Ansvarig för dokumentets fortlevnad är sportchefen för simning. Eventuella revideringar görs av SSF:s styrelse.

Transkript

1

2 Innehåll Svenska Simförbundets mästerskapstävlingar och Grand Prix i simning Innehåll Inledning Syfte med dokument Definitioner Dokumentets historia och status Läsanvisning Mål Gemensamma mål Svenska simförbundets mål Medarrangörens mål Val av medarrangör God framförhållning Anläggning Ort för SSF:s mästerskap Grand Prix eller motsvarande Tävlingsorganisation Tävlingsorganisation för SM/JSM och Sum-Sim Tävlingsorganisation för GP Ansvars- och arbetsfördelning Anläggning Funktionärer Tidtagning och resultathantering SM/JSM Övriga tävlingar Administration Kungörelse Inbjudan PM Anmälan Start-, heat- och resultatlistor Tävlingsprogram Tävling Ledarmöte Tävlingsbyrå Tävlingstider/insim Tävlingens genomförande Prisutdelning Andra prisutdelningar och underhållning Extralopp Logi och mat Marknad Sponsorer Media SM/JSM Sum-Sim och GP Entréavgifter Evenemangsmusik Ekonomi Upprättande av avtal Arrangörsavgift Anmälningsavgift Uppföljning och utvärdering Bilaga 1 Arrangörs och anmälningsavgifter Bilaga 2 Avtal tidtagning Bilaga 3 Tidsplanering

3 1. Inledning 1.1 Syfte med dokument Detta dokument har tagits fram för att säkerställa att alla de simtävlingar som Svenska Simförbundet (SSF) är ansvariga för håller högsta möjliga kvalitet och att samarbetet med de medarrangörer (MA) som SSF engagerar fungerar effektivt samt att rollfördelningen mellan SSF och MA är klar. Dokumentet vänder sig till de föreningar som antingen är engagerade som MA eller som är intresserade av att ansöka om att bli MA samt till SSF:s medarbetare. 1.2 Definitioner Aktiva de tävlande Ledare tränare och annan stödjande personal från deltagande föreningar Publik åskådare som följer tävlingen på plats Sponsorer företag som betalar i kontanter, varor eller tjänster för att marknadsföra sig Media Press, TV, radio eller andra 1.3 Dokumentets historia och status Det första Mästerskapsdokumentet togs fram i slutet av 90-talet. Med tiden har dokumentet kommit att omfatta en olympiad i överensstämmelse med dokumentet Säsongs- och tävlingsplanering Tävlingsplaneringsdokumentet beskriver tävlingarnas upplägg och tid på året medan Mästerskapsdokumentet beskriver mästerskapens arrangemang. Ansvarig för det nu föreliggande dokumentet är sportchefen för simning. Mästerskapsdokumentet är fastställt av SSF:s styrelse den 21/ Dokumentet har utarbetats av en arbetsgrupp ledd av Thomas Jansson SSF, ersattes sedermera av Bengt Jönsson SSF, och som i övrigt bestått av Stefan Adlerborn SK Laxen, Hans Chrunak, Täby sim, Kenneth Magnusson SSF, Micael Mathsson SES. Dokumentet har diskuterats vid SES-konferens i samband med SM i simning juli Ansvarig för dokumentets fortlevnad är sportchefen för simning. Eventuella revideringar görs av SSF:s styrelse. 1.4 Läsanvisning Dokumentet har följande struktur; o Kaptitel 2 MÅL; där målen för tävlingsarrangemangen fastställs. o Kapitel 3 VAL AV MEDARRANGÖR; där formerna för val av medarrangör slås fast samt de krav som ställs på de föreningar och de anläggningar som vill bli aktuella som MA fastställs. o Kapitel 4 TÄVLINGSORGANISATION; där kraven på tävlingsorganisationen för olika arrangemang fastställs. o Kapitel 5 ANSVARS- OCH ARBETSFÖRDELNING; där ansvars- och arbetsfördelning mellan SSF och MA fastställs. o Kapitel 6 EKONOMI; där de ekonomiska villkoren för arrangemang fastställs. o Kapitel 7; UPPFÖLJNING OCH UTVÄRDERING; där formerna för uppföljning och utvärdering fastställs. 3

4 2. Mål 2.1 Gemensamma mål SSF ska tillsammans med sina MA fortsätta utvecklingen av de nationella mästerskapstävlingarna och därmed bli mer attraktiva för aktiva, publik, media och sponsorer. Aktiva: Optimala tävlingsförutsättningar Bästa möjliga förutsättningar för resa, kost och logi. Publik: Bästa möjliga upplevelse Media: Bästa möjliga arbetsförutsättningar Sponsorer: Bästa möjliga förutsättningar för sponsoraktiviteter kring våra tävlingar. Ekonomi: Bästa möjliga utfall genom att eftersträva största möjliga kostnadsmedvetenhet 2.2 Svenska simförbundets mål Idrottsliga mål Marknadsföring/media Sponsorer Ekonomi Medarrangör 2.3 Medarrangörens mål Idrottsliga mål Föreningsutveckling Marknadsföring/media Sponsorer Ekonomi Svensk simning Tävlingarna ska stimulera de aktiva till bästa möjliga tävlingsresultat Erbjuda ett mästerskapsprogram som långsiktigt bidrar till att svensk simning tillhör de tio främsta nationerna i världen Stärka varumärket Svensk simidrott Bästa möjliga plan för att öka synligheten av de nationella mästerskapen Om möjligt fungera som uttagningstävling för internationella mästerskap Ge SSF:s sponsorer bästa möjliga valuta för pengarna Optimera antalet sponsorer och intäkter även långsiktigt SSF:s tävlingsprogram skall generera medel att användas till fortsatt utveckling av svensk elitsimning Skapa bästa möjliga ekonomiska utfall för MA Stimulera till utveckling av simning på hemorten Underlätta medlems- och ledarrekryteringen till föreningen Stimulera aktiva i förening till fortsatt satsning Stimulera utveckling av funktionärer/ledare Bidra till en ökad sammanhållning i föreningen när många föreningsmedlemmar arbetar mot ett gemensamt mål. Stärka MA:s varumärke Genom den rikstäckande rapporteringen göra reklam för hemorten Maximalt spaltutrymme i regional media Ge MA:s sponsorer bästa möjliga valuta för pengarna Optimera antalet sponsorer/intäkter även långsiktigt Bästa möjliga överskott för MA Stärka varumärket Svensk simidrott 4

5 3. Val av medarrangör 3.1 God framförhållning MA utses minst 18 månader före aktuellt mästerskap av SSF:s styrelse enligt följande: Beslut SM/JSM/SUM-SIM GP juli se 3.4 maj december december december Ansökan om arrangörer till mästerskap sker på SSF:s hemsida. För ansökan till tävlingar skall Svenska Simförbundets ansökningsformulär vara SSF tillhanda senast 1 oktober. 3.2 Anläggning Följande krav på anläggningen ställs för att en av SSF:s tävlingar ska kunna arrangeras: Tävlingsbassängen ska uppfylla kraven i regel 303 och 414 (SSF:s Stadgar o Tävlingsbestämmelser). SM/JSM SM/JSM Sum-sim Sum-sim GP Bassänglängd 50 m 25 m 50 m 25 m 50 m Antal banor Riktmärke för publikkapacitet Utrymme för aktiva/tränare Eltidtagning Ja Ja Ja Ja Ja Omega OSB11/12-pallar Ja Ja Ja Ja Ja Tidtagningsplattor vändningssida Ja Ja Ja Ja* Ja* Banlinor Ø 150mm av rätt färg ** Ja Ja Ja Ja Ja Banlinor ytterkanter Ja Ja Ja Ja Ja Ryggsimslinor med SSF-sponsor Ja Ja Ja Ja Ja Stopplina Ja Ja Ja Ja Ja Resultattavla med placering, bana Ja Ja Ja Ja Ja och tid 1,2m 2 Videoskärm 6m 2 Ja Ja Ja Ja Online timing Ja Ja Ja Ja Ja Avbadningsbassäng 6x12,5m Ja Ja Ja Ja Ja Call room Final Final Final Rum för tävlingsläkare Ja Ja Ja Ja Ja Rum för dopingtester med toalett Ja Ja Ja Ja Ja Utrymme för massagebänkar Ja Ja Ja Ja Ja Utrymme för föreningstält Om ute Om ute Om ute Väderskyddade arbetsutrymmen för Om ute Om ute Om ute media på läktare Arbetsrum för media Ja Ja Ja Ja Ja Väderskyddade utrymmen för Om ute Om ute Om ute simmare, tränare och stödpersonal på området Välexponerade utställningsytor för sponsorer, SSF och annan försäljning Ja Ja Ja Ja Ja *om bassänglängden så medger **med korrekta markeringar var femte meter För att kvalitetssäkra arrangemangen gör SSF en specificering av tekniska krav enligt ovan. SSF gör en upphandling av tidtagnings- och resultathanteringstjänster med en prislista som ska användas av SM-arrangörer. 5

6 Övriga krav på tävlingsanläggningen: Tillräckligt med omklädningsrum för aktiva och ledare Tävlingssekretariat 3.3 Ort för SSF:s mästerskap Vid fördelning av tävlingarna skall hänsyn tas till en god geografisk spridning. Under en femårscykel ska mästerskapen arrangeras två gånger i Götaland resp. Svealand och en gång i Norrland. Något mästerskap kan under en period permanentas på ett ställe. Deltagande föreningar ska kunna ta sig till och från tävlingen med kollektiva färdmedel. Om sådan reguljär trafik inte finns ska arrangören organisera chartrad trafik till/från s.k. knutpunkter för reguljär trafik. Det ska finnas tillräckligt antal bäddar till alla deltagare, ledare och tränare inom en restid på minuter från tävlingsanläggningen så att alla deltagande föreningar samt supportrar kan erbjudas övernattning. 3.4 Grand Prix eller motsvarande MA utses av Sportchef och Koordinator simning med hänsyn till en god geografisk spridning i landet. Samtliga deltävlingar ska arrangeras i 50 m-bassäng. Tävlingarna avgörs lördag-söndag. 6

7 4. Tävlingsorganisation 4.1 Tävlingsorganisation för SM/JSM och Sum-Sim Tävlingen genomförs som ett gemensamt projekt mellan SSF och MA. Projektledningen utgörs av: en projektledare en evenemangskoordinator utses av MA (sammankallande) utses av SSF (sammankallande till det första mötet) Evenemangskoordinatorn arbetar från SSF:s kansli och ansvarar för SSF:s uppgifter inom områdena: (ansvarsfördelning punkt 5) marknadsföring sponsorer media SSF utser en medieansvarig administration. MA tillser att arbetsgrupper tillsätts inom följande områden: (ansvarsfördelning punkt 5) marknadsföring, sponsorer och media ekonomi administration anläggning och funktionärer tävlingsutförande kost och logi SSF ansvarar för att tillsammans med MA ta fram en plan för samrådet mellan parterna som gäller från beslut om MA till att utvärdering och uppföljning av aktuellt arrangemang genomförts. 4.2 Tävlingsorganisation för GP Tävlingen genomförs som ett gemensamt projekt mellan SSF och MA. Projektledningen utgörs av: en projektledare en evenemangskoordinator utses av MA (sammankallande) utses av SSF (sammankallande till det första mötet) Evenemangskoordinatorn arbetar från SSF:s kansli och ansvarar för SSF:s uppgifter inom områdena: (ansvarsfördelning punkt 5) sponsorer administration. MA tillser att arbetsgrupper tillsätts inom följande områden: (ansvarsfördelning punkt 5) marknadsföring, sponsorer och media ekonomi administration anläggning och funktionärer tävlingsutförande kost och logi SSF ansvarar för att tillsammans med MA ta fram en plan för samrådet mellan parterna som gäller från beslut om MA till att utvärdering och uppföljning av aktuellt arrangemang genomförts. 7

8 5. Ansvars- och arbetsfördelning Alla arrangemang ska organiseras i ett gott samarbete mellan SSF och MA. Båda parter ska vinnlägga sig om att det finns en god och tät kommunikation så att förutsättningar uppstår för bästa möjliga mästerskapstävlingar. Nedan redovisas vem som är ansvarig för olika arbetsuppgifter 5.1 Anläggning Boka anläggningen i god tid hos ägaren. Möjligheter skall ges för deltagande föreningar att bedriva träning i tävlingsbassängen minst 1 dag före tävlingen. (Gäller ej GP) Utrusta och ställa i ordning anläggningen enligt de krav som finns i detta dokument inkl den sponsorskyltning SSF har rätt till. Förhandla om hyra av anläggningen (Detta bör vara klart vid ansökan.) SSF biträder vid behov. Betalar hyran för anläggningen Ett samarbete finns etablerat med en leverantör av anläggning för tidtagning (inkl resultattavla) och data- och resultathantering. Biträda vid eventuell förhandling om hyra av simanläggningen 5.2 Funktionärer Tävlingsledare Bitr. tävlingsledare Starter Speaker (1) Speaker (1) Tävlingsläkare Övriga funktionärer enl. tävlingsbestämmelserna Dopingeskorter (minst 18 år) av båda könen i tillräckligt antal Övrig stödpersonal Ansvarig står för alla uppkomna kostnader för resp. personal såsom resa, mat och logi. Antalet dopingeskorter ska så snart det är möjligt meddelas MA. SSF och MA samråder före beslut om speaker. 5.3 Tidtagning och resultathantering SM/JSM MA bokar tidtagnings- och resultathanteringssystem av den leverantör som SSF anvisar. MA ska stå för resa och uppehälle för leverantörens personal. MA ska dessutom stå för tidtagningsplattor på vändningssida samt överväxlingsplattor Övriga tävlingar MA rekommenderas starkt att använda det avtal som SSF slutit med leverantör av tidtagningstjänster. Vill MA använda sig av en annan leverantör så ska MA visa att leverantören är van vid stora arrangemang. MA står för alla kostnader. 5.4 Administration Kungörelse SSF ansvarar för att en kungörelse publiceras på SSF:s hemsida senast 6 månader före tävlingen med plats, tid och grenordning Inbjudan SSF ansvarar för att en inbjudan till tävlingen sammanställs senast 3 månader före tävlingen. Inbjudan skall publiceras på SSF:s hemsida. MA ansvarar för all lokal information i inbjudan. SSF SSF MA MA 8

9 5.4.3 PM MA ska innan tävlingens början ta fram ett PM till deltagande föreningar i samråd med SSF som ska publiceras på MA:s hemsida samt mästerskapssidan senast 14 dagar innan tävling. Därtill ska PM finnas tillgängligt i tävlingsbyrån där även övrig väsentlig information ska finnas samlad Anmälan SSF ansvarar för att ta emot anmälan till SSF:s tävlingar. Anmälningarna ska vara SSF tillhanda senast 14 dagar före tävlingsstart. Efteranmälan får göras senast kl 12.00, 7 dagar före första tävlingsdag. Efteranmälan görs mot en avgift av 300 kr per start. SSF ansvarar för att startlistor sänds till MA samt att de publiceras på hemsidan. Anmälningsavgiften betalas till MA enligt inbjudan. Anmälan till SSF:s tävlingar kan enbart göras med Octo Anmälan. Som kvalificeringstider kommer enbart att kunna räknas de tider som finns inrapporterade i SSF:s simdatabas för tävlingsresultat. För lagkapper kan individuella tider användas för anmälan enbart om samtliga fyra tider finns i SSF:s simdatabas. Kvalificeringsperioden är ett år före sista anmälningsdagen för respektive mästerskap. För sommarmästerskapen gäller kvalperiod från ÅÅ året innan (Undantag för perioden se regel 304) MA ansvarar för strykning och korrigering efter anmälningstidens slut, vid ledarmötet samt under hela tävlingen. MA ansvarar för framtagande av heatlistor för hela tävlingen. För GP gäller avanmälan 60 minuter före aktuellt försökspass. För strykning till finalen gäller senast 30 minuter efter avslutad gren Start-, heat- och resultatlistor Databas innehållande alla tävlingsdata skickas till MA 6 dagar före tävlingsstart. Startlistan ingår i tävlingsprogrammet. Heatlistor för tävlingen framställs omgående efter tiden för avanmälan gått ut. Heatlistor kopieras och distribueras till deltagande föreningar och publik. Resultatlistor framställs omgående efter respektive försök- och finalsimningar. Resultatlistor anslås på flera platser runt anläggningen och ska finnas upptryckta utan kostnad för de föreningar som önskar resultat. SSF MA Start- och heatlistor publiceras omgående på SSF:s (och MA:s) hemsida samt distribueras till de hotell som MA ansvarar för. Resultatlistorna skall momentant publiceras på SSF:s (och MA:s) hemsida Tävlingsprogram Tävlingsprogrammet utgör en bra möjlighet för såväl centrala som lokala sponsorer att exponeras. MA ansvarar för att ett tävlingsprogram färdigställs och distribueras på tävlingsanläggningen. Det är av stor vikt att programmet används under alla tävlingsdagarna. Om MA väljer att ta betalt för programmet ska heatlistor ingå. SSF ska förse MA med exempel på bra tävlingsprogram. Av tävlingsprogrammet ska minst följande framgå: SM JSM Sum-sim GP Grenordning Startlista Fjolårsmästare Världsrekord Europarekord Svenskt rekord 9

10 Svenskt juniorrekord Mästerskapsrekord 5.5 Tävling Ledarmöte MA ansvarar för att lokal görs tillgänglig för ett ledarmöte på kvällen före eller i samband med försöken före första tävlingsstart. Kallelse till mötet ska finnas i tävlingsprogrammet. Tävlingsledaren ansvarar för mötets genomförande. SSF:s tävlingsledning, evenemangskoordinator och MA:s organisationsansvarige ska närvara vid mötet Tävlingsbyrå MA ansvarar för att en tävlingsbyrå upprättas för information till deltagande föreningar. I tävlingsbyrån skall finnas: separata informationsfack för deltagande föreningar och landslagsledning aktuell logilista för deltagande föreningar och kontaktpersoner för resp. förening Tävlingstider/insim För tävlingstider se dokumentet Säsongs- och tävlingsplanering. Insimningstiden vid SM/JSM ska börja minst två timmar i tävlingsstart innan resp. tävlingspass. För Sum-Sim och GP minst 90 minuter innan Tävlingens genomförande Tävlingarna ska genomföras så att de aktiva erbjuds bästa möjliga förutsättningar för en maximal prestation. Evenemanget ska ha en sådan inramning att aktiva, ledare, publik och media får en så positiv bild av tävlingarna som möjligt. I inramning ingår såväl hur stadion/simhallen är uppbyggd, hur olika ceremonier (t.ex. prisutdelningar) genomförs som olika aktiviteter med t.ex. publiken Prisutdelning SSF ansvarar för att mästerskapsmedaljer framtas inför tävlingen. MA ska sträva efter att ta fram hederspriser eller andra prestationspriser Andra prisutdelningar och underhållning MA och SSF samplanerar övrig underhållning och prisutdelningar som sker innan och under finalsimningarna Extralopp MA ska arrangera extralopp efter förmiddagspassen minst två av tävlingsdagarna. Vartdera extraloppspasset får ta högst 20 minuter. MA ska se till att resultaten för dessa extralopp redovisas i en databas och resultatfil separat från den ordinarie tävlingen. 5.6 Logi och mat Evenemangskoordinator (EK) och MA ansvarar för att prisvärda alternativ för logi och mat framtas för deltagande föreningar. MA ansvarar för såväl bokning som den ekonomiska uppföljningen av mat och logi. MA ska tillsammans med SSF kvalitetssäkra maten i största möjliga utsträckning. MA ska i god tid förse SSF med menyer och MA ska säkerställa att ev. leverantör tillser att det finns tillräckliga volymer av maten. 5.7 Marknad Affischering Annonsering i lokal media (ex press, radio, TV) 10 SSF MA

11 Framtagande av unika SM-produkter som t ex kläder, nålar, vykort mm* Kontinuerlig förhandsinformation till lokala sportredaktioner (press, radio, TV) Intern marknadsföring (hemsida m.m.) Pressmeddelanden till riksmedia (ex tidning, radio, TV) Framtagande av affisch *SSF kommer att ta fram en kollektion som erbjuds MA med vinstdelning mellan SSF och MA. Särskild hänsyn skall tas i marknadsföringen till att de tillgängliga publikutrymmena skall utnyttjas i största möjliga utsträckning. Målet är att SSF:s tävlingar skall genomföras inför fulla läktare. 5.8 Sponsorer SSF ansvarar för SSF:s sponsorer. Dessa sponsorer erbjuds bl.a.: skyltar närmast målplattorna vid TV-mässig långsida av bassängen exponering på allt tryckt SM-material samt på SSF:s hemsida välexponerat utrymme på tävlingsanläggningen för att visa upp och sälja sina produkter Detaljerade villkor för SSF:s sponsorer skiljer sig för olika tävlingar och framgår av arrangemangsavtalet. MA ansvarar för övriga sponsorer än SSF:s sponsorer. 5.9 Media SM/JSM En medieansvarig ska utses för tävlingen. Detta sker i samverkan mellan SSF och MA. I första hand är SSF:s medieansvarige huvudansvarig för medieservicen. MA bistår med lokal medievärd som assisterar. Medieansvarig för SM ansvarar för: att samarbete med media finns etablerat för eventuell TV-sändning i samband med mästerskapet. att pressinbjudan/ackrediteringsinformation skickas ut i god tid före tävlingen. att pressmeddelanden med information om tävlingarna sänds ut. att resultat omgående skickas via e-post till TT enligt uppgjord resultatmall. genomförandet av presskonferenser representanterna för media har tillräckligt stora och ändamålsenliga arbetsutrymmen med nödvändig teknisk utrustning, snabb resultatservice, förfriskningar m m Sum-Sim och GP MA:s medievärd är ansvarig för medieservicen och arbetsuppgifterna motsvarar de som är uppräknade för SM i punkt SSF kan utgöra kompetensstöd till MA Entréavgifter MA fastställer i samråd med SSF entréavgifter Evenemangsmusik SSF betalar avgifter till SAMI resp. STIM. 11

12 6. Ekonomi 6.1 Upprättande av avtal Efter beslutet att utse MA av en av SSF:s mästerskapstävlingar upprättas ett avtal där båda parterna förbinder sig att utföra sin del enligt kravspecifikation och ansvarsfördelning som beskrivs i detta dokument. 6.2 Arrangörsavgift MA betalar en arrangörsavgift till SSF. Arrangörsavgifter för mästerskap beslutas av SSF:s styrelse och regleras enligt bilaga Anmälningsavgift Anmälningsavgiften för mästerskap beslutas av SSF:s styrelse och regleras enligt bilaga 1. 12

13 7. Uppföljning och utvärdering Projektledningen har ett ansvar för dokumentation av förberedelser och genomförande av tävlingen som underlag vid en efterföljande utvärdering. MA ska sammanställa en dokumentation med fotografier av reklamplatser, försäljningsställen och andra kommersiella rättigheter som utnyttjats i arrangemanget. Till dokumentationen ska bifogas fem exemplar av de trycksaker som producerats för arrangemanget. Inom en månad efter avslutad tävling skall projektledningen och arbetsgruppsansvariga ha genomfört ett utvärderingsmöte och inom tre månader skall den ovan nämnda dokumentationen och en skriftlig utvärdering vara SSF:s kansli tillhanda. Enkät till simmare, ledare, media, publik och sponsorer. Ge våra nya och gamla stjärnor en möjlighet att synas och inspirera till nya förmågor Skapa naturliga mötesplatser för alla som är intresserade av svensk simning. 13

14 Bilaga 1 Arrangörs och anmälningsavgifter MA betalar en arrangörsavgift till SSF. Arrangörsavgifter för mästerskap beslutas av SSF:s styrelse. Arrangörsavgifter för SSF:s Mästerskap är: SM/JSM (50m) SM/JSM (25m) Sum-Sim (25/50m) GP SEK SEK SEK 50 % av anmälningsavgifterna SSF och MA bekostar och ansvarar för följande: SSF MA Anmälningsadministration - Bassänghyra (tävlingsarenan) Huvudfunktionärer - Anläggning för tidtagning och datahantering, scoreboard Medaljer SSFs anvisade leverantör av tidtagning mm ska kontaktas för avstämning, komplettering eller hyra av hela utrustningen. Vid eventuell TV-sändning kommer en särskild förhandling att ske mellan MA och SSF. SSF äger alla TV-rättigheter. Anmälningsavgift Anmälningsavgiften för mästerskap beslutas av SSF:s styrelse. Anmälningsavgiften för SSF:s Mästerskap är: - SM/JSM: ind: 70:- både 25 och 50m lagkapp: 100:- - Sum-Sim: ind: 60:- både 25 och 50m lagkapp: 80:- - GP: ind: 100:- Utöver detta betalar anmälande förening en ackrediteringsavgift på 100 kr per ackreditering (gäller ej GP). För Sum-Sim (25m) betalar anmälande förening anmälningsavgiften till regionsarrangören som vidarebefodrar 15 kr/start till riksarrangören. Ackrediteringsavgiften betalas endast till riksfinalen. 14

15 Bilaga 2 Avtal tidtagning Mellan Svenska Simförbundet (SSF) och IC Control AB (ICC) har följande överenskommelse träffats avseende tidtagnings- och resultathanteringstjänster under SM i simning. 1. Avtalet omfattar Svenska Mästerskapen (SM) i simning i både lång och kort bana. Avtalet kan även avropas vad avser Svenska Ungdomsmästerskapen i simning (Sum-Sim) lång bana och riksfinalen i kort bana. Avrop görs senast 4 månader innan tävling. 2. ICC ska tillhandahålla följande tjänster: 2.1. Tidtagning med helautomatisk tidtagningsutrustning Resultathantering och resultatpresentation I realtid presentera resultat under tävlingen på speakerskärm, numerisk resultattavla och videoskärm (minst 6 m 2 ) samt på Internet (LiveTiming.se) Löpande producera resultatlistor 2.3. ICC ska själva tillhandahålla all den utrustning inkl. reservutrustning och förbrukningsmateriel som behövs för ovanstående förutom det som anges under punkt ICC projekterar och lämnar råd till SSF och SSF:s medarrangör (MA) med anledning av dessa tjänster ICC svarar för upp- och nedmontering av sin utrustning. MA tillhandahåller personal som är behjälplig vid montage samt nedmontage av resultat- och videotavla på fundament 3. SSF eller MA, enligt avtal dem emellan, ska ansvara för att: 3.1. Förbereda en komplett databas (WinGrodan) för tävlingen Arbetsplatser för ICC:s personal med utrustning finns Fundament eller upphängningsanordning finns till resultattavla och videoskärm Erforderlig el finns framdragen till arbetsplatser, resultattavla och videoskärm Tillgång till Internet på arbetsplatserna 3.6. Startpallar med överväxlingsfunktion, kompatibla med Swiss Timings tidtagningssystem Tidtagningsplattor till vändningssida, kompatibla med Swiss Timings tidtagningssystem, samt vid långbanetävlingar bekosta service av dessa innan tävlingen, utförd av ICC Mat och logi bekostas för ICC:s personal (max tre personer) från två dagar innan tävlingsdag till dag efter tävlingsdag Vid utomhustävling, ska vakt finnas på plats under alla nätter som ICC:s utrustnings finns på plats, vanligtvis två dagar innan och en dag efter tävling MA ansvarar för att en mässplats finns tillgänglig för ICC. 4. Kostnaden för ovanstående tjänster är: 4.1. För en tvådagarstävling kr För en fyradagarstävling kr För en femdagarstävling kr 4.2. Om fast monterad videoskärm finns och kan användas gäller istället följande priser: För en tvådagarstävling kr För en fyradagarstävling kr För en femdagarstävling kr 4.3. Transportkostnad till och från tävlingsplatsen 20 kr/mil 4.4. Moms tillkommer på samtliga priser 4.5. ICC fakturerar SSF efter tävlingen med betalningsvillkor 30 dagar. 5. Optioner (Avtal tecknas separat inför varje tävling) 5.1. Signal för grafik vid ev. TV-produktion 5.2. SuperLive (Live WebTV från tävlingen) 5.3. Reklamplats på LiveTiming.se under tävlingen 6. Avtalstiden är

16 Bilaga 3 Tidsplanering Dagar Datum Aktivitet Ansvarig 16