Framgångfaktorer eller tankar vid en analys

Transkript

1 Framgångfaktorer eller tankar vid en analys Glöm inte att lära av de som har de bästa resultaten. Hur gör dom? Hur har de kommit dit?

2 Inledande reflektion Se resultaten som indikatorer. Dvs. små skillnader mellan åren kan vara tillfälligheter. Skapa gärna trender av de egna resultaten för att underlätta analyser och åtgärder. Använd excel-filen som hjälp. De genomsnittliga värdena är i stort sett lika. Det är mellan kommunerna som variationerna finns. - Några mått visar på kontinuerliga genomsnittliga förbättringar: tillgänglighet i telefoni, svar i e-post, webbinformationen, de tre miljömåtten - Några oroande negativa trender är: plats på förskola på önskat datum, antal olika vårdare inom hemtjänst Nya mått bland de Kompletterande måtten. Strävar mot mera mått som hjälp vid analysen. Använd andra kommuners kunskap och fånga in goda idéer.

3 E-postsvar inom två dagar (mått 1) De flesta som har bra resultat 2013 ligger kvar i topp. Tyder på stabilitet och ändrad kultur. I topp Kramfors 100% även 2012 och 2013 Lomma 100% Östersund 100% Förbättringar Kungsbacka 2014: 98% 2013: 69% Grums 2014: 96% 2013: 69% Örebro 2014: 96% 2013: 50% Burlöv 2014: 91% 2013: 48% Medelvärde 83% % % 2012

4 Framgångsfaktorer mått 1 Läs skriften: Hur gör vi det bättre. Många bra tips exempelvis: Kommungemensamma riktlinjer om hur e-post ska hanteras såsom svarstider, kopior, namn, kontaktuppgifter, länkar etc. Tydliga och förankrade instruktioner kopplade till mailprogrammet (Outlook ) hur det ska ställas in. Ge konkreta exempel på hur bra svar i e-posten ska se ut Vanliga frågor återkommer: Gör en svarsbank med bra svar kopplad till de vanligaste frågorna Håll rutinerna aktuella. Påminn!!

5 Svar på fråga via telefon (mått 2) Stark förbättringstrend inom detta område. I topp Lerum 75% Kramfors 74% Lomma 74% Hammarö 73% Förbättringar Hammarö 2014: 73% 2013: 43% Härryda 2014: 69% 2013: 30% Laholm 2014: 64% 2013: 44% Laxå 2014: 63% 2013: 43% Sollentuna 2014: 56% 2013: 31% Varberg 2014: 56% 2013: 35% Medel för 2014 är 49% 2013 är 44% för 2012 är 41%

6 Stöd för analysen Vi har i år även mätt tiden efter 60 sekunders regeln. Ytterligare 60 sekunder. Betydelse för åtgärderna. Några exempel sek 60 sek Medelvärde: 60 sek: 49 % 120 sek: 5 % Resultaten i excelfilen: Mått 2B

7 Framgångsfaktorer mått 2 Från skriften Hur gör vi det bättre? : Växeln och dess samspel med verksamheterna är nyckeln. Inte alltid en ny organisation. Ett service-/kontaktcenter leder inte automatiskt till bättre resultat Säkra att växeln kan nå personer i verksamheten, som har till uppgift att ta emot samtal. Se till att samtal som inte besvaras av personer i verksamheten kommer tillbaka till växeln Gör kontinuerliga intervjuer med växeln för att finna problemområden sammanställ, analysera, åtgärda och följ upp Undvik telefontider OBS! Tänk på väntetiden till växel. Elektroniska ingångar kan förstöra! (En minut).

8 Gott bemötande i telefon (mått 3) I topp- (mellan %) Hallstahammar Sollefteå Hässleholm Hylte Lidköping Nynäshamn Vilhelmina Värmdö Medel för 2014 är 86% 2013 är medel 86% för %

9 Framgångsfaktorer mått 3 Kommungemensamma riktlinjer på hur telefonsamtal ska hanteras med exempelvis hur man svarar och avslutar. Genomför interna utbildningar kring bemötande i telefon med utgångspunkt i praktisk träning - Inget ramlar från himlen Uppmuntra och lyft fram goda exempel från den egna verksamheten. Personer, arbetsgrupper eller enheter som utmärkt sig med ett gott bemötande. Kom ihåg: ett första trevlig intryck tar man med sig och man tror att alla är lika trevliga i hela kommunen

10 Tillgänglighet: bibliotek, återvinningsstation och simhall (mått 4) Ett försök att grafiskt få en bild av tre komponenter Kan inte jämföras med andra kommuner i det sammanlagda men i de enskilda områdena. Kan även jämföras med sig själv över tid Finns uppdelade med exakta värden i excelfilen Vi ska lägga till färger i rapporten Framtid: kommunhusets öppettider??

11 Plats på önskat datum i förskola (mått 5-6) Goda resultat tenderar att vara stabila år från år I topp 25 kommuner med 100% var det 29 kommuner Förbättringar Helsingborg 2014: 100% 2013: 57% Ulricehamn 2014: 100% 2013: 57% Finspång 2014: 96% 2013: 64% Alingsås 2014: 95% 2013: 40% Mariestad 2014: 94% 2013: 55% Kävlinge 2014: 92% 2013: 74% Medel för 2014 är 67%, för 2013 är 69%, medel för 2012 var 72%

12 Framgångsfaktorer mått 5-6 Från skriften Hur gör vi det bättre? : Gå igenom rutiner för att hitta felkällor ibland kan teknik ställa till det Fokusera på brukardialog och personliga kontakter i planeringen sådant undviker problem och missförstånd Skapa så tidigt som möjligt underlag för framtida planering uppmana föräldrar att söka tidigt. Mått 5 ska ses i förhållande till tiden i mått 6! Exempelvis: Ale 76 % och 5 dagar

13 Väntetid till särskilt boende (mått 7) Goda resultat tenderar att vara stabila år från år Variationer kan se relativt stora ut mellan åren men de kan vara naturliga. Viktiga är var man ligger i förhållande till medel. I topp Lessebo 1 dagar Arjeplog 5 dagar Emmaboda 7 dagar Norsjö 7 dagar Tingsryd 7 dagar Förbättringar Nynäshamn 2014: 19 dagar 2013: 70 dagar Vansbro 2014: 21 dagar 2013: 156 dagar Öckerö 2014: 21 dagar 2013: 88 dagar Oxelösund 2014: 31 dagar 2013: 111 dagar Kungsbacka 2014: 38 dagar 2013: 91 dagar

14 Stöd för analysen I år har vi även undersökt andelen ytterfall (väntat längre än 90 dar) Variationen är mellan 0 till 97% med ett medel på 20%. 35 kommuner har 0% ytterfall Resultaten av andelen ytterfall (mått 7B) finns i excelfilen. Medel för väntetid är 52 dagar (inklusive utredning) Relationen mellan 7A-B Snitt väntetid Procent ytterfall

15 Väntetid ekonomiskt bistånd (mått 8) I topp Krokom 2 dagar Kungsör 2 dagar Vansbro 2 dagar Hedemora 3 dagar Hudiksvall 3 dagar 3 dagar 2013 Haparanda 4 dagar 3 dagar 2013 Förbättringar Eskilstuna 2014: 7 dagar 2013: 17 dagar Katrineholm 2014: 9 dagar 2013: 34 dagar Kumla 2014: 10 dagar 2013: 37 dagar Leksand 2014: 10 dagar 2013: 34 dagar

16 Framgångsfaktorer mått 8 Exempel från skriften: Hur gör vi det bättre? : Se över rutiner och organisationen när det gäller gruppen som söker försörjningsstöd första gången Notera första kontakt i registret Avdela ansvar för nybesök till en eller två personer Se över och förbättra informationen till klient avseende information som ska lämnas till myndigheten när man söker En hög tillgänglighet och snabb handläggning innebär inte högre utgifter för kommunen!! Vill vi vara tillgängliga?

17 Antal olika vårdare inom hemtjänsten (mått 10) I topp Hörby 6 st. Nynäshamn 6 st. 2013, 7 st Övertorneå 6 st. Emmaboda 7 st. 2013, 7 st. Täby 7 st. Vilhelmina 7 st. Förbättringar Vilhelmina 2014: 7 st. 2013: 14 st. Knivsta 2014: 13 st. 2013: 21 st. Lysekil 2014: 13 st. 2013: 22 st. Jönköping 2014: 14 st. 2013: 18 st.

18 Stöd för analysen Vi har i år även undersök andelen ytterfall (personer som träffar mer än 20 olika personer. Medel är 15 olika personer. 28 kommuner har inga ytterfall Relationen mellan 10 A-B Snitt olika vårdare Procent ytterfall

19 Framgångsfaktorer mått 10 Se över organisationen. Mindre arbetsgrupper med begränsat antal äldre ger ofta goda resultat. Behöver inte stå i motsättning till en större organisation Sätt etappmål och följ upp flera gånger under året. Ta fram resultaten för de olika hemtjänstgrupperna och använd det i förbättringsarbetet. Effektiv arbetstidsplanering, kontaktmannaskap och införande av datoriserade system för insatsplanering är andra faktorer som kan påverka. Mindre grupper inom varje område som är knutna till en avgränsad grupp äldre.

20 Andelen röstande i kommunvalet (mått 12) Resultatet från EU-valet finns som mått 12B i de kompletterande måtten (excelfilen)

21 Webbinformation (mått 13) Undersökningen utvidgades med dubbelt antal sökfrågor och en ny frågesektion kring kommunens näringslivsfrågor lades till. I topp Uddevalla 94% Karlstad 93% Haninge 92% Helsingborg 92%

22 Framgångsfaktorer mått 13 Ladda ned skriften Information till alla och tillhörande excel-fil Använd resultatet fråga för fråga och titta/låna svar från andra kommuner Det behövs en samordnande iller som skapar tryck i organisationen och bistår förvaltningar/verksamheter Se över sökfunktionen. Kolla den gentemot undersökningsfrågorna Sätt mål för förbättringar enligt SKL:s undersökningar följ upp flera gånger under året fokusera på det vi inte har svar på webben Glöm inte att webben är ett av kommunens viktigaste ansikte utåt.

23 Nationella proven i årskurs 6 (mått 17a) Ny skala för poängsättning. Numera bygger resultaten på betygskalan. Skrivfel i rapporten. I topp Bollebygd 99% Danderyd 99% Lomma 99% Malå 99% Medelvärdet för 2014 är 92%. För 2013 var det 93%

24 Nationella proven i årskurs 3 (mått 17B) I topp Essunga 93% Emmaboda 90% 2013, 90% Övertorneå 89% Skinnskatteberg 87% Skurup 97% Förbättringar Svedala 2014: 82% 2013: 62% Tanum 2014: 82% 2013: 69% Vansbro 2014: 81% 2013: 54% Markaryd 2014: 79% 2013: 51% Oxelösund 2014: 79% 2013: 63% Medelvärdet för 2014 är 68%. För 2013 var medel på 70%

25 Andel behöriga till gymnasiet (mått 18) I topp Vaxholm 98,7% Nykvarn 98,2% Danderyd 97,9% Mörbylånga 97,1% Förbättringar Habo 2014: 92,5% 2013: 82,7% Hylte 2014: 91,3 % 2013: 80,7% Östhammar 2014: 91,3% 2013: 83,3% Skinnskatteberg 2014: 90,9% 2013: 76,3% Ockelbo 2014: 89,7% 2013: 75,9% Medelvärdet för 2014 är 86,4%

26 Elevers syn på skolan - mått 19 SKL:s elevundersökning där elever ur årskurs 8 givit svar. Måttet är sammanvägt av flera delfrågor. Knapp 200 kommuner deltog. Resultat från årskurs 5 finns som kompletterande mått I topp Tranemo 93% Nybro 90% Kristinehamn 89% Malå 89% Mellerud 89% Medelvärdet för 2014 är 76%

27 Särskilt boende (mått 23) Aktiviteter på vardag och helg (grönt på båda) - 29 kommuner har grön markering ( %) 20 st. under 2013 Dagligen erbjuder egen tid efter önskemål (grönt) kommuner har grön marker. 102 kommuner under 2013 Möjlighet till internet på det egna rummet (wifi i huset) - 32 kommuner har grön markering. 33 kommuner under 2013 Sammanboende (100%) kommuner har grön markering kommuner 2013, 63 kommuner 2012, 35 kommuner 2011 HELGRÖNA STAPLAR - Ingen

28 Särskilt boende (mått 23) Fyra nya indikatorer har tillkommit Möjligheten att välja alternativ rätt vid huvudmål: - 70 kommuner har grön markering (därmed inte alla 100%) Möjligheten att påverka vilka TV-kanaler utöver basutbudet i lägenheten kommuner har grön marker Möjlighet till utökade TV-kanaler utöver basutbud i gemensamhetslokal - 26 kommuner har grön markering Boendes möjlighet att tala sitt modersmål med kontaktman kommuner har grön markering

29 Framgångsfaktorer mått 23 Ta en övergripande diskussion politiker/tjänstemän om hur det ska se ut på kommuns särskilda boenden. Lägg fast miniminivåer utifrån indikatorerna och sätt mål för de olika indikatorerna. Se det som kvalitetsnivåer som kommunen inte vill understiga. Sätt mål och tidsplaner. Följ upp, följ upp! Ta stöd från frivilligkrafter, både enskilda personer och organisationer, för att utveckla en meningsfull och stimulerande vardag för de äldre. Vad har de kommuner som har bästa resultaten gjort för att nå dit? Ring Finns ingen relation mellan kostnader och resultat. Vi samlar in resultaten på enhetsnivå. En bra hjälp i det lokala förbättringsarbetet. Finns en hjälpfil på webben.

30 LSS-grupp och serviceboende (mått 29) Ny indikator: Boende har möjlighet att planera, handla, tillaga och äta huvudmal i egen lägenhet HELGRÖNA STAPLAR Berg, Borlänge, Båstad, Falun, Habo, Haninge, Haparanda, Kalix, Kinda, Mariestad, Säter, Ånge. 12 kommuner 2014, 16 kommuner 2013, 21 kommuner 2012 och 15 kommuner 2011 GRÖNGUL STAPEL 32 kommuner 2014, 40 kommuner 2013, 37 kommuner 2012 och 26 kommuner 2011

31 Framgångsfaktorer mått 29 Utvecklingsområden är: upplevelse av hot och våld, avsaknad av individuellt anpassade aktiviteter, möjligheten att ha egen Internetkoppling i det egna rummet, tillgång till egen brevlåda. Diskutera gemensamt politiker och tjänstemän och anta övergripande riktlinjer för de kvalitetsnivåer (indikatorer) som är lämpliga för kommunen. Dvs. Vad är acceptabelt hos oss? Formulera konkreta mål för indikatorerna. Följ upp, följ upp! Lär av vad de kommuner gjort som har de bästa resultaten

32 Andel ungdomar som inte återkommer (mått 30) I topp Berg 100% Hallstahammar 100% Nykvarn 100% Strömsund 100% Tjörn 100% Tranemo 100% Ånge 100%

33 Viktiga nyheter i kompletterande måtten Andel av biståndstagare som har långvarigt ekonomiskt bistånd (10-12 månader) - Medelvärdet är 28,2%. Variationen är 0% till 56,8% Utredningstid i dagar LSS-insats (alla insatser), medelvärde (finns även median) - Medel är 42 dagar. Variationen är 0 till 139 dagar Verkställighetstid i antal dagar från beslut till insats avseende boende enl. LSS 9.9, medelvärde (även median) - Medel är 92 dagar, Variationen är 0 till 489 dagar Verkställighetstid i antal dagar från beslut till insats avseende kontaktperson enl. LSS, medelvärde (finns även median) - Medel är 36 dagar, Variationen är 0 till 169 dagar

34 Återvunnet material av hushållsavfall (mått 36) I topp Hässleholm 74% Mjölby 66% Lomma 60% Gotland 58% Klippan 55% Sölvesborg 55% Trollhättan 55% Medelvärdet för 2014 är 36%

35 Andel miljöbilar (mått 37) Dessa resultat kommer att finnas i Kolada fram till Miljöfordon syd lämnar sina. De kommer dock att finnas i KKiK. I topp Botkyrka 91% Trosa 89% Lerum 87% Torsby 85% Helsingborg 82% Skövde 78% Västerås 77% Medelvärdet för 2014 är 45%

36 Andelen inköpta ekologiska livsmedel (mått 38) I topp Lund 50% Trosa 48% Motala 46% Eskilstuna 45% Södertälje 44% Emmaboda 41% Örebro 39% Medelvärdet för 2014 är 20%. För 2013 var det 16%

37 Framgångsfaktorer mått Förbättringar inom alla tre måtten Lund behåller ledning tätt följt av Trosa vad gäller ekologiska livsmedel Hässleholm och Mjölby i topp när det gäller återvinning av hushållsavfall Botkyrka tar ledning i miljöbilar. Hack i häl är Trosa Vad gör de kommuner som når bäst resultat?