Framgångfaktorer eller tankar vid en analys

Transkript

1 Framgångfaktorer eller tankar vid en analys Glöm inte att lära av de som har de bästa resultaten. Hur gör dom? Hur har de kommit dit?

2 Inledande reflektion Goda resultat håller i sig. Mindre variationer kan förekomma men det goda består. - Se resultaten som indikatorer. De genomsnittliga värdena är i stort sett lika trots att ett stort antal nya kommuner tillkommit. Skapa gärna trender av de egna resultaten för att underlätta analyser och åtgärder. Använd andra kommuners kunskap och fånga in goda idéer.

3 E-postsvar inom två dagar (mått 1) Förbättringar Gnesta 2012: 46% 2013: 98% Piteå 2012: 53% 2013: 96% Habo 2012: : 96% Tyresö 2012: 53% 2013: 93% Nykvarn 2012: 50% 2013: 91% Götene 2012: 60% 2013: 91% Kungälv 2012: : 91% I topp Kramfors 100% även 2012 Gnesta 98% Köping 98% Kalmar 98% 93% 2012 Medlevärde 79% 72% 2012

4 Framgångsfaktorer mått 1 Kommungemensamma riktlinjer om hur e-post ska hanteras såsom svarstider, kopior, namn, kontaktuppgifter, länkar etc. Tydliga och förankrade instruktioner kopplade till mailprogrammet (Outlook ) hur det ska ställas in. Ge konkreta exempel på hur bra svar i e-posten ska se ut Vanliga frågor återkommer: Gör en svarsbank med bra svar kopplad till de vanligaste frågorna Håll rutinerna aktuella. Påminn!!

5 Svar på fråga via telefon (mått 2) Förbättringar Köping 2013: 74% 2012: 52% Alvesta 2013: 63% 2012: 37% Ängelholm 2013: 62% 2012: 31% Övertorneå 2013: 69% 2012: 43% Ljungby 2013:61% 2012: 22% I topp Köping 74% Uddevalla 73% 67% 2012 Gislaved 70% Övertorneå 69% Medel för 2013 är 44% Medel för 2012 var 41%

6 Framgångsfaktorer mått 2 Växeln och dess samspel med verksamheterna är nyckeln. Inte alltid en ny organisation. Säkra att växeln kan nå personer i verksamheten, som har som uppgift att ta emot samtal. Se till att samtal som inte besvaras av personer i verksamheten kommer tillbaka till växeln Gör kontinuerliga intervjuer med växeln för att finna problemområden sammanställ och följ upp Undvik telefontider OBS! Tänk på väntetiden till växel. Elektroniska ingångar kan förstöra! (En minut).

7 Gott bemötande i telefon (mått 3) I topp- Alla med 100% Ulricehamn Sölvesborg Strömstad Sollefteå Malung-Sälen Leksand Kungälv Kristinehamn Karlstad Hässleholm Fagersta Aneby Alingsås Medel för 2013 är 86% Medel för 2012 var 82%

8 Framgångsfaktorer mått 3 Kommungemensamma riktlinjer på hur telefonsamtal ska hanteras med exempelvis hur man svarar och avslutar. Genomför interna utbildningar kring bemötande i telefon med utgångspunkt i praktisk träning - Inget ramlar från himlen Uppmuntra och lyft fram goda exempel från den egna verksamheten. Personer, arbetsgrupper eller enheter som utmärkt sig med ett gott bemötande. Kom ihåg: ett första trevlig intryck tar man med sig och man tror att alla är lika trevliga i hela kommunen

9 Tillgänglighet: bibliotek, återvinningsstation och simhall (mått 4) Ett försök att grafiskt få en bild av tre komponenter

10 Plats på önskat datum i förskola (mått 5-6) Förbättringar Håbo 2013: 100% 2012: 42% Upplands Väsby 2013: 100% 2012: 70% Norsjö 2013: 94% 2012: 78% Torsby 2013: 93% 2012: 67% Ale 2013: 81% 2012: 58% Hjo 2013: 80% 2012: 63% I topp 29 kommuner med 100% var det 25 kommuner Medel för 2013 är 69% - Medel för 2012 var 72%

11 Framgångsfaktorer mått 5-6 Gå igenom rutiner för att hitta felkällor ibland kan teknik ställa till det Fokusera på dialog och personliga kontakter i planeringen sådant undviker problem och missförstånd Skapa så tidigt som möjligt underlag för framtida planering uppmana föräldrar att söka tidigt. Mått 5 ska ses i förhållande till tiden i mått 6! Exempelvis: Staffanstorp 94 % och 7 dagar Problem med att få fram resultatet? Kontakta kommuner som lämnar resultat ni får säkert tips och råd

12 Väntetid till särskilt boende (mått 7) Förbättringar Håbo 2013: 32 dagar 2012: 139 dagar Heby 2013: 16 dagar 2012: 38 dagar Nybro 2013: 16 dagar 2012: 53 dagar Robertsfors 2013: 16 dagar 2012: 53 dagar Ängelholm 2013: 16 dagar 2012: 54 dagar I topp Lessebo 1 dagar Årjäng 1 dagar Vänersborg 5 dagar Höganäs 5 dagar

13 Framgångsfaktorer mått 7 Är problemet för få platser? Identifiera om det är utredning eller verkställigheten som har den längsta tiden. Utredningstid Verkställighet Utredningstid Verkställighet Kan utredningen förkortas och förenklas? Kan verkställigheten påverkas? Behöver vi hitta nya arbetssätt som kan förbättra? Vi ser snittet men var är ytterligheterna?

14 Väntetid ekonomiskt bistånd (mått 8) Förbättringar Skövde 2013: 1 dagar 2012: 17 dag Trosa 2013: 8 dagar 2012: 18 dagar Lindesberg 2013: 9 dagar 2012: 17 dagar Töreboda 2013: 9 dagar 2012: 21 dagar I topp Kinda 1 dag? Skövde 1 dag Habo 2 dagar Arjeplog 3 dagar Haparanda 3 dagar Hudiksvall 3 dagar Mörbylånga 3 dagar

15 Framgångsfaktorer mått 8 Se över rutiner och organisationen när det gäller gruppen som söker försörjningsstöd första gången Notera första kontakt i registret Avdela ansvar för nybesök till en eller två personer Se över och förbättra informationen till klient avseende information som ska lämnas till myndigheten när man söker En hög tillgänglighet och snabb handläggning innebär inte högre utgifter för kommunen!! Vill vi vara tillgängliga?

16 Antal olika vårdare inom hemtjänsten (mått 10) Förbättringar Säffle 2013: 8 st. 2012: 16 st. Botkyrka 2013: 9 st. 2012: 17 st. Värmdö 2013: 10 st. 2012: 15 st. Danderyd 2013: 11 st. 2012: 15 st. I topp Arjeplog 7 st. Nynäshamn 7 st. Södertälje 7 st. Emmaboda 8 st. Sollentuna 8 st. Säffle 8 st. Upplands Väsby 8 st. Vänersborg 8 st.

17 Framgångsfaktorer mått 10 Se över organisationen. Mindre arbetsgrupper med begränsat antal äldre ger ofta goda resultat. Behöver inte stå i motsättning till en större organisation Sätt etappmål och följ upp flera gånger under året. Ta fram resultaten för de olika hemtjänstgrupperna och använd det i förbättringsarbetet. Effektiv arbetstidsplanering, kontaktmannaskap och införande av datoriserade system för insatsplanering är andra faktorer som kan påverka. Mindre grupper inom varje område som är knutna till en avgränsad grupp äldre.

18 Webbinformation (mått 13) I topp Uddevalla 95% Karlstad 94% Eskilstuna 92% Örebro 92% Nacka 92% Arboga 91% Helsingborg 91% Tyresö 91% Umeå 91%

19 Framgångsfaktorer mått 13 Ladda ned skriften Information till alla och tillhörande excel-fil Använd resultatet fråga för fråga och titta/låna svar från andra kommuner Det behövs en samordnande iller som skapar tryck i organisationen och bistår förvaltningar/verksamheter Se över sökfunktionen. Kolla den gentemot undersökningsfrågorna Sätt mål för förbättringar enligt SKL:s undersökningar följ upp flera gånger under året fokusera på det vi inte har svar på webben Glöm inte att webben är ett av kommunens viktigaste ansikte utåt. En framtida utveckling av kraven??

20 Nationella proven i årskurs 6 (mått 17a) Ny skala för poängsättning. Numera bygger resultaten på betygskalan. Därmed inte jämförbart med föregående år. I topp Danderyd 100% Laxå 100% Hammarö 99% Knivsta 99% Lomma 99% Nacka 99% Sotenäs 99% Medelvärdet är 93%

21 Nationella proven i årskurs 3 (mått 17B) Förbättringar Arjeplog 2013: 94% 2012: 34% Aneby 2013: 88% 2012: 46% Klippan 2013: 82% 2012: 60% Kalmar 2013: 80% 2012: 45% Arboga 2013: 79% 2012: 54% I topp Arjeplog 94% Trosa 92% Emmaboda 90% Knivsta 90% 87% 2012 Vadstena 90% Medelvärdet är 70%

22 Andel behöriga till gymnasiet (mått 18) Förbättringar Oxelösund 2013: 99,1% 2012: 83,0% Hjo 2013: 94,2 % 2012: 84,5% Malung-Sälen 2013: 92,0% 2012: 83,9% Uddevalla 2013: 91,8% 2012: 85,8% Götene 2013: 91,7% 2012: 83,1% Strängnäs 2013: 91,3% 2012: 84,8% I topp Danderyd 99,3% Oxelösund 99,1% Rättvik 98,2% Nykvarn 97,6% Täby 97,3% Medelvärdet är 87,5%

23 Framgångsfaktorer mått 17 och 18 Vad gör kommuner som har bra resultat? Lär av dem. Ta del av SKL:s sammanställningar av framgångsfaktorer Analysera orsaken till de egna resultaten. Ligger speciella problem på något av ämnena? Sätt mål och följ upp på klassnivå, samt för den enskilda eleven. Ge metodstöd där det behövs OBS! Se föreläsningen (filmen) av skolchefen i Haninge, Mats Öhlin, på SKL:s webb. Samt filmerna från Sollentuna och Borås. Många tips för styrning och ledning.

24 Elevers syn på skolan - mått 19 SKL:s elevundersökning där elever ur årskurs 8 givit svar. Måttet är sammanvägt av flera delfrågor. 166 kommuner deltog. Resultat från årskurs 5 finns som kompletterande mått I topp Kalmar 88% Vadstena 88% Kalix 88% Laholm 87% Skara 87% 87% 2012 Medelvärdet är 77%

25 Särskilt boende (mått 23) Aktiviteter på vardag och helg (grönt på båda) Aneby, Arboga, Arvika, Botkyrka, Eda, Hallstahammar, Heby, Hylte, Järfälla, Kramfors, Kramfors, Lund, Mörbylånga, Nacka, Robertsfors, Skurup, Svedala, Södertälje, Upplands Väsby, Upplands Bro Dagligen erbjuder egen tid efter önskemål (grönt) 102 kommuner Möjlighet till internet på det egna rummet 33 kommuner Sammanboende (100%) 79 kommuner 2013, 63 kommuner 2012, 35 kommuner 2011 HELGRÖNA STAPLAR Svedala

26 Framgångsfaktorer mått 23 Aktiviteter, samboende, egen tid och erbjudande om eftersamtal är problemområden Ta en övergripande diskussion politiker/tjänstemän om hur det ska se ut på kommuns särskilda boenden. Lägg fast miniminivåer utifrån indikatorerna och sätt mål för de olika indikatorerna. Se det som kvalitetsnivåer som kommunen inte vill understiga. Följ upp, följ upp! Ta stöd från frivilligkrafter, både enskilda personer och organisationer, för att utveckla en meningsfull och stimulerande vardag för de äldre. Vad har de kommuner som har bästa resultaten gjort för att nå dit? Ring Finns ingen relation mellan kostnader och resultat (undantaget Internetuppkoppling) Vi samlar in resultaten på enhetsnivå. En bra hjälp i det lokala förbättringsarbetet. Finns en hjälpfil på webben.

27 Kostnader för säbo och hemtjänst (mått 24 och 27) Kostnad per brukare i hemtjänst och kostnad per plats inom särskild boende har tidigare utgått från en mängd personer som kommunen rapporterat till SoS. Från och med i år kommer den rapporteringen att bygga på individstatistik, dvs. personnummer. Rutinerna kring detta har tydligen inte satt sig ännu vilket kan resultera i att det blir konstiga resultat. M a o se över era rutiner för detta kommer att gälla framöver. Läs skriften Koll på hemtjänsten och se filmen från föreläsningen om skriften.

28 Nöjdhet inom äldreomsorgen mått 25 och 28 Årets enkätundersökning är en total undersökning och kan därmed brytas ned på grupp/enhetsnivå vilket gör att användbarheten i undersökningen har ökat. Den kan därmed bli ett verktyg i förbättringsarbetet. Det är emellan de olika enheterna som de största skillnaderna finns. Inte emellan kommunerna!

29 LSS-grupp och serviceboende (mått 29) HELGRÖNA STAPLAR Berg, Eda, Falköping, Falun, Gnesta, Hylte, Höganäs, Kalix, Kävlinge, Lund, Mariestad, Osby, Robertsfors, Ånge, Åre, Älmhult 16 kommuner 2013, 21 kommuner 2012 och 15 kommuner 2011 GRÖNGUL STAPEL Arboga, Bengtsfors, Botkyrka, Danderyd, Fagersta, Gotland, Grästorp, Götene, Heby, Hedemora, Helsingborg, Hofors, Hudiksvall, Härryda, Kalmar, Knivsta, Köping, Laholm, Lekeberg, Leksand, Lessebo, Lidköping, Ludvika, Malung-Sälen, Markaryd, Nacka, Sigtuna, Strömstad, Säter, Södertälje, Tranås, Trelleborg, Trosa, Töreboda, Umeå, Upplands Väsby, Vimmerby, Värnamo, Västerås, Österåker. 40 kommuner 2013, 37 kommuner 2012 och 26 kommuner 2011

30 Framgångsfaktorer mått 29 Utvecklingsområden är: upplevelse av hot och våld, avsaknad av individuellt anpassade aktiviteter, möjligheten att ha egen Internetkoppling i det egna rummet, tillgång till egen brevlåda. Diskutera gemensamt politiker och tjänstemän och anta övergripande riktlinjer för de kvalitetsnivåer (indikatorer) som är lämpliga för kommunen. Dvs. Vad är acceptabelt hos oss? Formulera konkreta mål för indikatorerna. Följ upp, följ upp! Lär av vad de kommuner gjort som har de bästa resultaten

31 Andel ungdomar som inte återkommer (mått 30) Förbättringar Aneby 2013: 100% 2012: 57% Mellerud 2013: 94% 2012: 50% Nässjö 2013: 94% 2012: 33% Tranemo 2013: 94% 2012: 50% Trollhättan 2013: 90% 2012: 75% I topp Aneby 100% Kristinehamn 100% Bengtsfors 100% Munkedal 100% Essunga 100% Uppvidinge 100% Gnesta 100% Älvdalen 100% Hedemora 100% Överkalix 100% Herrljunga 100% Katrineholm 100%

32 Framgångsfaktorer mått 30 Speglar resultaten olika arbetssätt med ungdomsproblematik? Hur arbetar kommuner som nästan har 100% vaccination? Ger ett mer proaktivt och offensivt arbetssätt ett bättre resultat? Dvs. ett tidiga insatser är bättre än ett sent. Vem är den lokala spindeln, drivmotorn i ett offensivt arbetssätt, dvs tidig upptäckt? Socialtjänsten? Hur fungerar samverkan för att undvika svarte Petter?

33 Återvunnet material av hushållsavfall (mått 36) I topp Sölvesborg 65% Alingsås 60% Klippan 59% Perstorp 59% Karlshamn 58% Olofström 57% Falun 55% Hässleholm 55% Medelvärdet är 36%

34 Andel miljöbilar (mått 37) Under året bytte vi rutiner och lämnade självrapportering till Kolada för att hämta resultat från Miljöfordon Syd. Vi har försökt få fram resultat (preliminära) fram till januari men inte lyckats. Resultaten kommer först i mars. Vi får diskutera under våren hur vi ska göra framöver.

35 Andelen inköpta ekologiska livsmedel (mått 38) I topp Lund 49% Södertälje 42% Motala 38% Trosa 38% Tanum 36% Västerås 35% Växjö 34% Medelvärdet är 16%

36 Framgångsfaktorer mått Förbättringar inom alla tre måtten Lund behåller ledning tätt följt av Södertälje vad gäller ekologiska livsmedel Sölvesborg och Alinsgås i topp när det gäller återvinning av hushållsavfall Vad gör de kommuner som når bäst resultat?