GRAFISK PROFIL. för Vadstena kommun

Transkript

1 GRAFISK PROFIL för Vadstena kommun

2 Den grafiska profilen är fastställd av Vadstena Kommuns kommunfullmäktige 16 mars Producerad av: Sofia Boij, informatör Vadstena Kommun Framsidesbild: Lars Forsstedt/bildarkivet.se 2

3 INNEHÅLL Varför en profilhandbok?... 4 Checklista för informationsmaterial ord som betyder allt... 6 Språk... 7 Ett kommunvapen föds... 8 Kommunlogotyp... 9 Stadssiluett Profilfärger Typografi Bilder Tillämpning Diagram & tabeller Dokumentmallar Så skriver du ett pressmeddelande Presentationer E-postsignatur Visitkort Korrenspondenskort Kuvert Broschyrer, foldrar & profilannonser Platsannonser Kungörelser & infoannonser Fordonsdekaler Profilkläder Profilmaterial & mässprodukter Kartor Skyltar Ordlista

4 Varför en profilhandbok? Vadstena kommun kommunicerar med sin omvärld på många olika sätt. Det finns framför allt tre skäl till varför det är klokt att klä denna kommunikation i en samlad grafisk profil. Identifikation För att alla ska uppfatta att det är Vadstena kommun som står bakom ett meddelande måste vi uppträda på ett konsekvent sätt. Med tiden arbetas kännedom och identifikation in hos mottagarna och våra budskap får bättre genomslagskraft. Och, framför allt, man minns att det är Vadstena kommun som är avsändare. Kommunikativt är det viktigare än att lyfta fram den enskilda förvaltningen. Det innebär självklart inte att förvaltningens arbete är oviktigt, tvärt om! Men vårt varumärke Vadstena blir starkare om vi arbetar under ett gemensamt parasoll. Vilken typ av användare är du? Allmän Information som kan vara viktig för alla parter, där finns bl.a. samlade riktlinjer för logotyper. Se dessa sidor som en kunskapsgrund innan ni går vidare. Personal Enklare produktion av kommunikationsmaterial, det kan vara enklare inbjudningar, brev, rapporter och Power-Pointpresentationer. Arbetet sker oftast med hjälp av mallar. A P Trovärdighet Ett genomtänkt grafiskt utseende ger ett professionellt intryck och förstärker våra budskap på ett positivt sätt. Det är därför viktigt att alla som kommunicerar utnyttjar samma visuella grund så att vi uppfattas som seriösa och trovärdiga. Super Den personal på kommunen som har större kunskap i grafisk produktion. Produktion av lite mer avancerade produkter som annonser, trycksaker etc. S Innehåll Det är många ledare och medarbetare inom Vadstena kommun som på olika sätt ska kommunicera externt eller internt. Genom att använda sig av de riktlinjer som anges här behöver var och en inte fundera över det grafiska utseendet utan kan koncentrera sitt arbete på innehållet i det budskap som ska förmedlas. Det underlättar arbetet samtidigt som kraft kan läggas på att utforma budskapet på ett sådant sätt att det verkligen når fram. Det innebär också att vi sparar pengar eftersom vi inte behöver uppfinna hjulet på nytt varje gång en trycksak eller dokument ska produceras. Extern Externa parter som arbetar med Vadstena kommuns kommunikationsmaterial. Det kan vara reklambyråer, skyltproducenter, tidningar, webbyråer etc. Varje kapitel har sin respektive symbol för användarnivå. E Har du några frågor är du alltid välkommen att kontakta kommunens informatör på telefon

5 A Checklista för informationsmaterial Tänk efter före Tänk igenom ditt informationsbehov innan du sätter igång så att du inte riskerar att bli sittande med en annons som ingen läser eller en trycksak som inte går att trycka! Behöver du hjälp med att planera och producera din information så ska du vända dig till kommunens informatör. Målgrupp Vilka är mottagarna och vad är det du vill kommunicera till dem? Målgruppsanalysen är helt avgörande för att nå resultat. Vem vill du nå? Vilka är målgruppens behov, kunskaper, attityder och önskemål? Varför vill du nå just denna grupp? Kom ihåg att kommunicerar man med alla, kommunicerar man inte med någon! Budskap Vad är det som ska sägas? Budskapet måste vara intressant, tydligt och relevant för att nå ut till målgruppen. Kanal/medieval Var ska det sägas? Var finns målgruppen? Hur når jag bäst min målgrupp med mitt specifika budskap? En bra mix av kanaler är ofta mest effektivt: affischer, webben, tidningsannonser, radioreklam, personlig kontakt etc. Texten Skriv för din målgrupp. Texterna bör vara lättlästa. Korrekturläs noga och låt gärna någon annan läsa din text. Prova texten på din målgrupp om möjlighet finns! Bilder Hur ser rättigheterna till bilderna ut? Har personerna på bilderna gett sitt samtycke till medverkan i just detta sammanhang? Grafisk formgivning Den grafiska profilen ska följas med hjälp av mallar eller produktion via informatören/reklambyrå som kommunen har avtal med. Etik och moral Kan materialet uppfattas som stötande, kränkande eller negativt i någon form? Här handlar det oftast om sunt förnuft och gott omdöme. Det är också viktigt att materialet speglar kommunen som helhet. Uppföljning/utvärdering Ta reda på om ditt budskap gick fram till din målgrupp. Utvärdera, lär för framtiden och dela med dig av dina kunskaper. Nyfiken på MagaSinET för dig SoM Bor i ELLEr BESöKEr VadSTEna # Tips på BARN aktiviteter Så söker du BYGGLOV 5 SOMMAR evenemang du inte får missa! GÄSTHAMNEN i ny tappning Camping är livet! 5 enemangstips Profiler Senaste nytt

6 A 3 ord som betyder allt Våra kärnvärden är ord som ska genomsyra hela Vadstena kommuns organisation - i ord, handling och framtoning. Charmig Charm är ett ord som många besökare och invånare förknippar med Vadstena. Charmen kommer sig bland annat av den pittoreska miljön, läget vid Vättern och den mysiga småstadskänslan. Men att vara charmig och karesmatisk handlar om så mycket mer än bara en vacker yta. Småstadskänslan och det hemtrevliga sitter inte bara i den fysiska miljön utan den varma och öppna stämning som råder i kommunen. Här träffar du alltid någon du känner när du går längs Storgatan. Med andra ord innefattar charmen också hur vi bemöter varandra. Charm - en magnetisk kvalitet och personlig utstrålning. Lätt att få med sig människor och övertyga. Ett tilldragande sätt. Wikipedia Kommunikation är viktigare än information och därför är det väsentligt att även kunna lyssna. Kontakten med medborgare, besökare och personal präglas av öppenhet, empati och vänlighet. Adderar du dessutom glimten i ögat får du charmen som Vadstena ska förknippas med. Trygg Känslan av trygghet kan bero på många olika faktorer. Det kan handla om den uppenbara fysiska tryggheten som att kunna ta en kvällspromenad, eller att låta barnen cykla till skolan, utan att vara orolig. Småskaligheten i Vadstena möjliggör trygga miljöer utan tung trafik och kommunen arbetar aktivt med att öka säkerheten, och med brottsförebyggande åtgärder. Tryggheten är också en viktig aspekt som beaktas i samhällsplaneringen. Trygghet kan även handla om tilllit och förtroende för att kommunen hanterar frågor om skola, vård, omsorg och övrig service på bästa sätt. För att skapa tillit är det viktigt med insyn och tydlig information som berättar om fattade beslut, pågående projekt och framtida planer. Om invånarna desstuom känner att de har möjlighet att påverka sin tillvaro ökar trygghetskänslan ytterligare. Vadstenas småskalighet skapar möjlighet till samarbeten och socialt umgängen där alla känner alla, långt bort från storstadens osynlighet. Genom att stärka gemenskapen i kommunen ökar vi tryggheten. Kreativ Vadstena är en plats som lockat kreativa människor i flera århundraden. Flertalet konstnärer, författare, arkitekter och regissörer har inspirerats av vår miljö i sitt skapande. Ett av de tydligaste bevisen för skaparkraften och kreativiteten i Vadstena är alla vackra byggnader som uppförts under olika tidsepoker, och som idag utgör den välkända stadssiluetten. Kreativiteten syns också i hantverkstraditionen som lever vidare i Vadstena. Här har spetsar knypplats under flera århundraden, här lever smideskonsten och på glashyttan skapas vackra glaskreationer. För en kommun i Vadstenas storlek finns här ett ovanligt rikt utbud av kreativa och kulturella fritidsaktiviteter och nöjen. Vadstena kan t ex stoltsera med en kulturvecka, en konstrunda, flera konstgallerier, teater- och musikupplevelser, musikskola och flera muséum. Kreativiteten ska även synas i valet av lösningar, planer, organisationsstrukturer och utvecklingsprojekt. 6

7 A Språk En grundläggande regel är att alltid skriva enkelt, begripligt och korrekt. Försök att vara så konkret som möjligt. En god regel är att inledande meningar ger svar på frågorna när, var, hur, varför och vem? Liten eller stor bokstav? Namnet på förvaltningar, enheter och titlar betraktas i regel inte som egennamn utan skrivs alltid med liten begynnelsebokstav i löpande text. Detsamma gäller för namn på nämnder samt kommunfullmäktige och kommunstyrelsen. Vadstena kommun skrivs alltid med versalt V och gement k. Namnen på alla politiska partier skrivs med stor begynnelsebokstav. Även initialförkortningarna skrivs med stor bokstav exempelvis M, S, C, FP. Detta gäller också när partibeteckningen står inom parantes efter personnamn: Anders Andersson (M). När partibeteckningen inte utgör ett namn skrivs den med liten bokstav: socialdemokraten Sven Svensson. Förkortningar och interna uttryck Undvik interna uttryck och förkortningar som kan vara svåra att förstå för andra. Förkortningar bör användas sparsamt och endast när det gäller vedertagna sådana som till exempel bl.a. (bland annat), d.v.s. (det vill säga), etc. (et cetera) och t.o.m. (till och med). Vi använder ordet webbplats när vi pratar om våra sidor på webben, och e-post för elektronisk post. Klarspråk & lättläst Klarspråk står för myndighetstexter skrivna på ett vårdat, enkelt och begripligt språk. Klarspråk handlar ytterst om demokrati: att alla ska ha tillgång till och rätt att förstå vad som står i texter som skrivs av myndigheterna. Klarspråk riktar sig till dem som har fullgod läsförmåga. På Språkrådets hemsida, under fliken Klarspråk finns en liten folder med goda råd att ladda ner. Där finns också ett klarspråkstest som hjälper dig att ta reda på hur begriplig en text är. Lättläst är för de personer som är läsovana eller har lässvårigheter, och som inte kan tillgodogöra sig information på klarspråk. Det ena utesluter inte det andra, utan de två språkformerna kompletterar varandra. Enligt undersökningar är det 25 % som inte kan läsa och återberätta en vanlig nyhetsartikel. Många av dessa behöver lättläst information. På Centrum för Lättlästs webbplats, kan du läsa mer om lättlästa texter. 7

8 A Ett kommunvapen föds Från sigill till stadsvapen Vadstenas stadsvapen som vi alla har stött på i olika situationer är ingen ny skapelse utan har en lång historia. Det bygger direkt på ett sigill från I sigillet framställs S:ta Birgitta sittande med bok och penna åtföljt av ett korsprytt W, som då pekar på stadsnamnet. Bruket att staden skulle använda sigill går tillbaka till 1300-talets mitt, då den medeltida stadslagen föreskrev att varje stad skall ha sitt märke. Utan stadssigill var staden handlingar inte giltiga. Motiven i sigillen var oftast bilder av staden skyddspatron eller någon utmärkande byggnad. Det var därför naturligt att Vadstena, en stad som växt upp kring klostret, valde att pryda sitt sigillemblem med den heliga Birgitta. I början av 1900-talet inledde Riksheraldikerämbetet arbetet med att ge varje stad ett stadvapen byggt på hävdvunnen sed. Många orter fick helt nyskapade vapen medan andra orter, som Vadstena, med smärre ändringar kunde överföra den ursprungliga sigillbilden till ett vapen. Vadstenas kommunvapen är unikt Tittar man på de stadsvapen som fanns före indelningsändringarna för kommuner under 1970-talet, så fanns det 129 stadsvapen varav endast sex föreställde kvinnor. Detta gör förstås vårt stadsvapen till något alldeles extra. Ytterligare något som är unikt med Vadstenas vapenbild är att Birgitta inte framställs stående utan sittande. Detta är ett bruk som inom heraldiken brukar förbehållas kungligheter. Vadstenas stadsvapen fastställdes första gången 21 januari 1938 men hade använts långt tidigare. Vapnet återregistrerades 1983 och beskrivningen är följande: I fält av guld en S:ta Birgittagestalt- med gloria, dok, klädnad och skor av silver- sittande i en röd stol, skrivande med gåspenna i en bok, båda av silver, ansikte och händer av guld. Genom att titta på utvecklingen av vapenbilderna nedan framgår tydligt hur kommunvapnet har gått mot en enklare framställning, med färre detaljer. Källa: Owe Örnestål, heraldiker Det ursprungliga stadssigillet från F. Liljebladhs Svenska rikets jemte landskaps och städers vapen från C. G. U Scheffers Svensk vapenbok för landskap, län och städer från Modernt kommunvapen anno

9 A Kommunlogotyp Stående eller liggande? Vår huvudsakliga avsändarsignal, som alltid placeras på vårt informationsmaterial, är vårt kommunlogotyp med vårt kommunvapen. Logotypen finns i två olika versioner, en i stående format och en i liggande format. Den stående är den primära varianten, och den liggande ska endast användas undantagsvis. Vadstena kommuns logotyp finns i alla olika format på kommunens intranät/server och kan beställas av kommunens informatör. Hur stor frizon? För att logotypen ska komma till sin rätt måste en frizon kring den skapas. Denna ytan beräknas att motsvara höjden på bokstäverna i logotypen och ska hållas ren (se exempel nedan). 1X Färg eller svartvit? I alla externa kommunikationssammanhang används logotypen i färg. För internt material av enklare karaktär används den svart/vita versionen. Den enfärgade logotypen finns också i en inverterad variant som går att använda på mörka bakgrunder. 1X 1X 1X Frizonen (1X) är höjden på bokstäverna i logotypen. Svart eller vit text? Logotypen ska på vita och ljusa bakgrunder användas med svart text. Om bakgrunden är mörk ska logotypen med vit text användas. Undvik att lägga vapnet i en platta, eftersom plattan upplevs som en del av vapnet och vi då får ett annat vapen. I så lång utsträckning som möjligt bör bild/bakgrund väljas så att logotypen med svart text kan användas. Minsta storlek? För att kommunens detaljerade logotyp ska framträda tydligt har en minsta rekommenderad storlek på 25 mm bredd fastställts. Vid mindre storlekar, och i enstaka fall, t ex vid profiltryck på pennor, kan man överväga att endast använda texten i logotypen. Tilläggstexter? Logotypen används aldrig tillsammans med någon form av tilläggstext som t ex förvaltningsnamn eller namn på kommunal enhet. 25 mm Minsta storlek för logotyp vilket innebär att kommunvapnet aldrig får göras mindre än 25 mm på bredden. x mm Vid mindre storlek används endast text. 9

10 A Stadssiluett En av Vadstenas viktigaste kännetecken är vår vackra stadssiluett med de många historiska byggnaderna som slottet, Klosterkyrkan och Rödtornet. I en undersökning gjord på kommunens webbsida 2010 framgår att stadsmiljön är det som flest förknippar med Vadstena. Med bakgrund av detta kompletteras kommunvapnet med ett grafiskt element föreställande vår kända stadssiluett, sett från Vättern. Stadssiluetten som symbol bör alltid finnas med på allt informationsmaterial, för att skapa tydlighet och konsekvens i alla kommunikationssammanhang. Stadsiluetten ska alltid användas i sin helhet. I de fall där bakgrunden är vit läggs siluetten som en ljusgrå konturlinje (20% svart, 1pt), och i de fall där siluetten läggs på en bild eller på en färgad bakgrund kan siluetten läggas antingen som en vit konturlinje eller som en helt vit siluett. Klosterkyrkan Vadstena slott Rödtornet Rådhuset Stadssiluett med ljusgrå konturlinje (20% svart), 1 punkts bredd Vit stadssiluett Stadsiluetten finns i alla olika format på kommunens intranät/server och kan beställas av kommunens informatör. 10

11 A Profilfärger Profilfärger är de färger som ingår i den grafiska profilen. I första hand används färgerna i identifikationselement, så som logotyp, färgplattor och rubriker. Förutom i tryckt och digitalt material bör dessa färger användas i alla lämpliga sammanhang. Det kan handla om exempelvis mässmontrar, profilprodukter, bilar eller fysisk miljö. Rött är en färg som står för styrka, passion och trygghet medan gult signalerar värme, närhet och kreativitet. Ord som hänger samman med våra kärnvärden. Använd toningar av färgerna som komplement i t ex grafer/diagram. I målgruppsanpassat informationsmaterial kan paletten kompletteras med effekt-/kontrastfärger. Basfärger PMS: 1797 R197 G14 B31 C20 M100 Y100 K0 HEX: #c50e1f PMS: 123 R255 G204 B0 C0 M20 Y100 K0 HEX: #ffcc00 PMS: Svart R0 G0 B0 C0 M0 Y0 K100 HEX: # PMS: Vit R255 G255 B255 C0 M0 Y0 K0 HEX: #FFFFFF PMS: Cool Gray 2C R217 G218 B219 C0 M0 Y0 K20 HEX: #d9dadb Toningar 80% 80% 80% Har du problem att förstå färgkoderna? Ta kontakt med kommunens informatör för support. 50% 50% 50% 20% 20% 20% 11

12 A Typografi Externt & internt Typografin har som sin viktigaste uppgift att göra texten så lättillgänglig och läsvänlig som möjligt. Precis så som information från Vadstena kommun ska vara. Vi har två utvalda teckensnitt som ska användas i all skriven text i trycksaker, dokument och annonser. Båda har god läsbarhet och kompletterar varandra på ett bra sätt. Typsnittet som används till rubriker, ingresser och kortare textmassor heter Futura och är ett klassiskt linjärt typsnitt. Typsnittet designades redan 1927 och har en tidlös och elegant design. Futura finns i en rad olika skärningar men vi använder oss enbart av Futura Book och Futura Bold. Till längre, löpande texter (brödtext) används Garamond. Detta typsnitt som har anor från 1500-talet är ett vackert och läsvänligt typsnitt. Futura Book A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V X Y Z Å Ä Ö a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v x y z å ä ö , : ;!? & % / ( ) # Futura Bold A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V X Y Z Å Ä Ö a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v x y z å ä ö , : ;!? & % / ( ) # Garamond A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V X Y Z Å Ä Ö a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v x y z å ä ö , : ;!? & % / ( ) # Profiltypsnitten finns installerade på alla kommunanställdas datorer men kan även beställas genom kommunens informatör. Vid enstaka fall, i annonser och trycksaker, kan det mjukare typsnittet Sengoe Script användas i rubriker eller kortare budskap. Sengoe Script A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V X Y Z Å Ä Ö a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v x y z å ä ö , : ;!? & % / ( ) # 12

13 P S E Bilder Bildspråk & rättigheter Riktlinjer i val av bild Dessa enkla riktlinjer kan appliceras på såväl kommande fotograferingar som valet av existerande bilder: Använd ikoner För att öka igenkänningen av Vadstena kommun bör unika ikoner förekomma i fotografiernas förgrund/bakgrund. Exempel på ikoner: Vättern - båtliv, bad, klart vatten, fiske, paddling Den östgötska naturen - Omberg, rapsfält, vallmo Ikoniska byggnader - Vadstena slott, innerstadens trädhus, klosterområdet, Rådhuset Mat & dryck - lax, kräftor, uteserveringar Kultur - konserter, teater Historiska rötter - spetsar, nunnor Spegla kärnvärdena När människor porträtteras ska följande kärnvärden genomsyra bilden: Charm Trygghet Kreativitet Röda detaljer Vadstena kommuns starkaste profilfärg är den röda färgen, och att inkludera röda detaljer i bilderna ger därför en trevlig anknytning till vårt kommunvapen. Olika bildtyper Profilbilder används när vi vill bygga och stärka varumärket Vadstena. Profilbilderna ska skapa en känsla och beskriva möjligheterna, fördelarna och upplevelserna. Bilderna kan föreställa såväl människor som miljöer och vår omgivning. En bra tumregel är dock att hellre välja bilder på människor än på hus, och hellre på individer än på grupper. Fotografier och illustrationer för olika typer av informationsmaterial kan beställas genom kommunens informatör. Verksamhetsbilder ska visa på bredden i kommunens dagliga verksamhet. Det kan exempelvis vara bilder från olika arbetsplatser. Fotografi eller illustration? Använd helst fotografier i trycksaker, inte illustrationer, om det inte krävs för att illustrera t.ex. ett flöde eller statistiska diagram. Clipart-bilder bör aldrig användas! Helsidesbild eller litet frimärke? Försök att arbeta efter principen, hellre en stor bild än många små, när det gäller vanlig bildsättning. Det betyder att det är bättre med en helsidesbild bredvid en sida med enbart text. I de fall där bilder läggs i löpande text, eller som småbilder ovanpå en stor bild, kan effektramar som liknar frimärkskanter användas. Dessa ramar understryker Vadstenas värde som besöksort. Bildrättigheter Vid fotografering för Vadstena kommuns räkning ska alltid rättigheter till bilder finnas för fri publicering i alla media, allt från annonser till webbsidor. Ett avtal skrivs alltid mellan fotografen och Vadstena kommun som tydliggör användningsrätten. När kommunen använder bilder i marknadsföringssyfte måste personer som finns med på bilden även lämna sitt tillstånd för att bilden ska kunna publiceras. Enligt upphovsrättslagen är det inte tillåtet att hämta en bild från internet och publicera den utan tillstånd. Såväl fotografen som de personer som kan finnas på bilden kan komma att kräva ersättning. 13

14 P S E Tillämpning Diagram & tabeller Diagram Ett diagram har som uppgift att förenkla och tydliggöra statistik och sifferuppgifter. Därför är det viktigt att vi gör diagrammen enkla och tydliga utan skuggor, perspektiv och skrikiga färger. Kombinationen av färger är viktig. Genom att använda endast två färger eller toner av en färg skapas ett lugnt intryck. Använd någon av våra profilfärger (se avsnittet Profilfärger ). När Vadstena kommun jämförs med andra ska Vadstena kommuns färg vara den mörkaste. Tabeller Tabellerna ska endast innehålla en färg, i olika nyanser. Exempelvis 100% röd i huvudet, 50% röd till fältet för underrubrik och totalsumma, samt 20% röd och vitt till tabellfälten. Ytterligare linjer eller boxar runt text och fält bör undvikas. Text på 100% rött bör läggas i vitt. Pendling 2009 Utpendling Inpendling - övriga kommuner i länet Inpendling - övriga län 537 Diff -319

15 P Tillämpning Dokumentmallar Dokumentmallar används för att skapa enhetliga dokument för all typ av korrenspondensen. Vadstena kommuns mallar är framtagna för Microsoft Word. Skapa ett nytt dokument För att skapa ett nytt dokument baserat på en mall går du in på kommunens server under följande sökväg: G:\Mallar. Om du vill kan du skapa en sökväg till mappen på ditt skrivbord. Här hittar du mallar för respektive förvaltning/enhet/ avdelning. Leta fram den mall du vill utgå ifrån och dubbelklicka på filen för att skapa ett nytt dokument. Spara filen du ska arbeta med i hemkatalogen (F:\). Formatmallar För att förenkla ditt arbete och säkerställa att alla dokument har en enhetlig typografi innehåller de nya mallarna något som kallas för formatmallar. Formatmallar innehåller fasta format för olika typer av textavsnitt. Det betyder att du inte längre ska välja teckensnitt och storlek själv utan väljer vilket format din text har. Du kan antingen välja format under tiden du skriver din text eller välja att applicera olika format i efterhand. Markera bara texten du vill ge ett format och klicka på valt format i formatlistan. Fylla-i-fält För att du lättare ska kunna fylla i din information i mallarna innehåller vissa mallar ett antal fylla-i-fält där du uppmanas att ange uppgifter. Fylla-i-fälten ser ut på ett speciellt sätt t ex [Ditt namn]. Klicka på fältet och fyll i dina unika uppgifter. Automatiskt datum De flesta av mallarna (ej kallelse och protokoll) innehåller en funktion för automatisk datumangivelse. Det betyder att ditt dokument alltid får dagens datum när du skapar det. Varje gång du öppnar Word-dokumentet justeras datumet automatiskt. När du är klar med dokumentet ska det sparas som en pdf-fil (se rubriken Distribuera ditt dokument ) vilket gör att datumet fixeras. Vatten-stämpel När ett dokument räknas som arbetsmaterial ska det märkas med en vattenstämpel. Välj Bakgrund i Format-menyn och sedan Vattenstämpel. Fyll i uppgifterna enligt nedan: Se exempel på hur formatmallarna används på sidan 17. Distribuera ditt dokument När du har arbetat färdigt med ditt dokument och det är klart för distribution, internt eller externt, ska dokumentet alltid sparas om till en låst pdf-fil. Det gör att ingen kan ändra i det i efterhand och att dokumentets utseende blir oförändrat. Kontakta dataavdelningen för hjälp med att installera en pdf-skrivare. 15

16 P Standardmallar för alla enheter Dessa mallar kan användas av alla anställda när det finns behov att visa en unik enhet som avsändare. Brev - kortare brev med avsändare och mottagaradress för användning i fönsterkuvert. Unika mallar för enskilda enheter Alla enheter har olika behov och det finns därför vissa mallar som är unika för specifika enheter. Exempel på unika mallar kan t ex vara matsedlar, ekonomidokument och evenemangskalender. Pressmeddelande - ett utskick till media vid evenemang, aktiviteter och förändringar i organisationen/verksamheten. Flersidigt dokument - dokument på flera sidor som inte kräver framsida eller innehållförteckning t ex ett vanligt projektdokument. Rapport exkl innehållsförteckning - flersidigt dokument med framsida för t ex policydokument. Rapport inkl innehållsförteckning - flersidigt dokument med framsida och innehållförteckning för längre rapporter och plandokument. Faxmeddelande - mall för försättsblad till faxutskick. Inbjudan - dokument för inbjudan till evenemang som t ex öppet-hus-aktivitet. Mallar på förvaltningsnivå Dessa mallar används av anställda direkt under förvaltningen, eller när flera enheter inom samma förvaltning samarbetar kring ett dokument. Tjänsteskrivelse - dokument från förvaltning till politisk nämnd Yttrande Delegeringsbeslut + de mallar som även finns för respektive enhet Mallar på kommunnivå Dessa mallar används då det inte är nödvändigt för mottagaren att veta vilken förvaltning/enhet som är avsändare. Mallarna används också för dokument som spänner över flera förvaltningars verksamhet. Pärmetiketter - för enhetlig design på dina pärmryggar + de mallar som även finns för respektive enhet WORD-MALLAR KSF Barn- & utbildning Turistbyrå Samhällsbyggnad Styrelse & nämnd Kultur Socialförvaltning Ekonomiavd. IFO Gullvivan Gatuenhet KS Biblioteket Kostenheten Personalavdelning Arbetsmarkn.avd. Solrosen Vitsippan S:t Persskolan Plan- & bygglovsenhet Miljö- & hälsoskyddsenhet KF B & U B & M Musikskolan Rogslösa skola F & T Katarinaskolan SOC Petrus Magni KULTUR Elevhälsan Vuxenutbildningen 16

17 P Tillämpning Mallexempel Logotyp i färg. Placeras aldrig tillsammans med något enhetsnamn. Automatiskt datum, sidnummer och antalet sidor inom parentes. Mallarnas formatmall innehåller fyra rubriknivåer med olika format. Formatet för brödtext är baserat på teckenstorlek 11, enkelt radavstånd och jämna marginaler. Marginalerna till höger och vänster är båda 2,5 cm. Siluetten är bara inkluderad i mallar med kortare texter, så att den inte täcks av text. Sidfoten är unik för varje enskild enhet. Mall för flersidigt dokument. 17

18 P Tillämpning Så skriver du ett pressmeddelande Bland dokumentmallarna finns också en mall för pressmeddelanden. Att skicka pressmeddelanden ger större möjligheter att visa sin verksamhet i media. Här får tu tips på hur du ska skriva och skicka ut ditt pressmeddelande. Vad är en nyhet? Ingen vill tyvärr läsa om något som händer i vår verksamhet om det inte är av allmänt intresse. En nyhet är unik, aktuell och berör många. En omorganisation är inte intressant för allmänheten om den inte innebär nyanställningar, vilket sänder ut en positiv framtidstro om vår organisation och lockar till jobbansökningar. Typiska händelser/aktiviteter i en kommun som kan vara bra att skicka ett pressmeddelande om är t ex öppet-hus-aktivitet, resultatet av en undersökning, en intressant föreläsing på biblioteket och politiska beslut som påverkar allmänheten. Det finns naturligtvis många fler tillfällen där ett pressmeddelande kan vara bra. Vad ska jag skriva? Gör journalistens jobb. Försök tänka och framför allt skriva som en journalist. Besvara de vanliga journalistiska frågorna: vem, vad, när, hur, var och varför? Om alla nödvändiga frågor är besvarade och den är korrekt skriven ökar detta chansen för publicering dramatiskt. Då kan journalisten i princip kopiera och klistra in din text. Inled men en slagkraftig rubrik så undviker du att ditt pressmeddelande hamnar i papperskorgen. Var gärna lite kontroversiell, men tänk på att skriva journalistiskt och inte reklamiska. Locka till läsning i den inledande texten. Sammanfatta nyhetens mest intressanta delar och skriv det viktigaste först. Skriv bara om en nyhet i ett och samma pressmeddelande. En tanke per pressmeddelande är en god tumregel. Tänk på att skriva text som är anpassad för målgruppen, förenkla språket och använda begrepp som alla människor kan förstå. Varva gärna din nyhetstext med citat från någon nyckelperson. Håll dig till max en A4-sida. Om du behöver mer utrymme än så, kommer din nyhet inte att publiceras och förmodligen hamna direkt i papperskorgen. Missa inte det viktigaste! Sist i pressmeddelandet ska du alltid ange en kontaktperson med telefonnummer, titel och e-postadress som journalisten kan kontakta. Kontaktpersonen måste givetvis känna till vad pressmeddelandet handlar om, och ha tid att svara på frågor. Vem skickar jag till? Sänd pressmeddelandet som en bifogad pdf-fil, via e- post, under morgonen eller tidig förmiddag. Om du skickar det senare är det risk för att journalisten redan är upptagen med annat. Bäst respons får du om du skickar pressmeddelandet direkt till en journalist med Vadstena kommun som ansvarsområde, i stället för en allmän adress. Nedan kan du se en lista med e-postadresser till våra lokala medier. Motala & Vadstena Tidning Redaktionen redaktion@mvt.se Lokalreporter benny.ekberg@mvt.se Östgöta Correnspondenten Redaktion nyhet@corren.se Lokalreporter gerd.mellberg@corren.se 24corren 24corren@corren.se Länstidningen Östergötland redaktionen@lanstidningen.se Östgötatidningen redaktion@ostgotatidningen.se P4 Östergötland nyheter-ostg@sr.se Östnytt/SVT ostnytt@svt.se TV4 Öst nyheterna.linkoping@tv4.se 18

19 P S E Tillämpning Presentationer PowerPoint används för att skapa presentationer både för interna och externa möten. Olika bildlayouter kan väljas så att du kan anpassa presentationen efter dina behov. Utgår du från de färdiga mallarna betyder det att alla redovisningar, oavsett bildlayout, får ett enhetligt utseende. Kommunen har mallar för PowerPoint där de typografiska tillämpningarna är inställda. Mallen finner du på kommunens intranät/server. Tänk på! PowerPoint är ett stöd för dig och publiken. Ha korta och relevanta budskap, inga långa redovisningar. Du berättar, presentationen plockar upp det allra viktigaste. Undvik text som studsar in från alla håll och kanter. Enkla mjuka övergångar ger absolut mest professionellt intryck. Gör inte för långa presentationer, håll publiken intresserad med en kortare dragning. 19

20 P Tillämpning E-postsignatur Varför en standard? För att förstärka Vadstena kommuns identitet även i e- postmeddelanden finns en enhetlig e-postsignatur för anställda. Signaturen kan användas för alla olika enheter/avdelningar inom kommunen så som skola, vårdboenden, förvaltning, bibliotek och turistbyrå. Våra signaturer innehåller ingen logotyp för att många e- postklienter av säkerhetsskäl blockerar bilder, eller väljer att lägga bilder som bifogade filer. Personliga e-postsignaturer för Vadstena kommun ska innehålla följande delar: Namn Titel... Ev. namn på enhet/avdelning Vadstena kommun Vadstena BESÖKSADRESS Besöksadress DIREKT Direktnummer MOBIL Eventuellt mobilnummer FAX Faxnummer Nedan kan du se exempel på olika signaturer. E-postsignatur steg för steg 1. Öppna Novell GroupWise. 2. Välj Verktyg på menyraden och sedan Alternativ... i undermenyn. 3. Dubbelklicka på symbolen för Arbetsinställningar och klicka på fliken Signatur. 4. I det nya fönstret väljer du Ny Ge den nya signaturen ett namn och tryck på OK. 6. Kopiera signaturen från någon annan anställds e-post och klistra in i rutan för din nya signatur. 7. Ändra uppgifterna så att signaturen innehåller dina egna uppgifter. 8. Klicka i Lägg till automatiskt och se till att rutan för Ange som standard är ibockad. 9. Klicka på OK-knappen och stäng alternativförnstret. Om du har behov av flera signaturer, t ex en på engelska, finns en möjlighet att hantera olika signaturer i GroupWise. Typografi Namn: Arial fet, 10 p, RGB: 197, Information: Arial fet/normal, 10/8 p, RGB: Svart eller 197, (röd färg på enhetsnamn) Kontakta kommunens informatör om du behöver hjälp med att skapa din e-postsignatur. Med vänlig hälsning Nils Nilsson Enhetschef... Wasagården Vadstena kommun Vadstena BESÖKSADRESS Gustav Wasas väg 1C DIREKT FAX Med vänlig hälsning Karl Karlsson Personalsekreterare... Vadstena kommun Vadstena BESÖKSADRESS Klosterledsgatan 35 DIREKT MOBIL FAX