FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG: Upphandling av Caféverksamhet Naturum Laponia

Transkript

1 Laponiatjuottjudus FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG: Upphandling av Caféverksamhet Naturum Laponia Poasstaadreassa/Postadress: Laponiatjuottjudus Box Jåhkåmåhkke/Jokkmokk

2 INBJUDAN ALLMÄNT Beställare Bakgrund Upphandlingens föremål och syfte Beskrivning av entreprenadens och uppdragets förutsättningar Uppdragsavtal- Egen risk Avtalsperiod Besittningsskydd Öppettider Kvalitetssäkring Kassa- och betalsystem Café Laponia Administrativa föreskrifter Upphandlingens förfarande Obligatoriska krav (ska- krav) Anbudstidens utgång Anbudets giltighetstid Upplysningar samt visning under anbudstiden Anbudets utformning och innehåll Rättelse och förtydligande av anbud Meddelande om beslut efter anbudsprövning Krav på Anbudsgivaren och tjänsten Krav på anbudsgivaren Skatte- och registreringskontroll Företagspresentation Sanningsförsäkran Kompetens och erfarenhetskrav Ansvarsförsäkring Krav på tjänsten Utbud Vision samiska språket

3 4.2.4 Hyra Anbudsprövning Prövning av anbud Kommersiella villkor Avtal Bilagor Blankett Anbud- Checklista Anbudslämnare och kontaktuppgifter Blankett Sanningsförsäkran

4 INBJUDAN 1. ALLMÄNT 1.1 Beställare Laponiatjuottjudus Box 14, Jokkmokk 1.2 Bakgrund För att förvalta världsarvet Laponia har en ny Laponiaförvaltning Laponiatjuottjudus skapats. Det är en ideell förening av de parter som har största intressen i området: de berörda samebyarna Baste čearru, Gällivare skogssameby, Jåhkågaska tjiellde, Luokta- Mávas, Slakka, Sirges, Tuorpon, Udtja och Unna tjerusj, Jokkmokk och Gällivare kom- muner samt staten genom Länsstyrelsen i Norrbottens län och Naturvårdsverket. Laponiatjuottjudus har successivt byggts upp från 2012 och från 2013 tog organisationen över förvaltningsuppdrag från bland annat Länsstyrelsen. Hur förvaltningsarbetet skall bedrivas framgår av en av parterna beslutad förvaltningsplan och en skötselplan. Förvaltningsplanen för Laponia omfattar alla mark- och vattenområden inom världsarvet Laponia. Skötselplanen och föreskrifterna gäller enbart för Sarek, Pad- jelanta/badjelánnda, Muddus/Muttos, Stora Sjöfallet/Stuor Muorkke, Stubbá samt Sjávnja/Sjaunja. Skötselplanen och föreskrifterna gäller inte för Sulitjälbmáområdet, Ráhpaäno suorgudahka (Lájtávrredeltat) och Tjuoldavuobme eller den del av Huhttán- Gábles/Kvikkjokk- Kabla som ingår i Laponia. Skötselplanen och föreskrifterna gäller inte heller för privat ägda fastigheter som inte omfattas av reservatsbesluten. Inom Laponia finns mindre områden med privatägd mark i Sjávnja/Sjaunja, Stubbá och i Ráhpaäno suorgudahka (Lájtávrredeltat) I Laponiatjuottjudus uppdrag ingår bland annat att driva verksamheten av Naturum La- ponia i Stuor Muorkke/Stora Sjöfallet 1.3 Upphandlingens föremål och syfte Syftet med caféverksamhet vid Naturum Laponia är att skapa ett attraktivt café med tyd- lig profil som representerar världsarvet Laponia och passar in i Laponiatjuottjudus övriga verksamhet. Laponiatjuottjudus inbjuder därför till anbudsgivning för drivandet av caféverksamhet. 4

5 Förfrågningsunderlaget är uppdelat i följande avsnitt: 1. Allmänt 2. Beskrivning av entreprenaden och uppdragets förutsättningar 3. Administrativa föreskrifter 4. Krav på anbudsgivaren och tjänsten 5. Anbudsprövning 6. Kommersiella villkor med avtalsförslag, samt bilagor. 2. Beskrivning av entreprenadens och uppdragets förutsättningar 2.1 Uppdragsavtal- Egen risk Förutsättningen för detta uppdragsavtal är avtalsformen Egen Risk, vilket innebär att entreprenören äger resultatet och erlägger en hyresbaserad ersättning till Laponi- atjuottjudus. Laponiatjuottjudus utger ingen ersättning för drivandet av caféverksamhet utan vald entreprenör kommer själv stå risken för att verksamheten ska göras lönsam. 2.2 Avtalsperiod Avtalet beräknas gälla från och med avtalstecknande till och med , med möjli- get till förlängning med 2 sommarsäsonger, d.v.s. som längts till och med , under förutsättning av Laponiatjuottjudus permanenteras under Förlängning ska ske skriftligen med en säsong i taget, vid utgång av innevarande säsong. Hyra ska betalas för de månader som verksamhet bedrivs. Avtalsförslag finns bilagd förfrågningsunderla- get, bilaga Besittningsskydd En förutsättning för detta uppdrag är att ett hyresavtal tecknas samt att antagen anbudsgivare avstår från besittningsskydd för hyresobjektet. Ansökan om avstående från besittningsskydd ska undertecknas av båda parter och skickas in till hyresnämnden för att få överenskommelsen godkänd. Godkännande från hyresnämnden krävs för att såväl drifts- avtalet och hyresavtalet ska gälla. 2.4 Öppettider Uppdragets omfattning är för perioden till , samt likande datum för år 2016 och 2017, vid förlängning. Förändringar i öppettider ska kommuniceras i god tid innan. Öppettiderna ska följa naturums öppettider med reservation till vissa ändringar; Dagligen kl Under den aktuella öppentiden ska caféverksamheten kunna ta emot beställningar för inbokade grupper, seminarier osv. 2.5 Kvalitetssäkring Entreprenören och Laponiatjuottjudus ska ha regelbundna möten varje månad för upp- följning, avstämning och samarbete under sommarsäsongen. 5

6 2.6 Kassa- och betalsystem Entreprenören ansvar för egen kassa och betalsystem. För att driva verksamheten och teckna avtal är möjlighet till avgiftsfri kortbetalning en förutsättning. 2.7 Café Laponia Kökets yta är 40 kvm, varav diskrum 6,5 kvm och bakrum 5 kvm. Själva caféytan är 48 kvm med 40 sittplatser. Se bilaga 5. Köket är avsett för caféverksamhet och fasta inventarier som krävs för att bedriva café- verksamhet finns, liksom separat rum för bakning. För inventarielista se bilaga 4. Caféentreprenören ansvarar för städ av caféköket samt avtorkning och allmän trivsel i cafédelen av Naturum. Caféentreprenören ansvara för sopsortering som tillhör caféverksamheten samt att sop- kärl finns framdragna vid hämtning av sopor. Disklämning sker på brickvagnar med placering nära diskrummet. Caféentreprenören ska tillsammans med Laponiatjuottjudus arbeta fram köksrutiner, efter vilka arbetet ska bedrivas. Caféentreprenören ansvarar själv för att denne har de erforderliga tillstånd som krävs för att bedriva caféverksamhet. 3. Administrativa föreskrifter 3.1 Upphandlingens förfarande Upphandlingen omfattas inte av Lagen om offentlig upphandling (LOU) men väl av grundläggande EU- rättsliga principer. Laponiatjuottjudus strävar efter öppenhet och likabehandling i upphandlingen. Tilldelningen av upphandlingen kan inte bli föremål för överprövning enligt LOU. 3.2 Obligatoriska krav (ska- krav) Förfrågningsunderlaget innehåller ett antal obligatoriska krav, så kallade ska- krav. Dessa är markerade med fetstil, ska. Förutsättningen för att ett anbud ska kunna prövas och antas är att dessa ska- krav är uppfyllda. Anbud som inte uppfyller ett eller flera ska- krav kommer att förkastas. Skakraven avser såväl krav på anbudsgivaren som på efterfrågad tjänst. 3.3 Anbudstidens utgång Anbudet ska ha inkommit till Laponiatjuottjudus senast , kl Anbudets giltighetstid Anbud är giltigt 120 dagar efter sista anbudsdag. 6

7 3.5 Upplysningar samt visning under anbudstiden Visning kan erbjudas av lokalerna och ges vid två tillfällen den 22 april kl. 19,00 samt den 25 april kl 13,00. Anmälan görs till Frågor beträffande denna upphandling kan ställas fram till via e- post till Samtliga frågor och svar kommer att läggas ut på Laponi- atjuottjudus hemsida laponia.nu efter ovan angivet datum. Anbudsgivare måste själv se till att eventuellt kompletterat förfrågningsunderlag erhålls inför avlämnandet av anbud. 3.8 Anbudets utformning och innehåll Anbudet ska vara skriftligt på svenska och vara undertecknat av behörig firmatecknare eller annan behörig företrädare hos anbudsgivaren. Anbudet ska skickas via e- post till senast , kl Anbudsgivaren måste själv se till att anbudet är komplett och att det innehåller samtliga begärda uppgifter i föreskriven form. Anbud som inte innehåller samtliga efterfrågade uppgifter kan komma att förkastas. 3.9 Rättelse och förtydligande av anbud Beställaren får, men är inte skyldig att, tillåta att en anbudsgivare rättar felskrivning eller felräkning eller något annat fel i anbudsansökan eller anbudet. Beställaren får även be- gära att en anbudsansökan eller ett anbud förtydligas eller kompletteras Meddelande om beslut efter anbudsprövning Samtliga anbudsgivare kommer att erhålla skriftligt besked efter att beslut om antagande av leverantörer har fattats. 7

8 4. Krav på Anbudsgivaren och tjänsten 4.1 Krav på anbudsgivaren Skatte- och registreringskontroll Anbudsgivaren ska lämna uppgifter på att denne har organisationsnummer och registre- rad för F- skatt eller FA- skatt. Anbudsgivaren ska skicka in blanketten SKV 4820 från Skatteverket. Anbudsgivande företag ska ha fullgjort lagstadgade skyldigheter avseende registreringar och betalningar för sociala avgifter och skatter i Sverige alternativt hemlandet om företa- get är registrerat i annat land. Anbudsgivare som har eller under den senaste tre årspe- rioden har haft oreglerade skatteskulder kan komma att diskvalificeras Företagspresentation Anbudsgivaren ska avge en kort företagspresentation. Presentationen ska vara skriftlig och bifogas anbudet Sanningsförsäkran Anbudsgivaren ska intyga via sanningsförsäkran att man är fri från hinder för deltagande. Sanningsförsäkran ska vara undertecknad av behörig firmatecknare eller annan behörig företrädare enligt bilaga 2. Laponiatjuottjudus kan också komma att utesluta anbudssökande eller anbudsgivare från deltagande om leverantören enligt lagakraftvunnen dom dömts för Deltagande i kriminell organisation Bestickning Bedrägeri Penningtvätt Kompetens och erfarenhetskrav Anbudsgivaren ska bifoga dokument eller referens som kan styrka att denna har erfarenhet av serviceverksamhet inom café och restaurang eller liknande/ angränsande verk- samhetsområden Ansvarsförsäkring Anbudgivaren ska skicka in kopia på gällande ansvarsförsäkring. 8

9 4.2 Krav på tjänsten Utbud Hälsa och miljö är viktiga aspekter i utbudet. Laponiatjuottjudus önskar att utbudet re- flekterar världsarvet genom ekologiska, lokala och fare trade- råvaror. Utbudet ska inne- hålla bakverk, enklare måltidsförtäring, drycker samt i tillägg till caféprodukterna även ett litet kiosksortiment. Anbudsgivaren ska beskriva tänkt produktutbud med tänkt prisbild och specificeras enligt nedan; 1. Bakverk 2. Enklare måltidsförtäring 3. Övrigt 4. Drycker Vision Laponiatjuottjudus har förhoppning om att caféet ska bli en naturlig samlingspunkt längs med Ritsem- vägen som kan locka både lokalbefolkning och turister. Anbudsgiva- ren ska beskriva sin vision gällande caféverksamheten och ska innehålla följande; Idéer om hur Café Laponia kan utvecklas i enlighet med Laponiatjuottjudus vision samiska språket Laponiatjuottjudus ser att det är värdefullt att kunna bemöta lokalbefolkningen på det samiska språket. Kunskap om och praktisering av språket är även en del av bevarande av det samiska kulturarvet genom just språkbruk. Anbudsgivaren ska lämna in referenser eller intyg som visar grad av kunskaper i det samiska språket. Om referens eller intyg saknas ska anbudsgivaren ange detta och in- komma med en förklaring som gör det sannolikt att anbudsgivaren har de språkkun- skaper som påstås. Om språkkunskaper saknas skall detta i så fall också anges. Beställaren förbehåller sig rätten att via telefonintervju med anbudsgivare kontrollera dennes språkkunskaper Hyra Hyra av lokal och inventarier ska faktureras entreprenören vid utgången av varje öppet- månad, d.v.s. hyra kan bara faktureras entreprenören de månader som caféverksamhet är öppen under sommarsäsongen. Kostanden uppgår till den summa som vald entreprenör erbjudit och utgör en del av anbudsprövningen, se 5.1. Lägst poäng ger en hyreskostnad på 1000 kr/öppetmånad. 9

10 5. Anbudsprövning 5.1 Prövning av anbud Först prövas om anbudsgivare uppfyller samtliga ska- krav för krav på anbudsgivaren och sedan görs en anbudsutvärdering för krav på tjänsten. En förutsättning för utvärdering är att anbudsgivaren uppfyller samtliga ska- krav för uppdragsgivaren. Anbudssvaren kommer att utvärderas utifrån nedanstående. Laponi- atjuottjudus kommer att anta det anbud som är mest fördelaktigt dvs har högst poäng med hänsyn till angivna utvärderingskriterier. Utvärderingskriterier som viktas är följande: 1. Produktutbud max 20 poäng 2. Vision för uppdragets utförande max 10 poäng 3. Kunskap i det samiska språket max 5 poäng 4. Hyra max 10 poäng Utvärderingskriterier Poängskala Maxpoäng Produktutbud Mängd utbud fika/enklare mat max 5 p Prisbild max 5 p Ekologiska/lokala råvaror max 5 p Vision för uppdraget Kunskap i det samiska språket. Mängd utbud dryck max 5 p Ideér om hur café Laponia kan utvecklas max 5 p Urval av produkter/råvaror max 5 p Universitetsstudier samt pratas i hemmet 4-5 p Pratas i hemmet samt studier i grund- skola 2-3p Förstår samiska något 0-1 p Hyra 1000 kr+ 500 eller mer kr 10 p 1000 kr kr 5 p 1000 kr, lägsta nivå 3p totalt Kommersiella villkor 6.1 Avtal Avtalen kommer att upprättas mellan Laponiatjuottjudus och de som Laponiatjuottjudus väljer att samarbeta med, se bilaga 3 samt ett hyresavtal som tas fram till vald leverantör.. 10

11 Under upphandlingsprocessen betecknas Avtalsförslaget som Bilaga 3. Efter avtalstecknande utgör Avtalet affäruppgörelsens huvudsakliga dokument och detta förfrågnings- underlag som bilaga 1. Uppgifter i anbudsgivarens anbud som inte efterfrågats i förfrågningsunderlaget gäller inte som avtalsinnehåll såvida inte skriftlig överenskommelse finns om annat. 6.3 Bilagor 1. Blankett Anbud/ Checklista 2. Sanningsförsäkran 3. Avtalsförslag 4. Inventarielista 5. Ritning av kök mm 11

12 Blankett Anbud- Checklista Anbudsgivaren kontrollerar att följande dokument finns med och kryssa för dem i listan. Ska- krav 1 Anbud in senast , kl Kryssa i om med 2 Organisationsnummer 3 Kopia på F eller FA- skattebevis 4 Skatteverkets blankett SKV Företagspresentation 6 Sanningsförsäkran 7 Referenser för erfarenhet 8 Kopia på ansvarsförsäkring Anbudslämnare och kontaktuppgifter Ange anbudslämnarens uppgifter Namn: Adress: E- post: Organisationsnummer: Telefon: Kontaktperson: 12

13 ANBUDSGIVARE Underskrift av firmatecknare eller annan behörig Namnförtydligande 13

14 Blankett Sanningsförsäkran SANNINGSFÖRSÄKRAN Härmed försäkras på heder och samvete att... Leverantörens namn inte är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvalt- ning, ackord eller annat liknande förfarande inte är dömd för brott avseende yrkesutövning enligt lagakraftvunnen dom inte har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upp- handlande enheten kan visa detta har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatter i det egna landet eller i Sverige, eller inte i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar. har tagit del av och godkänner de i förfrågningsunderlaget ställda kraven Ort och datum Underskrift av behörig företrädare... Namnförtydligande... Befattning 14