Dnr 13.K Gemensam personaladministrativ nämnd med Umeå kommun

Transkript

1 Protokoll Sammanträdesdatum Sida (18) Kommunfullmäktige Dnr 13.K Gemensam personaladministrativ nämnd med Umeå kommun Sammanfattning Umeåregionens kansli har sedan hösten 2011 sökt möjligheter att skapa en samverkansform med mål att; Åstadkomma effektiv drift och hantering av personaladministrativa system Åstadkomma optimalt användande av resurser och kompetens. Utredningen har resulterat i förslaget att bilda en gemensam nämnd då det är det alternativ som enklast möjliggör en samverkan mellan kommuner och samtidigt uppfyller lagstadgade krav. Umeåregionens kansli har upprättat ett förslag till reglemente för gemensam personaladministrativ nämnd med Umeå samt ett samverkansavtal. Förslaget utgår från att Umeå och Vindelns kommuner från och med den 1 januari 2014 inrättar en gemensam nämnd, kallad Umeåregionens gemensamma nämnd för drift och hantering av personaladministrativa system. Umeå kommun är värdkommun och den gemensamma nämnden ingår i värdkommunens organisation. Förvaltningschef Eric Thorstenssons förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att; Anta förslag till reglemente för den gemensamma nämnden. Godkänna förslaget till samverkansavtal. Uppdra till valutskottet att nominera ledamöter och ersättare till nämnden Arbets- och personalutskottets beslut , 126 Ställer sig positiva till reglementet för en gemensam personaladministrativ nämnd. Uppdras till förvaltningschef Eric Thorstensson att utreda kostnadsbilden för lönehanteringen till kommunstyrelsens möte den 25 juni. Arbets- och personalutskottets behandling Personalstrateg Göran Dahle och kommunchef Mikael Salomonsson presenterar en kostnadskalkyl för överlåtandet av kommunens lönehantering till Umeå kommun. Kalkylen visar att kostnaden per lönekuvert blir något billigare än idag, 90 kr istället för dagens 95 kr/kuvert. Genomförande medför dock Justerande Utdragsbestyrkande

2 Protokoll Sammanträdesdatum Sida (18) Kommunfullmäktige engångskostnader för exempelvis konvertering och licenser, till en kostnad på 640 tkr som dock kommer andra verksamheter till del om samarbetet utvecklas inom fler områden. Under hösten kommer utbildningsinsatser att genomföras och tanken är att Umeå kommun från och med årsskiftet sköter kommunens lönehantering fullt ut. Arbets- och personalutskottets förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att Anta förslag till reglemente för den gemensamma nämnden. Godkänna förslaget till samverkansavtal. Uppdra till valutskottet att nominera ledamöter och ersättare till nämnden fr.o.m. 1 januari Beslutsunderlag - Förvaltningschef Eric Thorstenssons skrivelse daterad den 3 juni Reglemente för gemensam nämnd Vindeln Umeå, daterat den 8 maj Samverkansavtal för gemensam nämnd Vindeln Umeå, daterat den 8 maj 2013 Kommunstyrelsens förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att anta reglemente för den gemensamma nämnden, godkänner samverkansavtalet samt uppdrar till valutskottet att nominera ledamöter. Kommunfullmäktiges beslut Justerande Utdragsbestyrkande

3

4

5 Bjurholm Nordmaling Robertsfors Umeå Vindeln Vännäs Reglemente för Umeåregionens gemensamma nämnd gällande drift och hantering av personaladministrativa system Umeå och Vindelns kommuner i Umeåregionen har kommit överrens om att från och med den 1 januari 2014 inrätta en gemensam nämnd, kallad gemensam nämnd för drift och hantering av personaladministrativa system. Antaget av kommunfullmäktige i Umeå 2013-xx-xx, x Antaget av kommunfullmäktige i Vindelns kommun 2013-xx-xx, x Umeå kommun är värdkommun och den gemensamma nämnden ingår i dess organisation. Utöver vad som följer av lag gäller detta reglemente och ett mellan kommunerna ingånget samverkansavtal för den gemensamma nämnden. 1 Uppgifter m.m. Den gemensamma nämnden har ansvar för drift och hantering av personaladministrativa system. Utöver vad som följer av lag ska nämnden se till att verksamheten bedrivs i enlighet med detta reglemente och samverkansavtalen, samt inom de ekonomiska ramar som beviljats för nämndens verksamhet. Nämnden ska till respektive kommunfullmäktige i de samverkande kommunerna rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är genom upprättande av delårsrapport och rapport i samband med årsredovisningen. Nämnden ska samråda med berörda lokala nämnder i de samverkande kommunerna samt med andra myndigheter och med enskilda organisationer. 2 Sammanträden Den gemensamma nämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer. Nämnden sammanträder i värdkommunen Umeå om inte nämnden själv bestämmer annat. 3 Sammansättning Nämnden består av 4 ledamöter och 4 ersättare. Umeå kommun utser två ledamöter och två ersättare. Vindelns kommun utser två ledamöter och två ersättare. Av kommunallagen följer att värdkommunen Umeå ska utse en ordförande och en vice ordförande. Dessa ska väljas per mandatperiod, om 4 år, räknat från den 1:a januari för varje mandatperiod.

6 Bjurholm Nordmaling Robertsfors Umeå Vindeln Vännäs 4 Ersättarnas tjänstgöring Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare från den kommun som valt ledamoten tjänstgöra i ledamotens ställe. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. En ledamot eller ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv får åter tjänstgöra, sedan ärendet har handlagts. En ledamot som avbrutit tjänstgöringen på grund av annat hinder än jäv får åter tjänstgöra om ersättare från annat parti har trätt in. Ersättarna har rätt att närvara och yttra sig på sammanträde även när de inte tjänstgör samt att få sin mening antecknad i protokollet. 5 Anmälan av förhinder En ledamot eller ersättare som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, ska snarast anmäla detta till nämndens sekretariat. 6 Kallelse Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträden. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska på lämpligt sätt sändas till varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast 3 dagar före sammanträdesdagen. Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordförande bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. När varken ordförande eller vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den ledamot som tjänstgjort längst tid i nämnden göra detta. Om det förekommer att ledamöter har tjänstgjort lika lång tid i nämnden, ska den till åldern äldste ledamoten tjänstgöra. 7 Ersättare för ordföranden Om varken ordförande eller vice ordförande kan delta i ett helt sammanträde eller i del av ett sammanträde fullgör den till åldern äldste ledamoten ordförandes uppgifter. Om ordföranden på grund av sjukdom eller annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid, får nämnden utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter.

7 Bjurholm Nordmaling Robertsfors Umeå Vindeln Vännäs 8 Justering och anslag av protokoll Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligt innan nämnden justerar den. Nämndens protokoll ska anslås på varje samverkandes kommuns anslagstavla. Nämndens sekretariat har ansvar för att kontrollera när nämndens protokoll har anslagits på de olika anslagstavlorna. 9 Reservation Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. 10 Delgivning Delgivning med nämnden sker med ordföranden eller anställd som nämnden bestämmer. 11 Undertecknande av handling Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av nämnden ska undertecknas av ordföranden eller, vid förfall för denne, av vice ordförande och kontrasigneras av anställd som nämnden bestämmer. I övrigt bestämmer nämnden vem som ska underteckna handlingar. 12 Arvoden Arvode till ledamöter och ersättare ersätts av respektive kommun, enligt respektive kommuns arvodesreglemente.

8 Bjurholm Nordmaling Robertsfors Umeå Vindeln Vännäs AVTAL 2012-XX-XX Umeåregionens samverkansavtal för gemensamma nämnd avseende drift och hantering av personaladministrativa system Inledning Umeå och Vindeln kommuner har kommit överrens om att från och med den 1 januari 2014 inrätta en gemensam nämnd, kallad Umeåregionens gemensamma nämnd för drift och hantering av personaladministrativa system. Umeå kommun är värdkommun och den gemensamma nämnden ingår i värdkommunens organisation. Utöver vad som följer av lag gäller nämndens reglemente och ett mellan kommunerna ingånget samverkansavtal för den gemensamma nämnden. Genom detta samverkansavtal samverkar Umeå och Vindelns kommuner kring drift och hantering av personaladministrativa system. Antaget av kommunfullmäktige i Umeå kommun 2013-xx-xx, x Antaget av kommunfullmäktige i Vindelns kommun 2013-xx-xx, x 1 Avsikt Umeåregionen har sedan hösten 2011 sökt möjligheter att skapa en samverkansform med mål att: - Åstadkomma effektiv drift och hantering av personaladministrativa system - Åstadkomma optimalt användande av resurser och kompetens 2 Parter Detta samverkansavtal tecknas mellan följande kommuner i Umeåregionen: Umeå kommun och Vindelns kommun. 3 Avtalstid Samverkansavtalet löper från och med dagen för undertecknande och tills vidare under förutsättning att fullmäktige i Umeå och Vindelns kommuner har godkänt avtalet genom beslut som vinner laga kraft. 4 Avtalets omfattning Samverkansavtalet reglerar vad som ska ingå i den gemensamma nämndens ansvar. Den gemensamma nämnden ansvarar för verksamheten; drift och hantering av personaladministrativa system. Rutiner och arbetsbeskrivningar för användande av system upprättas av värdkommunen. Samarbetet innebär att kommunerna använder de personaladministrativa system som upphandlas och används av värdkommunen Umeå.

9 Bjurholm Nordmaling Robertsfors Umeå Vindeln Vännäs AVTAL 2012-XX-XX 5 Organisation 5.1 Nämnden Den gemensamma nämnden har ansvar för drift och hantering av personaladministrativa system. Utöver vad som följer av lag ska nämnden se till att verksamheten bedrivs i enlighet med detta samverkansavtal och den gemensamma nämndens reglemente samt inom de ekonomiska ramar som beviljats för samarbetet. Nämnden ska till respektive kommunfullmäktige i de samverkande kommunerna rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är genom upprättande av delårsrapport och rapport i samband med årsredovisningen. Nämnden ska samråda med berörda lokala nämnder i de samverkande kommunerna samt med andra myndigheter och med enskilda organisationer. Till nämndens förfogande ska det finnas ett sekretariat, bestående av Umeåregionens kansli. 5.2 Förvaltning Umeå kommuns förvaltning ska ha ansvaret för beredning av ärenden, verkställighet av nämndens beslut, arkivering av tillhörande handlingar samt planera och administrera den verksamhet nämnden ansvarar för. 6 Äganderätt till egendom m.m. För den verksamhet, gällande gemensam drift och hantering av personaladministrativa system, ska Umeå kommun vara huvudman och äga fastigheter, inventarier och annan lös egendom. Den gemensamma nämnden förfogar inte över någon personal. Personal ska vara anställd hos den kommun inom vilken de arbetar. Avtal med leverantör tecknas av värdkommunen. 7 Försäkring Ansvaret för att egendom som disponeras av nämnden hålls försäkrad vilar på den kommun som äger egendomen. 5 Kostnadsfördelning Umeå kommun ska fastställa budgeten för den gemensamma nämnden efter samråd med övriga kommuner enligt detta avtal. Förslag till budget ska sändas till övriga kommuner senast den 1 september varje år. Kommunerna ska avsätta en årlig summa i sin budget som motsvarar de totala faktiska kostnaderna för verksamheten som avser respektive kommun. När budgeten fastställs ska de beräknade faktiska kostnaderna ligga till grund för fördelningen.

10 Bjurholm Nordmaling Robertsfors Umeå Vindeln Vännäs AVTAL 2012-XX-XX Slutlig reglering av budgeten från varje deltagande kommun för visst år ska ske per den 31 december. Förskottsbetalning av avsatt årlig summa ska göras varje kvartal. 6 Insyn i förvaltningen Vindelns kommuner har rätt till löpande insyn och redovisning som gäller nämndens verksamhet. Nämnden ska till respektive fullmäktige i de samverkande kommunerna rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är, genom upprättande av delårsrapport och rapport i samband med årsredovisningen. 7 Mandatperiod Mandatperioden ska vara fyra år räknat från den 1 januari året efter det att allmänna val till kommunfullmäktige hållits i hela landet. Nämnden verksamhet ska dock upphöra tidigare om uppsägning av detta avtal sker före mandatperiodens utgång. (Det räcker att en kommun säger upp avtalet så måste nämnden göras om). 10 Tvister Tvist rörande tolkning och tillämpning av detta avtal ska avgöras genom skiljeförfarande enligt lagen om skiljeförfarande (1999:116) om inte parterna kommer överrens om annat. 11 Regress Om det skulle uppkomma skadeståndsanspråk med anledning av nämndens verksamhet kommer Umeå kommun som värdkommun att vara ensam part i målet. Umeå kommun kan för det fall skadeståndsskyldighet uppkommer, ställa regresskrav på samverkanskommunen motsvarande den kommunens andel i budget om inte skadeståndskravet beror på samverkans kommunens agerande då kan regresskravet komma att bli högre. 12 Uppsägning av avtalet Uppsägning ska göras skriftligen senast 12 månader före avtalstidens utgång. Sker inte uppsägning är avtalet förlängt med ett år varje gång. Kortare uppsägning kan tillåtas om det råder enighet inom de samverkande kommunerna och att uppsägning är till förmån för andra förmånligare lösningar eller alternativ. 13 Förändringar i avtalet Parterna är överens om att någon annan kommun inom Umeåregionen vill träda in i samarbetet ska man inte motsätta sig det. Respektive parts kommunstyrelse äger rätt att besluta om samtliga ändringar och tillägg till detta avtal.

11 Bjurholm Nordmaling Robertsfors Umeå Vindeln Vännäs AVTAL 2012-XX-XX Detta avtal upprättas i 2 likalydande exemplar, varvid parterna tagit var sitt. Umeå kommun Datum Namn Namnförtydligande Vindelns kommun Datum Namn Namnförtydligande

12 Protokoll Sammanträdesdatum Sida (18) Kommunfullmäktige Dnr 12.K Byggande av en tågperrong i Tvärålund finansiering och genomförande Sammanfattning Trafikverket har på uppdrag av kommunen utfört en funktionsutredning för byggande av perrong i Tvärålund. Trafikverket har lämnat förslag på genomförandeavtal för att upphandla byggande av en 80 meters perrong. Kommunstyrelsen har , 151, beslutat om finansiering av funktionsutredningen. Beslut om finansiering att bygga perrongen som kostnadsberäknats i funktionsutredningen till 7,2 8,4 mkr saknas. Förvaltningschef Eric Thorstenssons förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna förslag till genomförandeavtal. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att årligen under avsätta 800 tkr av bygdeavgiftsmedel som finansiering samt att resterande 4,4 mkr belastar 2013 års resultat. Yrkanden i arbets- och personalutskottet Mathias Haglund, (s), yrkar att kommunen finansierar perrongen med 1 mkr och att resterande belopp på 7,4 mkr belastar bygdeavgiftsmedlen. Ordförande Ewa-May Karlsson, (c), yrkar att kommunen som finansiering årligen under avsätter 800 tkr av bygdeavgiftsmedel samt att resterande 2,0 mkr belastar 2013 års resultat. Beslutsgång Ordförande ställer de båda förslagen mot varandra och finner att arbets- och personalutskottet beslutar enligt Ewa-May Karlssons, (c), förslag. Arbets- och personalutskottets förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna förslag till genomförandeavtal. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att som finansiering årligen under avsätta 800 tkr av bygdeavgiftsmedel samt att resterande 2,0 mkr belastar 2013 års resultat. Utöver detta finansierar även kommunen en ny väg, till en uppskattad kostnad på 1 mkr. Justerande Utdragsbestyrkande

13 Protokoll Sammanträdesdatum Sida (18) Kommunfullmäktige Beslutsunderlag - Genomförandeavtal, daterat den 12 augusti Funktionsutredning, daterad den 15 april Avsiktsförklaring avseende utredningar inför byggande av en ny plattform i Tvärålund, daterad den 4 juni Kommunstyrelsens behandling Ewa-May Karlsson, (c), föreslår att tågperrong inkl väg och parkering finansieras till 50 % av bygdemedel maximerat till 4,5 mkr. Bygdemedel fördelas förslagsvis under en 5-årsperiod och resterande 4,5 mkr finansieras av kommunen Mathias Haglund, (s), yrkar att kommunen finansierar perrongen med 1 mkr och att resterande belopp på belastar bygdeavgiftsmedlen. Ordförande ställer de båda förslagen mot varandra och finner att kommunstyrelsen beslutar enligt Ewa-May Karlssons, (c), förslag. Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna förslag till genomförandeavtal. Kommunstyrelsens förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att tågperrong inkl väg och parkering finansieras till 50 % av bygdemedel maximerat till 4,5 mkr. Bygdemedel fördelas under en 5-årsperiod och resterande 4,5 mkr finansieras av kommunen. Socialdemokraterna lämnar protokollsanteckning enligt bilaga. Kommunfullmäktiges beslut Justerande Utdragsbestyrkande

14

15

16

17 Protokoll Sammanträdesdatum Sida (18) Kommunfullmäktige Dnr 13.K Medgivande till beslut om övertagande av ALMI Företagspartner Nord AB:s aktier i Uminova Innovation Sammanfattning ALMI koncernen har från årsskiftet 2012/2013 fusionerats med Innovationsbron AB och därigenom övertagit ansvaret för finansieringen av landets inkubatorer. Koncernledningen anser att det därför är olämpligt ur jävssynpunkt att vissa regionala ALMI bolag är ägare till inkubatorer. Region Västerbottens Förbundsstyrelse föreslog den 15 maj 2013, 75, Förbundsfullmäktige besluta att Region Västerbotten övertar aktieinnehavet från ALMI Företagspartner Nord AB i Uminova Innovation, till ett bokfört värde av 19 tkr, och övertar den styrelseplats i Uminova Innovation som ALMI Företagspartner Nord AB fram till nu innehaft. För att Region Västerbotten ska kunna förvärva aktier krävs medlemmarnas godkännande. Arbets- och personalutskottets förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta medge att Region Västerbotten övertar aktieinnehavet från ALMI Företagspartner Nord AB i Uminova Innovation, till ett bokfört värde av 19 tkr och övertar styrelseplatsen i Uminova Innovation som ALMI Företagspartner Nord AB fram till nu innehaft. Beslutsunderlag - Arbets- och personalutskottets beslut den 26 augusti Förvaltningschef Eric Thorstenssons skrivelse daterad den 12 augusti Skrivelse från Region Västerbotten, daterad den 17 juni Förbundsstyrelsens protokoll den 15 maj 2013, 75. Kommunstyrelsens förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar medge att Region Västerbotten övertar aktieinnehavet från ALMI Företagspartner Nord AB i Uminova Innovation, till ett bokfört värde av 19 tkr och övertar styrelseplatsen i Uminova Innovation som ALMI Företagspartner Nord AB fram till nu innehaft. Kommunfullmäktiges beslut Justerande Utdragsbestyrkande

18

19

20

21

22

23 Typ av dokument Sida 1(1) Avdelning Förnamn Efternamn, Ev. Titel Tel E-post Kommunfullmäktige Medgivande till beslut om övertagande av ALMI Företagsparner Nord AB:s aktier i Uminova Innovation. ALMI koncernen har från årsskiftet 2012/2013 fusionerats med Innovationsbron AB och därigenom övertagit ansvaret för finansieringen av landets inkubatorer. Koncernledningen anser att det därför är olämpligt ur jävssynpunkt att vissa regionala ALMI bolag är ägare till inkubatorer. Region Västerbottens Förbundsstyrelse föreslog den 15 maj 2013, 75, Förbundsfullmäktige besluta att Region Västerbotten övertar aktieinnehavet från ALMI Företagspartner Nord AB i Uminova Innovation, till ett bokfört värde av kronor, och övertar den styrelseplats i Uminova Innovation som ALMI Företagspartner Nord AB fram till nu innehaft. Föra att Region Västerbotten ska kunna förvärva aktier krävs medlemmarnas godkännande. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige besluta medge att Region Västerbotten övertar aktieinnehavet från ALMI Företagspartner Nord AB i Uminova Innovation, till ett bokfört värde av kronor och övertar styrelseplatsen i Uminova Innovation som ALMI Företagspartner Nord AB fram till nu innehaft. Eric Thorstensson Bilaga Protokoll Region Västerbottens Förbundsstyrelse Vindelns kommun Besöksadress: Växel: Fax: vindelns.kommun@vindeln.se Vindeln Kommunalhusvägen

24 Protokoll Sammanträdesdatum Sida (18) Kommunfullmäktige Avsägning av uppdrag som ledamot i Vindelbostäders styrelse, Johan Åsberg Johan Åsberg har i en skrivelse den 14 augusti avsagt sig uppdraget som ledamot i Vindelnbostäders styrelse från och med den 1 september. Kommunfullmäktiges beslut Justerande Utdragsbestyrkande

25

26 Protokoll Sammanträdesdatum Sida (18) Kommunfullmäktige 13.K Val av ordinarie ledamot i Vindelnbostäders styrelse Med anledning av Johan Åsbergs avsägning från sitt uppdrag från och med den 1 september, behöver en ny ledamot till styrelsen väljas. Kommunfullmäktiges beslut Justerande Utdragsbestyrkande

27 Protokoll Sammanträdesdatum Sida (18) Kommunfullmäktige Dnr 13.K Val av ersättare i AB Bubergsgårdens styrelse Sammanfattning Med anledning av Andreas Erikssons, (s), avsägelse av sitt uppdrag som ersättare i AB Bubergsgården fr.o.m. den 1 september 2013, behöver en ny ersättare väljas. Kommunfullmäktiges beslut Justerande Utdragsbestyrkande

28 Protokoll Sammanträdesdatum Sida (18) Kommunfullmäktige 71 Dnr 13.K Rapportering av ej verkställda beslut SoL och LSS Sammanfattning Socialnämnden behandlade den 24 april 2013, 25, kvartalsrapport daterad den 3 april. Av rapporten framgår att inga ej verkställda beslut finns att redovisa. Beslutsunderlag - Socialnämndens beslut den 24 april 2013, 25. Kommunfullmäktiges beslut Justerande Utdragsbestyrkande

29