GUIDE TILL HANDLINGSALTERNATIV ett utbildningsmaterial

Transkript

1 E-arkiv Kronoberg och Blekinge GUIDE TILL HANDLINGSALTERNATIV ett utbildningsmaterial, Växjö Anders Karlsson, Ronneby Anna-Lena Ljungberg, Ljungby Emil Hagelbäck, Sölvesborg Jonas Sjöberg, Alvesta Josefina Andersson, Markaryd Magdalena Nordin, Karlskrona Niclas Rosenbalck, Älmhult

2

3 3 Innehåll 1 Sammanfattning Inledning Bakgrund Målgrupp shantering E-förvaltning och behovet av intern handlingsplan Digitalisering Vidareutnyttjande av offentlig information Insyn, kulturarv och forskning och juridik Arkivredovisning Tillgängliggöra och levandegöra arkiv Tillsyn och riktlinjer Rådgivning Utbildning och handledning Arkivering ute i verksamheten Informationskartläggning Dokumentstyrning Registrering Verksamhetsnära arkiv Leverans till e-arkiv Inventering och prioritering Leveransprojekt Arkiveringsverktyg Arkivsystem hos centrala arkivfunktionen Förvalta analoga arkiv papper och mikrofilm Förvalta digitala arkiv Metoder för att bevara digital information Att bygga upp en infrastruktur för digitalt bevarande... 40

4 4 9.1 Organisatorisk infrastruktur Hantera arkivobjekt Teknisk infrastruktur Att praktiskt införa, förvalta och drifta e-arkiv Intressenter Upphandling Systemförvaltning Installation och drift Litteratur... 60

5 5 1 Sammanfattning Arkiv dokumenterar beslut, aktiviteter och minnen och utgör ett unikt och oersättligt arv som bevaras för kommande generationer. Det är bakgrunden till att det finns en arkivlag med bestämmelser om bevarande och vård av offentliga arkiv. Lagstiftningen som rör informationshantering och arkiv är teknikoberoende. Myndigheternas arkiv består av allmän information oavsett om den hanteras på papper eller i olika it-system. Arkivmyndigheten ansvarar för överlämnade arkiv och har en lagstadgad tillsynsplikt över andra myndigheter i organisationen. Så länge det finns en verksamhet som behöver informationen, personal som förstår den och informationssystem som kan behandla den finns till stor del en infrastruktur för bevarande. I slutarkivet hanteras information oberoende av de ursprungliga verksamheterna och informationssystemen. Det innebär att information om det ursprungliga sammanhanget och tekniken också måste bevaras av arkivet. Arkivsystemen kan därför vara av olika typ när det gäller verksamhetsnära arkiv och för långsiktigt bevarande hos arkivmyndighet. Leveranser från verksamhetssystem till slutarkiv hanteras i ett nära samarbete mellan verksamhet och arkiv. Riksarkivet har tillsammans med statliga och kommunala myndigheter tagit fram förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) som sätter ramarna hur information ska formateras och struktureras inför leverans. För system som ännu inte är anpassade för arkivering kan det bli omfattande och kostsamma projekt. När verksamhetssystem upphandlas finns möjlighet att påverka systemutvecklingen mot en mer standardiserad och långsiktigt hållbar hantering av information. Att införa e-arkiv handlar både om att bygga upp en arkivorganisation som har kompetens att hantera digitalt bevarande och att införskaffa tekniska stödsystem. Att bevara elektronisk information för framtida generationer är ett långsiktigt, komplext och kostsamt åtagande. För att lösa frågan om långsiktigt digitalt bevarande behövs nära samverkan mellan olika aktörer. Oavsett om en fullskalig upphandling genomförs eller om organisationen avropar från ett ramavtal är det viktigt att veta vilka behov som finns och att beställaren har tillräckliga kunskaper för att kunna avgöra om det man köper uppfyller behoven. När en upphandling slutförts ska projektet övergå i förvaltning. Systemförvaltning handlar inte bara om teknik. Det krävs också både arkivkompetens och kunskap om informationssystem och informationshantering.

6 6 2 Inledning Detta dokument innehåller en introduktion till verksamhetsområdet arkiv och långsiktigt bevarande. Dokumentet är tänkt att användas som ett utbildningsmaterial och uppslagsbok för de som deltar i kommande projekt. Läsaren får grundläggande kunskaper om vad det innebär att införa och förvalta e-arkiv på lång sikt. Syftet är att organisationer som deltar i samverkan om e-arkiv i Kronoberg och Blekinge ska kunna göra välgrundade vägval i samband med införande av e-arkiv. Även andra organisationer kan ha nytta av att använda dokumentet som en utgångspunkt för sitt arbete med att införa e-arkiv. Inriktningen är digitalt bevarande av information som skapats och hanterats i digital form, men dokumentet berör även andra områden för att ge en helhetsbild av e-arkivets sammanhang och förutsättningar. 2.1 Bakgrund Dokumentet är framtaget inom ramen för förstudien inför införande av e-arkiv Kronoberg/Blekinge som genomfördes under våren Arbetet med att ta fram dokumentet redovisas i slutrapporten. 2.2 Målgrupp Dokumentet är avsett att läsas av arkivarier, utredare, projektledare, verksamhetsutvecklare, strateger som arbetar med informationssystem eller it och andra som kommer att vara involverade i arbetet med att införa e-arkiv. 2.3 shantering Utgåva Kommentar Första utkast 0.2 Utkast till arbetsgruppens möte. Underlag för intressentanalys Revidering efter träff med juristnätverket Revidering efter utbildning om arkivsystemet 16 april och utbildning om att arkivera it-system 29 april Kompletterad text. Utskick inför workshop om hot och risker 20 maj samt till kontaktpersoner Utskick efter workshop hot och risker Kompletterad med text om att tillgängliggöra och levandegöra, digitalisering, ekonomi Komplett utkast för synpunkter Reviderad version efter synpunkter. Text om samverkan, nyttor och kostnader flyttats till slutrapport. Publicerad version

7 7 3 E-förvaltning och behovet av intern handlingsplan Sverige ska vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter Ovanstående är regeringens vision för e-förvaltningsstrategin som också talar om att it skapar nya möjligheter för förvaltningen att bli mer innovativ och samverkande. De nya möjligheterna att samverka digitalt kan förenkla kontakterna mellan olika myndigheter och mellan myndigheter och medborgare. Det innebär också att innovation och delaktighet kan stödjas, samtidigt som förvaltningens effektivitet och kvalitet ytterligare kan höjas. Medborgarna ska stå i centrum när offentlig förvaltning utvecklar sin digitala service. Det ska vara enkelt att ta tillvara sina rättigheter och uppfylla sina skyldigheter. Det ska även bli lättare att hitta och använda öppna data. 1 De mål som regeringen och Sveriges kommuner och landsting (SKL) har satt upp är: En enklare vardag för medborgare Smartare och öppnare förvaltning som stödjer innovation och delaktighet Högre kvalitet och effektivitet i verksamheten Bilden visar mål för e-förvaltningen och vad som ingår i de olika områdena. E-arkiv är en del av målområdet smartare och öppnare förvaltning som stödjer innovation och delaktighet. 1 Med medborgaren i centrum. Regeringens strategi för en digitalt samverkande statsförvaltning (N ), sidan 4

8 8 Så här står det om e-arkiv i SKL:s handlingsplan: Det ska vara enkelt för allmänheten, medier, forskare, medarbetare och förtroendevalda att få tillgång till offentlig information elektroniskt. Det förutsätter att det också är enkelt att långsiktigt lagra och bevara handlingar elektroniskt och därmed uppfylla offentlighetslagstiftningen. 2 E-förvaltning innebär att processer i arbetsflöde i offentlig förvaltning sker med stöd av e-tjänster som är automatiserade. E-tjänst betyder en paketerad lösning som tillhandhålls via ett elektroniskt gränssnitt/kanal och som helt eller devis utförs elektroniskt. Tjänsterna kan finnas tillgängliga via mobiltelefoner, läsplattor och så vidare. För att e-samhället ska fungera behövs tillgång till information både på kort och på lång sikt. E-arkivet säkerställer långsiktig informationsförsörjning genom att tillhandahålla information som har hög kvalitet och som är användbar för de e-tjänster och informationssystem som används i e-förvaltningen. Bilden illustrerar olika intressen som behöver tillgodoses för att åstadkomma en hållbar e-förvaltning. I en skrivelse har SKL uppmanat kommunerna att ansluta sig till strategi för e-samhället. För att realisera målen i strategin och handlingsplan för e-samhället behöver respektive organisation ta fram en intern handlingsplan. Att införa e-arkiv bör hanteras som en del av den planen. En förutsättning för att kunna realisera nyttor och hantera risker är en ökad samverkan och samförstånd mellan olika intressenter och aktörer. 3 2 Citat ur: Digitala vägen till morgondagens välfärd, handlingsplan för e-samhället , Sveriges kommuner och Landsting 2013, sid Strategi för e-samhället, Sveriges Kommuner och Landsting 2011

9 9 3.1 Digitalisering Digitalisering handlar om att samhället i sin helhet ska ta tillvara, bidra och påverka det digitaliseringsarbete som initierats genom strategin It i människans tjänst en digital agenda för Sverige. 4 Digitalisering innebär att göra någonting digitalt som från början är analogt. Det han handla både om handläggningsrutiner, tjänster och att skanna pappershandlingar. Ett exempel på digitalisering är att skapa digitala kallelser som kan läsas via surfplattor direkt på sammanträde. Ett annat exempel på digitalisering är att skanna in gamla kartor och ritningar som behövs i verksamheten. Det här området berörs inte närmare i detta dokument. Bilden visar att digitalisering innebär att göra något digitalt som från början är analogt. Digitalt bevarande handlar om att bevara information som skapas och hanteras digitalt. Digitaliserad information kan också behöva bevaras. För att det ska vara möjligt att använda och erbjuda digitala tjänster behövs en grundläggande infrastruktur med väl fungerande elektroniska kommunikationer. Det kräver att nättjänster behandlas på ett säkert sätt. Informationssystem behöver säkras i syfte att värna olika värden i samhället såsom demokrati, personlig integritet, tillväxt samt ekonomisk och politisk stabilitet. För att värna medborgarnas förtroende måste den offentliga förvaltningen slå vakt om den personliga integriteten vid digital informationsöverföring och att det skydd som finns i gällande lagstiftning upprätthålls. 4

10 Vidareutnyttjande av offentlig information Det framgår i regeringens digitala agenda framgår att det är viktigt att förbättra förutsättningarna för vidareutnyttjande av offentlig information från myndigheter för både kommersiella och ideella ändamål. E-delegationen arbetar med att samordna myndigheternas arbete med att förbättra förutsättningarna för vidareutnyttjande av handlingar, det som kallas psi (public sector information). Arbetet har sin utgångspunkt i lag (2010:566) om vidareutnyttjande av handlingar från den offentliga förvaltningen. E-delegationen har tagit fram en vägledning för vidareutnyttjande av offentlig information. Vägledningen innehåller två huvudsakliga rekommendationer: Information bör publiceras fritt utan avgifter och krångliga licenser på myndighetens eller kommunens webbplats. Information bör lämnas ut elektroniskt på begäran. I vägledningen finns en checklista för att komma igång, en översikt över det rättsliga regelverket samt rekommendationer Öppna data Öppen innovation handlar om att den bästa kompetensen eller de bästa idéerna inte finns inom den egna organisationen. Öppna data är ett sätt att öppna upp innovationsprocessen och göra externa lösningar möjliga. Data kan komma både från näringsliv, offentlig sektor och privata aktörer. Ett första steg är att det skapas öppna datakällor. Öppna data kan förenklat sägas vara information som är tillgänglig utan inskränkningar i form av prislapp eller immaterialrättsliga hinder. 6 VINNOVA utvecklar en teknisk plattform för förmedling av data som tillgängliggjorts för vidareutnyttjande. Plattformen kallas öppnadata.se en portal för innovation. 7 Några ofta använda grundkrav på öppna data är: Komplett Primär (originalformat, till exempel högupplösta bilder). Aktuell Tillgänglig Maskinläsbar Fri (utan krav på betalning, eller inskränkningar i form av licensvillkor och registreringsförfaranden) I ett öppet format (öppen standard, alternativt är dokumentationen till formatet fritt tillgänglig och fri från patentlicensvillkor) 8 Arbetet med öppna data är relevant i samband med införande av e-arkiv av två anledningar dels för att e-arkivet är en källa för information, dels för att kraven på öppna data ger en bra grund för krav på långsiktigt bevarande. 5 Vidareutnyttjande av offentlig information En vägledning för myndigheter, E-delegationen

11 11 4 Insyn, kulturarv och forskning Arkiv bildas i samband med att en verksamhet bedrivs, i takt med att information kommer in och dokumentation skapas. Arkiv är därför något som rör alla verksamheter. Inte bara arkivinstitutioner som kommunarkiv, landstingsarkiv, folkrörelsearkiv och Riksarkivet. Arkiv dokumenterar beslut, aktiviteter och minnen och utgör därigenom ett unikt och oersättligt arv som bevaras för kommande generationer. Värde och mening bevaras genom att information förvaltas från den stund som den skapas eller tas emot. Det bidrar till att skapa möjligheter för att bedriva en trovärdig och öppen verksamhet. Med sin roll att säkerställa att det gemensamma minnet bevaras är arkiven en viktig del i samhällsutvecklingen. Arkiven främjar demokrati, delaktighet och skyddar medborgarnas rättigheter För att kunna förvalta arkiv är det angeläget att: Följa lagar och bestämmelser som rör arkivhantering. Det finns yrkesmässigt kompetent personal som vårdar och har tillsyn över arkiv. Arkivverksamheten får nödvändiga resurser. Arkiven tillgängliggörs med hänsyn till olika rättigheter som sekretess, integritet och upphovsrätt. Ovanstående är en sammanfattning av den internationella arkivdeklarationen. 9 Det är också bakgrunden till att det finns en nationell lagstiftning när det gäller offentliga arkiv. 4.1 och juridik Lagstiftningen som rör informationshantering och arkiv är teknikoberoende. Det finns alltså inga särskilda bestämmelser för e-arkiv. Samma bestämmelser gäller oavsett vilket medium och format som informationen lagras på. Bestämmelser om allmänna handlingars offentlighet finns i Tryckfrihetsförordningen (TF). Dessa är utgångspunkten för arkivlagen (1990:782) som innehåller bestämmelser om arkivvård, arkivmyndigheternas uppgifter och gallring. I lagen presenteras syftet med arkivverksamheten som helhet, här understryks vikten av möjligheten att ta del av arkiven vilka utgör en del av det nationella kulturarvet. Detta innebär att arkiven ska hållas ordnade och förtecknade så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar behovet av information för rättskipning och förvaltning forskningens behov I Arkivförordningen (1991:446) finns bestämmelser om när handlingar anses arkiverade, inspektioner av arkivmyndigheten och utlån av handlingar. Bestämmelser om registrering av allmänna handlingar 9 Sammanfattning av den internationella arkivdeklaration som tagits fram av International Council on Archives (ICA).

12 12 finns i offentlighets- och sekretesslagen, tillsammans med bestämmelser för vilka uppgifter som kan undantas från offentlighet. Vidare finns det lagar om hur olika typer av uppgifter som rör enskilda personer får arkiveras, till exempel när det rör socialtjänst eller patientuppgifter. Det finns också allmänna bestämmelser om hur personuppgifter får hanteras i Personuppgiftslagen (PUL). I många olika lagar finns det särskilda bestämmelser om dokumentation och arkiv som har betydelse för arkivbildning och gallring Grundläggande juridiska termer Den juridiska termen arkiv används för att beteckna informationsinnehållet. I arkivlagens 3 slås fast att en myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och de handlingar som myndigheten beslutar att ta hand om för arkivering. Termen handling definieras i tryckfrihetsförordningens 2 kapitel: Med handling förstås framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. 10 Definitionen är teknikneutral och omfattar all information som förmedlas, och som kan representeras vid upprepade tillfällen. Att bestämmelserna endast skulle handla om pappersdokument är alltså ett missförstånd. Begreppet omfattar även poster och enskilda uppgifter i databaser, rapporter, formulär, elektronisk post, inspelade webbmöten, inlägg i sociala medier och så vidare. Det är anledningen till att ordet information används istället för handling i denna text och i andra texter om elektroniskt bevarande. En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och dessutom är antingen inkommen dit eller upprättad där. Även handlingar i databaser som myndigheten har åtkomst till via nätverk (molntjänster) anses förvarade hos myndigheten. Men har börjat tala om allmän information för att understryka att begreppet är medieoberoende. När det står allmän information i texten avses alltså allmän handling Kommunala arkiv Det finns särskilda bestämmer när det gäller kommunala arkiv (arkiv hos primärkommuner, landstingskommuner, regionkommuner och kommunalförbund). Kommunallagen (1991:900) hänvisar i 3 kapitel 29 till arkivlagen där föreskrifterna om kommunala arkiv finns. Fullmäktige utser arkivmyndighet och beslutar om övergripande styrande dokument. Det dokument som på lokal nivå reglerar arkivhanteringen brukar kallas arkivreglemente Arkivmyndighet Arkivmyndighet för statliga myndigheter är Riksarkivet. Varje kommun, landsting eller regionförbund har som utgångsläge sin egen arkivmyndighet. Om inte någon annan nämnd eller styrelse utsetts är det kommunstyrelsen eller landstingsstyrelsen som har uppdraget som arkivmyndighet (arkivlagen 8). Arkivlagen öppnar för att kommunfullmäktige kan utse annan nämnd eller styrelse till uppdraget kap. Tryckfrihetsförordningen

13 13 att vara arkivmyndighet. Det kan exempelvis vara ett kommunalförbund eller en gemensam nämnd, men däremot inte en nämnd i en annan kommun. Rättigheter och skyldigheter som arkivmyndighet framgår av arkivlagen. Arkivmyndigheten ansvarar för att bevara de arkiv som av olika skäl överlämnats från en myndighet. Det kan bero på att en myndighet eller verksamhet upphört, särskilda överenskommelser eller att myndigheten inte sköter sitt arkiv. Enligt 9 i arkivlagen övergår hela ansvaret för det material som överlämnas till arkivmyndigheten. Överlämnande av allmänna handlingar till bolag regleras i Lagen (1994:1383) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring. En del arbetsuppgifter räknas som myndighetsutövning. Det innebär att det finns särskilda bestämmelser när det gäller till exempel hur kommunerna kan samverka inom området. Det gäller prövning av utlämnande av allmän information. Arkivmyndigheten har också en lagstadgad tillsynsplikt över andra myndigheter i organisationen, vilket är en av arkivmyndighetens viktigaste uppgifter. Tillsynen går ut på att se till så att kommunens nämnder och företag uppfyller arkivlagens bestämmelser och i viss mån även övrig offentlighetslagstiftning. Tillsynen innebär att arkivmyndigheten, genom dess verkställande tjänstemän, utför inspektioner och medverkar i för kommunen strategiska projekt. Arkivmyndigheten och arkivmyndighetens verkställande organ/tjänstemän, bör vara centralt placerade i den kommunala organisationen för att kunna genomföra uppdraget effektivt Central arkivfunktion Den centrala arkivfunktionen är arkivmyndighetens verkställande organ. Den centrala arkivfunktionen har hand om tillsyn och förvaltar de arkiv som överlämnats till arkivmyndigheten. Arkivfunktionen kan även ha andra uppgifter som definieras i arkivreglementet. Det finns flera exempel på att arkivmyndighetens verkställande organ (den centrala arkivfunktionen eller kommun- eller stadsarkivet som institution) är placerad som en egen förvaltning. En placering som en enhet under kommunstyrelsen förekommer också. Den juridiska bakgrunden till detta är att kommunallagen 3 kap. anger att en nämnd inte får utöva, i lag eller annan författning föreskriven, tillsyn över sådan verksamhet nämnden själv bedriver. Den centrala arkivfunktionen har en strategiskt viktig funktion i kommunen, genom att till exempel se till att informationshanteringen i kommunen är korrekt, att relevanta beslut fattas rörande bevarande och gallring, och att gällande lagstiftning om beskrivning av allmänna handlingar uppfylls. Genom medverkan vid kravställning inför upphandling av it-system/-tjänst kan den centrala arkivfunktionen även beskrivas som en controllerfunktion, som genom uppdraget att utöva tillsyn utvärderar och gör uppföljning samt rapporterar till arkivmyndigheten Arkivfunktion på myndighet Varje myndighet (nämnd eller kommunalt företag) ansvarar för sitt arkiv fram till dess att det överlämnas till arkivmyndigheten. Myndigheten ska se till att det finns personal som kan ta hand om arkivet så att reglerna följs. Vanligt är att arkivreglementet pekar ut formellt ansvarig för arkivet om inte myndigheten utsett särskild arkivansvarig, samt att arkivredogörare/arkivombud utses för att ta

14 14 hand om den dagliga skötseln av arkivet. Vilka skyldigheter och befogenheter som myndigheterna har när det gäller arkivhanteringen, utöver det som bestäms av lagstiftningen, definieras i styrande dokument som beslutas av fullmäktige (arkivreglemente). Små och mellanstora kommuner har sällan en avdelning eller anställd arkivpersonal hos arkivfunktionerna på nämnder och kommunala företag Områden/huvudprocesser För att göra det tydligt vad arkivfunktionernas verksamhetsområde omfattar kan verksamheten delas upp i ett antal områden eller huvudprocesser. Bilden nedan visar en översikt över de olika verksamhetsområdena. De övre fälten visar att ansvar och omfattning är tydlig reglerat i lag. Det gäller registrering av allmänna handlingar och verksamhetsnära arkiv för nämnder och kommunala företag. När det gäller arkivmyndigheten, den centrala arkivfunktionen, handlar det om att utöva tillsyn och förvalta överlämnade arkiv. Det nedre fältet visar att det inte alltid finns ett tydligt reglerat ansvar och omfattning vad gäller de områden som listas. Dessa områden höjer kvalitén på verksamheten och förbättrar servicen för intressenter och för de tilltänkta målgrupperna. De ökar också i hög grad nyttan och effektiviteten för de kommunala verksamheterna i linje med strategierna för e-samhället. Arkivmyndigheten och de kommunala myndigheterna kan fungera antingen som leverantör eller som beställare när det gäller olika tjänster knutna till områdena. Antingen i förhållande till varandra eller i förhållande till extern part. Extern part kan vara ett kommersiellt företag, en gemensam driftsorganisation eller en annan myndighet. En förståelse för detta är viktigt för att kunna avgränsa område för till exempel upphandling av it-stöd eller samverkan. Texten i guiden utgår från denna uppdelning.

15 Arkivredovisning Arkivredovisningen är ett hjälpmedel för att förstå sambanden mellan verksamhet och handlingar. Genom arkivredovisningen blir det möjligt att överblicka vad som finns i arkivet centralt och ute i verksamheten. Det blir också möjligt att söka och hämta fram handlingar. Genom att använda metoder för verksamhetsbaserad arkivredovisning är fokus inriktat på verksamheten. Handlingar redovisas i det sammanhang där de skapas och det innebär att sambandet mellan verksamhet och handlingar blir tydligt. Strukturen och sökbarheten förbättras också framför allt för de som arbetar i verksamheten. Arkivbeskrivningen ger förklarande information till arkivförteckningen, som fungerar som arkivens inventarieförteckning. Handlingarna och hur de hanteras beskrivs i dokumenthanteringsplanen. Vägledande för arkivredovisning är de Föreskrifter om verksamhetsbaserad arkivredovisning (RA-FS 2008:4) som Riksarkivet meddelar för statliga myndigheter Klassificeringsschema Ett klassificeringsschema har två funktioner: dels att göra arkivet sökbart utifrån verksamhetsområde, och dels för att bevara uppgifter om det ursprungliga sammanhanget. Detta är en grundläggande princip för arkivering som kallas proveniensprincipen. Klassificeringsschemat gör det möjligt att märka upp information med uppgift om vilken verksamhet och process som informationen hanterades i. Klassen (strukturenhet) talar om att en ansökan hör hemma till exempel inom förskoleverksamheten och inte avser bygglov. Verksamhetsområde Processgrupp Process Aktivitet Stödjande verksamheter Hantera personal Hantera ekonomi Anställa personal Administrera lön Avsluta anställning Administrera fakturor Beräkna lön Betala ut lön Betala faktura Bilden visar en enkel modell för hur ett klassificeringsschema kan vara uppbyggt Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor arbetar med att ta fram en gemensam struktur för att klassificera kommunala verksamheter. Strukturen är hierarkiskt uppbyggd och beskriver verksamheter inom kommuner, landsting och regioner. Schemat är till för att användas som en

16 16 diarieplan men även som stomme för att utarbeta dokumentmetadata, struktur för e-arkivet och förteckningsschema. 11 Klassificering som knyter information till sitt verksamhetssammanhang är en grundläggande funktionalitet som beskrivs i en europeisk standard för registreringssystem för olika typer av verksamhetsinformation (MoReq - Modular Requirements for Records Systems). MoReq förvaltas av DLM Forum Foundation. 12 Genom klasstillhörigheten får den registrerade informationen en gallringsregel. Funktionalitet för att hantera klasser knutna till ett klassificeringsschema, eller en central katalog för klassificering (klassificeringstjänst), behöver finnas i de verksamhetssystem som hanterar bevarandevärd information Arkivbeskrivning För den som arbetar i en kommunal verksamhet kan det vara självklart hur information hanteras och var den finns. Det som är självklart för den som är mitt uppe i en verksamhet kanske inte alls är begripligt för en utomstående. Saker och ting förändras också med tiden och det som var självklart på 1970-talet kanske inte är självklart För att göra informationen tillgänglig för alla och också se till att den är begriplig och kan bevaras ska myndigheter se till att det finns skriftlig dokumentation som förklarar hur allt har gått till. En översiktlig beskrivning av en myndighets informationshantering kallas arkivbeskrivning eller beskrivning av allmänna handlingar. Arkivbeskrivningen beskriver verksamheten och dess förändringar. Syftet med detta är att skapa förståelse för hur ändringar och tillägg i arkivet har skett. Detta gör det enklare att söka i arkivet och förstå varför dokumentationen ser ut som den gör. Till exempel har kanske stipendieansökningar tidigare behandlats av kommunstyrelsen men numera av socialnämnden. Vid en sökning kan det då underlätta om det går att snabbt ta reda på i vilket arkiv informationen finns, för en viss period. De bestämmelser som gäller för beskrivning av arkivet finns i Offentlighets- och sekretesslagen 4 kap. 2 och Arkivlagen 6. I arkivbeskrivningen ingår uppgifter om myndighetens arkivorganisation, myndighetens organisation och hur den har förändrats samt övergripande verksamhets- och processbeskrivningar och hur verksamheten har förändrats. Det finns uppgifter om register, förteckningar och sökmedel som finns. Det vill säga olika informationssystem och webbtjänster som organisationen använder för att komma åt allmänna handlingar. Arkivbeskrivningen talar också om vilka tekniska hjälpmedel som terminaler, internetåtkomst, tryckta handlingar eller liknande som allmänheten kan använda för att själva söka information. Slutligen beskrivs vilka uppgifter som regelbundet hämtas från eller lämnas till andra myndigheter, bestämmelser om sekretess och gallringsregler Dokumenthanteringsplaner För att styra informationshanteringen ute i verksamheten används dokumenthanteringsplaner. I planerna beskrivs hur olika typer av information ska hanteras när det gäller registrering, var Bilaga 1 Introduktion till MoReq2010, Delrapport DP3 FGS för leveranstypen Ärendehantering, Dnr RA /5329,

17 17 informationen förvaras (fysiskt eller via it-system), bevarande och gallring. Gallringsbeslut är en förutsättning för att få gallra (förstöra) allmänna handlingar. För att inte planerna ska behöva ändras i takt med organisationsförändringar brukar man utgå från verksamheten. Att ta fram en dokumenthanteringsplan i samband med informationskartläggning med utgångspunkt från verksamhetens processer är därför en bra metod. Bestämmelserna för hur dokumenthanteringsplaner ska hanteras och beslut om gallring ska fattas finns i arkivreglementet. Det ser därför olika ut om det är arkivmyndigheten eller myndigheterna som efter samråd med arkivmyndigheten fattar gallringsbeslut Arkivförteckning Arkivförteckningen är en innehållsförteckning som visar vad som finns i arkivet hos den centrala arkivfunktionen. Arkivförteckningarna är till för att användare och framtida forskare ska kunna hitta information och försäkra sig om att det inte finns mer information att hämta. Traditionellt är det ett register över alla de inbundna volymer och boxar som förvaras hos kommunarkivet. Arkivhandlingar förtecknas systematiskt efter sin funktion och inte efter ämne som böckerna i ett bibliotek. För att hantera arkivförteckningar används särskilda förteckningssystem. Verktygen för att förteckna arkiv kan också höra till ett ärende- och dokumenthanteringssystem eller till en e-arkivlösning Även i e-arkivet behövs sökinstrument och förteckningssystem som gör det möjligt att hitta information och att säkerställa att ingen information har gått förlorad. I ett e-arkiv kan man säga att arkivförteckningen är den logiska sökingången där information knyts till klassificeringsschemat. För att det ska vara möjligt att hitta information om ett särskilt område som till exempel skolhälsovård. I e-arkivet finns också ett inventarium som beskriver lagringshierarki, det vill säga var informationen fysiskt lagras på till exempel hårdiskar eller bandkassetter. Den fysiska ordningen behöver inte vara identiskt med den logiska ordningen när det handlar om elektronisk information. Arkivfunktion verksamhet Central arkivfunktion Arkivbeskrivning Dokumenthanteringsplan Diarieplan Klassificeringsschema Arkivförteckning Lagringshierarki Klassificeringsstrukturen länkar samman dokumenthanteringsplan och arkivförteckning

18 Tillgängliggöra och levandegöra arkiv Alla har rätt att ta del av den information som finns i arkivet, om det inte finns bestämmelser om sekretess som hindrar insyn. Att informationen är åtkomlig innebär inte automatiskt att det är enkelt att söka eller inspirerande att besöka arkivet. För att förbättra servicen och öka nyttan för olika målgrupper behöver arkivet arbeta med att tillgängliggöra och levandegöra materialet Arkivet finns till för användarna Att arbeta i arkiv innebär att ha ett varierat och spännande arbete. Arbetet som arkivarie innehåller en mängd arbetsuppgifter som man i allmänhet inte förväntar sig. Den tid är sedan länge förbi då arkivarbete var lika med spindelväv i håret och kusliga källarlokaler. Numera finns arkivarierna även ovan jord och sysslar med mycket mer än det traditionella arkivarbetet som att förteckna, arkivera, ge råd om dokumenthantering, göra tillsyn med mera. I arkivens verksamhet ingår allt mer olika typer av besöksverksamhet och att publicera information från samlingar på webbplatser och liknande som syftar till att tillgängliggöra men även att marknadsföra respektive arkiv samt de institutioner och föreningar arkivet representerar. Det kan handla om arkivpedagogik gentemot skolor, tillhandahålla forskare information samt sist men inte minst aktivt arbeta för att marknadsföra arkivet som informationskälla. Det senare genom att ta emot studiebesök, ställa ut arkivmaterial, bild och filmvisningar, historiska bilder och artiklar i lokalpress, webbpublicering, samt medverka på olika sociala medier Arkivens roll som förvaltare av kulturarvet Kommun- och landstingsarkiven strävar efter att uppnå de övergripande målen som anges för dessa verksamheter i Arkivlagen. Arkivinstitutionerna arkiverar och vårdar respektive organisations arkivhandlingar från den egna verksamheten men i mån av plats tar man även emot enskilda förenings- och företagsarkiv samt kulturhistoriskt intressanta foton och filmer. I ett kommunarkiv, landstingsarkiv eller annan institutions arkiv hamnar mycket av det arbete som utförs i respektive organisation. Arkiveringen har pågått ända sedan organisationen grundades, till exempel inrättades kommunerna Ibland finns det äldre material än så i kommun- och landstingsarkiven. Innehållets spridning är också mycket varierad. Allt från förlossningsjournaler, adoptionshandlingar, olika nämnders protokoll, betygskataloger och taxerings- och uppbördslängder brukar finnas. Med tanke på detta bokstavligen sitter arkiven landet över på ett berg av spännande information i många fall relativt outnyttjat Utställningar, arkivpedagogik och studiebesök Ett sätt att tillgängliggöra arkiven på är genom olika typer av arkivbesök, det kan vara allt från enskilda forskare till stora grupper som skolklasser eller föreningar som besöker arkivet. Arkivpedagogik innebär att skiftande arkivmaterial samlas på till exempel ett ämne. Kopior görs av handlingar, bilder och tidningsklipp som presenteras i en arkivväska eller liknande, dessa kan sedan lånas av skolor, äldreboenden och andra intresserade.

19 19 Ett annat sätt att göra arkivets innehåll tillgängligt är att göra utställningar. Under Arkivens dag som arrangeras nationellt årligen andra helgen i november utifrån ett bestämt tema öppnar många arkiv sina dörrar för allmänheten. Ibland kan det vara svårt att hitta en lämplig lokal för utställningar, har inte arkivet någon egen lokal att tillgå kan man höra om intresse finns bland affärsidkare eller liknande Webbplatser Allt fler arkivinstitutioner finns på webben. Här kan arkivets innehåll presenteras via en webbklient där användaren själv kan söka i arkivets förteckningar. Under aktuellt kan nyheter presenteras till exempel utställningar och föreläsningar. Beställningar av betyg och andra handlingar kan göras samt övrig presentation av arkivets innehåll och tjänster. Ibland finns det möjligheter att surfa in i arkivets bildsamlingar som gjorts tillgängliga via en bilddatabas. Webbplatserna har avsevärt ökat arkivens tillgänglighet Kulturarvet ska digitaliseras En viktig aspekt i den digitalisering som vilar på de offentliga myndigheterna är att tillgängliggöra kulturarvsmaterial. Statliga myndigheter har ålagts att ta fram en strategi och plan för att digitalisera, digitalt bevara och digitalt tillgängliggöra kulturarvsmaterial (se Ku2009/2152/KT ). Målet är att samlingar och arkiv i större utsträckning ska bevaras digitalt och tillgängliggöras elektroniskt för

20 20 allmänheten och därmed underlätta för användarna att bli medskapare till den kultur och det kulturarv de använder och brukar Digitala "on-demandtjänster" Vissa arkiv i Sverige har börjat digitalisera on demand ("på beställning/begäran") och detta blir allt vanligare. Digitaliseringstekniken bidrar till att förädla myndighetsnytta och kundnytta inom många områden. Det kan röra sig om allt från unika offentliga arkivhandlingar till sammanställning av material som fötts digitalt men där den "digitala ursprungskällan" inte längre finns kvar i verksamheten. Det kan även handla om att visualisera platser och händelser som inte längre går att se och uppleva, men som finns bevarat digitalt i arkiven. On-demandtjänster kan även användas i den egna organisationens verksamhet, men framförallt för tillgänglighet åt allmänheten.

21 21 5 Tillsyn och riktlinjer En av arkivmyndighetens viktigare uppgifter är att utöva tillsyn. Tillsynen går ut på att se till att kommunala nämnder och bolag uppfyller arkivlagens bestämmelser och i viss mån även övrig offentlighetslagstiftning. Tillsyn inbegriper att arkivmyndigheten (dess verkställande tjänstemän) genomför inspektioner. Syftet är att säkerställa att de processer inom olika verksamhetsområdens som påverkar hanteringen av allmän information, uppfyller de krav man idag kan ställa på en modern e-förvaltning. Det mesta av den information som idag produceras och hanteras i en kommun, ett landsting eller en region är elektronisk. Inte minst ur denna aspekt är det viktigt att man gör rätt från början, och arbetar förberedande med tillsynsfrågor. Detta kan konkret innebära kontroll av att den information kommunen/landstinget hanterar är kvalitetssäkrad, att hänsyn tagits till den lagstiftning som finns på området vad gäller tillgänglighet, säkerhet, sökbarhet samt att informationen antingen kan gallras på ett korrekt sätt eller i förekommande fall bevaras med stöd av de standarder som finns för långtidsbevarande. Det kan betonas att begreppet arkiv är teknikneutralt och tidsoberoende. Lagstiftningen gäller alltså även för elektronisk information som produceras idag. Det har betydelse utifrån vilken organisatorisk plattform som de personer som ska bedriva tillsyn verkar. Arkivarien bör i sin tillsynsroll medverka i strategiska organisationsövergripande arbeten som kan ha långtgående betydelse för organisationens utveckling och informationshantering. Denna roll förutsätter att arkivarien fortlöpande utbildare sig och deltar i relevanta projekt inom och utom organisationen. Arkivmyndigheten utfärdar riktlinjer. Riktlinjerna syftar till att beskriva hur arkivreglernas krav ska tillämpas för att kommunen/landstinget/regionen ska uppnå en effektiv och ändamålsenlig arkiv- och dokumenthantering som uppfyller de gällande kraven både enligt lagstiftning och enligt organisationens egna direktiv. 5.1 Rådgivning I samband med upphandlingar och verksamhetsförändringar är rådgivning en viktig del i arbetet med att införa e-arkiv. Hur omfattande arbetet blir beror på vilka upphandlingar som planeras och hur de olika projekten prioriteras. Om inte upphandlingsprojekt samordnas och prioriteras kommer det vara svårt att hinna med arbetet med att ge råd och stöd för att ta fram arkivkrav. 5.2 Utbildning och handledning En viktig del av den centrala arkivfunktionens arbete utgörs av utbildning och handledning. Varje kommunal, landstingskommunal och regional nämnd och bolag ska utse en arkivansvarig som i sin tur utser arkivredogörare/arkivombud. Arkivfunktionen anordnar utbildningar för arkivansvariga och arkivredogörare. I arbetet ingår också att handleda och utbilda verksamheten i olika frågor som har med dokumenthantering, offentliget och sekretess och arkivering att göra.

22 22 6 Arkivering ute i verksamheten Så länge det finns en verksamhet som behöver informationen, personal som förstår informationen och informationssystem som kan behandla informationen finns en infrastruktur för att bevara information. Verksamhetens behov har stor betydelse för hur det är lämpligt att hantera informationen. Även när en ny organisation skapas (och därigenom en ny arkivbildare), som använder samma information, är det till stor del verksamhetens behov som ställer krav på hanteringen. Bilden visar att information kan hanteras inom ramen för verksamheten både på kort och på medellång sikt beroende på verksamhetens behov. 6.1 Informationskartläggning Information är en värdefull resurs och för att skydda denna och effektivt återanvända informationen krävs analyser av vilken information som organisationen hanterar och på vilket sätt detta sker. Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) och Riksarkivet har tillsammans tagit fram en vägledning: Vägledning för processorienterad informationskartläggning, som offentliga myndigheten ska utgå från när man gör informationskartläggning. 14 I den kartläggning över informationen som ska göras bör en beskrivning av verksamhetsprocesserna ingå när det gäller de informationsflöden som stödjer dessa, samt av de resurser som används för att hantera informationen. Informationskartläggning ger helhetsförståelse hos organisationen, bidrar till ett gemensamt arbetssätt och möjliggör effektivisering/förbättring Genom processbeskrivningar skapas förutsättningar för att samtliga inom organisationen delar en gemensam bild av vad som ska göras i organisationen. Denna gemensamma bild är en förutsättning för att effektivt kunna driva och utveckla verksamheten. Informationskartläggningen innebär även att rättsäkerheten säkerställs och att den interna kontrollen över verksamheten underlättas. 14 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) och Riksarkivet, Vägledning för processorienterad informationskartläggning, Publ.nr MSB493, november 2012

23 23 Kartläggningar bör ses som en rutin som genomförs regelbundet. Det är viktigt att klargöra vilka roller som behövs för att informationskartläggningen ska fungera och vem som inom organisationen har ansvar för informationen. Om inte kartläggning genomförs kan det få konsekvenser senare i processen när verksamhetssystem ska avställas, levereras eller återanvändas. Bilden visar att arkivering börjar redan när verksamheten planerar sin informationshantering. Vid processorienterad informationskartläggning identifieras informationsmängder och de resurser som används för att hantera dem. I och med att informationen är satt i sitt sammanhang går det att se dess funktion i organisationen och därmed kan man också se vilket behov av skydd informationen behöver på kort och lång sikt. Det är positivt med samverkan mellan de som arbetar med informationssäkerhetsfrågor och de som arbetar med arkivfrågor är bra eftersom båda sidor arbetar med informationshantering. 6.2 Dokumentstyrning Dokumentstyrning innebär att man har en säker dokumenthantering för att säkerställa att rätt information i rätt tid kommer fram till medarbetare och medborgare. Man skapar en effektiv dokumenthantering genom standardiserade rutiner, verktyg och tydliga riktlinjer. Det behövs rätt

24 24 kompetens och rätt strukturer för en ständig processförbättring. Målet med dokumentstyrning är ett förenklat, strukturerat och enhetligt arbetssätt med standardiserade rutiner inom en organisation när det gäller hur verksamheten ska dokumenteras. För att åstadkomma en bra dokumentstyrning krävs att organisationen har tagit fram riktlinjer och planer för vad som ska bevaras av informationen och hur den informationen ska bevaras. Man kan använda sig av verktyg i form av dokumenthanteringssystem för att styra dokumentationen. I ett dokumenthanteringsystem administrerar man dokument och andra elektroniska media inom en organisation. Detta innefattar allt från hantering av arbetsflöden för gemensam redigering av dokument i grupp till versionshantering, granskning, elektronisk publicering, arkivering, indexering, automatiserad sökning och möjlighet att byta ut text i flera dokument. Mallhantering ingår också i ett dokumenthanteringssystem. Genom att alla användare använder samma mallar i organisationen upplever interna och externa kontakter organisationen som en enhet. 6.3 Registrering Alla förvaltningar och kommunala företag behöver ha rutiner och system för att hantera registrering. Enligt grundregeln ska all allmän information registreras utan dröjsmål om de inte kan hållas systematiskt ordnade på annat sätt. Allmän information ska enkelt kunna sökas och hittas. En myndighet måste hålla sin information i sådan ordning att det är enkelt att se vad som finns och söka efter en specifik handling. De bestämmelser som finns är helt teknikneutrala och bestämmelserna gäller all information, även den elektroniska informationen. För att underlätta sökningen av in- och utgående skrivelser och klara bevakningen av ärenden med mera använder myndigheterna administrativa register. Det finns en internationell standard som specificerar vilka krav man ska ställa på system för registrering och för hantering av information som är av vikt för en verksamhet. Standarden heter MoReq2010 och ska enligt Riksarkivet användas i så stor utsträckning så möjligt av de offentliga myndigheterna. MoReq2010 innehåller funktionella krav på en rad tjänster som hör till registreringssystem, icke funktionella krav, en ordlista och en informationsmodell. Tanken med standarden är att man ska möjliggöra utbyte av information mellan olika typer av system som fångar och håller ordning på verksamhetsinformation. Detta område håller på att byggas eftersom verksamhetssystemen än så länge inte är anpassade efter standarden. 15 I samband med upphandling finns möjlighet att påverka systemutvecklingen mot en mer standardiserad och långsiktigt hållbar hantering av information som motsvarar MoReq2010. För att säkerställa att rätt krav ställs när det gäller informationshantering är det viktigt att tidigt involvera arkivet. 6.4 Verksamhetsnära arkiv Att hålla informationen levande i verksamhetssystem innebär stora kostnader i samband med systembyte och höga krav på prestanda och licenser för olika stödsystem. Genom att leverera information till ett arkivsystem blir det möjligt att hantera information som inte används i den 15 Introduktion till MoReq2010

25 25 dagliga löpande verksamheten på ett enhetligt och effektivt sätt oberoende av de ursprungliga verksamhetssystemen. Arkivsystemen kan vara av olika typer när det gäller verksamhetsnära arkiv och för långsiktigt bevarande hos arkivmyndighet (slutarkiv). Bilden visar en schematisk skiss på en möjlig lösning för verksamhetsnära arkivering. Ett verksamhetsnära arkiv är den digitala motsvarigheten till ett analogt närarkiv eller mellanarkiv för papper. I det verksamhetsnära arkivet har verksamheten ansvar för informationen. Ofta finns det produkter anpassade för olika informationstyper eller produktfamiljer/lösningar. När det gäller verksamhetsnära arkiv är verksamhetens behov till stor del styrande för den systemlösning som väljs. Det finns idag flera kommersiella produkter när det gäller verksamhetsnära arkiv och vid införskaffande av ett sådant väljs det som bäst passar informationstypen som ska arkiveras bäst. Behovet av ett verksamhetsnära arkiv är något som bör bedömas av de verksamhetsansvariga och de som är systemförvaltare för verksamhetssystemen. En bedömning behöver göras av hur länge verksamheten har behov av att ha tillgång till informationen och hur snabbt verksamheten behöver ha fram informationen. Behövs hög tillgänglighet till informationen under en längre tid bör man överväga att använda sig av ett verksamhetsnära arkiv. Behöver verksamheten ha tillgång till informationen på mycket lång sikt kan en lösning som liknar ett slutarkiv vara nödvändig (till exempel avtal och ritningar som gäller fastigheter). Mellanarkiv avser ofta en lösning som har motsvarande funktionalitet som ett system för slutarkivering, där arkivets krav till stor del är styrande, men där verksamheten fortfarande ansvarar för informationen. Vilken säkerhetsnivå som krävs kan också ha betydelse för val av lösning.

26 26 7 Leverans till e-arkiv I det här kapitlet beskrivs hur det går till att leverera information från ett verksamhetssystem till ett slutarkiv för långsiktigt bevarande uppbyggt enligt modellen för Open Archival Information System (OAIS-modellen). De flesta it-system som finns i kommunerna idag använder sig av relationsdatabaser som datalager. Databashanterarna tar hand om lagring och bearbetning av data. Säkerhetskopiering, replikering, migrering till nya versioner, konvertering till nytt it-system, och byte av databaslösning vårdar informationen under systemets livslängd. Så småningom blir systemen föråldrade och behöver avvecklas. Då finns det tre alternativ att överföra informationen till ett annat verksamhetssystem, behålla det ursprungliga systemet så länge det är tekniskt möjligt eller överföra information till e-arkiv. Alla alternativen för med sig kostnader, antingen för licenser eller för arbetet med att avställa och konvertera eller paketera data för e-arkiv. 16 Bilden visar en schematisk skiss av en leverans till e-arkiv 16 ENSAM-gruppen. direktiv för Uttag ur verksamhetssystem för leverans till System för Bevarande

27 Inventering och prioritering Strategier, planer och prioriteringsordning behöver upprättas för informationssystemen. Varje kommun behöver inventera vilka it-system som finns och vilka system som innehåller allmänna handlingar. I praktiken har kommunerna sinsemellan ofta samma uppsättning verksamhetssystem installerade från ett fåtal leverantörer. Det gör att leveransprojekt med fördel kan hanteras som samverkansprojekt för att fördela kostnader och samutnyttja kompetens. Det kan vara aktuellt att planera leverans av information från verksamhetssystem till arkivsystem vid olika tidpunkter. Motivet till att börja planera arkivering kan ha betydelse för val av arbetssätt och metoder. Bilden illustrerar några olika skeende när det är aktuellt att titta på arkiveringskrav och leverans till e-arkiv. Informationen som hanteras i systemen behöver utvärderas med utgångspunkt från om informationen är bevarandevärd eller inte. Om systemet innehåller verksamhetskritisk data kan en risk- och konsekvensanalys genomföras som fördjupat underlag för värdering av bevarandebehov. Detta för att få svar på frågan vilka de verksamhetsmässiga konsekvenserna blir om data i systemet helt eller delvis försvinner. Blir informationen svårare att komma åt eller kan det bli svårare att bevisa informationens äkthet? Verksamhetssystemen behöver också värderas med utgångspunkt från genomförbarhet när det gäller att leverera till e-arkiv. För att underlätta detta arbete finns en Enkel systemvärdering som kan fyllas i för att få en uppfattning om hur olika system ska hanteras.

28 Leveransprojekt Få system är idag anpassade för att leverera direkt till e-arkiv. Det finns dessutom många produkter som inte kommer att utvecklas för e-arkivering. För verksamhetssystem som inte från början är anpassade för att leverera information till e-arkiv blir arbetet med att avställa information omfattande. Att leverera information till e-arkiv kommer att hanteras som separata projekt när e-arkivet startas upp. Det kommer att krävas resurser (ekonomiskt och personellt) från den egna organisationen samt deltagande av systemleverantörens konsulter och experter. Erfarenheter från olika myndigheter pekar på att det kostar från ett par hundratusen till över en miljon per it-system. Det finns en Leveranshandledning som fungerar som ett ramverk för att ta fram riktlinjer och rutiner för att hantera leveranser. 17 Handledningen beskriver hur producent (verksamhetssystem) och arkiv samarbetar när elektronisk information ska levereras till arkivsystem. Utgångspunkten är en standard som beskriver leveransfasen och samarbetet mellan verksamhet och arkiv Producer-Archive Interface Methodology Abstract Standard (PAIMAS). 18 Metoden går ut på att verksamhet och arkivfunktion i ett nära samarbete kommer fram till hur leveransen ska genomföras. För att bedriva arbetet rationellt och för att säkerställa långsiktigt bevarande krävs att gemensamma specifikationer och informationsmodeller används. Varje gång en leverans planeras måste verksamheten och arkivet aktivt ta ställning till vad som ska levereras och hur det ska ske i praktiken. Resultatet av en genomförd leverans ska bli ett färdigt arkivpaket. Det finns i stora drag fyra moment som ska genomföras: 1. Utreda förutsättningarna och definiera vilken information som ska arkiveras 2. Fastställa informationspaketet som ska levereras och ta fram en leveransöverenskommelse 3. Överföra informationspaketet 4. Godkänna leveransen efter att ha kontrollerat att leveransen är korrekt genomförd 19 Leveranser kan vara automatiserade, det vill säga att verksamhetssystemen ansluts till e-arkivet och leveranserna sköts via maskingränssnitt. Det kan både handla om fortlöpande leveranser, det vill säga att information levereras så fort ett ärende avslutas, eller leveranser av till exempel ett helt års poster i ett ekonomisystem för att arkivera huvudbok och årsjournal. Leveranserna kan också ske manuellt, det vill säga att funktionsansvarig, administratör hos verksamheten eller arkivets personal laddar upp filer eller informationspaket via ett användargränssitt eller portallösning som hör till e- arkivet Leveransspecifikation I samband med leveransprojektet fastställs en leveransspecifikation. Specifikationen talar om hur de filer som ska levereras ska formateras och struktureras. I specifikationen listas de element och attribut som ska finnas med och hur de relaterar till varandra. För att kunna genomföra automatiserade 17 Leveranshandledning tillhörande Vägledning och funktionella krav, projekt e-arkiv och e-diarium eard, Consultative Committee for Space Data Systems, Producer-Archive Interface Methodology Abstract Standard, CCSDS65-M-1, MAGENTA BOOK, Maj esamhället och arkivet, Slutrapport Elektroniskt bevarande etapp 2, Sambruk 2011, sid. 19.

29 29 kontroller av att filerna är strukturerade och formaterade enligt överenskommelse används till exempel XML schema. Det finns systemspecifika leveransspecifikationer som hör till kommersiella produkter för e-arkiv. Det finns också leveransspecifikationer som tas fram inom ramen för ett projekt eller en förvaltningsorganisation och som ägs av arkivorganisationer. Standardiserade, öppna och tillgängliga specifikationer är en fördel för att åstadkomma långsiktigt bevarande. Riksarkivet har tillsammans med statliga och kommunala myndigheter tagit fram leveransspecifikationer som är förvaltningsgemensamma (så kallade FGS:er). Det finns förvaltningsgemensamma specifikationer för olika leveranstyper. Leveranstyper är information som hanteras strukturerat på ett likartat sätt. Till exempel löneadministrativ information, oavsett vilket lönesystem som har använts. FGS:erna publiceras på Riksarkivets webbplats via adressen Avställa information Som utbytesformat för att överföra information från verksamhetssystem till e-arkiv används flata textfiler, där elementen i tabellerna avgränsas av till exempel semikolon, eller textfiler som är strukturerade i enlighet med märkspråk som XML. Fördelen med XML är att elementen och strukturen beskrivs direkt i filen och att språket är läsbart direkt för en människa och inte bara för ett datorprogram. 20 Det finns flera olika möjliga lösningar för att avställa data. En del verksamhetssystem har exportfunktionalitet via ett administratörsgränssnitt som gör det möjligt att avställa data i systemoberoende format. De flesta databashanterare har funktioner för export av hela databasen eller enskilda tabeller bland annat till XML. Det finns olika typer av verktyg för export av tabeller, både kommersiella och med öppen källkod. Det gör att det är möjligt att hämta ut sin information utan att vara beroende av leverantören. 21 En tredje möjlighet är att beställa en export från systemleverantören, eller rent av att beställa utveckling av en exportfunktion/modul till verksamhetssystemet för att hantera avställning. I det senare fallet är det viktigt att exportfunktionerna stödjer exporten i ett format och en struktur som stöds av FGS för leveranstypen. Det kan också finnas möjlighet att utnyttja maskingränssitt som öppna programmeringsgränssitt (API), webservice eller liknande Mappning Data som avställts från ett verksamhetssystem har vanligtvis en systemspecifik datastruktur. För att få data strukturerad enligt en arkivspecifikation måste informationen omstruktureras. Omstruktureringen av datat ska ske enligt riktlinjer och kriterier som säkerställer långsiktigt bevarande (arkivbeständighet). Det finns olika typer av mappningsverktyg för att omstrukturera data enligt en leveransspecifikation. De olika verktygen kan vara lämpliga för olika ändamål, kräva olika typer av 20 och Karin Bredenberg, De förvaltningsgemensamma specifikationernas ABC, Bilaga 3 till delrapport DP3, FGS för paketstruktur för e-arkiv, (Dnr RA /5329) 21 ENSAM-gruppen, direktiv Uttag ur verksamhetssystem för leverans till System för Bevarande,

30 30 kompetens när det gäller utveckling och programmering och så vidare. 22 Mappingen kan, precis som när det gäller avställning, hanteras av en systemleverantör, externa konsulter, inom arkivorganisationen eller inom systemförvaltningsorganisationen som ska leverera information till e-arkiv Filformat I verksamheten hanteras kontorsdokument i format som är lämpliga i det dagliga arbetet, till exempel Microsoft Word. Det beror på respektive organisations tekniska plattform vilket format som passar i verksamheten. Verksamhetsformaten är inte alltid lämpliga för till exempel publicering eller för långsiktigt bevarande. När det gäller bevarande ställs krav på att format ska vara bland annat oberoende av specifik programvara eller teknisk plattform, öppna och väldokumenterade. Exempel på format för bevarande för kontorsdokument är olika varianter av PDF-A. Dokument som lagras i verksamhetsformat behöver konverteras till arkivformat senast i samband med leverans. Riksarkivets föreskrifter, råd och rekommendationer till statliga myndigheter brukar användas som utgångspunkt även för kommunerna och landstingen. Dessa publiceras i Riksarkivets författningssamling (RA:FS) Paketering När det gäller information som ska överföras till ett arkivsystem ska informationen paketeras tillsammans med kompletterande information som behövs för att förstå och hantera informationen oberoende av det ursprungliga systemet. Filerna som levereras paketeras i enlighet med förvaltningsgemensam specifikation för paketstruktur. Som packsedel används ett XML-dokument med information om leveransen som följer en metadatastandard som heter Metadata Encoding and Transmission Standard (METS). Med utgångspunkt från denna standard har Riksarkivet tagit fram en förvaltningsgemensam specifikation (FGS) för paketstruktur. 24 Det finns också format för att paktetera filer för att förenkla teknisk hantering eller minska storleken på paketen (till exempel Zip eller Tar). 7.3 Arkiveringsverktyg Det finns lösningar som hanterar flera av de moment som beskrivs ovan. De kan antingen vara moduler till olika typer av arkivsystem eller självstående arkiveringsverktyg som på olika sätt kan stödja arbetet med uttag, mappning eller paketering av arkivinformation. 22 ENSAM-gruppen Riksarkivet, FGS Paketstruktur, Förvaltningsgemensam Specifikation (FGS) för paketstruktur för e-arkiv. Aktuell FGS publiceras via adressen

31 31 8 Arkivsystem hos centrala arkivfunktionen För att hantera arkiv som inte längre används i den löpande verksamheten utan av olika skäl ska överlämnas till det centrala arkivet behövs ett delvis annorlunda arbetssätt än som beskrivits tidigare om verksamhetsnära arkiv. Migrera till ny teknisk plattform Införa nytt verksamhetssystem Starta upp en ny myndighet (arkivbildare) Verksamhet upphör helt Centralt arkiv Personer med kunskap om kontext finns inte längre Bilden visar att när verksamheten har upphört behöver information som ska bevaras överföras till ett centralt arkiv. I arkivet hanteras information oberoende av de ursprungliga verksamheterna och informationssystemen. Arkivet garanterar att information är äkta, oförändrad och användbar för den målgrupp som i första hand förväntas vilja ta del av informationen. För att upprätthålla det krävs kontinuerliga kontroller, tester och migreringar. 8.1 Förvalta analoga arkiv papper och mikrofilm Fokus i det här dokumentet är digital information, men det finns anledning att poängtera att den centrala arkivfunktionen även ansvarar för att förvalta analoga arkiv. Det vill säga traditionella arkiv med handlingar på papper eller mikrofilm. I ett traditionellt arkiv garanteras spårbarhet och autenticitet genom förvaring och fysiska egenskaper hos objekten. Till exempel genom egenhändiga signaturer eller pappret som sådant och skrivmedlets kemiska sammansättning (som kan avgöra handlingens ålder). Massdigitalisering och gallring av traditionella arkiv där man helt övergår för att helt övergå till en digital hantering är av denna anledning inte lämpligt. Det är inte heller praktiskt eller ekonomiskt genomförbart med tanke på den mycket stora mängd handlingar som idag förvaras och hanteras på papper. 8.2 Förvalta digitala arkiv Det finns en internationell standard som beskriver ett arkivsystem för att hantera information oberoende av de ursprungliga verksamhetssystemen: Open Archival Information System (OAIS). För att förstå systembeskrivningar när det gäller e-arkiv och kunna ställa krav på systemstöd för långsiktigt bevarande är det viktigt att känna till något om modellen. Därför ingår det en översiktlig beskrivning av modellen och begrepp som används när det gäller arkivsystem. Även verksamhetsnära arkiv kan bygga på samma koncept om verksamheten har behov av åtkomst till information på lång sikt, så kallade mellanarkiv.

32 32 Det öppna systemet för arkivinformation som beskrivs i referensmodellen avser hela arkivorganisationen för ett centralt arkiv och inte bara it-systemet (eller it-systemen) som används. För att kunna upprätthålla de olika funktionerna i modellen behövs resurser i form av finansiering, personer med lämplig kompetens, nödvändiga lokaler och teknisk utrustning. Personalen kan vara anställd av arkivet, eller av en gemensam organisation. Det kan också vara ett kommersiellt företag som tillhandahåller tjänsten. Med funktion menas en avgränsad del av en verksamhet med personal, verktyg och tekniska stödsystem som behövs för att utföra uppgifterna som hör till. Flera funktioner kan i praktisken dela på personal och tekniska stödsystem och behöver inte motsvaras av organisatoriska enheter. Funktionerna kan i lägre eller högre grad vara automatiserade. Det vill säga kräva mycket manuellt arbete och/eller tekniska stödsystem. De tekniska lösningarna kan vara paketerade som en eller flera produkter för egen drift eller tillhandahållas som en tjänst av en eller flera leverantörer, andra myndigheter eller en gemensam organisation. Produkterna kan vara antingen kommersiella, bygga på öppen källkod eller vara egenutvecklade. Om arkivet ingår i en större organisation kan vissa delar vara gemensamma med de övriga verksamheterna. Bilden bygger på OAIS-modellen. Förberedelserna för att leverera till e-arkiv beskrivs i kapitel 7. Producent är den person, den verksamhet eller det verksamhetssystem som tillhandahåller information som ska bevaras. Ledningen, som kan vara en del av den större organisation som arkivet ingår i, beslutar om styrande dokument. Konsument är den person, den verksamhet eller det verksamhetssystem som använder den information som arkivet bevarar. Personer, och system, har vissa baskunskaper för att kunna förstå information. Till exempel behövs kunskaper i svenska för att läsa en text skriven på svenska. På samma sätt kan ett operativsystem ha

33 33 vissa baskunskaper, till exempel vilken programvara som ska öppna en viss typ av fil. Information är all typ av kunskap som kan utbytas, och denna information uttrycks alltid av någon typ av data. Ett informationsobjekt i OAIS-arkiv består av innehållsinformation, bevarandeinformation, paketeringsinformation och beskrivande information. Det vill säga all information som behövs för att kunna hitta, läsa och förstå de handlingar som arkiverats (arkivobjektet). Varje typ av information motsvaras av dataobjekt. Digitala objekt är de sekvenser med bitar som ska kunna läsas och tolkas av en dator. Fysiska objekt är till exempel ett papper med skrift på. För att kunna tolka digitala objekt behövs representationsinformation som talar om hur objektet kan presenteras på skärmen. Till exempel vad det är för filtyp och vilken programvara som behövs för att läsa och tolka informationen. I ett arkivsystem hålls de filer som hör till samma arkivobjekt samman i informationspaket. Paketen innehåller innehållsinformation och bevarandeinformation och hålls ihop av paketeringsinformation. Det finns tre typer av informationspaket: leveranspaket, arkivpaket och distributionspaket Ta emot leveranser Mottagningsfunktionen i arkivsystemet har personal, verktyg och tekniska stödsystem för att ta emot leveranspaket från en producent, eller från andra funktioner i arkivsystemet. Här förbereds materialet för lagring. Leveranspaketen kvalitetskontrolleras och arkivpaket skapas, formateras och dokumenteras enligt arkivets specifikationer. Beskrivande information som ska användas för sökning överförs till arkivets databas och arkivpaketen till funktionen som hanterar lagring. Funktionen behöver lagringsutrymme och teknisk utrustning för att ta emot leveranspaket. Om leveranser kräver begränsad åtkomst redan för de personer som hanterar mottagandet, behövs särskilda åtgärder för att säkerställa att inte obehöriga kommer åt informationen i samband med överföring och mottagande. Personalen och särskilda verktyg kontrollerar att överföringen genomförts utan problem och att leveranspaketen uppfyller de kvalitetskrav som överenskommits. Det kan handla om sådant som kontroll av loggfiler, beräkningar av checksummor eller validering mot XML-schema. Funktionen bekräftar när leveransen genomförts korrekt eller begär att informationen skickas på nytt om något går fel. Funktionen har verktyg och personal som arbetar med att ta emot, packa upp leveranspaket och skapa arkivpaket. Det kan innebära att till exempel konvertera till arkivbeständigt filformat eller att samla in kompletterande information som talar om hur filerna ska tolkas och läsas. Funktionen extraherar eller samlar in beskrivande information från andra källor. Det kan till exempel handla om att tillföra sökord och skapa tumnaglar för att göra det lättare att hitta information.

34 Hantera lagring Lagringsfunktonen har personal, verktyg och tekniska stödsystem för att förvara, vårda och hämta upp arkivpaket. Funktionen tar emot arkivpaket och lägger till dem för lagring i arkivsystemet samt övervakar och kontrollerar att arkivpaket sparats ner korrekt. Funktionen använder en eller flera lagringplatser för digitala filer. Lagringsplatserna kan finnas lokalt eller vara åtkomliga via nätverk. Lagringsfunktionens uppgift är också att kunna tillhandahålla kopior av arkivpaket till funktionen som hanterar åtkomst. Hur ofta informationen kommer att återsökas har betydelse för val av lagringssystem och lagringsmedium. Funktionen hanterar lagringshierarkier i enlighet med riktlinjer och statistik. Avgörande för dessa ställningstaganden är bland annat vilken servicenivå som arkivet ska erbjuda och vilken säkerhetsklass som informationen har. Det kan både finnas information som ska vara åtkomlig via nätverk och information som inte får vara åtkomlig via nätverk. Funktionen hanterar byte av lagringsmedier med hänsyn till att innehållsinformation och bevarandeinformation inte förändras. Lagringsstrukturen och paketeringen kan behöva ändras men detta får inte påverka funktionaliteten hos arkivobjekten (till exempel klickbara länkar). För att säkerställa att inget händer med den arkiverade informationen genomför funktionen felkontroller med hjälp av lämpliga verktyg. Felmeddelanden och felloggar från den hård- och mjukvara som arkivet använder hanteras och kontrolleras av personalen. Funktionen hanterar också säkerhetskopiering och återläsning av säkerhetskopierad information. Vissa arbetsuppgifter som hör till att hantera lagring kan utföras av it-avdelningen hos en större organisation eller en extern leverantör av lagringstjänster.

35 Hantera data Funktionen för att hantera data har personal, verktyg och tekniska stödsystem för att uppdatera, underhålla och ge åtkomst till sökbar data. Funktionen hanterar både beskrivande information (som behövs för att söka i arkivet) och administrativ data (som behövs för att administrera arkivet). Detta för att kunna genomföra sökningar och generera rapporter. Personalen administrerar databasen och säkerställer att ingenting förändras oplanerat. Funktionen ansvarar för att skapa scheman och tabeller, hantera användargränssnitt och validering av innehållet. Till sin hjälp har personalen verktyg och rutiner för att kontrollera och säkerställa arkivets integritet. Funktionen har personal och verktyg som gör det möjligt att genomföra avancerade sökningar. Funktionen tar emot förfrågningar från funktionen som hanterar åtkomst och skickar svar på de frågor som ställts. Rapporter skapas som efterfrågas av de andra funktionerna som hanterar mottagning, åtkomst och administration. Att hantera data innebär också att lägga till, modifiera eller ta bort information som lagras i databasen. Data kan komma från funktionerna som hanterar mottagningen som tillhandahåller ny beskrivande information (till exempel arkivförteckning). Det kan också handla om att uppdatera kontaktuppgifter till kunder och liknande uppgifter som kommer från administrationen.

36 Hantera administration Den administrativa funktionen har personal, verktyg och tekniska stödsystem för att utveckla, förvalta och administrera arkivsystemet som helhet. Styrande dokument kommer från ledningen och funktionen återkopplar genom regelbundna rapporter. Administrationen redovisar rapporter, specifikationer och standarder till funktionen som planerar bevarande och får tillbaka analyser, mallar och förslag till strategier och design. Administrativ personal förhandlar leveransöverenskommelser med producenter (verksamheter som hanterar information som ska bevaras) och tidsplan för leveranser. Till sin hjälp har personalen ärende- och dokumenthanteringssystem för att dokumentera och följa upp verksamheten. Systemadministrativ personal ansvarar för att införa och förvalta de standarder, specifikationer och riktlinjer som gäller för arkivet. Det handlar till exempel om standarder för filformat, dokumentation, rutiner och manualer för arkivets administration. Personalen övervaka leveranser som hanteras av mottagningsfunktionen och ansvarar för att kontrollera att innehållet i leveranserna överensstämmer med överenskommelser. Funktionen kontrollerar om det är möjligt för den tilltänkta målgruppen att förstå informationen genom att till exempel anlita externa specialister som representerar den tilltänkta målgruppen. Funktionen har också hand om att testa användbarhet. Teknisk personal hanterar arkivsystemets konfiguration med alla de verktyg och tekniska stödsystem som ingår. Funktionen har rutiner och verktyg för att hantera konfigurationen. Till funktionen hör även systemtekniska rutiner för att övervaka och förbättra funktionaliteten och driften av arkivsystemet i sin helhet. Funktionen övervakar hur användningen påverkar till exempel systemets prestanda. Underlag kommer i form av rapporter och statik från funktionerna som hanterar data och lagring. Även användarsupport kan ingå i funktionen. Den administrativa funktionen hanterar förfrågningar som sker automatiserat. Till exempel genom att viss data skickas till en extern databas när ny arkivinformation av viss typ uppdateras. Detta kan vara aktuellt när det gäller integrationer mot verksamhetssystem eller publicering av information i externt åtkomliga databaser. Detta kan ställa särskilda krav på integrationer och maskingränssnitt. Till funktionen hör personal som arbetar med säkerhet och att hantera risker genom att ta fram rutiner, kontinuitetsplaner och ansvara för informationssäkerheten. Funktionen har ansvar för säkerhet när det gäller behörig personal och fysisk åtkomst till lokaler genom till exempel dörrar och lås. Detta för att säkerställa att arkivsystemet upprätthåller integritet och spårbarhet. Till funktionen kan också höra kundtjänst som hanterar kundkontakter och synpunkter på arkivets tjänster. Tjänsten kan omfatta kundsupport och till exempel att fakturera för utförda beställningar.

37 Planera bevarande Planeringsfunktionen har hand om omvärldsbevakning när det gäller teknisk utveckling och målgruppernas behov och önskemål. Personalen bevakar den tilltänkta målgruppen och håller kontakt med både konsumenter och producenter för att identifiera förändringar när det gäller krav på servicenivå och teknik. Det kan handla om önskade filformat, programvaror som används och hur man önskar kommunicera med arkivet. Till exempel om före detta elever i den kommunala skolan vill kunna beställa betygskopior via en e-tjänst. Omvärldsbevakning kan ske till exempel genom enkätundersökningar eller workshops. Funktionen har hand om att utveckla strategier och specifikationer för att hantera långsiktigt bevarande. Personalen tar fram rekommendationer och bevarandeplaner, som syftar till att säkerställa att arkivet kan hålla information åtkomlig på lång sikt. Även efter det att den ursprungliga tekniska miljön inte finns längre. Funktionen tar fram rekommendationer för migrering som underlag för administrationen. Även standarder och riktlinjer rekommenderas och lämnar över dem till administrationen som formaliserar och som inför dem. Personalen genomför riskanalyser och bevakar teknisk utveckling samt vilka tjänster som målgruppen efterfrågar eller förväntar sig. Att analysera risker och konsekvenser syftar till att balansera mellan behov och resurser och mellan kortsiktiga och långsiktiga mål. Funktionen tar fram specifikationer för informationspaket och bidrar med råd när dessa införs av administrationen. Personalen planerar för migrering, testmiljöer, genomförande av tester och liknande. Funktionen bevakar också teknologisk utveckling och håller koll på vilka tekniska standarder och plattformar (hårdvara och mjukvara) som håller på att införas. Detta för att förutse om teknik och format som arkivet använder riskerar att bli föråldrade. Till sin hjälp kan personalen använda särskilda tjänster för övervakning av tekniska förändringar.

38 Hantera åtkomst Åtkomstfunktionen har personal, verktyg och tekniska stödsystem som gör det möjligt för konsumenten att söka efter och hitta var information finns i arkivet. Funktionen gör det möjligt för konsumenten att skicka in förfrågningar och att ta emot efterfrågad information från arkivet. Handläggare kommunicerar med konsumenterna, hanterar åtkomstnivåer till den arkiverade information och prövar utlämnande. Funktionen har hand om kundservice och förmedlar också uppgifter om betalning för utförda tjänster. Funktionen skapar distributionspaket som skickas över till konsument. Det kan innebära bland annat att konvertera till ett format som är enkelt att läsa för konsumenten. Till exempel kan data lagras i XML-filer, men när handlingen beställs fram skapas en PDF-fil med formatering som underlättar för mottagaren att ta del av informationen. Kunden kan få åtkomst direkt via publicerad data eller via administrativ personal som söker, paketerar och skickar informationen. Personalen hanterar menprövning om konsumenten begär ut information som innehålla uppgifter som kan omfattas av sekretess och maskar uppgifter före utlämnande. Beslut att neka att lämna ut uppgifter fattas på delegation från arkivmyndigheten. Funktionen samordnar alla aktiviteter för att göra information åtkomlig via ett eller flera gränssnitt. Både enkla sökningar, sammanställning av rapporter och beställningar. Information kan vara åtkomlig som rådata via anpassade maskingränssnitt. För direktåtkomst behövs funktionalitet för verifiering av identitet för den användare eller det it-system som begär åtkomst.

39 Metoder för att bevara digital information Det finns flera olika metoder för att bevara information digitalt på lång sikt. Det är inte så att ett e- arkiv kan välja en metod. Alla metoder kan vara relevanta beroende på vad det är som ska göras och vad det är som ska bevaras (innehåll, form och/eller funktion). Museimetoden går ut på att bevara inte bara informationen, utan även programvaror och teknisk utrustning. Det finns förstås många problem med den här metoden. Till exempel att säkerställa tillgång till personer med kunskap om gamla system. Framförallt är risken stor att det på sikt blir svårt eller omöjligt att få tag på reservdelar. Att emulera är en metod som innebär att de ursprungliga filerna sparas samtidigt som man skapar ny hårdvara eller mjukvara som härmar de ursprungliga. Från början användes metoden mest för gamla spel, men är idag standard att till exempel kunna köra programvaror i en Windows 98 miljö på en dator med Windows 7 som operativsystem. Att migrera innebär att kontinuerligt flytta över information till nya generationers filformat, databaser och programvaror för att hålla informationen läsbar i aktuell teknisk miljö. Till exempel genom att konvertera information från gamla ordbehandlingsformat till de format som används i verksamhetssystemen, eller från produktspecifika ordbehandlingsformat till öppna dokumentformat som PDF. Ofta finns det bakåtkompatibilitet inbyggd i programvarorna så att till exempel MS Word kan läsa både DOC- och DOCX-filer, men stöd för att läsa gamla filformat tenderar att försvinna med tiden. Slutligen finns metoden att kapsla in information tillsammans med tillräckligt mycket dokumentation för att i princip kunna återskapa och presentera information i ett system och plattformsoberoende form. Informationspaketen i OAIS-modellen är designade för att kunna kapsla in information på detta sätt. I realiteten används en kombination av metoder. Arkivet behöver kanske ha gammal teknisk utrustning för att läsa disketter och komma åt informationen. Data kopieras från disketten och konverteras till det format och struktur som behövs för att kunna använda och hantera informationen i arkivets databas. Sedan kapslas data och metadata in i ett arkivpaket för lagring. Ofta paketeras både filerna i ursprungligt format och filer som migrerats till aktuell teknisk miljö.

40 40 9 Att bygga upp en infrastruktur för digitalt bevarande När det gäller långsiktigt bevarande, det vill säga bevarande efter att de ursprungliga systemen och infrastrukturen inte längre finns, eller inte har intresse av att hantera informationen, behövs ett annat förhållningssätt än för aktuell information som används frekvent i verksamheten. E-arkivet är mycket mer än en teknisk lösning. Styrande dokument Tekniska stödsystem E-arkiv Personal Ekonomi Lokaler Bilden illustrerar e-arkivet som organisation. I nuläget skapas informationen hos offentliga myndigheter huvudsakligen i it-system. Systemet för långsiktigt bevarande är i hög grad fortfarande anpassat för papper. Arkivorganisationen är uppbyggd kring arkivlokaler, system med arkivboxar och akter samt kompetens kring klimat, materiel och metoder för att bevara analoga handlingar på framförallt papper. För att kunna hantera bevarande av digital information för framtida generationer behövs ett tillräckligt stort antal organisationer som på ett säkert och pålitligt sätt kan hantera lagring, migrering och åtkomst till digital information över tid. Vi behöver med andra ord anpassa en infrastruktur som kan hantera även elektroniskt bevarande på ett ansvarsfullt sätt. Att bevara elektronisk information för framtida generationer är ett långsiktigt, komplext och kostsamt åtagande. Arkivmyndigheten har genom lag ett ansvar för att bevara information för insyn,

41 41 förvaltning och forskning även efter att informationen inte längre behövs i verksamheten. För att lösa frågan om långsiktigt digitalt bevarande behövs nära samverkan mellan olika aktörer. Förutsättningar är också insyn, öppenhet och kommunikation. Det krävs regelbunden utvärdering för att förvissa sig om att organisationen uppfyller kraven. 25 Målbilden är en organisation som har till uppgift att bevara information digitalt för framtida generationer. Fokus är digitalbaserad information som skapats och hanteras digitalt i framförallt olika verksamhetssystem. E-arkivet ska uppfylla krav på att vara pålitligt, säkert och hållbart. Med andra ord skapa förutsättningar för att ta hand om arkivet i enlighet med bestämmelserna i arkivlagen. För att organisationen ska fungera behövs styrande dokument, beslutsvägar, ekonomi, lokaler, personal och tekniska stödsystem. I det här avsnittet beskrivs ett önskat börläge och en organisation som har förutsättningar för att hantera långsiktigt digitalt bevarande. en kan uppfylla kraven både i lagstiftningen och i de standarder som beskrivits i dokumentet. Inriktningen är den centrala arkivfunktionen och bevarande för framtida generationer. Texten bygger på en standard för att utvärdera och certifiera OAIS-arkiv som heter Audit and certification of trustworthy digital repositories Organisatorisk infrastruktur Styrande dokument Arkivet har fastslagna styrdokument, arbetssätt och termer som gör det möjligt att styra informationshanteringen och ta hand om information som är tillförlitlig och användbar. Det finns en förståelse både ute i verksamheten, inom olika yrkesgupper och kompetensområden, och hos arkivmyndigheten för vikten av att göra rätt redan från början för att säkerställa bevarande. Arbetssättet stödjer både informationshanteringen i verksamheten, så länge informationen behövs i den löpande verksamheten, och därefter förvaltning av arkiv på lång sikt hos den centrala arkivfunktionen. Exempel på styrande dokument: Arkivreglemente Bevarandepolicy Strategisk plan som stödjer arbetet med att uppnå målen Kontinuitetsplan Rutinbeskrivningar och checklistor Verksamhetsplan 25 Audit and certification of trustworthy digital repositories, Recommended practice CCSDS M-1, Recommendation for Space Data System Practices, The Consultative Committee for Space Data Systems, Magenta Book 2011 sidorna 1-1, 1-2 och Audit and certification of trustworthy digital repositories

42 och bemanning De arbetsuppgifter som ska utföras har identifierats och dokumenterats. Personer med lämplig kompetens har anställts eller anlitats. Personal vidareutbildas i takt med den tekniska utvecklingen och på grund av att fler informationstyper tillförs arkivet. Förutom arkivarier har arkivet tillgång till personer med olika typer av it-kompetens, systemvetare, informationssäkerhetsspecialister och utvecklare. Dessa personer kan vara anställda eller externa konsulter. Det finns tillräckligt med personal för att uppfylla de arbetsuppgifter som identifierats. Detta dokumenteras i till exempel, organisationsschema, arbetsbeskrivningar, kompetensprofiler, roll- och ansvarsbeskrivningar, utbildningsplan och utvecklingsplaner Ramverk för att säkerställa bevarande Intressenter och användargrupper identifieras per arkivbildare eller informationstyp som arkivet hanterar. För att sätta ramarna för arkivets verksamhet har konkreta planer tagits fram. På så sätt kan arkivet säkerställa att man arbetar för att bevara information efter strategierna som fastställts. För att garantera arkivets trovärdighet dokumenteras historik över förändringar i verksamhet, rutiner och tekniska lösningar. Det är möjligt att bevisa att arkivet är intakt och att ingen arkiverad information saknas. Arkivet har rutiner för egenkontroll och utvärderingar som genomförs regelbundet för att kontrollera att arbetet genomförs enligt plan och får den effekt som avses. Det innebär att arkivet fortlöpande arbetar med information- och systemsäkerhet Ekonomisk hållbarhet För att få kontroll på ekonomin har arkivet både långsiktiga och kortsiktiga planer. Det genomförs analyser och sammanställs rapporter som beskriver risker, nyttor, kommande investeringar och det ekonomiska läget Avtal och licenser Arkivet har tecknat de avtal eller licenser som behövs för att kunna bevara och tillgängliggöra arkiverat material. Det innebär bland annat att arkivet vet vad som gäller för upphovsrättsligt skyddade verk och behandling av personuppgifter. Många filtyper kräver licensierade programvaror för att kunna läsas och bearbetas (till exempel för att migrera till arkivbeständigt format). Om organisationen tar emot arkiv som inte regleras i arkivlagen, tecknas särskilda depositionsavtal. Det finns rutiner för att se till att avtal undertecknas och följs. 9.2 Hantera arkivobjekt Mottagande Rutinbeskrivningar och dokumenterade processer har tagits fram för att säkra arbetet med att identifiera innehållsinformation och de egenskaper som ska bevaras samt hur leveranser ska genomföras. Det finns mallar för leveransspecifikationer talar om hur information ska struktureras, formateras och paketeras vid leveranstillfället. Arkivorganisationen kan hantera lokala anpassningar av de förvaltningsgemensamma specifikationerna (FGS), anpassningar av specifikationer från andra arkiv eller framtagande av specifikationer från grunden. Arbetet genomförs i samverkan med externa

43 43 aktörer både andra myndigheter, leverantörer och studenter. Arkivet har kompetens, rutiner och verktyg som behövs för att autentisera avsändare och validering av mottagna leveranser. Arkivet har utförlig dokumentation för att säkerställa tillräckligt hög grad av kontroll över de digitala objekt som ska bevaras. Både fysiskt och juridiskt. Till exempel om informationspaketen refererar till information som lagras och hanteras av extern part. Fullständig kontroll över de digitala objekten behövs på bit-nivå. Det innebär att om arkivpaketen hänvisar till ett register med filformat som lagras till exempel hos ett universitet någonstans, så får arkivet antingen hämta hem en kopia eller skriva ett avtal med universitetet för att säkerställa åtkomst till informationen. Det finns rutiner för att genomföra, avrapportera och utvärdera hur överföring av informationspaket från producent till arkiv fortskrider. Arkivet har konkreta planer och administrativa rutiner för att samla in och sammanställa beskrivande information så att det blir möjligt att skapa arkivpaket Skapa arkivpaket Det finns tydliga specifikationer för de arkivpaket som arkivet hanterar. Det gör att det alltid är möjligt att hitta och vårda informationen i arkivet. Arkivet har kompetens, rutiner och verktyg för att skapa arkivpaket från de leveranspaket som tagits emot. Åtgärder och händelser dokumenteras fortlöpande i dagböcker och loggar. Det finns rutinerför att kontrollera att alla leveranspaket tagits om hand på rätt sätt. Det finns en informationsstruktur som säkerställer att alla paket har en unik identitet som är hållbar över tid. Alla förändringar dokumenteras fortlöpande. Länkningar inom arkivet kan hanteras utan att vara beroende av fysisk förvaringsplats. Arkivet har kompetens, verktyg och resurser för att kunna förse mottagaren med korrekt representationsinformation för samtliga digitala objekt som hanteras. Det vill säga information som behövs för att veta hur filer ska läsas, bearbetar och presenteras i ett användargränssitt. Bland annat har arkivet tillgång till verktyg för att identifiera filtyper. För att vårda informationen i arkivet finns rutiner och manualer för att säkerställa att nödvändig bevarandeinformation hämtas in. Bevarandeinformationen säkerställer spårbarhet och gör det möjligt att kontrollera informationens äkthet. Arkivet har kompetens, och rutiner för att kontrollera att varje arkivpaket som skapas är fullständigt och korrekt. Till sin hjälp har arkivet oberoende verktyg för att kontrollera integritet samt dokumentation över åtgärder och administrativa rutiner. Syftet är att kunna visa att ingen information har gått förlorad efter att den tillförts till arkivet Planera bevarande Arkivet har dokumenterade strategier för hur informationen ska kunna bevaras på lång sikt. Till exempel dokumentation som identifierar risker och strategier för att hantera dem. Arkivet har tillgång till verktyg och personal som övervakar bevarandemiljön och reagerar på och hanterar förändringar. Arkivet övervakar vilket behov och förväntningar olika användargrupper har, bland annat genom undersökningar och möten. Det finns rutiner för att ändra bevarandeplanerna med utgångspunkt från förändrade behov och tekniska förutsättningar. Arkivet har metoder och rutiner för att kontrollera att bevarandeaktiviteterna som genomförs är effektiva.

44 Bevara arkivpaket Arkivet har detaljerade specifikationer av format, data och olika komponenter i arkivpaketen. Eftersom informationen ska bevaras över mycket lång tid behövs dokumentation bland annat av de konverteringar som arkivpaketen gått igenom på detaljnivå. Arkivet kontrollerar regelbundet efter fastlagda rutiner, att innehållet är intakt med hjälp av fixeringsinformation och loggar från kontroller Informationsredovisning Arkivet arbetar med att utreda vilka minimikraven är för att de tilltänkta målgrupperna ska kunna hitta information. Det finns rutiner för att säkerställa att en lägsta nivå av beskrivande information fångas eller skapas. Den lägsta nivån gör det möjligt att hitta arkivpaket, en sökning som kan sägas motsvara en traditionell arkivförteckning. Relationen mellan sökbara begrepp och arkivpaketen är hållbar över tiden. För att säkerställa detta finns rutiner, dokumentation och loggar för att kontrollera att informationen är sökbar och läsbar Åtkomst Det finns riktlinjer för åtkomstnivåer som är dokumenterade, införs på ett kontrollerat sätt och följs upp. Arkivet har verktyg och rutiner för att tilldela roller och behörigheter. Användningen av arkivet loggas och tester av att åtkomstnivåer fungerar som avsett genomförs regelbundet. För att se till att det blir gjort har arkivet rutiner för att kontrollera loggar och för att vidta åtgärder så att rutiner följs. 9.3 Teknisk infrastruktur Arkivet använder teknik som är beprövad och den tekniska infrastrukturen kännetecknas av hög säkerhet Teknisk säkerhet Arkivet arbetar fortlöpande med att identifiera och hantera risker som gäller den tekniska driften av de stödsystem som används. En säker och pålitlig teknisk infrastruktur är en förutsättning för att garantera bevarande. Det finns en rad olika risker; till exempel beroende av föråldrad teknik, beroende av programvaror utan öppen dokumentation, fel som inträffar när systemen är i drift och så vidare. Arkivet har en fullständig dokumentation av systemkomponenter och kontroll över den tekniska utrustning som används. Det finns rutiner för säkerhetskopiering och återläsning av säkerhetskopior. För att hantera detta finns personal, tjänster och olika typer av tekniska lösningar som övervakar den tekniska miljön och signalerar när förändringar behöver hanteras. Arkivet använder hårdvara och mjukvara som är lämplig i förhållande till de tjänster som arkivet ska tillhandahålla. Till exempel för att erbjuda en hög och säker servicenivå, enkla leveranser, distribution av och tillgång till information via anpassade leverans- och användargränssnitt, metoder och lösningar för långsiktigt bevarande, migrering och informationssäkerhet. Arkivet arbetar fortlöpande med att överblicka olika typer av felkällor, interoperabilitet mellan komponenter, vad som händer om versioner uppdateras och konsekvenser för integrationer och prestanda. För att hantera detta övervakas fortlöpande användingen av arkivet, resultatet granskas och rapporteras.

45 45 Tekniken som används i arkivet är väl beprövad. Det finns åtkomst till dokumentation och personer kunskaper om alla de tekniska stödsystem som används. Den tekniska personalen och leverantörer är införstådda med att välgrundade beslut måste fattas när den tekniska miljön förändras. Utvärderingar genomförs som identifierar när riskerna med att använda ny teknologi överväger i förhållande till de förväntade fördelarna. För att kunna genomföra de förändringar som krävs finns nödvändiga beslut, finansiering, rutiner för att införa och utvärdera nya system. Det finns utförlig dokumentation som visar vad som säkerhetskopieras och hur ofta. Tester genomförs regelbundet för att säkerställa att det går att återläsa säkerhetskopior. Arkivet har olika typer av rutiner för att säkerställa arkivets säkerhet. Kontinuitetsplaner finns och uppdateras fortlöpande. Strategier, rutiner och verktyg för att upptäcka korrupt data eller förslust av data finns på plats. Det finns också fastlagda rutiner för att rapportera, hantera och dokumentera incidenter. Arkivet har rutiner för att hantera och dokumentera säkerhetsuppdateringar med utgångspunkt från riskanalyser. Arbetet genomförs med utgångspunkt från att skydda de arkiverade objektens integritet och säkerställa att ingenting ändras eller gallras okontrollerat. Riskerna bedöms i relation till nyttan med en uppdatering. De lagringssystem som används påverkar inte arkivobjekten och relationerna när fysiska lagringsmedier som diskar och liknande behöver bytas ut. Arkivet identifierar, hanterar och dokumenterar förändringar av rutiner och arbetssätt som kan påverka arkivets möjligheter att tillhandahålla sina tjänster Riskhantering och säkerhetsarbete Arkivet genomför regelbundet risk- och sårbarhetsanalys för att säkerställa kontinuerlig och säker service. Det kan handla om data- och informationshantering, system, personal och fysiska anläggningar. Arkivet har rutiner för att hantera de risker som identifieras. All personal har fastställda roller som reglerar ansvar och behörigheter. Rutinerna för säkerhetskopiering kan även hantera katastrofer, till exempel genom att förvara kopior på flera geografiska platser.

46 46 10 Att praktiskt införa, förvalta och drifta e-arkiv Det här kapitlet går på övergripande nivå igenom vad som behöver göras för att införa e-arkiv. Det är viktigt att tänka på att det handlar både om att bygga en arkivorganisation som har kompetens att hantera digitalt bevarande liksom att införskaffa tekniska stödsystem. Arbetet kommer att behöva genomföras etappvis, men på ett strukturerat och målinriktat sätt för att hantera den stora utmaning som det faktiskt är att införa e-arkiv. Det är viktigt att börja med något, eftersom mängden ostrukturerad information och gamla system hela tiden ökar. Att införa e-arkiv kommer att innebära stora strategiska beslut. Dels för att e-arkivet påverkar alla system som hanterar allmän information och dels för att många frågor handlar om organisation och styrning. E-arkiv skiljer sig från traditionell pappersarkivering. Det är till exempel svårare att ordna upp information i efterhand. På det sättet berör e-arkiv tydligare hela organisationen och kan inte ses som en fråga endast för arkivfunktionen. I ett e-arkivprojekt bör därför representanter från olika delar av organisationen ingå, så att verksamhetens, teknikens och arkivets samt allmänhetens behov tillgodoses. Bilden illustrerar att verksamhet, arkiv och it behöver samarbeta med utgångspunkt från allmänhetens behov för att införa e-arkiv på ett bra sätt.

47 Intressenter Här redovisas övergripande intressenter som bör vara delaktiva i e-arkivprojekt. Intressenterna är indelade i kärnintressenter, primärintressenter och sekundärintressenter utifrån deras relevans för ett e-arkivprojekt. Intressenterna skiljer sig något åt beroende på om det gäller den centrala arkivfunktionen eller den lokala arkivfunktionen på respektive myndighet (förvaltning eller kommunalt företag). Fördjupade analyser behöver genomföras inför varje projekt Kärnintressenter (Beslut) Beslutsfattare kommer att ha ett stort inflytande på och vara drivande i ett projekt. Bland kärnintressenterna återfinns kommundirektör eller motsvarande vars beslut och ställningstaganden är avgörande för projektets riktning och genomförande. ernas arkivmyndigheter har en central roll när det gäller finansiering och de organisatoriska formerna för arbetet. Kompetenser/Ansvar För att kunna fatta nödvändiga beslut behöver beslutsfattarna sätta sig in i frågan på övergripande nivå, gällande nyttor, användningsområden samt konsekvenser för verksamheten och ekonomin Kärnintressenter (Planering) Sakkunniga inom olika ämnesområden är en annan grupp som kommer att ha ett stort inflytande. Till kärnintressenter hör organisationernas arkivfunktioner med kunskaper om arkivering och informationshantering samt it-funktionen med dess tekniska kompetens, informationssäkerhetsspecialister, juristfunktionen med sina kunskaper om kommunala samarbetsformer, avtalstecknande, upphovsrätt med mera. Kompetenser/ansvar För att kunna genomföra det praktiska arbetet med att förbereda och införa e-arkiv behöver dessa intressenter ta del av dokumentation om arkivverksamheten och arbeta med fördjupade analyser. en behöver identifiera vilken kompetens som finns och om det kommer att finnas behov av vidareutbildning eller samverkan Primärintressenter (Berörda) Till gruppen av primärintressenter räknas upphandlingsfunktion, systemägare, systemförvaltare och arkivansvariga. De påverkas i hög grad av ett e-arkivprojekt och kommer därför att vilja vara med och påverka det. Till skillnad mot kärnintressenterna kommer de inte i någon högre grad att vara drivande i projektet. När det gäller verksamhetsnära arkiv kan verksamheten förväntas vara pådrivande i högre grad än när det gäller slutarkiv. Till primärintressenterna hör också registratorer, web-ansvariga, övrig administrativ personal samt konsulter. Kompetenser/ansvar Primärintressenterna behöver vara insatta i frågor om långsiktigt bevarande på ett översiktligt plan och särskilt kunna ställa krav på de verksamhetssystem eller verksamhetsnära arkiv som ska 27 Vi har utgått från den övergripande analys som genomförts av Skåne Nordväst: Förstudierapport samarbete kring e-arkiv, Förstudien är inriktad på samverkan, men arbetsgruppen bedömde att intressenterna var relevanta även för projekt inom en kommun.

48 48 upphandlas. Aktivt arbete med informationskartläggning och dokumentstyrning är en förutsättning för att på ett effektivt sätt kunna registrera, arkivera och avställa information Sekundärintressenter (Brukare) Bland sekundärintressenterna återfinns allmänheten, övriga kommunanställda, journalister, andra myndigheter, forskare, kulturinstitutioner med flera. De har ett relativt lågt intresse av projektet och kommer därför inte aktivt att påverka det. Gemensamt för i denna intressentgrupp är emellertid att alla är möjliga brukare av digitalt lagrad information, varför deras intressen trots allt måste beaktas vid utformningen av ett e-arkiv. Behov/önskemål Ett e-arkiv säkerställer potentiella brukares behov av snabb tillgänglig åtkomst till arkiverad information. Sekundärintressenternas behov och önskemål har betydelse åtkomstfunktioner, hantering av metadata och andra tjänster som arkivorganisationen ska kunna erbjuda är en arbetsmetod med ett bestämt och avgränsat mål, som genomförs under en bestämd tid, har avgränsade resurser och en särskild organisation. I projekt är det ofta många personer inblandade från olika verksamheter och olika organisationer. en kan också pågå under lång tid och de personer som arbetar i projektet kommer och går. Det är bra att ha en projektmodell att utgå från för att förenkla arbetet, göra det effektivare och kunna följa upp så att projekten får önskat resultat. I det här kapitlet beskrivs kortfattat hur projekt kan bedrivas dokumentation Dokumentationen behöver vara ordnad så att nya personer enkelt kan sätta sig in i projektet. et ansvarar också för att hålla ordning på och registrera den dokumentation som är allmän information. Det är bra att använda mallar som gör det enklare att få med all information och följa upp projekt. direktivet är en kortfattad beskrivning av mål, resurser och avgränsningar. Det är viktigt att direktivet är tydligt och att det är fastställt och förankrat hos ledningen. I projektplanen definieras projektet. planen är underlag för styrning, arbetsfördelning, samordning och uppföljning av olika aktiviteter i projektet. Här beskrivs också projektets organisation och hur den ska bemannas. För projektet behövs också en budget som beskriver de ekonomiska ramarna för projektet och hur kostnader eventuellt ska fördelas. Det behövs också en aktivitetsplan som beskriver vad som ska göras, när och av vem. En särskild kommunikationsplan behövs eftersom det är viktigt med informationsspridning till alla interna och externa intressenter om: 28 Texten utgår från s projekthandbok på Insidan

49 49 ets idé och mål ets arbetssätt och planer Hur väl projektet följer planen Vilka problem projektet har Resultatets omfattning och utveckling Syfte med informationsspridning är att skapa förutsättningar för att: Alla ska kunna genomföra sina arbetsuppgifter på ett kompetent och effektivt sätt Alla ska känna trygghet Undanröja oro Felaktig information inte får spridning Informationen ska vara saklig, aktuell, kortfattad, förståelig, märkt med aktuell version och lätt att hitta. Det är viktigt att tänka på att anpassa den till mottagaren och skicka till alla berörda. Kortfattade lägesrapporter är bra för att göra det möjligt för framförallt styrgruppen att följa projektet organisation Vilken projektorganisation som är lämplig beror på projektets storlek, omfattning och område. Beställare eller uppdragsgivare är den som äger projektet och fastställer syfte och inriktning. Rollen har ansvar för direktivet och utser projektledare och styrgrupp. Det är också beställaren som förfogar över projektets resurser och är den som ska ta emot slutprodukten. ledaren är den person som ansvarar för att projektet drivs enligt direktiv, planer och mål som är fastställda. I rollen ingår att hantera olika händelser som påverkar projektet samt att leda och samordna arbetet. ledaren rapporterar till styrgruppen och har ansvar för dokumentationen. En projektadministratör eller kommunikatör kan behövas för omfattande projekt med många inblandade organisationer och intressentgrupper. I projektgruppen finns personer med sakkunskap som utses av projektledaren i samråd med uppdragsgivaren. Gruppen är med och planerar projektet, utför kartläggningar, sammanställningar och analyser. Till projektgruppens uppgifter hör också att vara med och arbeta fram förslag, hantera uppföljning och delta vid avrapportering. Styrgrupp utses av uppdragsgivaren som ofta är ordförande i styrgruppen. Styrgruppen har ansvar för planering, styrning och uppföljning av projektet. Till gruppens uppgifter hör att godkänna projektplan och rapporter, besluta om projektadministrativa frågor av större vikt och hanterar problem som uppstår och som inte kan hanteras av projektledare. Gruppen följer och stöder arbetet i projektet och är med och diskuterar och värderar de förslag som tas fram. Styrgruppen är den beslutande instans dit projektledaren vänder sig i frågor där denne inte har beslutanderätt. Att vara medlem i styrgruppen innebär skyldigheter och rättigheter att ta beslut om projektet. Styrgruppen är den formella förmedlande länken mellan projektet och organisationen i övrigt.

50 50 Referensgrupp kan vara sammansatt av personer från olika intressentgrupper eller berörda personer. Den här gruppen är en rådgivande funktion och kan ändras i takt med att man har behov av ny kunskap Förstudie En förstudie genomförs för att ta reda på om ett projekt är genomförbart eller inte. Normalt sett är förstudier korta och mindre omfattande än ett projekt. I princip arbetar man på samma sätt som i ett projekt Analyser I början av ett projekt identifieras vilka intressenter som finns. Vilka olika grupper som kommer att vara inblandade eller påverkas av projektet dokumenteras. et analyserar vilka krav och önskemål som intressenterna kan förväntas ha, vilka intressenter som har särskild betydelse för projektet och vilka förväntningar på resultatet de har. Andra analyser som behöver genomföras är vilken nytta projektet kan medföra och hur det ska utvärderas. E-delegationen har tagit fram Vägledningen i nyttorealisering som innehåller verktyg för att realisera nyttor i verksamhetsutvecklingen. Nyttoanalyser bör genomföras i samband med varje projekt som genomförs. Även hot och risker som kan behöva hanteras ska analyseras. Det finns en mängd analysverktyg för olika ändamål som kan användas. Om ett omfattande projekt med många delprojekt ska genomföras är det en fördel att bestämma sig för en uppsättning verktyg och modeller som gör det enklare att bland annat jämföra resultat Milstolpar För att kunna försäkra sig om att projektet är på rätt väg är det bra att definiera milstolpar. Det betyder att man har beskrivit vad projektet ska ha uppnått vid en viss tidpunkt. Då är det enkelt att se om projektet ligger före eller efter i planeringen Avslutning och rapportering Det viktiga med avslutning och rapportering är att ta tillvara på lärdomar från projektet. Allt det som genomförts under projektet redovisas. Det är också viktigt att projektet får ett tydligt avslut eftersom projektledare och projektgrupp bara är engagerade under projektperioden. Slutrapport är ett beslutsunderlag och ska skrivas med utgångspunkt från den som ska fatta beslut. I slutrapporten ska framgå hur projektet har uppfyllt de mål som satts upp, hur tidsplaneringen har fungerat, en redovisning av ekonomin och av projektorganisationen ska finnas. Slutrapporten bör disponeras efter läsarens perspektiv och inte efter logisk ordningsföljd. Slutligen ska naturligtvis projektets resultat och slutsatser sammanställas tillsammans med förslag till hur arbetet kan fortsätta om projektet ska övergå i ett annat projekt eller en förvaltning Uppföljning och utvärdering Efter att projektet är utfört är det viktigt att beställaren utvärderar projektet för att kontrollera att det uppfyller förväntningarna. Detta för att se vilka effekter som resultatet har fått, eller om effekterna är ett direkt resultat av projektet eller är oförutsedda.

51 Upphandling Offentlig upphandling regleras av lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU), som i huvudsak bygger på EU-direktivet 2004/18/EG om offentlig upphandling. Syftet med reglerna är att säkerställa fri rörlighet för varor, tjänster, personer och kapital på EU:s inre marknad. Detta för att upphandlande myndigheter och enheter i Europa på ett öppet sätt ska kunna utnyttja konkurrensen och tillvarata de offentligas medel på bästa möjliga sätt. Ovanstående säkerställs genom tillämpning av principerna om likabehandling och icke-diskriminering, transparens, proportionalitet och ömsesidigt erkännande. 29 På lokal nivå finns upphandlingspolicy och delegationsordningar att ta hänsyn till när det gäller upphandling. Det finns flera olika former av upphandlingar och det behövs naturligtvis kompetens när det gäller upphandlingsfrågor i ett e-arkivprojekt. Förr eller senare blir det aktuellt att upphandla en eller flera lösningar och/eller tjänster av olika slag. När det gäller tekniska lösningar kan det bli aktuellt att upphandla en produkt, utveckla en egen lösning (äga källkod) eller olika typer av tjänster förknippade med e-arkivering. Även att ansluta till en befintlig arkivorganisation är att betrakta som en upphandling Förnyad konkurrensutsättning Upphandling kan genomföras som direktupphandling, egenupphandling eller som avrop från centrala avtal. Ett ramavtal innebär att avtalsvillkoren är fastställda och färdigt att avropa för beställare. Upphandlingar av ramavtal kan göras till exempel i samverkan mellan kommuner eller av särskilda centrala organisationer som SKL Kommentus Inköpscentral (SKI). Om det finns ett ramavtal hos en gemensam inköpsorganisation i botten innebär ett avrop ofta en förnyad konkurrensutsättning Förnyad konkurrensutsättning kan man säga är en ny upphandling i miniatyr. Nu är det bara de leverantörer som har fått ramavtal som är med i den förnyade konkurrensutsättning, men det är likväl en krävande process att genomföra. Om förnyad konkurrensutsättning används ska den upphandlande myndigheten 1. skriftligen samråda med de leverantörer som kan genomföra kontraktet (begränsat till de leverantörer som är parter i avtalet), 2. ge leverantörerna en tillräcklig tidsfrist för att komma in med skriftligt anbud för varje enskilt kontrakt, 3. inte ta del av innehållet i mottagna skriftliga anbud innan svarstiden har löpt ut (omfattas av anbudssekretessen i 19 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)) och 4. tilldela varje enskilt kontrakt till den anbudsgivare som har lämnat det bästa anbudet på grundval av de tilldelningskriterier för den förnyade konkurrensutsättningen som angetts i förfrågningsunderlaget till ramavtalet. 29 Texten i det här avsnittet bygger på information som publicerats av konkurrensverket.

52 52 Villkoren i ramavtalet kan inte omförhandlas i den förnyade konkurrensutsättningen och inte heller kan krav som ställts i avtalet ändras eller bytas ut. Ändringar i sak av villkoren är således inte tillåtna. Om det är nödvändigt får dock villkoren som angetts i ramavtalet preciseras och kompletteras. Det är då fråga om att komplettera eller förfina villkoren i ramavtalet för att fånga upp särskilda omständigheter för att kunna fullgöra ett enskilt kontrakt Upphandlingsprocessen i korthet En offentlig upphandling inleds med identifiering av behov och analys av hur behovet kan tillgodoses. Därefter planeras upphandlingen och en beräkning av kontraktets totala värde ska göras. Beräkningen av värdet syftar till att fastställa hur kontraktets totala värde förhåller sig till de så kallade tröskelvärdena, som avgör vilka regler som ska tillämpas. I princip ska all offentlig upphandling annonseras. Annonseringen görs på olika sätt beroende på vilket upphandlingsförfarande som tillämpas och valet av förfarande avgörs av upphandlingens beräknade värde, vem som upphandlar och kategori av tjänst. Direktupphandlingar behöver inte annonseras och annonsering behöver inte heller ske i vissa särskilt i lagen angivna situationer vid förenklat förfarande och vid förhandlat förfarande. En ansökan eller ett anbud som inkommer för sent får inte tas upp till prövning, även om avsändaren inte har orsakat förseningen. Det finns också bestämmelser för hur mottagande och öppning av anbud ska gå till (9 kap 7 LOU). Därefter kontrolleras om någon av leverantörerna ska eller får uteslutas. Nästa steg är kvalificering som innebär att anbudsgivarens lämplighet granskas med utgångspunkt från de krav som ställts när det gäller leverantörens ekonomiska ställning och tekniska och yrkesmässiga kapacitet. Fasen avslutas med att anbuden utvärderas med utgångspunkt från det som skrivits i annonsen och förfrågningsunderlaget. Saker som inte ingick i underlaget får inte tas upp eller beaktas senare under upphandlingen. När beslut fattats ska de anbudssökande och anbudsgivarna underrättas om beslut, och om skälen för besluten, om att sluta ett ramavtal eller att tilldela ett kontrakt. Detta för att leverantören ska kunna ansöka om överprövning. Om anbudssökande eller anbudsgivare begär det ska upplysningar lämnas när det gäller skälen för att leverantörens ansökan har avslagits eller anbud förkastats. Vid direktupphandling behöver inte underrättelsen göras skriftligt. En leverantör kan enligt 16 kap. LOU föra talan om överprövning i allmän förvaltningsdomstol. Överprövning kan begäras när det gäller en pågående upphandling, om leverantören anser att en upphandlande myndighet har brutit mot lagen och om detta samtidigt har medfört eller kan komma att medföra att leverantören lider skada. Resultatet kan bli att upphandlingen måste göras om, eller om ett avtal kan ogiltigförklaras, till exempel om ett avtal är resultatet av en otillåten direktupphandling.

53 Systemförvaltning Efter en genomförd upphandling övergår projektet i förvaltning. Det är viktigt att tänka på att systemförvaltning inte bara handlar om it. Det behövs både verksamhetskompetens och kunskap om informationssystem och informationshantering. Ofta är verksamheten och it delaktiga, men det saknas kompetens när det gäller informationssystem och informationshantering Systemtänkande handlar om att se helheten I sin enklaste form kan man definiera systemtänkande som ett sätt att se på en organisation som helhet. E-arkivets service behöver utformas för att passa de identifierade målgruppernas behov. Då gäller det att tänka både på medborgare som vill ha insyn i myndigheternas verksamhet och på forskare som behöver data för sitt arbete Utmaningar När ett införande är klart är det inte helt ovanligt att kunden är missnöjd med det som levererats. Det finns mycket som leverantörerna kan göra bättre, men det är viktigt att inse att vi inte får ett bättre systemstöd än vi förmår att beskriva i kravunderlaget. Hur bra ett införande lyckas beror till stor del på hur vi som verksamhet och organisation lyckas, inte på själva valet av systemstöd. Det faktum att det är människor som ska utföra olika uppgifter som har med systemförvaltning att göra glöms ofta bort. Det kan innebära kommunikationssvårigheter och att uppgifter faller mellan stolarna. Samverkan mellan olika kompetenser är viktigt för att lyckas, men det kan samtidigt vara svårt att samarbeta och skapa samsyn. När man kommer till skarp drift och ska börja arbeta med systemförvaltning tar ofta orken slut. Därför gäller det att rusta sig för detta i ett tidigt skede i projektet Nyttan med en bra förvaltningsorganisation Nyttan med ett it-system kan inte mätas och värderas förrän det börjar användas. Det vill säga, när itsystemet är anskaffat och projektet har övergått till en förvaltningssituation. I förvaltningssituationen används it-systemen och måste vid upprepade tillfällen ändras i takt med den verksamhet som stöds. För att kunna organisera systemförvaltningsarbetet är det nödvändigt att förstå vad som behöver göras och göra det möjligt att styra verksamheten förknippad med systemförvaltning Förvaltningsverksamhet Förvaltningen är det som görs och en förvaltningsorganisation måste bemannas med personer för att fungera. Det finns två olika saker som behöver göras i en förvaltningsorganisation. Det ena är vidmakthållande; att rätta fel, ge stöd till användare och se till att den dagliga driften och underhållet fungerar. Det andra är vidareutveckling som handlar om att göra anpassningar och förbättringar. Detta kan också handla om att man måste städa upp efter misslyckanden. 30 Texten baseras på en utbildning som hölls av Jessika Svedberg (projektledare hos ) under förstudien inför införande av e-arkiv. Utgångspunkten modellerna pm3 och Itm5 (där processerna följer de som finns i ITIL).

54 54 Förvaltningsverksamhet är det som görs inom ramen för förvaltning. Alltså det arbete som görs i en förvaltningssituation. Det finns olika delar av förvaltningsverksamheten att tänka på. Med förvaltningsstyrning menas åtgärder för att styra och förbättra förvaltningsverksamhet i syfte att uppnå överenskomna mål för förvaltningsobjektet. Ändringshantering handlar om att genomföra åtgärder i syfte att hantera förbättringsåtgärder och ändringar som initierats i förvaltningsobjekt och dess omvärld. Syftet är att förvaltningsobjektet ska vara korrekt och aktuellt. Användarstöd handlar om de aktiviteter och åtgärder som görs i syfte att stödja användare och öka deras kunskap om förvaltningsobjektet. Daglig drift och underhåll handlar om åtgärder för kontinuerlig hantering av teknisk infrastruktur och it-system i syfte att göra it-systemet tillgängligt för användarna. Målet med systemförvaltning är: Kostnadseffektivt för verksamheten Ökad nytta och bättre avkastning på genomförda investeringar Ökad kompetens och behovsstyrd utveckling Användare nöjda med verksamhetsstöd Stabil drift och hög tillgänglighet Syftet är att genom ett tydligt förvaltningsuppdrag på ett effektivt sätt säkerställa att det vi ska förvalta får avsedd nytta för verksamheten Att lyckas med systemförvaltning Peder Brandt, Dataföreningen, har skrivit en rapport som är en sammanställning av en enkät som skickades ut till de 200 största företagen och organisationerna i Sverige i maj Den generella frågeställningen var: hur de bedriver systemförvaltning. En av frågeställningarna var: vad krävs för att lyckas med systemförvaltningsarbetet (vilka situationsfaktorer är viktigast och grad av uppfyllande) 31 I listan finns en sammanställning av de 10 viktigaste faktorerna med högsta betyg för att lyckas: 1. Kunskap om verksamhetens behov 2. Respekt och erkännande från företagsledningen 3. Definierat leverantörs/ägarförhållande 4. Tillgång till kompetent personal 5. Välskrivna och accepterade servicenivå avtal (SLA Service Level Agreement) 6. Goda ledare för förvaltningsarbetet 7. Gruppsammanhållning och trevligt arbetsklimat 8. Etablerad och fungerande förvaltningsmodell 9. Strategi för systemförvaltning 10. Fungerande bemanningsplanering 31 Peder Brandt, Hur bedriver man systemförvaltning idag, Stockholm 2012

55 Systemförvaltningsmodell Modeller och ramverk är redskap för människor för att skapa en gemensam begreppsbild som är grund för kommunikation och styrning i en organisation. En förvaltningsmodell behövs för att förvaltning alltid involverar flera parter inom en organisation. Verksamhetens parter och it-parterna har ett gemensamt ansvar men för skilda delar, och förvaltningsmodellen hjälper till att reda ut dessa ansvarsförhållanden. Förvaltningsmodellen är ett ramverk som beskriver hur ett förvaltningsarbete kan utföras. Optimalt är att verksamheten och it tillsammans definierar förvaltningsobjekten (systemen) och dess ingående produkter, sen tittar man på hur man kan dela på risker och kostnader. Vi måste definiera det som ska förvaltas och det utgör sedan förvaltningsorganisationens ansvarsområde. Det vi ska förvalta är it-relaterade objekt, produkter och tjänster som rör det system vi ansvara för. Avgränsningen bör ske utifrån den verksamhet som ska stödjas. En del kallar helt enkelt det som ska förvaltas för förvaltningsobjekt. Objektet kan vara ett informationssystem, men även en databas, ett operativsystem, datorer, kringutrustning och så vidare. Vanligtvis är det ett verksamhetssystem som ska stödja en verksamhet Styrning Det finns olika perspektiv när det gäller förvaltningsstyrning. Det strategiska perspektivet är 2-5 år och ibland länge när man talar om arkivering. Det taktiska perspektivet sträcker sig inte längre än det närmaste året och den operativa nivån är det dagliga löpande arbetet. På den strategiska nivån behövs en förvaltningsstrategi och på den taktiska nivån en förvaltningsplan Roller Rollbeskrivningarna bör utgöra ett ramverk. En person (befattningshavare) kan ha flera roller, speciellt i mindre organisationer för mindre system. Ju fler roller en person har desto svårare kan det bli att få tydlighet kring uppdragen. Det är viktigt att beskriva de olika rollerna, med ansvar och befogenheter och gärna vilken kompetensnivå respektive roll ska ha.