Fö rfrå gningsunderlåg

Transkript

1 Fö rfrå gningsunderlåg Läs detta innan du börjar använda förfrågningsunderlaget. Detta förfrågningsunderlag är framtaget av Magnus Josephson AB. Syftet med förfrågningsunderlaget är att hjälpa dig som köpare att upphandla en skadedjursförsäkring till en fast premie med hänsyn taget till hög kvalitet i leveransen. Dessutom utan möjligheter till tilläggsfakturering. Alla krav och förutsättningar i förfrågningsunderlaget är noga avvägda utifrån kvalitet, ekonomi och trygghet. Vår starka rekommendation är att inte ändra någonting annat än gulmarkerade fält och tag slutligen bort de grönmarkerade instruktionerna innan underlaget publiceras. Kontakta gärna upphovsmännen för frågor: För upphandlingsfrågor Kontakta: Magnus Josephson Tel: E-post: mj@magnusjosephson.se Kungsgatan Stockholm 1

2 Förfrågningsunderlag Upphåndling åv skådedjursfö rså kring N.N. inbjuder er att lämna anbud enligt nedan. Instruktion: Instruktioner till upphandlande myndighet ges i grön text. Gulmarkerad text utgör delar av texten där kompletterande uppgifter eller ställningstaganden krävs av den upphandlande myndigheten. UPPHANDLANDE MYNDIGHETS UPPGIFTER Myndighetens namn: Postadress: Postnummer och ort: Eventuell webbadress: Kontaktperson: Kontaktpersonens e-postadress: Kontaktpersonens telefonnummer: Detta förfrågningsunderlag/anbudsformulär ska besvaras och skrivas under av anbudsgivaren. ANBUDSGIVARENS UPPGIFTER Företagsnamn: Organisationsnummer: Postadress: Postnummer och ort: Eventuell webbadress: Kontaktperson för anbudsgivaren: Kontaktpersonens e-postadress: Kontaktpersonens telefonnummer: BILAGOR TILL FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGET: 1. Försäkringsavtal 2. Fastighetsspecifikation 3. Referensformulär ANBUDSGIVARENS BILAGOR Ange anbudets bilagor här: 2

3 Innehåll Förfrågningsunderlag Allmänt Bakgrund Mål med upphandlingen Upphandlingsföremål och syfte Upphandlande myndighet Ansvarig handläggare Upphandlingsförfarande Avtalsstart Avtalsslut Förlängning av Försäkringsavtalet Försäkrade objekt Verksamheten Anbud Lämna anbud Helt eller delat anbud Tilldelning av kontrakt Anbudets giltighetstid Inlämning av anbud Frågor och kommunikation under svarstiden Komplettering och förtydliganden Meddelande om tilldelning av försäkringsavtal Offentlighet och sekretess Avtalsspärr Krav på anbudsgivaren Krav på registrering Finansiell och ekonomisk ställning Omsättningskrav Socialförsäkringsavgifter och skatt Teknisk förmåga och erfarenhet Personal

4 3.7 Ansvarsförsäkring Referenser Krav på dokumenterad process avseende skadedjursbekämpning Krav på rutiner för miljöledning Miljökrav på fordon Obligatoriska krav på försäkringen Försäkringens omfattning Inställelsetid Dokumentation och statistik av utförda saneringar Utvärderingskriterier (max 100 poäng) Utvärderingsmodell Prispåslagsmodell Kriterier för bedömning av Utvärderingsfrågor Anbudspris Utvärderingsfrågor (max 70 poäng) Förebyggande åtgärder (max 10 poäng) Redovisning av uppdragets utförande (max 25 poäng) Från felanmälan till uppföljning (max 25 poäng) Vägglushund som metod för att hitta vägglus, max 10 poäng Intervju och demonstration (max 30 poäng)

5 1 Allmänt 1.1 Bakgrund N.N är i behov av minskad skadedjursproblematik för sitt fastighetsbestånd i X kommun. Instruktion: Det finns två olika scenarier i ert samarbete med en leverantör: antingen har man handlat upp pris per sanering eller pris per timme. Det andra sättet är att handla upp en helhetslösning där allt ska ingå till ett fast pris per år utan möjlighet till tilläggsfakturering. Tilläggsfakturering sker dock ändå. Detta förfrågningsunderlag är tänkt att fungera som ett verktyg för den offentliga beställare som vill anlita en leverantör med ett helhetsansvar till ett fast pris utan möjlighet till tilläggsfakturering. Bakgrund De flesta fastighetsbolag har problem med ökande mängder vägglus och andra skadeinsekter. Samtidigt som problemet ökar, så ökar antalet saneringsinsatser. Utvecklingen borde istället vara att problemet minskar ju fler saneringar som görs. Förklaringen till utvecklingen är att många avtal ger en möjlighet för Anbudsgivaren att tilläggsfakturera. Då tjänar Anbudsgivaren i praktiken på att problemet inte försvinner. Det finns exempel på anbudspriser som blivit 4-5 ggr högre genom tilläggsfakturering. I dessa fall har Anbudsgivaren vanligen vunnit upphandlingen på lägst pris per timme eller år utan att hänsyn tagits till kvalitetsaspekter som effektivitet, resultat, erfarenhet och måluppfyllnad. Avsnitt 1.2 visar därför vilket mål som en upphandlande myndighet bör ha om man på sikt vill minska vägglusproblemet och vill få ned antalet saneringar och tilläggsfakturering. 1.2 Mål med upphandlingen Målet med upphandlingen är att säkerställa ett så skadedjursfritt fastighetsbestånd som möjligt. N.N. har därför en nollvision, vad avser antalet anmälda ärenden, antalet saneringar och den totala kostnaden för saneringar. Med den totala kostnaden menas kostnad för sanering, kostnad för administration vid ärendehantering och kostnad för hyresnedsättningar. 1.3 Upphandlingsföremål och syfte N.N. upphandlar en heltäckande skadedjursförsäkring till en fast premie utan möjlighet till tilläggsfakturering eller självrisk. Instruktion: N.N. bör upphandla en skadedjursförsäkring för att uppnå en mer förutsägbar kostnad än vad en upphandling av skadedjurbekämpning till lägst pris/insats eller timme kan ge. Samtidigt ska man lyfta fram rätt kvalitetsaspekter och måluppfyllnad jämfört med vad underlag i upphandlingar till lägsta pris normalt gör. 1.4 Upphandlande myndighet N.N. Organisationsnummer: XXXXXX-XXXX BOX XX XXX 5

6 XXX XX XXXXXX För information om N.N., se webbplats: Ansvarig handläggare Ansvarig handläggare är N.N. Telefonnummer: E-post: 1.6 Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs som en öppen/förenklad upphandling i enlighet med 4 kap 1 LOU/15 kap LOU. Kommentar: Öppen upphandling enligt 4 kap LOU görs om kontraktets totala värde överstiger kr exklusive moms, inklusive optionsår. Under det beloppet gäller förenklat förfarande enligt 15 kap LOU. 1.7 Avtalsstart Försäkringsavtalets beräknade startdatum är 20XX-XX-XX. Kommentar: Försäkringsavtalet, se bilaga Försäkringsvillkor/Avtal, bör vara ca 3-8 år inkl optionsår. Det som avgör är hur lång tid det kan ta att skapa en bestående förändring i utvecklingen av mängden skadedjur. 1.8 Avtalsslut Försäkringsavtalets beräknade slutdatum 20XX-XX-XX. 1.9 Förlängning av Försäkringsavtalet Efter avtalstidens utgång upphör Försäkringsavtalet att gälla utan föregående uppsägning om Försäkringsavtalet inte är förlängt enligt gällande förlängningsklausul. Försäkringsavtalet kan förlängas med ett (1) år i taget men längst till 20XX-XX-XX enligt de förutsättningar som regleras i Försäkringsavtalet. Instruktion: I de fall alternativet hela avtalstiden väljs avseende betalning av premien, bör avtalstiden inte vara längre än 3-4 år med tanke på den ekonomiska risken för bägge parter Försäkrade objekt Försäkringsavtalet omfattar X fastighetsbestånd. Se ( Bilaga 2 Fastigheter ) för orientering om fastigheter och tekniska data). Försäkringsavtalets värde beräknas på antalet kvadratmeter per år som ska hållas skadedjursfria Verksamheten N.N. är en organisation med ca X anställda och X antal boende på boenden per år. N.N. består av följande delar: Text, ex. från N.N:s hemsida görs enligt N.N:s önskemål. N.N. har en vision om att vara en hållbar upphandlande myndighet/stad/kommun. 6

7 2 Anbud 2.1 Lämna anbud Anbud ska lämnas i förfrågningsunderlaget som även utgör anbudsformulär, för att göra anbuds och utvärderingsprocessen så enkel som möjligt. Information i anbudet inklusive bilagor bör vara skriven på svenska. 2.2 Helt eller delat anbud Anbud ska lämnas på hela uppdraget. 2.3 Tilldelning av kontrakt Kontrakt tilldelas en (1) leverantör. N.N. kommer att anta det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga, enligt förutsättningarna i kapitel 7 Utvärderingskriterier. 2.4 Anbudets giltighetstid Anbud ska vara bindande till och med 20XX-XX-XX. Vid eventuell överprövning ska anbudets giltighetstid förlängas automatiskt med överprövningstiden + tio (10) dagar. Kommentar: Anbuden bör vara bindande så pass länge att en eventuell överprövning kan hinnas med. 6-8 månader är lämpligt. 2.5 Inlämning av anbud Anbud ska vara N.N. tillhanda senast 20XX-XX-XX. Kommentar: Anbud kan lämnas elektroniskt exempelvis via Men anbud kan även e-postas in eller lämnas via post. Myndigheten väljer själv vilket alternativ som är aktuellt. (Support för hantering av upphandlingssystemet, i vilket det elektroniska anbudet lämnas, sker via Visma TendSign på telefonnummer eller e-post tendsignsupport@visma.com) Anbud ska vara prissatt i SEK. Om anbudsgivaren avstår från att svara på något av de ställda kraven så kommer detta att tolkas som att kravet inte kan uppfyllas eller att kravet inte accepteras. Anbudet riskerar då att uteslutas. 2.6 Frågor och kommunikation under svarstiden All information och kommunikation i samband med denna upphandling hanteras och besvaras skriftligt genom den elektroniska databasen Visma TendSign, (se länk i annons) eller annat elektroniskt upphandlingsverktyg som myndigheten använder. (Svar på frågeställningar (avidentifierade) skickas, via upphandlingsverktyget/e-post/annat sätt, till samtliga anbudsgivare som laddat ner handlingarna. Endast skriftliga svar är bindande för beställaren.) (Observera att av upphandlande myndigheten lämnade svar avseende upphandlingen och/eller Förfrågningsunderlaget endast är bindande om svaren lämnats via upphandlingsverktyget/epost/annat sätt. 7

8 Frågor avseende upphandlingen och/eller förfrågningsunderlaget ställs senast 20XX-XX-XX.) 2.7 Komplettering och förtydliganden Eventuella kompletteringar eller förtydliganden avseende förfrågningsunderlaget eller lämnade anbud kommer att administreras genom elektroniskt upphandlingsverktyg. Nedladdning av elektroniskt Förfrågningsunderlag medför automatiskt information om kompletteringar av upphandlingen via registrerad e-post. 2.8 Meddelande om tilldelning av försäkringsavtal Anbudsgivare som deltagit i upphandlingen kommer att meddelas snarast efter tilldelning samt skälen för beslutet. När beslut om leverantör fattats underrättas samtliga anbudsgivare om beslutet via e-post. Det är av stor vikt att angiven e-postadress i upphandlingsverktyget är korrekt och hänvisar till behörig kontaktperson, eftersom samtlig korrespondens genom systemet skickas till angiven e-post. Tilldelningsbeslut utgör ingen civilrättsligt bindande accept. Civilrättsligt bindande avtal föreligger när ett avtal, i två exemplar, har undertecknats av avtalsparterna. Beslut om vilken leverantör som kommer att tilldelas avtal samt information om utvärderingen kommer att meddelas samtliga leverantörer som lämnat anbud via e-post till av Anbudsgivaren angiven e-postadress. Tilldelningsbeslut beräknas till XXXX 20XX. 2.9 Offentlighet och sekretess Absolut sekretess enligt 19 kap. 3 andra stycket offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) gäller till dess att tilldelningsbeslut har fattats i upphandlingen. I enlighet med huvudregeln i offentlighetsoch sekretesslagen blir samtliga handlingar offentliga efter fattat tilldelningsbeslut. Vissa uppgifter i anbudet kan omfattas av sekretess enligt andra bestämmelser i offentlighets och sekretesslagen. Anbudsgivare som begär att uppgifter i anbudet bör omfattas av sekretess, anmodas noga precisera vilka uppgifter (ej hela bilagor) som avses samt skälen till varför sekretess ska gälla för de uppgifterna. Endast om det finns särskild anledning att den enskilde kan antas lida skada vid utlämnande av uppgift omfattas uppgift av sekretess. Det åligger Anbudsgivaren att påvisa att ett sådant samband finns mellan röjande av uppgift och befarad skada. Beställaren gör sedan en självständig bedömning utifrån 19 kap. 3 och 31 kap offentlighets- och sekretesslagen och kan inte garantera att anbudsgivarens angivna delar blir sekretessbelagda uppgifter. Vid ej preciserad begäran eller ingen begäran om sekretess kan anbudshandlingar komma att lämnas ut i sin helhet. Leverantör som vill begära sekretess kan i separat bilaga ange vilka uppgifter (precisera exakta uppgifter) i anbudet som bör sekretessbeläggas och redogöra för hur ett röjande av uppgifterna kan ge upphov till skada Avtalsspärr N.N. kommer att iaktta en avtalsspärr om tio (10) dagar efter att tilldelningsbeslutet meddelats samtliga leverantörer. 8

9 3 Krav på anbudsgivaren 3.1 Krav på registrering Anbudsgivaren ska uppfylla lagenligt ställda krav på bolagsregistrering. 3.2 Finansiell och ekonomisk ställning Anbudsgivaren ska vara kreditvärdig. Kreditvärdig motsvaras av UC 3 eller likvärdig kreditrating. 3.3 Omsättningskrav Instruktion: Vid en större affär bör krav på omsättning ställas för att säkerställa att leverantören kan leverera tjänsten under hela kontraktets löptid. Företagets omsättning ska vara minst 5 gånger så stor som det erbjudna priset per år. 3.4 Socialförsäkringsavgifter och skatt Anbudsgivaren ska ha fullgjort sina skyldigheter avseende socialförsäkringsavgifter och skatt. N.N. kommer att kontrollera att anbudsgivaren har fullgjort sina skyldigheter. Om så inte har skett, riskerar anbudet att uteslutas. Uppfylls kraven? Om anbudsgivaren är utländsk, kommer anbudsgivaren att kontaktas för att lämna dokumentation som intygar att anbudsgivaren uppfyller motsvarande krav i hemlandet. Ange bilagenummer: 3.5 Teknisk förmåga och erfarenhet Teknisk förmåga: Tekniker som utför skadedjurssaneringar ska ha giltigt 1SO-tillstånd. (SO = Socialstyrelsen). Uppfylls kraven? Erfarenhet: Anbudsgivaren ska ha utfört minst tre uppdrag inom offentliga miljöer av motsvarande storlek som detta avtal, de senaste 3 åren. Detta ska styrkas genom att anbudsgivaren beskriver vilka kunderna är, storleken på uppdraget och vad avtalet omfattade. Ange bilagenummer: 9

10 3.6 Personal Personalen ska uppträda fackmannamässigt, vara prydligt klädda och ha tydlig företagslogotyp synlig. Personalen ska även bära ID bricka. Uppfylls kravet? Anbudsgivaren ska redovisa kapaciteten hos erbjudet team: Redovisa kompetenserna hos de personer som kommer att vara inblandade i samarbetet med Beställaren. Tekniker och arbetsledare ska ha minst tre års erfarenhet av saneringsverksamhet. Ange hur många skadedjurstekniker ni har stationerade inom en radie av 50 km från beställarens försäkringsobjekt. Skriv svaret här: 3.7 Ansvarsförsäkring Leverantören ska på egen bekostnad teckna och under Ramavtalets avtalsperiod vidmakthålla fullgod ansvarsförsäkring som täcker person-och sakskada samt de nödvändiga intyg och tillstånd som krävs för att utföra efterfrågad tjänst och som ska följa gällande skyddsbestämmelser. Ansvarsförsäkringen ska inkludera: Skydd för skada genom levererad egendom (produktansvar) Utökat skydd för entreprenör. Utökat skydd vid skada på omhändertagen egendom inklusive nyckelförlust (se vidare punkt 5.6) I de fall leverantören är vållande till skada i samband med uppdragets utförande ska denna ansvara för skada på fast och lös egendom samt personskador. Leverantören ska som arbetsgivare svara för samtliga förpliktelser som ingår i begreppet arbetsgivaransvar för all personal inom leverantörens verksamhet. På begäran ska leverantören förevisa kopia av gällande försäkringsbevis. Genom att i anbudsformuläret kryssa i "ja" garanterar leverantören att kraven uppfylls. Uppfylls kraven? 10

11 3.8 Referenser Instruktion: Referenstagningen görs efter att anbudet kommit in. Det är därför valfritt för köparen när kontakten tas. Om en referent inte svarar trots att kontakt tagits genom mail och/eller telefon rekommenderas att ni som köpare kontaktar anbudsgivaren som lämnat referensen och ber dem hjälpa er att få tag på rätt person/-er. Det är onödigt att förkasta ett anbud pga orsaker som ligger utanför anbudsgivarens kontroll. Anbudsgivaren ska ha erfarenhet av försäkringslösningar för skadedjursbekämpning, eller liknande uppdrag, samt kommunikation av information om skadedjursbekämpning till boende. För att påvisa sin erfarenhet i dessa avseenden ska anbudsgivaren redovisa kontaktuppgifter till ett (1) referensuppdrag, med liknande försäkringslösning, som påbörjats inom de senaste tre (3) åren. Anbudsgivaren ska redovisa dessa uppgifter i bilaga 3 Referensuppdrag. N.N. kommer att kontakta den referens som anbudsgivaren har redovisat i enlighet med ovan krav. Kontakten kommer att ske under vecka vecka vecka. En av anbudsgivaren redovisad referens som inte svarar på N.N:s frågor leder till att detta krav, krav 3.6, inte anses uppfyllt. Det är därför viktigt att anbudsgivaren ser till att redovisad referent är kontaktbar under den angivna tiden samt anger på vilket sätt referenten ska kontaktas, per e-post eller telefon. N.N. kommer att ställa följande tre frågor till de angivna referenserna: 1. Har leverantören tillfredsställande kompetens och hanterat saneringarna på ett professionellt sätt avseende vägglöss och kackerlackor? 2. Har leverantören tilläggsfakturerat för produkter eller tjänster som varit nödvändiga för referensuppdragets utförande och som enligt referensuppdragets avtal ingick i priset? 3. Skulle ni anlita leverantören igen? För att uppfylla detta krav, krav 3.6, måste referenten som Anbudsgivaren angivit svara ja på fråga Krav på dokumenterad process avseende skadedjursbekämpning Anbudsgivaren ska ha en dokumenterad process som syftar till att säkerställa en professionell och högkvalitativ skadedjursbekämpning med minskad risk för människors hälsa och negativa miljöeffekter. Anbudsgivaren ska vara certifierad enligt CEPA SS-EN Pest management services eller beskriv likvärdigt system för skadedjursbekämpning. Uppfylls kravet? 11

12 Ange bilaga för bifogat certifikat eller dokumentation/beskrivning: 12

13 3.10 Krav på rutiner för miljöledning Anbudsgivare ska ha rutiner för miljöledning för att säkerställa saneringsrutiner som är så pass miljövänliga som möjligt mot bakgrund av syftet med saneringen. Anbudsgivaren ska vara certifierad enligt ISO eller likvärdigt system för miljöledning. Uppfylls kraven? Bifoga certifikat 3.11 Miljökrav på fordon Anbudsgivaren ska använda miljövänliga fordon för uppdragets utförande. Anbudsgivaren ska begränsa miljöpåverkan och hälsoeffekter som uppstår genom inköp och drift med företagets fordon. Servicebilar som används i uppdraget får inte vara äldre än fem år och ska minst uppnå miljöklass 2005 enligt lag 2001:1080. Uppfylls kraven? 13

14 4. Obligatoriska krav på försäkringen De krav som presenteras nedan ska vara uppfyllda av Anbudsgivaren vid anbudslämnandet. Kraven kommer att verifieras av Anbudsgivaren vid presentationstillfället Försäkringens omfattning Intygar ni att ni uppfyller ska kraven på försäkringens omfattning enligt punkt 3.0 A-E i bifogat Försäkringsvillkor/Avtal? 4.2 Inställelsetid Inställelse efter skadedjursanmälan ska ske senast efter tre arbetsdagar. Vid akuta situationer ska sanering ske inom tjugofyra timmar på normal arbetsdag (mån fre) eller senast nästkommande arbetsdag, efter anmälan. Inställelse efter anmälan om sent upptäckt dödsfall ska ske inom tjugofyra timmar på normal arbetsdag (mån fre) eller senast nästkommande arbetsdag. Skadeanmälan från hyresgäst ska kunna tas emot på telefon under vardagar mellan samt via mail eller webanmälan. Uppfylls kraven? 4.3. Dokumentation och statistik av utförda saneringar Kraven kommer att kontrolleras i samband med anbudspresentation. a. För att omfattningen av skador ska kunna övervakas ska Anbudsgivaren ge tillgång till tillförlitlig statistik och dokumentation av utförda saneringar, vilka ska delges beställaren i webbportal med lösenord. b. Statistiken över utförda jobb ska kunna beräknas på lägenhetsnivå, d.v.s. skadefrekvens per uppdrag/skada* jämfört med totala antalet lägenheter. (* med uppdrag/skada menas att ett skadedjursärende ska räknas som ett uppdrag och inkluderar alla besök från första inspektion/sanering tills dess det är avslutat) c. Försäkringsgivaren ska tillhandahålla skadestatistik i Excelformat vid årligt avstämningsmöte. d. Statistiken ska innehålla uppgifter om: Datum Plats, adress och lägenhetsnummer Typ av kontroll, besiktning eller sanering (vidtagna åtgärder) Status (pågående eller avslutat) Uppfylls kraven? 14

15 5. Utvärderingskriterier (max 100 poäng) 5.1 Utvärderingsmodell Prispåslagsmodell Anbud som uppfyller samtliga ska-krav kommer att utvärderas enligt en prispåslagsmodell där det lämnade anbudspriset (enligt avsnitt 5.2 Anbudspris) tillsammans med de poänggivande utvärderingsfrågorna (se avsnitt 5.3 Utvärderingsfrågor) och intervju (avsnitt 5.4 Intervju och demonstration av Försäkringslösningen) ligger till grund för utvärderingen. Det anbud som har lägst anbudspris efter prispåslaget kommer att antas. Det lämnade anbudspriset kommer att ges ett prispåslag för utvärderingen. Prispåslaget beräknas utifrån den sammanlagda poäng som Anbudsgivaren erhåller av de poänggivande utvärderingsfrågorna i avsnitt 5.3 och 5.4. Till det lämnade anbudspriset läggs ett prispåslag på 3 % per poäng som inte tilldelas i avsnitt 5.3 och 5.4. Full poäng i avsnitt 5.3 Utvärderingsfrågor (100 poäng) ger inget prispåslag. Maximalt prispåslag = 300 %. Noll (0) poäng = 300 % prispåslag. 100 poäng = 0 % prispåslag. Exempel på prispåslagsberäkning och beräkning av utvärderingspris En anbudsgivare lämnar ett anbudspris på kr. Anbudsgivaren erhåller 90 poäng vid utvärderingen. 90 poäng ger ett prispåslag på 30 % på anbudspriset. Prispåslag: ( * 0,30) = kr. Utvärderingspris: ( ) = kr Kriterier för bedömning av Utvärderingsfrågor För varje utvärderingsfråga i avsnitt 5.3 sätts poäng enligt nedanstående princip: - Full poäng: Mycket trovärdig och utförlig beskrivning som mycket tydligt verifierar kriteriet i upphandlingen. - Halv poäng: Trovärdig men mindre utförlig beskrivning som sannolikt verifierar kriteriets uppfyllnad. - Noll (0) poäng: Icke trovärdig och/eller alltför otydlig beskrivning. Beskrivningen bedöms inte verifiera kriteriets uppfyllnad. Exempel: en utvärderingsfråga som kan ge max 10 poäng, kan ge 10 (full poäng), 5 (halv poäng) eller 0 poäng. 15

16 5.2 Anbudspris Pris och omfattning ska lämnas för skadedjursförsäkring enligt omfattning 5.2 för fastigheter enligt bilaga 2. Samtliga produkter, utrustning, tjänster och åtgärder som måste levereras för att målet med skadedjursförsäkringen ska uppnås, ska ingå i försäkringen. Priset avser således ett fullserviceavtal där Anbudsgivaren inte äger rätt att debitera N.N. något utöver det angivna beloppet. Ange totalkostnad per år inkl. moms (pris fylls i av anbudsgivaren): Pris för försäkringspremie med självrisk inkluderad. Ange pris per år inkl. moms. X kr/år inkl. moms: 5.3 Utvärderingsfrågor (max 70 poäng) Förebyggande åtgärder (max 10 poäng) Anbudsgivaren bör arbeta med förebyggande åtgärder för att hindra och begränsa uppkomsten av skadedjur i N.N.s fastigheter. Det förebyggande arbetet bör bestå i framtagande av informationsmaterial i tryckt och/eller digitalt format till hyresgäster, utbildning av fastighetsskötare, utveckling av nya produkter och tjänster samt saneringsmetoder som uppfyller målet för upphandlingen: vår nollvision om en så skadedjursfri miljö som möjligt i N.N.s fastighetsbestånd. Anbudsgivaren ska beskriva från start till mål hur ni arbetar förebyggande med information till de boende, analys och andra åtgärder för att skapa en så skadedjursfri miljö som möjligt. Beskriv: Anbudsgivaren erbjuder att kostnadsfritt ta fram och tillhandahålla informationsmaterial (tryckt och/eller digitalt) till hyresgäster som ska användas före och under saneringstillfället. Ange vilket antal språk ni erbjuder. (max 4 poäng) o Kan erbjuda informationsmaterial på minst 5 språk. (4 poäng) o Kan erbjuda informationsmaterial på 3 4 språk (2 poäng) o Erbjuder inte informationsmaterial eller färre språk än ovan (0 poäng) Företaget bör ha resurser för att arbeta med innovation och förbättring av arbetsmetoder (max 6 poäng) Bedömning görs enligt punkt o Beskriv era resurser för utvecklingsarbete i syfte att skapa innovation och förbättring av era produkter och tjänster. (2 poäng) o Ingår ni i något internationellt nätverk för att fånga upp innovationer? Beskriv vilket. (2 poäng) o Ge exempel på innovationer som tagits fram och som kan ge nytta för den försäkringslösning som upphandlas. (2 poäng) Skriv svaret här: 16

17 5.3.2 Redovisning av uppdragets utförande (max 25 poäng) Anbudsgivaren ska redovisa hur den säkerställer att upphandlingens mål, ett så skadedjursfritt fastighetsbestånd som möjligt kommer att uppnås under avtalstiden. Faktorer som bedöms och visar på trovärdighet är: Hur anbudsgivaren säkerställer att uppdraget kommer att utföras i enlighet med avtalet (5 poäng) Hur påverkan och olägenhet för de boende minimeras (5 poäng) Föreslagen organisation för att uppnå målet med upphandlingen (5 poäng) Redovisning av relevant personal och deras erfarenhet för att nå målet med upphandlingen (5 poäng) Metodbeskrivningar som visar att problemen minskar över tid och minimerar antalet nödvändiga saneringar (5 poäng) Utvärderingen av anbudsgivarens redovisning kommer att utföras av en grupp hos Beställaren med relevant erfarenhet. Utvärdering av respektive punkt ovan, som måste finnas med i beskrivningen för att ge full poäng, sker i enlighet med kriterierna i punkt För full poäng ska minst poäng erhållas vid en sammanräkning av punkterna ovan. För halv poäng ska minst 12,5-17,5 poäng erhållas och ett svar som ger mindre än 12,5 poäng ger 0 poäng. Redovisningens omfattning bör inte överstiga två A4-sidor. (25 poäng) Svaret redovisas som separat bilaga nr: Från felanmälan till uppföljning (max 25 poäng) Anbudsgivaren ska beskriva hur en felanmälan från N.N. hanteras från första kontakten till dess att problemet åtgärdats. Svaren ska återspegla hur åtgärderna främjar nollvisionen. Beskriv: Kötid i telefon för mottagning av felanmälan. Leverantören ska uppvisa på vilket sätt man mäter hur lång tid kunden är i kö för att lämna felanmälan. Kötiden ska uppvisa snittid för felanmälan på telefon och längsta kötid. Leverantören ska uppvisa vilka kötider man haft på telefon under de senaste 12 månaderna, fördelat per månad. o Genomsnittlig kötid < 2 minuter (5 poäng) o Genomsnittlig kötid > 2 minuter (2,5 poäng) o Saknar systematisk mätning av kötid eller genomsnittlig kötid > 3 minuter (0 poäng) Skriv svaret här. Statistik redovisas som separat bilaga Nr X: 17

18 Inställelsetid: Leverantören ska redovisa statistik över flödet från inkommande arbetsorder till påbörjad sanering. Tidpunkt för inkommande felanmälan, längd för inställelsetid för samma felanmälan till påbörjad sanering. Statistik ska lämnas för de senaste 12 månaderna och vara ett genomsnitt på samtliga ärenden. o Genomsnittlig inställelsetid < 3 dagar (5 poäng) o Genomsnittlig inställelsetid > 3 dagar (2,5 poäng) o Saknar systematisk mätning av genomsnittlig inställelsetid eller överstigande > 5 dagar (0 poäng) Skriv svaret här. Statistik redovisas som separat bilaga Nr X: Leverantören ska redovisa att den bedriver en systematisk klagomålshantering och beskriva hur hanteringen går till, att det finns en reklamationsansvarig och inom vilken tid Leverantören lämnar svar. o (2 poäng) o (0 poäng) Skriv svaret här: Leverantören ska beskriva vad som händer om hyresgästerna inte är på plats eller inte har förberett bostaden enligt instruktionerna från leverantören, vad händer vid bomkörning samt vad som händer vid upprepad förseelse från hyresgästens sida. o Bomkörningar rapporteras till beställare och det finns arbetssätt för att minska antalet bomkörningar. (3 poäng) o Bomkörningar rapporteras till beställaren. (1,5 poäng) o Bomkörningar rapporteras inte till beställaren. (0 poäng) Skriv svaret här: Leverantören ska på ett trovärdigt sätt redovisa förmågan att arbeta för nollvisionen både under hög-och lågsäsong och under hela avtalstiden. Leverantören ska redovisa hur många tekniker den har stationerade inom en radie av 50 km räknat från Beställarens försäkrade objekt? Instruktion: Punktens krav på antal och radie kan behöva anpassas till kontraktets och objektets storlek samt regionens geografiska förutsättningar. Exempelvis glesbygd 18

19 kontra tätort, där behovet av tekniker kan vara olika stort. Nedanstående förslag är uträknat på ett medelvärde på en medelstor svensk stad och bör i regel vara tillämpligt. o > 5 tekniker (5 poäng) o 2-4 tekniker (2,5 poäng) o < 2 tekniker (0 poäng) Skriv svaret här: Hur arbetar ni under året för att säkra upp försörjningen av rätt teknisk kompetens? Hur vet vi att vi alltid kan få en snabb inställelsetid i de situationer där det behövs, exempelvis vid högsäsongsproblematik som getingsommar? (5 poäng) Skriv svaret här: Vägglushund som metod för att hitta vägglus, max 10 poäng Leverantörer som kan erbjuda certifierade vägglushundar och förare, samt team hund/förare får 10 poäng. Leverantörer som inte kan erbjuda certifierade vägglushundar eller inga hundar alls får noll (0) poäng. Certifierad hund, hundförare och sök-team - 10 poäng Vägglushund och hundförare bör vara utbildade enligt samma EU-standard som gäller för utbildning av sprängämneshundar (Explosive Detection Dog EDD) eller likvärdigt, detta för att hålla hög säkerhet och kvalitet. Såväl erbjudet Sök-team, d.v.s. både hund och hundförare bör vara certifierade, var för sig och tillsammans. Kriterier för att uppfylla standarden följer av Transportstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (TSFS 2014:88) [1] men är modifierade för vägglushundar då även dessa hundar bör utbildas enligt samma metod för att garantera kunden så hög träffsäkerhet som möjligt. Uppfylls kriteriet? Bifoga certifikat som visar att kriteriet uppfylls Ange bilagenummer: [1] Kraven i Transportstyrelsens föreskrifter bygger på förordning (EU) nr 185/

20 5.4 Intervju och demonstration (max 30 poäng) Intervju ska ske av företrädare för Anbudsgivaren. Vid intervjun ska en tekniker, arbetsledare och kundansvarig delta från Anbudsgivaren. Intervjun syftar till att verifiera hur Anbudsgivaren avser att uppfylla de lösningar som presenterats avseende utvärderingskriterierna. Intervjun kommer att fokusera på att Anbudsgivaren förklarar hur följande mål ska kunna uppnås inom ramen för helhetsåtagandet i skadedjursförsäkringen. Under intervjun poängsätts Anbudsgivarens svar på följande frågor: a. Redovisa erbjuden försäkringslösning (max 10 poäng). b. Redovisa vilka åtgärder/arbetsmetoder från förebyggande till uppföljande insatser som styrker att arbetsmetoden kommer att leda till ett så skadedjursfritt fastighetsbestånd som möjligt, att nollvisionen kommer att leda till ett minskat problem. Visa dels hur ni på kort sikt kan skapa snabba och effektiva saneringsmetoder, dels hur ni på lång sikt uppfyller nollvisionen, ett så skadedjursfritt fastighetsbestånd som möjligt. Av beskrivningen ska också framgå hur ni arbetar med innovation. (max 6 poäng). c. Varför är erbjuden arbetsgrupp den mest lämpliga för att uppnå målet ett så skadedjursfritt fastighetsbestånd som möjligt? (max 6 poäng) d. Redovisa för hur ni kan bibehålla erbjuden kvalitet och måluppfyllelse till den fasta årspremien. (max 8 poäng) Poängsättning av svaren görs efter en bedömning utifrån följande kriterier: % - Full poäng = Mycket tydlig och trovärdig beskrivning som till fullo verifierar anbudet och målet % av full poäng = Beskrivningen har en lägre grad av tydlighet och trovärdighet och verifierar endast delvis anbudet och målet. - Noll (0) poäng = Icke trovärdig beskrivning/beskrivningen bedöms inte verifiera anbudet och målet. Förpliktar sig anbudsgivaren att delta i intervju och demonstration av försäkringslösningen? Det man vill säkerställa som köpare med intervjun är om man kommer att få det resultat som man betalar för. Är leverantören trovärdig? Förstår vi varför leverantören kommer att klara av uppdraget? Därför är det viktigt att medlemmarna i utvärderingsgruppen har kompetens att bedöma det som anbudsgivaren påstår. Var noggrann med att dokumentera frågorna och svaren vid intervjun så att utvärderingen kan ske på ett likabehandlande sätt och detta kan visas vid behov för intresserade anbudsgivare. 20

21 Genom att underteckna detta anbud accepterar vi och intygar att samtliga ska krav enligt förfrågningsunderlaget uppfylls samt att samtliga efterfrågade tjänster för en fullt fungerande skadedjursförsäkring omfattas av vårt årspris. Anbudsgivarens underskrift Namnförtydligande Ort: Datum: 21