetare eller elmontör ska, om inte annat lokalt överenskommits, följande gälla: Om övertidsarbete, som inte kommer omedelbart efter den ordinarie arbetstiden eller omedelbart efter på denna följande måltidsrast av normal längd, inställs eller inte uppgår till 2 timmar utges lön för 3 timmar, när arbetstagare inkallas till tidpunkt efter kl och senast kl , och lön för 2 timmar, när arbetstagaren inkallas till annan tidpunkt. Arbetstagare som inkallas till övertidsarbete under tid då de fullgör jour eller beredskap, är inte berättigade till minimiersättning vid övertidsarbete. Obekväm arbetstid 7. Till vårdbiträde i kommun och till vårdpersonal i landsting inom psykiatri och hemsjukvård utges tillägg för obekväm arbetstid vid fyllnads- och övertidsarbete. Jour och beredskap 8. Organisatoriska och andra åtgärder bör vidtas så att jouruttag begränsas till vad som sägs i ATL. Där detta av bl.a. verksamhetsmässiga skäl inte går att genomföra är parterna beredda att träffa överenskommelse om erforderligt överuttag av jour i kollektivavtal. Semester 9. Arbetstagare som är månadsavlönad och har semesterlagens semesterår får semesterlönetillägg med kronor per semesterdag för högst 25 av årets betalda semesterdagar. Detta gäller för heltidsanställd arbetstagare. Beloppet minskas med hänsyn till sysselsättningsgrad och partiell ledighet. 15

25 För vissa arbetsgivare anslutna till Pacta gäller 10. Enskilda överenskommelser mellan arbetsgivare och arbetstagare får inte innebära att arbetstagarens rättigheter enligt 27 inskränks. 11. Följande arbetsgivare ska tillämpa 27 mom. 21 a). Capio S:t Görans sjukhus AB Danderyds sjukhus Södersjukhuset Södertälje sjukhus Detsamma ska gälla för eventuella ytterligare akutsjukhus som ansluter sig till Pacta. Sjuklön m.m. 12. Har arbetsgivare och arbetstagarorganisation träffat överenskommelse, som komplement till lön enligt och bilaga U om prestationslön, ackordslön, resultatlön eller liknande eller andra alternativa löneformer, får parterna även träffa kollektivavtal om huruvida och på vilket sätt sådan lön ska ingå i beräkningsunderlag för sjuklön enligt 6 SjLL. Sådan förhandling får endast föras som lokal förhandling. 13. Arbetsgivaren kan efter prövning medge att ersätta arbetstagare för inkomstbortfall, i form av lön och andra anställningsförmåner enligt 28 mom. 5, som uppstått i samband med personskada genom våld och/eller misshandel i arbetet. Ersättning utges endast för den del av lönebortfallet som inte ersätts på annat sätt. Ersättningen inbegriper semesterlön och semesterersättning enligt avtalet och semesterlagen. Civil- och värnplikt 14. AB 30 Civil- och värnplikt i dess lydelse gäller såvida inte de lokala parterna träffar överenskommelse om annat. Uppsägningstider för arbetsgivare som är medlem i Pacta 15. Arbetsgivare som är medlem i Pacta kan besluta att 33 mom. 1 a) ska gälla för verksamheten. 16

26 För vissa arbetsgivare anslutna till Pacta gäller 16. Följande arbetsgivare ska tillämpa uppsägningstiderna i 33 mom. 1 a) Capio S:t Görans sjukhus AB Danderyds sjukhus Södersjukhuset Södertälje sjukhus Detsamma ska gälla för eventuella ytterligare akutsjukhus som ansluter sig till Pacta. Bilaga J 17. Möjlighet till lokal avvikelse mellan arbetsgivare och arbetstagarorganisation införs avseende planerade insatser. I det fall det finns lokala kollektivavtal ska dessa ha fortsatt giltighet till dess uppsägning sker. Övriga anteckningar Lokalt arbete i syfte att öka heltidsarbete 1. Målsättningen är att tillsvidareanställning på heltid ska vara det normala vid nyanställning och att redan anställda medarbetare i högre utsträckning ska arbeta heltid. Alla arbetsgivare ska därför, med utgångspunkt från verksamhetens behov och resurser, ha en plan för hur andelen medarbetare som arbetar heltid ska öka. Planen ska finnas på plats senast och utgöra en utgångspunkt för det fortsatta arbetet med årlig avstämning fram till Planen ska processas med den lokala arbetstagarorganisationen i samverkan eller genom förhandling enligt medbestämmandelagen om samverkansavtal saknas. Lokal part äger möjlighet att påkalla central partsgemensam konsultation i syfte att stödja lokala parters arbete. För att åstadkomma en god arbetsmiljö bör vidare en sammanhållen arbetstid eftersträvas om det är möjligt utifrån verksamhetens behov. Denna protokollsanteckning gäller inte arbetsgivare med färre än 200 anställda. 17

27 Förstörda persedlar 2. Arbetstagare äger rätt till ersättning för under arbetet av vårdtagare/omsorgstagare/patient förstörda persedlar och tillhörigheter. Tjänstedräkt m.m. För landstingssektorn gäller 3. Har arbetstagare ålagts att bära arbetsrockar (motsvarande) i arbetet ska arbetstagare även fortsättningsvis få dessa tillhandahållna av arbetsgivaren. Dessa utlämnas med nyttjanderätt under arbetet. Tvätt och erforderlig efterbehandling ombesörjs och bekostas av arbetsgivaren. Distansarbete 4. Parterna konstaterar att vissa frågor kan behöva regleras i samband med arbete på distans. Vid införande av distansarbete är det därför av vikt att t.ex. följande frågor beaktas: omfattning av distansarbetet, arbetstagarens tillgänglighet, anställningsvillkor, arbetsuppgifter, teknisk utrustning, säkerhets- och skyddsfrågor, arbetsmiljöfrågor, uppföljning och utvärdering. Vid sådan reglering är det även av vikt att följande frågor beaktas enligt ramavtalet på europeisk nivå: definition, frivillighet, privatliv och utbildning. Personlig assistent, ledsagare och avlösare 5. Vid provanställning av personlig assistent, ledsagare och avlösare gäller inte 4 mom. 2. I stället gäller provanställning enligt 6 LAS. 6. Personlig assistent, ledsagare och avlösare anställd med stöd av lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS), undantas från reglerna i 22 LAS. 7. Företrädesrätt enligt 25 LAS gäller inte anställning där den enskilde funktionshindrade anmodat annan personlig assistent, ledsagare eller avlösare. Feriearbetande skolungdom 8. Lokala företrädare för Svenska Kommunalarbetareförbundet ska underrättas för det fall kommunen/landstinget/regionen avser att vidta sysselsättningsåtgärder för feriearbetande skolungdom. 18

28 Sammanläggning av anställningar 9. Är arbetstagare anställd samtidigt i flera anställningar hos samme arbetsgivare kan lokala förhandlingar upptas syftande till att anställningarna sammanläggs till en anställning. Tvist om sammanläggning i enskilt fall kan inte hänskjutas till central förhandling. Uppstår tvist om den principiella innebörden av denna rekommendation kan sådan tvist däremot föras som central förhandling. Lön vid annan anställning på grund av organisatoriska skäl eller sjukdom 10. Om inte annat överenskoms mellan arbetsgivare och arbetstagare och/eller arbetstagarorganisation gäller följande: Om en arbetstagare på grund av organisatoriska skäl eller sjukdom omplaceras till en annan anställning utanför anställningsavtalet och överenskommelse träffats om lägre lön utges ett tillägg till arbetstagaren. Tillägget utgörs av mellanskillnaden mellan den gamla och den nya lönen. De första 12 månaderna utbetalas hela tillägget. Därefter minskas tillägget med 1/12 av tillägget per kalendermånad. Om den nya anställningen innebär lägre sysselsättningsgrad reduceras tillägget enligt följande (a - b) x c = d a = ursprunglig lön vid heltid b = ny lön vid heltid c = ny sysselsättningsgrad d = tillägg Vid stadigvarande förflyttning enligt AB 6 tillämpas inte denna reglering. För det fall avvikande lokal överenskommelse har träffats som reglerar ovanstående äger dessa fortsatt giltighet. Musikerförbundet 11. Detta avtal gäller jämväl Musikerförbundet med undantag av Löneavtal, bilaga 1 till HÖK 16, 3 punkt 2 anmärkning

29 Pensionsavgifter 12. Sedan lokalt kollektivavtal om löneväxling träffats kan arbetsgivaren och arbetstagaren överenskomma om att arbetstagaren får avsätta del av avlöningsförmåner till avgiftsbestämd ålderspension enligt KAP-KL och AKAP-KL bilaga 2 punkt 6. Träffas lokalt kollektivavtal om löneväxling mellan Svenska Kommunalarbetareförbundet (Kommunal) och arbetsgivaren är det lokala kollektivavtalet giltigt först efter godkännande av förbundet centralt. 13. Till följd av avvecklingen av PA-KL:s pensioneringsperiod år och pensionsåldern 63 år har bildats ett utrymme. a) För en arbetstagare, med anställning hos arbetsgivaren sedan den 31 december 2003 eller tidigare som är reglerad i LOK med Svenska Kommunalarbetareförbundet, gäller följande pensionsavgifter. Arbetstagaren behåller pensionsavgiften så länge han eller hon har en fortlöpande anställning enligt LOK med Kommunal. Om KAP-KL gäller för arbetstagaren och han eller hon är född år 1946 eller tidigare, avsätts utöver vad som följer av KAP-KL 11 mom. 1 anmärkning 1 en årlig pensionsavgift beräknad i procent av avgiftsunderlaget enligt KAP-KL 12. Procentsatsen är 1,0 procent. Om PFA 98 eller PFA 01 gäller för arbetstagaren och han eller hon är född år 1975 eller tidigare, avsätts utöver vad som följer av PB 8 i tillämpligt PFA en årlig pensionsavgift beräknad i procent av avgiftsunderlaget enligt PB 11 i tillämpligt PFA. Procentsatsen är 1,0 procent. b) För en arbetstagare som inte omfattas av a) gäller följande pensionsavgifter. Om KAP-KL gäller för arbetstagaren och han eller hon är född år 1946 eller tidigare, avsätts utöver vad som följer av KAP-KL 11 mom. 1 anmärkning 1 en årlig pensionsavgift beräknad i procent av avgiftsunderlaget enligt KAP-KL 12. Procentsatsen är 0,5 procent. Om PFA 98 eller PFA 01 gäller för arbetstagaren, avsätts utöver vad som följer av PB 8 i tillämpligt PFA en årlig pensionsavgift beräknad i procent av avgiftsunderlaget enligt PB 11 i tillämpligt PFA. Procentsatsen är 0,5 procent. 20

30 Bestämmelser för arbetstagare som även har anställning enligt kollektivavtalet Räddningstjänstpersonal i beredskap, RiB 14. Oavsett vad 14 1 st. arbetstidslagen föreskriver kan beredskap enligt kollektivavtalet RiB förläggas under en arbetstagares veckovila. Sker aktivt arbete under beredskapen ska arbetstagaren ges motsvarande kompensationsledighet eller annat lämpligt skydd. 15. Anställningstid som har intjänats enligt kollektivavtalet RiB tillgodoräknas inte tidsmässigt vid tillämpning av 5, 5 a, 22, 25 lagen om anställningsskydd. 16. För arbetstagare som omfattas av detta avtal och samtidigt har en anställning enligt kollektivavtalet RiB ska löneavdrag göras först från och med den andra timmen i samband med insatser som föranletts av larm. 21

31

32 Bilaga 4 till HÖK 16 Prolongerad Centrala protokollsanteckningar Anteckningar till Löneavtal Skiljenämnd 1. Skiljenämnden består av 3 ledamöter, av vilka Sveriges Kommuner och Landsting utser en, berörd arbetstagarorganisation (den centrala arbetstagarorganisationen) en och nämnda parter gemensamt en, tillika ordförande. De centrala parterna svarar envar för sina representanters kostnader för medverkan i nämnden. Kostnaderna för ordförandens medverkan delas lika mellan parterna. Jämställdhet 2. I diskrimineringslagen åläggs arbetsgivare och arbetstagare att verka för att utjämna och förhindra skillnader i löner och andra anställningsvillkor mellan kvinnor och män som utför arbete som är att betrakta som lika eller likvärdigt. För att en utveckling i denna riktning ska vara möjlig på en övergripande nationell nivå krävs ett långsiktigt och målmedvetet arbete. Dessutom fordras en samsyn på arbetsmarknaden framför allt inom och mellan de fackliga organisationerna. Lönepolitik 3. Det är angeläget att arbetsgivaren arbetar fram grundläggande och långsiktiga lönepolitiska riktlinjer för lönesättningen. Dessa övergripande riktlinjer bör vara enhetliga för arbetsgivarens olika verksamheter. Uppföljning lokal lönebildning 4. Centrala parter konstaterar att en väl fungerande lokal lönebildning i enlighet med Löneavtalet ska leda till att sambandet tydliggörs mellan löneutvecklingen och arbetsuppgifternas svårighetsgrad, kompetens, yrkeskunnande och övriga krav som är förenade med arbetsuppgifterna, samt arbetstagarens skicklighet och resultat i förhållande till verksamhetsmålen. 23

33 Centrala parter ska med början hösten 2017 gemensamt följa upp och analysera löneutvecklingen för Kommunals medlemmar generellt och för undersköterskor specifikt, i syfte att belysa löneutvecklingen inom avtalsområdet och se om förändringarna i löneavtalet får avsedd effekt på lönestrukturen. Arbetet ska vara slutfört senast den 31 december Lägsta lön Centrala parter är överens om att värdet av höjningen av lägsta lön för 2020 ska ingå i på HÖK 16 Prolongerad följande centrala avtal. Lägsta lön för året 2020 är därmed fastställd. Partsgemensamma konferenser om utveckling av den lokala lönebildningsprocessen 6. Parterna utvecklade i och med HÖK 16 möjligheterna till en väl fungerande lokal lönebildningsprocess. Med syftet att ge ytterligare stöd för utveckling av den lokala lönebildningen ska partsgemensamma konferenser genomföras. Målet är att lokala parters arbete med lönebildningsprocessen ska hålla en hög kvalitet och att arbetstagarens resultat och löneutveckling ska knytas samman så att det positiva sambandet mellan lön, motivation och resultat uppnås. På konferenserna ska lokala parter ges möjlighet att diskutera vilka framgångsfaktorer/arbetsområden som är avgörande för att nå målet med en väl fungerande lokal lönebildning. Anteckningar till AB Arbetstid 1. Arbetsgivare som tillämpar en kortare kontorsarbetstid än i genomsnitt 40 timmar per helgfri vecka, får bibehålla denna oberoende av bestämmelserna i 13 mom Dygnsvila enligt arbetstidslagen (ATL) bör så långt det är möjligt följas vid förläggning av ordinarie arbetstid. Om dygnsvilan enligt arbetstidslagen (ATL) utifrån ett verksamhetsperspektiv inte kan uppnås bedömer parterna att objektiva skäl finns till att tillämpa de avvikelser från ATL som anges i AB 13 mom. 6 g) h) och bilaga J. Parterna anser att arbetstagare därigenom erhåller lämpligt skydd enligt EG:s arbetstidsdirektiv 2003/88/EG, artikel 18, genom gällande kollektivavtalsreglering och lagstiftning. 24

34 Medbestämmandelagen MBL är inte tillämplig på AB 27, på lokal överenskommelse som kan ha träffats med stöd av bestämmelserna i AB 5 mom. 1 b) eller på 27 mom Bestämmelserna i AB innebär inte någon reglering av MBL:s dispositiva regler med undantag av 4 mom. 2, 10 mom. 7, 11, 12 mom. 1, 13 mom. 5, 22 mom. 6 och 27 mom. 9. Lokal företrädare för arbetstagarorganisation 5. I AB anges att arbetsgivaren och arbetstagarorganisation får träffa kollektivavtal i vissa i avtalet angivna frågor. Sådant kollektivavtal får endast träffas med Svenska Kommunalarbetareförbundets lokalavdelningar (Kommunal) om inte den centrala arbetstagarorganisationen skriftligen meddelar arbetsgivaren annat. Övriga anteckningar Förhandling om ändringar i AB m.m. 1. Endera part kan påkalla förhandling om ändringar i AB under avtalsperioden. Räddningstjänstpersonal m.fl. 2. Räddningstjänstpersonal samt skorstensfejare som deltar i utbildning vid MSB:s (Myndigheten för samhällsskydd och beredskap), skolor erhåller fri kost och logi som tillhandahålles av utbildningsenheten. Utbildningen bedrivs som internatutbildning av MSB. MSB debiterar arbetsgivaren (kommunen) för kurskostnaden. Arbetstagare som deltar i utbildning vid MSB:s skolor erhåller även fria hemresor med billigaste färdsätt var 14:e dag under hela utbildningstiden. Om restiden överstiger 6 timmar vid enkel resa, får flyg användas. Sveriges Kommuner och Landsting rekommenderar kommunerna att tillämpa ovanstående förmånsregler under avtalsperioden. 3. Som en del i arbetsgivarens systematiska arbetsmiljöarbete är det naturligt att det finns rutiner om reaktivering för utryckningspersonal vid återinträde i tjänst efter längre frånvaro. 25

35 Partsgemensamma arbeten 4. Parterna är överens om att kompetens hänger samman med möjligheten till löneutveckling. Den enskildes vidareutveckling av den egna kompetensen, genom erfarenhet och utbildning, i för verksamheten värdefulla områden, ger förutsättningar att bidra till förbättringar av verksamhetens effektivitet, produktivitet och kvalitet och därmed möjliggörs en god löneutveckling. Mot bakgrund av detta och framtida rekryteringsbehov av bl.a. undersköterskor ska parterna arbeta för att öka tillgången till och intresset för yrkesutbildning på gymnasial nivå. Därutöver arbetar parterna gemensamt för att öka möjligheterna till utveckling i yrket och att göra karriär inom vård och omsorg. Det kan konstateras att floran av utbildningar på yrkeshögskolan är rik, att det saknas en långsiktig strategi och att utbudet inte matchar verksamheternas behov. Genom en ökad möjlighet till utveckling i undersköterskans yrkesroll ökar även möjligheten till lönekarriär och som en följd därav en ökad lönespridning inom gruppen. Genom arbetet önskar parterna gemensamt påverka yrkeshögskolan för att säkerställa att rätt utbildningar av tillräcklig kvalitet tillhandahålls. Vidare önskar parterna sprida kunskap om hur undersköterskans ökade kompetens och specialisering kan användas inom vård och omsorg samt hur det ökade bidraget till förbättringar av verksamhetens effektivitet, produktivitet och kvalitet bättre kan uppmärksammas i den lokala lönebildningen. Därmed främjas en bättre löneutveckling över yrkeslivet och en ökad lokal lönespridning. Arbetet ska vara slutfört senast För att stödja arbetet med kompetensförsörjning ska centrala parter gemensamt arbeta för att andelen medarbetare som arbetar heltid ökar. Målsättningen är att tillsvidareanställning på heltid ska vara det normala vid nyanställning och att redan anställda medarbetare i högre uträckning ska arbeta heltid. Parterna ska vidare med utgångspunkt i verksamhetens behov och med hänsyn till en god arbetsmiljö gemensamt utarbeta råd och stöd till lokala parter i syfte att stödja arbetet med att öka andelen medarbetare som arbetar heltid. Ambitionen är att med utgångspunkt från verksamhetens behov och resurser, bistå med hur man kan arbeta med organisation, bemanning och personalplanering. Centrala parter ska från 2016 årligen göra en uppföljning av utvecklingen på nationell nivå avseende ökningen av heltidsanställningar, heltidsarbetande samt förekomsten av tidsbegränsade anställningar. Parterna ska utifrån resultatet varje år ta ställning till om vidare åtgärder behöver vidtas för att stödja lokala parters arbete. Arbetet ska vara slutfört

36 6. Centrala parter ska gemensamt bistå lokala parter i arbetet med att förebygga ohälsa genom att utarbeta råd och stöd och på andra sätt bidra i arbetet. Fokus kommer bland annat att läggas på ansvariga chefers förutsättningar att bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete och arbete med hälsofrämjande åtgärder. Parterna ska också genomföra ett antal regionala temadagar med målgruppen första linjens chefer och skyddsombud. Målsättningen är att förebygga ohälsa och därmed minska sjuktalen. Arbetet ska vara slutfört Centrala parter ska med utgångspunkt från räddningstjänstens behov gemensamt belysa och analysera frågor av betydelse för verksamhetens organisation, bemanning och arbetstidsförläggning samtidigt som arbetsmiljöperspektivet beaktas. En av dessa frågor är uppföljningen av arbetstidsförläggningen och kopplingen till det systematiska arbetsmiljöarbetet. Arbetet ska vara slutfört senast Parterna är överens om att förmågan att attrahera och rekrytera personal inom räddningstjänsten, liksom att motivera och utveckla redan anställda, har stor betydelse för verksamhetens kvalitet och effektivitet. Parterna ska gemensamt utvärdera vilken kompetens som kan behövas i framtiden utifrån flera nya arbetsuppgifter och därmed det eventuella utbildningsbehovet. Arbetet ska vara slutfört

37

38 Centrala parters syn på förutsättningar för en väl fungerande individuell lönesättning Bilaga 5 till HÖK 16 Prolongerad Denna bilaga anknyter till Löneavtalet och lönebildningsprocessen. En förutsättning för att lokala parter ska enas om lokal förhandlingsordning och bidra till en bra löneöversynsprocess är att bilagans olika delar, lokala förutsättningar och praktiska tillämpning diskuteras. Löneavtalet utgår från en lönesättning som är individuell och differentierad. En arbetstagares lön ska bestämmas utifrån sakliga grunder såsom arbetsuppgifternas svårighetsgrad, kompetens, yrkeskunnande och övriga krav som är förenade med arbetsuppgifterna, samt arbetstagarens skicklighet och resultat i förhållande till verksamhetsmålen. En förutsättning för att lönesättningen ska kunna fungera väl är att arbetsgivaren arbetat fram grundläggande och långsiktiga lönepolitiska riktlinjer för lönesättningen. Dessa riktlinjer måste vara kända och diskuterade med medarbetarna i organisationen för att bidra till det positiva sambandet mellan lön, motivation och resultat. För att denna lönebildningsprocess ska bli framgångsrik förutsätts att parterna lokalt finner former för hur det lönepolitiska arbetet ska genomföras. I detta arbete finns ett antal beståndsdelar som det är särskilt viktigt att finna samsyn kring. De centrala parterna vill därför inledningsvis i nedanstående punkter peka på några viktiga delar av processen som ökar möjligheterna för en väl fungerande löneöversynsprocess. Hur dialogen/informationen kring den av arbetsgivaren fastställda övergripande lönepolitiken ska genomföras. Att medarbetarna ges möjlighet till delaktighet i dialogen kring utformningen av de verksamhetsbaserade lönekriterierna t.ex. genom att utnyttja nuvarande samverkanssystems möjligheter till dialog på arbetsplatserna. Kriterier behöver tydliggöras i de olika verksamheterna så att de är väl kända för arbetstagaren. Kriterierna ska vid behov uppdateras och bör vara viktade på arbetsplatsnivå. 29

39 Lönen på individnivå avgörs på den nivå i organisationen där det är möjligt att bedöma den enskilde arbetstagarens arbetsresultat. Samtal förs med arbetstagaren om uppställda mål, resultat och med koppling till lön. Vid nyanställning ska arbetstagarens tidigare utbildning och erfarenheter beaktas i lönesättningshänseende. Lönen ska sättas utifrån arbetsgivarens befintliga lönestruktur. Att behovet av verksamhetsbaserad kompetensutveckling uppmärksammas liksom det positiva sambandet mellan denna och medarbetarens möjligheter att påverka sin egen löneutveckling. Formerna och förutsättningarna för genomförandet av de individuella samtalen samt eventuella handlingsplaner. Vid analys av arbetsgivarens lönestruktur är det viktigt att grupper med liten lönespridning uppmärksammas och att lönespridningens betydelse för goda resultat beaktas. Det är naturligt att i lönebildningsprocessen uppmärksamma också arbetstagare som är frånvarande på grund av sjuk- eller föräldraledighet. I den lokala förhandlingsordningen kan avtal om ingångslöner och/eller befattningslöner inom respektive yrke träffas. Övergripande utgångspunkt ska även vara att lagstiftning om diskriminering beaktas. När lokal förhandlingsordning träffats Lokala parter ska genomföra samtal om arbetsgivarens planerade åtgärder vid varje löneöversyn. Ett samtal som är väl förberett av arbetsgivaren ökar graden av tydlighet och därmed tilltron till arbetsgivaren som lönesättare. Exempel på inslag i samtalet kan vara arbetsgivarens syn på lönestrukturfrågorna, dvs. önskade lönerelationer mellan grupper såväl som lönespridningen inom en grupp. Ett aktivt deltagande av de lokala parterna bidrar verksamt till att önskvärd tydlighet uppnås. Det ligger i respektive parts ansvar att medverka genom egna förberedelser och aktivt deltagande. De lokala parterna ska eftersträva att finna samarbetsformer som stödjer ett aktivt arbete där verksamhetsmål och budgetprocess knyts samman med de lönepolitiska frågorna. Löneöversyn sker utifrån den lokala förhandlingsordningen antingen genom att arbetsgivaren lämnar förslag i dialog om ny lön till berörd arbetstagare, eller genom förhandling. Oavsett modell ska förslagen utformas med beaktande av en 30

40 ökad lönespridnings betydelse för goda resultat och ska ha sin grund i väl kända kriterier. De grundläggande principerna för lönesättning som framgår av 1 ska beaktas. I en löneöversyn enligt modellen chef medarbetare är det av särskild betydelse att tydlighet finns om det samtalstillfälle där arbetsgivaren lämnar förslag till ny lön. Graden av förståelse för förslaget till ny lön hänger samman med hur väl arbetsgivaren tydliggör motiven liksom hur dialogen genomförs. Utöver detta ska följande särskilt beaktas: Rollfördelning Arbetsgivare har olika förutsättningar för hur lönebildningsprocessen drivs. Oavsett storlek och organisatoriska indelningar förutsätts dock en tydlighet i uppdrag och ansvar för respektive nivå. I detta ligger också att chefens uppdrag och ansvar i löneprocessen tydliggörs. Tidplan för löneöversynsarbetet Ett individuellt lönesystem förutsätter avstämningar och uppföljningar. Därför är det naturligt att även löneöversynen återkommer årligen. Genom en god planering kan respektive löneöversyn slutföras innan tidpunkten för ikraftträdande. Analys av löner Löneavtalet förutsätter att arbetsgivaren bl.a. kartlägger och analyserar sina löner. Därutöver kräver diskrimineringslagen kartläggning och analys ur jämställdhetssynpunkt. Lönerelationerna mellan och inom olika yrkesgrupper avspeglar arbetsgivarens ställningstaganden. Därför är det en viktig förutsättning att de förtroendevalda diskuterar och tar ställning till rådande och önskvärda lönerelationer. Kartläggning och analys av olika arbeten/yrken som visar lönenivåer/lönespridningar mellan grupper och lönespridningar inom grupper görs utifrån lönepolitisk synpunkt, samt utifrån skillnader i lön kvinnor/män respektive skillnader i lön kvinno-/mansdominerade grupper. Kartläggning och analys följs sedan av en handlingsplan grundad på arbetsgivarens ställningstaganden. Handlingsplanen med koppling till den egna lönepolitiken utvisar arbetsgivarens önskvärda lönerelationer och lönespridningar inför kommande löneöversyner utifrån verksamhetens mål och behov. 31

41 Det är väsentligt att se analys av löner och den därpå bestämda handlingsplanen tillsammans med arbetsgivarens övriga ambitioner och prioriteringar samt konsekvenser av diskrimineringslagstiftning som en helhet. Detta möjliggör för arbetsgivaren att redan i budgetarbetet ta ett helhetsgrepp på olika verksamheters totala behov av åtgärder. Grunden för att få acceptans för lönebilden hänger både samman med en konsekvent tillämpning av lönepolitiken och delaktighet för de anställda. Arbetsgivaren bör arbeta strategiskt med att åstadkomma en önskvärd lönestruktur. Detta möjliggör en löneutveckling som premierar kompetens, yrkeskunnande, specialistkunskap, resultat och bidrag till verksamhetens mål sett över tid. Arbetsgivarens syn på de övergripande lönestrukturfrågorna blir därmed en viktig del i diskussionen. Inför löneöversyn Inför löneöversyn är det angeläget att genomföra en analys av vilka behov av löneökningar som finns med avseende på arbetstagarnas bidrag till verksamhetsförbättringar, behov av nyrekrytering, möjlighet att behålla personal, graden av måluppfyllelse, behov av lönerelationsförändringar osv. Med utgångspunkt från resultatet av denna analys, Löneavtalets 1 och den egna lönepolitiken görs en samlad lönepolitisk bedömning av arbetsgivaren. Det är först därefter, med ovan angivna seriösa prövning som grund, möjligt att göra en bedömning av löneökningsbehovet. Samtal Individuell lönesättning i allmänhet och Löneavtalet i synnerhet förutsätter att samtal förs med arbetstagare om uppställda mål, resultat och koppling till lön. Detta förutsätter att arbetsgivaren tydliggör krav, förväntningar, uppsatta mål och följer upp resultatet. Likaså att verksamhetsmålen är diskuterade i organisationen och bland medarbetarna. I samtalet formulerar chef och medarbetare bl.a. de individuella mål och de krav och förväntningar som finns från bådas sidor. Vidare sker en uppföljning av åstadkomna resultat så att kopplingen till lön kan göras. En individuell lönesättning kräver chefer med tydlighet såväl i målbeskrivningen som sitt sätt att sätta lön. Svag eller ingen löneutveckling Det är naturligt att ägna mer kraft åt utvidgade och fördjupade insatser för de arbetstagare som inte når uppsatta mål. Arbetsgivare måste ge arbetstagare en möjlighet att kunna påverka sin egen löneutveckling. Svag eller utebliven 32

42 löneökning över tid ska för den enskilde vara något som framgått och motiverats i dialog mellan arbetstagare och chef. För att åstadkomma förändring är det naturligt att utifrån en handlingsplan göra återkommande uppföljningar i syfte att nå en bättre måluppfyllelse. Avsikten är att lägga grunden för en bättre löneutveckling eller finna alternativa vägar för den anställdes fortsatta arbetsliv. Såväl arbetsgivare som arbetstagare har ansvar för att handlingsplan och uppföljning kommer till stånd. Löneutveckling för äldre arbetstagare I ett personalförsörjningsläge där verksamheterna står inför stora pensionsavgångar och därmed sammanhängande rekryteringssituation är det av stor vikt att arbetsgivarna tar till vara och utvecklar samtliga arbetstagare. Genom att söka bibehålla engagemang och motivation även för/hos de äldre arbetstagarna ökar förutsättningarna för fortsatt verksamhetsutveckling. Därvid kommer deras erfarenhet och kompetens att öka möjligheterna att nå målen för verksamheterna. Det är därför väsentligt att såväl ur lönespridnings- som personalförsörjningssynpunkt uppmärksamma de äldre arbetstagarna. Lönesättning av nyanställda får därför inte leda till en fortgående sammanpressning av lönebilden. 33

43

44 Bilaga 6 till HÖK 16 Prolongerad Lokalt kollektivavtal om lön och allmänna anställningsvillkor m.m. LOK 16 1 Innehåll m.m. Nedan nämnd arbetsgivare och arbetstagarorganisation träffar denna dag detta kollektivavtal LOK 16 om lön och allmänna anställningsvillkor m.m. för arbetstagare för vilka gäller Allmänna bestämmelser AB. Till avtalet hör 1. mellan de centrala parterna överenskomna bestämmelserna enligt HÖK 16 Prolongerad 1 bilagorna 4, 5, 6 och 6 a undantagna 2 och 3 samt 2. de bestämmelser i övrigt som parterna nedan träffar överenskommelse om ska ingå i kollektivavtalet. 2 Giltighet och uppsägning Kollektivavtalet avlöser gällande kollektivavtal LOK 13 och gäller t.o.m med en ömsesidig uppsägningstid av 3 kalendermånader. Har avtalet inte sagts upp inom föreskriven tid förlängs dess giltighet för en tid av 12 kalendermånader i sänder med en ömsesidig uppsägningstid av 3 kalendermånader. Uppsägning ska vara skriftlig och åtföljd av förslag till nytt kollektivavtal i frågor som avses i HÖK 16 Prolongerad. Säger central part upp HÖK 16 Prolongerad upphör LOK 16 att gälla vid samma tidpunkt som HÖK 16 Prolongerad om inte annat överenskoms mellan de centrala parterna. 35

45 3 Övrigt Förhandlingen förklaras avslutad.... den För... (arbetsgivarparten)... (underskrift) För... (arbetstagarparten)... (underskrift) 36

46 Bilaga 6 a till HÖK 16 Prolongerad Lokalt kollektivavtal om lön och allmänna anställningsvillkor m.m. LOK 16 1 Innehåll m.m. Till kollektivavtalet mellan de lokala parterna LOK 16 hör mellan de centrala parterna överenskomna bestämmelser enligt HÖK 16 Prolongerad 1 bilagorna 4, 5, 6 och 6 a undantagna 2 och 3. 2 Giltighet och uppsägning Säger central part upp HÖK 16 Prolongerad upphör LOK 16 att gälla vid samma tidpunkt som HÖK 16 Prolongerad om inte annat överenskoms mellan de centrala parterna. 37

47 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1(1) Miljö- och byggnämnden 103 Dnr 2017/ Remiss - Ödeshögs kommuns handlingsplan - Heltid som norm Miljö- och byggnämndens beslut Miljö- och byggnämnden har inga synpunkter på förslag till handlingsplan för Heltid som norm. Sammanfattning I det centrala kollektivavtalet med Svenska Kommunalarbetareförbundet finns en överenskommelse om ett lokalt arbete i syfte att öka heltidsarbete. Målsättningen är att tillsvidareanställning på heltid ska vara det normala vid nyanställning och att redan anställda medarbetare i högre utsträckning ska arbeta heltid. Alla arbetsgivare ska därför, med utgångspunkt från verksamhetens behov och resurser, ha en plan för hur andelen medarbetare som arbetar heltid ska öka. Planen ska finnas på plats senast och utgöra en utgångspunkt för det fortsatta arbetet med årlig avstämning fram till I Ödeshög har ett förslag till handlingsplan för Heltid som norm tagits fram av en arbetsgrupp. Handlingsplanen har översänts på remiss till samtliga nämnder samt Ödeshögsbostäder för synpunkter senast Beslutsunderlag Remiss Tjänsteskrivelse Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Justerandes sign

48 Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen Mari Bäckström TJÄNSTESKRIVELSE Datum Sida 1(1) Diarienummer 2017/ Miljö- och byggnämnden Remiss - Ödeshögs kommuns handlingsplan - Heltid som norm Förslag till beslut Miljö- och byggnämnden har inga synpunkter på förslag till handlingsplan för Heltid som norm. Sammanfattning av ärendet I det centrala kollektivavtalet med Svenska Kommunalarbetareförbundet finns en överenskommelse om ett lokalt arbete i syfte att öka heltidsarbete. Målsättningen är att tillsvidareanställning på heltid ska vara det normala vid nyanställning och att redan anställda medarbetare i högre utsträckning ska arbeta heltid. Alla arbetsgivare ska därför, med utgångspunkt från verksamhetens behov och resurser, ha en plan för hur andelen medarbetare som arbetar heltid ska öka. Planen ska finnas på plats senast och utgöra en utgångspunkt för det fortsatta arbetet med årlig avstämning fram till I Ödeshög har ett förslag till handlingsplan för Heltid som norm tagits fram av en arbetsgrupp. Handlingsplanen har översänts på remiss till samtliga nämnder samt Ödeshögsbostäder för synpunkter senast Beslutsunderlag Remiss I tjänsten Rebecka Bäck Plan- och byggchef Beslutet ska skickas till Kommunstyrelsen

49 HANDLINGSPLAN- HELTID SOM NORM

50 Innehåll Bakgrund, syfte och övergripande mål Nuläget i Ödeshögs kommun och ÖBO Ödeshögsmodellen Beslut, avtal och mål för Ödeshögs kommun och ÖBO

51

52 Bakgrund, syfte och mål Kommunal och Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har kommit överens om att heltid ska vara norm och att fler ska arbeta heltid. Välfärdens behov av kompetens behöver tryggas. Samtidigt behöver välfärdssektorn erbjuda attraktiva anställningar. Heltid som norm kan i förlängningen dessutom minska behovet av visstidsanställningar och leda till ökad jämställdhet. Målet är att tillsvidareanställning på heltid är det normala vid nyanställning och att redan anställda medarbetare ska arbeta heltid i högre utsträckning än i dag. Heltidsarbete ökar det ekonomiska oberoendet och gör att fler klarar sin egen försörjning. När fler arbetar heltid uppstår dessutom positiva effekter för yrkenas attraktivitet, framtida kompetensförsörjning och jämställdhet. SKL och Kommunal är överens om tre mål: 1. Alla medarbetare som nyanställs ska anställas på heltid. 2. Alla deltidsanställda ska erbjudas heltidsarbete. 3. Fler av dem som redan har en heltidsanställning men av olika anledningar jobbar deltid i dag, ska eftersträva heltidsarbete. Alla arbetsgivare ska planera för hur andelen medarbetare som arbetar heltid ska öka, vilket framgår av det centrala kollektivavtalet mellan Kommunal och SKL (HÖK 16). När heltid införs bör dessutom en sammanhållen arbetstid utan delade turer eftersträvas. En plan för arbetet ska finnas på plats senast den 31 december Planen ska utgå från verksamhetens behov och resurser. Den ska stämmas av årligen fram till den 31 maj 2021 och på så sätt fungera som utgångspunkt för det fortsatta arbetet. De centrala parterna rekommenderar att arbetsgivaren och Kommunal tar fram planen tillsammans, exempelvis i en partsgemensam arbetsgrupp. Planen ska omfatta Kommunals avtalsområde, men självklart är det önskvärt att hela organisationen strävar efter att bli en heltidsorganisation.

53 Nuläget i Ödeshögs kommun I maj 2017 fick HR-konsult Annie Stenstrand i uppdrag att arbeta med Heltid som norm. Då en handlingsplan för arbetet ska vara klar i september 2017 skapades en arbetsgrupp för att tillsammans arbeta med frågan. I arbetsgruppen ingår Erja Kumpulainen - enhetschef hemtjänst och legitimerad personal, Mariann Strömberg - enhetschef Rosengården och Lsyingsgården, Åsa Johansson - enhetschef LSS, Espen Rognstad - kostchef, Maria Rabelius - förskolechef, Carina Svärd - arbetsledare för lokalvården, Marie Särud, Kommunal samt Johanna Karlsson, Kommunal. Tillsammans har vi diskuterat och tittat på vilka utmaningar och möjligheter som ligger i att införa heltid som norm. För att effektivt kunna arbeta med frågan har vi gjort en nulägesanalys samt uppskattat rekryteringsbehovet i Ödeshögs kommun och inom ÖBO under kommande fem år. Nulägesanalysen visar att det inom Vård och omsorg arbetar 145 personer (se bilaga 1) på tillsvidareanställning samt 48 personer på visstidsanställning. Vidare kan vi se i bilaga 2 att andelen heltidsanställda i kommunen totalt ligger på 70,1% men att andelen heltidsanställda inom Vård och omsorg ligger på 40,7%. Av de månadsavlönade i Ödeshög kommun är det i praktiken 61,1 procent som faktiskt arbetar heltid. Det placerar Ödeshög kommun på plats 144 i rankningen över andel heltidsarbetande i landets kommuner. Av de månadsavlönade inom vård och omsorg i Ödeshög kommun är det i praktiken 36,6 procent som faktiskt arbetar heltid. Det placerar Ödeshög kommun på plats 172 i rankningen över andelen heltidsarbetande inom vård och omsorg i landets kommuner. Analysen visar också att Vård och omsorg är den verksamhet med överlägset minst heltidsarbetande, 36,6 % arbetar heltid jämfört med grundskola och förskoleklass som ligger på 81,7 % heltidsarbetande och förskolan som ligger på 51,7% heltidsarbetande.(se bilaga 3) Med rätt bemanning kan kostnader för vikarier, mertid och övertid begränsas. Bilaga 4 visar dessa kostnader för Totalt kostade vikarier, mertid och övertid kommunen 8,3 miljoner kronor. Då är inte kostnaderna för semestervikarier inräknade.

54 Rekryteringsbehov och pensionsavgångar är viktiga delar att titta på i en nulägesanalys. Tabellen nedan visar kommande pensionsavgångar under förutsättning att medarbetarna går i pension vid 65 år ålder. Förvaltning Barn och unga Kommunledningsförvaltning Vård och omsorg Individuellt stöd ÖBO Totalt 59 personer Tabellen nedan visar rekryteringsbehovet i Ödeshögs kommun och ÖBO. Siffrorna är en uppskattning baserat på pensionsavgångar samt en omsättning på ca 5 % av befintlig personal. År Antal

55 Ödeshögsmodellen Förhöjd grundbemanning- en modell för Ödeshögs kommun? Förslaget är att börja i ett hörn av verksamheten Vård och omsorg med en eller två pilotgrupper för att se hur det faller ut. Genom att höja upp befintliga deltider (om de önskar) till heltid och inte skaffa in några vikarier för korttidsfrånvaro skulle vi kunna möta heltidsfrågan, ta in mindre vikarier och också få en ökad kontinuitet i verksamheten. Det skulle vara spännande att se hur en förhöjd bemanning på t.ex. Rosengården, Lysingsgården eller inom Hemtjänsten skulle påverka kostnaden för vikarieanskaffning, mertid och övertid som idag är kostsamma poster.(se bilaga 4) Ett koncept som varit framgångsrikt i flera andra kommuner är att personalen har sin grundtjänst på ordinarie arbetsplats. De övriga procenten upp till heltid läggs in i schemat som pooltjänstgöring. Medarbetaren ska då vara beredd att gå in på dessa arbetsplatser och arbeta vid pooltjänstgöring. Under hösten 2017 planerar vi att inventera vilka medarbetare som är intresserade av att gå upp i tid. Utmaningar vad gäller schema och arbetsmiljö En stor utmaning när personal ska erbjudas högra tjänstgöringsgrad är också att undvika delade turer och mer helgtjänstgöring. Ekvationen är svår. Ponera att vi har en pensionsavgång på en avdelning där medarbetarna arbetar var tredje helg. Istället för att tillsätta pensionsavgången med en ny person fördelas procenten på befintlig personal för att de ska få högra tjänstgöringsgrad. Men- du tappar ett huvud och behöver då öka på frekvensen av helgpass på resterande personal för att få schemat att gå runt. Vi måste också bli mer flexibla i vårt sätt att tänka runt olika insatser. Inom hemtjänsten i Ödeshög har Erja Kumpulainen (enhetschef) m.fl. använt sig av systemet Life Care som tittar på insats och tid och gör verksamheten mer effektiv. Genom att uppmana planerare inom hemtjänsten att organisera och flytta om besök mm för att slippa ta in vikarier, så arbetar de mer effektivt i systemet. Ett nytt förbättrat personalschema som är anpassat efter planeringsverktyget har underlättat och gjort dem mer resurseffektiva. Även om frånvaron har varit hög under våren 2017 har kostnaderna för vikarieanskaffning minskat drastiskt. Se bilaga nr 4. Om detta går att applicera i en verksamhet där beställningar och insatser är under ständig förändring, borde det också gå att testa på en avdelning med fasta platser. Pilotprojekt Rosengården Vid årsskiftet starta upp ett pilotprojekt med Rosengården. De som vill gå upp i tid ska få göra detta. Det ska då inte ta in några vikarier vid korta vakanser eftersom verksamheterna kommer att få en förhöjd grundbemanning. Innan projektet startar upp bör vi ha möte med berörd personal, chefer och fackliga representanter för att skapa delaktighet och förklara bakgrunden.

56 Pilotprojektet bör utvärderas i juni 2018 och i december Om det fallit väl ut, d.v.s. inte inneburit någon merkostnad ska modellen sedan implementeras på ytterligare en verksamhet enligt samma struktur. Målet är att vi ska få fler heltidsarbetande inom vård och omsorg på kort sikt samt inom hela Kommunals verksamhetsområde på lite längre sikt. Rapportering till Kommunstyrelsen och Socialnämnden bör ske i samband med utvärderingarna 2018 för att ge fortlöpande information om processen och utfall. Beslut, avtal och mål För att kunna jobba vidare med frågan Heltid som norm bör det finnas ett politiskt beslut där det anges att Ödeshögs kommun antar Handlingsplan- heltid som norm samt anger att Kommunen eftersträvar ett ökat heltidsmått. Pilotprojektet bör utvärderas efter ett år och om det då fallit väl ut behöver vi överväga om Ödeshögsmodellen ska implementeras på fler enheter. Genom stegvis implementering kan vi arbeta för ett ökat antal anställda med heltidsanställning och heltidsarbete. Mål för Ödeshögs kommun Mål, andel heltidsarbetande I hela kommunen Inom vård och omsorg

57 Bilaga 1. Antal anställda i kommunen samt typ av anställning Tillsvidareanställda månadsavlönade Visstidsanställda månadsavlönade Visstidsanställda timavlönade Hela kommunen Omsorg om äldre och personer med funktionsvariation

58 Bilaga 2. Andel heltid och deltidsanställningar Hela kommunen Antal Andel Heltidsanställda ,1 % Deltidsanställda procent 97 23,8 % Deltidsanställda 1 74 procent 25 6,1 % Omsorg om äldre och personer med funktionsvariation Antal Andel Heltidsanställda 63 40,7 % Deltidsanställda procent 83 53,6 % Deltidsanställda 1 74 procent - - % Hela kommunen Antal Andel Heltidsarbetande ,1 % Deltidsarbetande procent ,1 % Deltidsarbetande 1 74 procent 33 8,8 %

59 Omsorg om äldre och personer med funktionsvariation Antal Andel Heltidsarbetande 53 36,6 % Deltidsarbetande procent 79 54,5 % Deltidsarbetande 1 74 procent 13 9,0 %

60 Bilaga 3. Andel heltidsarbetande per verksamhetsområde Verksamhetsområde Andel heltidsarbetande Omsorg om äldre och personer med funktionsvariation Gymnasium och Komvux - % 36,6 % Grundskola & förskoleklass 81,7 % Förskola och barnomsorg 56,9 % Individ och familjeomsorg - % Kultur och fritid - %

61 Bilaga 4. Kostnader för vikarier, mertid och övertid samt kostnad för att höja upp befintlig personal till heltid. Namn enhet Vikariekostnad 2016 Vikariekostnad jan-maj -17 (Samt prognos hela 2017) Nattpersonal SÄBO och nattpatrull ( ) Lysingsgården ( ) Rosengården ( ) Hemtjänst ( ) Solgården B och C ( ) Solgården D och E ( ) Se ovan LSS gruppbostad ( ) Pilbacken ( ) Daglig Ängens (76 946) Psykosociala dagverksamheten (66 832) Kostverksamheten ( ) Förskola ( ) Lokalvård ( ) Totalt vikarieanskaffning kr Kostnad om arbetsgrupp skulle gå upp till heltid.

62 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1(1) Kommunstyrelsen 188 Dnr 2017/ Delårsbokslut för Kommunalförbundet ITSAM för perioden 1 januari tom 31 augusti 2017 samt revisorernas utlåtande Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Redovisningen godkänns. Sammanfattning Kommunalförbundet ITSAM har upprättat delårsbokslut per Periodens resultat uppgår till 1,3 mnkr. Prognosen för helåret är 1,7 mnkr. Bedömning om balanskravet kommer att uppfyllas för år 2017 framgår ej. Revisorerna bedömer att: delårsrapporten är inte i sin helhet upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed i övrigt resultatet i delårsrapporten delvis är förenligt med de mål som fastställts. Beslutsunderlag Ekonomichefens tjänsteskrivelse, daterad Kommunalförbundet ITSAM, Delårsbokslut för perioden till (odaterad) Direktionens sammanträdesprotokoll 27, Granskningsrapport Granskning av delårsrapport 2017, Kommunalförbundet ITSAM, Karin Jäderbrink, Alexander Arbman, daterad oktober 2017 Revisorernas bedömning av delårsrapport per , daterad 25 oktober Justerandes sign

63 Kommunledningsförvaltningen Marie Holstensson TJÄNSTESKRIVELSE Datum Sida 1(2) Diarienummer 2017/ Kommunalförbundet ITSAM delårsbokslut per Förslag till beslut Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunfullmäktige föreslås besluta Informationen läggs till handlingarna. Sammanfattning av ärendet Kommunalförbundet ITSAM har upprättat delårsbokslut per Periodens resultat uppgår till 1,3 mnkr. Prognosen för helåret är 1,7 mnkr. Bedömning om balanskravet kommer att uppfyllas för år 2017 framgår ej. Revisorerna bedömer att: delårsrapporten är inte i sin helhet upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed i övrigt resultatet i delårsrapporten delvis är förenligt med de mål som fastställts. Beslutsunderlag Ekonomichefens tjänsteskrivelse, daterad Kommunalförbundet ITSAM, Delårsbokslut för perioden till (odaterad) Direktionens sammanträdesprotokoll 27, Granskningsrapport Granskning av delårsrapport 2017, Kommunalförbundet ITSAM, Karin Jäderbrink, Alexander Arbman, daterad oktober 2017 Revisorernas bedömning av delårsrapport per , daterad 25 oktober 2017 I tjänsten Marie Holstensson Ekonomichef

64 Beslutet ska skickas till Kommunalförbundet ITSAM Sida 2(2)

65 Kommunalförbundet ITSAM Delårsbokslut För perioden till ~ 1 ~

66 Innehåll PERIODEN JANUARI-AUGUSTI Periodens resultat och prognos för helåret... 3 Viktiga händelser... 3 Stab... 3 Ekonomiavdelningen... 3 Serviceavdelningen... 2 Driftavdelningen... 3 Projektavdelningen... 3 Resultaträkning (perioden januari augusti)... 5 Balansräkning... 6 MÅLUPPFYLLELSE... 8 ~ 2 ~

67 PERIODEN JANUARI-AUGUSTI 2017 PERIODENS RESULTAT OCH PROGNOS FÖR HELÅRET Kommunalförbundet ITSAMs resultat för perioden uppgår till tkr. En prognos över resultatet för helåret 2017 bedöms till tkr vilket är lägre än den prognos som lämnades i samband med tertial ett. Orsakerna till detta är att det i samband de genomgångar av ekonomin som genomförs i samband med omstrukturering av ekonomisystemet framkommer kostnader som inte redovisats och därmed påverkar resultatet negativt. De osäkerheter som finns i prognosen gäller det fortsatta arbetet med implementeringen av nytt skolsystem där problem med leverans kan leda till kundförluster under hösten samt finansiering av utvecklartjänst. Denna tjänst ska finansieras via utnyttjande av de tjänster som utvecklas och då dessa ännu inte är framtagna kommer kostnaden för tjänsten troligtvis påverka resultatet under året. Vidare behöver investeringar göras gällande DAAS (desktop as a service) under hösten och viss avskrivningskostnad kommer uppstå redan i år. Arbetet med implementering av ny struktur och uppbyggnad av ekonomisystemet samt ny redovisningsprincip påverkar jämförelsetalen på ett sådant sätt att flera av jämförelserna med 2016 inte blir relevanta. Som tidigare nämnts är syftet med arbetet att öka transparensen i Itsams ekonomi och därmed möjliggöra en effektivare styrning, både internt och från medlemskommunerna. Genom det nya systemet kommer även tydligheten i delårsrapporter att öka och framtida jämförelser kommer vara mer relevanta. VIKTIGA HÄNDELSER Stab Under första halvan av året har Itsams letts av tillförordnad förbundsdirektör. Ny förbundsdirektör har rekryterats och tillträdde den första augusti. Förbundsdirektören har genomförts samtal med samtlig personal för att skapa en nulägesbild av verksamheten och utifrån denna bedriva utvecklingsarbetet framöver. Fokus för arbetet kommer ligga på att skapa en tydlighet och struktur både gällande ekonomistyrning och verksamheten i övrigt. Under årets första åtta månader har upphandling skett avseende: E tjänstesamordning, konsult. Optoslang (fiberkanalisation) Klienter, surfplattor och tillbehör Vidare planeras upphandling gällande: Schaktning, tryckning blåsning. Partner för klienter surfplattor och tillbehör. Infotorg (Bisnode). Projektledare fiber (konsult). Backuplösning. Konferenser, dag samt lunch lunch. Print. AV utrustning, ramavtal. CRM system fiberutbyggnad. Inom området arkiv har fokus har legat på råd och stöd till de kommunala verksamheterna i deras arbete med uppordnande av sina pappersarkiv. Ordnande och förtecknande samt förfrågningar till arkiven sker i nära samverkan med arkivassistenterna i respektive kommun. Itsam har under året fortsatt arbetet med att utarbeta förslag till en gemensam dokumenthanteringsplan för våra medlemskommuner. Grundmall för de gemensamma dokumenten det vill säga styrande och stödjande verksamheter blev klar till sommaren och kan efter genomgång sedan antas av respektive kommun. Vimmerby kommun blev medlem i kommunalförbundet Sydarkivera från årsskiftet och i samband med detta avslutades också avtalet med Itsam avseende arkivtjänster. Ekonomiavdelningen Ny ekonomichef tillträdde den första mars. Stor kraft har lagts ned på att gå igenom samtliga transaktioner och struktur för redovisning. Syftet med arbetet är att underlätta styrning, ekonomisk uppföljning samt att strukturens ska motsvara verksamheten. Arbetet kommer fortgå under hela 2017 och med största sannolikhet till viss del även under Genom denna genomgång förbättras möjligheterna till pålitliga prognoser och en säkerhet i Itsams budgetarbete. Fullt genomslag kommer arbetet att få inför 2019 men redan idag har det uppnåtts en bättre transparens i ekonomisystemet. Som en del i arbetet har overheadkostnader beräknats och under hösten kommer ett förslag till fördelning av kostnader utifrån anslag och betalning för tjänster att presenteras för medlemmarnas kommunchefer samt direktionen. ~ 3 ~

68 Serviceavdelningen Den 31 aug 2017 fanns det totalt 7461 datorer i medlemskommunerna. Datorerna följer en livscykel som innebär att de byts ut vart tredje till fjärde år och har garantier kopplade till sig under hela denna tid. Datorarbetsplatser per den Kommun Bärbara Stationära Politikerdator Summa 1 1 datorer Totalt Läsplattor Boxholm Kinda Vimmerby Ydre Åtvidaberg Ödeshög Totalt Fg. År aug Trenden fortsätter att bärbara enheter och läsplattor fortsätter att öka. Under hösten 2017 kommer en ny klientupphandling att ske. Viktiga projekt under hösten är Windows 10 och MDM (Mobile Device Management). Servicedesk svarar för support till medlemskommunerna och är användarnas primära kontaktyta för IT relaterade frågor. Servicedesk har erfarenheten och bemanningen för att ta emot samtliga ärenden från användare via telefon, e post eller webbportal, registrera dessa i ärendehanteringssystemet och koordinera dem till övriga grupper inom ITSAM. Med hjälp av e post och webbportalen kan verksamheten felanmälan dygnet runt detta medför att det är enkelt att anmäla och inga öppettider att passa, ärendet kan även följas via servicedesksidan. Servicedesk ansvarar även för växelfunktionen för ITSAM. En förändring är att servicedesk börjar arbeta mer proaktivt i de projekt och förändringar som genomförs. Bland annat har ett arbete med att utveckla servicedesksidan påbörjats i syfte att sidan mer ska fungera som en självserviceportal, där det bla ska vara enkelt att hitta guider som kan hjälpa användarna direkt. För perioden konstateras att Servicedesken nått 80 procents lösningsgrad inom en timme från det att ärendet registrerats. Avslutade ärenden till ITSAM under jan aug 2017 jämfört med föregående år. Per år janaug Antal ärenden Inom 1 timme Lösta ärenden i % (ITSAM) Inom 2 timmar Inom 1 dag Inom 3 dagar Inom 1 vecka % 56 % 68 % 79 % 84 % % 54 % 70 % 82 % 87 % % 58 % 72 % 83 % 86 % Mål 50 % 60 % 70 % 80 % ~ 2 ~

69 I och med att Itsam under 2016 vann Årets servicedesk var vi en av talarna på årets Servicedesk Forum På forumet utsågs Itsams servicechef till Årets Servicedesk Manager. Precis som tidigare år ökar antalet mobila enheter såväl som antalet abonnemang. Eftersom fler och fler beställningar görs av smartphones ökar även antalet ärenden där användaren önskar sin telefon synkroniserad med e post och kalender. Detta samtidigt som belastningen på trådlösa nätverk ökar. För att hantera detta har en supportavgift lagts på varje ny mobiltelefon. Telefoniupphandling har genomförts och under september sker de första beställningarna från den nya leverantören. Antal fasta anknytningar Antal mobil abonnemang Kommun Kinda Boxholm Vimmerby US US Ydre Åtvidaberg Ödeshög Vadstena Totalt Driftavdelningen Under våren har arbetet inför den nya dataskyddsförordningen, GDPR, påbörjats. Den nya förordningen börjar gälla den 27 maj Arbetet med systeminventeringar och andra IT säkerhetstekniska inventeringar är påbörjat och målen som är satta för 2017 kommer att nås enlig plan. Under hösten kommer riskanalyser, processkartläggningar med mera tillsammans med verksamheterna att genomföras. Riktlinjer för drift och underhåll gällande fibernoder och datahallar har tagits fram och inventering av noder har genomförts. Arbetet med att inventera äldre och driftsatta passiva nät. Interna krav och krav från bland andra Post och telestyrelsen är höga. Ny, kraftfullare och effektiva lagringslösning blev driftsatt i början av året. Övriga projekt såsom sammanslagning av Vimmerbys katalogtjänst med katalogtjänst för övriga ITSAM, planering av uppgradering avseende ny metakatalog planerades och testades. Ny backuplösning är levererad planering inför drift fortgår. Under våren har planering och tester utförts gällande nytt perimeterskydd, dvs skyddet vi till och från våra interna produktionsnät och Internet. Mål har varit bland annat att kunna lokalisera skadlig trafik, öka spårbarheten samt öka på kapaciteten ut mot Internet. I och med förnyelse av perimeterskyddet, har Itsam också gjort oss oberoende av Interleverantörer avseende IP adresser. Itsam blev under våren LIR vilket innebär att vi själva äger våra adresser. Den trådlösa nätinfrastrukturen har förbättrats och effektiviserats genom implementering av centrala system för kontroll och övervakning. Idag övervakar vi ca 900 trådlösa accesspunkter fördelat i våra medlemskommuner. Projektavdelningen Arbetet i Kisa tätort har under året hitintills fortgått enligt plan. En förnyad konkurrensutsättning av fiberentreprenör har medfört att arbetet med installation i hushåll inte riktigt tagit fart. När fiberplaneringarna finns redo, kommer installationsarbete utföras i den takt som behövs för att möta målet att samtliga kunder i Kisa ska vara anslutna till årsskiftet. I projektet har 692 beställningar från privathushåll och ca 100 anslutningar på offert inkommit. Detta ger en beställningsgrad på ca 75%. Även om inte alla beställer fiber drar detta ändå fram för till alla hushåll för att underlätta efteranslutningar. Anslutning av beställda kunder i Krågedahl i Kinda kommun har färdigställts. Ytterligare tre mindre projekt har påbörjats, och slutförts på Åtvidabergs landsbygd. Dessa har resulterat i 60 stycken anslutningar. ~ 3 ~

70 Arbetet med Åtvidabergs tätortsprojekt fortskrider som planerat. Itsam projektleder kommunens fiberutbyggnad och förbereder för 100% anslutning. Beställningsgraden är 85,4 %. Under perioden har 497 villanslutningar, 11 lägenhetsanslutningar och fem företagsanslutningar genomförts. Projektet i Grebo tätort fortgår enligt plan. Totalt antal beställningar som ansluts i projektet är 128 stycken villaanslutningar (exkl. offererade anslutningar). Även utbackning från befintlig nod i skola ingår som en del av projektet. I projektet gällande Österbymo tätort är all schaktning och fiberblåsning genomförd. Samtliga fastigheter har fiberslang till tomtgräns. Svetsning pågår av de kunder som beställt anslutning i förtätningsprojektet. Projektavdelningen har varit behjälpliga i två större migreringsarbeten i Kinda och Åtvidabergs kommun. Migreringen är en konsekvens av att ny upphandling genomförts av kommunikationsoperatör (KO). Den tidigare KO, Vökby har ersatts av ITUX. Två ansökningar hos Jordbruksverket om bidrag för fiberutbyggnad ska genomföras gällande områdena Malexander samt Åsbo Hultekil. Korrigering av genomförd projektering pågår och efter detta ska ansökningarna uppdateras. ~ 4 ~

71 Finansiella rapporter och noter Resultaträkning (perioden januari-augusti) Belopp i Tkr 2017 JAN-AUG 2016 JAN-AUG 2017 BUDGET* Verksamhetens intäkter Not Verksamhetens kostnader Not 2, Av- och nedskrivningar Not Verksamhetens nettokostnader PROGNOS Finansiella intäkter Not Finansiella kostnader Not Resultat före jämförelsestörande poster Jämförelsestörande poster Resultat före extraordinära poster Extraordinära intäkter Extraordinära kostnader Årets resultat ** *Helår. Exkl. kostnader/intäkter för fiberutbyggnad ** Prognos enl periodens resultat och prognos, sid 3 Noter och tilläggsupplysningar till resultaträkningen Not 1 Not 5 Verksamhetens intäkter Finansiella intäkter Verksamhetens intäkter Ränta på likvida medel 0 0 Varav Bredbandsprojekt ( in-ut ) Övriga finansiella intäkter 0 61 Intäkter exkl. bredbandsprojekt Summa 0 61 Not 2 Verksamhetens kostnader Kostnader för huvudverksamhet Kostnader för personal Övriga verksamhetskostnader Varav Bredbandsprojekt ( in-ut ) Inkl individuella delen pensioner Verksamhetens totala kostnader Not 3 Leasing Datorer Fordon Övrigt Summa Not 6 Finansiella kostnader Räntor, banklån* Övriga finansiella kostnader Summa *Samtliga lån är bundna med en oviktad genomsnittlig räntebindningstid på 3,14 år. Genomsnittlig viktad upplåningsränta uppgår till 1,22 %. Se även not 17. Not 4 Av- och nedskrivningar Tekniska anläggningar Maskiner & inventarier * Fordon Förbättringsåtgärder i annans fastighet Summa *inkl korrigeringspost ~ 5 ~

72 Balansräkning Per den Belopp i Tkr * Tillgångar Anläggningstillgångar Mark, byggnader och tekniska anläggningar Not Maskiner och inventarier (inkl fordon) Not Pågående investeringar/arbeten Förbättringsåtgärder i andras fastighet Not 10 Not Summa anläggningstillgångar Omsättningstillgångar Kundfordringar Not Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter Not Övriga kortfristiga fordringar Not Förråd Not Kassa och bank Not Summa omsättningstillgångar Summa tillgångar Eget kapital, avsättningar och skulder Eget kapital Ingående balans Periodens resultat Summa eget kapital Avsättningar Pensioner och liknande förpliktelser Not Summa avsättningar Skulder Långfristiga skulder Not Checkräkningskredit Not Kortfristiga skulder Not Summa skulder Summa eget kapital, avsättningar och skulder * Noter och tilläggsupplysningar till Kassaflödesrapporten och balansräkningen Not 7 Not 14 Kortfristiga fordringar Checkräkningskredit Fordringar hos staten 0 0 Checkräkningskredit Moms 0 0 Varav utnyttjad 0 0 Övrigt Summa ~ 6 ~

73 Not 8 Tekniska anläggningstillgångar Ingående redovisat anskaffningsvärde Periodens inköp Utgående redovisat anskaffningsvärde Ingående avskrivningar Årets avskrivningar Utgående ackumulerade avskrivningar Utgående redovisat värde Not 9 Maskiner och inventarier (inkl. fordon) Ingående redovisat anskaffningsvärde Periodens inköp Periodens avyttringar Utgående redovisat anskaffningsvärde Ingående avskrivningar Periodens avskrivningar Utgående ackumulerade avskrivningar Utgående redovisat värde Not 10 Pågående projekt Ingående redovisat värde 0 86 Periodens avslutade projekt 0-86 Periodens pågående projekt Utgående redovisat värde Not 11 Förbättringsåtgärder i andras fastighet Ing. redovisat anskaffningsvärde Periodens investeringar Utgående redovisat anskaffningsvärde Ingående avskrivningar Periodens avskrivningar Utg. Ackumulerade avskrivningar Utgående redovisat värde Not 12 Kundfordringar Enligt reskontra Nedskrivningar kundfordringar 0 0 Summa Not 13 Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter Förutbetalda kostnader Upplupna intäkter Summa Not 15 Likvida medel Checkkonto Övriga bankkonton 0 0 Summa Not 16 Pensioner och liknande förpliktelser* Kompletterande ålderspension Löneskatt 24,26 % Summa *periodens Not 17 Lån i bank- och kreditinstitut *Banklån, löptid 7 år *Banklån, löptid 3 år Summa *Långfristig del. Skuld avseende lån med löptid 7 år förfaller (3 500 tkr) samt (4 750 tkr). Skuld avseende lån med löptid 3 år (9 000) tkr förfaller Not 18 Förråd Lager av fiberkabel Ingående redovisat värde Förändring Utgående redovisat värde Not 19 Kortfristiga skulder Leverantörsskulder Kortfristig del av lån i bank Semesterlöneskuld, upplupna löner Förutbetalda intäkter Övrigt Summa ~ 7 ~

74 MÅLUPPFYLLELSE HUVUDMÅL DELMÅL AKTIVITET MÅLUPPFYLLELSE* KOMMENTAR Stödja de kommunala verksamheterna i den digitala utvecklingen 5 Strukturera leveransåtagandet för IT-tjänster samt skapa förutsättningar för avvecklande av anslag Avveckla anslag gällande kontohantering till förmån för fakturering per konto och kommun Kontohantering faktureras idag utifrån antal konton per kommun. Driftsäkra den kommunala It-leveransen Upphandla och driftsätta MDM- verktyg Uppgradering av PKI certifikathantering 4 3 Arbetet med driftsättning pågår Uppgraderat server men inte funktionalitet Upphandla och driftsätta autentiseringsplattform 3 Upphandling under hösten Säkerställa följsamhet mot dataskyddsförordning Utreda framtida metakataloglösningar Utreda och förbereda anpassning till nya lagkrav 5 Utredning genomförd 4 Arbetet pågår och styrgrupp är tillsatt. Förbättra kommunikation externt och internt Bygga Itsam portal 1 Utgår /ej relevant Skapa en kostnadseffektiv och rationell hantering Upphandling klienter etc av befintliga IT-tjänster Utbyte av samtliga tjänste- ID kort (SIS) mot företagskort. Förbättra och tydliggöra interna rutiner och arbetssätt Bygga ut fiber för medlemskommunernas räkning Införa e-fakturering gällande kundfakturor Fiberutbyggnad i Åtvidabergs tätort Fiberutbyggnad i Kisa tätort 5 3 Genomfört. Pågår, alla nya kort blir företagskort 4 Avtal tecknat. E-fakturering påbörjas under hösten Fortgår enligt plan Fortgår enligt plan Fiberutbyggnad i Österbymo tätort Fiberutbyggnad i Grebo Fiberutbyggnad Siggeryd Fiberutbyggnad Krågedal Utreda/förbereda fiberutbyggnad i Åtvidabergs landsbygd Utreda/förbereda fiberutbyggnad i Kinda landsbygd Fortgår enligt plan Fortgå enligt plan Genomfört Genomfört Tre mindre projekt har genomförts Underlag för beslut i Kinda kommun arbetas fram Skapa förutsättningar för samverkan genom gemensamma tekniska lösningar Nöjda användare i kommunerna Utreda/förbereda fiberutbyggnad inom Ödeshög och Boxholms kommuner Ta fram TaaS (Telefoni as a service) vad gäller hantering av mobiltelefoner Bibehålla nivå på användarupplevelse i samband med enkäterna 2 1 Inte relevant Ansökningar till jordbruksverket gällande två områden i Boxholm genomförs 5 Fortsatt hög kundnöjdhet ~ 8 ~

75 Lösa 50 procent av Itsupportärenden inom en timme 5 52 procent löst inom en timme En god personalpolitik Lösa 80 procent av Itsupportärenden inom fem arbetsdagar Bibehållen låg sjukfrånvaro procent löst inom fem arbetsdagar Fortsatt låg sjukfrånvaro Genomföra årlig medarbetarenkät 2 Ej genomförd ännu En stabil ekonomi Uppnå budgetmål 3 Positiv utveckling gentemot föregående år. Budgetmålet kommer dock inte uppnås *uttalande gällande måluppfyllelse anges som ett betyg 1 5 där följande menas: 1. Dålig Ej påbörjat 2. Otillfredsställande påbörjad ej avslutad eller delrapporterad 3. Måttlig delrapporterad 4. God arbete fortgår enl. plan 5. Hög genomfört/rapporterat ~ 9 ~

76 ITSAM Revisorerna Till Kommunfullmäktige Boxholms kommun Kinda kommun Vimmerby kommun Ydre Kommun Åtvidabergs kommun Ödeshögs kommun Revisorernas bedömning av delårsrapport per Vi, av respektivefullmäktige utsedda revisorer i kommunalförbundet ITSAM, har uppdraget att bedöma om resultatet i delårsrapporten är förenligt med de mål fullmäktige beslutat. Bedömningen avser mål och riktlinjer som är av betydelse för god ekonomisk hushållning, såväl finansiella som för verksamheten. Vår bedömning är baserad på en översiktlig granskning av delårsrapporten, inriktad på övergripande analys och inte på detaljer i redovisningen. Granskningen har utförts enlig god revisionssed i kommunal verksamhet. Granskningsresultatet framgår av bifogad revisionsrapport som utarbetats av PWC. Utifrån den gjorda granskningen kan revisorerna konstatera följ ande: Resultatet för perioden som framgår i delårsrapporten är 1,3 mnkr (0,5 mnkr). Prognosen är 1,7 mnkr. Budgeterat resultat enligt budget är 2,5 mnkr. Delårsrapporten för 2017 har förändrats från föregående år och är kortfattad. Det framgår i delårsrapporten en viss osäkerhet gällande gjorda prognoser för implementering av nytt skolsystem samt att ekonomisk jämförelse mellan åren inte är relevant då ny struktur och uppbyggnad av ekonomirapporter/ uppföljning mm pågår. Syftet är att underlätta styrning, ekonomisk uppföljning mm. Ett fortsatt arbete för att säkerställa rättvisande redovisning, förbättrade uppföljningsrutiner och ekonomisk analys krävs inför kommande årsredovisning. Granskningen visar att delårsrapporten inte tillfullo är upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed i övrigt. Avvikelser som noterats framgår i rapporten. Bedömning om balanskravet kommer att uppfyllas för år 2017 framgår ej.

77 i ITSAM Revisorerna Det prognostiserade resultatet inte tillfullo är förenligt med finansiellt mål som fastställts i ekonomisk budget Utifrån delårsrapportens återrapportering kan konstateras att verksamhetens prognostiserade utfall delvis är förenligt med de fastställda aktiviteterna i budget Revisorerna bedömer att: o Delårsrapporten är inte i sin helhet upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed i övrigt Resultatet i delårsrapporten delvis är förenligt med de mål som fastställts. Bilaga: Revisionsrapport - Granskning av delårsbokslut per g Kinda den 25 oktober 2017 Revisorer utsedda av respektive kommun _r f' ;7/ r ~ A' ~ Boxholms k mmun Gustaf Malmström Kinda kommun /š//åw Ulf vensson Vimmerby kommun,z V Mikael Wårhem Åtvidabergs kommun

78 ~~~ ~ Karin J äderbrink Certifierad kommunal revisor Alexander Arbman Oktober

79 Innehåll Granskning av delårsrapport Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Revisionskriterier Avgränsning och metod Iakttagelser och bedömningar Lagens krav och god redovisningssed Iakttagelser Bedömning God ekonomisk hushållning Iakttagelser Bedömning Oktober av 7 Kommunalförbundet ITSAM PwC

80 Granskning av delårsrapport Sammanfattning PwC har på uppdrag av kommunalförbundets förtroendevalda revisorer översiktligt granskat ITSAMs delårsrapport för perioden Uppdraget ingår som en obligatorisk del av revisionsplanen för år Syftet med den översiktliga granskningen är att ge kommunalförbundets revisorer ett underlag för sin bedömning av om delårsrapporten är upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed samt om resultatet är förenligt med de mål som direktionen fastställt. Resultatet för perioden som framgår i delårsrapporten är 1,3 mnkr (0,5 mnkr). Prognosen är 1,7 mnkr. Budgeterat resultat enligt budget är 2,5 mnkr. Delårsrapporten för 2017 har förändrats från föregående år och är kortfattad. Det framgår i delårsrapporten en viss osäkerhet gällande gjorda prognoser för implementering av nytt skolsystem samt att ekonomisk jämförelse mellan åren inte år relevanta då ny struktur och uppbyggnad av ekonomirapporter/uppföljning mm pågår. Syftet är att underlätta styrning, ekonomisk uppföljning mm. Osäkerhet har redovisats från företrädare för ekonomiavdelningen för gjord prognos och den uppföljning som gjorts. Ett fortsatt arbete för att säkerställa rättvisande redovisning, förbättrade uppföljningsrutiner och ekonomisk analys krävs inför kommande årsredovisning. Med utgångspunkt från ställda revisionsfrågor lämnas följande sammanfattande revisionella bedömning: o Har delårsrapporten upprättats enligt lagens krav och god redovisningssed? Vi bedömer att delårsrapporten inte tillfullo är upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed i övrigt. Avvikelser som noterats framgår i rapporten. Bedömning om balanskravet kommer att uppfyllas för år 2017 framgår ej. o Är resultaten i delårsrapporten förenliga med de fastställda målen för god ekonomisk hushållning, d.v.s. finns förutsättningar att målen kommer att uppnås? Vi bedömer att det prognostiserade resultatet inte tillfullo är förenligt med finansiellt mål som fastställts i ekonomisk budget Vi bedömer, utifrån delårsrapportens återrapportering, att verksamhetens prognostiserade utfall delvis är förenligt med de fastställda aktiviteterna ibudget Redovisningen för måluppfyllelsen görs utifrån aktiviteterna för delårsperioden och inte utifrån prognos för helårsutfallet. Någon samlad bedömning avseende huvudmål och delmål redovisas ej. Oktober av 7 Kommunalförbundet ITSAM PwC

81 Granskning av delårsrapport Inledning 2.1. Bakgrund Kommunalförbund år skyldiga att minst en gång om året upprätta en särskild redovisning (delårsrapport) för verksamheten från årets början och i revisorernas uppgift ingår att granska kommunalförbundets delårsrapport. Delårsrapporten ska omfatta en period av minst hälften och högst två tredjedelar av räkenskapsåret och den ska innehålla en översiktlig redogörelse för utvecklingen av kommunens verksamhet och resultat sedan föregående räkenskapsårs utgång. Kommunalförbundet skall formulera verksamhetsmässiga och finansiella mål för god ekonomisk hushållning i budgeten. Dessa mål ska sedan följas upp i delårsrapport och årsredovisning. Revisionsobjekt är direktionen som är ansvarig för delårsrapportens upprättande Syfle och revisionsfifigor Granskningen syftar till att ge revisorerna underlag för sin skriftliga bedömning vilken skall bilåggas delårsrapporten i samband med direktionens behandling av densamma. Granskningen ska besvara följande revisionsfrågor: o o Har delårsrapporten upprättats enligt lagens krav och god redovisningssed? Är resultaten i delårsrapporten förenliga med de av direktionen fastställda målen för god ekonomisk hushållning, d.v.s. finns förutsättningar att målen kommer att uppnås? 2.3. Revisionskriterier Följande kriterier används i granskningen: o Kommunallag (KL), kap 9:9 a o Lag om kommunal redovisning (KRL), kap 9 o Rådet för kommunal redovisnings rekommendation 22, Delårsrapport o Beslut avseende god ekonomisk hushållning o EV anvisningar avseende delårsrapport 2.4. Avgränsning och metod Granskningen av delårsrapporten avgränsas till följande: o översiktlig granskning av det siffermässiga bokslutet per , o förvaltningsberättelsens innehåll, Oktober av 7 Kommunalförbundet ITSAM PwC

82 Granskning av delårsrapport 2017 o hur kommunalförbundet redovisar hur väl det prognostiserade resultatet är förenligt med målen för god ekonomisk hushållning (både finansiella och verksamhetsmässiga mål). Granskningen utgår från Vägledning 4, Granskning av delårsrapport, utgiven av Sveriges kommunala yrkesrevisorer (SKYREV). Granskningen sker genom analytisk granskning och intervjuer med nyckelpersoner som är ansvariga för delårsrapportens upprättande. Granskningen har planerats och genomförts ur ett väsentlighets- och riskperspektiv för att i rimlig grad kunna bedöma om delårsrapporten ger en rättvisande bild. Granskningen är översiktlig och omfattar därför att bedöma ett urval av underlagen till den information som ingår i delårsrapporten. Detta utesluter inte att andra än här framförda felaktigheter kan förekomma. En översiktlig granskning har en annan inriktning och en betydligt mindre omfattning jämfört med den inriktning och omfattning som en revision enligt ISA och god revisionssed i övrigt har. Rapportens innehåll har sakgranskats av kommunalförbundets ekonomichef. Oktober av 7 Kommunalförbundet ITSAM PwC

83 Granskning av delårsrapport Iakttagelser och bedömningar 3.1. Lagens krav och god redovisningssed Iakttagelser Den upprättade delårsrapporten omfattar perioden januari - augusti. Resultatet för perioden i delårsrapporten uppgår till 1,3 mnkr (0,5 mnkr) Delårsrapporten för 2017 har förändrats från föregående är och är kortfattad. Den består av en inledning (till viss del förvaltningsberättelse) iform av periodens resultat, och prognos för helåret samt resultaträkning och balansräkning. Översiktlig förvaltningsberättelse Inledningen/ förvaltningsberättelsen innehåller uppgift om händelser av väsentlig betydelse som inträffat under eller efter delårsperiodens slut, men innan delårsrapporten upprättas. Bl.a. beskrivs om osäkerhet i prognoser gällande implementering av nytt skolsystem samt att ekonomisk _jämförelse mellan åren inte är relevant då ny struktur och uppbyggnad av ekonomirapporter/ uppfölj ning mm pågår. Syftet är att underlätta styrning, ekonomisk uppföljning mm. Upplysningar om förbundets förväntade utveckling avseende ekonomi och verksamhet beskrivs till viss del. Osäkerhet har redovisats från företrädare för ekonomiavdelningen från gjord prognos och den uppföljning som gjorts. Ett fortsatt arbete för att säkerställa rättvisande redovisning och förbättrade uppföljningsrutiner och ekonomisk analys krävs inför kommande årsredovisning. En samlad, övergripande redovisning av förbundets investeringsverksamhet framgår inte av förvaltningsberättelsen/ delårsrapporten. En redovisning av hur helärsprognosen förhåller sig till den budget som fastställts för den löpande verksamheten görs ej i förvaltningsberättelsen/ inledningen. Dock framgår det den totala prognosen i resultaträkningen. Det prognostiserade resultatet uppgår till 1,7 mnkr vilket är 0,8 mnkr sämre än budgeterat som enligt budget 2017 var 2,5 mnkr (3 % av intäkterna). Dock framgår det att budgeten är 2,6 mnkr i delårsrapporten. En bedömning av balanskravsresultatet utifrån helårsprognosen lämnas inte. Finansiella rapporter Delårsrapporten innehåller resultat- och balansräkning samt noter. Räkenskaperna omfattar periodens utfall samt jämförelsetal i enlighet med gällande rekommendation. Resultaträkningen jämförs med föregående års motsvarande period, budget samt prognos. Dock enbart på total nivå. Balansräkningen jämförs med föregående års bokslut Analys av resultaträkningen och balansräkningen bör tydliggöras i delårsrapporten och säkerställas inför kommande bokslut. Det finns differenser gentemot erhållen resultaträkning ur ekonomisystem och det som framgår i delårsrapporten. Oktober av 7 Kommunalförbundet ITSAM PwC

84 Granskning av delårsrapport 2017 Vissa andra upplysningar Redovisningsprinciper för delårsrapporten framgår inte i delårsrapporten. Om principerna är desamma som föregående års bokslut skall det framgå. Det framgår att principerna har förändrats i till viss del i inledningen/viktiga händelser, dock ej vilka eller ev. avsteg till rekommendation. Andra upplysningar som bör utvecklas och säkerställas till årsredovisningen är förklaring till säsongsvariationer, jämförelsestörande poster mm Bedömning Mot bakgrund av ovanstående bedöms att delårsrapporten inte tillfullo är upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed i övrigt. Bedömningen i delårsrapporten att balanskravet kommer alternativt inte kommer att uppfyllas för år 2017 framgår ej eller om tidigare resultat behöver återhämtas. Som framgår i delårsrapporten pågår ett arbete inom ITSAM med implementering av ny struktur för ekonomisk uppföljning, rapporter mm. Syftet är att underlätta styrning och uppföljning. Ett fortsatt arbete krävs för att säkerställa rättvisande ekonomisk analys och rättvisande redovisning inför kommande årsredovisning God ekonomisk hushållning Direktionen har fastställt ekonomisk budget för perioden innehållande finansiellt mål och Verksamhetsmål Iakttagelser Finansiella mål I delårsrapporten görs en avstämning mot förbundets budgeterade mål som fastställts i budget 2017: Finansiellt mål beslutad av Prognostiserad direktionen i budget 2017 Prognos 2017 måluppfyllelse Öçerskott motsvarande 3 % T1,7 mnkr (2 %) ;fgjmåttlig uppfyllelse) av intäkterna över en treårs- 5 period (2,5 mnkr enligt bud- h 1_)_é1if é ii'2i17é}i'ét'a 115i'1'E1&6f16 fi'"': och aktiviteten är uppnå budgetmål d V s 2,5 mnkr..... _. _ _ x.. _... _.... _.... _.. _. _ _ _ AV redovisningen framgår att målet inte tillfullo kommer att uppfyllas. En avvikelse med - -0,8 mnkr. Vi noterar att i budget är målet 2,5 mnkr men i delårsrapporten är målet 2,6 mnkr. Mål för verksamheten I delårsrapporten görs en uppföljning av de aktiviteter som fastställt för verksamheten. Redovisningen för måluppfyllelsen görs utifrån aktiviteterna för delårsperioden och inte Oktober av 7 Kommunalförbundet ITSAM PWC

85 Granskning av delårsrapport 2017 te utifrån prognos för helårsutfallet. Någon samlad bedömning avseende huvudmål och delmål redovisas ej. Vi noterar att måluppfyllelsen gällande flertalet av antagna aktiviteter bedöms vara hög, god alternativt måttlig Bedömning Vi bedömer att det prognostiserade resultat inte tillfullo är förenligt finansiellt mål som fastställts i budget Vi bedömer, utifrån delårsrapportens återrapportering, att verksamhetens prognostiserade utfall är delvis är förenlig med fastställda mål i budget / ~ I',w/ n" 'A _,/{_ \/' i " / s' C Y,f J äderbrink,:pr0jektled.a7'~e b' i' Alexander Arbman Projektmedarbetare Oktober av 7 Kommunalförbundet ITSAM PwC

86 Direktionen Sida SAMMANTRÅDESPROTOKOLL 4(8) Sammanträdesdatum Dnr 2017/00029 Delårsbokslut Direktionen beslutar att fastställa delårsbokslut för Kommunalförbundet Itsam perioden januari till augusti 2017, samt att överlämna bokslutet som delgivning till kommunerna. Sammanfattning Förbundsdirektör Mattias Bly, ekonomichef Pia Grundell Bergströmoch tf förbundsdirektör/kommunchef Robert Bredberg presenterar bokslutet och redovisar de problemområden som gör att årets resultat måste skrivas ner. Kommunalförbundet har upprättat delårsbokslut för perioden januari till augusti Periodens resultat uppgår till tkr. Prognos för helåret är ett överskott i verksamheten på + l 700 tkr. Beslutsunderlag Delårsbokslut för Kommunalförbundet Itsam. Justerandes VØI I Utdragsbestyrkande

87 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1(2) Kommunstyrelsen 193 Dnr 2017/00231 Utredning av återförande av de tekniska verksamheterna till kommunen Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige 1. De tekniska verksamheter som 2009 överfördes från Ödeshögs kommun till Ödeshögsbostäder AB återförs till Ödeshögs kommun i sådan omfattning att: Lag om Offentlig Upphandling uppfylls Verksamheterna bedrivs så effektivt som möjligt 2. Beslut av större vikt för att genomföra organisationsförändringen fattas av Kommunstyrelsen resp. av styrelsen för Ödeshögsbostäder AB Kommunstyrelsens beslut Under förutsättning av kommunfullmäktiges beslut beslutar kommunstyrelsen följande: 1. Kommunchefen och Näringslivschefen tillika VD får i uppdrag att genomföra organisationsförändringen och fatta nödvändiga operativa beslut. 2. Verksamhetsövergång för de olika tekniska verksamheterna ska ske då det är lämpligt ur verksamhetssynpunkt dock senast Organisationsförändringen ska vara slutförd senast Sammanfattning Under 2016 gjordes en större organisationsöversyn. I utredningen förslogs, förutom det som blev den nya förvaltningsorganisationen, att de tekniska verksamheterna skulle återföras från Ödeshögsbostäder AB till kommunal förvaltning. Kommunstyrelsen fattade i december 2016 beslut om att införa den nya förvaltningsorganisationen men gav kommunledningsförvaltningen i uppdrag att under 2017 ytterligare utreda återföringen av de tekniska verksamheterna. En översyn har gjorts över vilka möjliga lösningar det finns. Utgångspunkter är att nuvarande ordning inte kan fortsätta då upphandlingsreglerna ändrats. Justerandes sign

88 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 2(2) Kommunstyrelsen De möjliga lösningarna är därför att återföra verksamheterna eller att bilda ytterligare ett bolag i koncernen som hanterar de tekniska verksamheterna. Ytterligare bolagisering bedöms öka den administrativa bördan vilket inte är önskvärt. Det föreslås därför att de tekniska verksamheterna återförs till kommunal förvaltning. För att genomföra överföringen så effektivt som möjligt föreslås att kommunchefen och näringslivschefen tillika VD får i uppdrag att genomföra omorganisationen samt att Kommunstyrelsen och/eller styrelsen för ÖBO fattar nödvändiga beslut under processen. Beslutsunderlag Ver 2.3 PM ang översyn av förvaltningsorganisationen 2016 Redogörelse över remissyttrande med synpunkter Yrkanden Anders Karlsson (S) och Annicki Oscarsson (KD): Bifall till arbetsutskottets förslag Justerandes sign

89 Kommunledningsförvaltningen Ingmar Unosson TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer 2017/ Sida 1(3) Utredning av återförande av de tekniska verksamheterna till kommunen Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar föreslå Kommunfullmäktige besluta De tekniska verksamheter som 2009 överfördes från Ödeshögs kommun till Ödeshögsbostäder AB återförs till Ödeshögs kommun. Beslut av större vikt för att genomföra organisationsförändringen fattas av Kommunstyrelsen och/eller av styrelsen för Ödeshögsbostäder AB när så är nödvändigt. Under förutsättning av Kommunfullmäktiges beslut föreslås Kommunstyrelsen besluta Kommunchefen och Näringslivschefen tillika VD får i uppdrag att genomföra organisationsförändringen och fatta nödvändiga operativa beslut. Verksamhetsövergång för de olika tekniska verksamheterna ska ske då det är lämpligt ur verksamhetssynpunkt dock senast Organisationsförändringen ska vara slutförd senast Sammanfattning av ärendet Under 2016 gjordes en större organisationsöversyn. I utredningen förslogs, förutom det som blev den nya förvaltningsorganisationen, att de tekniska verksamheterna skulle återföras från Ödeshögsbostäder AB till kommunal förvaltning. Kommunstyrelsen fattade i december 2016 beslut om att införa den nya förvaltningsorganisationen men gav kommunledningsförvaltningen i uppdrag att under 2017 ytterligare utreda återföringen av de tekniska verksamheterna. En översyn har gjorts över vilka möjliga lösningar det finns. Utgångspunkter är att nuvarande ordning inte kan fortsätta då upphandlingsreglerna ändrats. De möjliga lösningarna är därför att återföra verksamheterna eller att bilda ytterligare ett bolag i koncernen som hanterar de tekniska verksamheterna. Ytterligare bolagisering bedöms öka den administrativa bördan vilket inte är önskvärt. Det föreslås därför att de tekniska verksamheterna återförs till kommunal förvaltning. För att genomföra överföringen så effektivt som möjligt föreslås att kommunchefen och näringslivschefen tillika VD får i uppdrag att genomföra omorganisationen samt att Kommunstyrelsen och/eller styrelsen för ÖBO fattar nödvändiga beslut under processen.

90 Sida 2(3) Ärendet Bakgrund Under 2016 utreddes Ödeshögs kommuns framtida organisation av dåvarande Kommunchefen. Utredningen föreslog den förvaltningsstruktur som sedemera beslutades och infördes från årsskiftet 2016/17. Utredningen förslog också att den tekniska verksamheten som 2009 överfördes till Ödeshögsbostäder AB skulle återföras till kommunal förvaltning. Kommunstyrelsen beslutade att utreda frågan vidare under Den främsta anledningen till att verksamheten föreslogs återföras var de upphandlingsregler som infördes Reglerna innebär att Ödeshögs kommun med nuvarande struktur skulle vara tvungna att upphandla den tekniska verksamheten och att ÖBO i så fall skulle vara en av anbudslämnarna. Anledningen till detta är de så kallade 80/20 reglerna där ett kommunalt bolag kan leverera tjänster till kommunen under förutsättning att dessa tjänster utgör bolagets huvudsakliga verksamhet (åtminstone 80% av verksamheten). ÖBO är i grunden ett allmännyttigt bostadsbolag som utgör en betydande del av bolagets verksamhet. De tekniska verksamheterna uppgår därför inte till 80 % av ÖBO s verksamhet. Ytterligare utredning Det kan konstateras att det egentligen endast finns två vägar framåt ifall kommunen vill undvika att upphandla de tekniska tjänsterna. Antingen skapas ett nytt bolag i Kommunhus AB dit all teknisk verksamhet överförs eller så återkommunaliseras de tekniska verksamheterna. I den tidigare utredningen har de kommunala bolagen ställt sig positiva till att överföra den tekniska verksamheten till kommunen. Övriga remissinstanser har heller inte varit negativa. Flera yttranden framhåller att organisationsförändringen måste resultera i en effektivisering av framförallt de administrativa funktionerna. Ytterligare bolagisering riskerar att öka behovet av administrativt arbete för t.ex. ekonomisk särredovisning, möten, administrativt stöd etc. som uppkommer oavsett ett bolags omfattning. Vid tillskapandet av ytterligare ett bolag blir det tre parter istället för dagens två parter att ta hänsyn till då ÖBO fortsatt kommer äga fastigheter där det bedrivs kommunal verksamhet. En återföring av den tekniska verksamheten bedöms möjliggöra ett samnyttjande av funktioner som idag finns inom både kommunens och ÖBO s organisationer. Framförallt undviks vissa administrativa dubbelarbeten, t.ex. fakturering mellan bolag och kommun, som köp från eget bolag innebär. Det ska dock framhållas att även vid en återkommunalisering så kommer det ske t.ex. fakturering mellan parterna. Det förefaller i nuläget heller inte finnas någon politisk vilja att överföra den tekniska verksamheten till ett nytt bolag. Skulle de tekniska verksamheterna återföras till kommunen kvarstår ÖBO s uppdrag som ett allmännyttigt bostadsbolag. Detta innebär också ett förtydligande av bolagets uppdrag och en möjlighet för bolaget att koncentrera sig kring sitt huvuduppdrag. Detta får också ses som positivt särskilt med nu rådande situation med en påtaglig bostadsbrist i kommunen.

91 Sida 3(3) Ny uppdelning När den tekniska verksamheten återförs till kommunen är det viktigt att påpeka att ÖBO fortsatt är ett relativt stort bolag. Det är därför viktigt att bolagets framtida resursbehov specificeras, alltså i klartext, vilka funktioner måste fortsatt bolaget ha tillgång till antingen via egen anställd personal eller genom köp av tjänst från andra. Huvudlinjen bör vara att de funktioner som överfördes 2009 återförs till kommunen. Samtidigt måste målsättningen vara att nå en så effektiv organisation som möjligt totalt sett för hela koncernen. En av anledningarna till att de tekniska verksamheterna överfördes till ÖBO var att det fanns en hel del samordningsvinster på materialsidan med ett sammanförande av verksamheterna. Dessa fördelar måste även framgent bestå varför det vid överföringen är viktigt att ta hänsyn till detta. Praktiskt förfarande En återföring av den tekniska verksamheten kommer innebära en hel del praktiskt arbete med både verksamhetsövergång för personalen och överföring av fasta tillgångar och lösöre från bolaget till kommunen. När detta gjorts ska det också skapas en effektiv förvaltningsorganisation inom näringsliv och teknik och en effektiv bolagsorganisation inom ÖBO. Det kommer vara nödvändigt med löpande beslut under det praktiska genomförandet. Det föreslås att Kommunchefen och Näringslivschefen tillika ÖBO s VD genomför organisationsförändringen och tar de beslut som är nödvändiga under processens gång. Vid frågor av större vikt ska kommunstyrelsen respektive bolagsstyrelsen fatta de beslut som är nödvändiga för att genomföra organisationsförändringen. Beslutsunderlag Ver 2.3 PM ang översyn av förvaltningsorganisationen 2016 Redogörelse över remissyttrande med synpunkter I tjänsten Ingmar Unosson Kommunchef Beslutet ska skickas till Kommunfullmäktige

92 Kommunledningen Henrik Hendeby PROMEMORIA Datum Diarienummer Sida 1(32) Kommunstyrelsen Översyn av förvaltningsorganisationen 2016 Redogörelse över remissyttranden med synpunkter Bakgrund Från och med förändrades nämndorganisationen i Ödeshögs kommun, enl. fullmäktiges beslut , 2. Förändringen innebar att social-och utbildningsnämnden resp. vård- och omsorgsnämnden upphörde och i stället inrättades en barn- och utbildningsnämnd och en socialnämnd. Kommunchefen fick i samband med att frågan behandlades i kommunstyrelsen ( 4/16) uppdraget att se över tjänstemannaorganisationen utifrån den nya politiska organisationen som gäller fr.o.m I en promemoria daterad presenterades ett utkast till en framtida tjänstemannaorganisation. Förslaget innebar att kommunens tjänstemannaorganisation organiseras som en traditionell förvaltningsorganisation med fem förvaltningar, som leds av kommunchefen och förvaltningschefer. Förslaget förespråkar att de tekniska verksamheterna, kost städ etc. som tidigare utlokaliserats till det kommunala bostadsbolaget återförs in i den kommunala organisationen. Promemorian lyfter också frågan om behovet av eventuella resursförstärkningar alternativt hur andra lösningar kan komma tillstånd för att tillgodose förstärkningar inom olika områden. Kommunchefens utredning sändes på remiss till samtliga nämnder, samtliga partier och fackförbund. Ett knappt tiotal remissyttranden har inkommit. Vid kommunstyrelsens sammanträde fick kommunchefen uppdrag att föreslå eventuella förändringar av organisationsförslaget med anledning av inkomna remissyttranden. Detta skall redovisas till kommunstyrelsen i november Vid samma möte fick kommunchefen också uppdrag att slutföra rekryteringen av en förvaltningschef för barn- och utbildning samt kultur och fritid samt en förvaltningschef för sammanhållen socialtjänst. redogörelse över remissyttranden med synpunkter

93 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 2(32) Frågeområden I det följande redovisas de olika remissyttrandena grupperat på olika områden. Där så är möjligt lämnar undertecknad någon kommentar till synpunkten. Framkomna synpunkter från remissinstanserna på struktur, ordval etc i utredningen behandlas inte i detta dokument. 2. Bakgrund, generella synpunkter Remissinstans ÖP Synpunkt Generella synpunkter: Ödeshögs Partiet anser att den utredning som nu presenterats bara innehåller en liten del av vad som egentligen borde tagits upp. Det verkar som om utredaren varit försiktig i överkant och bara skrapat lite på ytan av den kommunala problematiken. Kanske har rädslan bottnat i att öppna Pandoras ask för mycket. Ju mer man försöker att fördjupa och tränga in i frågorna, desto mer saker tycker man att det saknas i utredningen. Den viktigaste frågan som gäller vår kommuns överlevnad berörs inte i utredningen. Vi hänvisar då till hur vår kommun i framtiden ska klara av att vara egen, när vi ser de alltmer ökade kostnaderna. Vårt parti vill peka på möjligheterna att redan i det läge vi befinner oss i idag, dvs utan socialchef och bun chef, borde titta på och utreda alternativ och möjligheter att samköra dessa tjänster med andra kommuner innan vi fastställer den nya organisationen. Detsamma gäller brandförsvar och miljöfrågorna. Vi anser därför att utredningen saknar främst en idé sett utifrån ett ekonomiskt perspektiv kopplat till de föreslagna förändringarna. Vi tycker också att avsnitten ekonomi och bolag är behandlade på ett alltför ytligt sätt, där många frågor står obesvarade. Ödeshögs Partiet har också uppfattningen att kommunen borde utreda frågan, om att ha en egen gemensam telefonväxel på kommunkontoret istället för de som idag finns, för att effektivisera organisationen och minimera dubbelarbete. Idag finns en på ÖBO och en som köps från Vadstena kommun. Övriga delar i utredningen anser vi är bra belysta, men vi instämmer inte i alla dess slutsatser. M KC kommentar: Det finns inga förslag om eventuella samarbeten med andra kommuner i förslaget inom vissa verksamhetsområden tex. Miljö och bygg. Utredningsuppdraget har enligt KS 4/16 varit att se över tjänstemannaorganisationen utifrån den politiska organisation som gäller fr.o.m Att föreslå en förändring i den politiska organisationen har således inte ingått i uppdraget. Att samköra verksamheter med andra kommuner leder ofta

94 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 3(32) fram till att antingen gemensam nämnd eller kommunalförbund måste bildas, vilket i förlängningen leder till att den politiska organisationen förändras. Politiskt prövades denna fråga för bygg- och miljöområdet när Ödeshögs kommun hade en generationsväxling inom miljöoch byggområdet Det slutliga ställningstagandet i Ödeshögs kommun blev då att sådan politisk samverkan inte skulle ske vad gäller miljö- och byggfrågor. I mitt uppdrag som kommunchef har jag alltid arbetat för att vi ska samverka med andra kommuner etc för att få ut så mycket som möjligt av de gemensamma medel som vi är satta att förvalta av kommunmedborgarna. Upplysningsvis kan nämnas att kommuncheferna i västra länsdelen har inlett en utredning som ska se över möjligheterna att samverka djupare inom räddningstjänsterna i länet som helhet eller i delar av länet. Av bilaga 1 framgår ett axplock på verksamheter där Ödeshögs kommun idag samverkar med andra kommuner etc. Rekrytering av förvaltningschefer för samordnad socialtjänst resp barn- o unga, kultur och fritid har slutförts enligt beslut av kommunstyrelsens 111/16. ÖP M KC kommentar: Intervjuerna: Utredaren har intervjuat 35 personer enligt ett frågeformulär som finns i bilaga. Vårt parti saknar helt och hållet de svar som har framkommit vid dessa intervjuer. Istället hänvisar utredaren till den utredning och de svar som gavs av Unik Resurs i Sverige AB Vårt parti saknar även svaren från intervjuerna i denna redovisning. Vi anser därför att utredaren generaliserar de gamla svaren från 2012 till den verklighet som idag råder i vår kommun. I tid är detta 4 år efter det att de avgivits och dessutom har dessa aldrig redovisats. Utredningen som nu presenterats kan därför svårligen anses som trovärdig. Detta eftersom läsaren bibringas att tro att det nya utredningsmaterialet utgår ifrån att 35 personer varit med och tyckt till. Istället är det nu utredarens egna subjektiva bedömningar som gäller i hela utredningen utan påverkan från någon annan i den kommunala organisationen. Inga intervjuer som är gjorda enligt rapporten finns redovisade. Objektiviteten? Utvärderingen, som UNIK Resurs genomförde 2012 redovisades för kommunstyrelsen , 156. Det utredaren nu (2016) konstaterar är att intervjusvaren är ungefär de samma som framkom Intervjusvaren som genomfördes 2016 är de som legat till grund för denna utredning. Då de intervjuade lovades anonymitet vid samtalen har det inte varit möjligt att skicka ut minnesanteckningarna eftersom man i den lilla kommunen lätt kan identifiera vilka synpunkter olika personer framfört.

95 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 4(32) Av bilaga 2 framgår de personer som intervjuats och som har lämnat synpunkter som sedan legat till grund för utredningen. 3. Kommunens politiska organisation Remissinstans Synpunkt Inga synpunkter har inkommit på detta avsnitt. Figur 1 i utredningen sid 5 (Ödeshögs kommun politisk organisation fr. o. m ) justeras på följande sätt Revision: antal ledamöter är idag 6 st Kommunala Bolag: VÖKBY Bredband stryks då kommunen inte har ett väsentligt inflytande i bolaget efter att ägarkommunerna avyttrade 55 % av aktierna. Ödeshögs kommuns ägarandel är idag 11,25%. Kommunstyrelse: Styrelsen är inte tillika styrelse för Kommunhus AB utan detta uppdrag ligger på KSAu. 4. Kommunens tjänstemannaorganisation 4.2 Anställningsmyndighet för kommunens anställda Anställningsmyndighet KC konklusion i utredninge n KC kommentar: Remissinstans UTRED- NINGS- TEXT Synpunkt I en kommande tjänstemannaorganisation bör resp. nämnd vara anställningsmyndighet för de anställda, dock ska kommunstyrelsen vara anställningsmyndighet för kommunchefen och förvaltningscheferna. I Ödeshögs kommun är kommunstyrelsen anställningsmyndighet för all personal eftersom de anställda är organiserade i en förvaltning. Organisationen gör att det kan uppstå oklarheter vem som har personal- och arbetsmiljöansvar etc. för de anställda. Enligt arbetsmiljöplanen, som fastställts av kommunfullmäktige har varje nämnd arbetsmiljöansvar. Om varje förvaltning blir sin egen anställningsmyndighet kommer det bli tydligare att respektive nämnd har detta ansvar. Kd, C o S SN Kommunstyrelsen ska fortsätta vara anställningsmyndighet i kommunen SN instämmer i att Kommunstyrelsen bör vara anställningsmyndighet för kommunchefen och förvaltningscheferna. Förslaget att respektive facknämnd är anställningsmyndighet för sin personal har påtagliga

96 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 5(32) ÖP Förändring av förslaget efter remiss fördelar vad gäller tydliggörande av personal- och arbetsmiljöansvar. Dock bör man observera de problem som kan uppstå för vikarierande personal som tjänstgör växelvis inom olika förvaltningsområden exempelvis vårdbiträde/barnskötare. Möjligen bör man här fundera över att inrätta en mindre personalpool under KS. Vidare kan otydlighet uppstå för de tjänstemän och den kompetens som utgör stödfunktioner till förvaltningsledningarna (ekonomi, personal, IT etc.). Denna problematik berörs i kapitel 8, utifrån befintliga Stabsfunktioner. SN vill också peka på de problem som kan uppstå då facknämnd och förvaltning upplever behov av att rekrytera ny kompetens eller förstärka stödfunktionen. Är det rimligt/önskvärt att framledes ha stöd-/stabsfunktioner både centralt och decentralt? Partiet vill här tillägga att samtlig personal inklusive bolagens personal som nu föreslås få kommunal anställning flyttas över till en helt gemensam administration på kommunkontoret. Konstaterar att det finns olika syn på vilken nämnd som skall vara anställningsmyndighet för kommunens anställda. Att en person har anställning i flera förvaltningar i kommunen utgör inget formellt hinder. Det som bör bevakas är att summan av anställningarna inte överstiger 100 %. En merpart av remittenterna tycker att kommunstyrelsen fortsättningsvis ska vara anställningsmyndighet för personalen. Det är en organisation som också kan fungera. Man skall dock vara medveten om att respektive verksamhetsnämnd har personal- och arbetsmiljöansvar även om kommunstyrelsen står som anställningsmyndighet. Kommunstyrelsen blir även fortsättningsvis anställningsmyndighet för samtlig personal som är anställd av Ödeshögs kommun. 5. Kommunchefsuppdraget KC kommentar: Remissinstans KC konklusion i utredningen Synpunkt En diskussion inom den politiska ledningen bör upptas för att klara ut vilket uppdrag kommunchefsfunktionen i Ödeshögs kommun ska ha framöver och vilken kravprofil det ska vara på den person som skall rekryteras framöver. === Någon vice alt biträdande kommunchef bör inte tillföras organisationen. Förstärkning inom utredningsområdet måste vara mer prioriterat. Systemet med att utse en tf

97 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 6(32) kommunchef kan fortsätta som idag. I kommunens krisledningsorganisation är ekonomichefen även fortsättningsvis kommunchefens ersättare. SN ÖP Förändring av förslaget efter remiss Realiseras förslaget med tre tydliga förvaltningschefsuppdrag ser inte SN något behov av en biträdande kommunchef. Förvaltningscheferna och kommunchefen kan då också utgöra stommen i en strategisk ledningsgrupp. Vill vi förstärka det strategiska arbetet ytterligare bör vi snarare förstärka med en central utredarresurs som kan hjälpa till att ta fram underlag etc. för gemensamma framtidsfrågor. Vårt parti har uppfattningen att en framtida KC måste vara helt inriktad på att bevara Ödeshögs kommun som egen och därför ha politikernas mandat för att kunna vidta alla de åtgärder som då krävs för uppdraget. En sådan person måste vara dokumenterat kunnig i att analysera framtida hot och möjligheter. Denna chef, kanske ev. borde vara bortkopplad från ordinarie chefskap, vi ser frågan vara öppen. Omvärldsanalys, EU-frågor och kollektivtrafikfrågor borde räknas till huvudfrågorna. Inkomna remissyttranden föranleder inte någon förändrad syn på kommunchefsfunktionen än vad som framgår av utredningen. Utredningens förslag ligger fast. 6. Drift och tillsynsverksamhet inom en förvaltning KC kommentar: Remissinstans KC konklusion i utredningen SN Synpunkt En sammanhållen samhällsbyggnadsförvaltning med en förvaltningschef, som är chef över kommunens tekniska verksamheter och tillika ansvarig för kommunens tillsynsverksamhet enligt plan o bygglagen samt miljöbalken är inte lämplig om hänsyn ska tas till gällande jävsbestämmelser. Räddningschefen kan heller inte vara myndighetsperson över sina egna lokaler. Denna funktion måste införskaffas från någon annan kommun. Kommunchefen bör således även fortsättningsvis vara chef över plan- och byggchefen, miljöchefen och räddningschefen. SN har inget att invända mot det resonemang, angående jäv samt drift och tillsyn, som anförs i utredningen.

98 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 7(32) Konsekvensen blir då, om man inte tillför ytterligare personalresurs, att kommunchefen även fortsättningsvis får ett stort personalansvar. Detta utgör ytterligare ett motiv för att eventuellt avlasta kommunchefen med en utredar- /samordningsresurs. KC kommentar: Förändring av förslaget efter remiss I bilaga 3 förs ett vidare resonemang varför en sammanhållen miljö- och samhällsbyggnadsförvaltning inte ska samordnas med verksamheter som man ska ha tillsyn över. Utredningens förslag ligger fast. 7.Antal underställda Remissinstans KC konklusion i utredningen Kd, C o S SN KC kommentar: Förändring av förslaget efter remiss Synpunkt Ett kommunövergripande ställningstagande bör tas som anger ungefär hur många underställda en chef i Ödeshögs kommun bör ha. En utökning av chefsantalet blir dock en resursfråga som måste hanteras i kommunens övergripande budgetarbete. Man bör arbeta för att antalet underställda för chefer med många underställda minskar. Men kommunen ska inte låsa fast sig vid ett lägsta antal underställda då detta är en fråga om vilken chefstjänst man innehar. SN instämmer i behovet av ett kommunövergripande ställningstagande angående hur många underställda en chef bör ha. Man bör dock observera skillnaden på innehållet i enhetschefsuppdragen. Exempelvis varierar graden av specialistkompetens naturligt hos ansvarig chef, beroende av balansen mellan myndighetsutövning och verksamhetsansvar. Vidare bör tillgången på arbetsledare och andra avlastande funktioner beaktas. I det kommunövergripande ställningstagandet bör också klargöras hur vi ser på formella respektive informella chefer/ledare. Utredaren och avgivna remissvar konstaterar att antalet underställda dels måste vara beroende av resp chefsuppdrag och tillgängliga ekonomiska resurser. Antalet underställda per chef måste bedömas utifrån varje verksamhets förutsättningar och komplexitet. Vid de förnyade översyner av förvaltningsorganisationerna inom socialnämnden, barn- o utbildningsnämnden resp kulturoch fritidsnämnden får dessa bedömningar ske utifrån verksamheternas komplexitet resp. tillgängliga ekonomiska resurser inom resp. nämnd.

99 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 8(32) 8. Stabsfunktioner Remissinstans KC konklusion i utredningen Kd, C och S KC kommentar: Synpunkt Avsnitt 8.1 Ekonomienhet 0,5 gymnasieekonomen överförs till barn och utbildningsnämnden. Övriga ekonomer behålls centralt på ekonomienheten för att därifrån stötta övriga nämnder/styrelser. Vaktmästaruppgifter för den interna posthanteringen överförs till ÖBO eller motsvarande för hantering av denna funktion. Avsnitt 8.2 Kanslienhet Från kanslienheten överförs 1,0 nämndsekreterare till miljö- och byggnämnden, 1,0 nämndsekreterare till socialnämnden, 2,0 skolassistenter samt att inom barn- o utbildningsnämnden omfördelas administrativa resurser för att täcka 1,0 sekreterarfunktion inom barn- o utbildningsnämnden. Avsnitt 8.3 PA-lön Enheten bör även fortsättningsvis vara sammanhållen där stöd i olika personalfrågor kan lämnas till berörda chefer. Avsnitt 8.4 IT-funktion IT är och förblir en mycket viktig funktion för att lösa framtida kommunala utmaningar. Vid översynen av ITSAMs förbundsordning och ägaravtal är det mycket viktigt att de leder fram till att kommunalförbundets uppdrag överensstämmer de förväntningar ägarna har på förbundet. Så som förbundet utvecklats den senaste tiden måste kommunen överväga om en datasamordnartjänst eller motsvarande måste tillföras vår organisation för att möta förbundet. Varje nämnd ska ha tillgång till en ekonom som finns med i budgetprocessen. Ett tydligt stöd till ordförande och chef. Då områdeschefsuppdraget nu fördelats på två förvaltningschefer finns det idag förutsättningar för att ekonomichef och förvaltningscheferna kan komma fram till en lösning hur de gemensamma ekonomiresurserna kan disponeras så att ett tydligt stöd till förvaltningen ges från ekonomikontoret. Detta förutsätter dock att 0,5 gymnasieekonomen blir kvar organisatoriskt på ekonomikontoret. SN Synpunkter från kap 4 Vidare kan otydlighet uppstå för de tjänstemän och den

100 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 9(32) KC kommentar: MBN KC kommentar: ÖP KC kommentar: Förändring av förslaget efter remiss kompetens som utgör stödfunktioner till förvaltningsledningarna (ekonomi, personal, IT etc). Denna problematik berörs i kapitel 8, utifrån befintliga Stabsfunktioner. SN vill också peka på de problem som kan uppstå då facknämnd och förvaltning upplever behov av att rekrytera ny kompetens eller förstärka stödfunktionen. Är det rimligt/önskvärt att framledes ha stöd-/stabsfunktioner både centralt och decentralt? === SN har, utifrån rådande förutsättningar, inget att invända mot KC:s konklusion i detta kapitel. SN:s synpunkter angående central respektive decentral organisering av stabs- /stödfunktioner berördes under kap 4. Huruvida en stöd/stabsfunktion ska organiseras centralt respektive decentralt går inte kategoriskt att svara JA eller NEJ på. Utgångspunkten måste alltid vara att placeringen avgörs utifrån att resursen gör den bästa nyttan för kommunen som helhet. En tjänst som kommunikatör/informatör bör inrättas permanent med placering vid kommunledningskontoret. Att kommunen kan lämna rätt och snabb information är viktigt. Frågan har till och från varit på agendan men de ekonomiska förutsättningarna har hittills gjort att funktionen har prioriterats bort. Funktionen bör vara med i en framtida prioritering mellan olika angelägna behov. Några särskilda medel för en såådan funktion finns inte upptaget i förslaget till budget för åren Partiet vill här föreslå att utredarens förslag i får göras om för att omfatta en helt gemensam administration för kommunen och kommunkontoret i och med att samtlig personal föreslås att överflyttas från bolagen. I det fall merparten av de kommunala bolagens verksamheter återförs till den kommunala organisationen måste arbetsuppgifterna för respektive tjänst gås igenom för att tillföras den förvaltning uppgifterna tillhör. Man kan dock konstatera att de flesta tjänsterna troligen hamnar på förvaltningen som har benämnts Teknik och näringsliv. Ett tydligt utpekat stöd lämnas av ekonomienheten till förvaltningarna. 0,5 gymnasieekonom kvarstår organisatoriskt på ekonomikontoret.

101 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 10(32) 9. Områdeschef KC konklusion i utredningen SN KC kommentar Förändring av förslaget efter remiss Synpunkt Tjänsten som områdeschef återbesätts ej. En tjänst som socialchef med ett övergripande ansvar för vård- och omsorg respektive IFO inrättas. Dessutom inrättas en befattning som utbildnings- och kulturchef med det övergripande ansvaret för verksamheterna barn- och unga respektive kultur och fritid. SN instämmer i kommunchefens konklusion. Vid kommunstyrelsens möte , 111 beslutades Kommunchefen får i uppdrag att slutföra rekryteringen av en förvaltningschef för barn- och utbildning samt kultur- och fritid samt en förvaltningschef för sammanhållen socialtjänst. Rekryteringen av de två förvaltningscheferna har nu slutförts. Förvaltningschefen för en sammanhållen socialtjänst har tillträtt och förvaltningschefen som ansvarar för barn- och utbildning samt kultur- och fritid tillträder Titulaturerna på de två förvaltningscheferna kommer att anpassas efter den slutliga tjänstemannaorganisationen. De två nyrekryterade förvaltningscheferna tituleras bildnings- o kulturchef respektive socialchef. 10. Barn- o utbildning och kultur o fritid Remissinstans Remissinstans KC konklusion i utredningen SN KFN Synpunkt En utbildnings- och kulturchef blir förvaltningschef över verksamheterna barn o utbildning, kultur och fritid. Hur många rektorer/enhetschefer förvaltningen orkar med att bära blir en resursfråga i kommunens övergripande budgetarbete. Hur detaljorganisationen inom denna förvaltning ska formas framöver bör lämpligen ske i dialog med den chef som ska leda förvaltningen. SN instämmer i kommunchefens konklusion. Betydelsen av antalet underställda per chef har kommenterats under kap 7, d. v. s. det handlar inte enbart om antalet personer. Titulatur på förvaltningschefen: Förvaltningschefens titel bör vara Utbildnings-, kultur och

102 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 11(32) KC kommentar ÖP KC kommentar BUN KC kommentar KFN fritidschef Det är viktigt att förvaltningschefens titulatur speglar ansvarsområdet men får heller inte vara otympligt att nyttja i olika sammanhang. Förvaltningschefernas uppdrag i länets kommuner varierar. I följande två kommuner ansvarar förvaltningscheferna för utbildning, kultur och fritidsfrågor. Deras benämningar är enl följande: Vadstena Kultur- och utbildningschef Motala- Förvaltningschef bildning En lämplig titulatur för Ödeshögs förvaltningschef som hanterar frågor som rör barn, utbildning, kultur och fritid är Bildnings- och kulturchef. Gemensam förvaltningschef med andra kommuner: Vårt parti vill då peka på möjligheterna att redan i det läge vi befinner oss i idag, dvs utan bun chef, borde utreda möjligheterna att samköra dessa tjänster med andra kommuner innan vi fastställer den nya organisationen. Synpunkten att vi ska utreda möjligheterna att samköra förvaltningschefsuppdraget med andra kommuner anser jag överspelat efter KS beslut 111/16 då kommunchefen bl.a. fick i uppdrag att slutföra rekryteringen av en förvaltningschef för barn- o utbildning samt kultur- och fritid. Beslutet är verkställt och ny förvaltningschef tillträder Sekreterarfunktion Barn- och utbildningsnämnden ställer sig bakom förslaget till förvaltningsorganisationen 2016 men vill ha ett förtydligande vad gäller barn- och utbildningsnämndens sekreterarfunktion. I utredningspm:et framgår att förvaltningens detaljorganisation framöver ska ses över. Denna översyn ska ske i dialog med den chef som ska leda förvaltningen. I denna översyn ingår också uppdraget att se hur sekreterarfunktionen kan lösas inom förvaltningen. Ett av de första uppdragen för den nye förvaltningschefen blir således att se över förvaltningsorganisationen så att ålagda uppgifter inom barn- och utbildningsnämnden resp kultur- och fritidsnämnden kan fullföljas enligt den politiska ambitionsnivån som avspeglas i antagen budget. Vid förändringar av uppdrag och funktioner måste detta i första hand ske genom omdisponeringar av nuvarande resurser Turistbyråverksamhet. Turistbyråverksamheten bör ligga i förvaltningen för barnoch utbildning och kultur- och fritid.

103 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 12(32) KC kommentar Förändring av förslaget efter remiss Se kommentarer under avsnittet 15 turism. Inkomna synpunkter föranleder inte någon förändring av föreslagen organisation. Förvaltningschefen som ansvarar för frågor som rör barn, utbildning, kultur och fritid benämns Bildnings- och kulturchef. 11. Sammanhållen socialtjänst Remissinstans KC konklusion i utredningen SN KC kommentar ÖP Synpunkt En socialchef blir förvaltningschef över en sammanhållen socialtjänst. Hur många enhetschefer förvaltningen orkar med att bära blir en resursfråga i kommunens övergripande budgetarbete. Hur detaljorganisationen inom denna förvaltning ska formas framöver bör lämpligen ske i dialog med den chef som ska leda förvaltningen. SN instämmer i kommunchefens konklusion. SN understryker också vikten av att blivande förvaltningschef återkommer med förslag på detaljorganisation samt uppdragsbeskrivningar för socialtjänstens olika delar. Ny förvaltningschef som socialchef har anställts fr.o.m Denne har påbörjat arbetet med att se över den framtida organisationen inom en sammanhållen socialtjänst. Förslaget som tas fram ska avspegla den politiska ambitionsnivån som avspeglas i antagen budget. Vid förändringar av uppdrag och funktioner måste detta i första hand ske genom omdisponeringar av nuvarande resurser. Betr kommentarer om antalet underställda se avsnitt 7. Vårt parti vill då peka på möjligheterna att redan i det läge vi befinner oss i idag, dvs utan bun chef, borde utreda möjligheterna att samköra dessa tjänster med andra kommuner innan vi fastställer den nya organisationen. KC kommentar Förändring av förslaget efter remiss Synpunkten att vi ska utreda möjligheterna att samköra förvaltningschefsuppdraget med andra kommuner anser jag överspelat efter KS beslut 111/16 då kommunchefen bl.a. fick i uppdrag att slutföra rekryteringen av en förvaltningschef för barn- o utbildning samt kultur- och fritid. Beslutet är verkställt och ny förvaltningschef tillträder Inkomna synpunkter föranleder inte någon förändring av föreslagen organisation.

104 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 13(32) 12. Samhällsbyggnad Remissinstans KC konklusion i utredningen KD,C,S M KC kommentar Synpunkt KC konklusion i utredningen: Kommunchefen förblir förvaltningschef över enheterna miljö- plan och bygg. Nämndsekreteraren placeras organisatoriskt på förvaltningen. Administrationen av de allmänna valen överförs till annan ansvarig. Beslut om bostadsanpassningsbidrag överförs till socialnämnden medan trafikfrågor på sikt tillförs förvaltningen. Utred hur man kan organisera och samlokalisera samhällsbyggnad, teknik och näringsliv. (Kd, C och S) Fullmäktige i Ödeshög tog 2012 visionen om att vi ska vara invånare Samhällsbyggnad, teknisk och näringsliv är några av de viktigaste områdena i att nå detta mål vad gäller kommunens utveckling av egna byggnader och lokaler, byggande av bostäder, utveckling av kommunens olika delar, infrastruktur samt etablering och utveckling av företag. Det finns många delar att ta hänsyn till, som t.ex. myndighetsutövning, jäv o.s.v. Vi vill att man tittar på hur man har löst detta i andra kommuner, som t.ex. i Vadstena. Vi vill därför att man utreder: - möjligheten att samordna samhällsbyggnad, teknisk och näringsliv under en samhällsbyggnadsförvaltning. Här bör även energi- och klimatrådgivaren samt s.k. trafikansvarig ingå. - hur man undgår jäv i myndighetsutövningen. - hur man kan samlokalisera dessa funktioner på bästa sätt. M anser att samhällsbyggnadsfunktionen borde innehålla allt inom Näringsliv, Turism, Teknisk förvaltning samt Miljö och Bygg-enheterna. Inte separerat som förslaget. En eventuell jävsituation borde kunna lösas på annat sätt. Organisation och samlokalisering av samhällsbyggnad, teknik och näringsliv. I utredningens avsnitt 6 beskrivs problematiken med en förvaltning som hanterar både drift och tillsynsverksamhet. I bilaga 2 Organisation kring samhälls-byggnadsfrågor utvecklas dessa frågeställningar ytterligare. Kommunchefens uppfattning är fortfarande att det är olämpligt att organisatoriskt slå samman miljö- och samhällsbyggnad, teknik och näringsliv till en förvaltning under ledning av en gemensam

105 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 14(32) KC kommentar samhällsbyggnadschef med ansvar för dessa verksamheter. En samhällsbyggnadschef med ansvar för näringsliv inkl turism, teknisk förvaltning, kostverksamhet, de kommunala bolagen samt miljö-, plan- och byggenheterna kommer inte att kunna undvika jäv om denne också ska ha chefskapet över plan- och byggchef resp miljöchefen. Jag ser det således inte möjligt att organisera en förvaltning med så skiftande verksamheter och samtidigt följa den lagstiftning som gäller för myndighetsutövningen. Däremot skulle en fysisk närhet av dessa kontor, så att personalen har kontoren i samma byggnad, dagligen fikar tillsammans etc. vara ett sätt att öka informationsflödet/samförståndet mellan de olika förvaltningarna och deras olika uppdrag. Att miljö- och klimatrådgivningen resp trafikplaneringen hamnar under miljö- och samhällsbyggnad ser jag endast som positivt. Organisationsstruktur i annan kommun. Samverkansgruppen (Kd, C, S) vill att man tittar på hur man löst jävsproblematiker etc i Vadstena kommun på sin samhällsbyggnadsförvaltning. Vadstena kommuns samhällsbyggnadsförvaltning sorterar under samhällsbyggnadsnämnden. Förvaltningen är organiserade i tre avdelningar som leds av en samhällsbyggnadschef. Mark- o exploateringenheten, där samhällsbyggnadschefen, än så länge, också är enhetschef, är bemannad med 2 exploateringsingenjörer, 1 GIS ingenjör, 1 mätningsingenjör, 1 driftsingenjör (projektledare för kommunala byggprojekt och beställarkompetensen för uppdrag som lagts ut på det kommunala bostadsbolaget och andra entreprenörer etc) och 0,75 energi- o klimatrådgivare (0,375 säljs till Ödeshög). Plan- och byggenhet som är bemannad med 1 stadsarkitekt, 1 planarkitekt, 1 bygglovhandläggare och 1 plantekniker. Miljöenhet som är bemannad med 1 miljöchef och 3 inspektörer. I de fall jäv uppstår vid myndighetsutövning mot samhällsbyggnadsnämnden tas dessa beslut av en särskild myndighetsnämnd som endast hanterar sådana frågor där den normala beslutsnämnden är jävig. Kan exempelvis vara då samhällsbyggnadsnämnden söker bygglov för något byggprojekt. Organisationen för teknisk verksamhet, näringsliv och turism är i Vadstena kommun följande enligt kommunens hemsida och efter samtal med kommunanställda. Vatten och Avfall i Motala kommun sköter drift och underhåll av den kommunala vatten- och avloppsverksamheten i Motala och Vadstena kommuner. Vatten och avfallsnämnden är också gemensam för Motala och Vadstena kommuner.

106 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 15(32) Drift- o underhåll av parker, gator och vägar sköts via förvaltningsavtal med kommunens fastighetsbolag. Beställare samhällsbyggnadsnämnden. Drift- o underhåll av kommunens fastigheter sköts via förvaltningsavtal med kommunens fastighetsbolag. Beställare samhällsbyggnadsnämnden. Kostverksamheten drivs i kommunen med KS som ansvarig nämnd Turism och näringslivsverksamheten håller f n på att omdanas i Vadstena. Fr.o.m har den person som varit anställd i ViVa, Vision Vadstena som är en ekonomisk förening, blivit anställd 80 % i kommunen (kommunstyrelsen) och resterande 20 % i ViVa. Uppdraget är att skapa en bra företagsmiljö och service till näringslivet. Tanken är nu att man skall bilda ett näringslivs- och turistbolag som ägs till 100 % av kommunen. Turistbyrån i Vadstena kommun är helt kommunal. Alla guidningar och visningar av besöksobjekten sker däremot genom föreningar eller privata bolag. Jag konstaterar att Vadstena kommuns samhällsbyggnadsförvaltning har ett väsentligt smalare uppdrag än vad jag förstår är remissinstansens tanke att vi ska försöka skapa i Ödeshögs kommun. I Vadstena löser man ev uppkomna jäv med att låta myndighetsnämnden vara den nämnd som fattar besluten om jäv misstänks. I Ödeshög kan man politisk lösa jävsproblematiken genom att också inrätta en myndighetsnämnd med ledamöter som inte har några andra uppdrag som skulle kunna vara berörda av ett myndighetsbeslut. På tjänstemannasidan blir det svårare. En samhällsbyggnadschef med ansvar för näringsliv inkl turism, teknisk förvaltning, de kommunala bolagen samt miljö-, plan- och byggenheterna kommer inte att kunna undvika jäv om denne också ska ha chefskapet över planoch byggchef resp miljöchefen. KC kommentar KC kommentar Energi- och klimatrådgivare. Nytt samarbetsavtal med Vadstena kommun om energi- och klimatrådgivaren är på väg att upprättas. Finansiering av tjänsten i samband med nytt bidragssystem från staten inarbetas i kommande budget. En naturlig placering av funktionen är inom miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen och där inom plan- och byggenheten. Trafikansvarig En kommande tjänst som håller ihop våra samhällsbetalda resor för kommunen placeras lämpligen inom miljö- och

107 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 16(32) samhällsbyggnadsförvaltningen och där inom plan- och byggenheten. Det bör noteras att det inte finns några medel budgeterade för detta uppdrag i budgetförslaget som omfattar åren SN MBN KC kommentar MBN KC kommentar Förändring av förslaget efter remiss Bostadsanpassningsbidrag SN instämmer i kommunchefens konklusion. Förslaget om att bostadsanpassningsbidragen överförs till Socialnämnden är logiskt motiverade. Vidare kommer beröringspunkterna mellan välfärdsteknologi och bostadsanpassning sannolikt att öka framledes. Namn på förvaltningen. Förvaltningens namn Samhällsbyggnad bör ändras till Miljö- och samhällsbyggnad. Rimligt att förvaltningsnamnet även innehåller ordet Miljö. Kanske man konsekvent därmed också ska ändra namnet på Miljö- och byggnämnden till Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden. Naturvårdsansvarig En tjänst som naturvårdsansvarig bör inrättas permanent. Många angelägna behov finns att tillgodose i en kommun. Tyvärr räcker resurserna inte till allt. En prioritering blir då nödvändig varvid en tjänst som naturvårdsansvarig inte kommer högst upp på denna lista. Förvaltningsnamnet ändras till Miljö- och samhällsbyggnad. 13. Räddningstjänst Remissinstans KC konklusion i utredningen SN KC kommentar Synpunkt KC konklusion i utredningen: Kommunchefen förblir förvaltningschef över räddningstjänsten. Räddningschefen kan heller inte vara myndighetsperson över sina egna lokaler. Denna funktion måste införskaffas från någon annan kommun. SN instämmer i kommunchefens konklusion. Räddningstjänsten myndighetsutövande mot sig själva måste lösas. Att tillskapa en myndighets/jävsnämnd löser inte problemet för Ödeshögs kommun om det fortfarande ska vara räddningschef alt stf. räddningschef som utför det praktiska arbetet.

108 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 17(32) Förändring av förslaget efter remiss Inkomna synpunkter föranleder inte någon förändring av föreslagen organisation. 14. Kommunala bolag KC konklusion i utredningen SN Remissinstans Kommunhus AB ÖBO Hästholmens Hamn o Magasin AB Synpunkt KC konklusion i utredningen: Ödeshögsbostäder AB renodlas som ett allmän nyttigt bostadsbolag. De uppgifter bolaget ålagts att drifta åt kommunen återförs till kommunen för att driftas i egen regi. Arbete igångsätts med verksamhetsövergång för personalen. Arbete igångsätts med hur tillgångar och skulder skall fördelas. SN instämmer i kommunchefens konklusion. Inte ha någon erinran mot förslaget Styrelsen ser förslaget som en framkomlig väg och att detta är nödvändigt utifrån 80/20-regeln. Hästholmens Hamns- och Magasin AB ordförandes synpunkter i skrivelsen översändes till kommunstyrelsen. Synpunkter från dotterbolagen Bolagsordförandena är positiva till förslaget utifrån sitt respektive område. Ordföranden i ÖBO framför synpunkter att man gärna ser en total kommunalekonomisk vinst med anledning av förslaget till förändrad förvaltningsorganisation Förslaget förändrar inte styrelsens arbete i bolaget och ansvaret för hamnens utveckling i enlighet med gällande bolagsordning och ägardirektiv. Kommunen har tydligen släppt tanken på ett driftbolag utan i stället ska all personal vara anställd av kommunen. Vårt nuvarande tjänsteköpsavtal med Ödeshögsbostäder AB överförs till kommunen och våra hamnvärldar byter arbetsgivare till kommunen. Några viktiga punkter som bör beaktas vid förändringen: Verksamheten vid hamnen bör ledas av en hamnansvarig som har kunskap om hamndrift med tydligt ansvar och befogenhet. Samarbetet i hamnen mellan bolaget och aktörerna både när

109 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 18(32) KC kommentar det gäller det dagliga arbetet och via Hamnrådet är viktigt att vidmakthålla för att få en stor delaktighet i utvecklingen av hamnområdet. Av ägardirektiven framgår att det utåtriktade arbetet att finna kapital blir viktigt, vilket kräver att det arbetet prioriteras och ges resurser. Det måste finnas möjlighet att vid behov lägga ut driften av hamnen eller delar på entreprenad, som t.ex. gjorts vid Rökstenen. Oavsett driftsform så är ju servicen till våra kunder det viktigaste. Synpunkterna från det kommunala moderbolaget med dess dotterbolag måste betecknas som att de är positiva till att merparten av de tidigare överförda verksamheterna återförs till den kommunala organisationen. Några av de argument som finns för att återföra de tekniska verksamheterna till kommunen är framförallt Minskad administration både inom kommunen och ÖBO Beställarkompetens för tekniska verksamheter återförs till kommunen. Verksamhetsutföraren får ett direkt ekonomiskt ansvarar mot beställaren (KS) LOU-upphandlingar behöver inte göras (Kd, C och S) KC kommentar Bolagens framtid utreds vidare. För bolagen görs ingen organisatorisk förändring just nu. Översyn av samverkan och effektivisering inom koncernen ska göras. Den samverkande politiska majoriteten är inte negativ till förändringen men vill att frågan utreds ytterligare. Därför vill man inte göra förändringen nu utan senare. Om genomförandet skjuts på framtiden måste vi vara medvetna om följande: Köp mellan olika juridiska fristående personer kan i lagens mening ske utan konkurrensutsättning, under förutsättning att, kontroll- resp verksamhetskriterierna är uppfyllda. Dessa kallas Teckal-kriterierna (in house-undantaget). Det är ett undantag från kravet att genomföra en upphandling enl regelverket i lagen om offentlig upphandling (LOU) om kraven är uppfyllda. Kontrollkriteriet innebär, att den upphandlande myndigheten utöver kontroll över den juridiska personen eller den gemensamma nämnden som motsvarar, den kontroll som myndigheten utövar över sin egen förvaltning. Verksamhetskriteriet innebär, att den juridiska personen eller den gemensamma nämnden, bedriver huvuddelen av

110 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 19(32) sin verksamhet tillsammans med den eller de myndigheter som kontrollerar den. Hur stor del den fristående enheten kan sälja till utomstående för att kriteriet skall gälla går inte att säga utan varje enskilt fall måste bedömas. Det finns rättsfall där gränsen 80/20 anses godtagbar. Fr.o.m träder den nya LOU-lagen i kraft där 80/20 regeln fastställs. Om något av våra kommunala bolag inte säljer tjänster till kommunen som är 80% eller mera av deras omsättning måste en regelrätt LOU-upphandling ske. Båda dessa kriterier måste vara uppfyllda, i annat fall är undantaget inte tillämpligt. Vid köp mellan två systerbolag (horisontella köp) inom samma koncern utan föregående upphandling är, enligt regeringen, tillämpning av in house-undantaget möjlig. Den strängare lagstiftningen fr.o.m innebär också att bolaget bör fundera på om de anställda ska flyttas över till ett dotterbolag till dess att kommunen åter igen blir anställningsmyndighet, vilket kräver minst lika mycket resurser som att föra över verksamheten direkt till kommunen. M KC kommentar ÖP KC kommentar Förändring av förslaget efter remiss Analys på de personliga planen (de anställdas). Vad tycker medarbetarna generellt om den föreslagna omplaceringen från tex ÖBO till kommun? Någon enskild personenkät bland de anställda har inte genomfört. Det finns säkert medarbetare som tycker att det är bra medan andra tycker det är dåligt. Bolagsledningen har kontinuerligt informerat personalen om den utredning som varit på gång och att huvudmannaskapet för de anställda föreslås i den övergå från ÖBO till kommunen. I dessa sammanhang har dock inte några negativa synpunkter framförts till bolagsledningen. Vi tycker att utredningen i detta avsnitt ( Lösöre och fasta tillgångar) saknar en tydlighet till de föreslagna förändringarna, där bolagen och dess inventarier är behandlade på ett alltför ytligt sätt. Vi anser därför att ett djupare resonemang bör tillföras utredningen omkring ägarfrågorna, där alltför många frågor stor obesvarade. Värdeöverföringar mellan bolagen och kommunen bör ske efter samma principer som tillämpades 2009 då värden överfördes från kommunen till bolaget. Framförallt användes bokförda värden vid dessa transaktioner. Förslaget kvarstår att de tekniska verksamheterna, kost, städ etc återförs in i den kommunala organisationen. Tidpunkten när detta ska ske framflyttas till tidigast Senareläggningen kan innebära att bolagstrukturen

111 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 20(32) i närtid måste ses över för att klara den nya lagstiftningen. 15. Övriga frågeställningar Turism Remissinstans Kd, C o S KFN KC kommentar: Synpunkt Lägg turismen under Kultur- och fritidsnämnden. Turistbyråverksamheten bör ligga i förvaltningen för barnoch utbildning och kultur- och fritid. Begreppet turism kan betyda olika för olika personer. Det är i detta sammanhang viktigt att vi menar samma sak. Turism är enligt Word Tourism Organizations (WTO) definition "Människors aktiviteter när de reser till och vistas på platser utanför sin vanliga omgivning för kortare tid än ett år för affärer, fritid eller andra syften". WTO är FN:s organ för frågor för turismen. Definitionen omfattar alltså i princip alla aktiviteter och den konsumtion som är direkt kopplad till resandet, inklusive affärsresandet. I dagligt tal kallar vi företagandet inom turism för besöksnäring, men företag i andra branscher berörs också i hög grad. Undertecknad tolkar att de båda remissinstanserna (Kd, C,S) resp (KFN) så att med turism avses turistbyråverksamhet, alltså en snävare betydelse än WTO:s definition. Det är viktigt att vi i vår organisation vet vilka gränsdragningar som gäller i turismfrågorna så att inte vissa frågor faller mellan stolarna. Jag tänker exempelvis på kontakter med olika statliga myndigheter och företagare som vi har kontakter med. Uppskattningsvis uppgår den tid vi idag lägger på turistbyråverksamhet till ca 0,25 årsarbetare under hela året. Under sommarmånaderna jobbas det heltid medan under resten av året endast någon timma per dag. Svevia Travels AB har 2016 i utredningen Vad turister tror, vet och kan om Ödeshög och varför de så gärna kommer hit kartlagt Ödeshögs turism och gjort en bedömning av utvecklingsmöjligheterna. I rapporten ges ett antal mycket tydliga råd bl.a. råden - Stäng turistbyrån på vintern, frigör mer tid och var bättre på förberedelser. Stärk turistbyråns roll och gör en ordentlig arbetsbeskrivning för personalen. Renodla uppdraget!

112 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 21(32) - Behåll turismen under Näringslivsenheten allt vore galet! Förändring av förslaget efter remiss Jag ser inte något praktiskt hinder att ansvaret för den rena turistbyråverksamheten överförs från kommunstyrelsen till kultur- och fritidsnämnden. Ska kommunen få ut så mycket som möjligt av de medel som satsas på turistbyråverksamheten har jag samma uppfattning som framförs i den rapport Svevia Travels AB framför. Trots remissinstansernas synpunkter föreslås ingen uppdelning av turistverksamheten mellan olika nämnder. Besöksnäring Remissinstans Kd, C o S Förändring av förslaget efter remiss Synpunkt Besöksnäringen ligger kvar under Näringsliv Viktigt att näringslivsfrågorna hålls samman inom en nämnd oavsett inom vilken bransch företagen verkar i. Trots remissinstansernas synpunkter föreslås ingen uppdelning av turistverksamheten mellan olika nämnder. Utmaningsrätt och alternativa driftsformer KC kommentar: Remissinstans M Synpunkt Eventuell upphandling av ÖBO/kommunens utförda tjänster i framtiden. Hur kan de konkurrensutsättas? M föreslår att man inför utmaningsrätt i kommunen, som ger företag eller anställda rätt att konkurrensutsätta delar av kommunens verksamhet. Se förslag och exempel från Mulljö kommun (Alternativa driftsformer). KC kommentar En kommun kan bestämma sig för att införa utmaningsrätt. Om man gör så innebär det en initiativrätt till en prövning av om en upphandling ska ske. Ett 30-tal kommuner och landsting har hittills tagit sådana beslut. Det är kommunen som beslutar om de regler som ska gälla vid utmaningen. Om en verksamhet utmanas prövas först om det är tillåtet att upphandla verksamheten (myndighetsutövning, strategiska ledningsfunktioner, verksamheter som enligt lag eller förordning måste utföras av kommunen kan inte utmanas). Den som utmanar är inte säker på att få uppdraget då troligen Lagen om offentlig (LOU) upphandling ska användas. Frågan om utmaningsrätt aktualiserades 2009 i kommunen avskrevs ärendet av KSAu för vidare handläggning pga.

113 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 22(32) inaktualitet. Om den politiska majoriteten så beslutar kan frågan ånyo aktualiseras. Förändring av förslaget efter remiss Förslaget om utmaningsrätt föranleder inte i dagsläget någon förändring av organisationsförslaget. Ekonomiska synpunkter (Kd, C och S) M Synpunkt Ta fram en ekonomisk analys av organisationsförändringen. Organisationen ska sikta på att bli mer kostnadseffektiv. Ur ett ekonomiskt perspektiv. Vad effektiviseras i förslaget? Fördelar med mer än en förvaltning? KC kommentar Lokaler Remissinstans Remissinstans MBN KC kommentar Hela tanken med förslaget till förändrad tjänstemannaorganisation är att vi ska få ut så mycket som möjligt av varje satsad kommunal krona, dvs syftet är att vi ska effektivisera vår förvaltningsorganisation. Förslaget lyfter ett antal funktioner vi bör lägga mer ekonomiska resurser på för att helheten ska fungera bättre. Förslagets grundtes är att tillskapandet av dessa funktioner måste i första hand ske genom att vi omdisponerar de resurser vi redan har idag. Att minska administrativt dubbelarbete inom kommunkoncernen leder till att vi kan nyttja de frigjorda resurserna på funktioner vi idag behöver förstärka i stället för att nyanställa medarbetare. Det finns för och nackdelar om man väljer en organisation som är organiserad i en förvaltning eller uppdelad i flera. Den nu genomförda utredningen visar att både politik och medarbetare upplever nuvarande organisation som oklar när det gäller administrativt stöd och chefskap för vissa funktioner. Synpunkt Lokalfrågorna bör ses över och samordnas tillsammans med organisationsutredningen. Det finns många synpunkter/ideér hur våra kommunala fastigheter/lokaler ska nyttjas. För att klargöra behov och vilka ekonomiska konsekvenser olika alternativ får kommer en lokalutredning tas fram som presenteras under mars månad 2017.

114 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 23(32)

115 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 24(32) Bilaga 1 Exempel på verksamheter Ödeshögs kommun samverkar med andra kommuner. Ödeshögs kommun har ett stort antal samverkansprojekt där vi gemensamt i olika kommunkonstellationer löser gemensamma frågor. Dessa samarbeten kan vara mer eller mindre formella. En frågeställning som lyfts emellanåt är demokratiproblemet för medborgaren när kommuner samverkar eftersom det kan vara svårt att veta vem man kan utkräva ansvar av. Samverkansområde Socialjour. Tjänstemän som hanterar akuta socialtjänstfrågor under kvällar, nätter och helger. Alkoholhandläggare. Alkoholhandläggaren svarar för handläggning av ansökningar om serveringstillstånd, samt har tillsyn över att serveringen sker enligt lag. I uppgiften ingår även tillsyn över försäljning av folköl, tobak och vissa receptfria läkemedel. Samverkan runt familjehemsplaceringar Samverkan om jourlägenhet för utsatta Energirådgivare Kommunalförbundet ITSAM. Samverkan inom IT-området och arkiv Samverkansområde MAS (medicinskt ansvarig sjuksköterska) MAR (medicinskt ansvarig rehabiliterare) Inköpssamverkan. Samverkande kommuner Linköping Mjölby Boxholm Vadstena Kinda Åtvidaberg Ödeshög Motala Mjölby Boxholm Vadstena Finspång Ödeshög Boxholm Vadstena Ödeshög Ödeshög Kommun i angränsande län Vadstena Ödeshög Boxholm Kinda Vimmerby Ydre Åtvidaberg Ödeshög Samverkande kommuner Vadstena Ödeshög Vadstena Ödeshög Motala

116 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 25(32) Motala kommuns upphandlingskontor utgör vår spetskompetens när det gäller upphandlingar och LOU och är oss behjälpliga runt genomförande av upphandlingar Kommuninvest: Samverkan i finansiell upplåning mellan kommuner och landsting/regioner Kommunala försäkringar: Förenade Småkommuners Försäkringsbolag. Kommunal samverkan i upphandlingar försäkringslösningar och skadeförebyggande arbete. Telefonväxel: Sedan 1 jan 2008 har Ödeshögs och Vadstena kommuner samverkat vad gäller växeltelefonitjänster på så sätt att Ödeshögs kommun och dess bostadsbolag köper dessa tjänster från Vadstena kommun för en kostnad motsvarande 0,5 tjänst av en heltid. Från 1 apr 2014 har ÖBO valt att ta hem sina samtal till en egen växel/reception som bemannas med egen personal. Överförmynderi: Gemensam överförmyndarnämnd med gemensamt överförmyndarkansli i Motala. Ödeshög utser en ledamot och en ersättare i nämnden, som består av 5 ledamöter och 5 ersättare. GIS (Geografiskt Informations System). Gemensam kartfunktion inom KÖBYTA kommunerna Samverkansområde Konsumentvägledning: Tjänst som köps från Motala kommun så att våra medborgare kan få professionell vägledning i konsumentfrågor. Räddningstjänst: Samverkan inom Räddsam E där syftet är att utan hinder av kommungräns utföra räddningstjänstinsats, med automatik eller rekvirering av räddningsledare, på snabbaste och effektivaste sätt med högsta möjliga kvalitet. Räddningstjänst: Avtal ang ledning av räddningsinsatser och Mjölby Boxholm Vadstena Ödeshög Ydre 8 landsting/regioner och 272 kommuner varav Ödeshögs kommun är en av dessa 24 kommuner varav Ödeshögs kommun är en av dessa Vadstena Ödeshög Motala Mjölby Vadstena Ödeshög Kinda Ödeshög Boxholm Ydre Tranås Aneby Samverkande kommuner Motala Ödeshög Östergötlands kommuner Motala Ödeshög

117 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 26(32) utnyttjande av varandras resurser Gemensam gymnasieintagning Samordningsförbundet Västra Östergötland: Bildades genom en sammanslagning av de tidigare förbunden Motala Vadstena (som startade 1 januari 2005) och Mjölby Ödeshög Boxholm (som startade 1 januari 2007). Utöver de fem kommunerna ingår Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan och Region Östergötland/landstinget. Samordningsförbundet är ett resultat av Lag (2003:1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser och är en fristående juridisk person. Målgruppen för den finansiella samordningen är personer i förvärvsaktiv ålder (vanligen år) som är i behov av samordnade rehabiliteringsinsatser och uppbär offentlig försörjning. Syftet med den finansiella samordningen är att underlätta en effektiv resursanvändning. Samordningsförbundet utgör en gemensam plattform som ska underlätta samverkan mellan huvudmännen, en kunskap om varandras uppdrag som bidrar till systemutveckling som säkrar funktioner och samverkansformer som är hållbara över tid. Nätverk: Ett antal länsövergripande nätverk för tjänstemän inom olika områden. Länets kommuner Tranås Motala Vadstena Mjölby Boxholm Ödeshög Arbetsförmedlingen Försäkringskassan Reg Östergötland Länets samtliga kommuner

118 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 27(32) Bilaga 2 Intervjuade personer vid organisationsöversyn Avdelning Funktion Namn Politik Kommunalråd Annicki Oskarsson KS 1:e vice ordf Anders Karlsson Ordf. MBN Per-Arne Hagby Förtroendevald Roger Silver Ordf SN Johan Collberg Förtroendevald Roger Silver Nämndservice Plan- o byggchef Rebecka Bäck Miljöchef Anneli Vestergren Kommunsekr. Maria Blomberg Räddningschef Jörgen Nielsen Ekonmichef Marie Holstensson Verksamhetsutv Lars-Gunnar Almén Arbete o näringsliv Näringslivschef/VD bolagen Teknisk chef Peter Kenell Emil Wissman Barn- o unga Områdeschef Richard Weibull Förskolechef Maria Rabelius Rektor Richard Olofsson Ifo-chef Katarina Eriksson Fritidskonsulent Britt-marie Johansson Vård- o omsorg Vård- o omsorgschef Enhetschef Enhetschef Enhetschef Biståndshandläggare Biståndshandläggare Ywonne Holm Maud Veibäck Marie Ljung Lina Lundstedt Gunilla Carlson Elin Gransö Fackliga repr Brandmännens Riksförbund Magnus Storm Kommunal Sara Tollsten Kommunal Johanna Karlsson Lärarförbundet Anders Lindqvist Lärarnas Riksförbund Maria Bäckström

119 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 28(32) Följande personer/ organisationer som var inbjudna att lämna synpunkter under utredningsarbetet avstod eller att vi inte lyckas få till ett personligt möte med dem. Avdelning Funktion Namn Politik Ordf BUN Robert Wahlström Ordf KFN Birgitta Widén-Blomberg Barn- o unga Bitr.rektor Maria Svensson Omsorg Enhetschef Åsa Johansson Fackliga repr Vision Avstått SSR Avstått Vårdförbundet Avstått Ledarna Avstått

120 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 29(32) Bilaga 3 Organisation kring samhällsbyggnadsfrågor Enligt plan- och bygglagen (PBL) ska det i varje kommun finnas en byggnadsnämnd. Lagen föreskriver också att nämnden ska ha minst en person med arkitektutbildning till sin hjälp och i övrigt ha tillgång till personal i den omfattning och med den särskilda kompetens som behövs för att nämnden ska kunna fullgöra sina uppgifter på ett tillfredställande sätt. Byggnadsnämnden är en s.k. specialreglerad nämnd som i sin myndighetsutövning är helt fristående från såväl kommunstyrelsen, kommunfullmäktige som andra nämnder. Nämndens myndighetsutövning kan rikta sig både mot enskilda och kommunala organ. Inom miljöbalkens och livsmedelslagens område finns inte längre krav på särskild miljönämnd. Det anges att En kommuns uppgift skall fullgöras av den eller de kommunala nämnder som fullgör uppgifter inom miljö- och hälsoskyddsområdet. Byggnadsnämnden är skyldig att pröva förutsättningarna för och behovet av att ingripa eller besluta om en påföljd så snart det finns anledning att anta att någon inte följer en bestämmelse. Denna tillsyn är att betrakta som myndighetsutövning. Tillsyn utövas direkt gentemot den som bedriver en verksamhet eller vidtar en åtgärd såsom byggherrar, fastighetsägare, ägare av byggnadsverk, nyttjanderättshavare, väghållare och huvudman för allmän plats. Dessa framgår av bestämmelserna i plan- och bygglagen. Tillsynen enligt miljöbalken är uppdelad mellan centrala myndigheter, länsstyrelsen och kommunerna genom den eller de nämnder som fullmäktige bestämmer. Tillsynsmyndigheterna ska i nödvändig utsträckning kontrollera efterlevnaden samt vidta de åtgärder som behövs för att åstadkomma rättelse, genom till exempel förelägganden. På samma sätt är kommunen behörig kontrollmyndighet för den offentliga kontrollen inom livsmedelsområdet och därmed skyldig att utföra kontroll och beivra brott m.m. Bland kommunerna i Sveriges lagstadgade uppgifter finns därför ett inbyggt jäv. Kommunerna ska t ex upprätthålla olika former av infrastruktur och samhällstjänster som ofta är föremål för myndighetstillsyn och kontroll som kommunen själv enligt olika lagstiftningar har ansvar för att utföra. Enligt 3 kap 5 Kommunallagen (1991:900) får ingen nämnd utöva tillsyn över sådan verksamhet som nämnden själv bedriver. Enligt första stycket i samma paragraf får en nämnd inte heller bestämma om rättigheter och skyldigheter för kommunen i ärenden där nämnden företräder kommunen som part. Bestämmelsen tar alltså sikte på nämndsnivån, och är normerande för vilka uppgifter som får hanteras av en och samma nämnd. Bestämmelsen innebär bland annat att en nämnd inte kan ha ansvar både för den lokala tillsynen enligt t.ex. miljöbalken (MB) och för drift av kommunala verksamheter som på något sätt är föremål för tillsyn enligt MB. På detta sätt är den politiska

121 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 30(32) organisationen i Ödeshög uppbyggd, dvs med en kommunstyrelse med driftsansvar och en miljö- och byggnämnd med myndighetsansvar. Det som framförts av remissinstanser i samband med den nuvarande organisationsutredning är att de driftverksamheter som lyder under kommunstyrelsen (gator, vägar, fastigheter, vatten- och renhållning, planverksamhet, näringsliv och turistfrågor etc.) läggs under en gemensam förvaltning med en förvaltningschef som också hanterar myndighetsnämnden miljö- och byggnämnden. Det är alltså det dubbla uppdraget för förvaltningen att både drifta och utöva tillsyn som blir problemet. Jäv Av regeringsformen framgår det att den offentliga förvaltningen består av statliga och kommunala förvaltningsmyndigheter. Förvaltningsmyndigheterna ska beakta allas likhet inför lagen och iaktta saklighet och opartiskhet. I de kommunala ingår både nämnderna och deras förvaltningar det vill säga både politiker och tjänstemän. Bestämmelserna om jäv regleras i 6 kap 24 och 25 samma lag och gäller både förtroendevalda och anställda. Mest aktuellt i sammanhanget är det som kallas tillsynsjäv och så kallat delikatessjäv. Tillsynsjäv Tillsynsjäv innebär t.ex. att en och samma person inom en kommunal förvaltning inte kan arbeta med tillsyn samtidigt som personen arbetar med frågor kopplade till drift av anläggningar eller verksamheter som är föremål för tillsynen. Exempel på kommunala verksamheter inom en sammanslagen förvaltning som är föremål för kommunal tillsyn i Ödeshögs kommun är bland annat: avloppsledningsnät, avloppsreningsverk dagvattennät dricksvattenanläggningar, vattenledningsnät vissa miljöolyckor inom t ex kommunens gatunät vissa störningar rörande buller och luft användning av bekämpningsmedel i kommunens verksamheter nedskräpning när kommunen är huvudman för sanering av förorenad mark kommunens avfalls- och återvinningssystem räddningstjänstens anläggningar bad- och idrottsanläggningar olovligt byggande enkelt avhjälpta hinder Att en kommun har en sammanslagen förvaltning där både tillsynen på miljö-, byggområdet och kommunaltekniska verksamheter ingår, innebär inte automatiskt att alla tjänstemän som arbetar med tillsynsfrågor blir jäviga. Det avgörande är vad var och en gör. Det måste alltså finnas tydliga gränser mellan å ena sidan tillsynen och å andra sidan de övriga verksamheterna. Tjänstemännens olika roller måste klart fastställas. Det är

122 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 31(32) mycket viktigt att framförallt förvaltningschefens roll fastställs och dokumenteras. Varken handläggarna eller enhetscheferna på miljö- eller byggnadsenheten får arbeta med driftsfrågor angående sådana verksamheter och objekt som är föremål för miljö- eller plan- och bygglovavdelningens tillsyn. Förvaltningschefen får inte hantera eller ingripa i tillsynsärenden om han/hon har övergripande ansvar för de kommunaltekniska verksamheterna. För att undvika tillsynsjäv ska följande uppfyllas enligt Sveriges kommuner och landsting (SKL): Att drift- och tillsynsuppgifter är åtskilda genom separata avdelningar Att det inte finns personer som arbetar både med tillsyns- och driftuppgifter Att ingen tjänsteman har både driftsansvar och delegation att fatta beslut inom myndighetsutövning Delikatessjäv Även andra situationer än ovanstående jävsituationer kan innebära att tillsynsavdelningens opartiskhet kan ifrågasättas och då föreligger delikatessjäv. Regeln om delikatessjäv är mycket allmänt hållen varför det är svårt att precisera alla de situationer där den kan bli aktuell. Om förvaltningschefen i en sammanslagen förvaltning på något sätt försöker påverka de tjänstemän i förvaltningen som arbetar med tillsyn beträffande hur tillsynen ska bedrivas mot kommunen i olika ärenden, är risken stor att dessa tjänstemän kommer att anses jäviga. Formuleringen ägnad att rubba förtroendet för hans opartiskhet innebär att redan risken för partiskhet kan medföra delikatessjäv. Det är av största vikt att beakta den beroendesituation och lojalitetskonflikt som kan uppstå när miljö- och bygglovhandläggare är underställd den chef som även är ansvarig för en verksamhet där tillsyn ska bedrivas. För att undvika delikatessjäv ska följande uppfyllas enligt Sveriges kommuner och landsting: Att förvaltningschefen inte har personalansvar inom tillsynsavdelningen Att förvaltningschefen inte löneförhandlar för personal inom tillsynsavdelningen Att förvaltningschefen inte har budgetansvar för tillsynsavdelningens medel Att en utomstående inte kan uppfatta det som att förvaltningschefen kan utsätta personal inom miljö resp. plan- o byggavdelningen för otillbörlig påtryckning när det gäller tillsyn som riktar sig mot kommunen. Delegation Kommunens reglemente och delegationsordning skall vara utformade så att det finns en tydlig uppdelning av driftsansvar och tillsynsansvar. Samma personer (tjänstemän och förtroendevalda) som ska eller kan komma att fatta beslut i tillsynsfrågor skall inte ha beslutsrätt när det gäller driftsfrågor av sådana anläggningar som den kommunala tillsynsmyndigheten har tillsyn över.

123 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 32(32) Personalansvar och lönesättning Tjänsteman som arbetar med tillsynsfrågor skall inte stå i direkt beroendeställning till chef som samtidigt har driftansvar. Den chef som sköter rekrytering samt har ansvar för lönesättning, utvecklingssamtal, kompetensutveckling eller dylikt för tillsynspersonal får inte samtidigt ansvara för personal och anläggningar som kan bli föremål för tillsyn. Ekonomi Den person eller den nämnd som har budgetansvar för anläggningar eller verksamheter som kan bli föremål för tillsyn från den kommunala tillsynsmyndigheten skall inte samtidigt ha budgetansvar för tillsynspersonalen. Medel till tillsyn skall äskas hos fullmäktige fristående från äskande av medel för anläggningar och verksamheter som omfattas av tillsynen. Sammanfattningsvis Mot bakgrund av ovanstående anser jag att det finns ett flertal aspekter som gör att grundläggande rättsprinciper inte är uppfyllda med en sammanslagen samhällsbyggnadsförvaltning där både drift och myndighetsutövning ska hanteras. Henrik Hendeby Kommunchef

124 Kommunledningen Henrik Hendeby PROMEMORIA Datum Diarienummer Sida 1(37) Översyn av förvaltningsorganisationen 2016 E:\Diabas\Server\Store\MABLO2600\66778\Ver 2.3 PM ang översyn av förvaltningsorga.docx

125 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 2(37) Innehåll Översyn av förvaltningsorganisationen Sammanfattning Bakgrund Metod Kommunens politiska organisation Nämndernas ansvarsområden Kommunens tjänstemannaorganisation Nuvarande organisation Utvärdering Förändrad tjänstemannaorganisation våren Anställningsmyndighet för kommunens anställda Kommunchefsuppdraget Ersättare för kommunchefen/vice kommunchef Måste man alltid ha en kommunchef? Drift- och tillsynsverksamhet inom en förvaltning Organisationsjäv Kommunens ställning som part Skilj drift från tillsyn En förvaltningsorganisation enligt regelverket Antal underställda Stabsfunktioner Ekonomienhet Kanslienhet: PA-lön Områdeschef Barn- o utbildning och kultur o fritid Sammanhållen socialtjänst Samhällsbyggnad Räddningstjänst Kommunala bolag Kommunal verksamhet som utförs av ett kommunalt bolag Varför bolagisering 2009? Lagen om offentlig upphandling Vad händer om verksamheten återförs till kommunen? Verksamhetsövergång... 24

126 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 3(37) Lösöre och fasta tillgångar Uppkomna frågeställningar under arbetet Integration Trafikfrågor Färdtjänst Kommunens tjänstebilar Bostadsanpassningsbidrag Folkhälsofrågor EU-samordning Samverkan med andra kommuner Bilaga 1. Frågor som tagits upp vid intervjuer ang tjänstemannaorganisationen Bilaga 2. Nämndernas uppdrag enl resp reglemente Bilaga 3. Tidsåtgång för chefsuppdrag Bilaga 4. Antalet underställda på respektive enhet 2016 inom barn- oh utbildningsnämnden resp socialnämnden Bilaga 5. Kommunala bolag där ägarandelen är 100% Bilaga 6. Utkast till förvaltningsorganisation för Ödeshögs kommun fr.o.m Bilaga 7. Förslag till förvaltningsorganisation fr.o.m Bilaga 8. Tidplan... 37

127 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 4(37) 1. Sammanfattning Föreliggande förslag till organisationsstruktur innebär i korthet att kommunens tjänstemannaorganisation organiseras som en traditionell förvaltningsorganisation med fem förvaltningar som leds av en kommunchef och tre förvaltningschefer. I förslaget har kommunchefen förvaltningsuppdraget både för kommunledning och samhällsbyggnad. De förvaltningar som föreslås är Kommunledning Samhällsbyggnad Barn-, utbildning o kultur Social Teknik- o näringsliv De tekniska verksamheterna, kost, städ etc. som tidigare varit utlokaliserade på det kommunala bostadsbolaget återförs in i den kommunala organisationen för att på så sätt minska det administrativa arbetet både internt och externt. Ett inriktningsbeslut bör tas att kommunens framtida organisation formas enligt föreliggande förslag samt att rekrytering påbörjas av en utbildningsoch kulturchef samt en socialchef. Ett fortsatt utredningsarbete krävs inom samtliga föreslagna förvaltningar för att slutligen forma dessas struktur. Detta bör ske tillsammans med de nya förvaltningschefer som ska tillträda. I höstens budgetbehandling ta ställning till resursförstärkningar alternativt andra lösningar för att tillgodose personalförstärkningar inom olika verksamhetsområden såsom utökat antal chefstjänster eller andra handläggartjänster. Exempel på tjänster som nämns i promemorian är rektor, enhetschef, trafiksamordnare etc. 2. Bakgrund Från och med förändrades nämndorganisationen i Ödeshögs kommun, enl. fullmäktiges beslut , 2. Förändringen innebar att social-och utbildningsnämnden resp. vård- och omsorgsnämnden upphörde och i stället inrättades en barn- och utbildningsnämnd och en socialnämnd. Kommunchefen fick i samband med att ärendet behandlades i kommunstyrelsen ( 4/16) uppdraget att se över tjänstemannaorganisationen utifrån den nya politiska organisationen som gäller fr.o.m

128 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 5(37) 2.1 Metod. Ett antal intervjuer har genomförts med ledande tjänstemän, politiker och fackliga företrädare. Det är samma målgrupp som intervjuades när bolaget Unik resurs 2012 genomförde en utvärdering av tjänstemannaorganisationen. Sammanlagt 23 intervjuer har genomförts, där några intervjutillfällen har skett i grupp, så antalet intervjuade uppgår till ca 35 personer. De frågor som har varit utgångspunkt för intervjuerna framgår av bilaga 1. Samtliga intervjuer har dokumenterats som arbetsmaterial och sammanfattats inom ramen för denna promemoria för att vara underlag för analys och slutsats. Ett antal frågeställningar har kommit upp under intervjuerna, som i denna PM beskrivs lite mer ingående såsom jävsproblematik, vice kommunchef, ekonomroller, sekreterarfunktioner, kommunala bolags koppling till kommunen, IT-funktion, udda arbetsuppgifter etc. 3. Kommunens politiska organisation. Ödeshögs politiska organisation fr.o.m kan grafiskt redovisas enligt figur 1. Kommunfullmäktiges beslut ( 4/16) innebar att vård- och omsorgsnämnden respektive social- och utbildningsnämnden upphörde och två nya nämnder skapades dvs barn- och utbildningsnämnd respektive socialnämnd. Med de nya nämnderna samlades verksamhet som berör barnomsorg och utbildning under en nämnd och frågor som berör socialtjänst under en nämnd. Figur 1. Ödeshögs politiska organisation fr.o.m

129 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 6(37) 3.1 Nämndernas ansvarsområden En nämnds uppdrag och ansvarsområde framgår av dess reglemente. Av bilaga 2 framgår i punktform nämndernas uppdrag enligt respektive reglemente. Det kan konstateras att något eller några dokument har behov av uppdatering för att helt överensstämma med dagens verklighet. 3.2 Nämndsöversyn Fr.o.m har kommunen en tjänstemannaorganisation organiserad i en förvaltning. Under år 2010 genomfördes en översyn av den politiska organisationen som hade som mål att man skulle tillskapa en politisk organisation utifrån en kommunstyrelse med utskott som därmed skulle synkroniseras med tjänstemannaorganisationen som infördes När arbetet avslutades innehöll det nya förslaget inte några större förändringar mot det tidigare. Nämnderna blev kvar men antalet ledamöter minskades något i de stora nämnderna barn- och utbildningsnämnden resp socialnämnden. 4. Kommunens tjänstemannaorganisation 4.1 Nuvarande organisation 2008 genomfördes en intern utredning som såg över förvaltningsorganisationen. Politiken, de anställda och facken var djupt involverade i arbetet. Organisationsförslaget genomfördes fr.o.m Kommunen organiserades från detta datum i en förvaltning med kommunchefen som enda förvaltningschef. Till kommunchefens hjälp fanns en biträdande kommunchef och verksamhetsområdeschefer (VO-chefer) för områdena Barn o Unga, Vård och omsorg, Individuellt stöd, Näringsliv och arbetsmarknad samt Nämndservice med stödfunktioner såsom ekonomi, personal, kansli samt myndighetsfunktion för miljö- och byggfrågor. Hösten 2011 lämnade den dåvarande biträdande kommunchefen uppdraget. Tjänsten fick inte återbesättas, vilket innebar att funktionen utgick ur organisationen. Samtliga VO-chefer blev därmed direkt underställda kommunchefen. Under hand har inte försumbara delar av driften för den kommunala verksamheten överförts till det av kommunen helägda bolaget Ödeshögsbostäder AB. Först fastighetsförvaltningen och senare även lokalvården, kostproduktionen och merparten av de tekniska verksamheterna såsom skötsel av gator, parker och anläggningar, renhållning, vatten och avlopp samt delar av verksamhetsvaktmästeri Utvärdering Hösten 2012 genomförde Unik Resurs i Sverige AB en utvärdering av tjänstemannaorganisationen i Ödeshögs kommun. Utvärderingen baserade sig på

130 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 7(37) ett antal intervjuer med ledande tjänstemän, politiker och fackliga företrädare. Utvärderingen noterade att det råder en obalans mellan tjänstemannaorganisationen med en förvaltning och den politiska organisationen med en kommunstyrelse och tre facknämnder (Vid denna tidpunkt hanterade kommunstyrelsens i ett särskilt utskott kultur- och fritidsfrågorna). Även om det i stort fungerar innebär obalansen en olägenhet med onödigt många sammansammanträden som tjänstemännen ska delta i samt att det administrativa arbetet kunde vara mindre om den politiska- resp tjänstemannaorganisationen harmoniserade bättre. Motsvarande synpunkter har framkommit vid de intervjuer som nu 2016 genomförts inför denna utredning Förändrad tjänstemannaorganisation våren Våren 2015 beslutade kommunstyrelsen i 30/15 att en tjänst som områdeschef för utbildning, omsorg och kultur skulle inrättas där vård- och omsorgschefen samt IFO-chefen blev underställda denna. Områdeschefen har ansvar för de verksamheter som låg under de dåvarande nämnderna socialoch utbildningsnämnden, vård- och omsorgsnämnden och kultur- och fritidsnämnden. Vår nu gällande tjänstemannaorganisation består således av en förvaltning med en förvaltningschef tillika kommunchef. Kommunchefen är direkt chef över områdeschefen och VO-chefen för Näringsliv- och arbetsmarknad. Kommunchefen är tillika VO-chef för området Nämndservice. Näringslivschefen är VO-chef för verksamhetsområdet Näringsliv och arbetsmarknad samt har uppdraget som VD för samtliga helägda kommunala bolag. Områdeschefen är tillika VO-chef för verksamhetsområdet Barn- och unga vilket även inkluderar verksamheterna kultur- och fritid. Grafisk kan nuvarande tjänstemannaorganisation redovisas på följande sätt. Figur 2 Flera förändringar har under hand genomförts i förvaltningsorganisationen beroende på att tjänster inte återbesatts i samband med att medarbetare bytt arbetsgivare och/eller gått i pension.

131 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 8(37) 4.2 Anställningsmyndighet för kommunens anställda. I Ödeshögs kommun är kommunstyrelsen anställningsmyndighet för all personal eftersom de anställda är organiserade i en förvaltning. Organisationen gör att det kan uppstå oklarheter vem som har personal- och arbetsmiljöansvar etc för de anställda. Enligt arbetsmiljöplanen, som fastställts av kommunfullmäktige, har varje nämnd arbetsmiljöansvar. Om varje förvaltning blir sin egen anställningsmyndighet kommer det bli tydligare att respektive nämnd har dessa ansvar. Att kommunstyrelsen ska vara anställningsmyndighet för kommunchefen är en självklarhet. Däremot kan diskuteras om förvaltningscheferna ska ha sin nämnd eller kommunstyrelsen som anställningsmyndighet. Ska kommunstyrelsen äga frågan om dessa tjänsters tillsättning måste kommunstyrelsen också vara dessa tjänsters anställningsmyndighet. Detta organisationsförslag utgår ifrån att kommunchefen och förvaltningscheferna har kommunstyrelsen som sin anställningsmyndighet. Om kommunstyrelsen så vill kan den delegera till annan beslutsfunktion att besluta om tillsättande förvaltningschefer. Kommunstyrelsen hanterar personalpolitiken i kommunen. Detta sker i styrelsens arbetsutskott som tillika är personalutskott. Det är viktigt att hela kommunkoncernen har samma syn på personalfrågorna, vilket garanteras genom att gemensamma det sker på ett ställe. KC konklusion: I en kommande tjänstemannaorganisation bör resp. nämnd vara anställningsmyndighet för de anställda, dock ska kommunstyrelsen vara anställningsmyndighet för kommunchefen och förvaltningscheferna. 5. Kommunchefsuppdraget. Kommunchefens uppdrag diskuteras från och till i alla Sveriges kommuner. För innehavaren är uppdraget mycket osäkert, vilket bekräftas av de händelser som skett i Östergötland de senaste åren, där kommunchefer fått lämna sina uppdrag med mycket kort varsel. I nuvarande kommunallag finns inte kommunchefsuppdraget reglerat på annat sätt än att den som är anställd hos en kommun eller landsting för att ha den ledande ställningen bland personalen inte är valbar KL 4 kap. 6. I SOU 2015:24 (En kommunallag för framtiden) föreslås att uppdraget regleras på ett bestämdare sätt såsom att Styrelsen ska utse en direktör (Kommunen kan själv välja annan benämning om man vill.) Direktören ska ha den ledande ställningen bland personalen och vara chef över den förvaltning som finns under styrelsen.

132 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 9(37) Direktören ansvarar för att det finns underlag till beslut i samtliga ärenden som styrelsen ska behandla och svarar för att styrelsens beslut verkställs. Styrelsen ska i en instruktion fastställa hur direktören ska leda förvaltningen under styrelsen. Instruktionen ska också fastställa direktörens övriga uppgifter. I denna utredning förutsätts att kommunchefen har ungefär samma roll som idag. Inom en treårsperiod kommer dock ett byte att ske på posten eftersom nuvarande innehavare uppnår den bortre pensionsåldern under denna tidsperiod. KC konklusion: En diskussion inom den politiska ledningen bör upptas för att klara ut vilket uppdrag kommunchefsfunktionen i Ödeshögs kommun ska ha framöver och vilken kravprofil det ska vara på den person som skall rekryteras framöver. 5.1 Ersättare för kommunchefen/vice kommunchef. Frågan om kommunen ska ha en förutbestämd ersättare har aktualiserats tidigare. Även i denna intervjurunda har frågan lyfts, då som funktionen vice kommunchef. Att på något sätt vara kommunchefens ersättare kan ha olika benämningar men uppdragen kan vara helt olika. Man kan prata om begreppen tillförordnad (tf.), ställföreträdande (stf), biträdande alternativt vice kommunchef. Tf (tillförordnad) kommunchef övertar uppdraget tillfälligt exempelvis vid kortare frånvaro, medan stf (ställföreträdande) kommunchef liksom vice kommunchef har visst ansvar, befogenheter och uppdrag fastlagda i ordinarie befattning. Vid kommunchefens frånvaro träder man automatiskt in i funktionen Måste man alltid ha en kommunchef? Funktionen som kommunchef har ett antal befogenheter som måste fungera dygnet runt, årets samtliga dagar, exempelvis vid ett krisläge. Dessutom händer det inte sällan att någon kommuninnevånare ska prata med kommunens högste tjänsteman för att framföra vissa synpunkter. Det är då viktigt att våra medarbetare vet till vem de kan hänvisa den som söker kommunchefen Tf. Kommunchef Ödeshögs kommun tillämpar idag begreppet tf. kommunchef när kommunchefen under kortare perioder inte tjänstgör och en ersättare för honom skall träda in enligt följande.

133 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 10(37) Av kommunstyrelsens delegationsordning punkt 1.1 framgår Ärende Delegat Ersättare Kommentar Förordnande av tf. kommunchef Kommunchef KS ordförande Avser kortare vakanser, semester, sjukdom o.dyl. Om delegationspunkt 1.1 inte är tillämplig är det kommunstyrelsen som fattar beslut om vem som ska ha uppdraget som tf. kommunchef. I praktiken tillgår utseendet av tf. kommunchef idag så att då kommunchefen blivit beviljad semester eller annan ledighet av kommunstyrelsens ordförande nyttjar kommunchefen sin delegation att utse en tf. kommunchef som jämte egen tjänst upprätthåller funktionen som kommunchef under ordinarie innehavares frånvaro. Arbetssättet har hittills fungerat på ett bra sätt. Då vi är en liten organisation måste man alltid finna lösningar så att semesterledigheterna i första hand kan ges enligt medarbetarnas önskemål. Det system vi hittills tillämpat har stött detta förhållningssätt då flera personer kunnat dela på uppdraget Vice kommunchef Uppdraget som vice kommunchef skulle enligt förslagsställaren vara lite bredare än att endast träda in vid ordinarie kommunchefs frånvaro. Personen skulle avlasta kommunchefen med dagliga verksamhetsfrågor för att möjliggöra för denne att mera kunna inrikta sig på övergripande strategifrågor och kunna vara mera synlig både internt, externt i kommunen och regionen. Undertecknads uppfattning är att avlastning av kommunchefen bör ske så mer tid kan läggas strategier och framtidsfrågor. Den resursförstärkning som då behövs sker bättre genom att tillskapa en utredningsresurs som kan utföra utredningar och ärendeframskrivningar etc. som kommunchefen själv gör idag. Att i organisationen ha en vice/bitr. kommunchef gör att det på något sätt blir ett delat ansvar. När denna fråga tagits upp under intervjuerna har det framförts att det vore olyckligt att igen införa en funktion som leder till delat ledarskap Vem ska ha uppdraget som kommunchefens ersättare? Den tjänsteman som ska ersätta kommunchefen vid dennes frånvaro måste ha en överblick över hela kommunens verksamhet och vara kunnig i ärenden som hanteras på övergripande nivå. Personen kan dessutom inte vara någon som i ett krisläge är den som ansvarar för krishanteringen inom stora verksamhetsområden i kommunen. Med detta som bakgrund utkristalliseras två funktioner i kommunen som kan åläggas detta uppdrag, vilket blir funktionerna ekonomichef alternativt personalchef. I vår kommun blir det närmast ekonomichefen som kan ta uppdraget då denne löpande följer de politiska

134 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 11(37) frågorna i KSAu. I kommunens krisledningsorganisation är ekonomichefen den som är kommunchefens ersättare. KC konklusion: Någon vice alt biträdande kommunchef bör inte tillföras organisationen. Förstärkning inom utredningsområdet måste vara mer prioriterat. Systemet med att utse en tf kommunchef kan fortsätta som idag. I kommunens krisledningsorganisation är ekonomichefen även fortsättningsvis kommunchefens ersättare. 6. Drift- och tillsynsverksamhet inom en förvaltning. Vid intervjuerna har synpunkter framförts att det vore önskvärt med en samhällsbyggnadsförvaltning som hanterar plan- och byggfrågor, miljöfrågor och drift av kommunens fastigheter och tekniska funktioner etc. Denna förvaltning skulle ledas av en gemensam förvaltningschef. Huruvida man kan blanda drift och tillsynsverksamhet i en förvaltning diskuteras nedan. 6.1 Organisationsjäv Ur ett medborgarperspektiv är tilliten till den myndighetsutövning som bedrivs i olika förvaltningar viktig. En central komponent för tilliten är att det inte förkommer jäv. De krav på saklighet och opartiskhet i förvaltningen finns i regeringsformen och är ett fundament för organisationsfriheten på lokal nivå. Av regeringsformen framgår att den offentliga förvaltningen består av statliga och kommunala förvaltningsmyndigheter. Den kommunala förvaltningsmyndigheten består både av ansvariga politiker och de tjänstemän som svarar för förvaltningen inom verksamhetsområdet. Regeringsformen slår fast att förvaltningsmyndigheterna och andra som fullgör offentliga förvaltningsuppgifter i sin verksamhet ska beakta allas likhet inför lagen och iaktta saklighet och opartiskhet. I kravet på saklighet ligger att de som verkar i förvaltningsmyndighet både politiker och anställda måste ha goda kunskaper om vad som gäller för verksamheten. För den kommunala verksamheten finns den centrala regleringen om jäv i 6 kap 25 kommunallagen. Dessa jävsregler gäller både för förtroendevalda och anställda. Ödeshögs kommun har idag en miljö- och byggnämnd där myndighetsbeslut tas som rör miljö- och hälsoskydd, plan- och byggfrågor, brandtillsyn mm. Många kommuner har samlat myndighetsutövning och planering inom olika områden hos en nämnd. Det innebär inte automatiskt en jävsituation. Det är möjligt att förena myndighetsutövning inom miljöbalken, livsmedelskontrollen, plan- och bygglagen och myndighetsutövning inom räddningstjänsten. Jäv uppstår däremot om drift- och verksamhetsansvar hanteras i samma nämnd som myndighetsansvar enl miljöbalken och plan- o bygglagen.

135 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 12(37) 6.2 Kommunens ställning som part En generell princip är att en nämnd inte får bestämma om rättigheter och skyldigheter för kommunen i ärenden där nämnden också företräder kommunen som part. Bestämmelsen tar sikte på nämndnivån och styr vilka uppgifter som får hanteras av en och samma nämnd Skilj drift från tillsyn En annan generell princip är att kommunal drift av en verksamhet inte får ligga i samma nämnd som tillsynen över samma verksamhet. Bestämmelsen om tillsyn innebär att en nämnd inte kan ha ansvar både för lokal tillsyn enligt miljöbalken eller livsmedelslagstiftningen och samtidigt ansvara för driften av en kommunal verksamhet som på något sätt är föremål för tillsyn enligt samma lag. Ansvaret för verksamheter som vatten- och avloppsanläggningar, avfallsanläggningar, fastighetsförvaltning, kostverksamhet och drift av brandstation samt övningsverksamhet får alltså inte sortera under samma nämnd som har tillsyn över verksamheterna. I gällande organisation i Ödeshög har räddningstjänsten myndighetstillsyn över sina egna lokaler, vilket strider mot gällande lagstiftning. Detta kan lösas genom att tjänsten köps/bytes från/med någon angränsande kommun som får göra tillsynen mot oss En förvaltningsorganisation enligt regelverket. Den kommunala organisationen måste formas så att jäv som kan uppstå mellan grupper av anställda inom kommunen kan hanteras. Inom en samlad förvaltning är det särskilt viktigt att vara medveten om de konflikter som kan uppstå i jävsfrågorna. Om en kommun väljer att samla arbetsgivaransvaret under en nämnd eller under kommunstyrelsen, krävs det att respektive myndighetsnämnd tydligt delegerar beslutsfattandet till en enskild tjänsteman. För att inte bygga in jävsliknande konflikter i organisationen behövs också ett delegerat ansvar för arbetsledning och lönesättning som inte kan påverka beslutsfattandet i myndighetsutövandet. I en sammanslagen förvaltning som innehåller både driftansvar och tillsyn finns en risk för delikatessjäv. Den blir synlig bland annat när den som har ansvar för att utföra tillsynen är i ett beroendeförhållande till den som leder verksamheten och ansvarar för driften. Beroendeförhållandet kan vara av olika slag, det kan till exempel handla om löneutveckling. Ett annat exempel är att den tillsynsansvariga formellt är underställd den verksamhetsansvarige i en linjeorganisation Varken handläggarna eller chefen på miljö-, plan- och byggkontor eller räddningstjänst kan arbeta med driftsfrågor för sådan verksamhet eller objekt som är föremål för kontorens tillsyn. En förvaltningschef kan inte heller hantera tillsynsärenden och samtidigt ha ett övergripande ansvar för de kommunaltekniska verksamheterna eller kostverksamhet. Med ovanstående kan konstateras att en förvaltningschef inte kan ansvara både för kommunens anläggningar och ansvara för den myndighetsutövning som ska verkställas för kommunens tekniska verksamhetsområden och kost-

136 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 13(37) verksamhet samtidigt som man är chef över de anställda som har myndighetsutövning i sitt uppdrag. KC. Konklusion. En sammanhållen samhällsbyggnadsförvaltning med en förvaltningschef, som är chef över kommunens tekniska verksamheter och tillika ansvarig för kommunens tillsynsverksamhet enligt plan o bygglagen samt miljöbalken är inte lämplig om hänsyn ska tas till gällande jävsbestämmelser. Räddningschefen kan heller inte vara myndighetsperson över sina egna lokaler. Denna funktion måste införskaffas från någon annan kommun. Kommunchefen bör således även fortsättningsvis vara chef över plan- och byggchefen, miljöchefen och räddningschefen. 7. Antal underställda. Kommunens chefer har en avgörande betydelse för hur både medarbetare och verksamheten utvecklas. För Ödeshögs kommun är det viktigt att kommunens chefer kan ges möjlighet att leda kommunens verksamhet på ett positivt sätt. En verksamhet kan bara förbättras av medarbetare som är engagerade och delaktiga. Att kunna påverka sin arbetsmiljö och arbetssituation stimulerar till initiativrikedom, kreativitet och ansvarstagande. Det utvecklar våra verksamheter och medarbetare och vi får ännu fler nöjda invånare och stolta medarbetare. Det vi kan konstatera, vilket också framkommit vid intervjuerna, att bl.a. chefer inom barn- och utbildningsnämndens och socialnämndens områden har för många medarbetare att vara chef över. Med för stora grupper blir det i längden en ohållbar situation att på ett bra sätt leda sina medarbetare. Vi ser även ett ökat antal sjukskrivningar både bland chefer och medarbetare. Vid rekrytering av chefer ställs ofta frågan hur många underställda befattningen har samt vilket administrativt stöd som finns till hjälp för uppdraget. Svaren på dessa frågor blir ofta avgörande för om vi kan rekrytera engagerade chefer till vår kommun. Vi bör visa det vi uttrycker i olika dokument dvs. att personalen är vår viktigaste resurs samt att vi vill vara en attraktiv arbetsgivare. Av bilaga 3 framgår tidsåtgång för olika aktiviteter en chef har att utföra för att utföra sitt uppdrag på bra sätt. Arbetad tid för ett heltidsuppdrag uppskatttas till 1640 timmar på ett år då tid för semester och helgdagar som infaller under veckodagarna måndag-fredag. Med ett sådant heltidsmått blir det möjligt att vara chef för ca medarbetare. (Se även suntarbetsliv.se/artiklar/ledarskap, Socialstyrelsen "Hur många direkt underställda kan en chef ha? )

137 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 14(37) Av bilaga 4 framgår hur många underställda respektive chef idag har inom barn- o utbildning resp vård- och omsorg. Vi kan konstatera att antalet underställda i något fall uppgår till drygt 50 medarbetare exklusive de som är visstidsanställda. Ett kommunövergripande ställningstagande bör göras som på något sätt visar riktningen hur många underställda en chef bör ha i Ödeshögs kommun. Detta bör utredas vidare, vilket lämpligen kan läggas på kommunens PA-funktion. Vid en sådan djupare studie måste uppdragens olika komplexitet kartläggas vilket innebär att spannet skulle kunna vara både mindre och större än de som anges i stycket ovan. Ett ställningstagande som gör att det ska vara fler rektorer/enhetschefer eller motsvarande blir till syvende och sist en ekonomisk fråga som måste hanteras i samband med behandlingen av kommunens budget. KC konklusion: Ett kommunövergripande ställningstagande bör tas som anger ungefär hur många underställda en chef i Ödeshögs kommun bör ha. En utökning av chefsantalet blir dock en resursfråga som måste hanteras i kommunens övergripande budgetarbete. 8. Stabsfunktioner Kommunens stabsfunktioner har till uppgift är att vara ett stöd för övriga verksamheter när det gäller exempelvis sekreterarskap vid nämndssammanträden, frågor om löner och personal, ekonomifrågor, IT etc. Stabsfunktionerna har också egna kommunövergripande uppgifter som skall utföras. Sedan organisationsförändringen 2009 är merparten av kommunens administrativa stöd till verksamheterna samlade i VO-området Nämndservice, som bl.a. består av enheterna ekonomi, kansli och PA-lön. Det har framkommit tidigare och bekräftas av nu genomförda intervjuer att de anställda på enheterna ekonomi och kansli upplever en otydlighet när det gäller chefskap. Formell chef är ekonomichef resp. kommunsekreterare för dessa enheter men det finns anställda som ägnar hela sin arbetstid åt verksamheter där annan chef leder och fördelar arbetet. För de anställda blir detta ingen bra arbetsmiljö då man i praktiken har två chefer en formell och en informell som har krav på vad som skall utföras. Av denna anledning föreslås att vissa funktioner på dessa enheter tillförs de verksamheter de jobbar för. 8.1 Ekonomienhet. Enheten hanterar kommunövergripande budget-, redovisning, upphandling o finansiering av kommunens verksamhet. Kommunens ekonomifunktion är idag organiserad som en enhet ledd av ekonomichefen. Enheten består av 5,5 årsarbetare fördelat på 1,0 ekonomi-

138 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 15(37) chef, 1,0 kvalificerad ekonom, 1,0 högskoleekonom, 0,5 gymnasieekonom med verksamhetsuppgifter mot BoU, 1,0 ekonomihandläggare och 1,0 ekonomiassistent/vaktmästare. Den kvalificerade ekonomen är en tjänst som hanterar kommunövergripande verksamhet. Befattningen har ansvar för koncernredovisning, anläggningsregister, upphandlingsstöd/kontakter med inköpscentraler, systemansvar för kommunens ekonomisystem och fakturaflöden samt ekonomistöd till verksamheter som sorterar under kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, miljöoch byggnämnden och kommunrevisionen. Tjänstens innehåll gör att någon annan organisatorisk placering än centralt inte är lämplig. Högskoleekonomen ger ekonomistöd till verksamheter som lyder under barn- o utbildningsnämnden och socialnämnden i frågor som rör budget, bokslut o uppföljning. På tjänsten ligger också kommunövergripande arbete med budget, bokslut och årsredovisning. Det vore olyckligt att dela på högskoleekonomen anställningsmässigt mellan tre förvaltningar utan den gör bäst nytta att vara anställd på ekonomienheten för att därifrån stötta barn- o utbildningsnämnden respektive socialnämnden. Gymnasieekonomen hanterar barn- och utbildningsnämndens administration och vissa beslut vad avser gymnasieelever samt grundskoleelever som har sin utbildning i annan kommun än Ödeshög. Exempel på arbetsuppgifter är busskort, inackordering, hantering av gymnasieprislistor samt gymnasielevdatabasen. Hela tjänstens arbetstid läggs mot barn- och utbildningsnämndens verksamheter vilket gör att den bör placeras organisatoriskt inom detta område. Ekonomihandläggaren sköter kommunens in- och utbetalningar, det som i dagligt tal kallas kassan. På tjänsten ligger också krav, momsredovisning, donationsfondhantering, etc. Vaktmästare/ekonomiassistent. Hanterar kontorsvaktmästeri, posthantering samt kundfakturahantering, projektredovisning samt kommunövergripande inrapporteringar till SCB. På tjänsten ligger också uppdraget att utföra den interna postdistributionen inom centralorten, tidsåtgång ca 1-1,5 tim per dag. Vid semester och andra ledigheter köps tjänsten internt från ÖBO. Den interna postdistributionen är en udda fågel i enhetens arbetsuppgifter varför dessa arbetsuppgifter som berör postdistributionen permanent överförs till den förvaltningen som ska hantera teknik och näringsliv (det som idag sköts av ÖBO) KC konklusion: 0,5 gymnasieekonomen överförs till barn och utbildningsnämnden. Övriga ekonomer behålls centralt på ekonomienheten för att därifrån stötta övriga nämnder/styrelser. Vaktmästaruppgifter för den interna posthanteringen överförs till ÖBO eller motsvarande för hantering av denna funktion.

139 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 16(37) 8.2 Kanslienhet: Kommunens sekreterarfunktioner till nämnderna är idag organiserade till det som benämns nämndservice. Kommunsekreteraren är chef över gruppen. Enheten består idag av 1,0 kommunsekreterare, 2,0 nämndsekreterare, 1,0 registrator och 2,0 skolassistenter. Nuvarande organisation upplevs av de anställda som mycket frustrerande då personerna som jobbar inom enheten i praktiken har två chefer, en formell och en informell som har krav vad som ska utföras. För att renodla chefskapet för dessa anställda är förslaget nu är att de organisatoriskt överförs till den nämnd de jobbar för dvs miljö- och byggnämnden, socialnämnden och barn- och utbildningsnämnden. Dessa nämnder får således arbetsgivaransvar för de anställda och resp verksamhetschef blir chef för dessa personer. För barn- och utbildningsnämnden innebär det att 2.0 assistenter överförs till nämnden. Den 0,5 tjänst som ekonom med verksamhetsuppgifter mot barn- och utbildningsnämnden på ekonomienheten överförs också till barn- o utbildningsnämnden. Resurser för sekreteraruppdraget inom barn- och utbildningsnämnden får ske genom omdisponering av resurser inom nämndens nuvarande centrala funktioner. KC Konklusion: Från kanslienheten överförs 1,0 nämndsekreterare till miljö- och byggnämnden, 1,0 nämndsekreterare till socialnämnden, 2,0 skolassistenter samt att inom barn- o utbildningsnämnden omfördelas administrativa resurser för att täcka 1,0 sekreterarfunktion inom barn- o utbildningsnämnden. 8.3 PA-lön. Enheten har i uppdrag att stötta alla chefer och samordnare i frågor som rör löner, pension, rehabilitering, rekrytering arbetsmiljö, arbetsrätt/avtalsfrågor samt personalärenden. I utredningen har inga synpunkter framförts att enheten bör splittras till olika verksamheter. Däremot har uttryckts att PA-lön fungerar bra såsom den är organiserad idag Enheten består idag av 3,75 årsarbetare. 1,0 personalchef, 1,0 HR-konsult och 1,75 löne- och pensionshandläggare. Enhetens litenhet gör det ej möjligt att fördela personalen på de olika förvaltningarna. KC Konklusion: Enheten bör även fortsättningsvis vara sammanhållen där stöd i olika personalfrågor kan lämnas till berörda chefer. 8.4 IT-funktion. Sedan 2009 har Ödeshög överlämnat sin IT-funktion till kommunalförbundet ITSAM. Kommunalförbundet grundades av kommunerna Kinda, Ydre, Boxholm, Ödeshög och Åtvidaberg. Fr.o.m är också Vimmerby en av

140 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 17(37) medlemmarna. Ett kommunalförbund är en kommun som alla andra kommuner och vi har i samband med medlemskapet i detta överlämnat de ITrelaterade frågorna till denna kommun enligt vad som framgår av förbundsordning och ägaravtal. En översyn av kommunalförbundets förbundsordning liksom ITSAM-avtalet har aktualiserats. En av knäckfrågorna är vilket uppdrag kommunalförbundet ska ha som IT-leverantör till medlemmarna. En annan svår fråga är hur bredbandsutbyggnaden i kommunerna skall hanteras. Olika uppfattningar råder tyvärr här mellan förbundsägarna. I de samtal som förts har Ödeshögs kommun framfört att det viktigaste för vår kommun är att invånarna får tillgång till bredband. Vem som gör utbyggnaden är av mindre intresse. Från de anställda i Ödeshög har upplevts att förbundet de två senaste åren ändrat inriktning där frågor/uppgifter som tidigare legat på förbundet återförs till kommunerna. Problemet är att vi inte har kompetens och personal och resurser på hemmaplan för att lösa uppgifterna. Om kommunalförbundets uppdrag blir mindre än idag måste kompetens tillföras vår organisation. KC Konklusion: IT är och förblir en mycket viktig funktion för att lösa framtida kommunala utmaningar. Vid översynen av ITSAMs förbundsordning och ägaravtal är det mycket viktigt att de leder fram till att kommunalförbundets uppdrag överensstämmer de förväntningar ägarna har på förbundet. Så som förbundet utvecklats den senaste tiden måst kommunen överväga om en datasamordnartjänst eller motsvarande måste tillföras vår organisation för att möta förbundet. 9. Områdeschef. Genom kommunstyrelsens beslut 30/15 inrättades en tjänst som områdeschef för verksamhetsområdena Individuellt stöd, Vård och omsorg och Barn och unga där denne är chef över de verksamheter som ligger under dåvarande Social- och utbildningsnämnden, Vård- och omsorgsnämnden och kultur- och fritidsnämnden. I samband med detta beslut infördes ytterligare en chefsnivå eftersom IFO-chefen liksom Vård- o omsorgschefen fick områdeschefen som sin närmaste chef. Tidigare var kommunchefen dessa VOchefers chef. Med detta fråntogs då ett övergripande ansvar från dessa VOchefer. Motiveringen för införandet av områdeschefen var bl.a. att en samordnings skulle ske mellan verksamhetsområdena och att befattningen skulle hålla ihop ekonomin för dessa verksamheter. Kort tid efter den nya organisationens ikraftträdande lämnade den dåvarande IFO-chefen sitt uppdrag. Vård- och omsorgschefen gjorde sammaledes våren IFO-chefstjänsten har återbesatts medan Vård-och omsorgschefen fortfarande är vakant med hänvisning till att den pågående tjänstemannautred-

141 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 18(37) ningen ska slutföras. Områdeschefen har sagt upp sig och kommer att lämna sin tjänst i slutet av juli månad Vid de intervjusamtal som genomförts i samband med denna utredning har påtalats att områdeschefen haft ett för stort ansvarsområde och därmed inte hunnit med att utföra sitt chefsuppdrag på ett nöjaktigt sätt gentemot medarbetarna. Detta har också framkommit i medarbetarenkäten för Av intervjuerna har också framkommit att ett ytterligare chefsled mellan förvaltningschef och kommunchef inte behövs. Fr.o.m har den politiska organisationen förändrats i och med att social- och utbildningsnämnden resp. vård- och omsorgsnämnden upphörde och istället en barn- och utbildningsnämnd resp. socialnämnd har inrättats. Med konsekvens av förslaget i denna PM, att respektive nämnd har sin egen förvaltning, förslås istället att en utbildnings- och kulturchef resp en socialchef ansvarar för de områden områdeschefen tidigare haft. Någon utökning av chefstjänsterna blir det inte eftersom det tidigare uppdraget som vård- och omsorgschef utökas med ett chefskap också över IFO-chefen. Benämningen på detta uppdrag föreslås vara socialchef. Återstående delar av områdeschefens ansvarsområde, dvs. det som ligger inom barn- och utbildningsnämnden resp. kultur- och fritidsnämnden läggs på en befattning benämnd utbildningsoch kulturchef. KC konklusion: Tjänsten som områdeschef återbesätts ej. En tjänst som socialchef med ett övergripande ansvar för vård- och omsorg respektive IFO inrättas. Dessutom inrättas en befattning som utbildnings- och kulturchef med det övergripande ansvaret för verksamheterna barn- och unga respektive kultur och fritid. 10. Barn- o utbildning och kultur o fritid Fr. o. m har Ödeshög en kultur- och fritidsnämnd. Tidigare låg denna verksamhet som ett utskott under kommunstyrelsen. Fr. o. m har kommunen också en barn-och utbildningsnämnd. I denna utredning förslås att det blir en gemensam förvaltning för barn- o utbildning och kultur o fritid med uppgiften att verkställa de uppgifter som båda dessa nämnder har att ansvara för. Chefen för denna förvaltning, som hanterar utbildningsfrågor resp. kultur och fritidsfrågor benämns förslagsvis utbildnings- och kulturchef. En tillfällig skolorganisation är satt för läsåret 2016/17. Hur detaljorganisationen inom denna förvaltning ska formas framöver bör lämpligen ske i dialog med den chef som ska leda förvaltningen. Denna PM föreslår att visst administrativt stöd överföras från ekonomi- och kanslienheterna, omdisponering inom förvaltningen för att hantera sekre-

142 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 19(37) terarfunktionen inom nämnderna. Dessutom bör ett kommunövergripande ställningstagande göras på hur många underställda en rektor/enhetschef bör ha i Ödeshögs kommun. Ett ställningstagande som gör att det ska vara fler rektorer/enhetschefer blir till syvende och sist en ekonomisk fråga som måste hanteras i samband med behandlingen av kommunens budget. KC konklusion: En utbildnings- och kulturchef blir förvaltningschef över verksamheterna barn o utbildning, kultur och fritid. Hur många rektorer/enhetschefer förvaltningen orkar med att bära blir en resursfråga i kommunens övergripande budgetarbete. Hur detaljorganisationen inom denna förvaltning ska formas framöver bör lämpligen ske i dialog med den chef som ska leda förvaltningen. 11. Sammanhållen socialtjänst Sedan 2009 har kommunen två verksamhetsområden som har socialnämnden som sin politiska bas. Det ena området gäller Vård och omsorg och det andra gäller Individuellt stöd. Sedan mars 2015 har dessa två VO-chefer en gemensam chef, områdeschefen, som också är chef över verksamhetsområdet barnoch unga. Verksamheterna som sorterar under socialnämnden hanterar människor med olika behov av insatser utifrån lagstiftning. Socialtjänstlagen är dock den samma för båda områdena. Därutöver tillkommer LSS, LVU, LVM och HSL. I föreliggande förslag till tjänstemannaorganisation föreslås att nuvarande verksamhetsområdena Vård- och omsorg och Individuellt stöd slås samman till ett område, förslagsvis kallat Socialtjänst med en överordnad chef kallad socialchef. Förutom att vara chef över IFO-chefen innebär uppdraget att axla ansvaret för vård- och omsorgsområdet med dess enhetschefer och biståndshandläggare. Varför ska man samordna socialtjänsten? Samordningsvinster kan göras då det idag finns parallella verksamheter Samordnad ekonomisk styrning inom socialnämndens verksamhetsområden Hemsjukvård och psykiatri underlättas med gemensam vårdnad Kommunens tjänstemannarepresentant i länsövergripande nätverk kommer ha mandat över hela verksamhetsområdet. Nämndarbetet blir enklare Att IFO-delen av socialtjänsten organisatoriskt kopplas bort från barn- och utbildningsverksamheten innebär inte att socialtjänsten och barnomsorg/skola ska sluta att samarbeta. Samarbetet dessa organisationer emellan är mer beroende av de personer som är involverade än den organisatoriska

143 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 20(37) lösning vi har. Sekretessfrågan lyfts ofta upp som ett hinder men alla berörda parter har uppfattningen att detta går att lösa på ett smidigt sätt genom tillstånd från berörda. Hur detaljorganisationen inom denna förvaltning ska formas bör ses över och bör lämpligen ske i dialog med den nye chef som ska leda förvaltningen framöver. Denna PM föreslår att visst administrativt stöd överföras från ekonomi- och kanslienheterna. Kanske skall man undersöka om man kan organisera samtliga biståndshandläggare i en enhet etc.? Dessutom bör ett kommunövergripande ställningstagande göras på hur många underställda en enhetschef bör ha i Ödeshögs kommun. Ett ställningstagande som gör att det ska vara fler enhetschefer blir till syvende och sist en ekonomisk fråga som måste hanteras i samband med behandlingen av kommunens budget. KC konklusion: En socialchef blir förvaltningschef över en sammanhållen socialtjänst. Hur många enhetschefer förvaltningen orkar med att bära blir en resursfråga i kommunens övergripande budgetarbete. Hur detaljorganisationen inom denna förvaltning ska formas framöver bör lämpligen ske i dialog med den chef som ska leda förvaltningen. 12. Samhällsbyggnad Kommunens miljö- och byggnad är kommunens myndighetsnämnd där frågor som rör Plan- och bygglagen, Miljöbalken, lag om skydd mot olyckor etc. I avsnitt 6 Drift- och tillsynsverksamhet inom en förvaltning förs resonemang huruvida det är lämplig att tillskapa en större förvaltning som också innehåller drift av kommunens tekniska verksamheter. Slutsatsen i denna PM blir att detta inte är lämpligt. I detta förslag har kommunchefen också förvaltningschefsuppdraget för Samhällsbyggnadsförvaltningen för att på så sätt lösa jävsfrågan. Arbetssituationen inom miljö- resp. plan- o byggenheten har varit ansträngd de senaste åren. Detta har konfirmerats i den behovsinventering som genomförts. En tillfällig förstärkning av båda enheterna har finansierats i 2016 års budget. Fr.o.m permanentas denna förstärkning med 1,0 miljöinspektör och 1,0 byggnadsinspektör. Den nämndsekretera som stöttar miljö- och byggnämnden och dess tjänstemän ägnar hela sin arbetstid åt dessa. Därför föreslås att tjänsten överförs till förvaltningen. Nämndsekreteraren är också den tjänsteman som idag hanterar de allmänna valen i kommunen. Var denna uppgift bör hanteras framöver bör utredas. Troligen kommer kommunsekreteraren att få ta ett större ansvar för denna uppgift. Nästa allmänna val skall genomföras Beslut om beviljande av bostadsanpassningsbidrag sker idag på plan- och byggenheten. Dessa beslut är inte en byggfråga utan man beviljas dessa bidrag av medicinska skäl utifrån en arbetsterapeuts bedömning. Uppgiften bör

144 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 21(37) överföras till socialnämnden och beslutas av kommunens biståndsbedömare. Att det sedan sker en dialog med byggsakkunniga i vår organisation hur det praktiskt kan utföras är något annat. Medarbetare som hanterar trafikplanering och tillhörande frågor tillförs på sikt plan- o byggenheten. Se avsnitt 14. KC konklusion: Kommunchefen förblir förvaltningschef över enheterna miljö- plan och bygg. Nämndsekreteraren placeras organisatoriskt på förvaltningen. Administrationen av de allmänna valen överförs till annan ansvarig. Beslut om bostadsanpassningsbidrag överförs till socialnämnden medan trafikfrågor på sikt tillförs förvaltningen. 13. Räddningstjänst Räddningstjänsten i Ödeshög är en deltidsbrandkår som leds av en räddningschef och en stf räddningschef. Dessa uppdrag är på 0,5 tjänst vardera. Den andra halvan av räddningschefens uppdrag är som säkerhetsansvarig och försäkringshandläggare. Den stf chefen har uppdraget som beredskapssamordnare. En utredning pågår hur räddningstjänsterna i den västra länsdelen kan utöka sitt samarbete för att möta framtida utmaningar. Räddningschefen har myndighetsuppgifter som hanteras av miljö- och byggnaden. I gällande organisation i Ödeshög har räddningstjänsten myndighetstillsyn över sina egna lokaler, vilket strider mot gällande lagstiftning. Detta kan lösas genom att tjänsten köps/bytes från/med någon angränsande kommun som får göra tillsynen mot oss. KC konklusion: Kommunchefen förblir förvaltningschef över räddningstjänsten. Räddningschefen kan heller inte vara myndighetsperson över sina egna lokaler. Denna funktion måste införskaffas från någon annan kommun. 14. Kommunala bolag. Ödeshögs kommuns helägda bolag är organiserade i en koncern med moderbolaget Kommunhus AB i toppen av ägarstrukturen. Bolagsstrukturen framgår av nedanstående figur. Ett av syftena med att bygga den bolagsstruktur som finns idag var att kommunkoncernen i en framtid skulle kunna nyttja det underskottsavdrag som finns inom Ödeshögs Utvecklings AB.

145 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 22(37) Vad gäller den politiska styrningen är den tänkt att den skall ske från moderbolaget Ödeshögs Kommunhus AB. Denna styrelse är samma personer som är valda till kommunstyrelsens arbetsutskott. Figur 3. Ödeshögs kommuns bolagsstruktur Av bolagsordningarna kan ändamålet med respektive bolag utläsas. En sammanfattning av dessa framgår av bilaga 5. Av bilagan framgår också vilka regler som gäller för allmännyttiga bostadsbolag och under vilka premisser utdelning kan ske ur ett sådant bolag Kommunal verksamhet som utförs av ett kommunalt bolag Inom Ödeshögs kommunkoncern har sedan många år pågått ett samarbete för att effektivisera organisationen och minimera dubbelarbete. Detta har skett genom att en viss arbetsuppgift utförts hos någon i koncernen (bolag eller kommunen) för att sedan fördela kostnaderna vidare till den eller de som nyttjat tjänsten enligt självkostnadsprincipen. Kommunfullmäktige beslutade i 27/09 att följande verksamheter som nyttjas av kommunen skulle bedrivas i Ödeshögsbostäder AB 1. förvaltning av fastigheter 2. drift- och underhåll av vägar och anläggningar 3. renhållning, vatten och avlopp 4. städ 5. kostverksamhet 6. verksamhetsvaktmästeri Över tid har sedan några verksamheter såsom kostchef, busschaufför, verksamhetsvaktmästare haft kommunen resp ÖBO som arbetsgivare bl. a. beroende på vilken redovisningsmetod ÖBO skulle tillämpa. Medelantalet anställda i bolaget var 45 st år 2015.

146 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 23(37) VD och teknisk chef har sin placering på bolaget men är formellt anställda av Ödeshögs kommun eftersom de på så sätt kan delegeras beslutanderätt för kommunen i den kommunala verksamheten. Av kommunallagen KL 6 kap. 33 framgår bl.a. att som tjänsteman måste man vara anställd i kommunen för att kunna besluta på nämndens vägnar Varför bolagisering 2009? Vid tidpunkten då ovanstående verksamheter överfördes från kommunen till bolaget fördes en diskussion om att försöka få privata entreprenörer att ta över alternativt att bli utförare av kommunal verksamhet. En upphandlingsprocess startades bl.a. för att upphandla drift av särskilda boende. Upphandlingen avbröts eftersom inga intressenter gav sig till känna för att driva verksamheten. Den ansågs ha för liten volym för att kunna bli lönsam för en privat utförare. Politiska samtal fördes också att försöka bolagisera vissa stödfunktioner. Ett första steg i denna process vara att lägga över verksamheten på det kommunala bostadsbolaget för att senare kunna avknoppas till någon extern köpare. Vid det följande allmänna valet med mandattiden fr.o.m byttes flera ledande politiker ut och frågan har sedan dess inte varit högprioriterad och därmed inte varit på den politiska agendan Lagen om offentlig upphandling När en myndighet, t ex en kommun, ingår ett kontrakt med ekonomiska villkor avseende köp av varor och tjänster med en fristående enhet, t ex ett kommunalt bolag, ska detta kontrakt tilldelas i enlighet med upphandlingslagstiftningen. Ett moderbolags anskaffning från ett dotterbolag undantas från upphandlingsskyldighet under förutsättning att myndigheten utövar kontroll över detta dotterbolag (kontrollkriteriet), och dotterbolaget utövar den huvudsakliga delen av sin verksamhet tillsammans med den upphandlade myndigheten (verksamhetskriteriet) I de nya direktiven detta preciserats till minst 80%. (den s k regeln. Ett bolag kan endast ha affärer i relation mot ett bolag. Har man flera bolag kan undantaget således endast gälla mot ett bolag. Övriga bolag gäller upphandlingslagstiftningen fullt ut. Kommunen kan således välja att återföra verksamheten till den kommunal familjen eller att gå ut på den öppna marknaden och handla upp tjänsterna där de kommunala bolagen kan vara en av offertlämnarna utan att vara säkra på att få uppdragen.

147 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 24(37) 14.2 Vad händer om verksamheten återförs till kommunen? De uppdrag de kommunala bolagen gör åt kommun idag skulle inte utföras bättre eller sämre om huvudmannaskapet ändrades, dvs kommuninnevånarna skulle inte märka någon skillnad om kommunen står som utförare igen. De anställda skulle inte märka någon skillnad förutom att lönebeskedet kommer från Ödeshögs kommun i stället för Ödeshögsbostäder AB. Kommunen och bolaget tillhör samma arbetsgivarorganisation med samma avtal etc. De anställda skulle överföras till kommunen via sk verksamhetsövergång vilket innebär att de tar med sig samma rättigheter och skyldigheter som gäller hos deras nuvarande arbetsgivare. Kommunen skulle återfå den beställarkompetens vi saknat när vi lagt ut både beställning och verkställighet på extern part Verksamhetsövergång Vid övergång av en verksamhet eller en del av verksamhet från en arbetsgivare till en annan gäller enligt 6 b LAS sammanfattningsvis Alla rättigheter och skyldigheter i anställningsavtalet övergår automatiskt i sin helhet från överlåtaren till förvärvaren. Övergången är inte i sig grund för uppsägning hos överlåtaren Berörd arbetstagare har rätt att stanna kvar hos överlåtaren Även om förvärvaren har eget kollektivavtal som gäller på arbetsplatsen är denne skyldig att för övertagna arbetstagare under ett år fortsätta villkoren i överlåtarens kollektivavtal om inte ett nytt kollektivavtal inrangeringsavtal träffas efter övergången. Vad ovan sagts gäller inte konkurs. Här är det istället saklig grund för uppsägning i konkursboet och de uppsagda får företrädesrätt till återanställning hos förvärvaren enligt reglerna i 25 Las Lösöre och fasta tillgångar En övergång kräver dock att bolagens balansräkningar gås igenom och överenskommelser sker mellan bolagen och kommunen hur bilar, maskiner och övriga tillgångar och skulder skall hanteras. KC konklusion: Ödeshögsbostäder AB renodlas som ett allmän nyttigt bostadsbolag. De uppgifter bolaget ålagts att drifta åt kommunen återförs till kommunen för att driftas i egen regi. Arbete igångsätts med verksamhetsövergång för personalen. Arbete igångsätts med hur tillgångar och skulder skall fördelas.

148 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 25(37) 15. Uppkomna frågeställningar under arbetet. Under intervjuerna har ställts ett antal frågeställningar som belyses nedan. Dessutom har det framkommit att ett antal arbetsuppgifter/funktioner är angelägna att de utförs men att vi antingen inte utför dem eller att vi tycker att de hanteras på fel ställe i vår organisation Integration. En av kommunens största utmaningar åren framöver är integrationen av våra nyanlända. Av denna anledning skulle kanske kommunstyrelsen ta ett större ansvar för denna fråga och föra över verksamheten från socialnämnden till kommunstyrelsen. Jag har avstått från att lägga ett sådant förslag med hänvisning till att kommunstyrelsen bör fram för allt ägna sig åt långsiktiga strategiska frågar och minimera sitt uppdrag som utförare av verksamhet Trafikfrågor. Bra kollektivtrafik är en funktion som är mycket viktig för kommunens attraktivitet och utveckling. Kollektivtrafiken har idag regionen som huvudman men det är väsentligt att vår kommuns röst blir hörd i de olika planerings- och samrådsmöten som är tillsammans med Region Östergötland/Östgötatrafiken AB. Tidigare befattning som hanterade kollektivtrafikfrågor mm drogs in i januari 2012 i samband med pensionsavgång. Delar av uppdraget hamnade då på en medarbetare som avgått med pension i juni Resterande kollektivtrafikfrågor hamnade på kommunchefen. Idag hanteras alla kollektivtrafikfrågor förutom löpande skolskjutsfrågor av kommunchefen och delvis kommunalrådet. Personen som kör kommunens skolskjuts samt planerar skolskjutsarna uppnår pensionsålder i dec Min uppfattning är att kommunen måste tillskapa en resurs som hanterar trafik- och kollektivtrafikfrågor. Tjänsten kan lämpligen placeras på planoch byggenheten Färdtjänst. Beviljandet av färdtjänsttillstånd och div kontakter med den länsgemensamma beställningscentralen för kollektivtrafiken mm sker idag via en av biståndshandläggarna inom vård och omsorg. Färdtjänst är idag en kollektivtrafikfråga och borde logiskt flytta från socialnämnden till där kollektivtrafikfrågor hanteras Kommunens tjänstebilar Ödeshögs kommun har idag ett antal leasade personbilar/bussar som används för persontransporter inom de olika verksamheterna. En gemensam bilpool där dessa bilar samordnades och sköttes skulle troligen vara kommunalekonomiskt lönsamt Bostadsanpassningsbidrag Beslut om beviljande av bostadsanpassningsbidrag sker idag på plan- o byggenheten. Dessa beslut är inte en byggfråga utan man beviljas dessa bidrag

149 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 26(37) av medicinska skäl utifrån en arbetsterapeuts bedömning. Uppgiften bör överföras till socialnämnden och beslutas av kommunens biståndsbedömare Folkhälsofrågor En fråga som borde få högre prioritet är folkhälsofrågorna. Tidigare har funnits en 0,5 tjänst som hanterat dessa frågor, men har avvecklats i olika budgetreduceringar EU-samordning En fråga som borde få högre prioritet är EU-frågorna. Möjligheten och kunskapen att söka projektmedel är låg då inte någon speciell resurs är dedikerad för dessa uppgifter Samverkan med andra kommuner Möjligheten till samverkan med andra kommuner är en fråga som ständigt måste finnas på kommunens agenda. Vi måste vara medvetna om att vi inte kan ha kompetenser på alla områden utan ett sätt att lösa detta är och kan vara att vi delar/köper/säljer tjänster från angränsande kommuner. Mycket går att lösa via digitala kontakter idag, men det fysiska mötet ska också till ibland, vilket gör att samarbete med angränsande kommuner är mer tidsbesparande än kommuner som ligger långt bort. I tjänsten Henrik Hendeby Kommunchef

150 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 27(37) Bilaga 1. Frågor som tagits upp vid intervjuer ang tjänstemannaorganisationen. TJÄNSTEMANNAORGANISATIONEN Varför gör undersökningen? Kommunchefen har fått i uppdrag att se över tjänstemannaorganisationen utifrån den nya politiska organisationen. Vi vill få fram en tj.org som gör att vi kan fortsätta att utvecklas vidare med att nå kommunens Visioner o Mål. Fortsätta vara en attraktiv arbetsgivare som förmår rekrytera och behålla kompetent personal. 1. Vad är nackdelarna med nuvarande organisation? 2. Vad är fördelarna med nuvarande organisation? 3. Finns verksamheter som vi inte gör, men borde göra? 4. Finns verksamheter som vi gör, som vi inte borde göra? 5. Finns verksamhet som borde ha annan huvudman? 6. Finns samordningsmöjligheter mellan verksamheter inom kommunen? 7. Finns samordningsmöjligheter med verksamheter utanför kommunen? 8. Har du exempel på eller ideér kring okonventionella organisationslösningar? 9. Har du förslag på hur Ödeshögs kommuns organisation kan se ut? 10. Vilken service vill du ha från ekonomi-, personal- och kanslienheterna? 11. Har du några övriga synpunkter som du vill skicka med i samband med organisationsöversynen?

151 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 28(37) Bilaga 2. Nämndernas uppdrag enl resp reglemente Kommunstyrelse Miljö- o byggnämnd Barn- o utbildningsnämnd Socialnämnd Valnämnd Kultur- o fritidsnämnd Kommunala bolag Utveckling av kommunal demokrati Uppgifter inom plano byggväsendet Förskoleverksamhet VoO i ordinärt boende Ansvar för uppgifterna enl bibliotekslagen Uppgifter enl vallagen ÖBO:Förvär va, avyttra, äga, bebygga och förvalta fastigheter eller tomträtter med bostäder, affärslägenheter Personalpolitiken Uppgifter inom miljöo hälsoskyddsområdet Skolbarnomsorg VoO i särskilda boendeformer Dans- o musikskola (Kulturskola) ÖBO: Förvalta o sköta kommunens fastigheter samt svara för drift- o underhåll av kommunens tekniska verksamhet Översiktlig planering av användning av mark o vatten Myndighetsutövn enl tillsyn enl lag om skydd mot olyckor Förskoleklassverksamh Ansvar för personer enl LSS Allmän- o mångkulturell verksam-het f vuxna, barn o ungdom ÖBO: Svara för kommunens kostverksamhet, verksamhetsvaktmästeri samt skolskjutsverksamhet Mark- o bostads-politiken Myndighetsutövn enl tillsyn enl lag om brandfarlig vara Grundskola Ansvar för stöd t pers med psykiskt funktionsnedsättning Ansvar för kontakter med föreningar o org inom kultur, sport- o fritidsomr HHM:Förval ta Hästholmens hamn, uthyrning av båt- o gästhamnsplatser, uthyrning av lokaler, fritidshus och campingplatser

152 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 29(37) Kommunstyrelse Miljö- o byggnämnd Barn- o utbildningsnämnd Socialnämnd Valnämnd Kultur- o fritidsnämnd Kommunala bolag Energiplanering Trafikpolitiken Uppgifter som avses i lag om nämnder för vissa trafikfrågor Beslut om kvarters- o gatunamn Grundsärskola IFO enl socialtjänstlag o övr allm författningar såsom LVU o LVM Bidragsgivning till föreningar, organisationer o studieförbund Brandtillsynen vid kommunensbyggnader o anläggningar Gymnasieskola Familjerådgivning Kostverksamhet Komvux Flyktingverksamhet Underhåll o förvaltning av kommunens fastigheter Uppdragsutb Säkerhetsverksamhet SFI Särvux Räddningsverksamhet Elevhälsa Kommunens tekniska försörjning Sysselsättningsåtgärder Tillstånd o tillsyn enl alkohollagen tobakslagen Varuspel Läkemedel Kultur o ledarstipendium Turistbyråverksamhet Gymnasiesärskola Budgetrådgivn o skuldsanering Nationaldagsfirande Inköp av konst samt förslagsställare till utsmyckning av offentliga platser o byggnader Fritidsgård Rast- o caféverksamhet på Lysingskolan Simskola Allmänna badplatser, Östgötaleden ANDTsamordning Lotteritillstånd

153 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 30(37) Kommunstyrelse Miljö- o byggnämnd Barn- o utbildningsnämnd Socialnämnd Valnämnd Kultur- o fritidsnämnd Kommunala bolag Kom-Brå Uthyrning av idrottslokaler under ej skoltid Central informationsverksamhet Agenda 21- frågor Ekonomisk förvaltning Sysselsättningso näringslivsfrågor Konsumentrådgivning

154 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 31(37) Bilaga 3. Tidsåtgång för chefsuppdrag Utifrån Andersson-Felé, L. (2008) Leda lagom många. Om Struktur, kontrollspann och organisationsideal. Doktorsavhandling Göteborgs universitet. Arbetsuppgift/Antal underställda Kontakter med underställda 1 h/dag per 15 pers Kontakter med brukare & anhöriga 1 h/dag Löpande personalplanering 1 h/dag per 15 pers Verksamhetsuppföljning 1 h/vecka Ekonomiuppföljning 1 h/vecka Långsiktig verksamhetsplanering 1 h/vecka Långsiktig personalplanering och rekrytering 1 h/vecka Verksamhetsutveckling 2 h/vecka Egen kompetensutveckling 1 h/vecka Arbetsplatsträff 1 gång/mån per 15 pers à 2h Möte med högre chef 2h/mån Möte med chefskollegor 2h/mån Konflikthantering 1h/mån per 15 pers Utvecklingssamtal 1h/år och pers Rehabsamtal 2 frv/15 pers 1 h/frv o månad (13%) Lönesamtal 1 h/pers 2 ggr/år Semesterplanering 2 h/pers o år Tidsåtgång per år Arbetad tid för en heltidsanställd antal h/år

155 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 32(37) Bilaga 4. Antalet underställda på respektive enhet 2016 inom barn- oh utbildningsnämnden resp socialnämnden Chefer Antal anställda Övrigt Rektor 1 37 Inom samtliga områden Rektor 2 53 tillkommer ytterligare Förskolechef 34 anställd i form av Visstidsanställningar. Enhetschef 1 38 Enhetschef 2 25 Enhetschef 3 37 Enhetschef 4 26 Enhetschef 5 31 Samordnare/föreståndare 33 (ensamkommande) Samordnare/föreståndare (ensamkommande) Ny 1:e socialsekreterare (strategiskt o operativt) 11

156 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 33(37) Bilaga 5. Kommunala bolag där ägarandelen är 100% Ödeshögs Kommunhus AB: Bolagets uppgift är att inom Ödeshögs kommuns kompetens förvärva, avyttra och äga aktier o andelar i andra bolag samt styra och leda bolag inom Ödeshögs kommuns bolagskoncern. Bolaget skall vidare ombesörja styrning och ledning av uppdrag som överlämnas att utföras av bolagen. Ödeshögsbostäder AB (ÖBO): Ändamålet med bolagets verksamhet är att med iakttagande av de kommunalrättsliga principerna främja bostadsförsörjningen i kommunen, samt ändamålsenligt utföra de uppdrag som kommunen överlämnar till bolaget. ÖBO är ett allmännyttigt bostadsbolag. Med allmännyttigt bostadsaktiebolag avses, enligt lagen (2010:879) om allmännyttiga kommunala bostadsaktiebolag, ett aktiebolag som en kommun eller flera kommuner gemensamt har det bestämmande inflytandet över och som i allmännyttigt syfte 1. i sin verksamhet huvudsakligen förvaltar fastigheter i vilka bostadslägenheter upplåts med hyresrätt, 2. främjar bostadsförsörjningen i den eller de kommuner som är ägare till bolaget, och 3. erbjuder hyresgästerna möjlighet till boendeinflytande och inflytande i bolaget. Möjlig utdelning från bolaget Emellanåt framförs synpunkten att ÖBO borde generera en ordentlig utdelning till sin aktieägare. När det gäller allmännyttiga bostadsbolag reglerar lagen om allmännyttiga kommunala bostadsaktiebolag (SFS 2010:879) hur mycket som får utdelas etc vilket framgår nedan. Ett allmännyttigt kommunalt bostadsaktiebolag ska bedriva verksamheten enligt affärsmässiga principer. Denna bestämmelse utgör ett undantag från självkostnadsprincipen och förbudet mot att driva verksamhet i vinstsyfte i kommunallagen. Lagen begränsar möjligheten till värdeöverföringar från bolagen. Kommunen ska ha rätt till viss ersättning på tillskjutet kapital men värdeöverföringar får inte överstiga hälften av fjolårets vinst. Från denna begränsning finns undantag, bl.a. för värdeöverföringar till vissa åtgärder inom ramen för kommunens bostadsförsörjningsansvar och för överskott från fastighetsförsäljningar som uppkommit under fjolåret. Utdelningen baseras på det allmännyttiga bostadsföretagets grundkapital. Med grundkapital menas det aktiekapital som ägaren kontant skjutit till bostadsföretaget. Aktiekapital som däremot har tillkommit i form av lån, apportegendom (annan egendom än pengar), eller fondemission ska inte inräknas i grundkapitalet.

157 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 34(37) Ödeshögsbostäder har idag ett aktiekapital på kkr. I december 1998 beslutade fullmäktige att omvandla ett lån på kkr som bolaget hade till kommunen till aktiekapital. Det grundkapital som får beräknas utdelning på enl ovanstående regler är således = kkr. För 2016 skulle således x 1,59 % = : kr kunna utdelas. Projekt i Ödeshög AB: Bolaget är ett dotterbolag till Ödeshögsbostäder AB Någon verksamhet bedrivs inte idag i bolaget. Hästholmens Hamn & Magasin AB: Bolagets uppdrag är att utveckla och förvalta Hästholmens hamn, bedriva uthyrning av båtoch gästhamnsplatser, samt uthyrning av lokaler i hamnmagasin, fritidshus och campingplatser. Ödeshögs Utvecklings AB (Utab): Bolagets ändamål är att främja företagsetableringar och företagsutveckling inom kommunen BK Porten i Ödeshögs AB Bolaget är ett dotterbolag till UTAB Föremålet för verksamheten är att utveckla och förvalta fastigheter för uthyrning av lokaler i Ödeshögs kommun.

158 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 35(37) Bilaga 6. Utkast till förvaltningsorganisation för Ödeshögs kommun fr.o.m. 2017

159 ÖDESHÖGS KOMMUN Sida 36(37) Bilaga 7. Förslag till förvaltningsorganisation fr.o.m