Skid SM Organisation Piteå Skidallians styrelse. Administration SM kansli Arrendator. Ekonomi Jörgen Westerlund/FS.

Transkript

1 Organisation Piteå Skidallians styrelse SSF SM veckan Ekonomi Jörgen Westerlund/FS Administration SM kansli Arrendator Tävling Jenny Axelsson Anläggning Björn Edenroth Dataansvarig Sekretariat Vallabodar Entré Jonny Axelsson Karin Edenroth L-G Marklund Anita Fåhraeus Start Mårten Holmberg Mål Helena Magnusson Städ/sophantering/ toaletter (Hortlax) Arenaskyltning Karin Westerlund Banor o spår Konstsnö Media Elförsörjning L-O Pajala Micael Lundgren SM-veckan Bravida Stadion Speaker Trafik Funktionärsservice Helena Henriksson Jocke/Reine Robert Bergman Viktoria Öberg Prisutdelning Priser SVT service Sponsormaterial Tomas Nilsson Tomas Öberg Arne NIlzon (Norrfjärden) Sjukvård Föråkare Chatarina L-B Niklas Jonsson

2 Piteå Skidallians Beslutar om stora riktlinjer Ansvarig för skid SM Fastställer organisation och ansvarsfördelning. Ekonomi Budget Löpande bokföring Fakturor Administration Hemsida Inbjudan Marknadsföring Pressreleaser Kläder Funktionärsutbildning Ackreditering Allas ansvar Förberedelse och utrustning som behövs för uppgiften Städ och bortplockning

3 Anläggning (Björn Edenroth) Bajamajor 8+8 enkelhål + 2 HCP WC Slamtömning via Gatukontoret (fre, lör, sön?) nummer att ringa för tömning Avspärrningsstaket ( m) Publikcontainer Sophantering (offert från PIREVA kommer) Byggstrålkastare? Till testslingor 3-4 st V-board (kolla upp antal? Micke?) Filtmattor till skidbyte Ev ytterligare vallautrymmen Andra aktörer VIP kåtor skyttevallen Betongtech 5 mindre mattält Betongtech Mattält vid café Betongtech Sponsorby Piteå kommun Skidtunnel Darkathlon i samarbete med Nolia

4 Data och teknik (Jonny Axelsson) Kontakt med SVT kring deras behov. Kontakt med EMIT och Hego kring deras behov för tidtagning och grafik. Samordnar resurser från skidalliansen utifrån behoven. Tidtagnings back up ansvarig Nicklas Gustafsson. Ordnar den utrustning som behövs utifrån behov. Ordnar dator och skrivare till tävl sekr och upprättar kontaktväg. Inventerar behov av kabel och förbereder det som går att göra i höst. Hyr in ljudanläggning och förstärker upp. Kabeldragning för start och mål. Instruerar servicegruppen för kabeldradagning i skogen. Service och utrustning till speaker. Samordning storbild och resultattavla. Teknikgrupp: Göran Karlsson, Niklas Roslin Tidtagnings back up: Nicklas Gustafsson + 2/dag Servicegrupp: PSG gruppen med Arne Nilzon

5 Tävlingssekretariat (Karin Edenroth) Bemannar tävlingssekretariatet mån-sön samt ordnar all utrustning som behövs i sekr. Samordnar med draghund och skidorientering utifrån deras behov i tävl sekr. Service och information till aktiva och ledare. Nummerlappar + bennummerlappar Hyr chip + ev extrachip pga SVT sändning Startlistor till aktiva och ledare Startlistor publik? Resultatlistor på anslagstavla. Funktionärsbiljetter för fika. Ackreditering för aktiva, ledare, funktionärer. Matbiljetter för aktiva och ledare (förbeställda enligt lista) Funktionärer sekr: Mari Wennberg, Anki Sundström Tävlingssekreterare; Birgitta Pajala

6 Start (Mårten Holmberg) Sköter start utifrån fastställd procedur samtliga tävlingsdagar. Ordnar utrustning och riggar startområdet (startgrind, startlinje, startklocka, startpistol mm) Samordnar och har kontakt med SVT och tidtagning inför start. Kontroll av stafettväxlingar Iordningställande av växlingsområde och växlingszoner. Chip påsättning/avtagning av extra chip alla dagar? (Mona Brännmark, Carina Ingesson) Insläpp till start, som även kollar chip och ropar upp inför sprint mm (Maud Åhn, Maria Wiklund) Funktionärer start: Ons intervallstart; 4 pers Tor stafett; 4 pers Lör Sprint; 4 pers Sön Skiathlon; 4 pers

7 Mål (Helena Magnusson) Riggar målområde med bord för dryck, ev klädställning, ev mindre tält om det snöar Ordnar dryck, dunkar, kantiner, muggar, säckar mm som behövs Varm dryck i mål Dryck varvning söndag Skiathlon, ordnar lämplig mugg/flaska för detta Nummerlappar? Hjälper åkarna med kläder i mål osv. Ser till att medaljörerna kommer till blomsterceremonin och presskonferens (en utsedd person som sköter detta) Funktionärer: Ons intervallstart; 4 pers Tor stafett; 4 pers Lör Sprint; 4 pers Sön Skiathlon; 4 pers

8 Banor och spår (Banchef Lars-Olov Pajala, Bitr banchefer, områdesansvariga Martin Eriksson, Ralf Durholz) Beslutar om tävlingsbanor, genomför tillsammans med skidförbundets representant, Ralf D, homologiseringsprocessen. Ta fram internationella spårkartor, områdes och stadionkartor (med hjälp av Piteå kommun.) Ta fram korrekta banprofiler med hjälp av Ralf D. Banprofiler tillsammans med kartmaterialet skickas till FIS för godkännande. Tar fram spårkartor, områdes och stadionkartor för SM med hjälp av Piteå kommun Tar fram spårskyltar för tävlingsspåren och testspår, med hjälp av föreningsservice, samt ansvarar för spårskyltningen. Beslutar om och organiserar arbetsdagar före genomförandet. Kontaktperson, samordningsansvar vid ev. snösväng. Organiserar all preparering av tävlingsspår, testspår samt publikytor. Är med vid tävlingspreparering. Ansvarar för preparering inför officiell träning. Samordning med draghund och skidorientering om spårpreparering och avspärrningar. Ansvarig för all spårläggning i stadion, samordning med stadionchef, chefen för start, kabeldragare. Utse biträdande banchefer- områdesansvariga för spårvakter, beräknar antal spårvakter för repektive tävlingsdag. Organiserar avspärrningar veckorna innan, dagen/dagarna innan, på morgonen innan, efter tävling i samråd med draghund och skidorientering. Ansvarar för spårdelning (V-boards) efter banan, flyttning mellan dam och herrlopp, granruskor för visualisering av spårkanter runt banan, och granruskor vid början och slut av spårfria kurvor. Ansvarar för underhåll av banan vid snöfall, sopa V-boards, hålla isiga och/ eller kurvor med lös snö i bästa skick med hjälp av snöraka, snösläde, etc. Ansvar mot TD i frågor som rör spårgatan och spåren. Samordning med ansvarig för föråkarna, och TD vid ev. snöfall Agera kontakt med SVT i frågor där spårgatan, avspärrningar kan bli påverkade. Ex. utplacering av plattformar. Spårvakter: Onsdag, intervallstart 15, Torsdag stafett 12, Lördag Sprint 18, Söndag Skiathlon 20

9 Stadion (Helena Henriksson) Bygger stadion och sköter alla avspärrningar Korridorer med granris Bygger mål och media fålla. Bygger korridorer för att gå till start Spårvakter i stadion. Underhåller stadion vid snöfall ex sopa V-boards Bygger skidboxar för Skiathlon (numrerade boxar och mattor) Funktionärer: Tis officiell träning; 3-4 Ons intervallstart; 8-10 Tor stafett; 8-10 Lör Sprint; 8-10 Sön Skiathlon; 8-10

10 Konstsnö (Micael Lundgren) Organiserar och beslutar om start av konstsnöproduktion Samarbetar med arrendatorn i konstsnöarbetet Förbereder inför uppstart och provtrycker systemet Sköter konstsnöproduktionen

11 Prisanskaffning (Tomas Öberg) Köp av priser till subventionerat pris (Idepoolen beställt) Hämta priser och sortera upp inför prisutdelningarna Organisera upp prisutdelningarna och ordna var de ska vara. Prisutdelning (Thomas Nilsson) Blomsterceremonier på Lindbäcksstadion direkt efter målgång Blommor till individuella medaljörer ev tårta till stafett laget Genomföra prisutdelningar Ordna ev prisutdelare SM plaketter sortera och dela ut U23 prisutdelningar Funktionärer: Ons intervallstart; Förslag Pite havsbad Tor stafett; Förslag i tältet i stan? Lör Sprint; Förslag Pite havsbad + utdelning av RAWI stipendium (kolla med Ralf Wiksten) Sön Skiathlon; Prisutdelning Lindbäcksstadion

12 Säkerhet och sjukvård (Catharina Lysell Bergström) Risk och säkerhet Räddningspulka (Räddningstjänsten) Anti doping utrymme (liftstugan) Sjukvård (garaget vid nya sekr) Fixa hjärtstartare föreningsservice Möte säkerhetsfrågor (räddningstjänsten) 10/12 kl Lindbäcksstadion Sjuksköterska; Marie Alm

13 Föråkare (Niklas Jonsson) Organisera föråkare och spårpatrull Föråkare ungdomar år Bjuda in åkare från Norrbotten?? Spårpatrull redo att rycka in med kort varsel vid snöfall, duktiga motionsåkare och äldre ungdomar.

14 Vallabodar (Ingemar Nordström) Iordningställa vallautrymmen och märka upp klubbvis Tillse att det finns ström och platser utomhus för vallabussar Vara på plats från måndag och visa rätt utrymme och dela ut nycklar Ordna säckar och sopborstar för att kunna hålla efter under veckan Städ, sophantering, toaletter (Hortlax) Städ av omklädning, dusch, liftstugan (doping), gamla sekretariatet, vallahuset med toaletter före och efter resp tävlingsdag. Städ och fylla på toapapper i bajamajor och beställa tömning vid behov Tömma sopkärl och byta säckar (50-tal totalt) dagligen Ansvara för sopsortering och container (beställa tömning vid behov) Funktionärer; 4-5 personer

15 Entré (Anita Fåhraeus) Iordningställa två entréer, vid entréviadukten (för aktiva, ledare, media och bussar) och skidskyttestadion (publiken) Kontrollera entrémössa Ta betalt från 17- år 100 kr/tävlingsdag Ordna växelkassor (Jörgen Westerlund kassör) Betala via swish?

16 Media (SM-veckan) Mediacenter i värmestugan Inredning och iordningsställande Presskonferenser Internet anslutning? Minst 2 datorer och skärmar med SVT play och resultatsajt Skrivare för möjlighet att skriva ut resultatlistor Kaffe och fika service till media Skidalliansens mediakontakt mot mediahuset?

17 Trafik (Robert Bergman) Organisera upp parkeringsvakter Publik parkerar längs Skjutbanevägen Åkare, ledare, media och funktionärer parkerar vid stora infarten Parkeringsytor Parkeringsvakter Jour för snöskottning eller sandning

18 Funktionärsservice (Viktoria Öberg) Kaffe och smörgåsar till funktionärer Ordnar kaffebryggare, vattenkokare, muggar och termosar som behövs Kaffe, te bröd, smör, pålägg kolla sponsringsmöjlighet alt köpa in Bullar kolla sponsringsmöjlighet Koka kaffe och hålla ordning i gamla sekretariat Städa ihop efter varje tävlingsdag Funktionärer; 2-3 personer per tävlingsdag

19 SVT service (Arne Nilzon) PSG organisation anlitad för detta Skotrar tillgängliga utifrån SVT:s krav Kabeldragning och plattformar Förare på skotrar? Mat till SVT

20 Sponsormaterial (Norrfjärden) ISP ansvarig för placering och arbetsledning på plats Utifrån SM veckans direktiv sätta upp och flytta sponsormaterial Ordnar de verktyg som behövs för att sätta upp materialet Träramar (ca 12 st) beställs av SM veckan Organisation som med kort varsel finns tillgängliga för att flytta material Troligtvis ett större arbete helgen innan och måndag SM veckan Funktionärer preliminärt; Ansvarig? Lör 4 pers Sön 4 pers Mån 4 pers Ons 4 pers Tor 4 pers Fre 4 pers Lör 4 pers Sön 4 pers (ta bort material)