Rekommendationer vid rekrytering av doktorander vid Teknisknaturvetenskaplig

Transkript

1 Umeå universitet Teknisk-naturvetenskaplig fakultet Sid 1 (8) Rekommendationer vid rekrytering av doktorander vid Teknisknaturvetenskaplig fakultet. Inledning Vid Umeå universitet ska samtliga utbildningsplatser på forskarnivå utlysas för att få en konkurrensutsatt rekrytering av doktorander. Umeå universitet har en Antagningsordning för utbildning på forskarnivå, dnr: FS vilken fakulteten ska följa. En rekrytering av en doktorand är först och främst en rekrytering till en utbildningsplats. Det innebär att process och regelverk ser annorlunda ut jämfört med andra personalrekryteringar. Att välja ut rätt kandidat är viktigt och därför har den Teknisknaturvetenskapliga fakulteten utarbetat denna guide som stöd och hjälp till lyckade doktorandrekryteringar vid institutionerna. 1. Annonsering och utformning av annons Innan utlysning sker ska prefekt (eller ansvarig enligt delegation) godkänna att rekrytering till utbildningsplatsen får påbörjas. Gör en tidsplan omfattande följande delar: Förberedelser Utforma annons, utse rekryteringsgrupp mm Annonsering Annonseringstiden är minst tre veckor Granskning och urval Samtliga ansökningar granskas och de mest meriterade kandidaterna tas ut för intervju. Eventuell referenstagning innan intervju men vanligast att ta efter intervjun. Intervjuer detta steg kan ta olika lång tid beroende på hur tillgängliga kandidaterna är. Planering inför antagning och skrivande av individuell studieplan- här formerar blivande doktorand och handledare tillsammans den första studieplanen. Beslut Prefekt beslutar om antagning till forskarutbildning Annonsen ska vara tydlig och inbjudande. Det ska framgå vilka meriter som är absoluta krav och vilka som är önskvärda eller meriterande, efterfråga mätbara kvalifikationer och meriter. Annonsens formuleringar ska vara objektivt försvarbara för att undvika varje form av tänkbar diskriminering. Varje annons ska vara kopplad till ett diarienummer. Inför utlysning: Utbildningsplatser ska annonseras via universitetets rekryteringssystem MyNetwork/Varbi. Annonseringen sker i lämpliga medier, minimikrav är Umeå universitets hemsida och Platsbanken.

2 Sid 2 (8) Tänk på att annonsera under lämplig tidpunkt och att ansökningstiden ska vara minst tre veckor. Annonsen ska finnas på svenska och om så önskas även på engelska. Annonsen ska utformas av prefekt/handledare och skickas till institutionsadministratör som efter granskning skickar annonsförslaget till fakultetskansliet. Efter granskning på fakultetsnivå kan institutionsadministratör lägga upp annonsen och publicera. Krav får ej ändras eller tillföras en publicerad annons. Tips på hur vi eventuellt kan höja antalet sökande: Annonsera i studenttidningar, t ex Lundagård. Fakultetsvisa annonser (samla i grupp, över institutioner). Annonsera på engelska. Sprid via studentkårer. Använd ämnesspecifika maillistor. Utformning av annons: Kort beskrivning av institutionen. Kort beskrivning av aktuellt projekt. Huvudsakliga arbetsuppgifter lite kort. Behörighetskrav till forskarutbildning, se allmänna studieplaner för ämnet. Kompetenskrav (ska-krav). Övriga önskvärda kvalifikationer (meriterande krav). Närmare upplysningar, kontaktuppgifter till prefekt, handledare m.fl. Facklig information. Ansökningsförfarande och sista ansökningsdatum. Om doktoranden är tänkt att undervisa kan det med fördel anges i annonsen. Tips på förmågor och färdigheter som kan efterfrågas: Personliga förmågor; ex självständighet, prestationsorienterad, flexibel, uthållighet, personlig mognad, integritet, initiativtagande, självgående, stabil, energisk. Sociala färdigheter; ex samarbetsförmåga, empatisk förmåga, övertygande, kommunikativ förmåga, relationsskapande, lojal, serviceinriktad, värdesätter och förstår kulturella olikheter och bakgrunder. Ledarskapsförmågor; ex omdöme, beslutsam, tydlig, ledarförmåga, strategisk. Intellektuella färdigheter; ex problemlösande analysförmåga, numerisk analytisk förmåga, språklig analytisk förmåga, kreativ, strukturerad, kvalitetsmedveten, specialistkunskap. Att tänka på För att undvika diskriminering bör kraven vara objektivt försvarbara. Kan profilen uppfattas som könsmärkt? Ger den signaler om att en person med viss etnicitet, funktionshinder eller ålder inte är välkommen? Det som tas upp i kravprofilen som ska-krav måste vara mätbart, dvs. nivån av kunskap och kompetens ska kunna värderas.

3 Sid 3 (8) Kravprofilen ska vara saklig och baserad på formella krav. Ofta förutsätts kunskap genom utbildning men det är mer relevant och mindre exkluderande att specificera kunskapen arbetet kräver. Vilken kunskap behövs? Vilka kunskaper bidrar till att uppnå målen, uppfylla ansvaret och klara av arbetsuppgifterna? Vilka övriga krav bör ställas? Bilda rekryteringsgrupp som bör bestå av minst tre personer, som exempelvis kan vara: Ämnesprofessor/examinator eller annan erfaren handledare Blivande handledare Studierektor för forskarutbildning Personaladministratör Person med särskild ämneskompetens eller frånskild projektet Likabehandlingsrepresentant Doktorand 2. Urval och rangordning Första urvalet och rangordningen kan göras av hela rekryteringsgruppen. Bedöm att sökande uppfyller kraven och behörigheten på ett tidigt stadium. Urvalet bör i första hand göras bland de sökande som uppfyller kraven på grundläggande behörighet för utbildning på forskarnivå, det vill säga har 4 års universitetsutbildning (240 hp) varav minst 1 år (60 hp) på avancerad nivå samt uppfyller de särskilda behörighetskraven, se allmänna studieplaner. Enligt Högskoleförordningen 7 kap 35 ska urval bland behöriga sökande göras med hänsyn till deras förmåga att tillgodogöra sig utbildningen. Inskickade uppsatser kan med fördel köras genom Urkund. Undersök att referenslistan finns och är korrekt. En samlad bedömning av de sökandes meriter och lämplighet görs. Beslut om intervjukandidater Med utgångspunkt i rangordningen fattas beslut om vilka som ska kallas till intervju. Om det är många sökande kallas ett större antal personer till en första intervju. Därefter rangordnas de intervjuade igen och de bäst kvalificerade för anställningen kallas till en andra intervju. Det är önskvärt att minst tre kallas till intervju. Eventuellt arbetsprov Exempelvis kan man be de sökande skriva en vetenskaplig sammanfattning (abstract) till en utvald lämplig vetenskaplig artikel. Det är viktigt att uppgifter och instruktioner är standardiserade för att skapa likvärdiga förutsättningar för samtliga kandidater. Till exempel kan ni be kandidaterna skriva en kortfattad sammanfattning om vad publikationen handlar om, vilka forskningsutmaningar som den sökande anser finnas inom det aktuella området samt att själv formulera en eller två forskningsfrågor kring ämnet. Uppgiften skickas in med en viss deadline och diskuteras sedan under intervjutillfället. För att testa språkkunskaper kan den sökande uppmanas att skriva sin sammanfattning på t.ex. engelska. Alternativt skall kandidaten muntligen redogöra för en relevant artikel som skickats till kandidaten tex 3-4 timmar före intervjun.

4 Sid 4 (8) 3. Intervjuer Syftet med intervjuer är att, utifrån kraven i annonsen, skaffa relevant och jämförbar information för att få ett bedömningsunderlag. Intervjun är dessutom ett tillfälle att förmedla ett positivt intryck av Umeå universitet. Intervju kan genomföras med kandidaten på plats i ett ansikte-mot-ansikte möte eller med t.ex. Skype. Om intervjuerna görs med t.ex. Skype ska en avslutande intervju göras på plats. Alla kandidater ska behandlas likvärdigt vid intervjun. Handledaren är den som företrädesvis ska föra intervjuerna. Vid intervjun närvarar rekryteringsgruppen som vid intervjutillfället inte bör omfatta fler än 3-4 personer inklusive huvudhandledaren. Förbered intervjuns upplägg och intervjufrågorna noggrant. Frågorna ska vara öppna, korta, raka och enkla. Undvik ledande, dubbla, tvetydiga, kritiska eller diskriminerande frågor. Intervjufrågor kring kompetenser bör baseras på självupplevda erfarenheter där den sökande ombeds berätta om en situation där en viss kompetens belyses, dvs intervjufrågor som även mäter och relaterar till beteendet och handlande hos en person i olika arbetssituationer. Intervjun bör vara som ett samtal med öppna frågor som börjar med: Hur, Vad, På vilket sätt, Berätta om, Vad var det som, Hur vill du beskriva osv. Förslag på struktur vid intervjun: Inledning Hälsa välkommen samt presentera intervjudeltagarna och beskriv kort intervjuns upplägg samt tidsram. Presentation av Umeå universitet och aktuell institution och forskargrupp. Beskriv Umeå universitet, verksamheten samt arbetsuppgifterna. Sökandens bakgrund Be sökanden kort presentera sig själv. Be personen redogöra för sin utbildningsbakgrund, ämnesinriktning och intresseområden. Ringa in kompetensen Undersök relevanta teoretiska ämneskunskaper och andra kompetenser som efterfrågas i annonsen, t.ex. språkkunskaper, IT-kunskaper mm. Be personen berätta om sin arbetslivserfarenhet, examensarbete, sin motivation att bli doktorand och sina framtidsplaner. Frågor från sökanden Avslut Avsluta med att tala om när intervjuerna ska vara avslutade samt ungefär när rekryteringen ska vara klar och ett besked kan fås. Avsluta med att tacka för intervjun! 4. Referenser och förslag till kandidat För att göra valet om vem som ska erbjudas anställningen kan en bedömningsmatris vara till stor hjälp. Samtliga i rekryteringsgruppen fyller i matrisen var för sig utan någon föregående diskussion. I matrisen specificeras vilka kunskaper, färdigheter och förhållningssätt som bedöms nödvändiga för anställningen. Poängsätt exempelvis (1-3) hur väl den sökande uppfyller kompetenskraven och de önskade färdigheterna.

5 Sid 5 (8) Referenstagning är ett viktigt moment i processen och ska ses som ett viktigt komplement till övrig information. Syftet är att skaffa sig kompletterande information om den sökande och att verifiera den sökandes inlämnade uppgifter. Vidare syfte är att upptäcka nya aspekter av den sökande och belysa eventuella frågetecken så att helhetsbilden blir så fullständig som möjligt. Referenstagning rekommenderas att ske via telefonsamtal. 5. Beslut om anställning och antagning Vid rekrytering av andra yrkesgrupper tas i detta läge ett beslut om anställning, men för doktorander gäller istället att rekryteringen avslutas med att någon utses som kandidat till utbildningsplatsen. Rekryteringsgruppen lägger fram förslag till kandidat till prefekt. En beskrivning av hela antagningsprocessen samt ett underlag för beslut ska finnas. Diskussion med doktoranden om försörjning och villkor bör föras på ett tidigt stadium så att den blivande doktoranden är införstådd med vad som gäller under hela forskarutbildningen. Prefekten vid institutionen fattar beslut om antagning av doktorander. Var noggrann att sökande uppfyller behörighetskraven. 6. Ärendet arkiveras Lista på vad som ska arkiveras Rekryteringsunderlag (behovsanalys, kravprofil, finansiering etc.) Annonsen Ansökningar inkl. bilagor Vem som erbjöds doktorandplatsen. Eventuellt tillbakatagande av ansökan. Beslutsunderlaget Eventuell övrig korrespondens Eventuella tjänsteanteckningar Beslut om antagning till forskarutbildning arkiveras vid institutionen i en särskild doktorandmapp tillsammans med övriga handlingar som rör utbildningen. Studierektor och studieadministratör för forskarutbildning eller till den det är delegerat ansvarar för arkiveringen vid institutionen. Prefekt ytterst ansvarig men kan delegerat. Mer information och stöd vid rekrytering finns på: Har du fler förslag och tips på en förbättrad rekrytering maila susanne.vikstrom@umu.se

6 Sid 6 (8) Bilaga 1 Förslag till frågor vid intervju Vem är du?/varför har du sökt det här jobbet? Berätta lite om dig själv Hur är du som person? Vilka positiva egenskaper/ starka sidor har du? Vilka negativa egenskaper /svaga sidor har du? Kan du definiera framgång? Kan du definiera motgång? Kan du lösa problem? Kan du ge något exempel på problem som du har löst? Vad är du mest stolt över? Kan du berätta om något riktigt bra som du har gjort? Vilka är dina personliga egenskaper som du anser är meriterande för den här anställningen? Är det något område som din kompetens för denna doktorandanställning inte är fullt så stark? Inom vilka områden vill du utvecklas? Varför söker du en doktorandanställning? Professionella ambitioner? Yrkesmässiga mål Vad är viktigt för dig? Vilken är din starkaste drivkraft? Hur tror du andra skulle beskriva dig? Utbildning/yrkesval/yrkeserfarenheter Beskriv ditt nuvarande/tidigare jobb/studier. Hur trivs/trivdes du med det? Vad tycker du att du har lyckats bra med/mindre bra med i dina tidigare arbeten/studier? Kan du beskriva de viktigaste erfarenheterna du fick? Tillvaratas din kompetens i ditt nuvarande arbete? Vilka av dina tidigare erfarenheter kan du ha nytta av för en doktorandanställning? Stress, konflikt och samarbete Hur reagerar du under stress/tidspress ge exempel? I vilka situationer blir du stressad? Hur reagerar du när du ställs inför nya uppgifter? Vad gör du för att lösa dem? Hur agerar du när en uppgift inte löses som du tänkt? Beskriv en situation när du blivit kritiserad i ditt arbete. Vem kritiserade? Varför? Vad brukar du få kritik för? Hur reagerade du? Berätta om en konflikt i arbetslivet. Rädsla för konflikter? (Hur hanterade du den? Vad lärde du dig?) Har du haft svårt att samarbeta med någon? Varför? Arbetar du helst i grupp eller ensam? Vilken roll har du i en grupp? Hur fungerar du i en grupp? Styrka och begränsningar Vilka egenskaper uppskattas du mest för? Finns det någonting som har bromsat dig i din utveckling? Vad skulle du själv som chef titta på när du anställde folk?

7 Sid 7 (8) Vad bedömer du andra människor efter? Människosyn? Vad gör dig arg/ledsen/irriterad/upprörd/glad? Hur tror du din chef skulle beskriva din arbetsinsats och varför? Du nämnde att du tycker om att ha kontakt med människor, utveckla närmare! Hur är din förmåga att uttrycka dig i tal och skrift? Hur är din engelska i tal och skrift? I vilka sammanhang har du talat inför (större) grupp(er)? Vad har du skrivit/publicerat? Familj och fritid Hur ser dina familjeförhållanden ut? Hur ser din fritid ut? Vilka fritidsintressen har du? Är du engagerad i aktiviteter utanför arbetsplatsen? Varför ska vi anställa just dig?

8 Sid 8 (8) Bilaga 2 Förslag till frågor vid referenstagning Vad är din relation till sökanden? Hur länge arbetade ni tillsammans? När slutade ni arbeta tillsammans och varför? Kan du berätta om den sökandes arbetsuppgifter? Särskilda ansvarsområden? Deltagande i större projekt/utvecklingsinsatser? Har den sökande haft någon ledarskapsfunktion? Hur har den sökande presterat under den tid som ni arbetade tillsammans? Beskriv hur du uppfattar den sökande med dina egna ord Finns det något som utmärkt den sökande jämfört med andra medarbetare i samma typ av position? Vilka egenskaper eller förmågor hos personen har varit mest värdefulla i ert samarbete? Vad behöver personen bli bättre på/utveckla? Hur tror du att andra som arbetat med den sökande skulle beskriva personen? Fråga även specifikt om kompetensområden och saker som kommit upp i intervjun. Finns det något du skulle vilja lägga till som jag inte frågat om? Tacka för referentens tid!