Datum FI Dnr: Processägare Chefsjuristen

Transkript

1 INTERNT REGELVERK Datum FI Dnr: Processägare Chefsjuristen Sanktionsprocess Finansinspektionen Box 7821 SE Stockholm [Brunnsgatan 3] Tel Fax finansinspektionen@fi.se Sammanfattning I denna processbeskrivning redogör Finansinspektionen (FI) för den process som gäller för beredning och hantering av ärenden där FI kan finna skäl att ingripa mot ett företag som åsidosatt sina skyldigheter enligt lag eller andra regler som gäller för dess verksamhet. Processbeskrivningen omfattar de ärenden som FI:s styrelse fattar beslut om det vill säga återkallelse av verksamhetstillstånd, varning eller anmärkning samt sanktionsavgifter. Rutinerna fastställer den interna arbetsfördelningen inom verksamhetsområdena och mellan i första hand verksamhetsområdena och staben Juridisk samordning. Även kommunikationsstaben berörs. Denna processbeskrivning ersätter den tidigare sanktionsprocessen daterad den 23 juni Inledning Enligt FI:s arbetsordning ska styrelsen besluta i ärenden om återkallelse av verksamhetstillstånd, varning eller anmärkning samt om sanktionsavgifter. De interna rutiner som beskrivs i denna processbeskrivning ska användas i dessa ärenden. Processbeskrivningen omfattar inte beredning och hantering av ärenden som bedöms leda fram till ett beslut om ingripande mot ett företag eller fysisk person och där beslutet enligt FI:s beslutsordning fattas av områdeschef, eller efter delegering av annan. För dessa ärenden gäller den så kallade ingripandeprocessen. 1 Vidare omfattar processbeskrivningen inte förseningsärenden, rapportärenden och flaggningsärenden. 2 För att kvalitetssäkra beredningen av sanktionsbesluten ska man från det ansvariga verksamhetsområdet efter avslutad utredning lämna över ärendet till Juridisk samordning. Efter genomgång av Juridisk samordning gör chefsjuristen en självständig bedömning av om grund för ingripande föreligger på grundval av den utredning som verksamhetsområdet lämnat över. 1 FI Dnr FI Dnr , och (18)

2 Chefsjuristen har det yttersta ansvaret för den juridiska bedömningen av om bristerna i företaget är sådana att ett förslag till sanktionsbeslut bör upprättas och föredras för styrelsen alternativt att ett beslut bör fattas av generaldirektören eller chefsjuristen. Denna tvåstegsprocess, dvs. att utredningen sker inom verksamhetsområdet och att chefsjuristen därefter gör en självständig bedömning, är ett led i att säkerställa förtroendet för att regelöverträdelser blir föremål för grundliga bedömningar och för att säkerställa en allsidig belysning. I denna promemoria görs en sammanställning i punktform av processen. Efter sammanställningen finns en allmän beskrivning av processen. Om ärendet är av enklare beskaffenhet eller särskilt brådskande kan samråd ske med chefsjuristen om att göra avsteg från processen. Utredningen måste dock ske på ett tillfredsställande sätt och ärendet måste handläggas enligt förvaltningslagens (1986:223) regler. I processbeskrivningen finns anvisningar om vilken information som olika typer av dokument och skrivelser ska innehålla, samt vad som ska diarieföras och kommuniceras med företagen. I den vid var tid gällande dokumenthanteringsplanen för handlingar som tillkommit i sanktionsprocessen finns dessutom information om diarieföring m.m. 3 De handlingar som tillkommer i tillsynsprocessen och sanktionsprocessen diarieförs i samma ärende i Platina. Processen i punktform 4 1.Utredningsarbetet 5 a) En medarbetargrupp bildas. För det fall ett ärende involverar fler områden ska medarbetargruppen identifiera vem som gör vad enligt nedanstående process. (Ansvarig tillsynsenhetschef respektive, i förekommande fall, rättsenhetschef) b) En bedömning av om det förekommer insiderinformation i ärendet görs. (Ansvarig tillsynsenhetschef respektive, i förekommande fall, rättsenhetschef) c) Sakförhållandena utreds i tillsynsärendet. Eventuell avstämningsskrivelse till företaget. (Ansvarig tillsynsenhetschef) 3 Den vid var tid gällande dokumenthanteringsplanen återfinns på Brunnen (under Handledning > Diarieföring). 4 Efter respektive punkt anges vem som ansvarar för att åtgärden utförs. 5 Denna punkt är en sammanfattning av vad som först ska göras enligt Processen för operativa tillsynsaktiviteter, FI Dnr Allt arbete i tillsynsärendet handläggs i enlighet med den processen. 2

3 d) Avstämning med avdelningscheferna. Områdeschefen fattar beslut om, och i så fall när, ärendet ska föredras för chefsjuristen. (Ansvarig tillsynsenhetschef) 2. Beslut om sanktionsprövning a) En tidsplan upprättas som ska beslutas av områdeschefen. 6 (Rättsenhetschefen) b) Boka tid för föredragning för chefsjuristen (vid sammanträde med Samråd juridik) och överlämna tidsplanen samt en föredragningspromemoria. (Ansvarig rättsavdelningschef) c) Föredragning för chefsjuristen. (Handläggaren på tillsynsenheten ansvarar för föredragningen) d) Chefsjuristen beslutar om ärendet ska tas upp till sanktionsprövning och godkänner tidsplanen. (Chefsjuristen) e) Ärendet överlämnas till rättsenheten alt. slutskrivelse. (Ansvarig tillsynsenhetschef) f) Företaget informeras om att ärendet överlämnas till rättsenheten för sanktionsprövning (Ansvarig tillsynsenhetschef) g) Kommunikationsstaben informeras om ärendet. (Ansvarig tillsynsenhetschef) 3. Handläggningen på rättsenheten a) En begäran om yttrande skickas till företaget. Företagets externrevisor ska informeras om att begäran om yttrande skickats till företaget. (Rättsenhetschefen) b) När yttrandet kommit in, alt. svarstiden gått ut, ska förslag till beslut upprättas och ärendet överlämnas till rättsavdelningschefen. (Rättsenhetschefen) c) Rättsavdelningschefen granskar förslaget och säkerställer att områdeschefen hålls informerad och ges möjlighet att läsa förslaget. (Rättsavdelningschefen) d) En konsekvensanalys upprättas och stäms av med rättsenhetschefen och rättsavdelningschefen. Områdeschefen informeras och ges möjlighet att läsa analysen. 6 Se mall för tidsplan på 3

4 4. Beslut (Ansvarig tillsynsenhetschef) e) Beslutsförslaget och konsekvensanalysen överlämnas till Juridisk samordning och chefen för kommunikationsstaben kontaktas angående kommunikationsplanen. (Rättsenhetschefen) f) Eventuell kallelse till överlämningsmöte med medarbetargruppen. (Juristen vid Juridisk samordning) a) Chefsjuristens granskning förbereds. (Juristen vid Juridisk samordning) b) Förslag till beslut överlämnas till kommunikationsstaben för språkgranskning och beslut tas om vilket material som ska översättas. (Juristen vid Juridisk samordning) c) Det språkgranskade förslaget till beslut och konsekvensanalysen lämnas till chefsjuristen för granskning. (Juristen vid Juridisk samordning efter avstämning med ansvariga handläggare på tillsynsenheten och rättsenheten) d) Chefsjuristen granskar förslaget till beslut och beslutar om och när det ska skickas till styrelsen. (Chefsjuristen) e) Företaget informeras om att ärendet ska tas upp vid styrelsemötet och när detta äger rum. (Rättsenhetschefen) f) En kommunikationsplan upprättas. (Chefen för kommunikationsstaben) g) Styrelsebeslut. h) Beslutet mejlas till webbredaktionen på och i samband med det underrättas företaget om när beslutet kommer att meddelas. (Rättsenhetschefen) 5. Efter avgörande a) Om ärendet överklagas öppnas ett nytt ärende med hänvisning till sanktionsärendet. (Rättsenhetschefen) b) Uppföljning och utvärdering när sanktionsärendet avslutas. (Rättsavdelningschefen) 4

5 c) Om företaget ska betala en sanktionsavgift ska ekonomienheten informeras när beslutet har vunnit laga kraft. (Rättsenhetschefen) Beskrivning av processen 1. Utredningsarbetet Inför föredragning för chefsjuristen Allt utredningsarbete ska utföras enligt Processen för operativa tillsynsaktiviteter (tillsynsprocessen), FI Dnr , av den ansvariga tillsynsenheten inom verksamhetsområdet. Av tillsynsprocessen framgår vilken tillsynsenhet som är ansvarig och vilken rättsenhet som kan bli berörd följer av den verksamhet som bedrivs av det företag ärendet gäller. Av den processen framgår även vem som ska anses vara ansvarig enhetschef i tillsynsärendet. Här kallas denna person för ansvarig tillsynsenhetschef. Innan ett beslut fattas av områdeschefen om att ett ärende ska föredras för chefsjuristen för beslut om att föra ärendet vidare som ett sanktionsärende kan verksamhetsområdena ta upp ärendet för samråd och diskussion vid ett sammanträde med Samråd juridik. Utöver chefsjuristen, som är ordförande, och jurister från juridisk samordning, deltar samtliga chefer för rättsavdelningarna. Samråd juridik handlägger inte sanktionsärenden utan utgör ett samrådsorgan och en informationslänk i sanktionsprocessen. Hantering av eventuell insiderinformation Tillsynsenhetschefen ska göra en bedömning av om det förekommer insiderinformation i ärendet. Insiderinformation definieras i 1 1 lagen (2005:377) om straff för marknadsmissbruk vid handel med finansiella instrument (MmL) som icke offentliggjord eller inte allmänt känd omständighet som är ägnad att väsentligt påverka priset på finansiella instrument. Om det förekommer insiderinformation i ärendet ska tillsynsenhetschefen eller den han eller hon utser vidta följande åtgärder: 1. Skriftligen informera anställda, inklusive personer som arbetar på uppdrag av FI, som redan har eller som får kännedom om ärendet om: a) att de har tillgång till insiderinformation, b) innebörden av detta enligt MmL, c) vilka försiktighetsåtgärder som de bör vidta på grund av detta, d) att de kommer att listas i en intern loggbok och e) att de ska informera tillsynsenhetschefen om anställda som framöver får kännedom om ärendet. 2. Dokumentera alla anställda som har eller får kännedom om ärendet Sekretessmarkera ärendet i diariet. 7 Se Rutinbeskrivning hantering av insiderinformation på FI1433 5

6 Föredragning för chefsjuristen Områdeschefen fattar beslut om, och i så fall när, ärendet ska föredras för chefsjuristen för beslut om ärendet ska tas upp till sanktionsprövning eller inte. Vilka avstämningar som ska göras innan dess framgår av tillsynsprocessen. Även om områdeschefen anser att ärendet ska avslutas utan ingripande har rättsavdelningschefen eller en annan områdeschef alltid en möjlighet att informera chefsjuristen om sin bedömning om hon eller han tycker att det är lämpligt. Chefsjuristen har då möjlighet att begära att ärendet föredras. Om områdeschefen, eller områdescheferna, och chefsjuristen, efter föredragningen, har olika uppfattningar i frågan om ett ärende ska gå vidare i sanktionsprocessen eller inte, kan envar av dem besluta att ärendet ska föredras för generaldirektören. Ansvarig tillsynsenhetschef ansvarar för att sakförhållandena är utredda inför föredragningen för chefsjuristen. Rättsenhetschefen ansvarar för att kontrollera att ärendet är berett enligt bestämmelserna i förvaltningslagen (1986:223). Rättsenhetschefen ska även göra en juridisk bedömning av om överträdelserna är sådana att de bör leda till en sanktion. Denna bedömning ska stämmas av med rättsavdelningschefen innan föredragningen för chefsjuristen. 2. Beslut om sanktionsprövning Allmänt Föredragning för chefsjuristen ska normalt ske vid ett sammanträde med Samråd juridik. Chefsjuristen fattar beslut om ett ärende ska tas upp till sanktionsprövning, dvs. överlämnas till rättsenheten. Rutiner inför en föredragning för chefsjuristen Föredragande är normalt den ansvariga handläggaren på tillsynsenheten. Vid föredragningen bör ansvarig tillsynsenhetschef närvara liksom den ansvariga handläggaren på rättsenheten och rättsenhetschefen. Självklart kan även tillsynsavdelningschefen och områdeschefen närvara, liksom andra medarbetare om det behövs. Handläggaren ska inför en föredragning för chefsjuristen använda sig av mallen till föredragningspromemoria (se bilaga 2) och i punktform beskriva utredningen under respektive rubrik. Promemorian ska vara kortfattad. Den ska inledas med en sammanfattning. Rättsenhetschefen ska upprätta en tidsplan för ärendet som beslutas av områdeschefen. Rättsenhetschefen bör uppskatta resursåtgången för arbetet med sanktionen i samband med att tidsplanen upprättas. Vid den slutliga 6

7 uppföljningen och utvärderingen av sanktionsärendet ska den faktiskt resursåtgången utvärderas särskilt. Chefsjuristen och de övriga deltagarna i Samråd juridik bör få underlaget i god tid och minst två arbetsdagar före mötet. Ansvarig tillsynsenhetschef ansvarar för att underlaget lämnas i tid. Rättsavdelningschefen bokar tid för föredragning och mejlar ut föredragningspromemorian samt tidsplanen för ärendet till Samråd juridik. Huvudprincipen är att sakförhållandena i ärendet ska vara klarlagda inför en föredragning för chefsjuristen. Det innebär att det ska vara utrett vilka iakttagelser som gjorts och vilket underlag som dessa baseras på. Under föredragningen kan nya frågor uppstå som innebär att tillsynsenheten behöver komplettera utredningen. Därefter kan en ny föredragning ske om chefsjuristen anser att det är nödvändigt. Efter en föredragning för chefsjuristen Om chefsjuristen beslutar att ärendet ska gå vidare i sanktionsprocessen och godkänner tidsplanen ska ansvaret för ärendet flyttas från tillsynsenheten till rättsenheten inom verksamhetsområdet. Ärendet ska föras över mellan enheterna i diariet och en handläggare vid rättsenheten ska anges. Om ärendet flyttas över ska även eventuellt relevant arbetsmaterial i ärendet överlämnas till rättsenheten. Om ärendet går vidare ska ansvarig tillsynsenhetschef informera företaget om att det är föremål för sanktionsprövning, vem som är ansvarig handläggare på rättsenheten och kontaktuppgifter till den handläggaren. Ansvarig tillsynsenhetschef ska även informera kommunikationsstaben om att ärendet gått vidare i sanktionsprocessen. Tillsynsenhetschefen ansvarar för att, i förekommande fall, informera rättsenhetschefen om att ärendet innehåller insiderinformation. Rättsenhetschefen eller den han eller hon utser tar då över ansvaret för informationsutskick till anställda som har fått kännedom om ärendet och för vidare administration av loggboken. Om ärendet inte ska gå vidare till sanktionsprövning ska det ligga kvar på tillsynsenheten. Ansvarig tillsynsenhetschef ansvarar för att ärendet avslutas enligt tillsynsprocessen. 3. Handläggningen på rättsenheten Chefen för rättsenheten ansvarar för att förankra eventuella förändringar i tidsplanen med chefsjuristen och tillsynsenhetschefen, en skrivelse med begäran om yttrande skickas till företaget, ärendet och sakförhållandena är utredda (och avstämda med tillsynsenheten och andra eventuellt berörda enheter), att ärendet har analyserats ur ett juridiskt perspektiv samt att handläggningen av 7

8 ärendet har skett i enlighet med förvaltningslagen när ett utkast till beslut lämnas över till rättsavdelningschefen och därefter till Juridisk samordning, ett fullständigt förslag till beslut i ärendet stäms av med rättsavdelningschefen, förslaget samt den avstämda konsekvensanalysen därefter överlämnas till Juridisk samordning. Av begäran om yttrande ska det framgå: - FI:s iakttagelser såväl positiva som negativa, - företagets inställning, om den framkommit under handläggningen av tillsynsärendet, - hänvisningar till eller redogörelser för relevanta lag- och föreskriftsbestämmelser, inklusive de bestämmelser som anger vilka sanktioner som kan vara aktuella, - att FI överväger en sanktionsåtgärd mot företaget, - en kortfattad och saklig redogörelse för de rättsliga omständigheter som FI anser föranleder överväganden om ett ingripande, samt - att ärendet kan avgöras även om företaget inte yttrar sig. Innan begäran om yttrande skickas till företaget ska rättsenhetschefen stämma av skrivelsen med tillsynsenheten och eventuellt andra berörda enheter samt rättsavdelningschefen. Begäran om yttrande ska adresseras till företagets vd med en kopia till styrelseordföranden. Företagets externrevisor ska informeras om att begäran om yttrande skickats till företaget. Företagets svarstid bör inte understiga tre veckor, även om en kortare svarstid kan vara acceptabel om det finns särskilda skäl till det. Om det är aktuellt att ge en kortare svarstid ska samråd ske med chefsjuristen. När företagets svar har kommit in till FI är ärendet i princip färdigberett. Det kan dock i undantagsfall finnas skäl att låta företaget förtydliga någon uppgift. Om rättsenheten under ärendets gång kommer fram till att något ingripande inte bör ske, t.ex. med anledning av vad företaget svarat i sitt yttrande, ska en avstämning ske med ansvarig tillsynsenhetschef, avdelningscheferna, områdeschefen och eventuellt andra berörda enhets-, avdelnings- och områdeschefer. Därefter ska avstämning ske med chefsjuristen. Om chefsjuristen fattar beslut om att ärendet inte ska gå vidare ska det återlämnas till tillsynsenheten. Ansvarig tillsynsenhetschef ansvarar för att ärendet avslutas i enlighet med tillsynsprocessen. När ärendet är färdigberett, alternativt när svarstiden har gått ut, ska ett förslag till beslut om ingripande upprättas. Förslaget ska vara granskat från näringsrättslig synpunkt och ev. andra juridiska aspekter av rättsenhetschefen eller en annan jurist och faktagranskat av ansvarig tillsynsenhetschef eller en handläggare på tillsynsenheten. Rättsenhetschefen ansvarar för att ärendet beretts korrekt enligt förvaltningslagen. Innan förslaget överlämnas till Juridisk samordning ska det granskas av rättsavdelningschefen. Rättsavdelningschefen 8

9 ansvarar för att områdeschefen hålls informerad och får möjlighet att läsa beslutsförslaget innan det överlämnas till Juridisk samordning. För att säkerställa att beslut i ingripandeärenden ska kunna sökas upp i Platina ska beslutsförslaget alltid upprättas i enlighet med den beslutsmall som finns i Platina. Följande beslutsrubriker ska användas i beslutet: - Återkallelse av tillstånd - Varning och sanktionsavgift - Varning - Anmärkning och sanktionsavgift - Anmärkning FI:s sanktionsbeslut utgör en allmän handling och offentliggörs regelmässigt och kan i annat fall komma att begäras ut av t.ex. massmedia. Vi bör därför så långt möjligt undvika att i beslutet ange känsliga uppgifter som kan omfattas av sekretess. Konsekvensanalys Det är ansvarig tillsynsenhetschef som ansvarar för att en konsekvensanalys upprättas. Analysen ska upprättas enligt den mall som finns i bilaga 2. Den ska stämmas av med rättsenhetschefen och rättsavdelningschefen. Områdeschefen ska informeras och ges tillfälle att gå igenom konsekvensanalysen. Rättsenhetschefen ansvarar för att den avstämda analysen överlämnas till Juridisk samordning samtidigt med beslutsförslaget. 4. Beslut Chefsjuristen och Juridisk samordning När rättsenhetschefen bedömer att förslaget till beslut är komplett ska ärendet överlämnas till Juridisk samordning. Om ärendet ska avgöras av styrelsen bör överlämning normalt ske minst fyra veckor innan styrelsemötet. 8 Denna tid kan dock påverkas av ärendets karaktär, omfattning och komplexitet. Samråd bör ske med den jurist vid Juridisk samordning som tilldelats ärendet. Chefsjuristen, eller den jurist vid Juridisk samordning som chefsjuristen utsett, kan om det behövs hålla ett överlämningsmöte med medarbetargruppen. Juristen vid Juridisk samordning ska hålla medarbetargruppen informerad om ärendets fortsatta handläggning. Juristen vid Juridisk samordning ska förbereda chefsjuristens granskning av beslutsförslaget och konsekvensanalysen tillsammans med handläggarna vid tillsynsenheten och rättsenheten. Rättsenhetschefen är ansvarig för att erforderlig faktagranskning görs av rättsenheten tillsammans med 8 Se mall för tidsplan på 9

10 tillsynsenheten, och för att en juridisk granskning har skett. Juristen vid Juridisk samordning ska se till att det gemensamma förslaget överlämnas till kommunikationsstaben för språkgranskning. När språkgranskningen är klar överlämnas förslaget till juristen vid Juridisk samordning som efter avstämning med ansvariga handläggare på rätts- och tillsynsenheterna överlämnar det till chefsjuristen för granskning. Juristen vid Juridisk samordning avgör vilket förslag som ska överlämnas till chefsjuristen. Om rätts- eller tillsynsenheterna har en annan uppfattning i någon del ska chefsjuristen informeras om detta. Chefsjuristen avgör om och i så fall när ärendet ska tas upp på ett styrelsemöte för information respektive beslut. Chefsjuristen fastställer beslutsförslaget och överlämnar det till styrelsen. Rättsenhetschefen eller den hon eller han utser kontaktar företaget någon dag före styrelsemötet och informerar om att ärendet ska tas upp på mötet. Kommunikationsplan Chefen för kommunikationsstaben ansvarar för att en kommunikationsplan upprättas. Arbetet med kommunikationsplanen ska påbörjas senast i samband med att förslaget till beslut överlämnas till Juridisk samordning. Chefen för kommunikationsstaben ska därför kontaktas i samband med att ärendet överlämnas till Juridisk samordning så att detta arbete kan påbörjas. Innehållet i planen bestäms i samråd med handläggaren på rättsenheten. Planen ska vara färdigställd senast dagen före beslutsdagen och ska då vara avstämd med handläggaren på rättsenheten. Kommunikationsplanen ska innehålla följande. Tidpunkt för ev. information till clearinginstitut, börs eller annan handelsplats. Tidpunkt för ev. information till förordnad revisor, särskild granskare, Riksbanken, Riksgälden, Finansdepartementet samt annan svensk myndighet som berörs. Tidpunkt för ev. information till berörda utländska myndigheter, Eba, Esma, Eiopa och/eller EU-kommissionen. Tidpunkt för intern information och publicering på FI:s webbplats. Tidpunkt för upprättande av pressmeddelande, vilket ska ske i samarbete med kommunikationsstaben. Tidpunkt för information till företaget. Information om beslutet kan vara kurspåverkande. Eventuella frågor och svar för publicering på webbplatsen eller för internt bruk. Information om vem som ansvarar för eventuella kontakter med media. Behov av information på engelska och eller en översättning av beslutet. Pressmeddelandet och frågor och svar förbereds av kommunikationsstaben i samarbete med tillsynsenheten och rättsenheten samt, när det behövs, med Juridisk samordning. Pressmeddelandet ska stämmas av med chefsjuristen innan publicering. 10

11 Efter styrelsens beslut Styrelsen bestämmer på sitt möte när beslutet ska meddelas. Normalt meddelas beslutet dagen efter styrelsesammanträdet kl Efter styrelsemötet ska eventuella justeringar i beslutet göras av handläggaren på rättsenheten som därefter ska säkerställa att styrelsens ordförande får beslutet för underskrift. När beslutet har undertecknats ska handläggaren på rättsenheten mejla den slutliga versionen av beslutet till webbredaktionen på webbredaktionen@fi.se. Rättsenhetschefen eller den han eller hon utser kontaktar företagets vd eller styrelsens ordförande efter styrelsemötet och meddelar när beslutet kommer att meddelas och offentliggöras. Tillsynsenhetschefen informerar i förekommande fall berörda utländska myndigheter. 5. Efter avgörande Hantering av eventuell insiderinformation Om rättsenhetschefen bedömer att ärendet, genom att beslutat har offentliggjorts, inte längre innehåller insiderinformation ska sekretessmarkeringen i diariet tas bort. Överklaganden FI:s sanktionsbeslut kan överklagas till domstol. Om ett avgörande i domstol gått FI emot avgör chefsjuristen om domen ska överklagas. Ett sanktionsärende som är beslutat och som vunnit laga kraft eller har överklagats avslutas i diariet. Om ett sanktionsärende överklagas öppnas ett nytt ärende i diariet. Ärendet får ett diarienummer i ärendegrupp 008. I det ärendet görs en hänvisning till sanktionsärendet. Ärendet lottas på den rättsenhet som har handlagt sanktionsärendet och handläggare utses. Rättsenhetschefen ansvarar för att yttranden till domstolen upprättas. Innan ett yttrande överlämnas till domstolen ska samråd ske med rättsavdelningschefen och chefsjuristen. Chefsjuristen ska godkänna alla yttranden. Eventuella sanktionsavgifter Om ett sanktionsbeslut innebär att företaget ska betala en sanktionsavgift ansvarar rättsenhetschefen för att chefen för ekonomienheten informeras om beslutet. Rättsenhetschefen ansvarar också för att informera chefen för ekonomienheten om när beslutet har vunnit laga kraft så att sanktionsavgiften kan faktureras. 11

12 Uppföljning och utvärdering Av tillsynsprocessen framgår hur en avslutad tillsynsaktivitet ska utvärderas. Rättsavdelningschefen ansvarar för att uppföljning sker när ett sanktionsärende avslutas. Efter ett avslutat sanktionsärende ska handläggningen av ärendet utvärderas i syfte att kvalitetssäkra vår handläggning och för att skapa en lärandeprocess kring vår hantering av sanktionsärenden. Utvärderingen görs av rättsavdelningschefen tillsammans med medarbetargruppen vid ett eller flera utvärderingsmöten. Mötesanteckningar ska upprättas vid mötena. Utvärderingen ska godkännas av områdeschefen och mötesanteckningarna ska diarieföras i en särskild årsakt för utvärderingsmöten. Tillsynsavdelningschefen och medarbetargruppen, tillsammans med rättsenhetschefen och rättsavdelningschefen, bör särskilt utvärdera följande: Har de olika delarna av processen följts? Varför/varför inte? Hade vi kunnat göra detta på ett annat sätt? Höll vi tidsramar? Varför/varför inte? Bedömde vi resursåtgången korrekt i planeringen? Varför/varför inte? Vilka andra lärdomar har vi dragit? Innebar beslutet särskilda konsekvenser som bör dokumenteras inför framtida sanktionsärenden (detta gäller särskilt vid återkallelse av tillstånd)? Rättsavdelningschefen ansvarar för att relevanta rättsliga eller handläggningsmässiga erfarenheter kommer andra inom FI till del. 12

13 Bilaga 1 Föredragningspromemoria X-Företaget A. SAMMANFATTNING B. KORT BAKGRUND Beskriv undersökningens bakgrund, syfte och tillvägagångssätt. Lämna närmare information om företaget (omsättning, balansomslutning, antal anställda m.m.). C. IAKTTAGELSER Upprepa (1) (a) (d) för varje typ av brist: (1) Ange vilken typ av brist som avses (a) Brister Vilka brister har iakttagits? Vilka regler kan bristerna knytas till? En redogörelse för sakförhållanden i ärendet och en analys av de brister och fel som uppmärksammats vid undersökningen. Av redogörelsen och analysen ska bl.a. framgå vilka bestämmelser (i lag och föreskrifter) som de uppmärksammade bristerna hänför sig till. Vidare bör det framgå hur omfattande bristerna är och de konsekvenser och effekter som bristerna har eller kunde ha medfört. En analys bör ske dels för varje enskild brist, dels för bristerna sammantagna. (b) Skador och risker Om bristerna har medfört, eller har kunnat medföra, skador, förluster eller risker, ange i så fall vilka dessa är. (c) Företagets svar Företagets inställning till de brister eller fel som FI har påtalat, de eventuella åtgärder företaget har vidtagit samt eventuella kvarstående brister eller fel. (d) Underlag Vilket underlag finns för (a) (c)? T.ex. kopior av företagets handlingar, intyg, rapporter, årsredovisning, tjänsteanteckning eller liknande. Underlag bör även finnas i akten för de fel och brister som företaget åtgärdat under ärendets handläggning. 13

14 D. MOTIV FÖR TILLSYNSÅTGÄRD ELLER SANKTION Beskriv behovet av tillsynsåtgärd alternativt sanktion och konsekvenserna därav. Motivera vad denna tillsynsåtgärd eller sanktion syftar till att uppnå och på vilket sätt denna tillsynsåtgärd eller sanktion uppnår det syftet. Beskriv även alternativa ingripanden eller åtgärder som FI kan vidta. 14

15 Bilaga 2 Konsekvensanalys i sanktionsärenden Inledning Syftet med denna PM är att i en mer utförlig form beskriva innehållet i den konsekvensanalys som ska upprättas i samband med ett sanktionsärende. Det finns ett identifierat behov av att samordna denna typ av analyser så att deras innehåll blir mer enhetligt för de olika sanktionsärendena som Finansinspektionen (FI) beslutar. Detta är viktigt eftersom FI bör eftersträva konsekventa analyser i sina beslut. Det bör noteras att den konsekvensanalys som upprättas i ett sanktionsärende skiljer sig från den konsekvensanalys som görs när ett nytt regelverk tas fram. Syftet med konsekvensanalysen i sanktionsärenden är inte att göra en intresseavvägning mellan olika konsekvenser som sedan utgör grunden för beslutet. Dessa överväganden har redan gjorts i beslutet liksom i vissa fall en beskrivning av vad ett avstående från ingripande medför för konsekvenser. Syftet med analysen här är snarare att redogöra för de förväntade konsekvenserna som sanktionsbeslutet ger upphov till. Anvisningar: Utgå i relevanta fall från tidigare konsekvensanalyser där sanktionen och företaget är desamma. Dra lärdom av faktiska konsekvenser av tidigare sanktioner. Var noggrann med att informationen i konsekvensanalysen stämmer överens med ändringar som görs i beslutsutkastet. Innehåll i konsekvensanalysen Konsekvensanalysen ska bl.a. innehålla följande information. Bakgrund 1. Kort information om företaget och dess verksamhet och historik. 2. Ange vilka sanktioner som är tänkbara (återkallelse, varning eller anmärkning, sanktionsavgift, andra ingripanden). Omfattningen av eventuell upplåning från allmänheten alternativt mottagande av andra medel från allmänheten. 3. Relevanta nyckeltal tre år bakåt i tiden, exempelvis omsättning, kapitaltäckningsgrad men även andra nyckeltal som kan ha betydelse i det aktuella ärendet. Punkterna 1 3 ovan kan med fördel utgå från sammanfattningen i beslutsutkastet och använda relevant information därifrån. 15

16 Är det uppenbart att sanktionen inte kommer att bli återkallelse ska konsekvensanalysen inte innehålla de konsekvenser som en återkallelse skulle innebära. Konsekvenser för företaget Beskriv konsekvenserna av en ingripandeåtgärd för företaget, dess ägare och dess anställda. Konsekvenser för ägare och anställda uppstår särskilt när FI beslutar om återkallelse av företagets tillstånd. Även om FI vid beslut om sanktion inte behöver ta hänsyn till hur företagets ägare och anställda drabbas av sanktionen, utgör detta likväl en konsekvens av beslutet och bör anges kort i konsekvensanalysen. En beräkning måste göras för att få fram den maximala sanktionsavgiften inom lagstadgad intervall. Avgiften får dels inte överstiga tio procent av företagets omsättning närmast föregående räkenskapsår (reviderade siffror), dels får sanktionsavgiften inte vara så stor att företaget efter det att avgiften har påförts inte uppfyller kraven på soliditet, likviditet respektive kravet på stabilitet. 9 Observera att vid den senare beräkningen ska de siffror som företaget senast rapporterat in till FI användas. Konsekvenser för kunderna Det är viktigt att här belysa de konsekvenser som sanktionsbeslutet medför för kunderna, såväl positiva som negativa aspekter. Detta gäller särskilt i de fall där företagets tillstånd återkallas. Ange om möjligt även andra konsekvenser som kan uppstå för kunderna, t.ex. kostnader i samband med byte av tjänsteleverantör eller att de under en viss tid inte kan förfoga över sina värdepapper. Konsekvenser för de finansiella marknaderna och konsumenterna Ange hur branschen och marknaden i stort kan komma att påverkas av tänkbar sanktion. Detta är särskilt viktigt om vi tror att beslutet får konsekvenser för stabiliteten i systemet och på de finansiella marknaderna. Ange om beslutet får konsekvenser för andra specifika företag som har nära kopplingar till det berörda institutet. Ange om beslutet kan få påverkan på beteendet och affärsmodeller hos andra institut i samma bransch. Beskriv konsekvenserna av ett ingripande om företaget är medlem vid ett clearinginstitut (t.ex. Euroclear, BGC, Stockholmsbörsen), en börs eller en annan handelsplats. 9 Se 15 kap. 8 tredje stycket lagen (2004:297) om bank- och finansieringsrörelse, 25 kap. 9 tredje stycket lagen (2007:528) om värdepappersmarknaden eller 8 kap. 13 tredje stycket lagen (2005:405) om försäkringsförmedling, 16 kap. 15 tredje stycket försäkringsrörelselagen (2010:2043) och 8 kap. 13 tredje stycket lagen om försäkringsförmedling. 16

17 Beskriv även vad beslutet innebär för konsumenterna i allmänhet samt för konsumentskyddet. Beskriv eventuella konsekvenser för den finansiella stabiliteten i andra länder. Beskriv om beslutet kan få effekter för det allmänna förtroendet för den specifika marknaden. Konsekvensanalysen upprättas i samråd med en jurist från rättsenheten i syfte att klarlägga eventuella rättsliga följder av beslutet. Detta är särskilt viktigt när det kan tänkas att ett företags tillstånd kommer att återkallas. 17

18 Dokumentinformation Processnamn Beslutsdatum Sanktionsprocess - återkallelse av tillstånd, varning eller anmärkning samt sanktionsavgifter Diarienummer Processbeteckning Processägare (Namn, Avdelning, Enhet) Per Håkansson, chefsjurist Beslutsfattare (Namn, Befattning, Avdelning) Martin Andersson, generaldirektör Syfte Att uppnå en enhetlig hantering av sanktionsärenden på Finansinspektionen Hänvisning till externa krav som knyter an till processen Förvaltningslagen (1986:223) Hänvisning till interna styrdokument kopplade till detta Process för operativa tillsynsaktiviteter, FI Dnr Versionshistorik Ikraftträdande Version Kommentar Jfr FI Dnr och Jfr FI Dnr Jfr FI Dnr