Hälso- och sjukvårdsförvaltningens yttrande på slutrapport daterad , om samlokalisering av landstingets centrala förvaltningar

Transkript

1 Hälso- och sjukvårdsförvaltningen TJÄNSTEUTLÅTANDE (5) HSN Handläggare: Susanna Strand Hälso- och sjukvårdsnämnden Hälso- och sjukvårdsförvaltningens yttrande på slutrapport daterad , om samlokalisering av landstingets centrala förvaltningar Ärendebeskrivning Landstingsstyrelsen har begärt att hälso- och sjukvårdsförvaltningen ska yttra sig över landstingsstyrelsens slutrapport, Samlokalisering av landstingets centrala förvaltningar, (LS ). I rapporten föreslås en samlokalisering av hälso- och sjukvårdsförvaltningen och andra centrala förvaltningar till framför allt Lindhagensområdet. Beslutsunderlag Hälso- och sjukvårdsdirektörens tjänsteutlåtande, Landstingsstyrelsens förvaltnings slutrapport, daterad om Samlokalisering av landstingets centrala förvaltningar, LS Förslag till beslut Hälso- och sjukvårdsnämnden beslutar att att till landstingsstyrelsen överlämna hälso- och sjukvårdsdirektörens tjänsteutlåtande som nämndens yttrande över remissen Samlokalisering av landstingets centrala förvaltningar (LS ) omedelbart justera beslutet. Förvaltningens motivering till förslaget Bakgrund Landstingsstyrelsen förvaltnings samlokaliseringsprojekt har sedan våren 2017 haft i uppdrag att undersöka möjligheten till en samlokalisering av landstingets förvaltningar. Landstingsstyrelsen beslutade den 30 maj 2017 att Stockholms läns landstings (SLL) centrala förvaltningar bör samlokaliseras, att uppdra åt landstingsdirektören att förhandla om och teckna hyresavtal - med villkor om att avtalets giltighet förutsätter lagakraftvunnet beslut av landstingsfullmäktige om godkännande av avtalet - för en samlokalisering av Stockholms läns landstings centrala förvaltningar i nya lokaler, samt att uppdra åt landstingsdirektören att vidta

2 2 (5) TJÄNSTEUTLÅTANDE HSN erforderliga förberedelser för en eventuell samlokalisering av Stockholms läns landstings centrala förvaltningar i nya lokaler. Landstingsstyrelsens förvaltnings samlokaliseringsprojekt har i sin slutrapport, daterad (LS ), givit rekommenderade handlingsalternativ gällande samlokalisering av landstingets centrala förvaltningar enligt följande: 1. Geografisk spridning och föreslagen allokering: De centrala förvaltningarna/bolagen föreslås allokeras enligt följande: Norra stationsgatan: landstingsstyrelsens förvaltning (funktionsområdet SLL IT), hälso- och sjukvårdsförvaltningen (avdelningen E-hälsa och strategisk IT), patientnämndens förvaltning Landstingshuset: Politiken Sabbatsbergsområdet: Fackliga organisationer Lindhagen: Trafikförvaltningen, kulturförvaltningen, hälso- och sjukvårdsförvaltningen (exkl. avdelningen E-hälsa och strategisk IT), landstingsstyrelsens förvaltning (exklusive funktionsområdet SLL IT), förvaltning för utbyggd tunnelbana, tillväxt- och regionplaneförvaltningen, samt AB Stockholms Läns Landstings Internfinans 2. Kulturförändring: De nya lokalerna utformas i enlighet med landstingets riktlinjer för utformning av administrativa miljöer, LS Samnyttjande av lokaler och service 4. Flyttperiod/tidplan: Flytten genomförs mellan senare delen av 2019 och första delen av Ekonomi Geografisk spridning och föreslagen allokering En samlokalisering av landstingets förvaltningar går i linje med det effektiviseringsarbete som pågår vid hälso- och sjukvårdsförvaltningen, vilket initierades av den omorganisation som genomfördes hösten För att få ut bästa möjliga mervärde med samlokaliseringen bör samtliga enheter inom hälso- och sjukvårdsförvaltningen samlokaliseras. Förvaltningen förordar därför att även avdelningen för E-hälsa och strategisk IT lokaliseras till Lindhagensområdet. Avdelningen E-hälsa och strategisk IT har en viktig del i hälso- och sjukvårdsförvaltningens arbete med att integrera och öka takten kring digitalisering i verksamheten. Att placera avdelningen vid annan geografisk plats skulle allvarligt hindra denna utveckling.

3 3 (5) TJÄNSTEUTLÅTANDE HSN Hälso- och sjukvårdsförvaltningens bedömning är att en samlokalisering enligt rapportens förslag (där E-hälsa och strategisk IT lokaliseras till Lindhagen) ökar möjligheten till ett närmare samarbete och samordning, både inom förvaltningen och mellan landstingets förvaltningar. Förvaltningen ser en ökad möjlighet till effektivisering och samordning av administration, minimering av dubbelfunktioner och renodlat ansvar. Vidare kan vi se en möjlighet till ökad ekonomistyrning, strategisk ITstyrning och projektstyrning. Mer ändamålsenliga lokaler med modern teknik, rätt storlek och utformning på konferens- och mötesrum, individuella arbetsytor och möjlighet till tysta områden ökar effektiviteten och möjligheten att uppnå verksamhetens mål. Nya lokaler skapar också en ökad möjlighet att vara en attraktiv arbetsgivare med modernt kontor, bra teknik och individanpassat arbetssätt. Inför fastställande av ombyggnation och beslut om hur ytor ska nyttjas och lokaler utrustas behöver en behovsanalys genomföras utifrån de uppdrag som förvaltningarna har. Välanpassad utformning av lokalytan är en förutsättning för att säkerställa implementering av ett mer aktivitetsbaserat arbetssätt och förhindra oförutsedda merkostnader i senare skede. Det gäller möjlighet till arbetsplatser (öppna och fasta), tysta ytor, ytor för att hantera sekretessbelagda frågor, så som de verksamheter/funktioner där medarbetare sitter vid sin arbetsplats dagligen och/eller hanterar känslig information till exempel arkiv, registratur, press och upphandling. Då förvaltningens grupperingar varierar i storlek finns behov av mötesrum med plats för två upp till 150 personer. En förutsättning för samlokaliseringen är att de nya lokalerna anpassas och att befintliga hyresgäster påbörjar nödvändigt förändringsarbete i god tid. Kulturförändring I slutrapporten föreslås att lokalerna ska utformas i enlighet med Landstingets riktlinjer för utformning av administrativa miljöer, LS Dessa riktlinjer behöver förtydligas så att det tydligt framgår hur frågan kring individuella arbetsplatser kommer att hanteras. Anpassning till ny användning av lokalytor kommer innebära en kulturförändring och förändringar i medarbetares arbetssätt. Det är viktigt att i ett tidigt skede kommunicera vad detta förändringsarbete innebär och hur förändringsarbetet ska bedrivas. En förutsättning för en lyckad samlokalisering är att förändringsarbetet initieras centralt med tydliga

4 4 (5) TJÄNSTEUTLÅTANDE HSN direktiv om vilka resurser som krävs från respektive förvaltning och vilket stöd som finns centralt. Samnyttjande av lokaler och servicefunktioner Då visst samnyttjande/delande av lokaler mellan förvaltningarna föreslås är det viktigt att förvaltningarna enas om hur samutnyttjandet ska hanteras och vilken servicenivå dessa lokaler ska ha. Det är också viktigt att de förvaltningar som samlokaliseras till Lindhagensområdet enas om vilka servicefunktioner som kan/bör samordnas och vilken servicenivå dessa ska erbjuda. Det är också angeläget att hälso- och sjukvårdsförvaltningen har representanter med i de grupper som tar fram riktlinjer för samnyttjande av lokaler och servicefunktioner, men också för modeller för fördelning av kostnader för lokalhyra och service. Ekonomi Samlokaliseringen med inbegripande kulturförändring ligger i linje med förvaltningens pågående arbete med effektivisering och kostnadsöversyn. Om anpassning av lokalytor och kulturförändringsarbetet inte sker på tillfredställande sätt finns risk för oförväntade merkostnader på grund av oplanerade ombyggnationer efter flytt, stopp i produktionen och ökad personalomsättning. I rapporten Samlokalisering av landstingets centrala förvaltningar (LD ) presenteras kostnader för varmhyra för respektive adress för landstingets förvaltningar. Uppgifterna för hälso- och sjukvårdsförvaltningens hyreskostnader behöver justeras enligt följande: Adress Varmhyra Hantverkargatan kr Magnus Ladulåsgatan kr Söderalmsallén 36/ Västgötagatan kr * *Varav Ehit/Inera står för kr/år Tidplan/flyttperiod Flytten till de nya lokalerna beräknas genomföras senare delen av 2019 och första delen av En tidplan för när olika delar av hälso- och sjukvårdsförvaltningen respektive andra förvaltningar ska lokaliseras till de nya lokalerna behöver upprättas skyndsamt. Detta för att kunna hantera hyresavtalsförhandlingar och minimera merkostnader, men också för att

5 5 (5) TJÄNSTEUTLÅTANDE HSN kunna planera och förbereda flytten med minsta möjliga störning i verksamheten. Sammanfattning Hälso- och sjukvårdsförvaltningen ser samlokaliseringen som ett led i att bli en mer effektiv och attraktiv arbetsgivare. Samlokaliseringens främsta mervärden är närmare samarbete, bättre samordning, modernare och trevligare arbetsytor samt ett mer individuellt anpassat arbetssätt. För att få ut bästa möjliga mervärde med samlokaliseringen bör samtliga enheter inom hälso- och sjukvårdsförvaltningen samlokaliseras. Förvaltningen förordar därför att även avdelningen för E-hälsa och strategisk IT samlokaliseras på Lindhagensområdet. Samlokaliseringen med medföljande kulturförändring kommer att bidra till förvaltningens fortsatta arbete med effektivisering och kostnadsöversyn. Anpassning av lokalytor och tydliggörande av Landstingets riktlinjer för utformning av administrativa miljöer, LS är avgörande för att kunna genomföra samlokaliseringen kostnadseffektivt. Om anpassning av lokalytor inte sker utifrån verksamhetens uppdrag och behov och förändringsarbetet inte tydliggörs finns risker för oväntade merkostnader i ett senare skede. Barbro Naroskyin Hälso- och sjukvårdsdirektör Cecilia Råberger Avdelningschef

6 Stockholms läns landsting Landstingsstyrelsens förvaltning LS Hemlig Denna handling är sekretessbelagd enligt 19 kap 3 OSL (2009:400). Samlokalisering av landstingets centrala förvaltningar Slutrapport

7 Stockholms läns landsting 2(11) LS Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och rekommendation 3 2. Bakgrund och definition 4 3- Uppdrag Organisation 5 4. Geografisk spridning och föreslagen allokering Geografisk spridning av verksamheter idag Föreslagen allokering 6 5. Samnyttjande av lokaler och service 8 6. Flyttperiod 8 7. Ekonomi Hyreskostnader idag Hyreskostnader efter samlokalisering Förväntad besparing Hantering av eventuella merkostnader Risker Fortsatt arbete 10

8 Stockholms läns landsting 3 (11) LS i. Sammanfattning och rekommendation Landstingsfullmäktige gav i samband med beslut om SLL Mål och budget 2017 landstingsstyrelsen i uppdrag att utreda möjligheten till samlokalisering av landstingets centrala förvaltningar, LS , artsats 17. Landstingsstyrelsens förvaltning utvärderade olika alternativ för samlokalisering och lämnade en projektrapport till landstingsstyrelsen den 30 maj 2017, LS rapporten föreslogs att de centrala förvaltningarna samlokaliseras inom ett större område i första hand inom Lindhagenområdet på Kungsholmen. Landstingsstyrelsen beslutade vid sammanträdet: att Stockholms läns landstings centrala förvaltningar bör samlokaliseras att uppdra åt landstingsdirektören att förhandla om och teckna hyresavtal - med villkor om att avtalets giltighet förutsätter lagakraftvunnet beslut av landstingsfullmäktige om godkännande av avtalet - för en samlokalisering av Stockholms läns landstings centrala förvaltningar i nya lokaler att uppdra åt landstingsdirektören att vidta erforderliga förberedelser för en eventuell samlokalisering av Stockholms läns landstings centrala förvaltningar i nya lokaler Lokalerna i Lindhagenområdet ligger i anslutning till de lokaler som trafikförvaltningen i dagsläget hyr. Disponibla lokaler på drygt kvm skapar totalt kvm i Lindhagenområdet och erbjuder möjlighet för merparten av de centrala förvaltningarna att samlokaliseras inom ett begränsat geografiskt område. Pågående och kommande förändringar, kända såväl som okända, kommer att påverka vilka verksamheter som allokeras till respektive adress. Under sommaren har hyresförhandlingar ägt rum i enlighet med landstingsstyrelsens beslut i maj och en överenskommelse med hyresvärden har nåtts. Det nya hyresavtalet - med lokaler utformade i enlighet med landstingets riktlinjer för utformning av administrativa miljöer, LS innebär att de centrala förvaltningarna kommer att kunna samlokaliseras till moderna lokaler och till en lägre totalkostnad för landstinget. Den årliga besparingen bedöms till ca miljoner kronor och efter 2023 till ca miljoner kronor. Den sammanlagda besparingen under den 15-åriga avtalstiden bedöms till miljoner lo-. Flytten till de nya lokalerna kommer att genomföras mellan senare delen av 2019 och första delen av 2020.

9 JIL Stockholms läns landsting 4(11) LS Landstingsstyrelsens förvaltnings samlokaliseringsprojekt rekommenderar att nämnder och landstingsfullmäktige godkänner förhyrning av lokaler i Lindhagenområdet i enlighet med föreliggande förslag. Bild l, Tillgänglig yta i Lindhagenområdet 2. Bakgrund och definition Idag är landstingets centrala förvaltningar utspridda på olika geografiska platser i Stockholm. Vissa lokaler är modernt utformade, andra inte. Många medarbetare lägger stor tid på att förflytta sig mellan olika adresser för möten och personalträffar. En samlokalisering av samtliga eller delar av de centrala förvaltningarna bedöms kunna bidra till en mer effektiv och samordnad förvaltningsorganisation, en attraktiv arbetsplats som inspirerar och möjliggör nya arbetssätt samt en ökad kostnadseffektivitet. Landstingets riktlinjer för utformning av administrativa miljöer, LS , slår fast hur kontorslokaler för landstingets centrala förvaltningar ska utformas. Målet är att kunna erbjuda administrativa miljöer som uppfyller verlcsamhetens behov och främjar medarbetarnas samarbete, kreativitet och hälsa samt bidra till en säkrare och tryggare arbetsmiljö. Samlokaliseringsprojektet har undersökt möjligheten till samlokalisering i fastigheter som landstinget har i sin ägo: Sabbatsbergs sjukhusområde, landstingstomten och huvudbyggnaden på Karolinska Universitetssjukhusets gamla område i Solna. I januari 2017 skickades en extern förfrågan ut till privata fastighetsägare. De externa förslagen och interna alternativ utvärderades efter fastställda kriterier. Efter utvärderingen återstod tre externa alternativ och ett internt: Kista Gate, Karolinska Universitetssjukhusets gamla huvudblock i Solna,

10 Stockholms läns landsting 5(11) LS Lindhagenområdet på Kungsholmen och Stockholm New i Hammarby sjöstad. Analysen redovisas i en projektrapport som behandlades av landstingsstyrelsen den 30 maj 2017, LS Samlokaliseringsprojektet har uppmärksammat att oldarheter funnits kring innebörden i begreppet landstingets centrala förvaltningar. I denna rapport avses med begreppet följande förvaltningar och bolag: landstingsstyrelsens förvaltning, hälso- och sjukvårdsförvaltningen, trafikförvaltningen, AB Stockholms Läns Landstings Internfinans, kulturförvaltningen, patientnämndens förvaltning, tillväxt- och regionplaneförvaltningen, samt förvaltning för utbyggd tunnelbana. 3. Uppdrag Landstingsstyrelsen beslutade den 30 maj 2017 att Stockholms läns landstings centrala förvaltningar bör samlokaliseras, att uppdra åt landstingsdirektören att förhandla om och teckna hyresavtal - med villkor om att avtalets giltighet förutsätter lagakraftvunnet beslut av landstingsfullmäktige om godkännande av avtalet - för en samlokalisering av Stockholms läns landstings centrala förvaltningar i nya lokaler, samt att uppdra åt landstingsdirektören att vidta erforderliga förberedelser för en eventuell samlokalisering av Stockholms läns landstings centrala förvaltningar i nya lokaler. 3.1 Organisation Landstingsdirektören har varit projektägare för samlokaliseringsprojektet. Styrgruppen har bestått av representanter från landstingsstyrelsens förvaltning, trafikförvaltningen, hälso- och sjukvårdsförvaltningen och Locum AB. Inkomna förslag har utvärderats och förankrats med en referensgrupp med representanter från landstingsstyrelsens förvaltning, trafikförvaltningen, hälso- och sjulwårdsförvaltningen och Locum AB. Arbetsgruppen har bestått av medarbetare vid landstingsstyrelsens förvaltning. 4. Geografisk spridning och föreslagen allokering 4.1 Geografisk spridning av verksamheter idag I dagsläget är landstingets centrala förvaltningar utspridda på ett stort antal adresser, vilket försvårar samverkan mellan och inom förvaltningarna. I flera fall är lokalerna även ineffektiva och omoderna.

11 Stockholms läns landsting 6(11) LS Bild 2, Geografisk spridning idag Idag är de olika förvaltningarna/bolagen lokaliserade enligt följande: Landstingsstyrelsens förvaltning: Landstingshuset (politiken), Landstingstomten, Fleminggatan, Hantverkargatan 26, Norra stationsgatan, Sabbatsbergsområdet (facldiga organisationer) Hälso- och sjulcvårdsförvaltningen: Magnus Ladulåsgatan, Södermalmsallén/Västgötagatan, Hantverkargatan 11 Kulturförvaltningen: Västgötagatan 904 Trafikförvaltningen: Lindhagen Patientnämndens förvaltning : Hornsgatan Förvaltning för utbyggd tunnelbana och tillväxt- och regionplaneförvaltningen: Norra stationsgatan AB Stocldiolms Läns Landstings Internfinans: Fleminggatan 4.2 Föreslagen allokering Effektiva och moderna lokaler samt det i framtiden minskade antalet adresser bedöms förenlda samverkan mellan och inom förvaltningarna och minskar tidsförluster i samband med resor mellan möten. Sammanlagd tillgänglig yta i Lindhagenområdet är kvm. Samlokaliseringsprojektet förordar att landstingsstyrelsens förvaltning (exldusive funktionsområdet SLL IT), hälso- och sjulcvårdsförvaltningen (exldusive avdelningen E-hälsa och strategisk IT), tillväxt- och regionplaneförvaltningen, kulturförvaltningen, förvaltning för utbyggd tunnelbana samt AB Stocldiolms Läns Landstings Internfinans flyttar till området. Trafikförvaltningen sitter redan i en av de aktuella lokalerna, men kommer att behöva minska sin yta samt anpassa arbetssätt i enlighet med landstingets riktlinjer om utformning av administrativa miljöer.

12 Stockholms läns landsting 7 (11) LS Samlokaliseringsprojektet föreslår att landstingsstyrelsens förvaltnings funktionsområde SLL IT och hälso- och sjukvårdsförvaltningens avdelning E-hälsa och strategisk IT samlokaliseras antingen till Norra Stationsgatan 69 eller till Fatburen vid Medborgarplatsen på Södermalm, beroende på utvärdering av ekonomiska och verksamhetsmässiga konsekvenser. Patientnämnden föreslås även flytta till Norra stationsgatan. Arbetet med slutlig allokering av verksamheter till de nya och kvarvarande lokalerna kommer att inledas under augusti månad. Effekter av pågående samt eventuella kommande förändringar, kan komma att påverka vilka verksamheter som allokeras till respektive adress. Möjlighet finns för de politiska organisationerna att flytta med från landstingstomten till Lindhagenområdet. Det kommer dock att innebära att vissa av verksamheterna inte fullt ut kan allokeras till Lindhagen. ET» j>on«iga 7 ndlil Bild 3, Geografisk spridning efter samlokalisering Föreslagen lokalisering av förvaltningar/bolag efter samlokalisering: Norra stationsgatan: Landstingsstyrelsens förvaltning (funktionsområdet SLL IT), hälso- och sjukvårdsförvaltningen (avdelningen E-hälsa och strategisk IT), patientnämndens förvaltning Landstingshuset: Politiken Sabbatsbergsområdet: Facldiga organisationer Lindhagen: Trafikförvaltningen, kulturförvaltningen, hälso- och sjulcvårdsförvaltningen (exkl. avdelningen E-hälsa och strategisk IT), landstingsstyrelsens förvaltning (exld. funktionsområdet SLL IT), förvaltning för utbyggd tunnelbana, tillväxt- och

13 Stockholms läns landsting 8 (11) LS regionplaneförvaltningen, samt AB Stocldiolms Läns Landstings Internfinans 5. Samnyttjande av lokaler och service Idag hyr respektive förvaltning sina egna lokaler samt har egna avtal och resurser för service och tjänster. Med en samlokalisering - och vissa fall samnyttjande/delande av lokaler mellan förvaltningar - föreslår samlokaliseringsprojektet att en översyn görs av resurser och avtal samt att en ny modell för fördelning av kostnader för lokalhyra och service tas fram. 6. Flyttperiod I syfte att minimera dubbla hyreskostnader har samlokaliseringsprojektet analyserat avtalstider för befintliga avtal. Där så är lämpligt får avtal löpa ut och sägas upp, i andra fall sker omförhandlingar med kortare avtalstider. Under perioden fram till inflyttning i nya lokaler kan delar av verksamheter behöva göra en tillfällig flytt, i syfte att minimera dubbla hyreskostnader. Noggrann övervägning och riskanalys för berörd verksamhet utförs om detta skulle bli aktuellt. Flytten till de nya lokalerna kommer att genomföras mellan senare delen av 2019 och första delen av Ekonomi 7.1 Hyreskostnader idag Hyreskostnaden i nuvarande lokaler beräknas öka framöver, då ett antal hyreskontrakt går ut inom en tvåårsperiod. Varmhyra idag (korrigerad för fastighetsskatt) Adress Kvm LOA Varmyra Landstingshuset Landstingstomten Sabbatsbergsområdet Flemminggatan Hantverkargatan Norra Stationsgatan Hantverkargatan Magnus Ladulåsgatan Söderalmsallén 36/ Västgötagatan Lindhagen Hornsgatan västgötagatan Totalt Tabell 1, Sammanställning nuvarande lokaler Stocldiolms läns landsting hyr idag ca kvm för de centrala förvaltningarna. Genom bland annat effektivare arbetssätt och

14 , Ii, Stockholms läns landsting 9(11) LS effektiviserad lokalanvändning, samt effekter av programmet "Effektivare landsting" beräknar samlokaliseringsprojektet att landstinget efter 2020 behöva hyra drygt kvm för de berörda förvaltningarna. Moderna lokaler och införandet av nya arbetssätt möjliggör ytbesparingar Yta idag Effektivisering Effektivare Effektivare Effektivare Frånvarostatistik Effektivare Yta imorgon efter nytt arbetssätt lokalanvändning arbetssätt arbetssätt (3%) landsting införhyrning Öhuset) (3-huset) (bef.tflokaler) (NorraStation) (motsvarande60-70st FTE) Bild 4, Dagens ytbehov jämförtmed framtida ytbehov samt brygga däremellan 7.2 Hyreskostnader efter samlokalisering När den föreslagna samlokaliseringen är genomförd kommer merparten av de centrala förvaltningarna att vara lokaliserade i Lindhagen, undantaget är IT som föreslås lokaliseras på Norra stationsgatan som huvudspår alternativt Fatburen, samt politiken som sitter kvar i landstingshuset. Varmhyra imorgon (omräknad till 20i7års nivå) Adress Kvm LOA Varmyra Landstingshuset Sabb atsb ergso mr ådet Norra Stationsgatan Lindhagen Totalt Tabell 2, Sammanställning av förväntad varmhyra efter förhyrning av 3-huset omräknat till 20iyårs prisnivå 7.3 Förväntad besparing Totalt kommer kvm lokalyta att lämnas och kvm nyförhyras. Baserat på bedömningen att en potentiell framtida hyra för befintliga lokaler vid en omförhandling skulle hamna på samma nivå som lokaler i intilliggande område, beräknas den årliga besparingen till ca miljoner kronor och efter 2023 till ca miljoner kronor. Den sammanlagda besparingen under den 15-åriga avtalstiden bedöms till miljoner kr

15 JIL Stockholms läns landsting 10(11) LS Nyckeltal Lämnad yta (LOA kvm) Ny förhyrd yta (LOA kvm) Årlig besparing '19-23 Årlig besparing >2023 Nuvärde besparing Tabell 3, Förväntad besparing av hyreskostnader MKR MKR MKR 7.4 Hantering av eventuella merkostnader Nuvarande hyres- och serviceavtal omförhandlas/sägs upp fortlöpande utifrån gällande förutsättningar i avtalen. Arbetet med att implementera nya arbetssätt bör dock påbörjas omgående för art frigöra lokalyta så att en del hyresavtal som löper ut fram till inflyttning inte behöver förnyas. Det kommer ändå att uppstå situationer där tiden för nuvarande avtals upphörande inte synkroniserar med det nya hyresavtalets giltighetstid. Bland annat löper merparten av hälso- och sjukvårdsförvaltningens hyresavtal ut sommaren 2018 och måste förlängas. Det kommer även att bli ett visst tidsglapp mellan tidpunkten för inflyttning i de nya lokalerna och tidpunkten för tomställning/återställning av de gamla lokalerna. Samlokaliseringsprojektet föreslår att eventuella merkostnader på grund av dubbla lokalkostnader inte belastar respektive förvaltning utan hanteras centralt och att kostnaden arbetas in i kommande budgetprocesser. I samband med tjänsteutlåtandet kommer en uppskattning av kostnaden att kunna göras. 8. Risker En flytt till nya lokaler och anpassning nya arbetssätt medför ett antal risker. Projektet har identifierat följande större risker och arbete pågår eller kommer art påbörjas för att eliminera/minimera att riskerna inträffar: IT-system som inte stöder nya arbetssätt. Nya arbetssätt implementeras inte i full utsträckning vilket medför att de nya lokalerna inte nyttjas fullt och effektiviseringar uteblir. Effektiviseringar inom de centrala förvaltningarna uteblir och förhyrning av mer yta än planerat leder till att förväntade besparingar inte realiseras. 9. Fortsatt arbete Planering och genomförande sker i projektform med en koordinerad insats mellan landstingsstyrelsens förvaltning och representanter från berörda

16 Stockholms läns landsting u (ii) LS förvaltningar. > Bild 5, Flyttprocess Ett lyckat genomförande förutsätter: enighet kring en tydlig målbild och styrande principer en tydlig process och projektmetodik en tydligt utarbetad kommunikationsplan hög involvering av ledning och medarbetare löpande anpassning till pågående effektiviseringsarbete inom centrala förvaltningar lokalerna utformas/nyttjas i enlighet med riktlinjerna om utformning av administrativa miljöer, LS systematisk uppföljning och utvärdering för ett ständigt förbättringsarbete