FÖRSLAG TILL VÄGLEDNING FÖR LEKMANNAREVISORER I STOCKHOLMS STADS BRANDFÖRSÄKRINGSKONTOR (BRANDKONTORET)

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "FÖRSLAG TILL VÄGLEDNING FÖR LEKMANNAREVISORER I STOCKHOLMS STADS BRANDFÖRSÄKRINGSKONTOR (BRANDKONTORET)"

Nils Nyberg
för 7 år sedan
Visningar:

1 1 FÖRSLAG TILL VÄGLEDNING FÖR LEKMANNAREVISORER I STOCKHOLMS STADS BRANDFÖRSÄKRINGSKONTOR (BRANDKONTORET) Denna vägledning har tagits fram av Brandkontorets valberedning Målsättningen är att handlingen skall ses som en vägledning och inte som en instruktion. Om inte bolagsstämman lämnat några särskilda instruktioner rörande granskningen är det lekmannarevisorerna som själva bestämmer hur och i vilken omfattning granskningen skall ske. BAKGRUND Enligt Brandkontorets bolagsordning under 1 framgår det att verksamheten i tillämpliga delar skall drivas enligt bestämmelserna om ömsesidiga försäkringsbolag i försäkringsrörelselagen (2010:2043) (FRL). 8 i bolagsordningen handlar om Revision och allmän granskning. I denna paragraf finns följande angivet som nu är av intresse: Bolagsstämman må välja en eller flera lekmannarevisorer enligt vad för sådana närmare stadgas i försäkringsrörelselagen. Lekmannarevisor väljs för tiden fram till nästa ordinarie bolagsstämma. Ingen revisor, revisorsuppleant eller lekmannarevisor får väljas det år som han eller hon uppnår 70 års ålder eller högre. Ingen får vara lekmannarevisor under en längre sammanhängande tid än tre år. I FRL finns 12 kap. Associationsrättsliga bestämmelser för ömsesidiga försäkringsbolag. Under detta kapitel finns ett underavsnitt med rubriken Revision och särskild granskning som omfattar FRL. Här finns ett antal bestämmelser som rör lekmannarevisorernas granskning.

2 2 VÄGLEDANDE BESTÄMMELSER Hur lekmannarevisorernas granskning formellt sett skall ske framgår av 12 kap. 46 FRL. Den aktuella bestämmelsen har följande lydelse: Lekmannarevisorn skall granska om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt sätt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och om bolagets interna kontroll är tillräcklig. Granskningen skall vara så ingående och omfattande som god sed vid detta slag av granskning kräver. I aktiebolagslagen (2005:551) finns en bestämmelse med i stort sett samma lydelse intagen i 10 kap. 3. Denna bestämmelse har i oförändrad form förts över från 11 kap.4 från den tidigare aktiebolagslagen (1975:1385). Förarbetena till denna bestämmelse finns i prop.1997/98 s.276 och 277. I bilaga 2 till denna vägledning har dessa förarbeten redovisats. Förarbetena kan utgöra bakgrundsfakta och vara till hjälp för lekmannarevisorernas granskning. Möten Den som har varit längts i tjänst bland lekmannarevisorerna är sammankallande till möten. Tidsåtgång för uppdragets genomförande I detta avseende uttalar lagtexten: Granskningen skall vara så ingående och omfattande som god sed vid detta slag av granskning kräver. Det går inte att säga någon exakt tidsåtgång som lekmannarevisorerna bör lägga ner på sitt uppdrag. Inte heller förarbetena i bilaga 2 ger något direkt svar på detta. Utifrån en uppskattad tidsåtgång för tidigare års granskning bör normalt granskningen kunna genomföras under högst två arbetsdagar för respektive lekmannarevisor. Särskilda omständigheter kan naturligtvis föreligga som gör att granskningen bör bli mer omfattande. Gränsdragning mellan revisorens och lekmannarevisorernas granskning Det är oundvikligt att revisorns och lekmannarevisorns granskning i vissa avseenden kan sammanfalla. Det är därför bra om samråd sker mellan revisorn och lekmannarevisorerna vid fullgörandet av deras respektive uppdrag. Normalt sett behöver lekmannarevisorerna inte gå igenom räkenskapsmaterialet eller uttala sig om den ekonomiska redovisningen.

3 3 Utgångspunkt för lekmannarevisorernas granskning Som framgår av lagtexten skall granskningen ske utifrån följande kriterier: 1. att verksamheten sköts på ett ändamålsenligt sätt 2. att verksamheten från ekonomisk synpunkt sköts på ett tillfredsställande sätt 3. att bolagets interna kontroll är tillräcklig Utgångspunkten för granskningen är bolagets verksamhet enligt 2 bolagsordningen som har följande lydelse: Bolaget har till föremål för sin verksamhet att bedriva direkt försäkring med begränsning av risker hänförliga till byggnad jämte däri befintligt byggnadens ägare tillhörigt lösöre samt annan direkt försäkring åt byggnadens ägare begränsad till nedan angivna försäkringsklasser. Olycksfall- och sjukförsäkring, klass 1 och 2, Försäkring mot brand och annan skada på egendom, klass 8 och 9, Försäkring av allmän ansvarighet, klass 13, Försäkring mot annan förmögenhetsskada, klass 16. Direkt försäkring meddelas i fråga om brandförsäkring av byggnad för all framtid eller för viss tid, högst 10 år. Bolaget skall även bedriva återförsäkringsrörelse avseende risker hänförliga till samtliga skadeförsäkringsklasser. Premieinkomsten för återförsäkringen får ej överstiga 10 % av premiereserven för allframtidsförsäkringen. Verksamheten för den direkta försäkringsrörelsen är Stockholms län. Det kan i detta sammanhang noteras att tillstånd för direkt skadeförsäkringsrörelse skall avse en eller flera av de 18 försäkringsklasser som finns upptagna under 2 kap. 11 FRL. Här framgår också att ett försäkringsföretag får försäkra risker som inte omfattas av företagets tillstånd, om risken är underordnad i förhållande till den risk som omfattas av tillståndet (huvudrisken).

4 4 Inriktningen för lekmannarevisorernas granskning A. KONTROLL UTIFRÅN BOLAGSORDNINGEN OCH FINANSINSPEKTIONENS TILLSTÅND Som inledande åtgärd vid granskningen kan det vara bra om lekmannarevisorerna förvissar sig om att den faktiskt bedrivna verksamheten stämmer med bolagsordningen. Om man bedömer det som angeläget kan den bedrivna verksamheten även kontrolleras mot tillstånd givna av Finansinspektionen. B: KONTROLL UTIFRÅN KRITERIET ATT VERKSAMHETEN SKÖTS PÅ ETT ÄNDA- MÅLSENLIGT SÄTT Bolagets ledning Det kan vara lämpligt att lekmannarevisorerna sammanträffar med styrelsens ordförande, VD och/eller ledningsgruppen för att förvissa sig om att verksamheten bedrivs utifrån förutsättningarna i bolagsordningen. Här kan även översiktliga frågor rörande personal, lönesättning och löneutveckling, utbildningsprogram, förmåner, PU-samtal mm tas upp. Antagna policydokument Lekmannarevisorerna kan ta reda på vilka policydokument som är antagna av styrelsen eller VD och på lämpligt sätt efterhöra hur dessa efterföljs och à jourhålls. Fastighetsförvaltningen Lekmannarevisorerna kan med lämpliga intervaller sammanträffa med de som ansvarar för fastighetsförvaltningen för att kontrollera att verksamheten sköts på ett ändamålsenligt sätt. Fokus på kontrollen kan förslagsvis ligga på mjuka värden och inte den ekonomiska verksamheten som kontrolleras av bolagets revisor. Frågor som kan belysas är t ex.: Följer man god sed på hyresmarknaden? Hur fungerar personalvården och personalstrategin? Har man några antagna åtgärdsprogram med avseende på energieffektivisering, miljöaspekter, underhållsplaner, brandaspekter, störningar mm? Hur hanterar med lediga bostadslägenheter och lokaler? Hur följer man hyresnivån? Har man någon strategi för köp eller försäljningar av fastigheter?

5 5 Om man bedömer det angeläget kan besök även göras på de fastigheter som bolaget äger. Detta kan exempelvis ske efter ett rullande schema. Kapitalförvaltningen Lekmannarevisorerna kan vid behov sammanträffa med de personer inom bolaget som ansvarar för kapitalförvaltningen för att kontrollera att verksamheten sköts på ett ändamålsenligt sätt. Information kan även inhämtas som utvisar de etiska regler som gäller för bolagets kapitalplaceringar och vilken kontroll som sker för att dessa regler följs. C. KONTROLL UTIFRÅN KRITERIET ATT VERKSAMHETEN FRÅN EKONOMISK SYNPUNKT SKÖTS PÅ ETT TILLFREDSTÄLLANDE SÄTT Återförsäkringsverksamheten Lekmannarevisorerna kan översiktligt informera sig om hur återförsäkringsverksamheten är uppbyggd, omfattningen av denna och vilka risker som är förenade med denna verksamhet. D. KONTROLL UTIFRÅN KRITERIET ATT BOLAGETS INTERNA KONTROLL ÄR TILLRÄCKLIG Information kan inhämtas från ledande personer inom bolaget för att efterhöra hur den interna kontrollen är uppbyggd och hur denna efterföljs.

Relevanta dokument

Bolagsordning. för. Stockholms Stads Brandförsäkringskontor

Bolagsordning. för. Stockholms Stads Brandförsäkringskontor Bolagsordning för Stadfäst av Finansinspektionen den xx månad 2006 Stockholms Stads Brandförsäkringskontor Fastställd av bolagsstämman den 17 maj 2018 Godkänd av Finansinspektionen den 26 oktober 2018